館藏檔案數字化加工技術要求指標

館藏檔案數字化加工技術要求指標序號服務名稱技術性能要求數量一、館藏檔案數字化加工1館藏檔案數字化加工項目一、項目概況檔案數字化前整理、頁碼編寫、條目著錄、掃描（平板、大幅掃描）、掃描后的圖像處理、質檢、數據掛接、檔案裝訂、檔案歸還、刻盤（檔案級藍光光盤3套）與數據備份（移動硬盤1套）等各項工作。二、建設目標基于采購單位現有管理組織架構和網絡技術環(huán)境，以檔案信息的全方位利用為目的，以數據庫為管理手段，以使用掃描、圖像處理等技術進行檔案數字化，利用先進的開發(fā)平臺及網絡技術、信息處理技術、圖像處理等技術，全面建設符合現代檔案館數字檔案管理發(fā)展的方向，提高管理水平、提高效率，增強檔案館業(yè)務部門的服務水平，建立目錄和影像數據庫，為檔案館內部管理及面向社會服務提供高效率的全面服務。三、業(yè)務性標準規(guī)范1.《中華人民共和國檔案法》2.國家檔案局《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB/T17678.1-19993.《歸檔文件整理規(guī)則》中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA/T22-20004.《檔案著錄規(guī)則》DA/T18-19995.《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894—20026.《紙質檔案數字化技術規(guī)范》DA/T31-20177.《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局令第八號8.《中華人民共和國檔案行業(yè)標準》DA/T38-2008《廣西壯族自治區(qū)紙質檔案數字化技術要求》（桂檔發(fā)【2011】22號）的技術質量要求四、掃描質量要求1.對本項目，考慮檔案紙張的原因，要求成交單位需采用平板掃描方式進行掃描。2.掃描圖像的順序與計算機的著錄順序一致，與紙質檔案的案卷和文件的順序排列一致，不可顛倒；不能有漏頁和重頁，保證電子圖像的完整齊全。3.掃描后的圖像文件要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、無干擾信息。4.掃描后的圖像文件頁面要端正，無扭曲。紙質檔案掃描使用彩色JPG文件格式存儲，分辨率為300DPI，對于案卷中出現字跡較小、較密集等特殊情況，可提高分辨率至400DPI及以上；對于紙質檔案中出現的照片，采用600DPI及以上分辨率進行掃描，存儲為彩色TIFF文件格式。5.掃描圖像的優(yōu)化處理：根據掃描資料的實際情況選擇合理的圖像處理參數、對比度及亮度參數，同時對掃描后形成的圖像文件進行調整頁邊距、旋轉、糾斜等圖像優(yōu)化工作，保證處理后的圖像清晰端正而且有效信息與檔案資料完全一致。6.掃描頁面規(guī)格為A4，超過A4幅面的如無法一次掃描成形要求進行無縫拼接成單頁，拼接后應與檔案原件核實，確保拼接無誤，保證數字化圖像的整體性（紙張幅面為A3的按2張A4折算，幅面為A2的按4張A4折算，以此類推）。7.遇有浮貼時，浮貼加原頁掃1頁，浮貼揭開后原頁掃1頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨掃描。五、圖像質檢處理要求1.不得壓縮圖像，保持檔案原圖,質量應達到圖像完整、清晰，圖像不偏斜或倒置，符合正常閱讀習慣。2.檢查圖像的偏斜度、清晰度以及完整性，發(fā)現不符合圖像質量要求的應進行圖像處理，因操作不當造成圖像不完整或無法清晰識別時，應重新進行掃描。3.掃描圖像的排列順序與檔案原件一致，發(fā)現不一致時應進行調整；發(fā)現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。4.