企業(yè)信用管理制度

昆明正則會計服務(wù)有限公司企業(yè)信用管理制度目錄一、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度二、信用管理機構(gòu)、人員崗位責(zé)任制度三、法人授權(quán)委托及合同簽訂前的評審制度四、合同簽訂、履行、變更和解除制度五、客戶信用檔案建立與管理制度六、應(yīng)收賬款與商賬追收管理制度七、失信違法行為責(zé)任追究制度一、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度一、定期組織合同法律法規(guī)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，制訂學(xué)法的內(nèi)容、時間安排計劃表，組織人員學(xué)習(xí)，并做好每次學(xué)習(xí)記錄。二、總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人必須帶頭參加合同法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。信用管理人員、銷售、供應(yīng)、財務(wù)等部門業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過合同法規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)和考核，取得合格證書；專、兼職信用管理員還必須取得信用管理員培訓(xùn)合格證書。三、公司分管信用工作的負(fù)責(zé)人，部門分管信用負(fù)責(zé)人及信用管理員定期組織活動，結(jié)合信用管理中碰到的實際問題，學(xué)習(xí)新法規(guī)，解決新問題。組織研討會，案例分析會等，并做好書面記錄。二、信用管理機構(gòu)、人員崗位責(zé)任制度公司內(nèi)部設(shè)立專門的信用管理機構(gòu)，公司副總為信用管理機構(gòu)的分管領(lǐng)導(dǎo)，任命信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人/經(jīng)理，有專職（或兼職）的信用管理工作人員。一、信用（合同）管理機構(gòu)職能1、組織宣傳、貫徹合同法律法規(guī)條例，培訓(xùn)信用管理人員和業(yè)務(wù)人員，依法保護本企業(yè)的合法權(quán)益。2、制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核。3、對員工進行資信調(diào)查，建立信用檔案，并進行動態(tài)化管理。4、利用企業(yè)渠道資源，幫助銷售部門開拓市場。二、崗位責(zé)任制度：1、法定代表人的主要職責(zé)：加強信用管理工作，支持信用管理機構(gòu)開展工作,解決信用管理工作中的重大問題；授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同；對本公司合同承辦人員進行考核、獎懲；定期了解合同的簽訂、履行情況。2、 信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，組織信用管理研討會、案例評析會；制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核；統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴(yán)格管理本公司合同專用章的使用；制止公司或個人利用合同進行違法活動；日常監(jiān)督分析應(yīng)收賬款的賬齡，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生；匯總、分析員工信用數(shù)據(jù)，向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù)；協(xié)調(diào)與供銷、財務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。3、 信用管理員的主要職責(zé)：協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。登記合同臺賬，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人或公司副總報告。參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。定期向信用管理負(fù)責(zé)人匯報信用管理情況。負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。參與商賬追收。配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。4、 供銷部門的主要職責(zé)依法簽訂、變更、解除本部門的合同。?嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。?對所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。在合同履行過程中，加強與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向信用管理機構(gòu)信用管理員通報。本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。參加本部門合同糾紛的處理。配合企業(yè)信用管理機構(gòu)做好信用管理工作。5、 財務(wù)、技術(shù)部門的主要職責(zé)加強與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。?依法簽訂、變更、解決技術(shù)合同。本部門合同的登記、統(tǒng)計和歸檔工作。配合企業(yè)信用管理機構(gòu)做好信用管理工作。三、信用管理員考核與獎勵1、 考核范圍：本公司專職或兼職信用管理員。2、 考評時間公司每年年終組織一次考核評審活動，在對各有關(guān)部門信用管理工作檢查基礎(chǔ)上進行考核。3、考核內(nèi)容序號考核內(nèi)容應(yīng)得分1?掌握合同的有關(guān)法律、法規(guī)的應(yīng)知應(yīng)會基礎(chǔ)知識。32.認(rèn)真參加部門或公司舉辦的業(yè)務(wù)和有關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)。51?檢查所簽訂合同符合“三性”（合法性、真實性、可行性）。32.檢查所簽訂合同符合“五審查”（對方主體是否合格，授權(quán)代理是否合法3資信是否保證經(jīng)營范圍是否超出合同結(jié)算方法和法定程序是否符合規(guī)定)3?檢查除即時清結(jié)外，是否簽訂了書面合同。34?檢查使用各類合同文本的正確性和合同內(nèi)容合法、條款齊全、手續(xù)6完備。4

