行政工作操作手冊

行政部工作操作手冊行政部門的重要工作內(nèi)容:執(zhí)行辦公室設(shè)備，日常公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)。辦公用品的集中采購登記及分發(fā)。執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理。解決各項(xiàng)費(fèi)用的繳納及報(bào)銷。執(zhí)行后勤保障及衛(wèi)生整潔的維護(hù)。執(zhí)行公司車輛管理。公司安全管理及安全意識普及。執(zhí)行宿舍的衛(wèi)生及安全檢查工作。執(zhí)行上級交辦及其它緊急事務(wù)。具體工作流一，辦公室設(shè)備及公共設(shè)施1.1辦公室的設(shè)備檢查登記：辦公室設(shè)備（傳真機(jī)，飲水機(jī)，電扇等）做好登記，維護(hù)，保養(yǎng)工作，對慣用設(shè)備進(jìn)行日常的檢測，。方便確保正常的工作運(yùn)作。公共設(shè)施的（門窗，欄桿，天花，電燈等）要常檢常修。若發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備及公共設(shè)施損壞或存在安全隱患，及時上報(bào)并做好警示標(biāo)志。1.2維護(hù)及更換：若辦公設(shè)備需要檢修和更換，需讓使用部門在oa上寫維修申請，維修和更換先由電工進(jìn)行核算及操作，若電工無法維修及更換的，再視具體狀況解決。1.3涉及到公共設(shè)施大面積安全隱患的，需及時聯(lián)系物業(yè)進(jìn)行溝通協(xié)商解決。在涉及安全隱患的地方設(shè)立安全警示標(biāo)志。二，辦公用品采購管理1.1辦公用品采購每月第一周集中登記各部門所需的辦公用品，以oa上的流程為準(zhǔn)，并核對單價。統(tǒng)計(jì)完畢，提交辦公用品采購審批。審批流程走完，及時讓供應(yīng)商送貨。貨到驗(yàn)收登記，核對訂單。并及時告知各部門及時簽字領(lǐng)取。保存好送貨單和收據(jù)，及時做好付款。1.2員工所需辦公用品若供應(yīng)商無貨，采用網(wǎng)購或其它方式購置，金額較大的及時申請借款，超出預(yù)算較大的，需及時上報(bào)解決。三，固定資產(chǎn)管理及低值易耗品管理1.1固定資產(chǎn)登記對固定資產(chǎn)盤點(diǎn)登記，登記信息涉及不限于物品名稱，規(guī)格，大小，顏色，購置日期，價格，這就方式，使用狀態(tài)，使用部門，負(fù)責(zé)人等，登記入冊。1.2固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移調(diào)撥、報(bào)廢、新購固定資產(chǎn)的調(diào)撥：接受到固定資產(chǎn)申請的oa流程，流程上需有物品具體的調(diào)撥信息，調(diào)入調(diào)出部門，時間，接受人，負(fù)責(zé)人。并告知調(diào)出部門及時發(fā)貨。調(diào)出部門需檢查物品與否有損壞，能否正常工作。需物流第三方托運(yùn)的，物品在包裝前后需拍照留存，并將物流運(yùn)單號及時告知接受人。對于報(bào)廢的固定資產(chǎn)，需登記入冊，并寫明報(bào)廢因素，申請人寫明物品的信息，解決日期，解決方式，若變賣需寫明變賣金額，并對物品拍照留存。需要重新購置的，首先查詢倉庫有無存貨，其它部門有無閑置。并要做好價格查詢，在市場上進(jìn)行比價。確認(rèn)無誤后登記入冊。入冊的信息寫明，購置金額，商家地址，電話，物品的名稱，規(guī)格，保修期限。同樣拍照留存。2.1低值易耗品低值易耗品，需有節(jié)省及環(huán)保意識，能不使用一次性用品的盡量不使用，能循環(huán)運(yùn)用的果斷不浪費(fèi)。列（水杯，垃圾袋，一次性手套等）。每月末檢查庫存，及時提前購置，避免日慣用品缺失影響正常的工作。有大型組織活動可申請?jiān)隽抠徶?。四，費(fèi)用繳納及報(bào)銷。1.1費(fèi)用繳納每月月初需要付款的項(xiàng)目有：1.1.1東莞電信費(fèi)用的繳納，需與客戶經(jīng)理核對電信費(fèi)用，核對閑置號碼及將要到期的號碼，核對無誤讓其打印賬單蓋章后掃描或拍照傳給我方。按照單上的話費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)各部門消費(fèi)的金額。