公司接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

公司對(duì)外接待流程管理規(guī)定（一）、目的為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，規(guī)范對(duì)外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示公司禮儀形象，特制訂本管理規(guī)定。（二）、范疇及流程圖本原則合用于公司多個(gè)接待工作和有關(guān)部門。1、理解來賓狀況；2、擬定接待級(jí)別；1、理解來賓狀況；2、擬定接待級(jí)別；3、擬定陪伴人員；4、擬定用車、宴請(qǐng)、住宿原則；5、根據(jù)接待需要準(zhǔn)備鮮花、條幅，預(yù)定會(huì)議室；6、聯(lián)系有關(guān)部門做好攝影、錄相等宣傳工作。各部門接受告知，理解來訪意圖、來訪規(guī)定等基本狀況，報(bào)備行政人事部報(bào)總經(jīng)理審批報(bào)總經(jīng)理審批行政人事部安排，做好接待準(zhǔn)備工作臺(tái)行政人事部安排，做好接待準(zhǔn)備工作臺(tái)宴請(qǐng)會(huì)議歡送住宿宴請(qǐng)會(huì)議歡送住宿一、擬定參加歡送人員名單、車輛，需要饋贈(zèng)禮物，按照接待等級(jí)提前準(zhǔn)備一、擬定人員宴請(qǐng)接待等級(jí)，報(bào)備總經(jīng)理審批，有關(guān)人員承接。一、根據(jù)接待級(jí)別擬定住宿原則；二、做好提前預(yù)約工作。一、擬定參加歡送人員名單、車輛，需要饋贈(zèng)禮物，按照接待等級(jí)提前準(zhǔn)備一、擬定人員宴請(qǐng)接待等級(jí)，報(bào)備總經(jīng)理審批，有關(guān)人員承接。一、根據(jù)接待級(jí)別擬定住宿原則；二、做好提前預(yù)約工作。一、擬定會(huì)議議程、準(zhǔn)備文字材料；二、擺放文獻(xiàn)、席位卡等設(shè)立；三、準(zhǔn)備茶杯、茶水、水果。（三）、管理行政人事部為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)有關(guān)部門貫徹接待任務(wù)，提供后勤保障。公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，須報(bào)行政人事部，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃，有關(guān)部門配合接待工作。接到工作需報(bào)總經(jīng)理審批并最少提前3天告知行政人事部。（四）、計(jì)劃和準(zhǔn)備1、行政人事部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)告知或有關(guān)部門來訪預(yù)約時(shí)，理解來賓基本狀況：來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和規(guī)定等；擬定接待級(jí)別；擬定陪伴人員；擬定用車、宴請(qǐng)、住宿原則等，在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安排接待原則。2、行政人事部根據(jù)來賓狀況按計(jì)劃告知參加見面的領(lǐng)導(dǎo)、陪伴人員、貫徹見面時(shí)間及場(chǎng)合。3、行政人事部根據(jù)需要準(zhǔn)備橫幅、制作歡迎牌、批示牌，準(zhǔn)備電腦、音響設(shè)備、投影等設(shè)備，并確保良好運(yùn)轉(zhuǎn)。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)花卉、水果、香煙、飲料以及領(lǐng)導(dǎo)席簽。市場(chǎng)部根據(jù)需要安排禮儀人員，邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等事務(wù)。4、如需宴請(qǐng)，行政人事部提前按接待原則預(yù)定好宴請(qǐng)來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐原則；酒水和香煙需各部門負(fù)責(zé)人到行政人事部辦理手續(xù)領(lǐng)取。5、如需留宿，行政人事部提前按接待原則預(yù)約好來賓下榻酒店。6、如需接送，行政人事部根據(jù)狀況安排接待所需車輛，確保車輛清潔，安全性能良好。7、如需訂票，行政人事部協(xié)助提前購置車票及機(jī)票。（五）、接待原則接待登記一級(jí)原則二級(jí)原則三級(jí)原則接待對(duì)象廠家重要領(lǐng)導(dǎo)、區(qū)域重要領(lǐng)導(dǎo)、其它重要來訪人員廠家、區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)，其它重要來訪人員廠家或區(qū)域普通性來訪人員、其它普通性來訪陪伴人員

（如有需求）總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、有關(guān)部門總監(jiān)總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員部門經(jīng)理及有關(guān)人員住宿原則

