七天學會時間管理

7天學會高效管理時間7天學會高效管理時間第10頁導語高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。小時在吃飯和休息中度過，剩下的91個小時則由你來決定做什么——每天13個小時。如何根據(jù)你的價值觀和目標管理時間，是一不致在忙亂中迷失方向。間的自由感。·明確時間管理的五個步驟·明確時間管理的五個步驟··確認和區(qū)分不同類型的任務(wù)·制訂有效的日程表在開始學習之前，請對以下幾點多加注意：學習效果將大打折扣。證它們是否真的有效。祝你在這一周里學習愉快，學有所成！第一天解什么是時間管理。請先完成下面這個小練習，在后面我們將以它作為講解實例。練 習做的事情：1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期六是一個好朋友的生日––你還沒有買禮物和生日卡3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點以前），估計要花1明晚81明晚有一場演唱會你在圖書館借的書明天到期外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交計劃書之前把它復印一份明天下午24你欠某人200––他明天也將參加那個會議12．你明天早上從911你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗你想好好洗個澡你負責的項目小組將在明天下午615塊錢，需要取錢大家明天晚上聚餐你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需21．你收到一個朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他只能用業(yè)余時間23．你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有24．下個星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個周末的時間安排表。訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：1．把要做的事情全部看一遍2．確定每件事情的重要等級3．根據(jù)重要程度把事情重新排序時間表可以參照下頁的格式：時間 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六每天上班時間為818點（含往來交通時間，中午有1小時休息）08.0008.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.0012.3013.0013.3014.0014.3015.0015.3016.0016.3017.0017.3018.0018.3019.0019.3020.0020.3021.0021.3022.0022.3023.00編好時間表以后，請考慮：哪些事情被放棄不做？為什么？哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？請把你的回答寫在下面：哪些事情被放棄不做？為什么？哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？為什么？第二天了親身體會?，F(xiàn)在，我們來學習有關(guān)的知識，以便能做得更好。明確你的價值觀確定你的目標明確你的價值觀確定你的目標對你的目標按優(yōu)先級排序明確你的任務(wù)對任務(wù)按優(yōu)先級排序觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。什么對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明的目的地，你很可能會到達別的地方。上一節(jié)練習中的事件可以分為幾個類別：友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等愛情——準備燭光晚餐，等等金錢——夜間兼職的面試，等等興趣——看演唱會，等等在首位，把哪些放在無關(guān)緊要的地方。這就是你的價值觀。取若干步驟。天的報告?？赡苁牵罕３钟颜x，哪怕自己做出某些犧牲。最大努力完成工作。程度取決于你的價值觀。你的家庭和朋友。的真正滿足來自于追求卓越。于你的價值觀和目標。很簡單了。我在某些時間的工作效率比在其他時間的高我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理12我不可能完成我想做的全部事情我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底我工作時沒有任何計劃總是經(jīng)常很少1我覺得我可以工作得更努力2我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時3我常常把事情留到最后一分鐘才做我在某些時間的工作效率比在其他時間的高我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理12我不可能完成我想做的全部事情我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底我工作時沒有任何計劃總是經(jīng)常很少1我覺得我可以工作得更努力2我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時3我常常把事情留到最后一分鐘才做4對我來說，開始一項工作很難5我對下一步要做什么不很確定6我要開始做某件事之前，要拖延很長時間7我不知道我做的是否足夠多8我在不同的任務(wù)之間頻繁地換來換去9我在某些地方的工作效率比在其他地方的高請把你的答案和后面的解釋互相對照。