公司企業(yè)制度文件 印章管理規(guī)定

第第頁制度所屬單位XX集團制度編碼：XX/行政.002制度頁數(shù)：共20頁制度名稱印章管理規(guī)定修訂

：審核：制度所屬部門集團辦公室發(fā)布日期：20XX年12月1日生效日期：20XX年12月1日修訂日期：20XX年4月22日1.目的為保證集團經(jīng)營活動正常進行，加強印章管理，防范印章使用風險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于集團總部、各二級集團、公司。3.職責3.1集團辦公室，各二級集團、公司辦公室為印章管理部門，負責落實、監(jiān)督、執(zhí)行本制度的相關(guān)規(guī)定。3.2集團、二級集團、公司總裁（總經(jīng)理）為相關(guān)印章管理的第一責任人。3.3印章監(jiān)管人員（以下簡稱監(jiān)印人）為相關(guān)印章管理直接責任人，監(jiān)印人的直接上級對印章的管理負連帶責任。3.4財務(wù)負責人和辦公室負責人對相關(guān)印章負監(jiān)管責任。4.印章的種類及使用范圍4.1行政公章：主要適用于各類函件、法定代表人授權(quán)委托書、協(xié)議書、合同（不含公司銷售合同、采購合同）、對外報表、法律文書及其他需行政印章的文件。重申：不得用于任何形式的擔保。4.2業(yè)務(wù)專用章（合同章、財務(wù)章、人力資源章等）：主要適用于銷售、采購、人事管理、財務(wù)管理、駐外機構(gòu)業(yè)務(wù)管理等特定業(yè)務(wù)?？梢允褂脴I(yè)務(wù)專用章的，不得以行政章代替。4.3部門印章（辦公室章、工會章等）：原則上禁止部門刻制印章，特殊情況按照OA印章刻制申請流程報集團總部審批，并在集團辦公室備案后，申報部門方可執(zhí)行印章刻制。4.4項目章（項目專用章、項目辦公室章等）：主要適用于工程項目。各單位項目章的使用要完善OA審批流程，嚴格審查用印文件內(nèi)容，用印文件須在本單位辦公室進行備案。4.5公司特定人員簽字章、名章：適用于各類重要文件、申報材料、票據(jù)等。4.6其他印章：包括黨委印章、工會印章等，適用于黨委、工會及其相關(guān)業(yè)務(wù)。5.印章的保管5.1保管責任5.1.1印章保管應(yīng)遵循使用與監(jiān)管分離，確保安全的原則。5.1.2行政公章由本單位辦公室保管。一般不允許外出使用，特殊情況需外出用印，監(jiān)印人應(yīng)外出監(jiān)督用印并做好記錄。5.1.3合同章原則上應(yīng)由辦公室或負責法律事務(wù)的部門保管，特殊情況下應(yīng)由總經(jīng)理核準保管部門。5.1.4部門印章原則上由本部門保管，用印流程須增設(shè)OA用印申請，流程最后應(yīng)在本單位辦公室進行備案，同時保管部門要做好用印的臺賬登記。特殊情況可交由辦公室統(tǒng)一保管。5.1.5財務(wù)專用章、法定代表人名章、發(fā)票專用章由財務(wù)部門負責保管，人力資源專用章由人力資源中心負責管理，項目用章由本單位辦公室保管。5.1.6由部門保管的印章須建立用印登記，按制度執(zhí)行審批，并接受本單位辦公室的監(jiān)管；各二級集團、公司辦公室應(yīng)將本單位印章保管情況登記備案,每半年進行一次自查，并將自查結(jié)果報集團辦公室備案。5.2監(jiān)印人5.2.1監(jiān)印人由辦公室報請本單位第一負責人核準。5.2.2監(jiān)印人應(yīng)按季度將《印章使用登記表》歸檔，檔案室永久保存。