檢查簽訂合同人員的有效代理范圍和權(quán)限。檢查杜絕無效合同的出現(xiàn)。41?檢查有關(guān)合同審查表的辦理和送審，內(nèi)容齊全，手續(xù)完備。52.定期或不定期與部門業(yè)務(wù)員對賬。6三3.經(jīng)常督促合同的履約行為。54.全面了解本部門的合同履行情況。61.檢查本部門的合同變更、解除手續(xù)的及時辦理和手續(xù)齊全。6四2.協(xié)助做好信息反饋和信訪工作。41?建立合同臺賬。62?合同臺賬的登記質(zhì)量（臺賬登記及時、正確、全面）。10五3.檢查合同章的使用和保管。54?做好有關(guān)資料的保管和歸檔工作。6六在信用管理上有創(chuàng)新的典型事例（包括運用計算機管理等事項）。10合十1004、考核部門：信用管理機構(gòu)為公司信用管理員的考核評審工作的管理機構(gòu)。獲獎名單由考核部門根據(jù)考核內(nèi)容進行考核評審后報法定代表人批準(zhǔn)。取消資格的審批程序由考核部門將名單及考核依據(jù)報法定代表人批準(zhǔn)。5、獎懲方法信用管理員的獎勵等級設(shè)三等：即先進、優(yōu)勝和表揚；獲獎?wù)咭跃窆膭顬橹?，并分別給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)鼓勵。獲先進名單從考核總分在95分以上者中產(chǎn)生；獲優(yōu)勝名單從考核總分在90?95分者中產(chǎn)生；獲表揚名單從考核總分在80?90分者中產(chǎn)生；信用管理員的懲處方法：凡考核總分首次達(dá)不到60分者，由部門分別給予教育、幫助和扣發(fā)獎金；凡考核總分兩次達(dá)不到60分者，取消信用管理員資格；凡利用合同從事違法違紀(jì)活動者，取消信用管理員資格并按情節(jié)輕重，追究其行政或法律責(zé)任。三、法人授權(quán)委托及合同簽訂前的管理制度一、法人授權(quán)委托管理制度（一）被授予“法人委托書”者的條件1、必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中確需簽訂合同，并具有經(jīng)濟工作經(jīng)驗的有關(guān)人員。2、必須經(jīng)過《中華人民共和國合同法》培訓(xùn)，考試合格，并經(jīng)工作業(yè)績審查合格者。3、能夠遵紀(jì)守法，執(zhí)行好國家各項法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。（二）“法人委托書”的申請程序1、凡申請持證者，先由申請部門向信用管理機構(gòu)提出申請，填寫“參加《合同法》培訓(xùn)人員登記表”。2、由信用管理機構(gòu)統(tǒng)一組織申請持證者參加工商行政管理部門舉辦的《合同法》培訓(xùn)班，并參加考試。3、考試合格后，申請部門按信用（合同）管理機構(gòu)要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進行考核審查，再經(jīng)公司人事部門和信用（合同）管理機構(gòu)審核后報公司法定代表人批準(zhǔn)，簽章頒發(fā)授權(quán)證書。（三）“法人委托書”的管理1、信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作，并為公司歸口管理部門。2、本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書”，采用由省工商行政管理局統(tǒng)一印制的“法人委托書”文本，在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。3、凡不持有“法人委托書”因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向信用管理機構(gòu)提出申請，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，由信用管理機構(gòu)具體辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”事宜；未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。4、凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴(yán)格遵守本公司制定的信用管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度，做好合同臺賬記錄，以備考查。5、凡發(fā)生下列情況之一者，必須辦理變更或核準(zhǔn)注銷手續(xù)：“法人委托書”授權(quán)內(nèi)容變更；證件有效期屆滿，不再續(xù)展；持證人因工作變動，不再對外簽約；持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡；持證人因違反本公司管理制度，情節(jié)嚴(yán)重需撤消“持證人”資格；持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假撤消“持證人”資格。6、經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書”如有遺失，持證人應(yīng)書面向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送信用管理機構(gòu)，由信用管理機構(gòu)向法定代表人或信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組報告后，根據(jù)情況酌情處理。7、凡核準(zhǔn)注銷人員的“法人委托書”證件，由所在部門負(fù)責(zé)收回交信用管理機構(gòu)統(tǒng)一處理。（四）責(zé)任1、各部門應(yīng)加強對持證人的教育和管理，凡發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進行違法活動，以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者，應(yīng)依法追究責(zé)任，同時注銷證件。2、持證人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟及法律責(zé)任由持證人承擔(dān)。二、合同簽訂前的評審制度合同簽訂前實行評審制度。合同評審機構(gòu)設(shè)在信用管理機構(gòu)內(nèi)部，組成人員包括主管副總、信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、信用管理員、合同承辦人、供銷、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。