對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，影像偏斜不得超過1度，以達到視覺上不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。5.對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理，在不影響文字可懂度的前提下展現檔案原貌。6.對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至2mm～3mm處裁剪圖像。六、數據掛接、目錄審核、質量控制1.掃描后的圖像文件按自治區(qū)檔案局的《廣西壯族自治區(qū)紙質檔案數字化技術要求（試行）》的“圖像文件命名”方式命名。2.制作和掛接目錄要求加工系統(tǒng)能自動進行條目與原文的自動掛接。全部掃描案卷以其檔號作為文件夾名稱并存儲在服務器或光盤目錄下。3.成交單位必須使用符合國家、自治區(qū)有關檔案管理規(guī)范的檔案管理軟件，實現圖像和目錄數據的掛接。負責對掃描數據條目信息、數據掛接的正確性進行核對并全部負責。4.采購方對所進行的工作需進行全面質量檢查，對條目信息、掛接數據與原始檔案進行核對；5.成品驗收圖像準確率：100%（順序準確、不多頁少頁、保持檔案原貌；圖像清晰度達到方便閱讀要求、布局合理、圖文掛接準確）；圖像索引數據匹配準確率：100%；索引數據庫掛接準確率：100%；否則采購方有權單方要求重做。七、數據提交1.完成掃描加工服務后，形成的數據成品有：根據交接清單提交規(guī)范編目的成品圖像數據和目錄數據。2.檔案數字化加工后的全部數字檔案和電子目錄以及形成的紙質資料所有權屬使用單位所有。檔案數字化加工后形成的各種加工數據處理單、統(tǒng)計資料、光盤資料、紙質資料及各種交接清單應完整移交。3.數據提交所需的檔級藍光光盤3套、移動硬盤備份1套，均由成交單位免費提供。八、售后及服務內容要求（一）掃描工作完成的質量保證期為3年。質保期內如因成交方質量問題遇到翻工和補做情況的，成交單位必須在3個法定工作日內負責無條件、無償地翻工和修正；質保期內成交單位為采購單位提供該項目及檔案數據庫存儲系統(tǒng)的免費維護。（二）成交單位隨時提供售后響應服務，錯誤響應時間不超過24小時，在發(fā)生嚴重錯誤時，立即趕赴現場。（三）在項目實施過程中，成交單位對采購單位有關人員進行檔案數字化加工原理、操作方法、使用技巧、日常維護等方面的免費培訓，并提供相關文檔。九、其他要求（一）采購單位負責提供檔案數字化所需的工作場所、桌椅、儲物柜。本項目不收取水、電費和場地費。（二）成交單位負責項目實施過程中所需的裝訂機、電熨斗、電腦、掃描儀、交換機等硬件設備以及數字化加工過程的耗材（例如：裝訂線、不銹鋼釘等）。（三）原始檔案保護要求成交單位在對原始檔案進行數字化加工過程中，必須保證原始檔案完好無損，如造成檔案損壞、遺失等問題，將按照《中華人民共和國檔案法》等法律追究責任，并進行嚴肅處罰。（四）安全保密要求1.成交單位必須有嚴格保密制度。2.成交單位在合同中必須詳細描述保密措施。3.所有工作人員上崗前必須簽訂保密責任書。4.成交單位承諾企業(yè)不含外資背景，所有人員不含外籍人員。5.成交單位必須明確數字化加工現場的安全、保密、人員管理制度。6.成交單位需對數字化加工安全管理軟件封USB口，對存儲介質進行有效控制。（五）保密責任在檔案數字化加工過程中造成的泄密事故，由成交單位承擔全部責任并追究法律責任。（六）信息安全1.嚴格遵守有關保密、檔案法律法規(guī)和采購單位的有關規(guī)定。數字化加工工作必須在指定的場所內進行，確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違反有關法律法規(guī)的，將追究相關責任人責任。2.成交單位在簽訂合同時成立項目組，由成交單位和采購單位人員組成。雙方指定專人負責該項目，成交單位項目負責人必須為公司級負責人，并列出具體的項目操作標準及流程、項目實施計劃、人員及保證措施。所確定的人員原則上不允許更換，如更換須經采購單位同意。3.