文件控制程序及表格

一、文獻(xiàn)控制程序1、目的對文獻(xiàn)進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場合及時得到和使用有效版本的文獻(xiàn)。2、合用范疇合用于與食品安全、質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)的控制。3、職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)手冊和程序文獻(xiàn)的同意、公布。3.2管理者代表（兼食品安全小組組長）負(fù)責(zé)手冊和程序文獻(xiàn)審核，負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對現(xiàn)有文獻(xiàn)進(jìn)行評審。3.3文控中心負(fù)責(zé)全部受控文獻(xiàn)的發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存。3.4各部門有關(guān)文獻(xiàn)的編制和使用保管，部門負(fù)責(zé)有關(guān)文獻(xiàn)的同意。4、工作程序4.1新文獻(xiàn)的編號4.1.1管理者代表根據(jù)《文獻(xiàn)編號、版本變更、部門代碼、文獻(xiàn)分發(fā)編號管理規(guī)定》對手冊、程序文獻(xiàn)進(jìn)行編號。4.1.2其它文獻(xiàn)，由文獻(xiàn)編制者從部門文獻(xiàn)管理員處獲得文獻(xiàn)號（文獻(xiàn)取號參考《文獻(xiàn)編號、版本變更、部門代碼、文獻(xiàn)分發(fā)編號管理規(guī)定》）。4.1.3取號時應(yīng)填寫“文獻(xiàn)取號記錄表”統(tǒng)計文獻(xiàn)名及文獻(xiàn)號。4.2文獻(xiàn)的編寫4.2.1手冊和程序文獻(xiàn)由管理者代表組織編寫。4.2.2食品開發(fā)部負(fù)責(zé)編制技術(shù)文獻(xiàn)，涉及技術(shù)原則、采購規(guī)范、工藝文獻(xiàn)。4.2.3食品安全小組負(fù)責(zé)編制PRP，OPRP，HACCP計劃，其它管理文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書由有關(guān)部門組織編寫。4.2.4同一類文獻(xiàn)刊頭、刊尾、封面的編寫格式要統(tǒng)一，內(nèi)容格式不作統(tǒng)一規(guī)定。4.3文獻(xiàn)的審批4.3.1手冊、程序文獻(xiàn)由管理者代表審核、總經(jīng)理同意；PRP，OPRP，HACCP計劃由食品安全小組中指定的組員審核，食品安全小組組長同意。4.3.2技術(shù)文獻(xiàn)由食品開發(fā)部主管工程師審核，經(jīng)理同意。4.3.3檢查規(guī)程由品管部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核、同意。4.3.4其它部門級管理文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核、同意。4.3.5公司級管理文獻(xiàn)由總經(jīng)理同意。4.3.6文獻(xiàn)在送審的同時需填“文獻(xiàn)分發(fā)清單”以擬定分發(fā)部門，并由此文獻(xiàn)的審批人負(fù)責(zé)審批“文獻(xiàn)分發(fā)清單”。4.4文獻(xiàn)的發(fā)放4.4.1受控文獻(xiàn)原稿在提交給文控中心前，送交人應(yīng)對文獻(xiàn)進(jìn)行下列確認(rèn)：與否進(jìn)行有效的同意？可不是、文獻(xiàn)號、版本號、頁數(shù)與否完整？如有不完整的狀況時，退回編寫人進(jìn)行修正。受控文獻(xiàn)的范疇見《受控文獻(xiàn)的范疇規(guī)定》。4.4.2將文獻(xiàn)連同“文獻(xiàn)分發(fā)清單”提交文控中心，文控中心將收到的文獻(xiàn)原稿做好編目登記，填寫“文獻(xiàn)歸檔編止清單”。4.4.3文控中心文獻(xiàn)管理員根據(jù)“文獻(xiàn)分發(fā)清單”的總份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，在復(fù)印文獻(xiàn)上加蓋“受控文獻(xiàn)”印章。4.4.4文控中心文獻(xiàn)管理員把文獻(xiàn)分發(fā)給有關(guān)部門，并規(guī)定文獻(xiàn)領(lǐng)用人在“受控文獻(xiàn)分發(fā)回收統(tǒng)計”上簽收。