公司骨干員工-時間管理培訓(xùn)課件教材

時間管理2009-01-01什么是時間管理？時間管理的誤區(qū)時間管理不是要把所有事情做完，

而是更有效運用時間再怎么管理也沒有用，就是有這么多做不完的事情。如何把這麼多事情塞進行程表當(dāng)中？時間管理的目的，除了要決定你該做些什麼事情之外，也是在決定什麼事情不應(yīng)該做你不可能做所有的事情，所以：

必須做出判斷，訂定優(yōu)先級，

在最恰當(dāng)?shù)臅r間做最重要的事，其余的就必須割舍用〈減法思考〉代替〈加法思考〉誤區(qū)1時間管理不是完全的掌控，

而是降低變動性什麼是時間管理？

“可以自己控制，固定在什麼時間完成什麼事情?！庇肋h都有意外的狀況發(fā)生，但這并不重要時間管理的真正意義在於：盡可能的降低變動性沒有事先的規(guī)劃，很容易讓工作失去焦點，只注意到眼前緊急的事，忘了去處理真正重要的事透過事先的規(guī)劃

作為一種提醒與指引誤區(qū)2來做個小測試下面有一些問題

請依據(jù)自己的情況分別回答

自己記錄下每一題的分數(shù)總是如此……….5分常常如此……….4分有時候如此…….3分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q1要做的事，要負的責(zé)任

多到令人喘不過氣?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q2覺得自己非常忙碌，而且

沒有耐心?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q3越接近最后的期限，工作越努力。總是如此……….5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q4來自領(lǐng)導(dǎo)（或是客戶、合作方）的要求多到讓我感到很大的壓力?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q5常常有處理不完的e-mail，

或是回不完的MSN（或QQ）對話，幾乎成為早上上班的第一件事?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q6得面臨不斷發(fā)生的工作重點改變

或是組織變動?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q7我不喜歡將原本屬於我的責(zé)任

移交給別人?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q8我覺得我很難保持機動與彈性，

也無法專注在真正重要的事情上?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q9太過焦慮與擔(dān)憂，

因此浪費了不少的時間?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q10只要會是影響到我自己和同事的互動，

我就很難做出決定或要求。總是如此……….5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q11開會或是會面時常遲到?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q12花太多時間處理不太重要、或是緊急

的事，而沒有時間處理真正重要的事?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q13我習(xí)慣拖延事情，直到時間過了

或是不再重要了，就不需要處理?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q14我睡得很不安穩(wěn)，早上起床仍覺得

很疲憊?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q15對我來說，要規(guī)劃每天的工作時間表是很難、也很少做到的事。總是如此……….5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q16我沒有清楚的方向，

也不知道自己的目標(biāo)是什麼。總是如此……….5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q17我覺得我對工作的期望

還有我在工作上的成就與表現(xiàn)，

和領(lǐng)導(dǎo)所認知的不一樣?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q18當(dāng)我手邊一個項目在進行時，我只有一個預(yù)定完成的時間，而不是把它切割成好幾個小項目，分別列出進度?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q19只要牽涉到別的部門或其他同事，

就很難按照我理想的進度進行。總是如此……….5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分Q20主管常常來來詢問我的工作進度?？偸侨绱恕?5分常常如此……….4分有時候如此…….4分很少如此……….2分從來沒有……….1分計分1-30分 恭喜你，你的時間管理做得不錯31-50分 對於時間管理，你已經(jīng)有了基礎(chǔ)的認識，或一些自己的方法，但還有進步改善的空間51-100分 你仍不知該如何有效管理自己的時間，因此是在一種沒有效率的狀態(tài)，應(yīng)該嘗試改變你的時間管理

出了什么問題?陷阱1.

無法管理外在的變數(shù)和要求你自己可以掌控的部分變少時，

在規(guī)劃自己的時間運用就必須保有更高的彈性在規(guī)劃一天的工作時，至少要保留40％的緩沖時間很多人面臨的困擾是： 太多來自外界的干擾，

隨時得放下手邊的工作去做別的事你有沒有想過市場工作的本質(zhì)是什麼？市場的工作有很大的一部份需要和別人互動，

外界的干擾本就是你工作的一部份從自我可掌控的部分開始陷阱2.