5.2.3監(jiān)印人工作變動時，必須做好下列工作：5.2.3.1將經(jīng)辦工作情況及注意事項全面向接替人員交待清楚；5.2.3.2所有資料(包括本單位印章實物及臺賬、印章使用登記簿、用印權(quán)簽人登記表、各單位印章監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)圖等)應(yīng)一一列出清單移交。5.3權(quán)簽人5.3.1集團行政章（公章）的權(quán)簽人為集團第一負責人，對印鑒承擔第一責任。集團第一負責人可以在制度允許的范圍內(nèi)，將行政章的簽批授權(quán)給相關(guān)人員。5.3.2集團合同章專用章無特定權(quán)簽人，憑合同評審表用印。5.3.3法人名章的權(quán)簽人為法定代表人本人，法人可將簽批權(quán)限授予集團第一負責人或其他指定人員，每次授權(quán)期限最長不超過半年。5.3.4財務(wù)專用章、發(fā)票專用章權(quán)簽人為財務(wù)部門第一負責人。5.3.5部門印章權(quán)簽人為相應(yīng)部門第一負責人。5.4非正常經(jīng)營公司印章，可根據(jù)實際情況統(tǒng)一收歸上級單位或集團辦公室暫時代為保管。6.印章的使用6.1用印的批準權(quán)限6.1.1下列文件，需由各職能部門第一負責人、各公司總經(jīng)理審核后報上級領(lǐng)導審批，并經(jīng)董事長（總裁）或其授權(quán)人核準方可用印。6.1.1.1法定代表人授權(quán)委托書（或相類似文件）6.1.1.2擔保文件（含附擔保條款的合同、協(xié)議）6.1.1.3抵押、質(zhì)押文件6.1.1.4公司及分支機構(gòu)的登記、注冊、變更、注銷文件6.1.1.5重要產(chǎn)權(quán)變更、機構(gòu)變更文件6.1.1.6承諾函、律師函、對外法律意見書6.1.1.7根據(jù)集團要求需審核的文件6.1.2各公司項目合作協(xié)議、聘用法律顧問協(xié)議及其他具有法律效力的協(xié)議、合同、章程、委托審計報告等法律文書用印，須經(jīng)集團法律事務(wù)本部進行合法性審查、批準后，方可用印。6.1.3企業(yè)法人代表及相關(guān)負責人名章的蓋用，須經(jīng)印章所屬人或其授權(quán)人審批后方可蓋章。6.1.4因考慮到集團貸款合同為銀行的固定格式等特殊性，是否由集團法律事務(wù)本部審核由集團財務(wù)管理本部權(quán)衡、確定。集團辦公室印章監(jiān)管員以集團財務(wù)管理本部負責人的簽字為用印依據(jù)；6.1.5其他文件、資料的用印應(yīng)由集團各職能部門第一負責人、各二級集團總裁（總經(jīng)理）及其授權(quán)人審核、批準。6.1.6用印批準人名單及簽字字樣應(yīng)在印章保管員處備案。6.2印章的啟用6.2.1集團內(nèi)用印，采用OA審批流程（流程使用的OA賬號必須是經(jīng)辦人個人賬號），須嚴格按照規(guī)定如實、完整填寫，待用印文件必須以附件形式上傳，詳細填寫用印文件名稱、類別、用途等信息，經(jīng)審批人批準后，用印人持相關(guān)文件到監(jiān)印人處用印，并在《印章使用登記表》上登記、簽名（簽名必須字跡工整清晰）。如有漏印需要補辦用印，監(jiān)印人根據(jù)流程決定是否用印，不符合要求者另行申請。6.2.2啟用集團行政章前，用印單位必須對用印文件的形式、內(nèi)容進行嚴格的審核，用印權(quán)簽人及其授權(quán)人須確保用印的安全性、準確性及真實性，并承擔由此引起的相關(guān)責任；6.2.3啟用公司合同章前，用印人應(yīng)持有《合同評審表》的復(fù)印件到公司辦公室用印?！