4.4.5受控文獻(xiàn)的原稿寄存在文控中心指定位置。4.4.6當(dāng)需使用文獻(xiàn)的人員未放你一馬文獻(xiàn)時，不得隨意借用其別人的文獻(xiàn)，應(yīng)填寫“文獻(xiàn)領(lǐng)用申請表”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及管理者代表同意后，到文控中心辦理領(lǐng)用手續(xù)。公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控文獻(xiàn)”印章的受控文獻(xiàn)復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由文控中心收回，并追究其責(zé)任。4.4.7當(dāng)文獻(xiàn)使用人將文獻(xiàn)丟失后，應(yīng)填寫“文獻(xiàn)領(lǐng)用申請表”申請補發(fā)（應(yīng)在“文獻(xiàn)領(lǐng)用申請表”中做出丟失因素的闡明）。文控中心在補發(fā)文獻(xiàn)時應(yīng)予以新的分發(fā)號，并在“受控文獻(xiàn)分發(fā)回收統(tǒng)計”是注明丟失文獻(xiàn)的分發(fā)號作廢，必要時將作廢文獻(xiàn)的分民號告知各部門，避免誤用。4.5文獻(xiàn)的以舊換新4.5.1結(jié)于使用過程中損壞的文獻(xiàn)，文獻(xiàn)使用部門可用損壞的舊文獻(xiàn)到文控中心換取新文獻(xiàn)。4.5.2以舊換新的文獻(xiàn)，文控中心文獻(xiàn)管理員要在“受控文獻(xiàn)分發(fā)回收統(tǒng)計”上做好登記，并注明因素。新文獻(xiàn)的分發(fā)編號和舊文獻(xiàn)的分發(fā)編號相似。4.6文獻(xiàn)的更改4.6.1文獻(xiàn)需更改時，應(yīng)填寫“文獻(xiàn)更改告知單”闡明更改因素。4.6.2“文獻(xiàn)更改告知單”及更改后文獻(xiàn)的審批應(yīng)由原審批部門進(jìn)行。4.6.3文獻(xiàn)更改同意后，由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人實施更改。更改后的文獻(xiàn)連同“文獻(xiàn)更改告知單”交文控中心。文控中心文獻(xiàn)管理員按“受控文獻(xiàn)分發(fā)回收統(tǒng)計”的名單發(fā)放修改后的文獻(xiàn)及“文獻(xiàn)更改告知單”，同時回收作廢的舊文獻(xiàn)。文獻(xiàn)更改完畢之前，可先發(fā)“文獻(xiàn)更改告知單”。4.7文獻(xiàn)的換版文獻(xiàn)經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從0到9時）或文獻(xiàn)需進(jìn)行大幅度修改時應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文獻(xiàn)作廢。4.8文獻(xiàn)的作廢作廢的文獻(xiàn)由文控中心文獻(xiàn)管理員按“受控文獻(xiàn)分發(fā)回收統(tǒng)計”收回并統(tǒng)計。作廢文獻(xiàn)原稿加蓋紅色“保存之作廢文獻(xiàn)”印章后保存于文控中心，不作銷毀。其它作廢由文控中心統(tǒng)一銷毀。4.9文獻(xiàn)的管理4.9.1文獻(xiàn)應(yīng)有序地寄存方便于存取和查閱。4.9.2不得在受控文獻(xiàn)上亂涂亂畫，不得私自外借，確保文獻(xiàn)的清晰、整潔和完好。4.9.3公司運作方式以及外部法律、法規(guī)及變更時，應(yīng)及時更改對應(yīng)文獻(xiàn)。4.9.4借閱文獻(xiàn)時，應(yīng)經(jīng)文獻(xiàn)所在部門負(fù)責(zé)人同意。借閱者應(yīng)在指定日期償還文獻(xiàn)。到期不償還，由文獻(xiàn)所在部門負(fù)責(zé)收回（借閱時需填寫“文獻(xiàn)借閱記錄表”）。4.9.5文控中心負(fù)責(zé)在每次內(nèi)部審核前全方面檢查各類在用文獻(xiàn)有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。4.10外來文獻(xiàn)的控制4.10.1作為開發(fā)、采購、生產(chǎn)檢查等根據(jù)的各類外來文獻(xiàn)（涉及法律法規(guī)），由有關(guān)部門經(jīng)理進(jìn)行審查。審查同意后交由文控中心登記、編號、發(fā)放。發(fā)放時加蓋“外來文獻(xiàn)”印章。