（如有需求）700元人/天400元人/天200元人/天用車原則

（如有需求）奧迪車輛豐田小霸王福特或豐田小霸王宴請(qǐng)?jiān)瓌t

（如有需求）3000元元800元一級(jí)接待原則：陪伴人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、有關(guān)部門總監(jiān)1、迎接：注意把握迎候時(shí)間，提前等待于迎接地點(diǎn)，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意次序。2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理陪伴，由有關(guān)人員介紹基本狀況以及達(dá)成項(xiàng)目地后具體介紹有關(guān)信息。3、座談：由所需座談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光適宜，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、批示牌，調(diào)試好投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。二級(jí)接待原則：陪伴人員：總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員1、迎接：由有關(guān)部門人員進(jìn)行迎接，引導(dǎo)來賓。2、參觀：總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員陪伴，介紹展示基本狀況以及有關(guān)信息。3、座談：由所需會(huì)談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光適宜，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。三級(jí)接待原則：陪伴人員：部門經(jīng)理及有關(guān)人員1、參觀：部門經(jīng)理及有關(guān)人員陪伴，介紹基本狀況以及有關(guān)信息。2、座談：由所需會(huì)談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。(六)、接待路線公司來客到店---有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦公室---會(huì)議室（七）、注意事項(xiàng)接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文獻(xiàn)、重要會(huì)議先關(guān)內(nèi)容，要特別注意保密，接待中既要純熟介紹公司狀況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守我司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不適宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員闡明。（八）、信息反饋接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中獲得的信息匯總整頓，提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信息交有部門領(lǐng)導(dǎo)。（九）、附件一、《會(huì)議室準(zhǔn)備規(guī)范》二、《來賓接待記錄表》三、《接待禮儀規(guī)范》

會(huì)議室準(zhǔn)備規(guī)范一、會(huì)議室不布置程

序標(biāo)

準(zhǔn)準(zhǔn)備用品根據(jù)會(huì)議預(yù)定單規(guī)定將所需的多個(gè)用品和設(shè)備準(zhǔn)備好。擬定臺(tái)型根據(jù)會(huì)議預(yù)定單上的人數(shù)和規(guī)定，擬定出會(huì)議的臺(tái)型。擺

臺(tái)1．首先擺好桌椅，距離相等對(duì)稱，前看側(cè)看都在一條直線上；2．鋪好椅套（無污漬、干凈），椅套要干凈，平整，包好椅角；3．?dāng)[放好茶杯和紙筆擺放其它設(shè)備按來賓規(guī)定將所需設(shè)備擺放就位（會(huì)議前一小時(shí)），并調(diào)試好，按照需區(qū)域掛好橫幅，橫幅規(guī)定提前一天到位。檢

查檢查臺(tái)型與否符合規(guī)定；臺(tái)面與否整潔；多個(gè)用品與否干凈、齊全，擺放符合規(guī)定。二、會(huì)議主會(huì)場(chǎng)服務(wù)程

序標(biāo)

準(zhǔn)準(zhǔn)備工作1．會(huì)議開始前半小時(shí)，根據(jù)會(huì)議預(yù)定單規(guī)定備好有關(guān)飲品和開水；2．將會(huì)議室門打開，調(diào)節(jié)好室溫（夏季：22－24度，冬季：18－24度）；3．調(diào)試好為會(huì)議提供的設(shè)備，涉及燈光，投影設(shè)備等。4．根據(jù)來賓規(guī)定將批示牌放在指定位置。會(huì)議服務(wù)1.來賓入座前將茶沏好，并注意倒水次序:先賓后主，先女后男，從左至右。每隔20分鐘續(xù)水一次。2.拿暖瓶倒水時(shí)，走路要穩(wěn)，步子要輕，動(dòng)作協(xié)調(diào)，與來賓保持尺外距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，面帶微笑，伸手示意，或說：“請(qǐng)用茶”，然后進(jìn)行下一位；3．從會(huì)議桌前倒水時(shí)左右手的動(dòng)作相反。4.會(huì)議正式開始前5分鐘一切工作就緒（具體狀況可靈活掌握）；

