人力資源與管理4：工作分析

人力資源與管理2第四章工作分析第一節(jié)工作分析的基本分析3引例“瑪麗，我一直想象不出你究竟需要什么樣的操作工人”，海灣機(jī)械公司的人力資源部約翰·安德森說，“我已經(jīng)給你提供了四位面試人選，他們好像都還滿足工作說明書中規(guī)定的要求，但你一個也沒有錄用?！薄笆裁垂ぷ髡f明書？”瑪麗答道，“我所關(guān)心的是找一個能勝任那項工作的人。但是你給我派來的人都無法勝任，而且，我從來就沒有見過什么工作說明書。”約翰遞給瑪麗一份工作說明書，并逐條解釋給她聽。他們發(fā)現(xiàn)，要么是工作說明書與實際工作不相符，要么是它規(guī)定以后，實際工作又有了很大變化。4例如，工作說明書中說明了有關(guān)老式鉆床的使用經(jīng)驗，但實際中所使用的是一種新型數(shù)字式機(jī)床。為了有效地使用這種新機(jī)器，人們必須掌握更多的數(shù)學(xué)知識。聽了瑪麗對操作工人必須具備的條件及應(yīng)當(dāng)履行職責(zé)的描述后，約翰說：“我想我們現(xiàn)在可以寫一份準(zhǔn)確的工作說明書，以它為指導(dǎo)，我們就能找到適合這項工作的人。讓我們今后加強(qiáng)工作聯(lián)系，這種狀況就再也不會發(fā)生了?！?/p>

從上述情況中，大家認(rèn)為人力資源管理中普遍存在的問題有哪些？5分析：上述情況反映了人力資源管理中普遍存在的問題：工作說明書對完成工作所需職責(zé)和技能的說明不恰當(dāng)。工作分析是解決這個問題的關(guān)鍵所在。工作分析是人力資源管理最基本的職能。6圖示1工作分析是人力資源管理的基礎(chǔ)工作分析報酬怎樣報酬員工？繼任計劃機(jī)構(gòu)的繼任要求評估怎樣評估員工？培訓(xùn)培訓(xùn)的要求績效管理何為績效考察重點怎樣判斷候選人資格選拔/再分配7一、工作分析中的基本術(shù)語1、工作要素

2、任務(wù)

3、職責(zé)（責(zé)任）

4、職位（崗位）

5、職務(wù)（工作）

6、職業(yè)8一、工作分析中的基本術(shù)語1、工作要素工作中不能再繼續(xù)分解的最小動作單位。2、任務(wù)工作中為了達(dá)到某種目的所從事的一系列活動。它可以由一個或多個工作組成。93、職責(zé)（責(zé)任）員工在工作崗位上需要完成的主要任務(wù)或大部分任務(wù)。它可以由一至多個任務(wù)組成。4、職位（崗位）指在一定時期內(nèi)，企業(yè)要求員工個人完成的一至多項職責(zé)。一般說來，職位與員工是一一匹配的，兩者數(shù)量相等。105、職務(wù)（工作）是由一組主要職責(zé)相似或相關(guān)的職位組成。根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小和工作性質(zhì)的不同：一種職務(wù)可以有一個職位，也可以有多個職位。注意：職務(wù)和職位在內(nèi)涵上的區(qū)別是：職位是職責(zé)的集合，它是企業(yè)中人和事有機(jī)結(jié)合的基本單元，一個職位只對應(yīng)一個員工；職務(wù)是同類職位的集合，它是職位的統(tǒng)稱，一個職務(wù)則可能對應(yīng)若干個員工。116、職業(yè)是指在不同組織、不同時間，從事相似活動、要求有相似的專業(yè)技能的一些列職務(wù)的總稱。注意：職業(yè)和職務(wù)的區(qū)別主要在于范圍不同職務(wù)所指的范圍較窄，主要是指在一個組織內(nèi)的；職業(yè)則是跨組織的。12二、工作分析的含義工作分析是指對某特定的工作作出明確規(guī)定，并確定完成這一工作需要有什么樣的行為的過程。任務(wù)責(zé)任職責(zé)技能工作規(guī)范工作描述工作分析能力知識人力資源計劃招聘選擇人力資源開發(fā)績效評估報酬和福利安全與健康勞動關(guān)系人力資源研究均等就業(yè)工作分析的作用14一個企業(yè)要有效地進(jìn)行人力資源管理，一個重要的前提就是要了解各種工作的特點以及能勝任各種工作的人員的特點——這就是工作分析的主要內(nèi)容。三、工作分析的內(nèi)容(重點)工作描述工作規(guī)范151、工作描述——

