沒有信息化,醫(yī)藥連鎖就會(huì)癱瘓

沒有信息化,醫(yī)藥連鎖就會(huì)癱瘓

2004年6月15日，同治宣布舉行330周年紀(jì)念碑。如今，同仁堂已經(jīng)成為一個(gè)國際化的品牌，正如人們所說，同仁堂是北京的，也是中國的，更是世界的。作為同仁堂旗下的一員，北京同仁堂連鎖藥店的經(jīng)營也是有聲有色。成立至今，已經(jīng)建立了48家同仁堂連鎖門店，覆蓋北京13個(gè)區(qū)縣，員工1200多名。同仁堂連鎖藥店2001年、2002年、2003年銷售額分別為1.04億元、1.87億元、2.26北京同仁堂連鎖藥店總經(jīng)理李國盛表示，是信息化給同仁堂連鎖藥店插上了翅膀，連鎖藥店的信息化建設(shè)在集團(tuán)信息化建設(shè)的框架下進(jìn)行，在實(shí)踐中逐步學(xué)習(xí)、逐步應(yīng)用，才形成了今天的局面。信息化的地位這么高，然而同仁堂連鎖藥店卻沒有專門的技術(shù)部門，他們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)上的投入也不過幾百萬元。北京同仁堂連鎖藥店副總經(jīng)理王盛宇告訴記者，同仁堂連鎖藥店采取了技術(shù)外包的方式進(jìn)行信息化建設(shè)，“讓擅長的人做擅長的事，最終會(huì)產(chǎn)生一個(gè)好結(jié)果?！惫芾硭枷肱c技術(shù)人員據(jù)王盛宇介紹，在系統(tǒng)開發(fā)上，同仁堂連鎖藥店進(jìn)行了創(chuàng)新。他們的信息化建設(shè)并不是簡單意義的外包，例如他們與佳軟公司的合作，前期的設(shè)定就是以同仁堂的管理思想為藍(lán)本，廠商按照他們的管理思想通過咨詢?nèi)藛T的銜接跟技術(shù)人員做溝通。在同仁堂看來，咨詢?nèi)藛T對(duì)用戶需求的理解程度為70%，通過咨詢?nèi)藛T對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行講解，能夠?qū)崿F(xiàn)的管理思想只有30%，很多東西在信息傳遞的中間環(huán)節(jié)被腐蝕掉了?！昂髞砦覀儚墓芾斫嵌瘸霭l(fā)，直接與技術(shù)人員銜接，每一次升級(jí)都能夠達(dá)到預(yù)定效果，這與合作開發(fā)系統(tǒng)是分不開的?！睂?duì)于技術(shù)外包，王盛宇表示，我們只做自己最擅長的。與佳軟公司進(jìn)行合作之初，對(duì)方就派出了一支技術(shù)人員隊(duì)伍常駐連鎖藥店至今，而我們只需負(fù)責(zé)人工成本。生產(chǎn)企業(yè)信息化管理必須符合企業(yè)管理的需要李國盛認(rèn)為，連鎖藥店的信息化在投資、管理模式上是一種創(chuàng)新。配送中心是實(shí)時(shí)在線的，主要考慮到提高采購和管理的效率。而門店則采用撥號(hào)上網(wǎng)的方式進(jìn)行連接，這樣能夠節(jié)約一定的費(fèi)用，這些細(xì)節(jié)的設(shè)計(jì)體現(xiàn)出先進(jìn)性與經(jīng)濟(jì)性相結(jié)合。從滿足需求的角度看，連鎖藥店的信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了預(yù)定的目標(biāo)。李國盛介紹，管理系統(tǒng)一是滿足企業(yè)經(jīng)營管理的需要；二是滿足藥品監(jiān)督管理局對(duì)于藥品批號(hào)管理、效期管理、飲片管理等要求；三是操作要簡單，因?yàn)樽鳛樗幤妨闶燮髽I(yè)，每個(gè)門店不可能都有專業(yè)的技術(shù)人員。系統(tǒng)運(yùn)行到去年，進(jìn)行了五次升級(jí)。