加強辦公室的精細化管理

加強辦公室的細化管一、為么實細化管辦公室是一個單位的中樞經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調內外、溝通各方的核心地位。辦公室既是一個單位的綜合管部門，又是一個單位具體的辦事機構，直接為單位領導和廣大員工服務，同時也承擔一部分對外服務職能，其職能主要體現(xiàn)為參謀助手、協(xié)調綜合、審核把關、運轉保障和督促檢查等五個方面。做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應該思考和探的一個問題。當前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內在規(guī)，大推進科學化和細化管，加強自身建設，增強創(chuàng)新意識，使辦公室各項工作的程加優(yōu)化、職責加明晰、考核加科學、制加嚴密、督辦加有，使辦公室服務領導、單位和基層的績效加顯著。細化管，就是要按照確、細致、深入的要求，明確職責分工，優(yōu)化業(yè)務程，完善崗責體系，加強協(xié)調配合，避免大而化之的粗放式管，抓住工作中的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別同情況，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，斷提高管效能。細化管就是實管責任，將管責任具體化、明確化，它要求每一個管者要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結，每天要對當天的情況進檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處等等。辦公室工作細化管應從管、工作程、崗位職責、績效考核、規(guī)章制、保障手段和人員素質等方面著手，只有全面推進科學化、細化管，才能有效解決目前辦公室工作中存在的程優(yōu)、崗責細、職能順、實夠等問題，斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優(yōu)質、運轉靈活、管有序，好地為領導、為單位、為基層服務。二、目前存在足和問題一是傳統(tǒng)的辦公室和管模式能完全適應當前形勢發(fā)展的要求，辦公室工作任務應僅僅滿足于完成日常事務性工作和維持本單位的正常運轉。二是有關辦公室工作的規(guī)章制還夠完善，現(xiàn)有規(guī)章制的科學性和系統(tǒng)性還需進一步提升，工作程也有夠科學的地方，這在一定程上限制辦公室職能的有效發(fā)揮。三是崗責體系還需進一步健全，工作職責明確，責任實的情況還同程地存在。四是人員素質參差齊，有些員工習慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術，其素質和能與科學化細化管的要求還存在一定差距。三、如何加強細化管圍繞轉變職能和增強執(zhí)。從目標制定、工作計劃的實施，體現(xiàn)管與服務的結合，以管促效能，以服務促效能。具有上情下達和督查督辦職能的辦公室，應體現(xiàn)執(zhí)，強有的執(zhí)，是提高辦公室政效能的載體。推進辦公室工作科學化、細化管，關鍵在人，在于有一支政治上靠得住、業(yè)務上叫得響、作風上過得硬的辦公室干部隊伍。進一步加強辦公室干部隊伍建設，為提高辦公室工作的科學化、細化管水平提供強有的組織保證和人才支持。1、要把加強辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，強化論修養(yǎng)，開展崗位練兵，使人人成為政務、事務的家。進一步增強“三種意識、提高“四項能、樹“五方面作風：即增強把握規(guī)的意識、創(chuàng)新意識、求的意識；提高輔助決策的能、統(tǒng)籌協(xié)調的能、狠抓實的能、促進和諧的能；樹論聯(lián)系實際、愛崗敬業(yè)、嚴謹細致、厲風、清正潔的好作風，打效能建設的基礎。2、明確職責，細化程。確保崗位職責細化。分解細化崗位職責，按章辦事，做到越位，缺位。建調查研究、公文運轉、新聞宣傳、檔案管、督促檢查和值班、財務、會議、信訪、網(wǎng)站等各方面管工作的具體程，做好“三個協(xié)調：一是做好與上級單位的協(xié)調，爭取支持；與科室之間的協(xié)調，督辦實；與其他部門的協(xié)調，爭取配合；與相對人關系的協(xié)調，爭取解。形成加強協(xié)作，協(xié)調配合、齊抓共管的工作格局。按照簡程序、清環(huán)節(jié)、分清責任、明確標準的基本要求，把握辦公室工作規(guī)，依據(jù)辦公室職能逐項建和優(yōu)化辦公室各項工作程，如建信息調研、公文運轉、新聞宣傳、督促檢查、會議管、安全保密、單位財務、信訪處、網(wǎng)站管等各方面工作的具體程。各項工作依既定程運，才能做到有條紊，高效有序。辦公室工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，抓住決策前的調查研究，決策中的對策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設計程，使各項工作均依程運。為確保辦公室各項工作有章可循，規(guī)范有序，辦公室必須建一套科學的規(guī)章制，將辦公室各項工作及辦公室人員的為納入管規(guī)范之中，以條文的形式加以明確，從而建辦公室工作“法治秩序。要對現(xiàn)制進認真清，保合的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制體系。3、要根據(jù)辦公室工作職能和程，科學設置工作崗位，制訂詳細的“崗位操作手冊。把辦公室的工作任務分解并明確地實到具體個人身上，實現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管目標，使辦公室每個成員各司其職，優(yōu)質高效地完成各自承擔的工作任務。4、對工作計劃、工作任務和重要工作部署實、進展情況進嚴格監(jiān)督考核，可以確保每一項工作得到具體實和實施。對工作啟動慢，未能按計劃完成工作等情況，嚴格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問題所在，找出差距，從而及時改進工作方式方法。5、辦公室推科學化、細化管，要按照獎優(yōu)、治庸、罰的原則，探開展績效考核，為提高管水平提供可靠保障。推辦公室工作細化管，要高重視的作用，重視文化建設，形成每個辦公室成員自覺認同并努為之奮斗的核心價值觀。要把細化管當作一種工作要求，一種境界，一種文化素養(yǎng)，真正融入工作、生活當中，陶冶情操，提高能，投身辦公室工作實踐，創(chuàng)造一工作業(yè)績。辦公室在實施細化管的過程中，必須關注科學技術在管中的應用。細化管要產(chǎn)生大的信息、數(shù)據(jù)，針對這些資如何收集、整、篩選、加工、分析、應用，目前軟件市場也推出數(shù)據(jù)庫管系統(tǒng)，各類組織可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫軟件包。