科佳達實業(yè)有限公司辦公用品管理制度

科佳達實業(yè)有限公司辦公用品管理制度一、非消耗性辦公器械管理辦法二、文具用品管理辦法三、公物使用管理規(guī)定四、文具用品管理規(guī)定五、辦公費用節(jié)省辦法一、非消耗性辦公器械管理辦法一、為加強本公司非消耗性辦公用器械(以后簡稱為辦公器械)之管理起見特訂定本辦法。二、辦公器械由管理部統(tǒng)籌采購，備各部領(lǐng)用(表7.1)并由管理部編制辦公器械保管卡(表7.2)統(tǒng)一管理之。三、器械領(lǐng)用后應(yīng)妥善保管使用，如有遺失損壞等情事由保管人負責(zé)賠償。四、各部間之辦公器械應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，如無必要，不得隨意請購。五、人員調(diào)(離)職應(yīng)將保管之器械逐項移交，并經(jīng)管理部核對保管卡無誤后才可離職，如有短缺應(yīng)按照本辦法第三條規(guī)定負責(zé)賠償之。六、物品因使用損壞，應(yīng)即修理，如不能修理時，可檢同廢品向管理部換領(lǐng)新品(不包括固定資產(chǎn))，管理部應(yīng)將更換貨物之資料登記在保管卡內(nèi)。七、已領(lǐng)之辦公器械在未消帳前，不得再行申購新品。八、本辦法自呈準后公布實施。二、文具用品管理辦法第一條為求文具印刷品節(jié)約集中管理，統(tǒng)一規(guī)格，特定本辦法。第二條文具印刷用品之申請、收發(fā)、保管、記帳由公司總務(wù)單位指定專人負責(zé)管理。第三條除總務(wù)性之下列物品準免開請購單外，其余應(yīng)填具請購單依下列條文規(guī)定辦理。1．賀儀用之物品：如花圈、花籃、喜貼、禮券等。2．待客物品：如咖啡、飲料。3．報紙、印花、郵票。4．打字、復(fù)印、刻印。5．定期性常供應(yīng)之消耗性物品：如插花、毛巾等。但應(yīng)事先簽準。第四條印刷紙張，其格式應(yīng)力求統(tǒng)一，購買文具物品，其規(guī)格廠牌應(yīng)求實際需要為原則。第五條文具用品管理員應(yīng)按其品種、規(guī)格劃定單位，并依收發(fā)憑證登人“文具用品進出登記卡”(表7.3)第六條各單位文具印刷品領(lǐng)用時，應(yīng)填具“文具用品領(lǐng)用單”(表7.4)，經(jīng)主管核準后始得領(lǐng)用。第七條各單位除特殊性印刷表格、物品、書籍外，其余未耗用之共通性印刷紙張(如信封、信紙、內(nèi)部連絡(luò)函，描圖紙)均由總務(wù)單位保管。第八條本辦法呈準后公布實施，修改時亦同。三、公物使用管理規(guī)定第一條公司提倡艱苦創(chuàng)業(yè)、勤儉節(jié)約。員工要做到愛惜公物，物盡其用，反對奢侈和浪費。第二條公司的固定資產(chǎn)不得挪作私用。員工不得用公款購買家庭、生活用品自用。集體宿舍的公物，須由總辦統(tǒng)一安排，任何不經(jīng)批準，不得擅自動用或取走。第三條消費性物品的購買，包括辦公室的設(shè)備、文具等，除公司另有安排外，必須由總辦統(tǒng)一負責(zé)購買。購回的物品，由總辦負責(zé)登記造冊，集中保管，計劃分配。第四條小件消費性物品的領(lǐng)用，各部室應(yīng)指派專人負責(zé)，其他人不得隨意領(lǐng)取。大件物品的購買、領(lǐng)用，須按公司規(guī)定的開支審批權(quán)限，經(jīng)有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)批準后才能辦理。