人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)目次1范圍： 22規(guī)范性引用文件： 23術(shù)語、定義： 34職責(zé)： 35管理內(nèi)容與方法： 36檢查與考核 11附錄A（規(guī)范性附錄）人事檔案管理工作示意圖 12附錄B（規(guī)范性附錄）員工檔案材料分類及排列順序一覽表.....................................................13附錄C（規(guī)范性附錄）人事檔案目錄 19附錄D（規(guī)范性附錄）人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根 35附錄E（規(guī)范性附錄）查（借）閱人事檔案審批表 36附錄F（規(guī)范性附錄）新任集團(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送單………………..37前言本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)XXXXX有限責(zé)任公司（以下簡稱“XXXXX公司”）標(biāo)準(zhǔn)體系工作的需要而編制，是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系建立和實(shí)施的個性標(biāo)準(zhǔn)，目的是為了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化公司人事檔案管理工作，促進(jìn)公司人力資源管理工作的順利進(jìn)行，從而加快企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的完善，適應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)和國際先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的需要。本標(biāo)準(zhǔn)由XXXXX公司行政部提出并歸口管理。本標(biāo)準(zhǔn)起草部門：本標(biāo)準(zhǔn)起草人：本標(biāo)準(zhǔn)初審人：本標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審人：本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)人：本標(biāo)準(zhǔn)于20年月日首次發(fā)布。人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范了XXXXX公司人事檔案管理的內(nèi)容和要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于XXXXX公司人事檔案材料的收集、利用、傳遞、管理等工作。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。全國人大常委會《中華人民共和國檔案法》勞力字[1992]33號《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》組通字[1996]14號《中共中央組織部關(guān)于印發(fā)（干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定）的通知》京組通[2006]4號《中共北京市委組織部關(guān)于開展干部檔案審核工作的通知》Q/ZSFD-205.02-02-2011《管理標(biāo)準(zhǔn)編寫規(guī)定指引》3術(shù)語、定義3.1XXXXX公司、公司指XXXXX有限責(zé)任公司。3.2人事檔案指人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)。3.3人事檔案整理指根據(jù)一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進(jìn)行審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。3.4人事檔案審核指對歸檔材料進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)材料內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確，手續(xù)是否規(guī)范完備，進(jìn)而判定材料有無保存價(jià)值、是否歸入人事檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。3.5人事檔案傳遞指員工所在單位或主管部門發(fā)生變化后，人事檔案管理部門將其檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位人事檔案管理部門的一項(xiàng)工作。4職責(zé)行政部是公司人事檔案管理的歸口部門，具體負(fù)責(zé)公司人事檔案的收集、整理、保管等日常管理工作。5管理內(nèi)容與方法5.1總則人事檔案是公司行政部及其他部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，人事檔案管理工作是公司組織人事工作的重要組成部分，是歷史地、全面地考察了解和正確評價(jià)員工的依據(jù)。5.2人事檔案材料收集5.2.1主動收集人事檔案材料并歸檔是公司行政部、各部門、各位員工的職責(zé)和義務(wù)，是不可缺少的一道重要工作程序。任何個人都不得擅自保存檔案材料，更不得據(jù)為己有。5.2.2公司行政部對員工材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。5.2.3立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。5.2.4歸檔范圍5.2.4.1人力資源管理工作中形成的員工檔案材料：5.2.4.1.1招收、聘用工作中形成的報(bào)考登記表、考試成績、聘用、續(xù)聘審批表、聘用合同書及解聘、辭退材料；5.2.4.1.2調(diào)配、轉(zhuǎn)業(yè)安置、任免、考察、考核等工作中形成的履歷表（書）、簡歷表、履歷（簡歷）材料、各種登記表、干部任免呈報(bào)表（包括同時(shí)上報(bào)的考察材料）、考核登記表、民主評議和組織考察綜合材料、鑒定材料、自傳、退（離）休審批表和軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表等材料；5.2.4.1.3辦理工資、待遇等工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批復(fù)材料；5.2.4.1.4政審工作中形成的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、個人對結(jié)論的意見、檢查交待說明及作為依據(jù)的調(diào)查證明材料；甄別及復(fù)查結(jié)論（意見、決定）、復(fù)查報(bào)告、批復(fù)及主要依據(jù)材料；更改民族、出生年月、參加工作時(shí)間、國籍的個人申請、組織審批意見及作為依據(jù)的證明材料。5.2.4.2通過籌備黨代會、人代會、政協(xié)會、工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等代表會議的部門或臨時(shí)機(jī)構(gòu)，收集代表、委員登記表和個人政績材料。通過有關(guān)統(tǒng)戰(zhàn)部門收集民主黨派代表會等會議形成的代表登記表和委員的簡歷、政績材料。5.2.4.3通過員工受教育的院校、黨校、培訓(xùn)部門收集學(xué)生（學(xué)員）登記表、報(bào)考登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)證書（原件個人保存）、學(xué)位審批材料、學(xué)歷證明書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績、鑒定等材料。5.2.4.4通過評定專業(yè)技術(shù)資格部門，收集評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）工作中形成的專業(yè)技術(shù)任職資格申報(bào)表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料、聘任專業(yè)職務(wù)的審批表、套改和晉升專業(yè)職務(wù)（職稱）審批表。5.2.4.5通過公司黨委組織部門收集在組織建設(shè)中形成的已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、個人總結(jié)、整黨中形成的不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料。民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨員登記表、優(yōu)秀黨員和優(yōu)秀黨務(wù)工作者事跡及組織審批材料；認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見等材料。5.2.4.6通過公司共青團(tuán)組織，收集團(tuán)的建設(shè)中形成的入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、優(yōu)秀團(tuán)員和優(yōu)秀團(tuán)的工作者事跡材料、退團(tuán)材料。5.2.2.7通過工會等有關(guān)部門，收集在事跡表彰活動中形成的先進(jìn)工作者、先進(jìn)生產(chǎn)者的登記表、先進(jìn)模范事跡材料、嘉獎通報(bào)材料。5.2.2.8通過紀(jì)律檢查、監(jiān)察、司法及有關(guān)行政部門，收集形成的處分決定、免于處分的處理記過材料、查證核實(shí)報(bào)告、上級批復(fù)、個人對處分決定的意見、本人檢查、交待材料、通報(bào)批評材料、法院的判決書、復(fù)查甄別報(bào)告、決定、上級批復(fù)材料。5.2.3.9通過審計(jì)部門收集形成的對員工經(jīng)濟(jì)工作中的評價(jià)材料，有關(guān)問題的處理意見等材料。5.2.2.10通過有關(guān)科技部門、本人和報(bào)刊雜志收集員工的發(fā)明、科研成果及有重大影響（如獲獎或在全國性的報(bào)刊上發(fā)表）的論文、著作、譯著等的目錄。5.2.2.11收集員工因病、工傷、意外事故致殘的體檢表、鑒定等有關(guān)材料。5.2.3形成檔案材料的部門將歸檔材料送交人事檔案管理人員時(shí)，雙方必須辦理材料交接手續(xù)。5.3人事檔案材料鑒別5.3.1判斷所收集材料的真?zhèn)?，檢查材料是否齊全完整，成套材料不缺份，單份材料不少頁;檢查撰寫是否符合要求，文字須是鉛印、膠印、油印、計(jì)算機(jī)打印或藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水或純藍(lán)色墨水以及復(fù)寫紙書寫;審查材料的手續(xù)是否完備。