辦公室工作科學化、細化管必須依托先進的信息技術手段的支持，實現(xiàn)管手段現(xiàn)代化是提升辦公室管水平的必然要求。因此，辦公室必須改變傳統(tǒng)運作模式，加快信息化建設步伐，充分用現(xiàn)代技術以適應形勢發(fā)展需要。四、結合本單位實際情況制定以下管制為加強辦公室管，明確內部管職責，使內部管工作加細化、制化和規(guī)范化，結合實際情況，特制訂本制。-、工作規(guī)范（-）、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、為規(guī)范，相關規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)。（二）、辦公室管人員嚴格按照本制中的要求規(guī)范開展工作。二辦公室事務管（一）、文書管制文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責范圍所制發(fā)的具有執(zhí)效的并設有特定版頭的文書。 本制中，文件特指公司內外部發(fā)文文件；而文書特指內部一般性傳閱資。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管，并對文書管制做以下規(guī)定。1、文件管制第一條管要點1、為使文件管工作制化、規(guī)范化、科學化、細化，提高辦文速和發(fā)文質，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。2、 文件管的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。3、 制類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進編號，根據(jù)編號定期'歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。第二條制規(guī)范1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)。2、 公司上報下發(fā)正式文件的權主要集中在公司經(jīng)，各部門一得自向上、向下發(fā)送正式文件。3、 公司對內公開文件由辦公室負責起草和審核，公司經(jīng)簽發(fā)；各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由公司經(jīng)負責起草，政人事部負責審核，審核無誤后政辦公室打印，打印后送回起草部門?！荡?，校對無誤方可正式打印，由公司經(jīng)蓋章，簽發(fā)。4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。5、 辦公室人員對-般性文件進分類管，定期整并制作相關報表提交給部門主管。6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格借閱手續(xù)，對有密級程的文件，需公司經(jīng)批準后方可借閱。7、辦公室管人員對文件借閱情況進登記， 做好借閱記錄并限期清退。8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進整， 附件、批件、定稿等資收集完全，存檔備案。半一小清，終一大清。9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性〉寸文件進銷毀，需上報公司簽字批準，按照文件管制進處。第三條文件管程設計1、 內部文件管程：起草文件一審查編號一審批、簽發(fā)一打印文件下發(fā)文件^文件存檔2、 外部文件管程：外部收文—文件整—文件存檔—清退—文件存檔—文件銷毀3、 借閱程：提出申請，辦手續(xù)—批準—借閱—清退—文件存檔—文件銷毀2、文書管制第一條管要點1、 為確保文書制發(fā)、處、管工作順進，保證公司內部資的安全性、完整性，促進與提高組織管工作的效，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用。2、 文書管范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、發(fā)文文書（學習資、各類簡報）、宣傳資、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資。3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據(jù)文書具體內容進調整。4、 根據(jù)文書性質進編號整，定期〉寸文書進歸檔整，保持紙質文檔與電子文檔的同步新。第二條制規(guī)范1、 根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。2、 按照文書管范圍，發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均分類存檔備查。3、 按時間、內容等序排，整歸檔，堅持平時歸檔與終歸檔相結合，對照編號出整清單。4、 根據(jù)文書的時效性和保存的價直性，對文書進整銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。5、 發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向公司經(jīng)報告，夫查明原因，則由辦公室負責承擔。第三條程設計起草文書—填寫《發(fā)文簿》需要時）—張貼—存檔—新目錄（紙質檔與電子檔）—借閱—清退—審批—銷毀3、檔案管制第一條管要點1、 為維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管科學、專業(yè)，及時分類、整、編輯、傳遞文書資，提高檔案管質與力效。2、 檔案管范圍：公司各類證照及各類文件、文書資、其他應存檔的信息資。3、 根據(jù)文書整和文件整編號，對對應資進相應的歸檔、整、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條制規(guī)范1、 應歸檔的文件、材由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復、定稿等。2、 所有歸檔文書材經(jīng)過初步整，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材集中整，并貼上標簽。3、 堅持平時歸檔與終歸檔、定期歸檔與定期歸檔結合，＞寸照編目，出清單。4、 各部門需借閱相關檔案，須由公司經(jīng)簽字，審核通過后方可借閱，得抄錄、復制或借出。5、 檔案管人員必須遵守保密規(guī)定，保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資的保管，確保檔案安全與完整。6、 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管制嚴格做好記錄。