公司文書管理制度（匯編）

辦公用品領用規(guī)定第一條公司各部門所需的辦公用，由辦公室統(tǒng)一購置，各部門按實際需要領用。第二條各部門專用的表格，由各部門制度格式，由辦公室統(tǒng)一訂制。第三條辦公室用品用能用于辦公，不得移作他用或私用。第四條所有員工對辦公用呂必須愛護，勤儉節(jié)約，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用。第五條購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由辦公室主任審批，購置大宗、高級辦公用品，必須按財務管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后始得購置。發(fā)文程序與要求發(fā)文程序規(guī)定：1.各單位需要發(fā)文，應事先分別黨委、廠部提出申請；2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；3.草擬文稿必須從全廠角度出，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4.文稿擬就后，擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印制分數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5.兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內(nèi)容，質(zhì)量負責)；7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新謄寫清楚；8.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨委，廠部領導審定批準簽發(fā)；10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打印室打印；11.文件打印清樣，應由擬稿人校對。校對人員應在發(fā)文稿上簽名；12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。公文處理實施細則□總則第一條為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細則。第二條各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。第三條各單位應發(fā)揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第四條公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。第五條各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保國家機密?！豕姆N類第六條公文種類主要有：(一)請示請上級指示和批準，用"請示"。(二)報告向上級機關匯報工作，反映情況，用"報告"。(三)指示對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用"指示"。(四)布告、公告、通告對公眾公布應當遵守或周知的事項，用"布告"。向國內(nèi)外宣布重大事件，"用公告"。在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件，用"通告"。(五)批復答復請示事項，用"批復"。(六)通知傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用"通知"。(七)通報表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用"通報"。(八)決定、決議對某些問題或者重大行動作出安排，用"決定"。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用"決議"。(九)函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用"函"。(十)會議紀要傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用"會議紀要"。□公文格式第七條公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。(一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。(二)向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。(三)發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。(五)公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。(六)收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。第八條公文紙一般用16開，在左側裝訂。"通告"等用紙大小，根據(jù)實際需要確定行文關系。第九條對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發(fā)文。第十條對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。第十一條內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。第十二條各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。第十三條向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領導者個人(除領導直接交辦外)；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第十四條按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。第十五條發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。□公文處理程序第十六條收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。(一)上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。(二)承辦人應根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。(三)凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關部門閱辦。各單位收到急件時，應在3天內(nèi)答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應辦理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。(四)加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。(五)領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。第十七條發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。(一)草擬公文的要求：1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。2.情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。3.引用的公文要寫明發(fā)文機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。5.數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第三層為"1"，第四為"(1)"。7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。(二)公文審核。公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發(fā)文的，由董事會和分管領導審核。審核的重點：1.是否需要行文。2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。4.處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。5.文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。(三)公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會、社團的一般性文件，由分管領導簽發(fā)，重要文件，由最高行政領導簽發(fā)。(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。(六)公文簽發(fā)后，由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明"此頁無正文"字樣。(七)公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。第十八條公文辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件?！跷募墓芾淼谑艞l各單位要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。第二十條各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員核對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。第二十一條沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。本細則從××××年××月××日起施行，過去有關公文處理的規(guī)定與本細則不一致的，以本細則為準。公文管理規(guī)定第一條本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。第二條本公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。1.各部室、各單位及各有關人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。2.公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。第三條文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領導根據(jù)文件內(nèi)容確定。第四條公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(fā)(公司領導)打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第五條公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。第六條草擬公文應注意以下事項：(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。(二)反映情況要客觀，實事求是。(三)文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規(guī)范。(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準確。