5.3.2不屬于歸檔材料的處理辦法5.3.2.1有保存價(jià)值的文書資料，如任職文件、歷史資料、重大會議記錄等，可交文書檔案部門或其它有關(guān)部門保存；5.3.2.2應(yīng)由本人保存的材料，如獎狀、畢業(yè)證書、學(xué)生證等，要及時(shí)退還本人，個別不宜退給本人的，可經(jīng)行政部審查，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；5.3.2.3歸檔手續(xù)不具備的材料，如應(yīng)蓋公章而未蓋公章，應(yīng)由本人簽署意見而未簽字的結(jié)論材料，有下級意見而無上級批復(fù)及內(nèi)容不完整、字跡不清的材料，要及時(shí)退給有關(guān)部門或個人補(bǔ)辦手續(xù)，限期15天內(nèi)補(bǔ)辦完畢后再歸檔；5.3.2.4無結(jié)論的審查材料，要退給有關(guān)部門做出審查結(jié)論后再歸檔；5.3.2.5經(jīng)鑒別確需銷毀的材料，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。5.4人事檔案的整理在對檔案材料進(jìn)行鑒別的基礎(chǔ)上，人事檔案整理工作包括分類、排序、技術(shù)加工、裝訂五個步驟，通過整理達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。5.4.1人事檔案的分類將檔案材料按照按材料內(nèi)容、性質(zhì)及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)別類型，相對集中，進(jìn)行組合排列，共分為十大類。5.4.1.1第一類履歷材料。指員工本人歷次填寫的各種簡歷、履歷、登記表等基本情況的材料。履歷表須貼照片，蓋公章。5.4.1.2第二類自傳材料。指員工本人所寫的有關(guān)敘述經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長過程等自傳性質(zhì)的材料。5.4.1.3第三類考察、考核、鑒定材料，審計(jì)工作中形成的材料。干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。按材料形成的時(shí)間順序排序。5.4.1.4第四類學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格考試材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映個人科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。畢業(yè)證書的原件、復(fù)印件都不能存檔。如需存檔，復(fù)印單位加蓋公章。職稱單科考試成績不存檔。5.4.1.5第五類審查工作中形成的材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等工作中形成的組織審查意見及所依據(jù)的證明材料。5.4.1.6第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派材料，包括批準(zhǔn)為中共正式黨員、共青團(tuán)及民主黨派的有關(guān)材料。5.4.1.7第七類表彰獎勵材料，包括指組織正式批準(zhǔn)授予的各種榮譽(yù)獎勵的決定，審批表和先進(jìn)事跡材料等。5.4.1.8第八類執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料，包括黨組織給犯錯誤黨員的各種黨紀(jì)處分，行政上給予員工的行政處分。5.4.1.9第九類招錄、聘用、公開選拔和競爭上崗等工作中形成的材料；任免、調(diào)動、退（離）休、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置工作中形成的材料；辭職、辭退、罷免材料；辦理工資、待遇等工作中形成的材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議，民主黨派代表會議工作中形成的材料。5.4.1.10第十類其他可供參考材料。是指以上九類材料都不能包括而又有較大價(jià)值可供參考的材料，例如：健康檢查和處理工傷事故工作中形成的材料；辦理喪事形成的材料；檔案審核、報(bào)送工作中產(chǎn)生的反映檔案情況的材料；其他材料。5.4.2人事檔案排序5.4.2.1按材料形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排序。適用于這種方法排列材料有第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類。其中第四類、第九類一般按時(shí)間順序進(jìn)行排序，但在處理不同性質(zhì)材料時(shí)要采用二級分類法，即先將性質(zhì)相同的材料集中后，再按時(shí)間順序排列。第四類材料二級分類順序?yàn)椋?、學(xué)歷學(xué)位材料；2、職業(yè)（任職）資格考試材料和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；3、反映個人科研學(xué)術(shù)水平的材料；4、培訓(xùn)材料等。第九類材料二級分類順序?yàn)椋?、任免材料；2、工資材料；3、出國、出境材料；4、參加會議的代表登記表等材料。5.4.2.2按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。適用于這類方法排列材料的有第五類、第六類、第八類，其中：第五類、第八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)、結(jié)論或處分決定、本人對結(jié)論或處分的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料、本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前，即入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書、退團(tuán)材料；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，即入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表。5.4.2.3每一類材料排好順序后，要編制類號和順序號。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁數(shù)。頁數(shù)的計(jì)算方法為：凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面形如計(jì)算?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁數(shù)。復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。5.4.3人事檔案目錄的編制5.4.3.1檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀、使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水。檔案目錄不能粘貼涂改。5.4.3.2每類目錄之前應(yīng)注明類號和類別名稱，按照類別排列順序和人事檔案目錄格式，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行填寫。5.4.3.3序號填寫材料類號和排列順序號。材料類號用大寫的“一”至“十”，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫1，2，3，4，5等。5.4.3.4“材料名稱”根據(jù)材料題目編寫，要簡明扼要，準(zhǔn)確地揭示材料內(nèi)容。5.4.3.4.1填寫材料名稱要突出材料的基本內(nèi)容；5.4.3.4.2要準(zhǔn)確揭示和高度概括出材料的性質(zhì)特征；5.4.3.4.3簡化題目要規(guī)范，必須確切反映材料的內(nèi)容特點(diǎn)；5.4.3.4.4名稱與材料內(nèi)容明顯不一致的，要根據(jù)內(nèi)容重新命題，并在備注欄加以注明；5.4.3.4.5沒有名稱的材料，可根據(jù)材料內(nèi)容擬定標(biāo)題，標(biāo)題要規(guī)范、確切；5.4.3.4.6證明材料的名稱要根據(jù)材料的內(nèi)容來擬定，不能籠統(tǒng)地寫“證明材料”，要準(zhǔn)確地揭示出證明人的姓名或單位、證明人與被證明人之間的關(guān)系、被證明人的問題等。5.4.3.5“材料形成時(shí)間”填寫材料落款的最后時(shí)間。凡復(fù)制的材料，應(yīng)填原件形成時(shí)間，不填材料復(fù)制時(shí)間，要用阿拉伯?dāng)?shù)字填全年月日。5.4.3.6“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。材料的頁數(shù)計(jì)算要規(guī)范統(tǒng)一，凡鉛印頁碼的材料、表格，要如實(shí)填寫頁數(shù)，無鉛印頁碼的材料，采用圖書編頁法，有文字內(nèi)容的，每面有字即為一頁。5.4.3.7“備注”填寫需要說明的情況。包括附有考察材料的干部任免審批表、復(fù)制件等情況說明。5.4.3.8每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。5.4.4人事檔案材料的技術(shù)加工5.4.4.1檔案材料載體，應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙。5.4.4.2對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保證文件原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。5.4.4.3幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞檔案材料內(nèi)容，不要對材料進(jìn)行過度裁剪。5.4.4.4幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。5.4.4.5拆除檔案材料上的訂書釘、區(qū)別針、大頭針等金屬裝訂物。5.4.4.6每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。5.4.5人事檔案材料的裝訂5.4.5.1裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。結(jié)實(shí)、齊整、美觀、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。5.4.5.2檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，留有2-2.5厘米的裝訂邊，裝訂邊如沒有留2-2.5厘米，應(yīng)加邊。5.4.5.3人事檔案厚度超過3.5厘米的，可以分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料在同一卷中。5.5人事檔案查閱5.5.1因考察、任免、調(diào)動、晉級、政審、組織發(fā)展、出國、福利待遇、治喪等需要，可查閱當(dāng)事人檔案。