《計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)實(shí)用教程》課件第4單元

主要知識點(diǎn)編輯文本的方法：插入、刪除、改寫、修訂等功能文件保存的幾種方法本文格式的設(shè)置：紙張大小、字體字號、縮放效果、段落縮進(jìn)、對齊方式、底紋、中文版式等。常用排版功能：使用制表位、添加注釋、應(yīng)用樣式、使用項(xiàng)目符號和編號等2目錄4.1編輯環(huán)境的設(shè)置4.2文本編輯和格式設(shè)置4.3中文版式及制表位4.4樣式與項(xiàng)目符號和編號4.5其他編輯修飾功能（選修內(nèi)容）4.1編輯環(huán)境的設(shè)置在Word軟件的工作環(huán)境中，有一些設(shè)置直接影響著文本編輯的操作過程和結(jié)果，主要包括文字修改時插入與改寫方式的設(shè)置和使用、修改過程中使用修訂功能交互修改意見、文檔在編輯過程中自動存儲和加密存儲等內(nèi)容。4.1.1插入和改寫方式通常情況下，用鼠標(biāo)單擊文字中的某個位置時，鼠標(biāo)指針變?yōu)?，一閃一閃地標(biāo)志著當(dāng)前編輯位置，此時輸入的文字內(nèi)容就會插入在這個位置，原先的文字會自動地向后移動，這種文字編輯的方式稱為“插入方式”。如果要使用新輸入的文字內(nèi)容來覆蓋原有內(nèi)容，就要切換到“改寫方式”。4.1.2修訂功能的使用隨著電子辦公的普及和應(yīng)用，越來越多的用戶使用電子文檔進(jìn)行交互。當(dāng)一個文檔經(jīng)其他人修改后，用戶只能看到修改后的結(jié)果，如果要將修改人的修改方法記錄下來供用戶查看，就要使用“修訂”功能。一.啟動修訂功能使用鼠標(biāo)雙擊狀態(tài)欄上的，其中的文字變?yōu)楹谏?，表明修訂功能已開啟。文字被刪除的位置引出一條紅色線，并在文字右側(cè)出現(xiàn)了刪除操作的注釋，其中包含被刪除的原文字，同時在這行文字的左側(cè)也出現(xiàn)了一條豎線表示本行有內(nèi)容被修改了。新插入的文字內(nèi)容以藍(lán)色及下劃線的格式來標(biāo)志。二.修訂的處理當(dāng)用戶看到已修改的文檔時，從格式和注釋上可以對文檔被修改的方式一目了然。用鼠標(biāo)右鍵單擊刪除項(xiàng)的注釋，在出現(xiàn)的快捷菜單中有兩個與刪除有關(guān)的命令和。用戶接受刪除命令，刪除注釋就消失了，如果拒絕刪除，則已被刪除的文字又會自動回到原處。4.1.3文件保存的設(shè)置一.文檔的另存通常情況下，文檔經(jīng)過多次編輯和修改，會形成多個不同的版本，保存這些版本為以后查看原文提供了可能。常用的存儲方式是給文件名加上日期，如“申請書20080920.doc”，或者是加上版本號，如“申請書(1).doc”，“申請書(2).doc”等。操作時使用菜單命令[文件]-[另存為]，在彈出的窗口中選擇存儲位置及文件名，單擊按鈕就可以了。二.文檔的自動保存用戶在編輯文檔的過程中，可以單擊按鈕進(jìn)行保存，也可以使用菜單命令或快捷鍵Ctrl+S進(jìn)行保存。Word軟件還提供自動保存的功能。使用菜單命令[工具]-[選項(xiàng)]，在保存選項(xiàng)卡中，單擊“自動保留時間間隔”，并在其右側(cè)輸入時間間隔值，如10分鐘，則Word每間隔10分鐘就會自動將文檔進(jìn)行存儲。三.文檔的加密通常情況下，Word文件的保存不添加密碼，每個看到文件的人都可以打開查看或編輯修改。用戶如果需要對文件進(jìn)行加密，使用[工具]-[選項(xiàng)]命令，在“安全性”選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置。