時間的配置不對緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確的行事優(yōu)先級????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優(yōu)先級緊迫的事不緊迫的事重要的事緊急狀況流程的重大疏失員工產(chǎn)生肢體沖突計劃之研擬公關(guān)之促進問題之調(diào)查專業(yè)能力的提升

人員招聘及培訓(xùn)健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約某些領(lǐng)導(dǎo)交辦的急事有些交際應(yīng)酬有些文件之處理MSN和QQ的某些應(yīng)答處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action陷阱3.

做事沒有方法多加利用可用的資源完成任何一件事情，有許多方法，

重點在於你能否找出最快速的方法如果不懂就要問清楚學(xué)會與大家討論﹑尋求主管及眾人的幫助從別人的經(jīng)驗值里面去學(xué)習(xí)我們常常運用自己所熟悉的或是直覺想到的方法

做事，但事實上，這并非是最有效率的方式不要毫不考慮的就直接去做了厘清不同性質(zhì)的工作將工作分類清楚：需要高度專注力的工作，例如撰寫報告﹑擬定計劃等…開會﹑處理行政文書作業(yè)﹑拜訪客戶﹑電話聯(lián)系…較不需專注度的工作，如：封裝信封…美國密西根大學(xué)心理學(xué)及神經(jīng)學(xué)科學(xué)家最新研究發(fā)現(xiàn)：～人的大腦只有在持續(xù)不間斷地處理一件事情時，才能發(fā)揮最佳功能。實驗心理期刊進行過類似的研究：～如果你每次必須花費15分鐘適應(yīng)與熟悉新的工作項目，

當(dāng)你一天轉(zhuǎn)換了10次，花在適應(yīng)新工作的時間總計有140分鐘轉(zhuǎn)換不同的工作項目，

大腦必須花費時間去適應(yīng)與熟悉排定優(yōu)先順序A級：“必須”要做的事非常重要，必須立即完成，沒有完成會有很大的影響B(tài)級：“應(yīng)該”要做的事很重要，但是可以有較多的緩沖時間C級：“可以”做的事如果還有時間，可以排入的工作Delegate分派工作重新檢視以上清單，找出哪些工作可以分派給適當(dāng)?shù)娜巳?zhí)行Eliminate刪除排不上時間，又找不到人可以幫忙處理的，就直接刪除陷阱4.

拖延與怠惰人,為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀？1.無奈2.不確定改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時,

表示會有新的事物發(fā)生在你的身上

…但是要用對“新的思考方式”後果只會更糟而已除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th思維習(xí)慣的改變成本/效益分析法這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般陷阱5.

沒有準(zhǔn)備﹑沒有想法下屬在面對主管時，

通常有以下應(yīng)對方式：等待被告知詢問該怎麼做提出建議，采取雙方都同意的作法直接采取行動，同時立即告知自行采取行動，定期向上報告陷阱6.

不知道利用其他人的資源陷阱7.

不會把握零碎的時間如果只有5分鐘的時間，

你可以：瀏覽所有的信件，看看是否有重要的訊息，提醒自己要注意，不要遺漏了。想想明天或是下個星期有哪些重要的事情要做，大致排定時間表。之前排好的會面時間，趁這個空檔和對方做最後的確認。對於一些簡單交付的工作，打電話去確認是否正依進度進行，是否可如期完成。

如果你有10分鐘的時間，

其實可以：想想今天在工作上遇到的某個問題，有什麼其他的方法可以解決。不需要花費太多時間回覆的信件，可以在這個時候先回復(fù)。好好休息一下，調(diào)整心情，再重新回到工作上。重新檢視今天的工作時間表，看看是否需要調(diào)整。

假設(shè)現(xiàn)在多出30分鐘的時間，

你