第五條員工違反本規(guī)定第二條內(nèi)容，情節(jié)較重的，以貪污或挪用公物論，處100元以上罰款直至開除。情節(jié)較輕或違反本規(guī)定其他條款的，處批評或50元以上、l00元以下罰款。管理人員違反規(guī)定，致使公物流失的，由其本人負責(zé)追回，無法追回造成公司損失的，由責(zé)任人負經(jīng)濟責(zé)任。四、文具用品管理規(guī)定第一條為使辦公文具用品管理合理化，特制訂本辦法。第二條本辦法所稱辦公文具分為消耗品，管理消耗品及管理品三種。(一)消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針，橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙，橡皮擦、夾子、水蠟、打印油、原子筆、釘書針……等；(二)管理消耗品：簽字筆、白板筆、筆式擦、螢光筆、涂改液、打印臺、電池……等；(三)管理品：剪刀、美工刀、釘書機，打孔機、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章，日期戳，計算機、印泥、打印臺……等。第三條文具用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮擦……“部門領(lǐng)用”系本單位共同使用用品如打孔機、大型釘書機，打碼機……等。第四條消耗品可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù))、經(jīng)驗法則(估計消耗時間)設(shè)定領(lǐng)用管理基準(如原珠筆每月每人發(fā)放一支)，并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時間。第五條管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品不在此限。第六條管理性文具列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。第七條文具的申請應(yīng)于每月廿五日由各部門提出“文具用品申請單(表7.5)”交行政部統(tǒng)一采購，次月一日發(fā)放。但管理性文具的請領(lǐng)不受上述時間限制。第八條每人及每單位設(shè)立“文具用品領(lǐng)用記錄卡”一張，由管理部統(tǒng)一保管，于文具領(lǐng)用時分別登錄之，并控制文具領(lǐng)用狀況。第九條文具嚴禁取回家私用。第十條行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫存，特殊文具管理部無法采購者，可以經(jīng)管理部門同意授權(quán)各單位自行采購。第十一條新進人員到職時由各單位提出文具申請單向行政部請領(lǐng)文具，并列入領(lǐng)用卡，人員離職時，應(yīng)將剩余文具及列管文具一并繳交管理部。第十二條印刷品(如信紙、信封、表格……)除各單位特殊表單外，其印刷、保管均由管理部統(tǒng)一購買。五、辦公費用節(jié)省辦法第一條購買消耗品要克制再克制從橡皮擦、鉛筆等細小的事務(wù)用品下手，大部分的人都認為公司的消耗品，隨時都可以購買而且價格低廉。這種觀念首先要改正，養(yǎng)成克制購買消耗品的習(xí)慣。尤其是才領(lǐng)用沒多久就要再申領(lǐng)就大有問題。合理的做法，例如，某些文具領(lǐng)用后最少六個月禁止再申領(lǐng)。