5.會(huì)議中間休息時(shí)，行政人事部必須及時(shí)清理臺(tái)面；6.會(huì)議進(jìn)行期間，不得離崗，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采用補(bǔ)救方法；7.無論給來賓上茶，換煙缸還是上水果等，服務(wù)時(shí)必須要有手勢(shì)示意。清理睬場(chǎng)1.散會(huì)后，行政人事部人員要先對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行認(rèn)真查巡，發(fā)現(xiàn)來賓與否有遺忘物品和文獻(xiàn)，會(huì)議室設(shè)備有無破損，丟失，并能及時(shí)將所拾物品交還給來賓或上交，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告；2.待來賓走完后方可撤臺(tái)，并將桌椅恢復(fù)原型，擺放整潔；3．將會(huì)議用設(shè)備歸位鎖好，電腦歸尚有關(guān)部門；4．徹底檢查會(huì)議場(chǎng)合內(nèi)外有無煙頭等隱患，拉斷電源、鎖好門窗并填寫好會(huì)議室使用統(tǒng)計(jì)表；5．主動(dòng)與主辦單位負(fù)責(zé)人聯(lián)系，征求意見，保持良好的服務(wù)關(guān)系。來賓接待記錄表來訪客戶來訪日期時(shí)間客戶人數(shù)離開日期時(shí)間客戶背景、愛好及來訪目的公司接待人員公司出席談判人員參觀安排會(huì)議室安排筆記本、投影儀（與否用）入住安排（人員姓名、日期、酒店、結(jié)算方式）訂餐訂車費(fèi)用申請(qǐng)直接上級(jí)簽字其它規(guī)定接待禮儀細(xì)則一、迎接禮儀（一）對(duì)前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì)議的外國、外地來賓，應(yīng)首先理解對(duì)方達(dá)成的車次、航班，安排與來賓身份、職務(wù)相稱的人員前往迎接。若因某種因素，對(duì)應(yīng)身份的公司人員不能前往，前往迎接的人員應(yīng)向來賓作出禮貌的解釋。（二）人員到車站、機(jī)場(chǎng)去迎接來賓，應(yīng)提前達(dá)成，恭候來賓的到來，決不能遲到讓來賓久等。來賓看到有人來迎接，內(nèi)心必然感到非常愉快，若迎接來遲，必然會(huì)給來賓心里留下陰影，事后無論如何解釋，都無法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。（三）接到來賓后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個(gè)美麗的都市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對(duì)方。注意送名片的禮儀：１、當(dāng)你與長者、尊者交換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請(qǐng)多關(guān)照”。你想得到對(duì)方名片時(shí)，能夠用請(qǐng)求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”２、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)認(rèn)真地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。（四）舉的牌子應(yīng)當(dāng)有公司名和人名，最佳有歡迎辭。來賓來了要主動(dòng)接行李，并且要挑最重的，就算推辭也要接過來。（五）迎接來賓應(yīng)提前為來賓準(zhǔn)備好交通工具，不要等到來賓到了才匆慌忙忙準(zhǔn)備交通工具，那樣會(huì)因讓來賓久等而誤事。（六）公司人員應(yīng)提前為來賓準(zhǔn)備好住宿，幫來賓辦理好一切手續(xù)并將來賓領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向來賓介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動(dòng)的計(jì)劃、日程安排交給來賓，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給來賓。（七）將來賓送到住地后，公司人員不要立刻拜別，應(yīng)陪來賓稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓來賓感到滿意，例如來賓參加活動(dòng)的背景材料、本地風(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等。考慮到來賓一路旅途勞累，公司人員不適宜久留，讓來賓早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴來賓。二、接待禮儀接待來賓要注意下列幾點(diǎn)。（一）來賓要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)，要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。請(qǐng)來賓留下電話、地址，明確是由來賓再次來單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。（二）來賓到來時(shí)，我方負(fù)責(zé)人由于種種因素不能立刻接見，要向來賓闡明等待理由與等待時(shí)間，若來賓樂意等待，應(yīng)當(dāng)向來賓提供飲料、雜志，并應(yīng)當(dāng)時(shí)常為來賓添加茶水。（三）接待人員帶領(lǐng)來賓達(dá)成目的地，應(yīng)當(dāng)有對(duì)的的引導(dǎo)辦法和引導(dǎo)姿勢(shì)。1、在走廊的引導(dǎo)辦法。接待人員在來賓二三步之前，配合步調(diào)，讓來賓走在內(nèi)側(cè)。不時(shí)左側(cè)回身，配合來賓腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請(qǐng)”。２、在樓梯的引導(dǎo)辦法。當(dāng)引導(dǎo)來賓上樓時(shí)，應(yīng)當(dāng)讓來賓走在前面，接待人員走在背面，若是下樓時(shí)，應(yīng)當(dāng)由接待人員走在前面，來賓在背面。接待人員應(yīng)當(dāng)注意來賓的安全。３、在電梯的引導(dǎo)辦法。引導(dǎo)來賓乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等來賓進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，達(dá)成時(shí)，接待人員按“開”的鈕，讓來賓先走出電梯。４、客廳里的引導(dǎo)辦法。當(dāng)來賓走入客廳，接待人員用手批示，請(qǐng)來賓坐下，看到來賓坐下后，才干行點(diǎn)頭禮后離開。如來賓錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)來賓改坐上座（普通靠近門的一方為下座）。（四）衷心誠意的奉茶。座談時(shí)：來賓落座后，要以雙手奉茶，先來賓，后公司人員，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。（五）送客時(shí)：根據(jù)身份擬定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待來賓遠(yuǎn)去，方可離開。三、乘車禮儀（一）小轎車１、小轎車