（一）合同評審程序1、合同承辦人將合同草本及相關(guān)資料交信用管理員初審；2、信用（合同）管理員填寫合同評審表中初審記錄交信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批，簽署審批意見。3、特殊/重大合同，由信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門進行會審，信用管理員匯總各部門會審意見后交信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人簽署意見，并報主管副總批準(zhǔn)實施。4、信用管理員將合同評審表歸入該合同檔案。（二）評審內(nèi)容1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。對非法人經(jīng)濟組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同時審查其所從屬的法人主體資格。對外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。3、簽訂合同前，必須認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的履約能力。對方當(dāng)事人在合同中負(fù)有提供專業(yè)性較強的勞務(wù)、工程項目或限制經(jīng)營項目等義務(wù)時，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人提供由政府法定機構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營許可證或資質(zhì)等級證書等證明。4、簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。名片；公司介紹、產(chǎn)品介紹等資料；各類廣告、宣傳資料；各類電話、手機等通訊工具號碼；對方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù)印資料。（三）特殊/重大合同的適用范圍簽訂的下列合同，視為重大合同：?訂立價款在一百萬元以上（建筑安裝工程承包合同價款在一千萬元以上）的合同；投資、聯(lián)營的合同；涉外合同；?合同承辦人認(rèn)為需可行性審查的其他合同。（四）特殊/重大合同評審的附加程序1、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當(dāng)及時進行可行性審查。合同的可行性審查由信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門以會簽的形式進行。也可以通過召開有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會議的形式進行。2、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當(dāng)進行合法性審查。合同的合法性審查，由合同承辦人按其隸屬關(guān)系，送交信用管理機構(gòu)進行合法性審查。四、合同簽訂、履行、變更和解除制度一、合同簽訂管理1、合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進行審查，并收集整理相關(guān)資料，以備合同評審機構(gòu)進行評審。2、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟組織。集團公司內(nèi)各單位的業(yè)務(wù)部門不得以本部門的名義或擅自以其他單位、部門的名義對外簽訂合同。嚴(yán)禁其他公司或個人所辦各類企業(yè)以本公司及下屬單位的名義對外簽訂合同。3、公司對外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。4、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。5、除及時清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本國家或省已經(jīng)發(fā)布示范文本的，應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本。銷售部門必須使用國家統(tǒng)一的購銷合同文本對外簽訂合同；外協(xié)部門必須使用國家統(tǒng)一的加工定做、承攬合同文本對外簽訂合同；供應(yīng)、設(shè)備、基建部門外出采購盡可能采用統(tǒng)一的購銷合同文本。如果沒有合同示范文本，應(yīng)當(dāng)參照類似的示范文本。采用合同示范文本時，可以根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補充約定。各部門所需的合同文本由公司信用管理員統(tǒng)一購買或定制。6、公司及所屬各單位的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號。7、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。8、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任及解決爭議的方法等。9、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進行審查。10、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地仲裁機構(gòu)或法院。11、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。12、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。合同專用章的申請人必須是有權(quán)對外簽訂合同的部門和分公司。各有關(guān)部門和分公司的合同專用章由信用管理機構(gòu)統(tǒng)一歸口管理。信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發(fā)放和監(jiān)督檢查等管理工作。合同專用章的刻制由信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)。任何部門不得擅自刻制合同專用章，如發(fā)現(xiàn)有此類行為的發(fā)生，追究責(zé)任人員的行政責(zé)任。凡需刻制合同專用章的部門和分公司，必須由申請部門提出書面申請報告，并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數(shù)量、要求和樣章草圖，交信用管理機構(gòu)審查后統(tǒng)一辦理。凡持有合同專用章的部門和分公司，應(yīng)做到合法使用、專人保管。