數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)局域網(wǎng)檔案資源管理系統(tǒng)檔案資源管理系統(tǒng)布署在局域網(wǎng)中，以建立檔案核心資源總庫為目的，涵蓋信息資源的采集、接受、整頓、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、運(yùn)用等全過程規(guī)范化管理，由此建立檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，提高檔案館業(yè)務(wù)管理的效率和資源服務(wù)的安全可靠性，滿足運(yùn)用者和檔案管理者需求。1）檔案整頓應(yīng)實(shí)現(xiàn)對檔案的錄入整頓、電子檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)錄與修改、對著錄目錄和對應(yīng)的檔案數(shù)字資源進(jìn)行自動掛接解決（逐條掛接、批量上載掛接）、整編等功效。2）鑒定解決系統(tǒng)應(yīng)提供建立鑒定任務(wù)、擬寫鑒定意見、鑒定審批流程，并對于通過鑒定的檔案，系統(tǒng)自動保存檔案的鑒定成果等重要功效。3）專項(xiàng)管理系統(tǒng)應(yīng)提供專項(xiàng)管理功效，能夠根據(jù)某一主題，建立檔案專項(xiàng)庫并對專項(xiàng)庫進(jìn)行維護(hù)。4）檔案運(yùn)用系統(tǒng)應(yīng)提供對檔案數(shù)字資源的檢索和閱覽功效。支持分類導(dǎo)航檢索、含糊檢索、高級組合檢索、跨庫跨類檢索、關(guān)聯(lián)檢索、全文檢索等方式，對檢索成果可進(jìn)行排序、導(dǎo)出、打印以及在成果中再次檢索操作。支持txt、Office、PDF、HTML、圖像、音頻、視頻等文獻(xiàn)的在線閱覽。系統(tǒng)應(yīng)提供接口與檔案館內(nèi)查檔服務(wù)大廳的自助查詢一體機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，為自助查詢一體機(jī)提供可公開公布的檔案數(shù)據(jù)。5）檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)提供對檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)功效，涉及館藏檔案統(tǒng)計(jì)、接受狀況統(tǒng)計(jì)、借閱運(yùn)用狀況統(tǒng)計(jì)、鑒定狀況統(tǒng)計(jì)等，通過自定義統(tǒng)計(jì)公式和表格樣式，最后形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6）系統(tǒng)管理系統(tǒng)應(yīng)提供顧客管理、權(quán)限管理、日志管理、元數(shù)據(jù)管理、代碼管理、格式轉(zhuǎn)換、介質(zhì)管理等功效，對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)和使用進(jìn)行配備。7）檔案實(shí)體保管系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)對檔案庫房和檔案實(shí)體進(jìn)行精確、實(shí)時(shí)、高效的全方面動態(tài)管理，提高實(shí)體庫房的安全性、管理效率和精確性，實(shí)現(xiàn)庫房管理方式無紙化、檔案存儲位置圖形化和數(shù)字化、進(jìn)出庫手續(xù)自動化的當(dāng)代化檔案庫房管理工作。系統(tǒng)應(yīng)提供庫房配備、虛擬庫房展示、對實(shí)體檔案在庫房中的保存位置信息進(jìn)行維護(hù)及庫房設(shè)備管理等功效。系統(tǒng)應(yīng)提供檔案出入庫、接受入庫、永久出庫等有關(guān)功效。系統(tǒng)應(yīng)提供對檔案庫房各項(xiàng)防備技術(shù)，對檔案原件保護(hù)和運(yùn)用安全的監(jiān)督檢查、對檔案數(shù)據(jù)安全保管、對檔案庫房數(shù)據(jù)消毒、統(tǒng)計(jì)庫房維修等工作日常臺賬統(tǒng)計(jì)，與庫房溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)接口，對檔案庫房的溫度和濕度狀態(tài)進(jìn)行登記并對所統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析等功效。