5.5.2查閱員工檔案，應(yīng)填寫《查閱員工檔案登記表》。5.5.3查閱員工檔案的工作人員必須是中共黨員，在查閱室查閱。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。外部人員一般要求兩人，應(yīng)持本單位介紹信及本人工作證。5.5.4查閱檔案時(shí)要注意愛護(hù)，保持檔案整潔，嚴(yán)禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。查閱檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙。5.5.5未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料。確因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)人事部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理。復(fù)制的材料，不得給無關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。5.5.6員工檔案一般不外借，特殊情況需外借的，須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借用，時(shí)間一般不超過兩周，用后及時(shí)送還。5.6人事檔案轉(zhuǎn)遞5.6.1轉(zhuǎn)遞的人事檔案質(zhì)量要合格5.6.1.1轉(zhuǎn)出和接收的人事檔案必須做到信息準(zhǔn)確、材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范。5.6.1.2轉(zhuǎn)出單位在轉(zhuǎn)遞檔案前，要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，對不符合要求的檔案進(jìn)行認(rèn)真整改,并按照要求，整理合格、裝訂成冊，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。經(jīng)審核整改后符合要求的檔案，報(bào)公司分管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)出的檔案，要進(jìn)行詳細(xì)登記。5.6.1.3接收單位要對接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)向轉(zhuǎn)出單位反饋并退回檔案整改。經(jīng)整改合格后，轉(zhuǎn)出單位再將檔案轉(zhuǎn)接收單位，接收單位人事檔案管理人員復(fù)查合格后才能報(bào)單位分管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批入庫。5.6.2人事檔案轉(zhuǎn)遞過程要安全5.6.2.1轉(zhuǎn)出的檔案要進(jìn)行嚴(yán)密包封，詳細(xì)填寫《員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，與檔案一道密封，加貼密封條并蓋密封章,通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人遞送。5.6.2.2檔案轉(zhuǎn)出后，在檔案名冊上注明何時(shí)轉(zhuǎn)往何處，以便備查。檔案轉(zhuǎn)出，過期一個月未退回執(zhí)，應(yīng)通過有關(guān)途徑詢問，以防丟失。5.6.2.3接收單位發(fā)現(xiàn)檔案有拆封痕跡的，要進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。5.6.2.4接收的檔案經(jīng)審核符合標(biāo)準(zhǔn)的，在檔案轉(zhuǎn)遞單的回執(zhí)上簽名蓋章并退回原單位。若缺少材料要在回執(zhí)單上寫明；對不符合要求的檔案，立即退回原單位。5.6.2.5收到不屬于本單位管理的員工檔案，應(yīng)立即退回轉(zhuǎn)出單位。5.6.2.6對接收的員工檔案，要認(rèn)真登記、編號、入庫。5.6.2.7嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，避免出現(xiàn)“無頭檔案”。對已出現(xiàn)的“無頭檔案”，應(yīng)認(rèn)真查轉(zhuǎn)。5.6.2.8對違反轉(zhuǎn)遞制度，造成檔案丟失或發(fā)生抽取、更換檔案材料的視情節(jié)和后果追究當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。5.6.3新任集團(tuán)公司所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送工作5.6.3.1新任集團(tuán)公司所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的人事檔案由公司人事部門進(jìn)行報(bào)送。5.6.3.2新任企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員正式任職后，應(yīng)將其人事檔案報(bào)送集團(tuán)公司人力資源部。5.6.3.3對所報(bào)送的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核后，逐項(xiàng)填寫《新任集團(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送單》，詳細(xì)列出檔案中的遺留問題?！缎氯渭瘓F(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送單》經(jīng)組織人事部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽批并加蓋組織人事部門公章或黨委公章。5.6.3.4新任集團(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案及《新任集團(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送單》應(yīng)派專人報(bào)送。5.6.3.5對存在問題的檔案，須在一個月內(nèi)整改完畢并重新報(bào)送。5.7人事檔案保管與保護(hù)5.7.1為確保人事檔案的絕對安全，行政部要建立堅(jiān)固、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。5.7.2庫房的防火、防潮、防駐、防盜、防光、防高溫等設(shè)施應(yīng)經(jīng)常檢查；應(yīng)經(jīng)常對庫房進(jìn)行清掃和通風(fēng)，以保持庫內(nèi)的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度溫度(14～24攝氏度，相對濕度45～65％）。5.7.3無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，更不準(zhǔn)明火進(jìn)入庫房。5.7.4建立人事檔案的底帳登記簿（冊）、查借閱登記簿（冊）、轉(zhuǎn)遞（收、發(fā)）登記冊，每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。5.8人事檔案材料收集工作紀(jì)律5.8.1行政部應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案材料收集歸檔工作的監(jiān)督和檢查，確保人事檔案材料及其信息安全，確保收集歸檔工作有序進(jìn)行。5.8.2行政部、公司各部門及其工作人員都有保護(hù)人事檔案的義務(wù)。任何人不得以任何借口，要求檔案工作人員或他人涂改、抽取、增添、偽造或銷毀檔案材料。5.8.3人事檔案工作人員在收集歸檔工作中要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，嚴(yán)格把關(guān)，保守秘密，遵守以下紀(jì)律5.8.3.1不得將歸檔范圍之外的材料歸入檔案。5.8.3.2不得擅自攜帶人事檔案材料外出。5.8.3.3不得私自摘抄、復(fù)制人事檔案材料。5.8.3.4不得擅自公布人事檔案材料。5.8.3.5不得私自允許他人涂改、偽造、撤換、增添或銷毀檔案材料。5.8.3.6嚴(yán)格遵守黨和國家的保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。5.8.4嚴(yán)禁任何個人私自保存他人的檔案和檔案材料。5.8.5對違反收集歸檔紀(jì)律的直接責(zé)任人員和負(fù)有責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員，要給予相應(yīng)的黨紀(jì)、政紀(jì)處分，構(gòu)成犯罪的要依法追究刑事責(zé)任。5.8.6任何個人不得查閱本人及其親屬的檔案。6檢查與考核6.1本標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和行政部組織檢查與考核。附錄A（規(guī)范性附錄）人事檔案管理工作示意圖程序收集鑒別整理保管檢索利用轉(zhuǎn)遞統(tǒng)計(jì)收集歸檔材料，補(bǔ)充檔案材料。是否屬于所管員工應(yīng)歸檔的材料，是否齊全完整、手續(xù)完備，是否真實(shí)可靠。材料分類、排列、復(fù)制、目錄登記、技術(shù)加工、打孔裝訂、檢查驗(yàn)收。專（兼）職人員，專用庫房，專用鐵質(zhì)五節(jié)柜，“六防措施”落實(shí)。有檢索工具：計(jì)算機(jī)檢索、手工簿冊查詢。查閱借用，為員工工作提供信息。員工調(diào)動工作或職務(wù)變動后，將檔案轉(zhuǎn)到新的主管部門。統(tǒng)計(jì)檔案管理工作基本情況，核對檔案材料。內(nèi)容三及時(shí)：及時(shí)收集，及時(shí)歸檔，及時(shí)按規(guī)定組織補(bǔ)充。鑒別準(zhǔn)確，去留合理，處理得當(dāng)。認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。嚴(yán)密科學(xué)；安全可靠；便于查找。檢索科學(xué)，方法得當(dāng)，簡便易行，查找準(zhǔn)確迅速。堅(jiān)持原則，手續(xù)完備，登記清楚，安全保密，積極主動。機(jī)要轉(zhuǎn)遞專人送取，檔案完整齊全，轉(zhuǎn)遞及時(shí)安全。定期及時(shí)，科學(xué)準(zhǔn)確，情況登記清楚，問題及時(shí)處理。標(biāo)準(zhǔn)附錄B（規(guī)范性附錄）員工檔案材料分類及排列順序一覽表類別材料分類排列順序目錄填寫備注目錄職務(wù)變動表的前面員工職務(wù)變動登記表排在目錄后面第一類1、知青、教師、職工、軍人、員工登記表、簡歷表、履歷表(書)、2、黨員員工簡歷表;目錄按材料形成時(shí)間的先后順序排列填寫。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。按時(shí)間順序排序。貼像片、蓋公章。第二類1、凡由本人撰寫的敘述自己經(jīng)歷、思想變化過程、社會關(guān)系等情況，屬自傳性質(zhì)的材料。