1.我覺得我可以工作得更努力你總是覺得你可以做得更好一些嗎？如果你總是覺得自己的會善用時間。2.我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時時記錄自己的工作時間，結(jié)果說不定會使你大吃一驚。我常常把事情留到最后一分鐘才做對我來說，開始一項工作很難拖延的技巧。我對下一步要做什么不很確定現(xiàn)。我要開始做某件事之前，要拖延很長時間請參見對第4我不知道我做的是否足夠多請參見對第1我在不同的任務(wù)之間頻繁地換來換去合自己的間隔。我在某些地方的工作效率比在其他地方的高進行時間管理。我在某些時間的工作效率比在其他時間的高請參見對第9我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理這也是缺乏整體計劃的表現(xiàn)。12.我不可能完成我想做的所有事情人不可能完成所有想做的事情，在制訂時間表時必須有所取切實際，就是執(zhí)行的過程出現(xiàn)問題。我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情的價值觀不很明確，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底底。我工作時沒有任何計劃對自己的評價是否適當。第三天我們除了進一步探索價值觀對時間管理的影響，還將學習更多內(nèi)容：任務(wù)的類型。你所做的一切應(yīng)源于你的價值觀，它是樹根。務(wù)的。任務(wù)來實現(xiàn)你的目標?，F(xiàn)有的生活。拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下：務(wù)，完成這幅圖。你可以按照下面的步驟進行：樹根。寫上你認為最重要的價值。如果你對這一點比較?！獝矍?、事業(yè)、自由自在、旅行、安定……寫完之后，劃去你認為下去，直到只剩下一項，它就是你最重視的東西。樹干。寫上你的人生目標。注意，你的人生目標應(yīng)與你的西嗎？或者，你寫下的人生目標真的是你最大的希望嗎？主枝。寫上幾個主要任務(wù)。這些主要任務(wù)應(yīng)是直接為你的考是否有必要在這個任務(wù)上面投入時間和精力。樹葉。寫上次要任務(wù)。有些次要任務(wù)是實現(xiàn)主要任務(wù)的手段，有些次要任務(wù)用來維持現(xiàn)在的生活。次要任務(wù)是不可缺少的，進行時間管理時，這幅圖是重要的參考。能快速而準確地分辨出哪些是主要任務(wù)，哪些是次要任務(wù)了。甚至消失。緊急并且重要的任務(wù)這些任務(wù)應(yīng)具有最高的優(yōu)先級，應(yīng)該從現(xiàn)在就開始做。緊急但不重要的任務(wù)這些任務(wù)現(xiàn)在需要時間，但優(yōu)先級比緊急且重要的任務(wù)要低。重要但不緊急的任務(wù)它們的優(yōu)先級不是最高的，但應(yīng)該在你的時間表中占重要位置。既不緊急又不重要的任務(wù)你真的需要做這些事情嗎？發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)與緊急任務(wù)和重要任務(wù)是兩種不同的分類。善。例如，你搬進一套更好的住房。維持個月繳納房租和水電費。發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)有很大區(qū)別，發(fā)展任務(wù)具有如下特點：·通常由你的目標衍生出來·可以作為一項挑戰(zhàn)·需要多加考慮度排序。第一天的例第一天的例子1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期六是一個好朋友的生日––你還沒有買禮物和生日卡3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試明晚8明晚有一場演唱會你在圖書館借的書明天到期外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交計劃書之前把它復印一份明天下午24你欠某人200––他明天也將參加那個會議12．你明天早上從911你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗你想好好洗個澡你想好好洗個澡6點鐘開會，預計1小時5塊錢，需要取錢大家明天晚上聚餐你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好21．你收到一個朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他只能用業(yè)余時間23．你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有24．