4.10.2文控中心保存外來文獻(xiàn)原稿，借閱時需填寫“文獻(xiàn)借閱記錄表”。4.10.3為個來文獻(xiàn)的有效性，各部門經(jīng)理應(yīng)與有關(guān)主管部門的聯(lián)系，并在每年的管理評審前，由管理者代表組織各部門經(jīng)理對外部文獻(xiàn)的有效性進(jìn)行審查。4.10.4法律法規(guī)等外來文獻(xiàn)的進(jìn)一步控制，詳見《法律法規(guī)與其它規(guī)定控制程序》。4.11發(fā)外文獻(xiàn)的控制4.11.1發(fā)外文獻(xiàn)必須由管理者代表同意后方可發(fā)外（采購部發(fā)給供應(yīng)商的文獻(xiàn)除外）。4.11.2提供應(yīng)供應(yīng)商和認(rèn)證機構(gòu)的受控文獻(xiàn)（如提供應(yīng)外協(xié)廠的撫摸規(guī)范、提供應(yīng)認(rèn)證機構(gòu)的管理手冊等），提供部門應(yīng)做好發(fā)放登記（填寫“文獻(xiàn)外發(fā)統(tǒng)計”）及更改、作廢的統(tǒng)計。4.11.3提供應(yīng)客戶的文獻(xiàn)，不加蓋受控印章，不做更改（換）控制，但需做好發(fā)放統(tǒng)計。4.12文獻(xiàn)的評審每年管理評審前或根據(jù)需要適時對使用中的文獻(xiàn)進(jìn)行評審（評審時應(yīng)填寫“文獻(xiàn)評審表”），必要時予以修訂。5、支持性文獻(xiàn)5.1《文獻(xiàn)編號、版本變更、部門代碼、文獻(xiàn)分發(fā)編號管理規(guī)定》5.2《受控文獻(xiàn)的范疇規(guī)定》5.3《技術(shù)文獻(xiàn)編號規(guī)則》5.4《法律法規(guī)與其它規(guī)定控制程序》6、統(tǒng)計6.1文獻(xiàn)取號記錄表6.2文獻(xiàn)分發(fā)清單6.3文獻(xiàn)歸檔編目清單6.4受控文獻(xiàn)分發(fā)回收統(tǒng)計6.5文獻(xiàn)領(lǐng)用申請表6.6文獻(xiàn)更改告知單6.7文獻(xiàn)評審表6.8文獻(xiàn)借閱記錄表6.9文獻(xiàn)外發(fā)統(tǒng)計編制/日期：____________審核/日期：____________同意/日期：____________文獻(xiàn)歸檔編目清單文獻(xiàn)類別：NO.___________序號文獻(xiàn)號文獻(xiàn)版本文獻(xiàn)名入庫時間歸檔位置歸檔人備注注：必要時每六個月更新一次。SQE/COP01-03-A受控文獻(xiàn)分發(fā)回收統(tǒng)計文獻(xiàn)名： NO._____________序號發(fā)往部門版號分發(fā)編號發(fā)放統(tǒng)計回收統(tǒng)計備注分發(fā)日期發(fā)放人收領(lǐng)人簽回日期SQE/COP01-04-A文獻(xiàn)更改告知單NO.___________文獻(xiàn)編號：文獻(xiàn)名：更改實施日期：年月日共頁第頁修改因素：修改條款（頁、行）修改內(nèi)容版序變化修改前修改后修改前修改后需同時更改的文獻(xiàn)：文獻(xiàn)編號版序變化（x版→x版）___________________________________________________________________________________________________________________________編制：審核：同意：SQE/COP01-06-A文獻(xiàn)評審表評審類別：文獻(xiàn)的年審（）其它審查（）NO.__________文獻(xiàn)編號/名稱版本號審查結(jié)論不需修改（）需修改（）無效版本（）不需修改（）需修改（）無效版本（）不需修改（）需修改（）無效版本（）不需修改（）需修改（）無效版本（）審查日期：_______________審查人：_________________SQE/COP01-07-A文獻(xiàn)借閱記錄表NO.____________文獻(xiàn)號文獻(xiàn)版本文獻(xiàn)名借出償還備注借閱人借閱日期商定償還日期借出經(jīng)辦人實際償還日期償還經(jīng)辦人SQE/COP01-08-A文獻(xiàn)外發(fā)統(tǒng)計外單位名稱：傳真：電話:聯(lián)系人：NO._____________序號文獻(xiàn)號文獻(xiàn)名稱版本分發(fā)編號發(fā)出回收備注發(fā)送日期頁數(shù)經(jīng)手人回收日期回收方式經(jīng)手人SQE/COP01-09-A二、統(tǒng)計控制程序1、目的規(guī)范統(tǒng)計的管理，客觀、真實、精確地反映食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動和食品安全、質(zhì)量環(huán)境管理體系的有效運行，為活動的可追溯性經(jīng)及采用改善、糾正和防止方法提供根據(jù)。