2、以自傳為主要內(nèi)容的履歷式簡歷表等。目錄按材料形成時(shí)間的先后順序排列填寫。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。按時(shí)間順序排序。第三類1、鑒定材料:學(xué)生、學(xué)員、實(shí)習(xí)、勞動、自我鑒定，畢業(yè)生鑒定、高校畢業(yè)生鑒定、結(jié)業(yè)鑒定、學(xué)生操行評語、政治操行鑒定表、工作鑒定、團(tuán)員、黨員、員工鑒定、后備干部登記表、退役軍人鑒定、轉(zhuǎn)業(yè)干部鑒定、飛行員鑒定、工作調(diào)動鑒定、下派干部鑒定、社教運(yùn)動鑒定表；2、干部考核表、干部考察材料、對本人的考察意見、思想品德考察表、公務(wù)員考核表、審計(jì)考核材料、出國人員鑒定表、外國工作期間鑒定;研究生學(xué)習(xí)期間總結(jié)表、黨性鍛煉小結(jié)；3、離任審計(jì)(如有問題放第8類).目錄按材料形成時(shí)間的先后順序排列填寫。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。按時(shí)間順序排序?，F(xiàn)職和科級以上干部民主評議材料歸檔;干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類類別材料分類排列順序目錄填寫備注第四類1、中學(xué)學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表；2、各類大中專院校學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)研究生登記表、學(xué)員畢業(yè)鑒定表(含成績單)、學(xué)習(xí)情況登記表，高校學(xué)籍登記表);符合國家規(guī)定的學(xué)歷證明、肄業(yè)、畢業(yè)證明，教育部門出具的學(xué)歷證明等；3、報(bào)考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表、專家推薦表、碩士研究生學(xué)籍登記表、學(xué)業(yè)成績登記表、碩士畢業(yè)生登記表；4、報(bào)考博士學(xué)位研究生登記表、專家推薦表、博士課程學(xué)習(xí)成績表、博士畢業(yè)證書或?qū)W位證書、博士研究生學(xué)籍登記表、博士畢業(yè)生登記表、授予學(xué)位推薦表；碩士學(xué)位審批材料、博士學(xué)位審批材料；5、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表;聘任、套改、晉升、解聘專業(yè)職務(wù)(職稱)的審批表、登記表;員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響論文的評價(jià)材料及目錄;員工本人寫的技術(shù)業(yè)務(wù)自傳;反映員工業(yè)務(wù)能力方面的其它材料；6、員工進(jìn)修登記表、崗位培訓(xùn)登記表、黨校培訓(xùn)登記表；選拔留學(xué)生審查登記表、教師職務(wù)任職資格呈報(bào)表、提升教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)名稱審批表、衛(wèi)生人員技術(shù)職稱晉升呈報(bào)表；7、教師過渡審批表、公務(wù)員過渡培訓(xùn)表目錄填寫為二級分類方法：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格考試材料和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映個人科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略，每小項(xiàng)按時(shí)間順序排序。例：四、學(xué)歷學(xué)位及評聘專業(yè)技術(shù)材料㈠學(xué)歷學(xué)位材料1、2、㈡職業(yè)（任職）資格考試和專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料1、2、㈢反映個人科研學(xué)術(shù)的材料1、2、㈣培訓(xùn)材料1、2、1、畢業(yè)證書的原件、復(fù)印件都不能存檔。如需存檔，復(fù)印單位加蓋公章。2、職稱單科成績考試通知要退還本人。

類別材料分類排列順序目錄填寫備注第五類1、政治歷史問題的審查結(jié)論(批注)、調(diào)查報(bào)告、主要證明材料、檢舉材料、本人交待及對結(jié)論的意見;2、甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告及有關(guān)的依據(jù)材料;3、一般歷史問題的結(jié)論材料和主要證明材料;因入黨、入團(tuán)、出國、參軍而形成的政審材料;4、確定和更改員工的姓名報(bào)告及批件；確定和更改員工的民族、年齡、國籍、入黨、入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查結(jié)論以及所依據(jù)的主要證明材料；家庭成員、主要社會關(guān)系的平反決定、通知或復(fù)查意見等；5、學(xué)生政審表、高中畢業(yè)生政審表、學(xué)生政治情況調(diào)查表、畢業(yè)生政治審查表、新兵政治審查登記表、入伍時(shí)間審批表、下鄉(xiāng)時(shí)間審批表、更改參加工作時(shí)間批復(fù)、報(bào)告及證明；更改民族的批復(fù)；6、本人的證明材料：家庭情況的證明材料、愛人情況登記表，其妻×××的證明材料、其夫×××的證明材料、其父×××的證明材料、其母×××的證明材料等。按政審時(shí)間先后，排出每次政審的成套材料。批復(fù)；結(jié)論；本人對結(jié)論的意見；調(diào)查報(bào)告；調(diào)查證明材料(按調(diào)查報(bào)告中引證的要順序排列)；本人檢查交待及申訴材料(有復(fù)查結(jié)論、平反決定的排在前面)，不同問題分別做出結(jié)論的將每個問題的成套材料分別集中在一起;同一問題多次審查形成的材料，將每次審查形成的成套材料分別排列在一起，并將最后一次問題材料排在這一問題材料的最前面;其余的按每次審查的時(shí)間先后順序成套排列。先排序反映同一問題或內(nèi)容材料集中在一起，按材料主次關(guān)系排序。1、先將本人材料、上級批復(fù)、結(jié)論、本人對結(jié)論的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料、本人檢查交代材料。2、再存放愛人、父母、兄弟、姐妹等材料。每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)、份數(shù)，ＸＸＸ年不能省略歸入此類材料應(yīng)注意材料的完整性。

類別材料分類排列順序目錄填寫備注第五類1、政治歷史問題的審查結(jié)論(批注)、調(diào)查報(bào)告、主要證明材料、檢舉材料、本人交待及對結(jié)論的意見;2、甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告及有關(guān)的依據(jù)材料;3、一般歷史問題的結(jié)論材料和主要證明材料;因入黨、入團(tuán)、出國、參軍而形成的政審材料;4、確定和更改員工的姓名報(bào)告及批件；確定和更改員工的民族、年齡、國籍、入黨、入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查結(jié)論以及所依據(jù)的主要證明材料；家庭成員、主要社會關(guān)系的平反決定、通知或復(fù)查意見等；5、學(xué)生政審表、高中畢業(yè)生政審表、學(xué)生政治情況調(diào)查表、畢業(yè)生政治審查表、新兵政治審查登記表、入伍時(shí)間審批表、下鄉(xiāng)時(shí)間審批表、更改參加工作時(shí)間批復(fù)、報(bào)告及證明；更改民族的批復(fù)；6、本人的證明材料：家庭情況的證明材料、愛人情況登記表，其妻×××的證明材料、其夫×××的證明材料、其父×××的證明材料、其母×××的證明材料等。按政審時(shí)間先后，排出每次政審的成套材料。批復(fù)；結(jié)論；本人對結(jié)論的意見；調(diào)查報(bào)告；調(diào)查證明材料(按調(diào)查報(bào)告中引證的要順序排列)；本人檢查交待及申訴材料(有復(fù)查結(jié)論、平反決定的排在前面)，不同問題分別做出結(jié)論的將每個問題的成套材料分別集中在一起;同一問題多次審查形成的材料，將每次審查形成的成套材料分別排列在一起，并將最后一次問題材料排在這一問題材料的最前面;其余的按每次審查的時(shí)間先后順序成套排列。先排序反映同一問題或內(nèi)容材料集中在一起，按材料主次關(guān)系排序。1、先將本人材料、上級批復(fù)、結(jié)論、本人對結(jié)論的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料、本人檢查交代材料。2、再存放愛人、父母、兄弟、姐妹等材料。每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)、份數(shù)，ＸＸＸ年不能省略歸入此類材料應(yīng)注意材料的完整性。

類別材料分類排列順序目錄填寫備注第六類1、入團(tuán)志愿書、申請書、退團(tuán)材料；2、入黨志愿書（己經(jīng)批準(zhǔn)為中共正式黨員、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請；3、黨員登記表、不予登記的決定：組織批示意見及所依據(jù)的材料，取消預(yù)備黨員資格材料黨員登記表(屬整黨性質(zhì)的)、黨員民主評議材料;4、加入民主黨派的有關(guān)材料、組織審批意見；5、開除黨籍、團(tuán)籍的處分材料放在第八類，原入黨、入團(tuán)志愿書仍放在第六類，但需在封面注明“已開除”字樣。入團(tuán)志愿書；入團(tuán)申請書；團(tuán)員登記表；離退團(tuán)材料；開除團(tuán)籍材料；入黨志愿書；入黨申請書；轉(zhuǎn)正申請書；黨員登記表；加入民主黨派的有關(guān)材料。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。入黨積極分子考察材料不存檔第七類1、各級組織正式命名授予的英雄、模范、先進(jìn)工作者等稱號和本單位年度性獎勵的授獎決定(審批表)先進(jìn)事跡及榮譽(yù)稱號材料、通報(bào)表揚(yáng)材料;創(chuàng)造發(fā)明獎勵材料;2、各種業(yè)務(wù)獎勵材料;3、從事專業(yè)工作三十年人員審批表、登記表;有突出貢獻(xiàn)的中青年專家審批表;拔尖人才審批表;其它榮譽(yù)稱號的審批材料。按材料形成的時(shí)間先后順序排列。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)、份數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。每份材料要蓋公章第八類1、法院判決書、勞動教養(yǎng)審批材料、員工違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法所受的處分(免于處分的處理意見)、查證核實(shí)報(bào)告、上級批復(fù)、本人對處分的意見和檢查交待材料；2、通報(bào)批評材料；3、甄別、復(fù)查報(bào)告、決定、上級批復(fù)及本人意見。確屬錯誤，組織上未給予處分的，本人對錯誤的認(rèn)識交待或檢查材料；4、關(guān)于×××取消所受處分的決定；刑事判決書。按處分時(shí)間排列，每次處分所形成的成套材料(指受處分兩次以上的)，排列同五類相同，凡有取消處分和甄別、復(fù)查平反決定材料排在每次處分材料的前面。即：上級批復(fù)、處分決定、本人對處分的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料、本人檢查交待或申訴材料；同第五類排列順序一樣。注意此材料的完整性和成套，手續(xù)要齊全。本人對處分的意見常常同處分決定在同一材料上。