Word為用戶提供了兩種密碼，“打開文件時的密碼”限制了用戶對文件的打開權(quán)限，如果用戶無法正確輸入此密碼，則文件無法打開?！靶薷奈募r的密碼”只限制了用戶對文件修改的權(quán)限，當(dāng)用戶對打開的文件進(jìn)行了修改并使用保存命令時，系統(tǒng)會提示用戶輸入這個密碼，否則當(dāng)前所做的修改不能保存在文件中。4.2文本編輯和格式設(shè)置通常在制作文檔時，都會有一個取其的制作結(jié)果，用戶要學(xué)會對照素材和制作結(jié)果進(jìn)行分析，找出必要的文本編輯和格式設(shè)置內(nèi)容。通常制作文檔時需要文字修改、紙張?jiān)O(shè)置、文字格式、段落格式、對齊方式和底紋設(shè)置等操作步驟。4.2.1編輯文字文字的編輯包括對文字的刪除、添加、修改等操作。在所給素材文件中，“九寨溝”被寫成了“jiuzhaigou”。由于出現(xiàn)多處，手工刪除字母再輸入漢字的方法需要重復(fù)多次，在此，我們使用替換功能，一次性將字母全部替換為漢字。4.2.2設(shè)置紙張格式通常情況下，Word文檔默認(rèn)的紙張為A4紙。在制作“九寨溝的美.doc”時，我們需要設(shè)置為B5紙，并將頁邊距調(diào)整為2厘米。4.2.3設(shè)置文字格式Word默認(rèn)的字體為宋體，字號為五號。正常安裝的Word軟件都會提供多種英文字體和中文字體，如宋體、楷體、黑體、隸書、華文行楷等。我們繼續(xù)在文檔中進(jìn)行文字格式的設(shè)置，需要先分段，然后設(shè)置第一行文字為華文行楷，初號，縮放200%；設(shè)置其他文字為華文行楷，小四號。4.2.4設(shè)置段落縮進(jìn)段落縮進(jìn)包括左縮進(jìn)、右縮進(jìn)和首行縮進(jìn)，對應(yīng)的是文字的左邊界、右邊界和段落第一行首字符的位置。按照中文的行文習(xí)慣，各段落的第一行左側(cè)要空出兩個漢字的位置，也就是要設(shè)置首行縮進(jìn)2個字符。4.2.5設(shè)置對齊方式和底紋文檔在頁面中的對齊方式總體來說有兩種，一是垂直對齊方式，指整個文檔在紙張縱向方向上的對齊方式，分為頂端對齊、居中對齊、底端對齊和兩端對齊等幾種，這方面的設(shè)置用菜單命令[文件]-[頁面設(shè)置]進(jìn)行操作。另一種是水平對齊方式，是以段落為單位進(jìn)行的，以段落的左、右縮進(jìn)為左右邊界，分為左對齊、右對齊、居中對齊、兩端對齊、分散對齊等幾種方式。4.3中文版式及制表位為了制作古詩賞析的文檔，需要應(yīng)用中文版式中的漢語拼音、應(yīng)用制表位進(jìn)行詩句的排列、添加字詞的注釋內(nèi)容等操作。4.3.1應(yīng)用中文版式在Word中提供了五種中文版式，漢語拼音、帶圈字符、縱橫混排、雙行合一和合并字符。4.3.2合并文檔并分頁制作古詩賞析，事先準(zhǔn)備的資料分為三個素材文件，包括文本文件“字詞注釋.txt”、Word文檔“春夜喜雨.doc”和“詩文解釋.doc”。因此，需要將兩個Word素材文檔進(jìn)行合并，設(shè)置格式，并進(jìn)行分頁等操作。合并文檔使用命令[插入]-[文件]。分頁使用命令[插入]-[分隔符]，在彈出的窗口中選擇“分頁符”。4.3.3應(yīng)用制表位制表位是設(shè)置在水平標(biāo)尺上的位置，它配合鍵盤上的Tab鍵可以很方便地將文字分列排放。制表位按照對齊方式分為左對齊、右對齊、居中對齊、小數(shù)點(diǎn)對齊，還可以在各列間添加豎線等。使用制作位可以很方便地將數(shù)據(jù)按列對齊排版。4.3.4添加注釋在Word軟件中，有腳注和尾注兩種注釋，尾注一般是放置在全文末尾的注釋，腳注通常是放置在當(dāng)前頁面底端的注釋。