如何將“事”交待清楚？

將“事”交代清楚的前提是，要明確“事”從何處來。事從何來弄清楚了，剩下的就是描述。對事的描述要將著眼點放在職位的工作結(jié)果而不是過程上。對事的描述不是一次就能到位的，可以先繁后簡，將所有有關(guān)崗位的大大小小的“事”列出來，該合并的合并，該提煉的提煉，不怕羅嗦。企業(yè)的戰(zhàn)略組織承擔(dān)的職能16

工作描述的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

工作概況工作目的工作職責(zé)工作條件和物理環(huán)境社會環(huán)境聘用條件說明這一工作的主要工作內(nèi)容、工作權(quán)限、工作結(jié)果17營銷部經(jīng)理工作描述示例1、工作概括職位名稱：營銷部經(jīng)理職位編號：所屬部門：營銷部職位定員：1人直接上級：總經(jīng)理工資等級：3-52、工作職責(zé)協(xié)助總經(jīng)理制定營銷計劃，為重大營銷決策提供建議和信息支持；及時反饋產(chǎn)品改進(jìn)和新產(chǎn)品開發(fā)的信息，并提出建議；制定本部門工作計劃和預(yù)算，并組織執(zhí)行；組織市場推廣和產(chǎn)品宣傳，實現(xiàn)公司銷售目標(biāo)；負(fù)責(zé)本部門內(nèi)工作任務(wù)分工，合理安排人員等3、工作權(quán)限具有公關(guān)活動和產(chǎn)品宣傳的指揮權(quán)；具有對直接下屬的調(diào)配、獎懲的建議權(quán)和任免的提名權(quán)；184、工作條件和物理環(huán)境使用計算機(jī)、一般辦公設(shè)備、通訊設(shè)備；濕度適中，無嚴(yán)重噪音，無個人生命或嚴(yán)重受傷危險，無有毒氣體工作地點在本市5、社會環(huán)境有一名副手，營銷部工作人員25-30人；內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系：總經(jīng)理、研發(fā)部、生產(chǎn)部、財務(wù)部、人力資源部等；外部協(xié)調(diào)關(guān)系：政府有關(guān)部門、重要客戶、物流單位、廣告單位；6、聘用條件每周工作40小時，無明顯節(jié)假日；基本工資2000元，超額完成部分按照1%的比例提取獎金；本職位是企業(yè)中層崗位，可晉升銷售副總經(jīng)理或者子公司總經(jīng)理。192、工作規(guī)范（任職要求）——如何將“人”描述清楚？