類別材料分類排列順序目錄填寫備注第九類1、任免：招工、入伍審批表、知青下鄉(xiāng)審批(登記表);以工代干轉(zhuǎn)正審批表；吸收錄用員工審批表;聘用員工審批表(合同書)；續(xù)聘審批表、解聘、辭退材料；軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部、復(fù)員退伍軍人審批表；干部任免審批表及相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料；公開選拔和競爭上崗等工作中形成的材料；享受處級以上待遇審批表;退職、退(離)休審批表(提前和延長離退休材料)；2、工資：調(diào)整工資、工資改革、提職、兌現(xiàn)工資、轉(zhuǎn)正定級人員審批表、獎勵工資、津貼審批表；有突出貢獻(xiàn)的獎勵晉級表；3、出國：出國人員審批表;4、其它：縣團(tuán)級以上黨代會、人代會、政協(xié)代表會議、工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會、民主黨派代表會議代表登記表；公務(wù)員過渡登記表；大學(xué)生進(jìn)京審批表；員工調(diào)動審批表。此類材料分為四小類各小類材料分別按形成時(shí)間的先后順序排列。九、工資、任免等材料㈠任免材料（材料分類中1）；㈡工資材料（材料分類中2）；㈢出國人員審批表（材料分類中3）；㈣參加會議的代表登記表等其它材料（材料分類中4）。目錄登記時(shí)，四小類之間留有補(bǔ)充材料時(shí)備用空格;例：9-1-1是第九類中任免材料的第一份材料的第1件材料。第十類前九類不包括的、屬于有較大參考價(jià)值的材料：1、有殘疾的體檢表、殘疾等級材料；2、民事糾紛判決書、調(diào)解書；3、大中專院校畢業(yè)生報(bào)到通知書、派遣證；4、工傷、職業(yè)病、可做享受勞保待遇或提前退(離)休依據(jù)的體檢證明材料；5、員工逝世后的悼辭(生平)；6、非正常死亡的調(diào)查報(bào)告、處理材料、善后處理意見、死亡通知書、死亡報(bào)告單；死亡員工登記表；7、“三險(xiǎn)”證明等；8、員工檔案審核、報(bào)送工作中產(chǎn)生的反映員工情況的材料；9、其它材料。按材料形成時(shí)間先后順序排列。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。體檢表要求存放最近一份。備注：在填寫目錄時(shí)，每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。附錄C（規(guī)范性附錄）人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日一履歷材料1二自傳材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日三鑒定、考核、考察材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日四學(xué)歷、學(xué)位、職稱等材料(一)學(xué)歷學(xué)位材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日(二)專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料1(三)個人科研學(xué)術(shù)材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日(四)培訓(xùn)材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日五政審材料1六入黨(團(tuán))材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日七獎勵材料1八處分材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日九錄用、任免、聘用、工資等材料(一)任免材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日(二)工資材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日(三)出國材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日(四)其它材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時(shí)間頁數(shù)備注年月日十其它可供組織參考的材料1干部職務(wù)變動登記表姓名性別出生時(shí)間0000.00籍貫任職時(shí)間免職時(shí)間部門職務(wù)批準(zhǔn)文電號0000.000000.00干部職務(wù)變動登記表任職時(shí)間免職時(shí)間部門職務(wù)批準(zhǔn)文電號附錄D（規(guī)范性附錄）人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根第（）號茲將等同志的人事檔案材料冊（其中正本冊、副本冊），材料份轉(zhuǎn)往單位。經(jīng)辦人：年月日人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單第（）號：茲將等同志的人事檔案材料轉(zhuǎn)去，請按檔案目錄清點(diǎn)查收，并將回執(zhí)退回我單位。姓名轉(zhuǎn)遞原因正本（冊）副本（冊）材料（份）人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)：你處于年月日轉(zhuǎn)來字號等同志的人事檔案共冊（其中正本冊、副本冊），材料共份，已全部收到。現(xiàn)將回執(zhí)退回。收件人：收件單位（蓋章）：年月日附錄E（規(guī)范性附錄）查（借）閱人事檔案審批表內(nèi)容項(xiàng)目姓名單位職務(wù)政治面貌被查（借）閱人查（借）閱人查（借）檔理由查（借）閱單位主管部門負(fù)責(zé)人簽字：年月日主管部門意見年月日備注附錄F（規(guī)范性附錄）新任集團(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送單姓名檔案卷數(shù)工作單位及職務(wù)任職時(shí)間“三齡一歷”審核情況出生時(shí)間參加工作時(shí)間入黨時(shí)間學(xué)歷學(xué)位檔案整理人檔案審查人人事檔案遺留問題或需要說明的情況報(bào)送單位意見主管領(lǐng)導(dǎo)簽字：（蓋人事或黨委印章）年月日精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔人事檔案管理實(shí)用教程(講義)6、按是否在崗的情況來分。7、按載體形式來分。（五）人事檔案的內(nèi)容與分類人事檔案正本。人事檔案副本。（六）人事檔案管理體制、機(jī)構(gòu)與人員配備我國人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)的管理體制。人事檔案管理的一般操作規(guī)程（一）人事檔案的收集與補(bǔ)充1、人事檔案的收集范圍2、人事檔案收集的途徑3、人事檔案的收集方法4、建立收集補(bǔ)充制度（二）人事檔案的鑒別1、人事檔案鑒別工作的內(nèi)容2、對不在歸檔范圍的材料的處理（三）人事檔案的整理1、人事檔案整理的基本要求2、人事檔案整理的范圍3、人事檔案的正本與副本4、人事檔案的整理步驟5、整理人事檔案應(yīng)注意的問題（四）人事檔案的保管與保護(hù)1、硬件2、軟件（五）人事檔案的統(tǒng)計(jì)1、人事檔案管理各環(huán)節(jié)的數(shù)量狀況統(tǒng)計(jì)2、檔案庫房和人員情況的統(tǒng)計(jì)（六）人事檔案的提供利用1、人事檔案的查閱2、人事檔案的外借3、提供復(fù)制件和加工件服務(wù)（七）人事檔案的轉(zhuǎn)遞1、人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的基本要求2、人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的方式（八）干部職工特殊變動情況下的檔案管理三、人事檔案現(xiàn)代化管理簡介四、干部人事檔案相關(guān)管理制度介紹1、《干部人事檔案材料的收集制度》2、《干部人事檔案材料鑒別歸檔制度》3、《干部人事檔案整理工作制度》4、《干部人事檔案安全保密制度》5、《干部人事檔案查（借）閱制度》6、《干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度》7、《干部人事檔案的檢查核對制度》8、《干部人事檔案管理人員工作職責(zé)》2011年4月人事檔案管理實(shí)用教程云南省檔案局陳建麗人事檔案管理的一般概念簡介（一）概述P224隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及人事制度改革、新的用工制度的發(fā)展與需要，人事檔案的重要性日益為人們所認(rèn)同。簡言之，凡涉及到識人用人、人員流動任免、落實(shí)個人待遇等等，無不以人事檔案為依據(jù)。人事檔案產(chǎn)生于人事管理活動。自從有了國家政權(quán)，有了對人的管理，就有了對人進(jìn)行記錄和管理的人事檔案。中國現(xiàn)代人事檔案工作起步于中國共產(chǎn)黨建立之后開展的革命戰(zhàn)爭年代，建立于新中國成立之后。目前人事檔案制度基本建立，人事檔案的管理工作逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，全國規(guī)模的人事檔案工作體系基本形成。與此同時(shí)，人事檔案管理的理論研究也取得初步進(jìn)展，出版了一系列有關(guān)人事檔案管理工作的專著及大量的研究論文，有關(guān)部門（中共中央組織部、人事部、勞動部、國家檔案局等）還發(fā)布了一些有關(guān)人事檔案管理的行政規(guī)章。這些專著、研究論文、工作規(guī)章在對人事檔案工作的基礎(chǔ)理論進(jìn)行探討研究的同時(shí)，總結(jié)了我國人事檔案管理工作幾十年的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，對人事檔案管理工作作出了一些具體、明確的規(guī)定，對我們從事人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。