逗贤u審表》應(yīng)根據(jù)本部門的合同評審流程由各個相關(guān)部門領(lǐng)導簽字確認，持相關(guān)合同到監(jiān)印人處用印。用印人須將《合同評審表》交監(jiān)印人收存，并在《印章使用登記表》上登記、簽名。6.2.4啟用公司法人章前，用印人應(yīng)持有《名章使用申請單》，由部門領(lǐng)導、分管領(lǐng)導及公司總經(jīng)理審核批準后，方可用印；6.2.5啟用公司財務(wù)章，用印人必須持有《印章使用申請單》，由財務(wù)管理部負責人及財務(wù)總監(jiān)審核批準。印章保管人應(yīng)對內(nèi)容及申請單上載明的簽署情況予以核對，方可用印。做好登記工作。6.2.6各部門印章交予各部門管理使用。各部門印章由各部門負責管理。保管人、監(jiān)印人及權(quán)簽人在辦公室登記備案。各部門使用印章負責人要認真審核所需用印材料，確鑿無誤后印章保管人方能用印，且做好登記用印工作。否則出現(xiàn)問題，部門負責人負完全責任。6.2.7監(jiān)印人應(yīng)親自加蓋印章，特殊情況下用印人可在監(jiān)印人監(jiān)督下加蓋印章。6.2.8若用印人提交的相關(guān)批準文件為傳真件、復(fù)印件的，監(jiān)印人應(yīng)向批準人確認后，方可用印。6.2.9監(jiān)印人不得在空白證明文件、空白紙張等紙張上加蓋印章。特殊情況下，確需在空白文件上加蓋印章的，應(yīng)有公司董事長（或總經(jīng)理）批準，并獲取辦公室負責人同意，在監(jiān)印人處備案。用印人完成任務(wù)后應(yīng)將文件使用情況向監(jiān)印人說明，對沒有用完的空白文件應(yīng)交監(jiān)印人銷毀。6.2.10有存根的二聯(lián)介紹信、證件、授權(quán)委托書、法定代表人證明書等應(yīng)在落款和間縫處一并加蓋印章。多頁文件，條件允許的應(yīng)加蓋騎縫章。6.2.11對已蓋印章的文件內(nèi)容更改時，用印人應(yīng)將原文件交回監(jiān)印人銷毀并記錄后，重新辦理用印手續(xù)。6.2.12雖有《印章使用申請單》、《合同評審表》或其他批件，但批準權(quán)限不當，監(jiān)印人應(yīng)不予用印。6.2.13監(jiān)印人應(yīng)認真檢查用印文件。用印文件打印字跡不清、書寫潦草、有涂改的，應(yīng)不予用印。對不符合印章使用手續(xù)的，監(jiān)印人有權(quán)拒絕用印并應(yīng)通報各相關(guān)部門進行處理。6.2.14用印人不允許監(jiān)印人審核用印文件內(nèi)容的，監(jiān)印人應(yīng)拒絕用印，并立即通報用印批準人。因有保密內(nèi)容等特殊情況用印人可直接在用印申請單中注明，部門主管簽字確認后，方可在監(jiān)印人監(jiān)督下用印。6.2.15如有特殊情況需外出用印，用印單位須通過OA審批流程，在備注欄特別注明“外出用印”，并由該印章第一負責人批準后，方可用印；外出用印須由監(jiān)印人監(jiān)章，監(jiān)印人要確保印章的安全。并隨身攜帶外出用印登記表，做好用印登記。（行政章、法人章外帶必須經(jīng)集團第一負責人或辦公室負責人批準）6.2.16融資業(yè)務(wù)類外出用印，監(jiān)印人應(yīng)根據(jù)財務(wù)部門提供的《融資業(yè)務(wù)外出用印清單》（見附件7）對用印文件進行核對，并在外出用印登記表上做好用印登記。6.2.17報送政府部門文件，須留存一份用印文件原件在集團辦公室進行備案，根據(jù)集團檔案管理要求的期限整理、歸檔。