項目工作人員必須具備一定的檔案業(yè)務知識和檔案整理操作能力及檔案數字化加工的實際操作經驗，項目工作人員中至少不低于2人持有市級以上檔案上崗證書。4.簽訂保密協議，加強對工作人員的保密教育。5.建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。6.不同的工序之間采取不同的措施，杜絕泄密事故發(fā)生。7.掃描加工場地要做好安全及保密，具備保密設施，保證檔案原件的安全和保密。8.加工現場不允許有移動存儲設備，任何加工數據不能帶出工作區(qū)域，加工設備不允許接入互聯網。9.加工過程中的廢棄紙張不得自行銷毀，提交采購單位在指定地點處理。（七）工作人員要求1.成交單位必須需指派1名專職項目負責人，配備專人負責安全保密工作，并配備6—8名數字化工作人員在掃描現場上班，所有人員統(tǒng)一掛牌上崗，嚴格遵守采購單位各項規(guī)章規(guī)定，負責人隨時與采購單位進行情況溝通等。同時，參與的工作人員必須提供本人身份證明、個人簡歷和承諾本人無犯罪記錄及在工作期間遵紀守法的聲明。2.中標單位確保有穩(wěn)定專業(yè)的檔案數字化加工隊伍，并為項目人員依法繳納社保費。如有人員離職或新召進場，應及時告知招標單位，按保密等有關規(guī)定辦理相關手續(xù)后方可離職或進場工作。（八）實施及驗收要求1.實施數字化流程要求接收出庫檔案→制作并填寫檔案整理登記表→檢查頁碼→標注頁碼→檔案目錄錄入→目錄審核→目錄質檢→拆卷→熨平檔案→修補檔案→平板掃描→圖像拼接→圖像處理→圖像質檢→數據掛接校對→裝訂檔案→裝訂質檢→歸還檔案→刻錄光盤與備份等。該項目的數字化掃描全程進行紙質文字簽字跟蹤。成交單位所提供的檔案數字化成品應符合采購單位要求的標準并同時能夠滿足導入采購單位現有檔案管理軟件的要求。2.掃描工作環(huán)節(jié)與質量要求（1）掃描加工的時間為法定工作時間：8：00－12:00,15：00—18：00；工作場地由采購單位確定。（2）成交單位在對原始檔案進行數字化加工過程中，必須保證原始檔案完好無損以及檔案實體、信息的安全，如造成檔案損壞、遺失以及檔案信息外流等問題，采購單位將依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》等法律法規(guī)追究其法律責任，按規(guī)定進行處理；對情節(jié)嚴重的，采購單位暫停成交單位全部工作，并責成成交單位進行整改，所耽誤的工作進度由成交單位自行負責；情節(jié)特別嚴重的，采購單位將依據合同規(guī)定中止合同，所造成的損失由成交單位負責。3.整理、拆卷、裝訂負責數字化業(yè)務的有關人員在接收有關檔案后，要按照檔案立檔歸檔要求做好檔案數字化掃描前的校對、整理、修復（裱糊）等工作并履行有關手續(xù)，并附有關手續(xù)清單及本案卷的目錄校對后的打印清單（未有錯誤的檔案也要附有紙質打印目錄并保證原有案卷的完整性）。頁數與工作單（前期整理案卷時形成的記錄單）記錄不符的不能拆卷，須立即向采購單位有關人員報告，并將案卷退回。頁數核對正確的，應在采購單位提供的工作單上進行確認并簽字。數字化加工中一般不對案卷的紙張進行裱糊粘貼。對確屬破損嚴重影響圖像掃描的檔案進行裱糊，須經檔案館技術指導人員同意，使用符合檔案保護技術要求的材料進行裱糊。拆卷和裝訂不能損害檔案原件。拆卷時不允許裁切檔案紙張，裝訂時應按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌；裝訂后由采購單位負責檢查，不符合要求的退回重新裝訂，要求一次性完成裝訂。4.刻錄光盤與備份（1）檔案數字化加工形成的全部數字檔案和電子目錄所有權屬采購單位單位所有，成交單位須按采購單位的要求進行數據的備份、遷移、刪除等。（2）刻錄數據所用光盤應經采購單位認可，按采購單位要求組織刻錄數據、刻錄數據、標注光盤封面及盤面。（3）完成掃描加工服務后，成交單位根據接收出庫檔案臺賬提交規(guī)范編目的無壓縮成品圖像數據和目錄數據國際檔案級藍光光盤2套。5.驗收要求數字化加工服務期限為2個月，即合