目前作為具體從事人事檔案管理工作依據(jù)的主要有這樣一些：eq\o\ac(○,1)《干部檔案工作條例》、eq\o\ac(○,2)《干部檔案整理工作細(xì)則》、eq\o\ac(○,3)《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》、eq\o\ac(○,4)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、eq\o\ac(○,5)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、eq\o\ac(○,6)《國家教委委屬高校干部人事檔案工作暫行規(guī)定》及一系列有關(guān)干部人事檔案工作目標(biāo)管理方面的文件材料（《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》、《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)》）等。云南省委組織部、省檔案局在對上述條例、規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)并貫徹實(shí)施的同時(shí)，也出臺了相關(guān)的實(shí)施意見，具有很強(qiáng)的可操作性。以上這些行政法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)章的發(fā)布與貫徹實(shí)施，使人事檔案管理有章可循。（二）人事檔案的定義Q14人事檔案一般定義為：人事檔案是在組織人事管理活動中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案。簡言之，人事檔案即是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個人材料。它是國家檔案的重要組成部分。個人履歷、自傳、學(xué)歷、各種鑒定、考核材料、政治歷史、社會關(guān)系情況的審查材料、加入黨派的材料、任免、錄用、聘用、獎懲材料、工資級別等其他對組織有參考保存價(jià)值的材料都可以歸入人事檔案。這里，介紹一個目前最常見的概念：職工檔案。這是目前數(shù)量最多，也是最普遍的一類人事檔案。一般干部和職工的人事檔案與工人檔案統(tǒng)稱為職工檔案?？梢院唵味x為：職工檔案主要是指企事業(yè)單位的一般干部、職員和工人的人事檔案。職工檔案是職工個人經(jīng)歷、思想品德、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技能與成績、獎懲等情況的綜合反映，由各種招工、轉(zhuǎn)干、聘任、體檢、考核、政審、鑒定、工資、獎勵、處分等方面內(nèi)容的表格和文字材料構(gòu)成。Q77（三）人事檔案的屬性Q15-17人事檔案主要具有以下屬性：1、集合性。人事檔案是以個人為單位，按照一定原則和方法組成的專卷或?qū)?，集中反映了一個人成長的經(jīng)歷、政治狀況、業(yè)務(wù)實(shí)績等全貌。卷內(nèi)的每一份材料，都必須反映該人的情況，不得夾雜或混入別人的材料，也不能將該人的材料肢解割裂，分散在不同的部門保管。因此，人事檔案是集合性的材料，以職工個人為主線，集中反映該職工個人的歷史全貌。2、認(rèn)可性。人事檔案材料不是雜亂無章的的堆積，也不是任意放進(jìn)去或編造的個人材料，而是經(jīng)組織、人事部門認(rèn)可的個人材料。人事工作的中心任務(wù)，就是識人用人，知人善任。因此組織、人事部門經(jīng)常采取各種形式了解人員的經(jīng)歷、表現(xiàn)、才能、成果等情況，需要個人填寫履歷表、鑒定、小結(jié)、成果表、考核材料等，所有這些材料，都必須得到組織的認(rèn)可，不能隨意填寫，更不能私自放入個人檔案中。個人的學(xué)歷、文憑等都應(yīng)經(jīng)過組織認(rèn)定、蓋有公章，而不應(yīng)該是偽造的。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，有些人為了謀取個人私利，騙取錢財(cái)，偽造假文憑、假檔案的事時(shí)有發(fā)生，但這絕不是科學(xué)意義上的真實(shí)的人事檔案。3、專門性。人事檔案是一種專門檔案。包含三層意思：eq\o\ac(○,1)是組織、人事工作專門領(lǐng)域形成的檔案；eq\o\ac(○,2)其內(nèi)容具有專門性，自成體系，反映人事管理方面的情況；eq\o\ac(○,3)人事檔案具有專門的形式和特定名稱種類，如關(guān)于人事方面的各種登記表、考核材料等。4、真實(shí)性。人事檔案能真實(shí)客觀地反映個人的本來面貌。真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提。凡歸檔的材料必須實(shí)事求是真實(shí)可靠。5、現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是由組織、人事、勞資等部門在現(xiàn)實(shí)的人事管理活動中形成的、反過來又作為現(xiàn)實(shí)的人事管理工作的重要依據(jù)，為現(xiàn)實(shí)的人事管理工作服務(wù)，因而具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。6、動態(tài)性。隨著時(shí)間的推移和個人的成長，人事檔案需要不斷根據(jù)每個人的實(shí)際表現(xiàn)的記載不斷補(bǔ)充內(nèi)容，并隨人員的流動而流動，因此人事檔案始終處于“動態(tài)”之中。（人事檔案建立以后，不是一成不變的，并不意味著人事材料歸檔的完成和收集工作的結(jié)束，它是一個根據(jù)形勢的發(fā)展和各個歷史階段對每個人的實(shí)際表現(xiàn)的記載不斷補(bǔ)充內(nèi)容的過程；也是一個隨著人員的流動而流動的過程。）人事檔案的管理無論是檢索工具的編制，還是檔案實(shí)體的整理，都以其“動”而區(qū)別于其他門類的檔案。一方面，人事檔案涉及的個人大多數(shù)仍在各個領(lǐng)域各單位從事社會實(shí)踐活動，繼續(xù)譜寫自己的歷史，這就決定了人事檔案須隨個人的成長不斷增加新的內(nèi)容，以滿足人事工作的需要；另一方面，人事檔案涉及的人員是不斷流動的，調(diào)動、晉升、免職等情況經(jīng)常發(fā)生，隨之而來的是當(dāng)事人工作單位和主管其人事檔案的單位的變動。因此，人事檔案須隨人員的流動經(jīng)常轉(zhuǎn)遞和流動，變換工作單位和管理部門。其動態(tài)性特征主要表現(xiàn)在以下三個方面：（遞增性、轉(zhuǎn)移性、波動性）eq\o\ac(○,1)遞增性。人事檔案最顯著的特征是，卷內(nèi)檔案材料呈遞增趨勢。一個人從家門或校門走上工作崗位后，他的檔案材料數(shù)量與其工作年限成正比。比如轉(zhuǎn)正定級、職務(wù)任免、工資晉升、入團(tuán)入黨、考察獎懲、職稱評聘等，其材料與日俱增。eq\o\ac(○,2)轉(zhuǎn)移性。“檔隨人走”是人事檔案的又一動態(tài)管理特征，凡人員調(diào)動、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)生畢業(yè)分配等等，其檔案都隨人員轉(zhuǎn)移到新的工作單位。eq\o\ac(○,3)波動性。一般而言，傳統(tǒng)的文書檔案的卷內(nèi)文件材料裝訂后，其信息不再變動。而人事檔案的卷內(nèi)信息除了擁有遞增性特征外，還體現(xiàn)在信息的歷史波動性。比如，體現(xiàn)在職務(wù)和工資的升降方面：有的干部任職以后又免、撤、改職，免、撤、改職后又復(fù)原職；有的干部晉升工資后，因某種原因又降了工資。體現(xiàn)在工作單位的變動方面：有的人員調(diào)離原工作單位后又調(diào)回，調(diào)回后又再度調(diào)去別的單位，等等。諸如此類，都使卷內(nèi)信息呈波動性。7、保密性。人事檔案中記載了個人的自然情況（姓名、別名、出生地、出生年月、家庭成員）、個人健康、婚姻狀況、工資收入、政治面貌、業(yè)務(wù)成果、職務(wù)職稱、獎懲情況、專業(yè)特長等各方面情況，其中有些涉及個人隱私、與該檔案人有關(guān)的重大事件、工作失誤等內(nèi)容，在相當(dāng)時(shí)期內(nèi)是保密的，不能對外開放，以確保個人權(quán)益和國家利益不受侵犯。一般只能由組織人事部門掌握，并建立嚴(yán)格的保密制度，不得隨意公開與擴(kuò)散，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部、著名科學(xué)家、知名人士，其人事檔案內(nèi)容的性更強(qiáng)。8、權(quán)威性。正因?yàn)槿耸聶n案具有認(rèn)可性、真實(shí)性等屬性，因此人事檔案內(nèi)容具有較強(qiáng)的權(quán)威性。反映一個人面貌的材料，只有從人事檔案中查閱才是最可靠、最權(quán)威的。（四）人事檔案的種類劃分Q65傳統(tǒng)的人事檔案包括干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案四大類，已不能涵蓋和囊括一般人事檔案的內(nèi)容，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。目前，人事檔案已發(fā)展為檔案的一大門類，用不同的標(biāo)準(zhǔn)，從不同的角度，可以從宏觀上將其進(jìn)行以下分類：1、按工作單位的性質(zhì)來分，可分為黨政軍機(jī)關(guān)人事檔案、企業(yè)單位人事檔案、事業(yè)單位人事檔案、集體單位人事檔案。繼續(xù)細(xì)分下去，黨政軍機(jī)關(guān)可分為黨委機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)和軍事機(jī)關(guān)；企業(yè)單位可分為工業(yè)企業(yè)、農(nóng)業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，亦可分為國有企業(yè)、外資企業(yè)、合資企業(yè)、民營企業(yè)；事業(yè)單位可分為學(xué)校、醫(yī)院、新聞單位、研究所、文藝、體育機(jī)構(gòu)等。2、按職責(zé)和專業(yè)來分，可分為國家公務(wù)員檔案、科研人員檔案、教師檔案、醫(yī)生檔案、護(hù)士檔案、運(yùn)動員檔案、演員檔案、財(cái)會人員檔案、企業(yè)職工檔案、軍人檔案、記者檔案、編輯人員檔案、學(xué)生檔案等。3、按人員管理的權(quán)限來分，可分為中央管理人員檔案、部管人員檔案、?。ㄊ?、區(qū)）管人員檔案、廳（局）管人員檔案、地（市）管人員檔案、縣管人員檔案、廠管人員檔案等。4、按職務(wù)級別和影響程度來分，可分為高級人員（高級干部、高級知識分子、高級技師等）檔案或名人檔案（著名政治活動家、著名科學(xué)家、著名演員、著名運(yùn)動員等），中級人員檔案、一般工作人員檔案。5、按政治面貌來分，可分為中共黨員檔案、共青團(tuán)員檔案、非黨團(tuán)人員檔案或民主人士檔案。6、按是否在崗的情況來分，可分為在崗人員人事檔案、待崗人員人事檔案、流動人員人事檔案、下崗人員檔案、離退休人員人事檔案等。7、按載體形式來分，可分為紙質(zhì)人事檔案、磁質(zhì)人事檔案、電子人事檔案或數(shù)字人事檔案等。還可從另外的角度和標(biāo)準(zhǔn)對人事檔案進(jìn)行分類?