第三條程設計根據(jù)文件、文書目錄整需要歸檔的檔案—排序整， 編制編目—存檔—借閱—清退（二）辦公用品管制第一條管要點1、 為加強辦公用品管，規(guī)范辦公用品管各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高用效。2、 辦公用品管人員負責辦公用品的處和管工作， 權責一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、 辦公用品保管實“日清月結，出入庫等、終查存統(tǒng)計原則。4、辦公用品的采購，應進多方比較，保證性價比和質，擇優(yōu)選用，合開支。第二條制規(guī)范1、 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。2、 辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進靈活處，但必須經(jīng)部門主管批準。3、 根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、 各部門申領的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用夫填表登記，事后須及時補填。5、 任何人夫經(jīng)允許得進入辦公用品管室，得私自挪用辦公用品。6、 辦公用品管人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、 辦公室建公司固定資產(chǎn)總賬，每進一次匯總普查。8、 管員定期〉寸辦公用品進盤查，核實庫存，保證出入庫等。第三條管程設計編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記（三）、圖書管制第一條管要點1、 為讓大家有一個好的借閱環(huán)境、快捷的辦手續(xù)，規(guī)范圖書管工作。2、 圖書管人員嚴格按照制中規(guī)定準時到崗，服務到位，保證借還程有序進。3、 根據(jù)圖書類別，對圖書進編號，并制作目錄卡以備員工查閱。第二條制規(guī)范1、 各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。2、 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季負責采購圖書1-2次。3、 對所有圖書進分類整，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。4、 按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，夫按時辦續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍夫還書者，按照規(guī)定進懲處。5、 借書人員妥善保管好圖書，得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。6、 圖書管員定期〉寸圖書進清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示事。第三條管程設計1、申購程：填寫申購單一審批一采購一圖書入庫登記2、借還程：查閱圖書目錄卡—填寫借閱單—圖書卡簽字—圖書借閱一續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單（四）、會議管制第一條管要點1、為提高會議質，促進有效溝通，提高動能，進而規(guī)2、根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。3、 清楚會議召開目的，合安排時間，做到少而，講究高效原則。4、 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能與水平，保證會議實效。5、 按照制規(guī)定，嚴格會議管，參會人員準時參加會議，并6、會議組織者審時勢，明確會議要點，做好一準備工作。第二條制規(guī)范1、 收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議主持人負責會議的召開并負責現(xiàn)場秩序的維護，政專員負責做好相應的會議記錄。3、 政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關事項，及時整好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、 按照時間排，將所有會議記錄文字資和電子資同步整并歸檔。5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管制規(guī)定執(zhí)。第三條管程設計會前：確定議題、會上所需資準備、通知一會中：積極參與，做好會議記錄—會后：整會議記錄—張貼—歸檔整（五）、清潔衛(wèi)生管制第一條管要點1、 為營造-個好的工作環(huán)境，樹公司形象，保證清潔衛(wèi)生管工作順進。2、 按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應潔凈標準。3、 辦公室管人員為第一責任人，管所有清潔項目并定時對衛(wèi)生進保持與維護。第二條制規(guī)范1、 清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內的區(qū)域。2、 按照排班安排，輪打掃清潔，辦公室主任負責衛(wèi)生檢查工作。3、 清潔衛(wèi)生實衛(wèi)生責任制，辦公室管人員負責管辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當日直日生按時做好所有的清潔，監(jiān)督者及時做好相應的督察。4、由辦公室管員定時對清潔衛(wèi)生進維護， 保證地面整潔，水供應，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應等工作。5、直日生在規(guī)定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛(wèi)生直日表》，監(jiān)督員認真核實，并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。第三條程設計安排清潔排班—完成清潔項目—填直日表—監(jiān)督檢查—填寫監(jiān)督表—辦公室人員執(zhí)維護—發(fā)現(xiàn)問題—執(zhí)處()、日常事務管1、 接待管第-條來客接待是政事務的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護公司的好形象，對接待工作做具體的要求。第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言、禮儀規(guī)范。第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上水，做好一系的后續(xù)工作。第四條程設計：接待來訪人員—詢問來意，需要找的人—通知被