雖然金額很小，也要訂出基準，依照申請制度領(lǐng)用，禁止隨便購買。第二條消耗品的所有標準要制定領(lǐng)用明細對每人橡皮擦半塊，鉛筆、原子筆一支，制定領(lǐng)用明細標準，然后每六個月一次，定期點查個人抽屜時，多余的事務(wù)用品先回收；釘書機，剪刀，膠帶等，全員每天使用頻繁的東西，劃為共用；橡皮擦、原子筆、簽字筆等用到不能用才更換；因本人不注意而遺失時，嚴格執(zhí)行由本人負責(zé)賠償。第三條公司的物品不要私自使用在公司內(nèi)事務(wù)用品等，能變?yōu)樗接玫臇|西很多。例如：電話費是其中一部分，交際費的一部分也可占為私用，樣品、促銷用的商品，帶回家使用的案件也有。公私不分，不但增加費用支出，亦是不正當(dāng)?shù)牡谝徊健８刹渴紫纫陨碜鲃t，在節(jié)省費用的運動中要嚴禁這種公私不分的舉動。第四條不要使用鉛筆與電動削鉛筆機鉛筆購買一支削后才可使用。削鉛筆要花時間，使用電動削鉛筆很容易削過頭，又要花錢購置電動削鉛筆機，而且還要付電費，積存的鉛筆屑也要清除。所以要購買價格不貴的自動鉛筆，鉛筆芯可換裝，換裝鉛筆芯時雖多少會有損失，但筆芯三支抵算鉛筆一支計算，節(jié)省下來的金額很可觀。第五條抽屜內(nèi)要空出來人都有占有的壞習(xí)慣。在企業(yè)內(nèi)員工每人的抽屜里，從筆記用具、傳票、用紙等都有浪費行為，倒不如抽屜全部不要使用，做一個壁柜可放置一切事務(wù)用品及統(tǒng)計資料。這樣做，消耗品、事務(wù)用品、統(tǒng)計資料等的數(shù)量可以減少，節(jié)省開支，又可防止不正當(dāng)使用，沒有機會發(fā)生不正當(dāng)使用就可防止費用的浪費。第六條在公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)要盡量簡化聯(lián)絡(luò)用的文書，盡可能利用使用過的紙張反面，或廣告廢紙，不需要考慮對上司的不禮貌；需要裝入信封的文件，可以用外面寄來的舊封套即可；不是特別怕被人看到的文件不需要裝入封套內(nèi)；兩張以上的文件，使用回紋針也是一種浪費，用釘書機釘上或用膠帶貼上就可以，如用回紋針郵寄時，常因曲別針的重量而超重增加郵費的支出。第七條考慮信紙的折疊方式信紙通常都把寫字的一面反折向內(nèi)，是不合理的。收件人的名稱如露在外面在公司內(nèi)就不需用信封，收件人馬上就知道內(nèi)容比較合理。又有折成四折的習(xí)慣，張數(shù)多時折為三折，比較好處理。為了收件人與內(nèi)容一目了然，利用三折方式為宜。第八條收件人名稱要簡化H公司以一個字代表廠長級，吳廠長就用吳代表即可?？崎L級用兩個字，陳科長只用陳科。這種簡制胸前掛牌開始使用時，在公司內(nèi)的往來文件亦用簡稱，這樣制作名牌時也因小而節(jié)省費用。寫文件時吳只寫1個字，有3秒鐘就寫好，如要寫成“深圳廠長吳某先生”要寫8個字，每字用3秒，寫8個字要花24秒，所以文件的收件人名稱要盡量的簡單化。第九條標示事務(wù)用品的價格由公司提供的物品，往往沒有成本觀念，容易造成浪費使用，所以需要把信紙1張多少錢，信封大的多少錢，回紋針1支多少錢等，所有用品全部標示價格。對每種用品的成本要花多少，讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費用的第一步。每月最少在開會時，突然發(fā)出質(zhì)問“某小姐橡皮圈一個是多少錢”讓大家記得物品成本價格。第十條貼出電話費用表為了要讓全部員工對電話費都有成本概念，編制電話費用表貼在電話機前。