2、合用范疇本程序文獻(xiàn)合用于與食品安全、質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的全部統(tǒng)計。3、職責(zé)3.1公司各級負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)有關(guān)統(tǒng)計的編制、解決的審批。3.2各部門負(fù)責(zé)有關(guān)統(tǒng)計的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、解決。3.3管理者代表（食品安全小組組長）負(fù)責(zé)監(jiān)督、審查統(tǒng)計控制的實施狀況。3.4統(tǒng)計的填寫人員，對所統(tǒng)計的每一種數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)。4、工作程序4.1統(tǒng)計的范和形式4.1.1統(tǒng)計是記載所實施的食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動或獲得成果的客觀證據(jù)。統(tǒng)計既涉及了本單位產(chǎn)生的內(nèi)部統(tǒng)計，也涉及接受的外部統(tǒng)計。4.1.2統(tǒng)計能夠是表格、圖表、報告、磁帶、磁盤、照片等形式。4.2統(tǒng)計樣式的和審批4.2.1各部門根據(jù)工作需要，可自行編制統(tǒng)計樣式的草案。編制時，應(yīng)按《文獻(xiàn)編號、版本變更、部門代碼、文獻(xiàn)分發(fā)編號管理規(guī)定》給統(tǒng)計樣式惟一的編碼。4.2.2新編制的統(tǒng)計樣式，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（可與文獻(xiàn)一同審批。單獨審批時，采用在背面簽名的方式進(jìn)行。）4.3統(tǒng)計樣式的發(fā)放與更改4.3.1按《文獻(xiàn)控制程序》的規(guī)定做好統(tǒng)計樣式的發(fā)放與管理。4.3.2文控中心應(yīng)編制在用統(tǒng)計樣式目錄——“統(tǒng)計匯總表”，分發(fā)各部門，方便各部門使用。4.3.3統(tǒng)計樣式的更改，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)的同意。統(tǒng)計樣式更改善，應(yīng)予以新的版號。發(fā)放更改后的統(tǒng)計樣式時，應(yīng)收回舊樣式。4.4統(tǒng)計的管理4.4.1填寫規(guī)定統(tǒng)計的筆跡應(yīng)清晰、真實，并按規(guī)定對的填寫，且不應(yīng)隨意涂改。如有錯誤，應(yīng)用劃線的方式進(jìn)行改正，并簽名，必要時注明日期。4.4.2收集、歸檔eq\o\ac(○,1)食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動的開展均隨著有統(tǒng)計的產(chǎn)生，每一項活動結(jié)束后，該項活動的負(fù)責(zé)人應(yīng)將該項統(tǒng)計整頓楊文交予有關(guān)部門。各部門由專人負(fù)責(zé)收集有關(guān)統(tǒng)計。eq\o\ac(○,2)各部門專門負(fù)責(zé)統(tǒng)計管理的人員，根據(jù)需要復(fù)制規(guī)定份數(shù)發(fā)至有關(guān)部門，分發(fā)時應(yīng)規(guī)定收件人在背后簽字（必要時）。原件則進(jìn)行分類、裝訂后歸檔。4.4.3查閱、借閱eq\o\ac(○,1)已歸檔的統(tǒng)計，借閱時應(yīng)填寫“文獻(xiàn)借閱記錄表”。eq\o\ac(○,2)經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，可查閱其統(tǒng)計。eq\o\ac(○,3)全部統(tǒng)計的原件一律不借給公司以外的單位/人員。4.4.4統(tǒng)計的標(biāo)記、貯存和保護eq\o\ac(○,1)統(tǒng)計按類別裝訂成冊（最少一年裝訂一次），做好名稱、部門、時間標(biāo)記，保存在適宜的檔案柜（箱）中便于查閱，并注意做好防蟲鼠、防潮等工作以避免