xx置業(yè)（房地產(chǎn)）公司行政辦公管理制度

xx置業(yè)（房地產(chǎn)）公司行政辦公管理制度一、辦公設(shè)施及辦公用品管理制度-二、電話管理制度--三、印章管理制度--四、文檔管理體制制度書文案管理制度--五、值班管理制度--六、車輛管理制度-七、會(huì)議管理制度-八、請(qǐng)示報(bào)告制度九、辦公區(qū)環(huán)境規(guī)定-十、關(guān)于節(jié)能降耗的管理規(guī)定--XXX集團(tuán)管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN001版本號(hào)0次1編制:審核:批準(zhǔn)：共1頁(yè)各部門的辦公設(shè)施由總裁辦統(tǒng)一管理。每年末由總裁辦對(duì)各部門使用的辦公設(shè)施按固定資產(chǎn)和低值易耗品分類登記、盤存。各部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)所使用的辦公設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，如因人為原因使辦公設(shè)施遭到破壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。辦公用品的發(fā)放與領(lǐng)用由總裁辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各部門應(yīng)于每月27日前到總裁辦領(lǐng)取《辦公用品申購(gòu)單》，如實(shí)填寫所需物品，然后交總裁辦審核，經(jīng)總裁或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后統(tǒng)一購(gòu)買，并登記入庫(kù)。總裁辦于每月3日前發(fā)放各部門需要的辦公用品，各部門應(yīng)指派專人領(lǐng)取，非《辦公用品申購(gòu)單》內(nèi)所列物品以及非指定領(lǐng)取時(shí)間內(nèi)總裁辦拒絕發(fā)放。五、各部門臨時(shí)需要的緊急物品，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，報(bào)總裁同意后，方可購(gòu)買。六、未經(jīng)總裁辦審核，私自購(gòu)買的辦公用品財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。

XXX集團(tuán)管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN002版本號(hào)0頁(yè)次1編制:審核:批準(zhǔn):共1頁(yè)二、電話管理制度一、本公司的電話，主要是為工作及方便開展業(yè)務(wù)之用，禁止員工在公司內(nèi)打私人電話。二、員工打電話，用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以減少通話時(shí)間。三、總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí)，一般電話鈴聲響五次無(wú)人接聽時(shí)即掛線。四、總臺(tái)文員接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為：“您好，XXX集團(tuán)！”對(duì)方告知分機(jī)電話時(shí)，說(shuō)：“請(qǐng)稍等!”如分機(jī)占線，說(shuō)“電話占線，請(qǐng)稍后再撥!”接聽內(nèi)線電話的用語(yǔ)為：“您好，總臺(tái)!”其他內(nèi)容視情回答，總的要求是規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。五、長(zhǎng)途電話的管理由總裁辦負(fù)責(zé)。禁止員工在公司掛私人長(zhǎng)途電話。因工作需要掛長(zhǎng)途電話的，需填寫“長(zhǎng)途電話登記表”，注明部門、通話人、對(duì)方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等，并經(jīng)總裁辦同意后方予掛撥。未經(jīng)總裁辦同意，私自掛長(zhǎng)途電話的，一次扣考評(píng)分一分。六、值班人員不按上述規(guī)定，手續(xù)不全即幫他人掛長(zhǎng)途電話的，除電話費(fèi)由其負(fù)責(zé)外，每發(fā)現(xiàn)一次扣考評(píng)分一分。XXX集團(tuán)管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN003版本號(hào)0頁(yè)次1編制:審核:批準(zhǔn):共1頁(yè)公司印章由總裁辦根據(jù)工商注冊(cè)通知單到公安局印章廠統(tǒng)一刻制，統(tǒng)一保管。公司印章的使用代表公司行為的嚴(yán)肅性，印章保管者應(yīng)恪守職業(yè)道德。絕不允許子公司或部門私自刻制印章，如有違反，并給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，集團(tuán)將按國(guó)家有關(guān)法律追究其法律責(zé)任。二、各部門需用印章，應(yīng)首先填寫《用章申請(qǐng)單》，經(jīng)總裁或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可蓋印。三、嚴(yán)禁把印章蓋在空白便箋或空白合同上，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對(duì)印章保管者扣考評(píng)分10分/次.，.如造成嚴(yán)重后果，將依法追究其相應(yīng)法律責(zé)任。四、如需將公章借出，除填寫《用章申請(qǐng)單》外，還應(yīng)出具借條，經(jīng)總裁或分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借出。