系統(tǒng)應(yīng)與智能密集架集成聯(lián)動，實(shí)現(xiàn)密集架移動、合架、通風(fēng)等功效。電子閱覽室，重要是布署在局域網(wǎng)中，為來館查詢?nèi)藛T服務(wù)。8）運(yùn)用登記規(guī)定通過對二代身份證識別，實(shí)現(xiàn)對來訪人員身份的驗(yàn)證，并進(jìn)行登記。涉及登記的證件類型、證件號碼、姓名、運(yùn)用類型等信息。9）運(yùn)用服務(wù)來館人員進(jìn)行登記后，對來訪登記分派來訪人員的權(quán)限以及所使用計(jì)算機(jī)的終端。來館人員可自行查詢有關(guān)信息。通過含糊檢索、條件檢索、屬性檢索、全文檢索、在成果中檢索來實(shí)現(xiàn)對檔案的檢索。系統(tǒng)應(yīng)提供檔案籃功效，存儲顧客本人添加的統(tǒng)計(jì)到檔案籃，方便進(jìn)行批量的申請借閱。對來訪人員根據(jù)其運(yùn)用需求可向管理員提出的電子檔案瀏覽、電子檔案打印、實(shí)物檔案調(diào)卷、實(shí)物檔案復(fù)印等有關(guān)申請，閱覽室管理人員需要根據(jù)來訪人員信息以及所申請檔案的開放程度進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)行對應(yīng)操作。10）統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)實(shí)現(xiàn)對檔案管理、檔案運(yùn)用、檔案人員等有關(guān)狀況的日常統(tǒng)計(jì)。政務(wù)網(wǎng)電子文獻(xiàn)中心、檔案接受、檔案運(yùn)用系統(tǒng)電子文獻(xiàn)中心系統(tǒng)以全宗為單位，為每個(gè)立檔單位提供檔案采集、整頓、管理、運(yùn)用和系統(tǒng)管理服務(wù)。各個(gè)立檔單位能夠通過電子文獻(xiàn)中心系統(tǒng)管理本單位的檔案，與其它單位的檔案互相不沖突。電子文獻(xiàn)中心系統(tǒng)，應(yīng)支持云計(jì)算設(shè)計(jì)，可覺得每個(gè)立檔單位設(shè)立獨(dú)立的存儲空間，使數(shù)據(jù)資源在有效運(yùn)用的同時(shí)，能夠確保各立檔單位數(shù)據(jù)資源的安全性。1）收集歸檔為各立檔單位的檔案管理提供檔案數(shù)據(jù)的采集功效，涉及檔案的手工錄入、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、批量修改等。2）檔案整頓為各立檔單位提供檔案整頓功效，涉及退回、編目打印、檔案檢查、編號、歸檔等功效。3）檔案管理為各立檔單位提供檔案管理功效，涉及虛擬庫房、退回整頓、上架、下架、導(dǎo)出等功效。4）檔案鑒定各立檔單位檔案管理員對保管期滿的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，對尚有保存價(jià)值的檔案重新修改其保管期限進(jìn)行保存，無保存價(jià)值的檔案歸入銷毀庫。5）借閱管理為各立檔單位提供電子借閱和實(shí)體借閱管理。借閱人員能夠直接通過計(jì)算機(jī)申請運(yùn)用電子檔案，通過一定的流程審批，管理人員為借閱人員授予對應(yīng)的權(quán)限（瀏覽、下載、打印）。權(quán)限規(guī)定支持分別授予，并能夠有時(shí)間限制，到期自動收回權(quán)限。對于要借閱實(shí)體檔案的人員，系統(tǒng)需提供實(shí)物檔案借閱登記、償還、催還等功效，對到期應(yīng)償還的檔案，進(jìn)行消息或短信形式的催還。需提供借閱統(tǒng)計(jì)的檢索查詢，可對借閱狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。6）檔案運(yùn)用應(yīng)為各立檔單位提供檔案運(yùn)用功效，涉及檔案檢索、瀏覽、下載、打印等功效。（1）分類檢索：提供資源導(dǎo)航樹，進(jìn)行資源逐級展開瀏覽式檢索。（2）屬性檢索：按照題名、核心字、日期等任意一種或多個(gè)字段進(jìn)行屬性檢索。