6.3加強對業(yè)務(wù)專用章的管理6.3.1各單位辦公室對本單位業(yè)務(wù)專用章用印有監(jiān)管職責，要定期督促業(yè)務(wù)部門加強對本部門印章的風險管控，并不定期抽查部門印章的登記臺賬及審批流程。6.3.2督促財務(wù)部門加強對財務(wù)章的管理6.3.2.1規(guī)范跨公司使用財務(wù)專用章的業(yè)務(wù)，健全登記審批流程。6.3.2.2對于銀行印鑒備案，要了解并督促相關(guān)部門及時清理本單位閑置賬戶。6.3.3加強合同專用章管理6.3.3.1再次重申合同、協(xié)議類文件用印時須有合同經(jīng)辦人簽字且簽署日期，在審批流程完善前提下方可用印。6.3.3.2凡合同、協(xié)議類文件辦公室要留存雙方蓋章的完整合同原件進行備案，對于我方先用印的合同、協(xié)議類文件，辦公室要及時督促經(jīng)辦人收回對方用印完畢的文件，做好臺賬登記，并定期移交檔案室存檔。6.3.3.3非制式合同辦公室審核時要重點關(guān)注合同中關(guān)于“蓋章并簽字后生效”等相關(guān)條款。6.3.4加強法人名章管理6.3.4.1公司第一負責人非法人代表的，要求法人代表就法人名章的使用出具書面授權(quán)書，注明授權(quán)權(quán)簽人、保管人、授權(quán)期限等。6.3.4.2原則上法人名章不超過2枚。若法人章為1枚，可根據(jù)公司實際經(jīng)營需要，由辦公室或財務(wù)部門保管。若法人章為2枚，辦公室與財務(wù)部門各保管1枚。6.3.4.3法人名章的使用與公章一樣，需單獨走用印審批流程，不可作為附帶用印。6.4加強對注冊公司、工商變更、注銷公司的用印管理6.4.1對新注冊公司（或成立分、子公司）及注銷公司的申請材料用印，需嚴格審核審批流程，經(jīng)股東、董事會相關(guān)負責人簽字后方可用印。6.4.2對公司產(chǎn)權(quán)、股權(quán)等工商變更用印，需嚴格審核審批流程，并與董事會相關(guān)負責人確認后方可用印。7.印章的刻制與廢止7.1原則上同一印章僅允許刻制一枚。但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刻者，由業(yè)務(wù)主辦部門申請并按新增印章程序辦理，增刻的印章應(yīng)設(shè)法加以區(qū)別。7.2新設(shè)單位行政章、法人章、合同章刻制，必須先履行集團內(nèi)部印章刻制審批流程，嚴禁先刻印章后補流程等不規(guī)范操作。嚴格執(zhí)行印章備案制度。7.3刻制印章由監(jiān)管部門負責辦理，須按照OA流程經(jīng)集團總裁審批后，須到公安機關(guān)指定單位刻制，行政章、法人名章、黨委章、合同章、財務(wù)專用章等對外用章須到國家公安機關(guān)備案，黨委章須到上級黨委備案。部門用章禁止刻制圓章，可為長條章或橢圓章。所有印章的刻制必須在集團辦公室備案。7.4因公司暫停、更名或其他原因停用公章，須按法律規(guī)定程序和企業(yè)制度辦理印章停用手續(xù)。原印章移交檔案室存檔后方可啟用新印章。原印章停用和新章啟用，必須做好停啟用日期和印模登記存檔，并通知對內(nèi)對外有業(yè)務(wù)關(guān)系的一切單位和部門，以避免造成不良后果。7.5因公司撤銷、轉(zhuǎn)讓、更名或其他原因廢止的印章，應(yīng)移交檔案管理部門封存（一般為兩年），資產(chǎn)處置完成經(jīng)第一負責人審批后，按法律規(guī)定程序辦理印章廢止手續(xù)，予以切角封存或者集中銷毀。