，F(xiàn)較常見的主要有：國家公務(wù)員人事檔案、企事業(yè)職工檔案、教師與科研人員人事檔案、學(xué)生檔案、流動人員人事檔案等。雖然各種人事檔案具有共性，都是人事管理方面的內(nèi)容，是個人自然狀況、社會經(jīng)歷和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的記錄，但由于工作性質(zhì)的不同，因而其具體內(nèi)容和要求是有差異的，應(yīng)根據(jù)各類人事檔案的特點(diǎn)進(jìn)行歸類，組成各具特色的人事檔案管理體系。我們這里所講述的主要是有關(guān)人事檔案的最基本的、普遍性的知識。（五）人事檔案的內(nèi)容與分類各級人事部門對所管理的干部、職工都要建立人事檔案。人事檔案一般分為正本和副本。正本必不可少，而副本則根據(jù)需要建立。一般高級領(lǐng)導(dǎo)干部或同時(shí)受幾個部門管理的干部就要建立人事檔案的副本，以備工作之需。人事檔案正本的內(nèi)容主要包括：eq\o\ac(○,1)履歷材料；eq\o\ac(○,2)自傳材料；eq\o\ac(○,3)鑒定、考核、考查材料；eq\o\ac(○,4)學(xué)歷和評聘職稱材料；eq\o\ac(○,5)政審材料；eq\o\ac(○,6)參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)、民主黨派的材料；eq\o\ac(○,7)獎勵材料；eq\o\ac(○,8)處分材料；eq\o\ac(○,9)錄用、任免、聘用、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記材料；eq\o\ac(○,10)其他可供組織參考的材料。人事檔案副本，由人事檔案正本的七類主要材料的復(fù)制件及重復(fù)件構(gòu)成：eq\o\ac(○,1)正本中第一類的近期履歷材料；eq\o\ac(○,2)第三類的主要鑒定、干部考核材料；eq\o\ac(○,3)第四類的學(xué)歷、學(xué)位、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料；eq\o\ac(○,4)第五類的政治歷史問題的審查結(jié)論（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材料；eq\o\ac(○,5)第七類的獎勵材料；eq\o\ac(○,6)第八類的處分決定（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）；eq\o\ac(○,7)第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。（一般來說，包括除正本中的自傳、黨團(tuán)材料和其他類以外的七大類材料，）其他類別多余的重要材料，也可歸入副本。正本和副本分別由主管單位和協(xié)管單位保管。根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局《干部檔案工作條例》第四章的有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)職干部檔案正、副本按如下分工進(jìn)行保管：C301、中管干部由省委組織部負(fù)責(zé)建立干部檔案副本，省管干部和地州市委管理的干部，由干部所在單位建立干部檔案副本。2、中央管理的干部，檔案正本由中央組織部管理，副本由省委組織部管理。3、省委管理的干部，正本由有關(guān)的干部檔案管理部門保管，副本由干部所在單位保管。4、各地各單位應(yīng)根據(jù)干部管理范圍各自制訂檔案保管和代管范圍。凡由上級單位或同級其他部門代管檔案，其所在單位應(yīng)做好干部檔案情況登記，以便本單位使用。（六）人事檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和人員配備Q46我國人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)的管理體制。集中統(tǒng)一是指人事檔案必須集中由組織、人事檔案部門統(tǒng)一管理，其他任何部門或個人不得私自保存人事檔案。分級負(fù)責(zé)是指全國人事檔案工作，由各級組織人事部門根據(jù)其管理權(quán)限，負(fù)責(zé)某一級別人員的人事檔案材料，并對人事檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督。具體而言，縣級以上機(jī)關(guān)、單位的人事檔案要按照干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理（如中央管省部級、省管廳級、地市管處級），縣以下機(jī)關(guān)、單位的干部人事檔案由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位由上一級單位管理。企業(yè)的人事檔案，一般由本單位自行保管，但是廳級以上領(lǐng)導(dǎo)的檔案要由省委組織部管理。P234關(guān)于干部檔案的管理體制，云南省委組織部在《關(guān)于貫徹中共中央組織部、國家檔案局﹤干部檔案工作條例﹥的實(shí)施意見》中，明確了具體的管理辦法：C281、各級領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案，按干管權(quán)限由各級組織或有關(guān)部門管理，即由各級黨委組織部管理。2、省級各部委辦廳局的干部檔案，由各單位組織、干部或人事部門集中統(tǒng)一管理。部委辦廳局所屬企、事業(yè)單位的干部檔案，由企、事業(yè)單位的組織、干部或人事部門集中統(tǒng)一管理；不具備管理?xiàng)l件的單位，可由上一級主管單位的干部、人事部門代管。3、地州市部委辦局及所屬企事業(yè)單位的干部檔案，由各單位組織、人事部門統(tǒng)一管理；不具備保管條件的可由地州市委組織部或地州市人事（勞動人事）局（處）、教委（教育局）相對集中管理。我省現(xiàn)狀：從州級以下均由組織部、人事部門保管。4、縣以下機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的干部檔案，由縣委組織部和縣人事局、教育局集中管理。5、一個單位由兩個或兩個以上部門管理干部、職工人事檔案的，應(yīng)統(tǒng)一集中到一個部門管理；凡實(shí)行檔案綜合管理的單位，其干部、職工人事檔案要固定專人與其他檔案（如文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案等）分別管理，業(yè)務(wù)上接受本單位組織、干部、人事部門的領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。關(guān)于干部檔案管理的機(jī)構(gòu)和人員配備，中組部《檔案工作條例》第二章第七條規(guī)定：“縣以上（含縣）的組織、人事部門，應(yīng)建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)對本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員?！备鶕?jù)這一原則，云南省委組織部在《關(guān)于貫徹中共中央組織部、國家檔案局﹤干部檔案工作條例﹥的實(shí)施意見》中作了如下表述：C291、各地州市委組織部應(yīng)建立相應(yīng)的專門機(jī)構(gòu)或明確一個部門主管，按規(guī)定數(shù)額配備相應(yīng)的專職或以管理檔案為主的兼職黨員干部負(fù)責(zé)管理干部檔案并指導(dǎo)本地區(qū)的干部檔案工作。2、省級各部委辦廳局中，負(fù)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的，應(yīng)明確一個部門負(fù)責(zé)本部門和本系統(tǒng)的干部檔案工作，配備相應(yīng)的專職干部。無業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的可配備一名以管理檔案為主的兼職黨員干部。3、縣（市）委組織部要設(shè)立檔案組（或檔案室），配備專職或以管理檔案為主的兼職黨員干部。4、地州市縣人事（勞動人事）局和教委（教育局）干部檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備可根據(jù)工作需要參照同級組織部門辦理。5、省地兩級企業(yè)、事業(yè)單位的干部檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，亦可參照此意見辦理。一般而言，對于省地兩級企事業(yè)單位的人事檔案來說，一般由本單位自行保管，但是廳級以上領(lǐng)導(dǎo)的檔案要由省委組織部管理，處級以上領(lǐng)導(dǎo)的檔案要由地州市委組織部管理。職工檔案可以不分級別，由各單位人事檔案部門、人力資源部或綜合性檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。人事檔案管理的一般操作規(guī)程（狹義）現(xiàn)代管理學(xué)的一個突出特征就是規(guī)范化，現(xiàn)代人事檔案也逐步走上了規(guī)范化管理之路。從宏觀管理的角度來說，人事檔案規(guī)范化管理是指根據(jù)組織、人事、勞動等部門的現(xiàn)實(shí)要求，科學(xué)地、系統(tǒng)地、動態(tài)地管理人事檔案，使人事檔案發(fā)揮更大效能，更好地為社會主義和諧社會建設(shè)服務(wù)?，F(xiàn)代人事檔案管理是一個很廣的范疇，我們這里重點(diǎn)針對本單位長期以來形成的這部分人事檔案的管理，即以手工整理與計(jì)算機(jī)輔助，管理對象為紙質(zhì)的實(shí)體檔案的這樣一種傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理工作。這就是狹義的人事檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容。現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)是：eq\o\ac(○,1)收集完整；eq\o\ac(○,2)鑒別準(zhǔn)確；eq\o\ac(○,3)整理有序；eq\o\ac(○,4)保管安全；eq\o\ac(○,5)利用方便。就一個單位的人事檔案管理來說，一般依照以下步驟進(jìn)行：（一）人事檔案的收集與補(bǔ)充人事檔案材料的收集是人事檔案工作的最重要的一個環(huán)節(jié)，它處于人事檔案管理工作的最前端。只有做好收集工作，才能為人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)打下物質(zhì)基礎(chǔ)，也才能使人事檔案全面完整地反映一個人的歷史面貌。收集完整是目標(biāo)。同時(shí)，人事檔案的動態(tài)性特征決定了作為其后續(xù)環(huán)節(jié)的補(bǔ)充工作的不可或缺，因而收集與補(bǔ)充必須同時(shí)進(jìn)行，二者不可偏廢。1、人事檔案的收集范圍P227、C54-57（中組部《干部人事檔案材料收集歸檔的規(guī)定》）eq\o\ac(○,1)個人履歷表、簡歷表、各類人員登記表。eq\o\ac(○,2)自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。