如何描述“人”？一是分析從事某職位的最低任職資格；二是寫好“任職資格”的重點和難點。

最關(guān)鍵的是要了解什么人可以做什么樣的工作，這樣就可找準(zhǔn)人的任職資格。

總之，工作規(guī)范具體說明從事某項工作的任職者所必須具備的教育背景、工作經(jīng)驗、生理要求和心理要求等。20

工作規(guī)范主要包括以下幾個方面：

一般要求：年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗、知識、技能等

生理要求：健康狀況、力量和體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度等

心理要求：觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)作能力、語言表達(dá)能力、決策能力、溝通交際能力、性格、氣質(zhì)、愛好、事業(yè)心，合作性、領(lǐng)導(dǎo)能力等21營銷部經(jīng)理工作規(guī)范示例1、工作概括職位名稱：營銷部經(jīng)理職位編號：所屬部門：營銷部職位定員：1人直接上級：總經(jīng)理工資等級：3-52、一般要求年齡：30-40歲；性別：男女不限；學(xué)歷：大學(xué)本科或以上；專業(yè)：通訊工程、管理或相關(guān)專業(yè)；工作經(jīng)驗：5年以上工作經(jīng)歷，2年以上本行業(yè)或相近行業(yè)營銷管理經(jīng)驗；知識：精通市場營銷管理知識，熟悉財務(wù)管理、法律和專業(yè)領(lǐng)域知識；技能：熟練使用計算機(jī)辦公軟件，具備電子商務(wù)知識，具備英語應(yīng)用能力3、生理要求身高：女性1.55-1.70米，男性1.65-1.85米；聽力正常，視力正常；健康狀況：無殘疾，無傳染??；224、心理要求具有很強(qiáng)的記憶能力、理解能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題的能力等；性格外向，氣質(zhì)：多血質(zhì)或膽汁質(zhì)；態(tài)度積極、樂觀、事業(yè)心強(qiáng)；5、其他要求能夠隨時準(zhǔn)備出差；節(jié)假日能堅持上班；不可請半個月以上的假期；23四、工作分析的角度工作分析從以下八個要素著手(6W2H):

WHO:誰從事此項工作，責(zé)任人是誰。

WHAT:做什么，即本職工作或工作內(nèi)容是什么，負(fù)什么責(zé)任。WHOM:為誰做，即顧客是誰。WHY:為什么做，即工作對其從事者的意義所在。

24WHEN:工作的時間要求。

WHERE:工作的地點、環(huán)境等。

HOW:如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需的權(quán)利。

HOWMUCH:為此向工作所需支付的費用、報酬等

25五、工作分析的程序

工作分析的過程就是對工作進(jìn)行全方位評價的過程一般分為四個階段：準(zhǔn)備階段調(diào)查階段分析階段完成階段261、準(zhǔn)備階段

（1）明確工作分析的意義、目的、方法、步驟；（2）向有關(guān)工作人員宣傳、解釋工作分析的作用、意義；（3）建立良好的人際關(guān)系；（4）組成工作小組；（5）確定調(diào)查和分析對象的樣本，同時考慮樣本的代表性；（6）確定工作難度系數(shù)。272、調(diào)查階段

（l）編制各種調(diào)查問卷和提綱；（2）根據(jù)具體的對象進(jìn)行調(diào)查；（3）收集有關(guān)工作的特征及需要的各種數(shù)據(jù)；（4）重點收集工作人員必需的特征信息；（5）要求被調(diào)查的員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等做成等級評定。283、分析階段

（1）仔細(xì)審核已收集到的各種信息；

（2）創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵成分。

（3）歸納、總結(jié)出工作分析的必須材料和要素。294、完成階段

完成階段的任務(wù)是指根據(jù)規(guī)范和信息編制工作說明書。30工作說明書=工作描述+工作規(guī)范！31營銷部經(jīng)理工作說明書示例1、工作概括職位名稱：營銷部經(jīng)理職位編號：所屬部門：營銷部職位定員：1人直接上級：總經(jīng)理工資等級：3-52、工作職責(zé)協(xié)助總經(jīng)理制定營銷計劃，為重大營銷決策提供建議和信息支持；及時反饋產(chǎn)品改進(jìn)和新產(chǎn)品開發(fā)的信息，并提出建議；制定本部門工作計劃和預(yù)算，并組織執(zhí)行；組織市場推廣和產(chǎn)品宣傳，實現(xiàn)公司銷售目標(biāo)；負(fù)責(zé)本部門內(nèi)工作任務(wù)分工，合理安排人員等

