會(huì)議管理制度(同名8352)

XXX有限公司文文件xx行字[2012]00號(hào)簽發(fā)：關(guān)于公布實(shí)施《會(huì)議管理制度》的通知各分公司、各部門、各工廠、各辦事處：為了進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理，有效的提高會(huì)議效率，維護(hù)公司正常的工作程序及良好的運(yùn)作，促進(jìn)公司部門、工廠、辦事處內(nèi)部與公司部門、工廠、辦事處之間、員工之間的溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)執(zhí)行力度，經(jīng)公司研究決定，現(xiàn)下發(fā)《會(huì)議管理制度》，本制度自發(fā)文之日起生效。請(qǐng)各分公司、各部門、各辦事處在組織會(huì)議時(shí)嚴(yán)格按照本《會(huì)議管理制度》執(zhí)行，相關(guān)會(huì)議請(qǐng)按照本制度要求及時(shí)整理、發(fā)送、報(bào)備《會(huì)議紀(jì)要》與《會(huì)議跟蹤記錄表》，并認(rèn)真執(zhí)行、落實(shí)會(huì)議各項(xiàng)決議。本制度在執(zhí)行過程中有相關(guān)意見或建議，請(qǐng)反饋至行政部，由行政部交予公司管理層審議決定。請(qǐng)各分公司、各部門、各工廠、各辦事處認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣導(dǎo)、落實(shí)。特此通知附件：《會(huì)議管理制度》XXX有限公司2012年08月29日抄報(bào)：XX總經(jīng)理、XX副總經(jīng)理抄送：各分公司、各部門、各工廠、各辦事處文件名《會(huì)議管理制度》編號(hào)制訂部門發(fā)文編號(hào)發(fā)文時(shí)間發(fā)布或修改次序內(nèi)控部XXXXXX1本文總頁(yè)數(shù)4頁(yè)其他附件4份保密等級(jí)內(nèi)部公開目的：進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，維護(hù)公司正常的工作程序及良好的運(yùn)作，促進(jìn)公司部門、工廠、辦事處內(nèi)部與公司部門、工廠、辦事處之間、員工之間的溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)執(zhí)行力，特制定本規(guī)定。范圍：本規(guī)定適用于各分公司、各部門、各工廠、各辦事處職責(zé)分配：3.1行政部負(fù)責(zé)公司會(huì)議事務(wù)和工作匯報(bào)的執(zhí)行和管理。3.2行政部負(fù)責(zé)對(duì)重要會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤檢查。內(nèi)容：4.1會(huì)議的類別與內(nèi)容（見附表）4.2.會(huì)議要求4.2.1會(huì)前準(zhǔn)備4.2.1.1會(huì)議組織者在每次會(huì)議的前一天以上通知與會(huì)人員，以便與會(huì)人員作好充分準(zhǔn)備4.2.1.2會(huì)議組織部門需提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需各項(xiàng)用品（含會(huì)議室申請(qǐng)）、材料，安排好會(huì)議紀(jì)要人員，并在會(huì)議開始前5-10分鐘確定各參會(huì)人員到會(huì)情況。4.2.1.3所有參會(huì)人員需提前了解會(huì)議主題并準(zhǔn)備好相關(guān)參會(huì)材料，提前5-10分鐘到會(huì)場(chǎng)。如不能參加，須提前至少0.5天知會(huì)會(huì)議組織部門，并安排好部門代表參加會(huì)議。4.2.1.4各參會(huì)人員須對(duì)各項(xiàng)材料及數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。4.2.2會(huì)中要求：4.2.2.1會(huì)議開始時(shí)簡(jiǎn)單闡明議題的要旨4.2.2.2預(yù)先告知與會(huì)者會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配4.2.2.3討論會(huì)議發(fā)言者不可過于集中于部分人4.2.2.4發(fā)言內(nèi)容對(duì)事不對(duì)人，言之有物，切中實(shí)際，不偏題、離題4.2.2.5個(gè)人發(fā)言時(shí)注意時(shí)間，簡(jiǎn)潔明了，不拖拉、冗長(zhǎng)4.2.2.6盡量不要談到抽象或觀念論，發(fā)言的內(nèi)容應(yīng)該朝著結(jié)論推進(jìn)4.2.2.7主持人應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論4.2.2.8小組討論會(huì)議不可從頭至尾沉默到底4.2.2.9把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)4.2.3會(huì)后：4.2.3.1會(huì)議紀(jì)要是公司的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，發(fā)至參加會(huì)議的全體人員，以便對(duì)照核查會(huì)議落實(shí)情況；4.2.3.2會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議上的講話、報(bào)告、提案、形成的決議等，由會(huì)議組織部門在會(huì)后24內(nèi)，整理形成《會(huì)議紀(jì)要》，并分發(fā)給與會(huì)各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)人員或部門；4.2.3.3《會(huì)議紀(jì)要》根據(jù)附表《會(huì)議的類別與內(nèi)容》要求，呈送行政部備案（電子版與書面文件版），并抄送公司領(lǐng)導(dǎo)（電子版）；4.2.3.4提高會(huì)議效率，嚴(yán)禁流于形式。各會(huì)議召集要明確會(huì)議主題、會(huì)議內(nèi)容，會(huì)后應(yīng)提出解決問題的方法、對(duì)策、時(shí)間進(jìn)程安排，并精要填寫《會(huì)議跟蹤記錄表》，在報(bào)備《會(huì)議紀(jì)要》的同時(shí)交行政部跟進(jìn)。5、會(huì)議紀(jì)律：5.1嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間，提前5－10分鐘入場(chǎng)；5.2進(jìn)入會(huì)場(chǎng)即將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)至震動(dòng)；5.3專心聆聽，不可打斷他人的發(fā)言；5.4原則上不得中途離席；5.5注意會(huì)議禮儀，保持會(huì)議室整潔，會(huì)后及時(shí)將桌椅等回歸原位等。6、會(huì)議室使用要求：6.1需要?jiǎng)佑霉敬髸?huì)議室的臨時(shí)會(huì)議，會(huì)議組織部門需提前1天向行政部申請(qǐng)，填寫《會(huì)議室申請(qǐng)表》（由行政部前臺(tái)存檔，存檔時(shí)間3個(gè)月），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)與行政部批準(zhǔn)。以免與其他部門沖突，以便后續(xù)工作跟進(jìn)；6.2會(huì)議組織部門需提前做好會(huì)議籌備，自行準(zhǔn)備會(huì)議用品與安排會(huì)務(wù)接待工作，如：水、投影儀、白板筆、椅子等；6.3會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門須及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)，將桌椅等回歸原位，并保持會(huì)議室清潔，及時(shí)關(guān)燈、關(guān)空調(diào)。以便后續(xù)部門使用。本規(guī)定自發(fā)文之日起執(zhí)行，以前發(fā)文有抵觸之處，以本文為準(zhǔn)，原會(huì)議管理文件同時(shí)廢止。本《會(huì)議管理制度》由內(nèi)控部負(fù)責(zé)解釋。附件：（