費用要詳列，市區(qū)每通1次多少錢，長途電話每3分鐘、每10分鐘、每1秒鐘為多少錢，連1秒鐘花多少錢也要有概念。第十一條電話通話定時有一本書“一分鐘經(jīng)理”很暢銷。經(jīng)理指導(dǎo)屬下工作，已達到在1分鐘內(nèi)的時代，電話的通話最長在3分鐘內(nèi)講完。我們1分鐘可說50句話，3分鐘就150句。除了例外，全公司可展開“電話以3分鐘內(nèi)完成”的活動。如指導(dǎo)得當(dāng)，與外面的通話也可以縮短時間。第十二條利用電話自動記錄機電話費用自動記錄機約幾千元就可以購入。為了對每次打電話花多少電話費做到心中有數(shù)，對每臺電話每個月編立預(yù)算遵守費用很有效。幾千元的投資，長遠計算很快就可以回收。許多公司使用自動記錄機后，節(jié)省30％以上的電話費。第十三條長途電話要經(jīng)由總機F公司為了提高成本概念，長途電話都由總機發(fā)出。電話機前放置記錄用紙，填寫通話結(jié)果。這樣可以做筆錄，同時可防止無謂的長途電話使用，也不會打錯電話，在等對方通話時可以再確認聯(lián)絡(luò)內(nèi)容。而直撥電話很方便，掛接長途電話亦很容易，像使用市區(qū)電話的輕易感覺。經(jīng)由總機可防止以上情況，同時也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。第十四條建立電話傳真機系統(tǒng)總、分公司之間的電話費用，在做記錄后，可考慮建立傳真機系統(tǒng)。這不只可節(jié)省電話費用，還可以用作文書聯(lián)絡(luò)之用，消除傳達上的錯誤。用電話如本人不在時，就造成電話費的浪費，用傳真機可以電送就沒有這個情況。與電報機不同的是，用電話傳真機時，不必另請打字員打字，誰都輕易會使用。T公司改用傳真機后，電話費省下約三分之一。第十五條總、分公司之間，聯(lián)絡(luò)制定標準化員工不要用隨意的方法聯(lián)絡(luò)，需要制定標準的方法。方法可分為：普通信件、限時專送、電話傳真、電話等，這些方法，制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司禁止使用總、分公司之間的電話，改用電話傳真機，及活用電腦連線等，而達到節(jié)省費用。時代在進步，頭腦也要轉(zhuǎn)得快，信息的傳達亦要符合時代需要。第十六條用一個字的單位簡化公司內(nèi)的電話當(dāng)在南部打電話回公司聯(lián)絡(luò)時，“喂，林，好”就問候完，通常的方法，“喂，喂，我是林某，您好嗎？”要這么說，這個字數(shù)的差異，前者三字，后者九字，差異很大。前者可節(jié)省時間與電話費，公司內(nèi)的聯(lián)絡(luò)電話可簡略用一個字來傳達。季節(jié)的問候、久未見面互相問候近況都要免除。第十七條打電話要考慮區(qū)域業(yè)務(wù)員為了聯(lián)絡(luò)，從公司打電話與客戶聯(lián)絡(luò)時，要考慮打電話的地點。因為業(yè)務(wù)員程度不一，有時和客戶中的異性一聊，往往忘了費用一秒一秒的增加，公司應(yīng)編制詳細電話費用表給每位業(yè)務(wù)員，這樣的考慮可達到節(jié)省電話費用。第十八條利用5W2H表格為了節(jié)省電話費用，打電話前先做成5W2H的表格，整理后再打電話。這個表格不只是打電話前使用，接聽電話或其他“轉(zhuǎn)言記錄”也要廣為利用。1．WHEN何時2．WHO誰3．WHAT何事4．WHY理由5．WHERE場所6．HOW方法7．