視頻會議系統(tǒng)管理辦法

附件：中交XXX工程局有限公司視頻會議系統(tǒng)管理方法為規(guī)范中交XXX工程局有限公司（下列簡稱公司）視頻會議系統(tǒng)的管理，確保公司視頻會議系統(tǒng)的正常運行，特制訂本方法。本方法合用于公司總部及公司所屬各單位使用公司視頻會議系統(tǒng)的管理。公司視頻會議系統(tǒng)是指公司總部——公司所屬各單位——工程項目部（專業(yè)分公司）之間互聯(lián)互通的視頻即時通訊平臺。視頻會議采用兩種方式租用外部視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器；使用自建視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器。公司以租用外部視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器為主，使用自建視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器為輔。使用會議系統(tǒng)的單位涉及公司總部（部門）、公司所屬各單位。視頻會議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)省、便利辦公的有效方式，各單位應(yīng)主動運用視頻會議系統(tǒng)召開會議、組織講座和培訓(xùn)等，充足發(fā)揮其效能。公司辦公室是公司視頻會議系統(tǒng)的管理部門，公司公司發(fā)展部信息中心為公司視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門。公司所屬各單位應(yīng)明確視頻會議系統(tǒng)的具體管理部門及其職責(zé)，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。各單位的每個部門都必須要有2名以上的人員（下列稱視頻會議系統(tǒng)協(xié)助員）能夠純熟使用視頻會議系統(tǒng)，并能夠進行簡樸的故障排除。視頻會議的日常操作及保養(yǎng)按照《視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范》(附件1)的規(guī)定進行。會議發(fā)起單位申請使用公司總部視頻會議系統(tǒng)須經(jīng)公司辦公室同意，按下列程序辦理。會議發(fā)起單位（部門）提前2個以上工作日在協(xié)同辦公平臺的會議管理申請會議室。視頻會議的聯(lián)調(diào)工作，重要涉及音頻、視頻和幻燈片準備等，由召開會議的單位（部門）負責(zé)，信息化管理部門提供必要的協(xié)助；除了總部發(fā)起的會議外，各單位使用公司自建視頻會議系統(tǒng)，應(yīng)提前申請，以免沖突；緊急狀況下，會議發(fā)起單位可先將視頻會議有關(guān)信息告知公司辦公室和信息中心，并在會后補辦有關(guān)手續(xù)。會議期間故障解決如分會場視頻會議終端出現(xiàn)故障，分會場系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快予以排除，并避免影響會議的正常進行。系統(tǒng)管理員應(yīng)具體統(tǒng)計故障解決狀況；如租用的視頻會議系統(tǒng)出現(xiàn)故障，主會場系統(tǒng)管理員應(yīng)及時告知各分會場系統(tǒng)管理員改用公司自建視頻會議系統(tǒng)。會議發(fā)起單位召開視頻會議前，必須在協(xié)同平臺的會議管理中發(fā)出視頻會議告知，明確會議時間、地點、參會人員、聯(lián)調(diào)時間、會議議程和會議規(guī)定等內(nèi)容，并提前告知信息化管理部門。會議發(fā)起單位如有電子報告材料演示，必須在會議前做優(yōu)化解決，并使用視頻會議系統(tǒng)進行測試；在會議開始前十分鐘自行將材料上載到視頻服務(wù)器，以防視頻會議系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定現(xiàn)象，影響會議正常進行。電子報告材料內(nèi)容規(guī)定格式簡潔，嚴禁使用與會議無關(guān)的圖片、視頻和語音資料，詳見《視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范》（附件1）。會前準備主會場系統(tǒng)管理員應(yīng)在各分會場開始準備前檢查和調(diào)節(jié)會議室燈光、音響狀態(tài)，進入值機狀態(tài)；視頻會議開始前，會議主辦及承接單位必須派人到主會場做好會務(wù)安排和協(xié)調(diào)工作，并全程參加聯(lián)調(diào)工作；各參會單位在接到會議告知后，應(yīng)根據(jù)會議告知中的聯(lián)調(diào)時間安排及有關(guān)規(guī)定，準時參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時，各分會場系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)逐項檢查系統(tǒng)狀況與否符合會議規(guī)定。