對(duì)因玩忽職守造成公司印章丟失，并給公司造成嚴(yán)重后果者予以除名，同時(shí)公司將依法追究其法律責(zé)任。XXX集團(tuán)管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN004版本號(hào)0頁(yè)次1編制:審核:批準(zhǔn):共1頁(yè)四、文書檔案管理制度集團(tuán)的文件由總裁辦負(fù)責(zé)起草和審核，總裁簽發(fā)。各部門的業(yè)務(wù)文件由各部門起草，總裁辦審核，總裁簽發(fā)。二、文件簽發(fā)后，送總裁辦統(tǒng)一安排打印，并送回起草部門核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后方能復(fù)印、蓋章。三、文件統(tǒng)一由總裁辦負(fù)責(zé)發(fā)送。文件的原稿由總裁辦分類存檔備查。四、集團(tuán)的發(fā)文由總裁辦專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記，報(bào)總裁批閱后，轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部、室辦理。五、傳閱文件由總裁辦負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，總裁辦應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)、落實(shí)。六、檔案的管理應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒，標(biāo)簽醒目，排放整齊有序，且每一盒內(nèi)要列明存放目錄，便于查找；使用電子辦公系統(tǒng)發(fā)放的文件要拷盤存檔。七、任何部門和個(gè)人借閱檔案，必須經(jīng)總裁同意，并在借閱單上簽字后方可借閱。檔案的借閱原則上只給復(fù)印件。XX集團(tuán)制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN005版本號(hào)0頁(yè)次1編制:審核:批準(zhǔn):共1頁(yè)五、值班管理制度一、本公司節(jié)假日期間需要安排值班的，由總裁辦統(tǒng)一安排。二、值班員工因病或其它原因不能值班的，應(yīng)先行請(qǐng)假或請(qǐng)其他員工代班，否則，按曠工處理。三、值班時(shí)間以作息制度為準(zhǔn)。四、值班人員應(yīng)高度負(fù)責(zé)，注意防火、防盜，保持辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生，做好電話記錄。五、值班人員遇有突發(fā)事件可先行處理，如其職權(quán)不能處理的，應(yīng)立即通報(bào)并請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)辦理。六、值班員工收到電文應(yīng)分別按下列方式處理：1、屬于職權(quán)范圍內(nèi)的可即時(shí)處理。2、非職權(quán)所及，視其性質(zhì)應(yīng)立即聯(lián)系有關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理。七、值班員工如遇緊急事件處理得當(dāng)，使公司減少損失者，公司視其情節(jié)給予嘉獎(jiǎng)，如因玩忽職守給公司造成重大損失的，酌情給予扣考評(píng)分1－100分并追究其相應(yīng)法律責(zé)任。八、員工值班津貼，結(jié)合《勞動(dòng)法》和公司相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行。XXX集團(tuán)管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN006版本號(hào)0頁(yè)次1編制:總裁辦審核:袁家銀批準(zhǔn):葛忻廠共2頁(yè)六、車輛管理制度一、為加強(qiáng)本公司車輛的保管及有效使用，特制定本制度。二、本制度中所指車輛系指公司的客、貨車輛。三、本公司的車輛由總裁辦負(fù)責(zé)管理。各子公司車輛由子公司總經(jīng)辦或主管行政管理干部負(fù)責(zé)管理。四、車輛應(yīng)由專職司機(jī)駕駛，需由他人駕駛時(shí)，應(yīng)盡駕駛?cè)藛T責(zé)任，不得交給無(wú)證照人員駕駛，專職司機(jī)負(fù)責(zé)車輛的檢查、保養(yǎng)與維修，確保行車安全。五、與車輛相關(guān)的證件、保險(xiǎn)卡等資料由駕駛?cè)藛T保管。如遺失，由此產(chǎn)生的費(fèi)用由駕駛?cè)藛T負(fù)責(zé)。駛員須嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，不準(zhǔn)酒后駕車，不準(zhǔn)闖紅燈，不準(zhǔn)不顧路面情況強(qiáng)行超車，確保行車安全。若發(fā)生交通安全事故，須立即找交警處理，公司將根據(jù)事故損失大、小以及交警處理意見給予相應(yīng)處罰：若交警判定我公司駕駛員負(fù)全責(zé)，事故損失額在一萬(wàn)元以上，責(zé)任人須承擔(dān)保險(xiǎn)公司理賠后的盡損失30％，并扣除當(dāng)月全部考評(píng)分（一萬(wàn)元以內(nèi)扣考評(píng)分70分）若因違反交通法規(guī)發(fā)生較嚴(yán)重交通事故，交警判定我公司駕駛員負(fù)全責(zé)，不論事故損失金額多少，責(zé)任人須承擔(dān)保險(xiǎn)公司理賠后的全部盡損失，并扣除當(dāng)月全部考評(píng)分，給予工資降一級(jí)的處分；若負(fù)主要責(zé)任，責(zé)任人須承擔(dān)保險(xiǎn)公司理賠后的盡損失的70％的費(fèi)用，扣除當(dāng)月全部考評(píng)分。