三個星期后，你要參加一次業(yè)務(wù)考試心應(yīng)手。第四天時間管理方法，有時甚至得自己創(chuàng)造出新方法來。然后設(shè)定最后期限，而不愿把它們分割成小塊，填入時間表。改課程中的建議和方法。幫助你提高時間管理的效率。你采取主動的具體方法，以便能對你的時間有更多控制權(quán)。通盤考慮估計每一步所需的時間，然后列出整體計劃。剩下的任務(wù)排序，以便優(yōu)先處理緊急和重要的任務(wù)。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分提前準備的事情。就大錯特錯了。這種錯誤源于對自由的誤解。出現(xiàn)上面所說的誤解。被迫做出違背意愿的事情。這是一種消極的自由。的自由。好的完成人生的目標。所說的這些是為了開闊我們的視野。我們不要把自己限制在己的行為，使之符合目標，我們就無法達到人生的目標。自己最終的目的，實現(xiàn)更高層次的自由。時間、吃飯的時間、睡覺的時間。然后再具體劃分每一塊時間。自己不切實際的計劃挫敗并失去信心。靈活地執(zhí)行日程表。一般來說，只將時間的50%計劃好，其余的50%應(yīng)當屬于靈活時間，用來應(yīng)對各種打擾和無法預期的事用性。然后，進行必要的修改。不過，時間管理和其他事情一樣，你做得越多，就會做得越好。到它的效果，增強信心。些方法。用一整天的時間觀察你自己，盡可能詳細地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。觀察自己使用時間的情況時，一定要找出并記住以下幾點：你通常用哪些方式浪費時間你在什么情況下效率最高你效率最佳的時間是什么時候樣的循環(huán)圈：我們可以從圈中的任何一點進入循環(huán)。（如睡覺前）持一個星期，提高管理時間的能力。今天要做的事日期： 必須做的事情1．2．3．4．5．6．7．8．應(yīng)該做的事情1．2．3．4．5．6．7．8．能夠做的事情1．2．3．4．5．6．7．8．第五天（而不是練習題中的人物到細的順序介紹時間管理的程序，你可以選擇適合自己的細化程度。找出第三節(jié)中繪制的樹圖，以它為參考，開始規(guī)劃。大廈的框架沒有搭好，房間的位置也無法確定。20-30歲是由求知到收益的過渡；30-40歲是儲備時期；40-50歲應(yīng)歲以后標，而不用按著上面的樣子機械地劃分。們有期限嗎？期限分別是什么時候？你現(xiàn)在的感受如何？等等。進行規(guī)劃并不意味著把未來的365明確以下問題的答案：我希望在這一年過去以后得到什么？除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？我必須做哪些事情？這些事情必須在什么時候完成？這一年中有哪幾個關(guān)鍵的任務(wù)？我將怎樣根據(jù)這些關(guān)鍵任務(wù)分配安排時間？）充分利用這段時間？應(yīng)對？下面幾點：首先安排固定項目首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定供你支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50分鐘休息10分鐘。根據(jù)你的生物鐘安排時間務(wù)分配到分值較高的時間段。例如，用大塊的時間學習新知識。把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊制。充分利用零碎時間"剪裁"每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。為每件事情設(shè)定明確的起止時間后一分鐘才做。留出充分的休息和娛樂時間脫離預定軌道。留出機動時間，不要把所有的時間都填滿訂完計劃后，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？先處理重要事情做得盡善盡美。每天應(yīng)有用于自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。對于有截止期的任務(wù)，是否有足夠的時間在時限內(nèi)完成？裕的時間。把用于生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應(yīng)保持行調(diào)整。下面總結(jié)了二十個節(jié)省時間的方法，請根據(jù)你的需要選用它們：對目標、任務(wù)、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。從優(yōu)先級最高的事物著手。和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。把大的、艱難的任務(wù)細分為小的、容易的部分。為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。學會委派別人做事。歸納相似的事情，把它們放在一起處理。遲優(yōu)先級很低的任務(wù)。避免完美主義。記住80/20定律。實態(tài)度。突發(fā)事件。設(shè)置時間限制。例如，做某些決定時，不應(yīng)超過3分鐘。聚精會神地做手頭的事情。處理重要事情時，使用大塊的時間。迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀?。文書工作爭取只處理一次。在行動以前，徹底地思索整件工作。第一次就做好。力控制局面，把握好間隔和規(guī)律——這正是時間管理的內(nèi)容。生活之間保持平衡。第六天房間變得更加宜人。使用時間的模式你是否了解自己？時間管理是幫助我們通過投資時間達到目標的技巧，因此，學習時間管理的第一步是了解你自己。進行記錄后發(fā)現(xiàn)，實際每天只走了幾百步。在時間管理上也一樣，己的活動情況，才能客觀地了解自己使用時間的模式。練習：記錄你的模式練習：記錄你的模式準備合適的工具，如筆、空白時間表（最好以一刻鐘或半小時為一刻、計記錄上午和中午的情況，等等，然后把它們綜合起來。記錄中要包括以下幾點：（或者：是否是計劃安排的事情、中途中斷的次數(shù)、原因和長短。下面是一份記錄的空白樣表： 年 月 日星期項目 地點 效率自評 計劃 中斷說明6:307:007:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3017:0017:3018:0018:3019:0019:3020:0020:3021:0021:3022:0022:3023:0023:30填定說明：項目：這段時間所做事情的說明；地點：進行活動的地點；地點：進行活動的地點；效率自評：對完成效率的自我評價，可以用ABC或123為標記，如果效率有較大波動，則標出來，如AB（由高效率變?yōu)橹械刃?，?32（由高效率變?yōu)榈托试僮優(yōu)橹械刃?。計劃：用百分?shù)表示計劃的完成比例，100%表示完成這段時間應(yīng)做的事情，50%表示只做完了一半，N/A表示這件事是計劃以外的事情。中斷說明：注明中途中斷的次數(shù)、原因、持續(xù)時間。你的時間的主人是誰？是家人？上司？電視？手表？你的胃？或者你的意志？“公共資源”，到合理使用，時間都在無可挽留地流入記憶之川。請仔細地觀察自己的時間使用模式，找出你的時間的控制者。主動地拖延過，在合適的時候，主動地進行拖延，也會對我們有益。晰思考，中斷工作比勉強自己繼續(xù)進行的效果要好得多。時擱置起來，以等待條件成熟。重緩急的次序安排任務(wù)?？紤]，說不定會柳暗花明，發(fā)現(xiàn)一條新路。馬上執(zhí)行的事情。兇手沒有日程計劃。有沒有日程計劃，決定了你這一天是主動事情，不但浪費了時間，還浪費了精力。生活失去平衡。我們的生活由七個不可或缺的部分構(gòu)成：其他的各項將受干擾，致使我們無法取得成功。桌面雜亂。研究表明，桌面雜亂的人平均每天要花一個半所要的東西。睡眠不足。我們常常抱怨精力不足。我們每天的睡眠時間次，要有意識地進行自我心理調(diào)適，緩解焦慮不安的心理。不吃午飯。許多人不吃午飯，把午休時間用來工作，期望15分鐘的午飯和休功”這句老話就明白了。時間的四個象限我們每天所做的事情，可以分類歸入四個象限：重要并且緊急：它們是危機任務(wù)重要但不緊急：它們是新的機遇緊急但不重要：它們是日常事務(wù)既不緊急又不重要：它們是雜亂瑣事你覺得人們在哪個象限耗費的時間最多?答案是第4象限的33、4象限的事務(wù)，是一種變相的拖延。管理時間時，請確認你把重點放在1、2象限上。決定為它們花費多少時間。2現(xiàn)的危機。時，便能動用你的儲蓄，在緊迫的時間壓力面前應(yīng)付自如。元買了冰淇淋，70元存入了銀行，還有10元不小心丟失了。買冰淇淋的錢被消費掉了，存入銀行的錢被儲存起來，丟失的錢則白白損失了。費。掉一部分，堅持儲存一部分，減少浪費的時間，你會慢慢地變“富?！?，擁有豐富的人生?！@些時間屬于儲存部分：思考、學習、記憶、計劃……的旅途……計算你的時間成本你的每個小時價值多少？似的方法求出每小時的成本。果低于這一數(shù)字，你的活動就只是在消耗，而沒有創(chuàng)造。每單位的時間能為你提供更多回報。10小時的時間，花5小時7么，學習新方法的那5個小時使你的時間得到了增值。1000元的5100小時就能維持每月1000元的收入，從而獲得更多自由時間。憂心如何使錢生錢，時間在其間飛逝無蹤。每天多出一小時——就可以創(chuàng)造出額外的10個星期！益。來越容易。你的身體會逐漸適應(yīng)新的節(jié)律。第七天周的學習。情——如果我們控制著局面。你是否意味到這樣一場戰(zhàn)爭的存在？你有否想過怎樣在這場戰(zhàn)爭中取勝？你的下一個目標是什么？情、親情、友誼、金錢……經(jīng)營時間來獲得?？墒?，我們是否給予了時間足夠的關(guān)心？我們應(yīng)做這樣幾件事情：財富；了解自己的模式，用流水帳記錄每一筆時間支出；外；投資我們的時間，找出可以令時間增值的機會。完成這幾件事情以后，我們會對自己的時間有更多了解。數(shù)據(jù)來自美國，但對我們還是有參考價值的：工作繁忙的人與配偶或其他重要人物的有意義的交流平均每天少于2工作繁忙的人同其孩子的有意義的交流平均每天少于30秒鐘。60%的人不想在星期五上班。人們一般采用13種不同的方法管理他們的時間。者說每天70–607天大約470%約3沒有意義或者極少有價值的。平均每天，全國有170000，000個會議。每天自學1小時，7小時一周，367小時一年，一個人可以像全日制學生一樣學習。3–797%沒有派過一次用場。如果經(jīng)濟獨立了，97%的工人不愿意為他們的老板干活或者從事他們現(xiàn)在的職業(yè)。2080%的時間