一、工作描述324、工作條件和物理環(huán)境使用計算機(jī)、一般辦公設(shè)備、通訊設(shè)備；濕度適中，無嚴(yán)重噪音，無個人生命或嚴(yán)重受傷危險，無有毒氣體工作地點在本市3、工作權(quán)限具有公關(guān)活動和產(chǎn)品宣傳的指揮權(quán)；具有對直接下屬的調(diào)配、獎懲的建議權(quán)和任免的提名權(quán)；335、社會環(huán)境有一名副手，營銷部工作人員25-30人；內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系：總經(jīng)理、研發(fā)部、生產(chǎn)部、財務(wù)部、人力資源部等；外部協(xié)調(diào)關(guān)系：政府有關(guān)部門、重要客戶、物流單位、廣告單位；6、聘用條件每周工作40小時，無明顯節(jié)假日；基本工資2000元，超額完成部分按照1%的比例提取獎金；本職位是企業(yè)中層崗位，可晉升銷售副總經(jīng)理或者子公司總經(jīng)理。341、一般要求年齡：30-40歲；性別：男女不限；學(xué)歷：大學(xué)本科或以上；專業(yè)：通訊工程、管理或相關(guān)專業(yè)；工作經(jīng)驗：5年以上工作經(jīng)歷，2年以上本行業(yè)或相近行業(yè)營銷管理經(jīng)驗；知識：精通市場營銷管理知識，熟悉財務(wù)管理、法律和專業(yè)領(lǐng)域知識；技能：熟練使用計算機(jī)辦公軟件，具備電子商務(wù)知識，具備英語應(yīng)用能力2、生理要求身高：女性1.55-1.70米，男性1.65-1.85米；聽力正常，視力正常；健康狀況：無殘疾，無傳染??；

二、工作規(guī)范353、心理要求具有很強(qiáng)的記憶能力、理解能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題的能力等；性格外向，氣質(zhì)：多血質(zhì)或膽汁質(zhì)；態(tài)度積極、樂觀、事業(yè)心強(qiáng)；4、其他要求能夠隨時準(zhǔn)備出差；節(jié)假日能堅持上班；不可請半個月以上的假期；36六、工作說明書撰寫應(yīng)注意的問題簡單來說有以下六點：一是對事不對人二是描述要具體三是用詞要準(zhǔn)確四是提煉要到位五是把握職位要求六是具備全局觀37案例1：人力資源部經(jīng)理經(jīng)常會碰到兩方面的壓力。業(yè)務(wù)部門說，人手太少，完不成工作，他們總在抱怨：“我們天天加班加點，人手不足，人力資源部就是不肯多招些人。”老板說人多了，要壓縮，不時在督促：“我們?nèi)祟^太多了，有人在那里聊天，有人在玩計算機(jī)，工資成本太高，要考慮減少編制，提高效率。”而每當(dāng)有員工遞交辭職報告時向人力資源部經(jīng)理說：“我現(xiàn)在的崗位沒有挑戰(zhàn)性，沒意思，考慮到職業(yè)發(fā)展，我覺得其他工作更有意思，能夠提供發(fā)展空間。”其實辭職的最好理由是“職業(yè)發(fā)展”。這個回答背后的意思就是對目前的工作崗位不滿意，在工作中得不到他想要的。問題：（1）人力資源部經(jīng)理碰到的諸多壓力，說明了什么？（2）如何進(jìn)行崗位合適性分析？38案例2：美國加利福尼亞大學(xué)的學(xué)者做了一個實驗：把六只猴子分別關(guān)在三間空房子里，每間兩只，房子里分別放著一定數(shù)量的食物，但放的位置高度不一樣。第一間房子的食物就放在地上，第二間房子的食物分別從易到難懸掛在不同高度的適當(dāng)位置上，第三間房子的食物懸掛在房頂。一些天后，他們發(fā)現(xiàn)第一間房子的猴子一死一傷，傷的缺了耳朵斷了腿，奄奄一息，第三間房子的猴子也死了。只有第二間房子的猴子活得好好的。究其原因，第一間房子的兩只猴子一進(jìn)房間就看到了地上的食物，于是，為了爭奪唾手可得的食物而大動干戈，結(jié)果傷的傷，死的死。第三間房子的猴子雖然做了努力，但因食物太高，難度過大，夠不著，被活活餓死了。只有第二間房子的兩只猴子先是各自憑著自己的本能蹦跳取食，最后，隨著懸掛食物高度的增加，難度增大，兩只猴子只有協(xié)作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。這樣，每天都能取得夠吃的食物，很好的活了下來。問題：（1）從案例中，你獲得了哪些啟示？（2）做的雖然是猴子取食的實驗，但在一定程度上也說明了人才與崗位的關(guān)系。從這個角度講，工作分析應(yīng)注意什么？39案例3：一個機(jī)床操作工把大量的機(jī)油灑在機(jī)床周圍的地面上。車間主任令操作工把灑掉的機(jī)油清掃干凈，操作工拒絕執(zhí)行，理由是工作說明書里并沒有包括清掃的條文。車間主任顧不上去查崗位說明書上的原文，就找來一名服務(wù)工做清掃。但服務(wù)工同樣拒絕，他的理由是崗位說明書里也沒有包括這一類工作。車間主任威脅說要把他解雇。服務(wù)工勉強(qiáng)同意，但是干完之后立即向公司投訴。有關(guān)人員看了投訴后，審閱了兩類人員的工作說明書。機(jī)床操作工的工作說明書規(guī)定：操作工有責(zé)任保持機(jī)床的清潔，使之處于可操作狀態(tài)，但并未提及清掃地面。服務(wù)工的崗位說明書規(guī)定：服務(wù)工有責(zé)任以各種方式協(xié)助操作工工作，如領(lǐng)取原材料和工具，隨叫隨到，即時服務(wù)，但也沒有明確寫明包括清掃地面工作。問題：（1）整個過程發(fā)生了什么問題，作為工廠領(lǐng)導(dǎo)的你應(yīng)該怎么處理？（2）在工作說明書制定的過程中應(yīng)該如何做才能避免上述情況的發(fā)生？40第二節(jié)工作分析信息的收集方法(重點)41一、利用現(xiàn)有的資料1、崗位責(zé)任制2、作業(yè)統(tǒng)計3、人事檔案42