調(diào)試正常后不得變化視頻會議系統(tǒng)終端狀態(tài)；會議開始前一小時，各分會場的視頻會議系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)達成工作崗位開始值機。主會場系統(tǒng)協(xié)助員出示《視頻會議現(xiàn)場導(dǎo)播表》（附件2），并進行會議試運行。若會前10分鐘仍無法正常參加會議的分會場不得在公共會議室調(diào)試，須改用公司“自建視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器”為各單位設(shè)立的虛擬會議室自行調(diào)試；如召開緊急會議，各參會單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到告知后立刻達成主（分）會場現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，確保系統(tǒng)盡快進入正常運行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立刻開始值機。會議期間各參會單位應(yīng)在會場的明顯位置設(shè)立本單位的名稱標牌，重要會議還應(yīng)在會場懸掛會標；各單位應(yīng)確保會議期間會議室的燈光、音響狀況良好；系統(tǒng)管理員應(yīng)堅守崗位，確保電話聯(lián)系暢通，隨叫隨應(yīng)；視頻會議系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)根據(jù)會議需要，及時切換會場畫面，隨時關(guān)注攝像頭位置，避免偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息；除視頻會議操作人員之外，無關(guān)人員一律不得進入設(shè)備操作區(qū),不得操作與視頻會議有關(guān)的設(shè)備；各分會場不講話時，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；參會人員應(yīng)避免隨意走動。會議結(jié)束后，待主會場退出視頻會議系統(tǒng)后，各分會場方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員應(yīng)及時填寫《視頻會議效果統(tǒng)計表》（附件3），并報公司公司發(fā)展部信息中心。會議的文檔、錄音、錄像資料應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案規(guī)定妥善保存和解決，未經(jīng)會議、培訓(xùn)主辦部門領(lǐng)導(dǎo)同意，不得對外公布有關(guān)信息。各單位系統(tǒng)管理員應(yīng)定時對其視頻會議系統(tǒng)進行自檢，確保其正常穩(wěn)定運行，同時做好對系統(tǒng)協(xié)助員的培訓(xùn)和服務(wù)工作。公司總部系統(tǒng)管理員應(yīng)對自建視頻會議服務(wù)器定時升級修補系統(tǒng)漏洞，定時查殺病毒，確保服務(wù)器正常運行。各單位應(yīng)明確視頻會議系統(tǒng)管理員，同時在視頻會議室設(shè)立值班電話。視頻會議系統(tǒng)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的姓名及聯(lián)系方式（涉及辦公電話、移動電話、電子郵箱及視頻會議室電話）如發(fā)生變更，應(yīng)及時告知上級信息化主管部門。本方法由公司公司發(fā)展部負責(zé)解釋，各單位應(yīng)結(jié)合實際，參考本方法制訂本單位視頻會議管理方法。本方法自公布之日起施行。附件1：中交XXX工程局有限公司視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范準備工作會前24小時檢查網(wǎng)絡(luò)，保持內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定暢通。根據(jù)深圳視高視頻會議系統(tǒng)的規(guī)定，視頻終端對本地區(qū)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商機房ping值不得不不大于10ms，持續(xù)ping值20次不得中斷。每100顧客10M網(wǎng)絡(luò)帶寬tcp總數(shù)不得不不大于1000，udp總數(shù)不得不不大于300。