對(duì)此，李國盛表示，升級(jí)是為了適應(yīng)政策和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。國家出臺(tái)新的政策，提出新的要求，管理系統(tǒng)就要相應(yīng)的進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，增加了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等工作，也要通過系統(tǒng)升級(jí)來滿足。同仁堂連鎖前期有一個(gè)400平方米的貨倉存放3000多種藥品，過去只能憑借管理員的經(jīng)驗(yàn)和記憶找藥，常常幾個(gè)人也找不到需要出庫的藥品。通過在管理系統(tǒng)中引入貨位觀念，藥品入庫時(shí)根據(jù)庫房的空位，確定貨位號(hào)，并錄入電腦，出庫時(shí)按貨位號(hào)出票，實(shí)現(xiàn)了快速準(zhǔn)確的藥品分揀。現(xiàn)在4000平方米的貨倉、上萬種藥品，一個(gè)人就能準(zhǔn)確快捷地實(shí)現(xiàn)藥品按批次出庫。李國盛表示，如今北京同仁堂連鎖藥店的配送中心有價(jià)值超過8000萬元的上萬種商品，包括中藥、西藥、飲片、醫(yī)療器械等，都通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行高效管理，而以往靠人力管理是很難做好的。采用信息化技術(shù)，降低經(jīng)營管理費(fèi)用管理信息系統(tǒng)通過輔助完成GSP的達(dá)標(biāo)、強(qiáng)化首營審批的執(zhí)行、細(xì)化合同管理、統(tǒng)一價(jià)格管理而使管理流程得到了規(guī)范。同時(shí)，通過實(shí)現(xiàn)貨位管理、優(yōu)化存量控制、推進(jìn)效期管理、規(guī)范飲片管理使運(yùn)營成本迅速降低。信息化建設(shè)使同仁堂連鎖藥店的經(jīng)營成本得以降低。實(shí)施單品比價(jià)采購，2002年使整體采購成本下降了2%，約合300萬元；強(qiáng)化效期管理，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，2002年新增2000余個(gè)品種，淘汰900余個(gè)品種，辦理退貨611萬元，降低了不良資產(chǎn)的形成；商品進(jìn)銷存計(jì)算機(jī)管理，按每人每年2萬元計(jì)算，門店減少50個(gè)人員設(shè)置，每年可節(jié)省100萬元；總部和配送中心引入APN技術(shù)，采用ADSL的通信方式，每年可節(jié)省通信費(fèi)用約20萬元。2003年，同仁堂連鎖藥店信息化榮獲北京市企業(yè)管理現(xiàn)代化創(chuàng)新成果一等獎(jiǎng)，并入選2003年度中國物流信息化十大優(yōu)秀案例。三信息化建設(shè)能提供更有效的管理談到影響企業(yè)競爭力的因素，王盛宇表示，從連鎖經(jīng)營角度看，主要是物流、信息流和資金流。這三個(gè)要素決定連鎖醫(yī)藥企業(yè)的競爭力，其中物流是依托，是實(shí)現(xiàn)信息流和資金流的基礎(chǔ)。物流的源頭就是市場需求，要想將市場的需求分析清楚并進(jìn)行量化，就必須依托終端的單品。談起同仁堂連鎖藥店的物流，王盛宇信心十足。他介紹，連鎖藥店進(jìn)行信息化建設(shè)后，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了終端單品的進(jìn)銷存管理。帶來的直接效果是管理層能夠清楚地知道某種藥品去年同一時(shí)期賣了多少，每個(gè)門店的陳列及實(shí)際的凈銷售，從而能夠?qū)ψ钚碌匿N售計(jì)劃做出正確的評(píng)估。