資料的搜集比較方便

工作效率高有利于降低工作分析的成本能為進(jìn)一步的工作提供基礎(chǔ)資料和信息缺點

這些資料中間可能存在不實之處，在實際應(yīng)用的時候，要確認(rèn)其同實際情況之間的差異。

一般不能單獨使用，要和其他工作分析的方法結(jié)合起來使用。優(yōu)點43二、問卷調(diào)查法2、分類

一般工作分析問卷法：適合于各種工作，具有普遍性；

指定工作分析問卷法：適合于每一種指定的工作，具有特殊性，一張問卷只適合于一種工作。1、定義44

費用低，收集信息速度快，節(jié)省時間，不影響被調(diào)查者的正常工作；調(diào)查面廣，信息量大，可用于多種目的和用途的工作分析；調(diào)查的資料可以數(shù)量化，并由計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。缺點

問卷的設(shè)計耗時多，費用高；對問卷中問題的理解可能會產(chǎn)生歧義，從而影響調(diào)查結(jié)果的真實性；不一定能獲得被調(diào)查者的積極配合。優(yōu)點45三、訪談法2、訪談的內(nèi)容主要包括：

工作目標(biāo)

工作內(nèi)容

工作性質(zhì)和范圍——訪談的核心，主要了解該職務(wù)在組織中的定位，上下屬的關(guān)系，所需要的一般技術(shù)知識、管理知識、人際關(guān)系知識、需要解決問題的性質(zhì)和自主權(quán)等。1、定義463、訪談法的三種方式：