HOWMUCH數(shù)量、金額第十九條如對方講話中則改時再打從這邊打的電話，常常會碰到對方在另一線電話中講話。這個時候不要用“我等待”，而問“是不是要些時間”，如果還要一點時間的話，告訴對方“待一會再打來”，先掛斷電話。這樣可以節(jié)省電話費用，同時兩邊的電話機都可以空出來。第二十條要求對方打過來向廠部訂貨的電話盡量避免。讓對方每天固定時間打電話來，這樣可以有計劃的進行工作，同時可以節(jié)省電話費。這個方法也可以利用在其他事情上。當(dāng)然這個方法，依對方的立場，有時候行得通，有時候行不通的。例如：對方與這邊立場相等，碰到對方另有一部電話時可說“很抱歉，講完電話可否給我電話聯(lián)絡(luò)”這樣拜托就可以了。第二十一條禁止電話私用市內(nèi)電話就無所謂，家鄉(xiāng)、朋友等的長途電話，被私人使用是一筆很大的支出。私用電話不但是費用的損失，對周圍的人也會構(gòu)成妨礙工作，所以絕對禁止。工作中原則上，朋友與戀人打來的電話都要禁止。私用電話要休息時間打來，另外一種方法是，在公司內(nèi)裝設(shè)公用電話，供私用，多少也可以增加收入，一舉兩得。第二十二條每1盞燈設(shè)置1個開關(guān)通常在房間的進出口集中設(shè)置開關(guān)。日光燈每1盞設(shè)置1個開關(guān)，可以節(jié)省電費。已經(jīng)有日光燈集中開關(guān)，換成每1燈1開關(guān)的工程費，數(shù)年間就可以節(jié)省回來，對節(jié)省有無觀念，只看是否用1盞燈1個開關(guān)就能判斷。第二十三條桌上放置臺燈在桌上辦事，而光線從天花板照射是一種浪費，在各人桌上放置日光臺燈，可以節(jié)省電費。臺燈要準備20瓦以上為宜。比裝在天花板上的40瓦雙管一盞的日光燈經(jīng)濟得多。白天稍微陰暗時，或室內(nèi)只有一兩個人時天花板上的燈大放光明是非常浪費。第二十四條定期清掃日光燈管日光燈如果不清掃，6個月就減低效率10％～30％。希望盡可能每月都用干布擦試，3個月～6個月用清潔劑清除干凈一次。有的企業(yè)用到日光燈管壽命終了都沒有清掃過，這是沒有節(jié)省觀念。污濁的天花板及墻壁要細心去清掃，要有自發(fā)去清掃的想法。第二十五條窗戶不可放物品在難得的窗戶旁邊放置物品，阻擋光線進入，反而需要照明這就失去了窗的作用。要養(yǎng)成將玻璃常常擦洗的干干凈凈的習(xí)慣。在德國的家庭中玻璃每天都擦得亮晶晶。有人喜歡洗澡，但一提起擦洗玻璃就認為是一件苦差事。第二十六條盡量使用日光燈日光燈的電費是燈泡電費的1／3，所以在公司內(nèi)盡量使用日光燈，同樣的日光燈白色比晨光色的功效強10％。在屋外要用比日光燈高壓的水銀燈，可得到相當(dāng)于燈泡7～8倍效果的照明。第二十七條燈光燈管提早裝換日光燈的換裝要在3000～5000小時左右。日光燈管壽命終了前，盡早換裝。使用到最后會增加電費及失去效率。要計算使用時間較為困難，用到燈管出現(xiàn)黑影圈時訂為換裝時間，每月底定期檢查換裝。第二十八條適合場所的照明度廁所、洗水間、樓梯間，走廊等以150～200度為宜，辦事處用300～500度較為合適，會議室要配合氣候、白天、晚上的需要而裝置照明調(diào)節(jié)器比較合適。度(LUX)的訂算是60瓦燈泡光線離1米處的光度為65度。照明度要用得合適。第二十九條暖氣器具的保養(yǎng)暖氣器具的保養(yǎng)要在使用前進行，是否完全燃燒會造成一個冬天下來燃料費物很大差別。反射式的暖氣用器，每天勤擦試，可提高熱效率，因為熱氣是向上升的，所以要安裝空氣循環(huán)器，也可以考慮在天窗附近安裝電風(fēng)扇。