王盛宇表示，現(xiàn)在要進(jìn)入夏季了，一些應(yīng)季的藥品銷量會(huì)大幅度增加。假如我們知道了去年某一商品的終端銷售情況，就能夠有針對(duì)性地組織今年的進(jìn)貨，一旦物流通暢了，資金流就會(huì)通暢，資金利用率就會(huì)提高。有一些批發(fā)型醫(yī)藥企業(yè)，只能根據(jù)去年的批發(fā)情況組織貨源，對(duì)去年的商品是否銷售出去，店里是否還有存貨不清楚。而同仁堂連鎖藥店通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了對(duì)終端藥品的管理，從而能夠做出更準(zhǔn)確的決策。在王盛宇看來，藥品零售企業(yè)能不能良性運(yùn)轉(zhuǎn)，最重要的因素是商品的流動(dòng)性。一些醫(yī)藥零售企業(yè)賬面上是盈利的，但是由于對(duì)庫存狀況不能夠完全清晰把握，有些藥品可能在倉庫中存放已經(jīng)超過有效期，成為廢品，但是在賬面上無法體現(xiàn)出來，實(shí)際上形成了潛在虧損。通過信息化建設(shè)，同仁堂連鎖藥店實(shí)現(xiàn)了對(duì)應(yīng)收賬款、藥品效期、庫存等方面的高效管理，企業(yè)的資金流、物流、信息流都變得十分通暢，從而提升了公司的市場競爭力?；谄髽I(yè)自身特點(diǎn)的需求信息化建設(shè)讓同仁堂連鎖藥店嘗到了甜頭，但是在最初起步時(shí)卻是小心謹(jǐn)慎。在公司看來，信息化建設(shè)可以不是最早的，但是要做就一定要做好。如何建立一套既能滿足集團(tuán)公司對(duì)連鎖經(jīng)營的遠(yuǎn)景規(guī)劃的要求，又能實(shí)現(xiàn)連鎖藥店管理需求的現(xiàn)代化軟件體系，成為擺在同仁堂連鎖藥店信息化領(lǐng)導(dǎo)小組面前的一道難題。經(jīng)過多方調(diào)研和探討，同仁堂連鎖藥店管理信息系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的功能包括以下幾個(gè)方面。一、遵循國家法律法規(guī)、符合醫(yī)藥行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；二、具有良好的拓展性，支持集團(tuán)公司在全球開辦連鎖藥店的要求；三、具有較高的柔性，適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營模式不斷變化的需求；四、具有極強(qiáng)的易用性，各個(gè)崗位的員工能夠在簡單培訓(xùn)后，即可獨(dú)立上崗工作；此外還需要滿足穩(wěn)定性、安全性和高效性的要求。在軟件市場上，管理軟件種類繁多，既有傳統(tǒng)的管理軟件，如進(jìn)銷存軟件、財(cái)務(wù)軟件，也有如今比較流行的供應(yīng)鏈、ERP、CRM等新型管理軟件。選擇合適的軟件，對(duì)于當(dāng)時(shí)剛剛成立，要經(jīng)歷不斷變革的同仁堂連鎖藥店來說是首先要解決的問題。萬事開頭難，誰都不能例外。同仁堂連鎖藥店總結(jié)了其他企業(yè)信息化失敗的原因：軟件廠商對(duì)醫(yī)藥連鎖行業(yè)理解的深度不夠，致使軟件系統(tǒng)不符合企業(yè)的實(shí)際需要；由于軟件廠商開發(fā)手段落后，致使軟件框架體系不合理，無法隨時(shí)調(diào)整以適應(yīng)企業(yè)的需求變化；選用軟件操作過于復(fù)雜，易用性差，員工抵觸；軟件廠商實(shí)力不夠，培訓(xùn)能力、實(shí)施能力和技術(shù)支持能力差。通過逆向思維，同仁堂連鎖藥店自身的需求也清晰起來。顯然，將種種可能導(dǎo)致信息化失敗的問題一一解決，就會(huì)更容易接近成功。