第七條各級領導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，三天內(nèi)批復。第八條各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第九條公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領導簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領導指示的，還應附批復件。第十條收文由總裁辦公室統(tǒng)一負責?？偛棉k收文后，應先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關領導閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。第十一條所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號：(一)以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號；(二)公司黨總支發(fā)文，用××黨字(××年)××號；(三)以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號；(四)公司監(jiān)事會發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號；(五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號；(六)董事局委員會發(fā)文，用××董×字(××年××號；(七)董事局委員會所屬機構發(fā)文，用××董××字(××年)××號；(八)其他管理部門的發(fā)文，用×××字(××年)××號。第十三條董事會機構及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。第十四條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度第一條全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責收發(fā)。第二條外發(fā)函、電要求1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應于每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，分別填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。2.每天下午××點以前，廠收發(fā)室應將當月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。第三條外來郵件管理1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當面簽收。3.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)。4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個人自取。5.不論公私郵件收發(fā)室應隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應隨即到收發(fā)室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負責。第四條報刊訂購(1)訂購時間：上半年下半年(2)訂購手續(xù):不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發(fā)清單，詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領導。2.報刊收發(fā)(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應及時登記并要求補缺退余。(2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應及時分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為××小時，任何人不得進入收發(fā)室。(3)每天分發(fā)到各單位信報箱的報刊應隨附分發(fā)清單。(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電、領取時，要對照分發(fā)清單點檢實簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應當面向收發(fā)員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發(fā)無差錯。第五條收發(fā)員應堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應有人值班，休星期日應采取換休形式。第六條收發(fā)室內(nèi)外應經(jīng)常保持整齊清潔。第七條收發(fā)室由××部門負責管理，其工作質(zhì)量由××部門進行檢查、考核、并承擔責任與收發(fā)。企業(yè)打字、油印工作制度第一條凡以廠部或黨委名義上報下發(fā)的文件、報表工作計劃、總結、請示、報告、簡報、紀要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領導批準翻印的文件、材料均屬打印范圍。第二條由歸口部門負責擬訂、編寫的帶有全局性指導意義的全廠性的月(季)生產(chǎn)、工作計劃和一個時期全廠性的工作安排以及重要專題會議的紀要等，也應安排打印。第三條不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全廠性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術資料和便函都不屬打印的范圍。凡需打印的文件、資料慶將其底稿首頁附上“發(fā)文單”經(jīng)主管部門負責人審查同意并經(jīng)××審核修改、統(tǒng)一編號，有關部門會簽，分管廠領導簽發(fā)，方能交付打印。第五條打字員接稿后，應認真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是滯符合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不全，書不符合要求的文件，打字員有權拒絕打印。第六條打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并根據(jù)廠安排的輕重緩急次序，進行打字。打字時要做到快速、準確、排版合理美觀、用力均勻。第七條打字員要嚴格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關人員不得進入打字室、油印室。第八條打字員要愛護打字、油印設備和物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)和物品領用登記費用統(tǒng)計工作。第九條文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對。校對者校完后慶在原稿上簽字，以示負責。第十條凡是以黨委、廠部名義上報下發(fā)的文件材料(見第一條范圍)分別由兩辦或擬稿人負責校對，由廠辦打字室負責油印、裝訂，達到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由兩辦機要員上報下發(fā)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計劃安排，專題會議紀要，由歸口部門負責校對，油印、發(fā)送。第十一條兩辦秘書對文件的差錯情況，要進行登記考核。第十二條油印文件要嚴格按照審批份數(shù)印刷，油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，油印底板和廢頁、余頁應及時銷毀。企業(yè)印、信管理制度第一條全廠的公章、介紹信制發(fā)、公章檔案的建立分別由××、××負責。第二條廠黨委和黨辦公章介紹信由××負責管理，廠行政和廠辦公章、廠長名章、介紹信由××負責管理，印信管理人員應對印、信使用的正確性負責。第三條凡以廠黨委或廠行政名義上報的各類文件、資料需要蓋章，必須由廠長、黨委書記或廠領導在發(fā)放單上簽字或當面指示，機要秘書方能同意使用公章，并應留下底稿和兩份印好的以備存檔和借閱。第四條發(fā)給各部門的印章及業(yè)務專用章，由各單位負責人和專職業(yè)務管理，應分別對所管印章使用的嚴肅性、正確性負責。第五條公章的銷毀，必須經(jīng)××××批準，有兩人以上監(jiān)銷并做好登記。第六條各部門出差人員需開具介紹信，必須按出差管理的有關規(guī)定分別由部門負責人或主管領導簽字。印信管理人員在蓋章前，必須認真審核用信用章手續(xù)是否完備。若手續(xù)不全，用印、用信領導批準不符或與政策相違背，印信管理人員有權拒絕辦理。第七條嚴禁開具空白介紹信。用便函開出的證明必須一式兩份經(jīng)備存查。第八條印信應嚴加保管，如有失職、差錯、丟失或違章亂用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，需追查有關人員的責任并按章懲處。文件的借閱和清退第一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須經(jīng)兩辦主任同意后方可借閱。第二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。第三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清。)如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。第四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。文件的立卷與歸檔第一條文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負責歸檔；a.上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；b.黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報告等；c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報，會議記錄等；e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；f.參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等；g.上級機關領導電來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;I.工廠日志和大事記；j.工廠向上級批復的文件及上報的有關材料；2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。第二條產(chǎn)卷要求：1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完。六月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。文件的銷毀第一條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩相要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。第二條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。文件收發(fā)規(guī)