第三十條提前30分關(guān)掉暖氣機使用暖氣機的企業(yè)，下班前要有關(guān)機的習(xí)慣，加班也要在加班下班前30分鐘關(guān)機。依這個方法每年可節(jié)省很大的暖氣費用。第三十一條空調(diào)機裝設(shè)位置要適當(dāng)空調(diào)機盡量裝在日光直射不到的位置，最好裝在朝北的方向。日光直射的窗戶使用濾光裝置，避免日光直射，或利用窗簾遮擋。在外面的空調(diào)機，在日光的照射下會影響效率，上面要裝設(shè)遮陽板以免日光直射。第三十二條空調(diào)機每月清理一次冷卻裝置及空調(diào)機的蓄電座與濾壓器的清除，要有每月清除一次的習(xí)慣。一年都不清除據(jù)說會減少20％的熱效率。空氣中有很多污染物，所以過濾器很容易被污染。由于這些瑣事不被重視，又是污穢的工作，誰都不愿意做，因此會浪費很多電費。第三十三條室內(nèi)冷氣不要開得過冷為了不超過公司內(nèi)規(guī)定的冷度，派負責(zé)人，每1小時檢查溫度。每超過一度就要多花約10％的電費支出。太冷不只造成電費的浪費，也容易罹患冷氣病，且與室外溫度相差太大，會導(dǎo)致體力消耗。依實際情況切實調(diào)節(jié)溫度是很重要的。第三十四條冷凍柜的省電擺設(shè)商品冷凍柜的擺設(shè)如果超過一定的高度時，冷氣會外泄造成電費的浪費，還可能會降低質(zhì)量。冷氣的進出口如被塞住亦是一種浪費，所以每天需由負責(zé)人定時巡查，擺設(shè)柜內(nèi)盡量不要有燈泡燈光、與太陽光的直射。在擺設(shè)柜附近因炊事而有熱源的事也要避免。冷凍柜的冷氣有一部分外泄，可以利用其冷氣作室內(nèi)的冷氣用，可節(jié)省冷氣室的電費25％。零售店的冷凍柜、冷藏設(shè)備的電費實在太大。不深入研究的話，便無利可圖。溫度的調(diào)節(jié)分為，上午、中午、下午3次實行。除霜工作要早一點做好，關(guān)店門后蓋上蓋子以節(jié)省電費，一個晚上可節(jié)省10％。第三十五條多利用樓梯電梯的使用，耗用電力龐大。為了節(jié)省電費，上下三樓的梯應(yīng)禁止使用。也有在一定的時間，采用停掉一部電梯的方法。第三十六條燒開水要有效率煤氣熱水器比煤氣爐多三成至四成的熱效率，所以早上燒開水時，從熱水器取熱水，放在水壺?zé)_后，倒入熱水瓶使用是最經(jīng)濟的方法。燒開水的要訣是，即不要燒多余的開水，要量好使用量再燒。第三十七條煤氣的母火不能忽略煤氣熱水器的母火，一日10小時連續(xù)點火，要浪費約10元。煤氣爐的開水燒開后，很多公司沒有即時把火關(guān)掉，在廚房發(fā)生很大的浪費?，F(xiàn)在已到煮蛋都要計算時間的時代，燒開水是每日都要做的工作，不可隨便，水量、爐火的大小與時間都要有標準化。第三十八條煤氣爐最好的使用方法使用煤氣爐時，把開關(guān)開到最大火是很浪費的，用中火可以節(jié)省10％的燃料。火焰剛好在水壺底部即可，不要讓火焰跑出水壺外。水壺要選平底壺，可提高熱效率。裝水時底部不可弄濕，濕了要多花2％的煤氣。第三十九條規(guī)定熱水的溫度熱水器的溫度，因使用的人不同，而沒有一定的標準，用于打掃與洗碗杯時，50℃為適中，飲水用時調(diào)到最高溫，待到水管燒開后，再倒入熱水瓶使用。最好在熱水器旁邊貼出紙條：“打掃與洗碗用50℃溫水”。第四十條水龍頭要關(guān)緊自來水漏水的損失很大。例如，像線絲的漏水，流了24小時就足夠洗澡用水的分量。滴滴程度下的水24小時下來亦有3桶的水。這只是一天就無妨，但一年積下來的損失就很大。