銷毀印章責任人應(yīng)在銷毀記錄上簽字，并留有印模存檔，以備日后查證，并通知對內(nèi)對外有業(yè)務(wù)關(guān)系的一切單位和部門。7.6公司變更或撤銷，辦公室或工作小組負責人負責印章及相關(guān)資料的收集，附處理意見，移交集團辦公室。7.7刻制或廢止印章應(yīng)由責任部門提出申請，所在單位辦公室和監(jiān)印人按流程監(jiān)督實施，辦理流程通過OA系統(tǒng)完成。7.8行政章、法人名章、黨委章、合同章、財務(wù)專用章等對外用章的刻制與廢止須二級集團、公司總裁（總經(jīng)理）批準后報集團總裁審批，集團辦公室備案。7.9部門章、業(yè)務(wù)專用章等內(nèi)部用章的刻制與廢止由二級集團、公司第一負責人批準，集團辦公室核準備案。7.10印章刻制流程：填寫附件中相關(guān)表格-報批-公安局備案-刻制-辦公室登記備案。需注意事項：印章因損壞或遺失需補發(fā)時，監(jiān)管部門須首先向該印章的登記機構(gòu)報告、備案并依法公告作廢。8.罰則集團辦公室有權(quán)對集團各類印章的使用、管理情況，進行不定期檢查，并將檢查結(jié)果作為對部門、公司考核依據(jù)。對違反印章管理規(guī)定者，視情節(jié)給予行政處分并處100-500元罰款，對情節(jié)嚴重者，將給予相關(guān)責任人500-20XX元罰款，給集團、公司造成損失的應(yīng)承擔相應(yīng)賠償責任；觸犯國家法律的，依照國家法律由司法機關(guān)處理。9.附則9.1依據(jù)本規(guī)定保管印章的部門、駐外機構(gòu)，必須遵照本規(guī)定的原則制訂本部門印章具體使用管理辦法，并報集團辦公室備案。9.2歸屬二級集團管理的公司，報請集團審批的用印申請，須先經(jīng)過二級集團審批。9.3各二級集團、公司應(yīng)參照本規(guī)定制訂具體印章使用管理辦法，并報集團辦公室備案。10.本規(guī)定解釋權(quán)歸集團辦公室。11.本規(guī)定于20XX年4月修訂，自頒布之日起實行。備注：附件1：XX集團用印登記簿（含各類用印登記表附件1-1/1-2/1-3/1-4/1-5）附件2：印模登記表附件3：權(quán)簽人登記表附件4：外出用印申請單（附件4-1/4-2）附件5：印章新（換、增）刻申請表附件6：印章繳毀申請表附件7：融資業(yè)務(wù)外帶印章用印清單附件1-3印章使用登記表（合同、協(xié)議類）日期單位用印文件名稱印章名稱甲方乙方丙方合同額（萬元）合同經(jīng)辦人審批人用印人監(jiān)印人歸檔情況備注附件1-4印章使用登記表（公文類）日期提報部門主送單位用印文件名稱印章名稱文件用途頁數(shù)是否原件事項負責人提報人監(jiān)印人歸檔情況備注附件1-5印章使用登記表（其他文件通用版）日期用印單位用印文件名稱印章名稱接收單位使用

次數(shù)審批人用印人監(jiān)印人歸檔情況備注附件2：印模登記表印章名稱：印章名稱：印章名稱：詳細分類：詳細分類：詳細分類：啟用時間：啟用時間：啟用時間：廢止時間：廢止時間：廢止時間：保管人：保管人：保管人：保管部門：保管部門：保管部門：監(jiān)管人：監(jiān)管人：監(jiān)管人：權(quán)簽人：權(quán)簽人：權(quán)簽人：第一授權(quán)人：第一授權(quán)人：第一授權(quán)人：變動情況：變動情況：變動情況：單位：統(tǒng)計時間：注：1、詳細分類：指印章所屬類別，例如公章、財務(wù)專用章、合同專用章、人事專用章、發(fā)票專用章等。（并標出是內(nèi)部用章還是外部用章）2、監(jiān)管人：指該