將與東莞電信訂立的合同一起附在付款申請的oa上，紙質(zhì)單與oa流程同時操作。（每月6日出上個月的賬單。15號之前打款。）備注：深圳和東莞電信的賬單出來后做好員工個人費(fèi)用的核算扣費(fèi)，對話費(fèi)補(bǔ)貼的員工做好登記解決。1.1.2辦公室租耗費(fèi)用，每月收到供應(yīng)商的收據(jù)之后，寫付款申請，收據(jù)和合同需要掃描，附在oa流程上,紙質(zhì)和oa同時。（每月付上個月的款，1500元）。1.1.3坂田辦公室飲水費(fèi)：每月收到供應(yīng)商的收據(jù)，核對上面的數(shù)量與否與登記的符合。核對無誤后，收據(jù)和訂立的合同需掃描附在oa上。紙質(zhì)與oa同時（每月付上個月的款）1.1.4坂田辦公室租金及水電費(fèi)：每月從物業(yè)管理處拿發(fā)票和賬單，核對發(fā)票上的金額與否與合同的相符。核對無誤后，發(fā)票和訂立的合同需掃描附在oa上。紙質(zhì)與oa同時（租金每月付本月的款，水電費(fèi)是付前個月份款）1.1.5坂田宿舍租金及水電費(fèi)：每月從物業(yè)管理處拿賬單，核對房間的數(shù)目以及水電抄表數(shù)字，核對無誤后寫付款申請，賬單和訂立的合同需掃描附在oa上。紙質(zhì)單與oa同時。同時做好各宿舍水電費(fèi)分擔(dān)的登記，以備后續(xù)補(bǔ)扣的工作留底。（租金付本月的款，水電費(fèi)付上個月的款）1.1.6橫崗宿舍管理費(fèi)及水電費(fèi)：橫崗宿舍管理費(fèi)（每月付元），在oa附上合同及補(bǔ)充合同，尚有收款人的身份證及賬號信息。電費(fèi)在收到收據(jù)的狀況下申請，普通都同時寫付款申請。紙質(zhì)和oa同時。（管理費(fèi)付本月的款，電費(fèi)付上個月的款）。水費(fèi)需自行到村委繳納，付款收拿發(fā)票回公司沖賬。1.1.7加油卡充值：每月查詢公司油卡的余額統(tǒng)計(jì)，物流的兩部車輛(粵BN062N粵BK6108)每月所需金額3000元左右。董事長跑車（粵B833N）每月保持元以上的余額。董事長商務(wù)車（粵BS2E80）每月保持1500元以上的余額。行政部兩輛商務(wù)車（粵SG246Q粵BS0C17）每月保持1000元左右即可，行政部中巴（粵SA4427）每月保持1000元左右，每月根據(jù)余額向財(cái)務(wù)申請借款充值，然后拿發(fā)票報(bào)銷沖賬。借款人需本人OA提申請。若有重大活動需車輛使用較頻繁的，能夠提前申請借款充值。以確保車輛正常的工作。2.1費(fèi)用報(bào)銷：辦公用品費(fèi)用報(bào)銷需附上辦公用品申請流程和辦公用品采購審批流程，附上收據(jù)或者發(fā)票，其它物品報(bào)銷需要辦公用品采購審批流程（快遞文獻(xiàn)費(fèi)用除外），走非商品非入庫的流程。填寫好報(bào)銷人的收款信息，報(bào)銷人收到款項(xiàng)后，若報(bào)銷款含有其它同事款項(xiàng)，則及時轉(zhuǎn)交，并做好登記。（備注：物品不入開元系統(tǒng)的都為非入庫。所申請的報(bào)銷費(fèi)的金額原則不超出申請的金額，若在實(shí)際購置時超出，特別是金額較大時，需提前向上級報(bào)告，本人不得私自購置。）五，后勤保障及衛(wèi)生后勤保障：行政部要保障公司的后勤供應(yīng)，平時保障的物品有：茶葉，紙杯，飲用水，廁紙。董事長佛堂的祭祀用品（每天檢查，若有自然損耗或其它因素，及時更換）。藥箱物品的檢查，有過期或缺失的，及時補(bǔ)充更換。2.衛(wèi)生整潔：行政部清潔人員每天工作內(nèi)容2.1清潔后門的垃圾桶，更換新的垃圾袋。2.2清潔茶水間的臺面，柜子，冰箱，保持干凈無污跡。2.3清潔衛(wèi)生間，更換垃圾簍，清洗洗手臺面，保持干凈無異味。上午，下午各一次。2.4清潔辦公室公共區(qū)域，前臺大廳沙發(fā)桌椅，公共走廊，閑置辦公區(qū)域。門窗，及其它公共的辦公設(shè)備。2.5董事長總經(jīng)理辦公室每天定時清潔，不定時檢查?？偙O(jiān)辦公室兩天清潔一次。做到整潔干凈無污跡，無異味。2.6雨季時節(jié)，辦公室公共區(qū)域，要多次清潔，保持干凈無積水，避免發(fā)生事故的發(fā)生。2.7公司不定時要進(jìn)行除“四害”活動，以確保整體環(huán)境的舒適。