在水龍頭上面墻壁貼出“像線絲漏水下來可作洗澡用水。滴滴水漏是三桶水的損失”的標語。第四十一條廁所的水費亦要節(jié)省女性進廁所為了不要讓人聽到發(fā)出的聲音，小解也要把水打開使用，以節(jié)省費用的觀點，這是一種浪費，有的公司利用水流的聲音裝置使用來解決問題。洗車時用水管直接沖洗亦是一種水的浪費。準備水桶先洗掉污泥，再用小量的水清洗就夠用。第四十二條建造節(jié)省能源的建筑物以后建造房屋，或改造時要建成省能源的構(gòu)造。墻壁及天花板要使用隔熱材料。地板用地毯，窗戶用雙重玻璃，而且外側(cè)要用不透明玻璃。窗戶要用落地窗簾等等多加考慮，暖氣房有可能節(jié)省60%的燃料費。冷氣房亦可以節(jié)省35％的電費，數(shù)字實在可觀。第四十三條對紙張流程有無浪費作一總檢查事務(wù)的工作和紙張有很大的關(guān)聯(lián)，紙的數(shù)量增加會導(dǎo)致全體的工作增加，因此公司內(nèi)部最好檢查看看紙張的流程。(一)是否有已不再使用賬簿類。(二)能否減少報告書類，例如把日報變成周報，把周報變成旬報，把旬報變成月報。(三)能否減少分類和項目。處理賬務(wù)工作的人所做的賬務(wù)傳票類，既復(fù)雜又難以了解，做的人麻煩，看的人也費神，所以賬簿如果不能井然有序，就不具有任何意義。(四)能否減少賬票類的張數(shù)。盡可能依據(jù)簡化的內(nèi)容減少張數(shù)，即使是一張也好。(五)能否減少手寫的工作。字丑的人所寫的字，除了自己滿足之外，是相當(dāng)累人的，可以說是事倍功半，且即使寫字漂亮的人慢慢地寫的話，成本也要增加。所以，若手寫是必要的話，要請字寫得漂亮的、寫得又快的人寫。或許現(xiàn)在應(yīng)是以文書處理極有效率地工作的時代。(六)是否不問內(nèi)容，只是蓋章了事。內(nèi)部牽制制度雖有必要，但是不問內(nèi)容，只是蓋章又會形成別的問題。與其抱著“大家的責(zé)任到頭來是誰也沒有責(zé)任”，不如以認真地審查、負責(zé)地蓋章來得重要。(七)能否減少轉(zhuǎn)記的工作。轉(zhuǎn)記多的工作以其時間成本來看是虧損的，而且又可能轉(zhuǎn)記錯誤，其中最具代表性是賬簿式會計，雖然努力規(guī)規(guī)矩矩記賬是值得欣賞的，遺憾的是它已經(jīng)落伍了。若現(xiàn)在尚且拘泥于賬簿式會計是很不經(jīng)濟的。(八)是否無端的謄稿。即使是一封信，從寫草稿到慢慢地謄稿就需要浪費不少的時間和紙張，而現(xiàn)在這個時代處理文件以文書處理是無須擬草稿的，而且能獲得更好的效果。(九)能否減少散發(fā)資料的份數(shù)，出席的人數(shù)尚未確定就大量的影印資料，這樣做是很沒有成本觀念的。(十)資料能否立即取出。例如在H不動產(chǎn)公司，在晚間突然熄燈而命令職員帶××資料集合，職員們就需在黑暗中用手摸索找出資料，并于三分鐘內(nèi)在會議室集合。我們不管這種訓(xùn)練有無必要。但是必要的資料無法迅速地取出是個很大的問題。第四十四條適當(dāng)?shù)挠嗁徲∷⑵纷屑毜卣{(diào)查公司過去印刷品的訂購及使用張數(shù)，而后注意適當(dāng)?shù)挠嗁彙ｋm然整批訂購較為便宜，但是要在好幾年才能用完的情況下，可就不知道那一邊更為便宜了。最好把消耗品及商品庫存一年要增加公司30％成本的事牢記在心。因此若庫存兩年，就像增加購入價格的60％的成本一樣，所以當(dāng)印刷品使用張數(shù)較小時，用復(fù)印品會比較好，雖然想使用它好幾年，然而在現(xiàn)在日新月異的世界里，經(jīng)營構(gòu)架不斷地推陳出新，以符合時代潮流，這些印刷品有時也就顯得有些不符合實際。