古詩文中有些文字需要用現(xiàn)代的文字進(jìn)行解釋，以方便閱讀。這里需要我們對詩文中的部分文字添加腳注。4.4樣式與項(xiàng)目符號和編號我們要制作的文檔是學(xué)院的獎學(xué)金光榮榜，這篇文檔較長，內(nèi)容是按照年級、班級、獎學(xué)金等級劃分的獲獎人名單，為了方便進(jìn)行瀏覽和編排，需要應(yīng)用樣式來劃分文檔的層次，并制作多級編號。4.4.1應(yīng)用樣式所謂樣式，就是將多種修飾組合在一起的一組參數(shù)，如字體、字號、顏色、對齊方式等，給這組參數(shù)起一個特定的名稱，就形成了標(biāo)題1樣式、結(jié)束語樣式、超鏈接樣式等。應(yīng)用樣式便于統(tǒng)一格式，提高文檔排版的工作效率。在獎學(xué)金光榮榜中，為了形成年級、班級和等級三層的名單結(jié)構(gòu)，我們需要應(yīng)用“標(biāo)題”樣式。Word軟件的標(biāo)題樣式共分為九級，通常是按照標(biāo)題1至標(biāo)題9的順序連續(xù)使用。在獎學(xué)金光榮榜中我們設(shè)置年級為標(biāo)題1樣式，班級為標(biāo)題2樣式，獎學(xué)金等級為標(biāo)題3樣式。4.4.2應(yīng)用大綱視圖在長文檔中，有了層次型的文檔結(jié)構(gòu)，可以很方便地進(jìn)行文字順序的調(diào)整。如下圖所示，我們雙擊每個年級前的加號，將學(xué)生名單卷起來，然后使用大綱工具欄中綠色的向下和向上的箭頭，就可以將文檔內(nèi)容調(diào)整為08級至06級的順序，并統(tǒng)一設(shè)置字體和字號等格式。4.4.3自定義多級編號在Word中，提供了項(xiàng)目符號和編號功能，可以以段落為單位添加順序編號或統(tǒng)一的項(xiàng)目符號。在獎學(xué)金榜中，我們要為年級名稱應(yīng)用漢字編號“一，二，…”，為班級名稱應(yīng)用數(shù)字編號“1，2，…”，為獎學(xué)金等級應(yīng)用項(xiàng)目符號“

”。4.5其他編輯修飾功能4.5.1文本選擇的方法通常選擇文本是用鼠標(biāo)在文檔中進(jìn)行拖動，被選中的文字反向顯示。根據(jù)用戶的需要，Word還提供了其他選擇的方法。一．在編輯區(qū)中選擇在頁面視圖中，紙張左邊距的區(qū)間又稱為編輯區(qū)，當(dāng)鼠標(biāo)靠近編輯區(qū)時，鼠標(biāo)指針變?yōu)橄蛴覂A斜，這時可以有四種選擇動作：單擊鼠標(biāo)，選擇一行；雙擊鼠標(biāo)，選擇一段；三擊鼠標(biāo)，選擇全文；按住鼠標(biāo)拖動，選擇多行。二．列方式選擇按住鍵盤上的Alt鍵，然后按下鼠標(biāo)，拖動鼠標(biāo)形成一個矩形區(qū)域。這種選擇方式稱為列方式。圖中左側(cè)是行方式選擇，右側(cè)是列方式選擇文本后的顯示情況。4.5.2文本替換的方法文本替換功能，可以批量地進(jìn)行指定內(nèi)容的替換和刪除操作。替換命令在使用時，根據(jù)用戶需要修改的范圍要求，還可以替換全部，也可以有選擇地單個替換。如下圖所示，在替換“jiuzhaigou”為“九寨溝”時，交叉單擊“查找下一處”和“替換”按鈕，就可以有選擇地進(jìn)行部分替換。4.5.3添加批注所謂批注是作者或?qū)忛喺邽槲臋n添加的注釋。我們打開購買辦公用電腦的申請書，針對臺式機(jī)的購買要求出一些意見，用批注的形式在文檔中進(jìn)行注釋，結(jié)果如下圖。文檔中添加的批注，是可以被打印輸出的。當(dāng)批注不再需要時，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊批注編輯框，執(zhí)行快捷菜單中的[刪除批注]命令就可以了。4.5.4使用編號的方法在Word軟件中，