eq\o\ac(○,3)組織審定的考察材料、年度考核登記表、個人鑒定等考察考核干部工作中形成的材料。eq\o\ac(○,4)學(xué)歷證明、各種錄用聘用表、聘用合同、政審材料等。eq\o\ac(○,5)專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表、審批表等。eq\o\ac(○,6)干審工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明的材料以及作為依據(jù)的證明材料，甄別、復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。eq\o\ac(○,7)個人姓名、民族、年齡、國籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等過程中形成的個人申請、組織審查報(bào)告、上級批復(fù)及證明材料。eq\o\ac(○,8)入黨志愿書、申請書，黨員登記表，民主評議黨員過程中形成的組織意見，退黨材料；入團(tuán)志愿書、申請書，團(tuán)員登記表，退團(tuán)材料；加入民主黨派的材料等個人在黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的材料。eq\o\ac(○,9)個人受組織各種處分材料：處分（或撤銷處分）決定、上級批復(fù)、個人檢查交待材料、法院判決書、離婚材料等。eq\o\ac(○,10)辦理出國出境人員審批表、登記表等。eq\o\ac(○,11)辦理工資、待遇工作中形成的登記表、審批表及批復(fù)材料。eq\o\ac(○,12)干部任免、調(diào)動、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置等工作中形成的干部任免審批表、調(diào)動鑒定、轉(zhuǎn)業(yè)鑒定、授予（晉升）軍（警）銜審批表、離退休審批表、公務(wù)員過渡登記表、定級定工資等材料。eq\o\ac(○,13)黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會，以及民主黨派代表會議工作中形成的代表登記表、委員簡歷、政績材料等。eq\o\ac(○,14)表彰獎勵先進(jìn)人物登記表、嘉獎通報(bào)材料。eq\o\ac(○,15)體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘的確認(rèn)材料，新錄用干部體檢表和畢業(yè)分配工作體檢表等材料。eq\o\ac(○,16)辦理喪事形成的悼詞、生平、報(bào)紙報(bào)道消息、訃告，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及遺書等材料?？傊?，凡是與個人權(quán)益信息息息相關(guān)的這些個人人事材料都要全面收集、整理、歸檔。2、人事檔案收集的途徑P228、Q107eq\o\ac(○,1)通過組織、人事、勞資部門收集履歷、考核、任免、調(diào)動、晉升、工資、退離休等材料；eq\o\ac(○,2)通過黨團(tuán)組織等部門收集入團(tuán)入黨、黨團(tuán)登記、退團(tuán)退黨等材料；eq\o\ac(○,3)通過紀(jì)檢監(jiān)察司法審計(jì)部門收集受處分材料、審計(jì)結(jié)論材料；eq\o\ac(○,4)通過教育管理部門和學(xué)校收集成績、學(xué)歷等材料；eq\o\ac(○,5)通過業(yè)務(wù)部門收集業(yè)務(wù)考績、技術(shù)發(fā)明、論文目錄等材料：eq\o\ac(○,6)組織干部人事部門，應(yīng)根據(jù)工作需要，適時(shí)布置填寫干部（職工）履歷表或干部（職工）履歷補(bǔ)充表等各種登記表，及時(shí)充實(shí)檔案內(nèi)容。3、人事檔案的收集方法（簡單提一下）P228-229eq\o\ac(○,1)定向收集；eq\o\ac(○,2)定時(shí)收集；eq\o\ac(○,3)追蹤收集。在發(fā)現(xiàn)檔案不完整時(shí)要根據(jù)有關(guān)線索追蹤收集。4、建立收集補(bǔ)充制度Q109人事檔案材料的收集與補(bǔ)充，是一項(xiàng)貫徹始終的經(jīng)常性工作，不能單純依靠突擊工作，應(yīng)當(dāng)建立起必要的收集工作制度。主要包括：eq\o\ac(○,1)移交和轉(zhuǎn)遞制度。各級人事檔案部門應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有工作的基礎(chǔ)上，建立健全人事檔案的移交和轉(zhuǎn)遞制度，明確規(guī)定本單位、本部門在日常工作活動中形成的、屬于人事檔案管轄范圍的材料，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)地移交給人事檔案部門，使人事檔案能夠及時(shí)地、源源不斷地得到補(bǔ)充。移交制度應(yīng)當(dāng)有明確的移交范圍、移交時(shí)間、移交時(shí)的人事檔案的整理要求等內(nèi)容。eq\o\ac(○,2)清理制度。人事檔案部門根據(jù)所管檔案的情況，定期對人事檔案進(jìn)行清理、核對，將所缺材料逐一登記下來，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行收集。eq\o\ac(○,3)催要制度。人事部門在日常工作中不能坐等有關(guān)部門主動報(bào)送材料，也不能送多少收多少，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常和有關(guān)單位聯(lián)系，主動催促并索要應(yīng)當(dāng)歸檔的人事檔案材料。eq\o\ac(○,4)及時(shí)登記制度。收文登記、移交登記。eq\o\ac(○,5)檢查制度。根據(jù)所管轄人事檔案的數(shù)量狀況，人事檔案管理部門應(yīng)在每季度、半年或一年對人事檔案進(jìn)行一次檢查，核對，將那些不符合歸檔要求的材料，立即退回形成機(jī)關(guān)或部門重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)；剔出不符合人事檔案歸檔范圍的材料，退回原單位處理。另外，根據(jù)人事檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，如若發(fā)現(xiàn)缺少的材料，應(yīng)當(dāng)填寫補(bǔ)充材料登記表，以便補(bǔ)齊收全。eq\o\ac(○,6)隨時(shí)補(bǔ)充材料制度。為了了解員工各方面的情況，及時(shí)補(bǔ)充人事檔案的內(nèi)容，組織、人事及勞資部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要和檔案材料的短缺情況，不定期地統(tǒng)一布置填寫履歷表、自我鑒定、體檢表等，以便隨時(shí)補(bǔ)充人事檔案材料，使組織上能比較完整地掌握一個人的情況。由于人事檔案材料的來源具有多維性、廣泛性和分散性的特點(diǎn)，只有完整、全面地收集人事檔案材料，才能使人事檔案濃縮一個人的全貌，做到“檔即其人”，才能為各級組織、人事、勞動等部門了解人、選拔人和使用人、落實(shí)個人待遇等提供重要依據(jù)。因此，完整地收集人事檔案材料，必須做到：明確收集歸檔的范圍；制定收集工作制度；采用先進(jìn)科學(xué)的收集方法（如整理前收集和整理后收集、內(nèi)部收集和外部收集、縱向收集和橫向收集、經(jīng)常收集和突擊收集等）。（二）人事檔案的鑒別人事檔案材料的鑒別是指依照一定的原則與規(guī)定，對收集起來的人事檔案材料進(jìn)行甄別和價(jià)值鑒定，再根據(jù)它們的真?zhèn)魏蛢r(jià)值進(jìn)行取舍，最后將具有保存價(jià)值的材料歸入檔案，把不應(yīng)當(dāng)歸檔的材料剔出銷毀或轉(zhuǎn)送其他部門予以處理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。鑒別準(zhǔn)確是目標(biāo)。屬于歸檔范圍的材料應(yīng)真實(shí)，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的檔案材料須蓋章簽字后才能歸入人事檔案。不屬于規(guī)定的歸檔范圍的材料不得擅自歸檔。人事檔案鑒別工作的內(nèi)容P229、Q112針對工作中可能會遇到的一些具體情況作些說明。eq\o\ac(○,1)判斷材料是否屬于所管人員本人的個人材料。首先，辨認(rèn)姓名的異同：同姓同名；同姓異名或異姓同名；一人多名。其次，辨認(rèn)材料的內(nèi)容和作用：看內(nèi)容，即審核材料的內(nèi)容是否與人員的問題有關(guān)，比如政審材料中所反映的內(nèi)容與該人員的結(jié)論是否有內(nèi)在聯(lián)系，是否是結(jié)論的依據(jù)；看用途，比如對于證明材料要詳細(xì)審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰？如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的；另外，該人員所寫的證明他人問題的材料，由于它的用途不是證明該人員的，所以不該歸入該人員檔案中。eq\o\ac(○,2)判斷材料是否屬于人事檔案。一個人的檔案材料包括人事檔案內(nèi)容的材料及非人事檔案內(nèi)容的材料兩大部分。鑒別工作的任務(wù)就是將兩者嚴(yán)格區(qū)分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案的材料另加處理。常見的人事檔案材料：（主要根據(jù)正本所包括的十大類內(nèi)容來判斷，這里就不細(xì)述了。）C4A政審材料：審查結(jié)論、復(fù)審結(jié)論、甄別平反結(jié)論或決定，通知、批復(fù)、組織批注意見，帶結(jié)論性的調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人交代和本人對組織結(jié)論簽署的意見和對有關(guān)問題的主要申訴材料；B紀(jì)檢案件材料：處分決定、批復(fù)、通知、調(diào)查報(bào)告、復(fù)查、甄別、平反決定，本人檢討（查）、申訴，本人對處分決定簽署的意見的復(fù)制件或打印件；C職務(wù)任免、調(diào)級、出國人員審查材料、任免呈報(bào)表、調(diào)動登記表、調(diào)級審批表、出國人員審查表；D入黨入團(tuán)材料：入黨入團(tuán)志愿書、申請書（包括自傳材料），轉(zhuǎn)正申請書以及入黨入團(tuán)時(shí)組織上關(guān)于其本人歷史和表現(xiàn)以及家庭主要成員、社會關(guān)系情況的調(diào)查材料；E司法案件材料：判決書復(fù)制件及撤銷判決的通知書。F晉升技術(shù)職稱、學(xué)位、學(xué)銜審批表以及業(yè)務(wù)考績資料：技術(shù)人員登記表、考試成績表、業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)業(yè)務(wù)的個人小結(jié)以及組織評定意見，創(chuàng)造發(fā)明和技術(shù)革新的評價(jià)材料，考核登記表、重要論文篇目和著作書目；G獎勵材料：授予先進(jìn)模范稱號的決定、通知、批復(fù)、