（3）條件檢索：指定一種或多個(gè)字段的查閱方式（不不大于、不大于、等于、含糊匹配等），通過“并且”、“或者”、“（）”等邏輯符號定義任意復(fù)雜的檢索條件進(jìn)行檢索。（4）跨庫檢索：在多個(gè)庫間進(jìn)行檢索，輸入要檢索的信息，自動在選擇的庫中進(jìn)行檢索。（5）全文檢索：掛接全文檢索支撐平臺，支持自然語言斷詞、詞索引、同義詞檢索、中英文容錯(cuò)等特性，支持文本文獻(xiàn)txt、Office文檔、PDF、HTML等格式文獻(xiàn)。（6）檔案瀏覽：實(shí)現(xiàn)檔案的在線瀏覽，無需下載插件，瀏覽時(shí)不在本地生成緩存文獻(xiàn)。7）檔案移交應(yīng)根據(jù)國家檔案局《電子檔案移交與接受方法》規(guī)定，為各立檔單位提供檔案移交功效，對于需要移交檔案館的檔案，能夠?qū)С鲂纬蓹n案信息包進(jìn)行移交。8）系統(tǒng)管理各立檔單位能夠通過系統(tǒng)管理，建設(shè)屬于本單位自己的檔案管理業(yè)務(wù)。涉及顧客管理、權(quán)限管理、檔案類型管理、元數(shù)據(jù)管理、代碼管理、規(guī)則管理等。9）顧客管理顧客能夠通過人員管理功效，管理系統(tǒng)中組織機(jī)構(gòu)、角色和顧客信息。顧客管理采用樹構(gòu)造形式管理組織，組織機(jī)構(gòu)下能夠創(chuàng)立下屬組織機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)中新建人員，角色下能夠添加人員。10）權(quán)限管理權(quán)限應(yīng)劃分得很細(xì)致，應(yīng)含有權(quán)限管理、角色授權(quán)功效，為使用者提供系統(tǒng)顧客和系統(tǒng)基本功效連接起來的橋梁。11）檔案類型管理應(yīng)能夠根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)狀況，建立多個(gè)目錄、文檔庫等來組織和管理自己的檔案數(shù)據(jù)。12）元數(shù)據(jù)管理應(yīng)能夠根據(jù)檔案管理規(guī)定，自定義各類檔案庫的元數(shù)據(jù)信息。13）代碼管理在檔案管理過程中，需要使用代碼（枚舉值）對某些數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行分類管理。使用代碼管理功效，能夠在系統(tǒng)中建立某些基本的枚舉值，方便在錄入數(shù)據(jù)時(shí)使用這些已存在的枚舉值。14）規(guī)則管理應(yīng)提供業(yè)務(wù)規(guī)則自定義功效，能夠?qū)Χ鄠€(gè)檔案類型的整頓規(guī)則、字段對應(yīng)規(guī)則、排序規(guī)則進(jìn)行設(shè)立。15）檔案接受要實(shí)現(xiàn)對各委辦局的電子檔案進(jìn)行接受，涉及在線接受和數(shù)據(jù)導(dǎo)入。規(guī)定支持不同的數(shù)據(jù)來源的對接，為各委辦局自己的檔案管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)對各委辦局的檔案數(shù)據(jù)的在線接受。規(guī)定針對不含有在線歸檔的立檔單位進(jìn)行數(shù)據(jù)包導(dǎo)入接受。系統(tǒng)應(yīng)提供接受檢查、接受處置、接受手續(xù)、接受入庫等重要功效。16）數(shù)據(jù)審核要對于接受的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)審核，完畢“四性檢查”，即對電子文獻(xiàn)的真實(shí)性、有效性、完整性、安全性進(jìn)行檢查，給出檢查報(bào)告，逐條統(tǒng)計(jì)不符合項(xiàng)。17）安全管理系統(tǒng)應(yīng)提供權(quán)限管理、審計(jì)跟蹤、數(shù)字水印等安全管理有關(guān)功效和檔案類型管理、全宗信息管理等配備管理功效。18）移交入庫對審核通過整頓后的檔案，進(jìn)行進(jìn)館移交，將檔案導(dǎo)出成符合規(guī)定的數(shù)據(jù)包，能夠通過介質(zhì)，轉(zhuǎn)移到局域網(wǎng)的檔案資源管理系統(tǒng)中。在政務(wù)網(wǎng)上要建設(shè)檔案資源運(yùn)用平臺，實(shí)現(xiàn)對政務(wù)網(wǎng)上信息資源的公布，為政務(wù)網(wǎng)上的顧客提供共享服務(wù)。