技術(shù)合同專用章由信用管理機構(gòu)負(fù)責(zé)保管，如遇工作需要，需攜帶外出，應(yīng)事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。合同專用章的保管使用的檢查工作列入每年的合同檢查范圍之內(nèi)。合同專用章不得代用，混用。發(fā)現(xiàn)利用合同專用章進行違法活動，給公司造成經(jīng)濟損失者，依法追究其行政和法律責(zé)任。凡遇合同專用章遺失，應(yīng)立即向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送信用（合同）管理機構(gòu)備案，在當(dāng)?shù)厥屑増蠹埳峡沁z失聲明，辦理相關(guān)證明材料。凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請程序與手續(xù)與新申請相同，原合同專用章交還信用管理機構(gòu)統(tǒng)一處理。各子公司自行刻制的合同專用章，必須到信用管理機構(gòu)留樣備案。13、 訂立依法應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、見證、鑒證、公證等特別程序的合同時，應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。14、 合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。二、合同履約管理1、 法定代表人全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。新任法定代表人應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行前任法定代表人依法訂立的合同。2、 在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可現(xiàn)場考核合同標(biāo)的情況和對方當(dāng)事人的履約能力。3、 接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。4、 合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進行。對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。5、 凡與合同有關(guān)的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。6、信用管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，按時間順序及時建立合同簽訂與履行情況臺賬。三、合同的變更和解除1、合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報合同評審機構(gòu)審核，批準(zhǔn)后，盡快與對方簽訂變更或解除協(xié)議。2、對方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。3、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補救措施，減少損失。4、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向信用管理機構(gòu)報告。5、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。五、客戶信用檔案建立與管理制度1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：談判記錄、可行性研究報告和報審及批準(zhǔn)文件；對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件；對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件；對方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；登記、見證、鑒證、公證等文書資料；合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；標(biāo)的驗收記錄；交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。2、 公司所有合同都必須按部門編號。信用管理員負(fù)責(zé)建立和保存合同管理臺賬。3、 合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交信用管理員。信用管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。4、 各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團公司信用管理機構(gòu)。各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度信用管理情況分析報告報送集團公司信用管理機構(gòu)。5、 建立完整的客戶資料，整理歸檔。6、 員工信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標(biāo)明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。7、 配備大專以上學(xué)歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗的人員專（兼）職檔案管理員。8、 檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。六、應(yīng)收賬款與商賬追收管理制度1、建立應(yīng)收賬款賬目，明確應(yīng)收貨款，分期應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)的數(shù)額、期限、應(yīng)付款人等內(nèi)容。2、建立應(yīng)收賬款賬齡分析分級表，將應(yīng)收賬款按賬齡分為合同期內(nèi)、進入預(yù)警期內(nèi)、到期、逾期、進入最后通牒期，進入專業(yè)追賬期、付諸法律期和壞賬期八級，制訂相應(yīng)的催收措施。3、對應(yīng)收賬款加強日常監(jiān)督，根據(jù)實際情況每周或每月打印出會計賬上全部接近到期的應(yīng)收賬款記錄進行分析和診斷，對每筆賬款作出處理意見。4、制訂商賬（逾期應(yīng)收賬款）追收辦法，培訓(xùn)催收、追收人員。5、設(shè)計商賬追收工作流程，包括內(nèi)勤提示、外勤催收、委托專業(yè)信用管理公司追收、法律訴訟。商賬追收程序一般應(yīng)包括下列步驟：步驟階段時間段聯(lián)系方法催賬形