每顧客tcp數(shù)不得不不大于15，udp數(shù)不得不不大于5。不能達成上述規(guī)定的建議使用視頻會議專用網(wǎng)絡(luò)，專網(wǎng)專用，分會場最少2M帶寬，主會場最少4M帶寬。會前24小時內(nèi)必須升級殺毒軟件，并全盤殺毒；修復(fù)系統(tǒng)漏洞，去除全部惡評插件及其它無用插件，清理系統(tǒng)垃圾，清理使用痕跡。禁用殺毒軟件、視頻會議系統(tǒng)和輸入法以外的全部開機啟動項。（規(guī)定必須安裝正版殺毒軟件）；各單位在召開視頻會議前1天，自行進入指定“虛擬會議室”（下簡稱會議室）進行測試；會前30分鐘，各分會場需進入指定會議室進行會前的聯(lián)調(diào)測試；視頻會議系統(tǒng)調(diào)試完畢后，規(guī)定保持設(shè)立；幻燈片制作規(guī)定統(tǒng)一格式，可參考使用基本模版；內(nèi)容精練，段落清晰，小標題能反映主題，能明示重點；有效運用當(dāng)代化數(shù)理統(tǒng)計工具，充足用數(shù)據(jù)、圖表等反映管理工作、項目實施的過程、問題及成果；插入的圖片要與主題內(nèi)容相符，嚴禁設(shè)立動畫效果；幻燈片電子文檔控制在1兆以內(nèi)。主會場管理主屏幕顯示幻燈片、主持人和無幻燈資料的公司總部講話人；次屏幕顯示公司所屬各單位分會場及所屬各單位講話人；會議采用“集中管理模式”，方便有效地控制會議的進程；會議由主會場主持人根據(jù)會議議程提示會議協(xié)助員進行控制操作；會議室管理員可對分會場指定講話人講話（設(shè)立主席）和取消講話（取消主席）；視頻區(qū)設(shè)定顯示9分頻圖像或16分頻圖像，不要同時顯示25分頻及以上圖像。分會場管理與會人員集中前排就座，領(lǐng)導(dǎo)班子組員集中于中間位置，攝像效果盡量覆蓋整體會場，并隨著會議議程突出中心位置或講話人；會場應(yīng)安裝兩個攝像頭，設(shè)立兩個視頻終端，分別顯示幻燈片和講話人；會議期間嚴禁隨意關(guān)閉和移動攝像頭；為了確保主會場和講話分會場的音頻、視頻質(zhì)量，減輕視頻會議服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的負荷，規(guī)定只保存主會場和講話分會場的視頻圖像（本地圖像已在窗口左下方顯示），關(guān)閉其它旁聽分會場視頻圖像；講話方分會場主持人應(yīng)根據(jù)本方講話人的方位提示操作人員調(diào)節(jié)攝像頭方向，方便其它會場觀看；講話完畢，講話分會場應(yīng)告知主會場主持人，方便控制會議進程；旁聽會議的分會場操作人員根據(jù)講話方的變更，即時關(guān)閉講話完畢的分會場視頻圖像，并切換顯示即將講話分會場的視頻圖像；各分會場在通過主會場同意的前提下，能夠“錄制會議”，未經(jīng)同意不得錄制會議。會議期間管理各分會場系統(tǒng)管理員應(yīng)堅守崗位，確保電話聯(lián)系暢通，隨叫隨應(yīng)；各分會場應(yīng)在會場的明顯位置設(shè)立本單位的名稱標牌，重要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)立桌簽；重要會議還應(yīng)在會場懸掛會標；在會議進行過程中，為避免互相影響，嚴禁分會場顯示與現(xiàn)在講話無關(guān)的其它旁聽會場視頻圖像；講話人在講話時，應(yīng)保持身體、話筒和語音的穩(wěn)定，不講話時，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；“文字交流區(qū)”不得公布與會議無關(guān)的信息；不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息，避免使用遠端攝像頭控制；各會場應(yīng)避免人員的頻繁走動，參會人員應(yīng)正對攝像頭，保持坐姿端正，關(guān)閉手機或置于震動狀態(tài)。日常保養(yǎng)嚴禁帶電插拔任何連接線、帶電清潔和維護設(shè)備；嚴禁用手轉(zhuǎn)動攝像頭，嚴禁震動和擠壓設(shè)備，特別是攝像頭；設(shè)備應(yīng)放置在固定位置，盡量避免移動和插拔連接線；嚴禁隨意更改設(shè)備的系統(tǒng)設(shè)立；攝像頭使用完畢應(yīng)注意防塵；設(shè)備電源應(yīng)有接地端；視頻終端、攝像頭、主機、話筒、分頻器等要專用，并由專人管理。注意更換無線話筒、遙控器電池，長久不用則應(yīng)取出電池。附件2:中交XXX工程局有限公司視頻會議現(xiàn)場導(dǎo)播表階段時間會議流程主會場設(shè)備規(guī)定分會場設(shè)備規(guī)定備注1會前l(fā)小時2會前10分鐘至?xí)h開始3會議期間會議進行同上同上主持人畫面按次序的講話人名單是/否錄音錄像備注注：1：第2、3階段主辦單位視頻會議協(xié)助人員不得私自離開會議設(shè)備間。2：會議