2001年初，同仁堂連鎖藥店對(duì)十多家具備一定規(guī)模的軟件廠商的行業(yè)背景、技術(shù)能力、用戶規(guī)模、企業(yè)實(shí)力等進(jìn)行了重點(diǎn)考察。反復(fù)觀看各家成功案例的運(yùn)行演示，詳細(xì)了解各種軟件的功能設(shè)置，并進(jìn)行幾個(gè)月的考察和試用后，具有較深行業(yè)背景和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的北京佳軟信息技術(shù)有限公司脫穎而出，成為同仁堂連鎖藥店信息化的軟件提供廠商。信息技術(shù)支撐軟件經(jīng)過設(shè)計(jì)、開發(fā)、調(diào)試、試運(yùn)行后，2002年5月26日，同仁堂連鎖藥店總部、門店和配送中心的管理系統(tǒng)全天工作正常，表明工作狀態(tài)下的系統(tǒng)切換一次成功——連鎖藥店信息化首戰(zhàn)告捷。“同仁堂連鎖管理系統(tǒng)”以信息技術(shù)為支撐，將藥品傳統(tǒng)的商流、物流、信息流和采購、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)代理、配送、結(jié)算等環(huán)節(jié)按照科學(xué)的方法及手段緊密聯(lián)系起來，形成完整的供應(yīng)鏈管理。包括四個(gè)子系統(tǒng)：企業(yè)總部管理系統(tǒng)、二級(jí)配送中心（管理中心系統(tǒng)）、門店管理系統(tǒng)和批發(fā)銷售管理系統(tǒng)。通過管理信息系統(tǒng)，同仁堂連鎖藥店所有門店實(shí)現(xiàn)每天與總部對(duì)接，進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，總部實(shí)現(xiàn)每日信息匯總，并根據(jù)具體情況及時(shí)發(fā)布各種管理指令。對(duì)于管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，王盛宇表示，近幾年來系統(tǒng)在不斷升級(jí)的過程中，一直運(yùn)行穩(wěn)定，沒有出現(xiàn)影響企業(yè)整體運(yùn)營的情況。關(guān)于信息化建設(shè)的投入情況，王盛宇介紹，三年多時(shí)間，軟硬件投入大約二、三百萬元，其中硬件投入大約是軟件投入的兩倍。商品信息的標(biāo)準(zhǔn)化在連鎖藥店信息管理系統(tǒng)成功運(yùn)行的背后，凝聚著同仁堂連鎖藥店進(jìn)行的大量基礎(chǔ)性工作。在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)門店里，經(jīng)營的商品有上萬種，每個(gè)品種還有許多相關(guān)信息，因此必須進(jìn)行商品信息標(biāo)準(zhǔn)化的工作。2001年3月，同仁堂連鎖總部對(duì)原有各藥店的商品編碼進(jìn)行收集整理，并制定了《北京同仁堂連鎖藥店商品編碼規(guī)則》。2001年4月，連鎖藥店依據(jù)該規(guī)則，組織實(shí)施了6000多個(gè)商品，十余萬個(gè)項(xiàng)目的核對(duì)錄入工作。除了商品編號(hào)、商品名稱必須輸入之外，還包括單位、件單位、批準(zhǔn)文號(hào)、有效期、產(chǎn)地、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、商標(biāo)、批發(fā)價(jià)、零售價(jià)、庫存價(jià)等信息的錄入和核對(duì)。與此同時(shí)還完成了期初信息的初始化工作，也就是將盤出的商品編碼、計(jì)量單位、批次號(hào)、失效期、庫存數(shù)量和庫存單價(jià)錄入系統(tǒng)。上述工作形成了連鎖藥店商品信息庫的雛形。