第四十五條復(fù)印時動些腦筋大多數(shù)的復(fù)印機依其租用契約，每一張的復(fù)印均有其成本，而公司內(nèi)部經(jīng)常不注意這個問題，若了解這種情況，A4的資料就不要全用A3的紙影印，可僅僅影印一張A4的，其余的兩張合起來用A3的影印，之后用截紙機截斷，就能降低成本。租用契約也依每家公司或許有些不同，但是用A3的印20張與用A4的相互比較應(yīng)可省下一半的復(fù)印次數(shù)及費用。第四十六條兩面復(fù)印用復(fù)印機復(fù)印時盡可能復(fù)印雙面，這樣做會降低紙張的費用，且在郵寄時，郵票及信封費用也會降低，并且將這些復(fù)印件歸檔時，檔案用紙也會減少。使用單面的話，數(shù)量會相當(dāng)?shù)凝嫶蟆５谒氖邨l讓復(fù)印機定時休息有許多的企業(yè)將復(fù)印機電源一打開就放置不管，且又并非一整天都在使用。特別是午休時間幾乎不使用，因此休息時要將機器關(guān)掉，而使用頻率小的企業(yè)，最好決定某時間才使用復(fù)印機比較好。復(fù)印機電源一打開就放置不管，經(jīng)常要浪費掉3瓦左右的電力。第四十八條統(tǒng)一紙張的大小使用復(fù)印機時不經(jīng)思索就用大號的紙張印的人是神經(jīng)遲鈍的，因為電子復(fù)印機械性能提高之后，復(fù)印時具有放大、縮小的功能。我們雖可依資料的內(nèi)容不同而調(diào)整影印紙張的大小，然而各部門最好仍依其使用紙類盡可能進行標準化。如果不這樣的話，將影響其文書及檔案的整理。第四十九條廢棄的紙不要丟入垃圾箱重要的文書以碎紙機裁碎后，可以做為填充料或是賣給收破爛的回收。一向為人所困擾的紙類及報紙，最好也匯集起來當(dāng)做廢品回收。但是在許多的企業(yè)里，多數(shù)將這些丟入垃圾箱，而寫壞的紙張通常撕掉或揉起一團丟掉，但是最好把它當(dāng)做便條紙、稿紙等再充分利用。第五十條在文書上加上分類號碼在文書整理保存上，最好分門別類予以編號。分為“大分類”、“中分類”“小分類”三個等級似乎比較好。大分類是以各部門為主，中分類如果以營業(yè)部門為例的話，就是“采購”、“庫存”、“銷售”等等，小分類就是“售貨員別、月別銷售績產(chǎn)表”、“地區(qū)別績效表”、“顧客別績效表”等等。第五十一條確實規(guī)定文書保存期限超過保存期限的文書，不但占據(jù)了公司的文書柜，而且也妨礙了其他文書取放。因此，最好以1年為期，預(yù)先決定日期實施文書汰換工作。對于文書的保存期限，可參考以下所列舉的文書保存表。有的公司把文書隨便塞入紙箱內(nèi)，收存取閱非常不便，而所需的資料無法立即找出，也無法分析資料，最重要的是為了取得所要的資料，而花費的翻箱倒柜的功夫，也是要算成本的??！文書保存表(一)永久保存：有關(guān)儀式，典禮的重要文件建筑物的新建、改建及增建的文件有關(guān)土地取得及處分的重要文件有關(guān)建筑物取得及處分的重要文件(二)保存10年：有關(guān)股份名義重寫的文件有關(guān)新股票的發(fā)行及股票廢除的文件有關(guān)繳納股款的文件有關(guān)加薪、資金及主管津貼的文件有關(guān)工資籌措及運用的文件有關(guān)年度及每月的決算文件有關(guān)賬目的決算紀錄及整理的重要文件(總決算表，現(xiàn)金收支表)有關(guān)賬目傳票的紀錄有關(guān)收入、支出的原始憑證有關(guān)賬產(chǎn)的評估及折舊的文件有關(guān)地方稅的文件