系統(tǒng)需提供顧客登錄、信息查詢、借閱申請等功效。19）顧客登錄政務(wù)網(wǎng)上的顧客能夠通過顧客名和口令登錄到檔案資源運(yùn)用系統(tǒng)中，查詢有關(guān)信息資源。20）信息查詢政務(wù)網(wǎng)上的顧客能夠通過系統(tǒng)提供的含糊檢索、卡片檢索、條件檢索、分類檢索、目錄檢索和全文檢索等檢索方式，根據(jù)實(shí)際需要選擇最適宜的檢索方式進(jìn)行檔案查找，以提高檢索效率和精確度。21）借閱申請政務(wù)網(wǎng)上的顧客對于某些檔案的全文，需要通過申請、審批后才干查閱?；ヂ?lián)網(wǎng)檔案信息門戶網(wǎng)站、檢索平臺檔案資源展示門戶，統(tǒng)一為互聯(lián)網(wǎng)顧客提供檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)。在后臺實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)各欄目信息的編輯、審批與公布功效。在前臺實(shí)現(xiàn)各類信息的瀏覽查看。1）信息編輯系統(tǒng)需可在新聞動態(tài)、館藏介紹、原則規(guī)范、運(yùn)用指南、編研成果、專項(xiàng)展示、檔案展覽等欄目下分別編輯想要公布的信息。對已創(chuàng)立的信息能夠進(jìn)行預(yù)覽，顯示該信息公布時(shí)普通顧客所能看到的實(shí)際頁面。對已創(chuàng)立的信息能夠進(jìn)行提交公布審核，如審核通過將直接公布到門戶網(wǎng)站上。2）信息審批系統(tǒng)需提供信息審批功效，審批負(fù)責(zé)人能夠預(yù)覽要審批的內(nèi)容，審批通過則公布到門戶網(wǎng)站，審批不通過則退回給編輯者。系統(tǒng)還需提供撤銷公布的功效，將已公布的信息撤回，使普通顧客無法再在門戶網(wǎng)站上看到被撤銷的信息。3）信息瀏覽系統(tǒng)需為互聯(lián)網(wǎng)上的普通顧客提供信息瀏覽的功效，隨時(shí)能夠?yàn)g覽查看新聞動態(tài)、館藏介紹、原則規(guī)范、運(yùn)用指南、編研成果、專項(xiàng)展示、檔案展覽等信息。檔案資源檢索平臺，為互聯(lián)網(wǎng)顧客提供檔案檢索運(yùn)用業(yè)務(wù)，檢索運(yùn)用的是從檔案數(shù)字資源庫中公布的公開的檔案信息。需提供檔案檢索、檔案閱覽、運(yùn)用數(shù)據(jù)導(dǎo)入、運(yùn)用數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)解決等有關(guān)功效模塊。同時(shí)，該平臺應(yīng)可在政務(wù)服務(wù)大廳布署，方便老百姓查檔，少跑腿。4）運(yùn)用數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)需提供運(yùn)用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功效，對從局域網(wǎng)的檔案數(shù)字資源庫中導(dǎo)出的要公布到互聯(lián)網(wǎng)檔案資源檢索平臺的內(nèi)容，進(jìn)行管理維護(hù)。系統(tǒng)需支持對檔案目錄、數(shù)字化副本、電子檔案、文書、照片、音像等各類檔案數(shù)字資源的批量導(dǎo)入。導(dǎo)入過程中對數(shù)據(jù)進(jìn)行自動校驗(yàn)，對校驗(yàn)出錯(cuò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行跳過并生成導(dǎo)入錯(cuò)誤報(bào)告，可運(yùn)用導(dǎo)入錯(cuò)誤報(bào)告重新導(dǎo)出對應(yīng)數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字資源導(dǎo)入過程中自動完畢條目與原文的掛接。5）運(yùn)用數(shù)據(jù)審核對導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量審核，審核通過的數(shù)據(jù)提供前臺檢索、閱覽。未通過的數(shù)據(jù)不提供前臺檢索、閱覽。6）數(shù)據(jù)解決提供對互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字檔案資源運(yùn)用庫中的條