清潔衛(wèi)生執(zhí)行7s原則（清掃，清潔，整頓，整頓，安全，節(jié)省，素養(yǎng)。）保持主動的工作態(tài)度和責(zé)任心。六、車輛管理1.1公司車輛派出：行政部車輛派出，申請人需要有填寫派車單，寫明申請部門，申請人，申請時間，用車時間，隨車人員，目的地，用車因素，申請人部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。行政部負(fù)責(zé)填寫車號，車輛駕駛?cè)?，出車前里程?shù)，油表刻度，并檢查車輛與否能正常安全行駛。權(quán)責(zé)主管審核完畢簽字并交付車輛鑰匙。1.2車輛償還：車輛償還時，申請人填寫各項(xiàng)費(fèi)用，行車路線。行政人員負(fù)責(zé)填寫回公司時間，行駛公里數(shù)，油表刻度，車輛停放位置，檢查車輛與否鎖好門窗，關(guān)閉車燈，與否有其它異常。有異常及時上報(bào)，無異常簽字確認(rèn)并收回鑰匙妥善保管。1.3車輛維護(hù)與保養(yǎng)：公司車輛在平時需常檢修與保養(yǎng)，長久停放要不定時檢修，大型活動用車前，需做較全方面的檢查，特別是安全性能。要到有專業(yè)資質(zhì)的地方進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)。七，公司安全管理及安全知識普及安全管理1.1公司行政人員在每天早上準(zhǔn)時開門窗，并檢查昨晚與否有未關(guān)閉的空調(diào)，電器以及其它設(shè)備，避免存在浪費(fèi)的狀況。1.2行政人員不定時檢查公司的消防器材與否過期，滅火器抽檢與否合格。應(yīng)急燈與否能正常工作，消防批示牌有無懸掛有無脫落，公共走廊與否由雜物堆放的狀況。電子延誤警報(bào)器，消防水閘，火警鈴能夠邀請物業(yè)進(jìn)行測試。各公共電氣設(shè)備與否存在安全隱患，列（飲水機(jī)與否漏水，漏水就有漏電的可能。其它辦公設(shè)備的電源線與否有破損外露。電燈工作有無異常。天花板有無脫落現(xiàn)象的存在）。發(fā)現(xiàn)異常及時上報(bào)解決。1.3嚴(yán)禁任何人攜帶易燃易爆有毒等物品進(jìn)入公司，發(fā)現(xiàn)陌生人來訪，要做好登記和詢問。原則上是讓被訪的公司員工到門口將到訪人員接進(jìn)辦公區(qū)域。外賣、快遞、推銷等其它與工作無關(guān)的人員，或?qū)巨k公場合秩序有影響的一律不準(zhǔn)進(jìn)入辦公區(qū)域。備注：公司員工不得攜帶寵物上班。1.4行政部管理的手機(jī)及其它貴重的辦公設(shè)備都要上鎖，員工交回的手機(jī)要登記入冊，妥善保管鑰匙，避免丟失。公司員工攜帶公司的物品離開公司，需開具放行條，寫明所攜帶的物品，數(shù)量，離開辦公區(qū)域的時間，攜帶人部門負(fù)責(zé)人的簽名同意才能夠放行。特殊狀況下可電話或當(dāng)面對其負(fù)責(zé)人確認(rèn)。1.5行政部人員在下午五點(diǎn)半下班時，關(guān)閉管轄內(nèi)的空調(diào)及設(shè)備。最后一位行政人員下班時，關(guān)閉公司全部公共區(qū)域的空調(diào)和無員工值班區(qū)域的燈光。關(guān)閉飲水機(jī)的電源。查看與否有未關(guān)閉的辦公設(shè)備設(shè)施。最后將大門鑰匙交付于加班的同事，并提示其鎖好門窗。2.安全知識普及2.1行政人員時時刻刻心里都要有安全防備意識，防火防盜，安全使用各類辦公設(shè)備。2.2行政人員需掌握一定的消防安全技能，純熟的使用滅火器材，熟悉安全消防通道，熟悉公司各個電源開關(guān)所在的位置。2.3行政部人員不定時的對公司的員工進(jìn)行安全知識教育。涉及對的的安全的使用辦公設(shè)備，消防安全演習(xí)，讓員工有能力解決小的安全意外事故以及當(dāng)火災(zāi)，地震發(fā)生時，緊張有序的撤離到安全的區(qū)域。八、宿舍的衛(wèi)生及安全檢查工作宿舍衛(wèi)生與安全1.1公司提供員工住宿的宿舍，行政人員不定時要檢查衛(wèi)生，宿舍應(yīng)安排衛(wèi)生值班制度，共同承當(dāng)宿舍的衛(wèi)生工作。干凈整潔的環(huán)境有助于保障員工獲得良好的休息。1.2員工宿舍的安全行政人員每月也不定時的檢查。檢查有無私自安接電線，有無使用大功率電器，有無存易燃易爆物品等狀況。發(fā)現(xiàn)違規(guī)的立刻規(guī)定員工整治。也要注意宿舍的門窗有無損壞，電燈，電扇