與該工作的主管人員進(jìn)行訪談

與從事該工作的每個員工進(jìn)行訪談

與從事相同工作的員工群體進(jìn)行訪談474、在實際進(jìn)行訪談時，一般運用一些典型的提問：

你從事的工作所要求的教育程度、工作經(jīng)歷和工作技能是怎樣的？

勝任你從事的工作需要什么樣的工作經(jīng)驗？

工作對安全和健康的影響如何？48

可以對任職者的較深層次的想法和意見有比較詳細(xì)的了解；應(yīng)用范圍廣泛；能簡單而迅速的搜集到多方面的信息資料；有助于和員工溝通，緩解工作壓力。缺點

要受過專門培訓(xùn)才能掌握訪談技巧；比較費口、費力，工作成本高；由于被調(diào)查者的不配合，往往導(dǎo)致收集的信息失真。優(yōu)點49四、觀察法2、用觀察法搜集信息時，通常與訪談法結(jié)合使用，主要有：

先觀察再和員工面談——比較普遍

邊觀察邊面談適用的工作類型：門衛(wèi)、流水線上的作業(yè)工人、保安、前臺服務(wù)人員等1、定義50

通過直接到現(xiàn)場觀察，能了解更多、更深刻的第一手信息；適用于主要用體力活動能夠來完成的工作缺點

不適用于腦力勞動成分比較高的工作，以及既緊急又偶然的工作；有些員工會產(chǎn)生反感，認(rèn)為自己受到監(jiān)視和威脅；不能得到有關(guān)任職者資格要求的信息。優(yōu)點51五、工作實踐法是指工作分析者通過直接參與某項工作，通過親身體驗而直接獲取工作特點和要求的信息的方法。1、定義52

避免了由于員工不善于表達(dá)或者不了解自己完成工作的方式等原因而造成的信息傳遞中斷；直接、親身體驗工作能獲得真實的第一手工作信息。缺點

運用面較窄，許多工作是高度專業(yè)化的，如果不具備從事某項工作的知識和技能，就無法參與；僅適用于比較簡單、在短期內(nèi)就可掌握其方法的工作的分析不適用需要大量訓(xùn)練或有危險性的工作的分析。優(yōu)點53六、關(guān)鍵事件法關(guān)鍵事件是指使工作成功或失敗的行為特征或事件。關(guān)鍵事件法是指要求分析人員、管理人員、本職位員工，將工作過程中的關(guān)鍵事件詳細(xì)加以記錄，在大量收集信息后，對工作的特征和要求進(jìn)行分析。1、定義54

能直接描述在工作中的具體活動，可以獲得動態(tài)信息，建立的行為標(biāo)準(zhǔn)比較準(zhǔn)確。缺點

收集、歸納事件并進(jìn)行分類要耗費大量時間；不對工作提供一種完整的描述；不能獲得中等績效員工的信息。優(yōu)點55七、工作日志法工作日志法又稱工作寫實法，是指任職者按時間順序，詳細(xì)記錄自己的工作內(nèi)容與工作過程，然后經(jīng)過歸納、分析，達(dá)到工作分析的目的。1、定義56

信息的可靠性比較高，適于確定有關(guān)工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作關(guān)系和勞動等方面的信息；所需費用較少，對分析高水平和復(fù)雜的工作比較經(jīng)濟(jì)有效。缺點

將注意力集中于過程，而不是結(jié)果；使用范圍較小，只適用于循環(huán)周期較短，狀態(tài)穩(wěn)定的工作；整理信息的工作量大，歸納工作繁瑣。不適用于對大量工作進(jìn)行分析。優(yōu)點第三節(jié)工作分析的流程準(zhǔn)備階段調(diào)查階段分析階段完成階段工作分析的流程1——準(zhǔn)備階段由于工作分析人員在進(jìn)行分析時，要與各工作現(xiàn)場或員工接觸。所以，分析人員應(yīng)該先行在辦公室內(nèi)研究該工作的書面資料。同時，要協(xié)調(diào)好與公司主管人員之間的合作關(guān)系，以免導(dǎo)