電子文件在開封市直機(jī)關(guān)一級機(jī)構(gòu)的應(yīng)用

電子文件在開封市直機(jī)關(guān)一級機(jī)構(gòu)的應(yīng)用

一、系統(tǒng)內(nèi)各單位的工作關(guān)系調(diào)查開封市直機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)現(xiàn)有職能96人。除公共、檢驗(yàn)、法律、部門和銀行系統(tǒng)（行人、銀行、農(nóng)業(yè)機(jī)械、行會、農(nóng)業(yè)發(fā)展和城市銀行）外，其他11個(gè)部門不向綜合檔案館（電子文件）提交文件。本次抽樣共有27個(gè)單元，占所需單元的32%。1.單位文件的數(shù)量構(gòu)成27個(gè)單位共使用了WPS、DOC、TXT、RED、ZIP、2401等6種文件格式。其中以WPS和DOC最多,分別占59.3%和22.2%,兩者合計(jì)達(dá)到了81.5%。使用標(biāo)準(zhǔn)的TXT文本格式的占22.2%,方便讀寫,但無法了解原單位使用的是何種字處理軟件。有兩個(gè)單位因?yàn)槲募看笫褂昧藟嚎s方式。由此可見:計(jì)算機(jī)在市直一級機(jī)構(gòu)的文件處理中使用已經(jīng)普及,且WPS和WORD是市直一級機(jī)構(gòu)辦公中主要使用的字處理軟件。只有少數(shù)單位仍然在使用“四通-2401”電子打字機(jī)(詳見表1)。在可以統(tǒng)計(jì)文件數(shù)量的24個(gè)單位中,文件數(shù)量最多的達(dá)到了1034件,最少的僅有19件。24個(gè)單位共形成文件3463件,平均每個(gè)單位形成145件。100份文件以下的居多,14個(gè)單位,占58.2%;100～200份的7個(gè)單位,占29.1%;200份以上的有2個(gè)單位,占8.5%;超過1000份的只有1個(gè)單位,占4.2%。與1999年相比沒有明顯的變化,只有房地局由于住房制度改革和房地產(chǎn)業(yè)的升溫,文件形成量大幅度增加(詳見表)。3.電子文件形成在可以統(tǒng)計(jì)電子文件字節(jié)量的24個(gè)單位中,文件字節(jié)量最少的為0.2MB,字節(jié)量最多的達(dá)到32.2MB。24個(gè)單位總共形成電子文件63.1MB,平均每個(gè)單位形成電子文件2.63MB。1MB以下的居多,有14個(gè)單位,占58.3%;1～2MB的有6個(gè)單位,占25%;2MB以上的有3個(gè)單位,占12.5%;超過10MB的只有1個(gè)單位,占4.2%(詳見表3)。與1999年相比變化較為明顯,各單位電子文件字節(jié)量大幅度增加。此次可以計(jì)算字節(jié)量的24個(gè)單位的電子文件字節(jié)數(shù)已經(jīng)達(dá)到63.1MB,超過了1999年100多個(gè)單位電子文件字節(jié)量的總和(約50MB)。4.軟磁盤成為電子文件存貯與保管的主要載體絕大多數(shù)單位仍然使用3.5軟磁盤為電子文件的保管載體,占到了96.3%;只有氣象局一個(gè)單位使用了只讀式光盤為保管載體,占3.7%。這表明軟磁盤目前仍是開封市電子文件存貯與保管的主要載體。雖然只有一個(gè)單位使用了只讀式光盤作為電子文件的存貯與保管載體,但使用單位是經(jīng)費(fèi)開支同樣緊張的氣象局,說明這種先進(jìn)的保存介質(zhì)在市直機(jī)關(guān)中是可以得到推廣應(yīng)用的。在27個(gè)單位中,16個(gè)單位的載體使用了包裝盒,占59.2%;8個(gè)單位的載體沒有使用包裝盒,占29.6%;3個(gè)單位的部分載體使用了包裝盒,部分載體沒有使用包裝盒,占11.2%(詳見表4)。5.標(biāo)簽說明完整27個(gè)單位中,軟磁盤有標(biāo)簽說明的22個(gè),占81.4%;標(biāo)簽說明比較完整的2個(gè),占7.4%;沒有標(biāo)簽說明的3個(gè),占11.2%。但沒有一個(gè)單位完全達(dá)到國家檔案局規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式。6.避免寫保護(hù)的軟件硬盤驅(qū)動器26個(gè)單位中,軟磁盤在防寫狀態(tài)下的只有4個(gè),占15.4%;不在防寫狀態(tài)下的有22個(gè),占84.6%。7.不可讀的情況27個(gè)單位中,文件可讀的23個(gè),占85.2%;基本可讀,個(gè)別文件不可讀的2個(gè),占7.4%;完全不可讀的2個(gè)(四通-2401格式),占7.4%。從隨機(jī)抽查的情況看,部分盤上有大量的BAK副本文件,個(gè)別文件不可讀,這都說明個(gè)別單位在電子文件存盤后沒有進(jìn)行必要的檢查。8.命名方式使用數(shù)電子文件命名方式不統(tǒng)一:使用比較規(guī)范的字/年/號和代字/年/號方式命名的只有6個(gè)單位,分別占14.8%和7.4%;使用字/號方式命名的有6個(gè)單位,占22.2%;直接使用年/號方式的1個(gè)單位中3.7%;使用代字/類/號方式命名的有2個(gè)單位,占7.4%;使用類代字/號方式命名的4個(gè)單位,占14.8%;只使用號作為命名方式的3個(gè),占使用字/類和類方式命名的各1個(gè)單位,各占3.7%;另外使用其他命名方式的個(gè)單位,占.%(詳見表)。2.文件數(shù)二、軟磁盤內(nèi)容上的原因1.標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,文件命名方式及文件格式較為混亂。2.標(biāo)簽說明過于簡單,不符合國家有關(guān)規(guī)定的要求。3.使用軟磁盤品牌多而雜,存在質(zhì)量隱患。4.軟磁盤無包裝裸盤保管,不利于電子文件的長期保存。5.軟磁盤在無防寫狀態(tài)下保存,不利于電子文件的安全。6.文件數(shù)量與文件起止號不符,存在缺件我們認(rèn)為,產(chǎn)生上述情況的主要原因有3:一是與我們辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的人員不熟悉與電子文件相關(guān)的管理規(guī)范有直接關(guān)系;二是我們辦公室負(fù)責(zé)檔案工作人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識、實(shí)際操作能力與工作需要還有相當(dāng)?shù)牟罹?三是與我們大多數(shù)辦公室分管的檔案室沒有必要的硬件設(shè)備———計(jì)算機(jī)有關(guān)。三、建立宣傳培訓(xùn)機(jī)構(gòu)根據(jù)上述情況,為進(jìn)一步做好市、縣機(jī)關(guān)電子文件的收集、整理與管理工作,在今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)應(yīng)該著重做好以下工作:1.在市、縣兩級機(jī)關(guān)加大電子文件管理相關(guān)規(guī)范的宣傳教育工作。