除了商品信息外，企業(yè)基礎(chǔ)信息還包括供應(yīng)商信息、門店信息和職員信息等等，同樣需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)基礎(chǔ)信息標(biāo)準(zhǔn)化的過程是對(duì)企業(yè)基礎(chǔ)管理水平的一次檢驗(yàn)?；A(chǔ)信息標(biāo)準(zhǔn)化需要投入大量的人力、物力和時(shí)間，運(yùn)營正常的連鎖企業(yè)至少需要3個(gè)月左右的時(shí)間才能建立一個(gè)雛形，而連鎖藥店的全體員工，加班加點(diǎn)、夜以繼日地工作，僅花了不到兩個(gè)月時(shí)間，就成功地完成了基礎(chǔ)信息的初始化工作，為計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)的順利實(shí)施打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。門店管理人員信息系統(tǒng)好壞，要看運(yùn)用情況。為了更好的應(yīng)用管理系統(tǒng)，同仁堂連鎖藥店對(duì)于員工的培訓(xùn)也緊鑼密鼓地進(jìn)行著。為了更好地完成培訓(xùn)任務(wù)，連鎖藥店與軟件提供廠商佳軟公司對(duì)信息化改造涉及到的每個(gè)部門及環(huán)節(jié)，共同制訂了詳細(xì)、科學(xué)的培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)目標(biāo)。如采購員要負(fù)責(zé)采購合同、采購定單及采購入庫的管理，因此對(duì)采購員的培訓(xùn)要詳細(xì)講解采購模塊的功能，并結(jié)合實(shí)例固化采購業(yè)務(wù)在計(jì)算機(jī)上的流程，進(jìn)而加強(qiáng)采購人員的操作能力，以達(dá)到熟練掌握功能模塊的目的。又如門店操作人員負(fù)責(zé)在門店零售商品的請(qǐng)貨、收貨、銷售、匯總、日結(jié)，并將數(shù)據(jù)上傳總部，所以對(duì)門店管理人員的培訓(xùn)必須包括總部與門店業(yè)務(wù)的全貌，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)每天的數(shù)據(jù)刷新、請(qǐng)貨、匯總和上傳的操作方法，使門店和總部保持暢通的數(shù)據(jù)交互。王盛宇表示，同仁堂連鎖藥店的信息系統(tǒng)還具有拓展功能，一些功能模塊已經(jīng)開發(fā)出來，只是在目前的業(yè)態(tài)下，還沒有開始使用?？磥恚侍眠B鎖藥店的信息化已經(jīng)走在企業(yè)發(fā)展的前面，而這些都是在不事聲張的狀況下進(jìn)行的，正應(yīng)了“修合無人見，存心有天知”的同仁堂古訓(xùn)?！皼]有信息化,醫(yī)藥連鎖就會(huì)癱瘓?！薄本┩侍眠B鎖藥店總經(jīng)理李國盛眼中的企業(yè)信息化“技術(shù)不是我們擅長的,經(jīng)營藥品是我們擅長的,讓擅長的人做擅長的事,最終會(huì)產(chǎn)生一個(gè)好結(jié)果?！薄本┩侍眠B鎖藥店副總經(jīng)理王盛宇談技術(shù)外包“在同仁堂集團(tuán)內(nèi)部,連鎖藥店信息化做得既扎實(shí),又超前。”——北京同仁堂集團(tuán)信息中心主任李濟(jì)柱評(píng)價(jià)連鎖藥店信息化建設(shè)企業(yè)背景:同仁堂創(chuàng)辦于清康熙八年(公元1669年),至今已有335年的歷史,清雍正元年(1723年)開始供奉御藥。同仁堂始終恪守著“炮制雖繁必不敢省人工,品味雖貴必不敢減物力”的信條,以“同修仁德,濟(jì)世養(yǎng)生”為己任,產(chǎn)品以其“配方獨(dú)特,選料上乘,工藝精湛,療效顯著”而深