在正常行駛中若發(fā)生交通事故，交警判定我公司駕駛員負(fù)主要責(zé)任，事故金額在一萬(wàn)元以上，責(zé)任人須承擔(dān)保險(xiǎn)公司理賠后盡損失的20％費(fèi)用，扣除當(dāng)月70％考評(píng)分；一萬(wàn)元以下，須承擔(dān)保險(xiǎn)公司理賠后的盡損失的20％，扣除當(dāng)月考評(píng)分50分。在正常行駛中若發(fā)生交通事故，交警判定我公司駕駛員負(fù)50％責(zé)任，事故金額在一萬(wàn)元以上，責(zé)任人承擔(dān)保險(xiǎn)公司以及對(duì)方理賠后的盡損失的15％，扣當(dāng)月考評(píng)分40分；一萬(wàn)元以下，責(zé)任人承擔(dān)理賠后的盡損失的15％，扣當(dāng)月考評(píng)分30分。在正常行駛中若發(fā)生交通事故，交警判定我公司駕駛員負(fù)次要責(zé)任，事故金額在一萬(wàn)元以上，責(zé)任人承擔(dān)保險(xiǎn)公司以及對(duì)方理賠后的盡損失的5％，扣當(dāng)月考評(píng)分15分；在一萬(wàn)元以下，責(zé)任人承擔(dān)保險(xiǎn)公司以及對(duì)方理賠后的盡損失的3％，扣當(dāng)月考評(píng)分5分。在正常行駛中若發(fā)生交通事故，交警判定對(duì)方負(fù)全責(zé)，我公司駕駛員沒有責(zé)任，對(duì)當(dāng)事駕駛員不作任何處理。七、各單位需要使用車輛時(shí)，應(yīng)首先填寫《派車單》一式二份，經(jīng)用車部門主管簽字后，由總裁辦調(diào)派，無(wú)派車單司機(jī)可拒絕出車。根據(jù)出車日程，如實(shí)填寫《行車記錄表》，交總裁辦審核。行車記錄表上所載里程數(shù)應(yīng)與車輛里程表相符，不符的數(shù)應(yīng)由司機(jī)負(fù)責(zé)交納相差里程的油費(fèi)。九、班后，節(jié)假日，車輛不使用時(shí)須停放公司指定的車庫(kù)，不準(zhǔn)駕車辦私事。若違反規(guī)定造成損失，將對(duì)責(zé)任人按照本制度第六款第二條處理。駕駛員須認(rèn)真做好車輛的清潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好車輛保養(yǎng)，對(duì)車輛進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保車輛的完好率，保證車輛的安全行駛。如因車輛維護(hù)保養(yǎng)不好，在執(zhí)行公務(wù)中，車輛發(fā)生故障耽誤工作，將酌情扣考評(píng)分2－8分。車輛出現(xiàn)故障，駕駛員須立即向主管匯報(bào)，填寫車輛修理申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后立即送修；如果在出長(zhǎng)途中出現(xiàn)故障，駕駛員須立即打電話給主管，經(jīng)批準(zhǔn)后就地找修理廠檢修；車輛送修理廠檢修，主管應(yīng)陪同駕駛員一同前往談判確定維修項(xiàng)目，價(jià)格，簽訂維修合同。車輛在修理廠修理期間，駕駛員須在現(xiàn)場(chǎng)跟蹤監(jiān)督車輛的修理質(zhì)量，嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收。如因監(jiān)督、檢查、把關(guān)驗(yàn)收不認(rèn)真，致使車輛檢修質(zhì)量差，貽誤工作，將酌情給予扣考評(píng)分2－10分。XXX集團(tuán)管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN007版本號(hào)0頁(yè)次1編制:審核:批準(zhǔn):共1頁(yè)七、會(huì)議管理規(guī)定為規(guī)范會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。會(huì)議的通知與安排由總裁辦負(fù)責(zé)，涉及上級(jí)單位在集團(tuán)召開的會(huì)議或業(yè)務(wù)會(huì)，由集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口部門協(xié)助總裁辦做好會(huì)務(wù)工作。集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理周工作總結(jié)與計(jì)劃例會(huì)定于每周一中午12:30召開，參會(huì)人員：管委會(huì)全體成員，集團(tuán)各部室副經(jīng)理、各子公司副總經(jīng)理（包括三總師）以上人員。周例會(huì)須作會(huì)議紀(jì)要下發(fā)各單位?；茨瞎驹诨茨献孕姓匍_。周例會(huì)后，各部門主管還應(yīng)召集本部門全體人員會(huì)議，檢討上周工作以及討論如何完成本周工作計(jì)劃，并作會(huì)議紀(jì)要?？偛棉k負(fù)責(zé)督察各單位開會(huì)情況，收集會(huì)議記錄交管委會(huì)成員備查。若總裁辦檢查出有單位沒有按時(shí)召開本部門落實(shí)周計(jì)劃會(huì)議，或沒有會(huì)議記錄，人力資源中心將對(duì)該單位主要領(lǐng)導(dǎo)扣月考評(píng)分3分/次。集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理月計(jì)劃與總結(jié)月例會(huì)定于每月上旬的第一周的周五下午15：00召開，各部室主管以上人員及子公司部門（包括淮南兩個(gè)公司）副經(jīng)理以上人員參加。其它會(huì)議的召開由集團(tuán)總裁或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)議時(shí)間及參會(huì)人員由總裁辦提前一天通知（緊急會(huì)議除外）。五、各部門、公司會(huì)期必須服從集團(tuán)統(tǒng)一安排，各種會(huì)議、業(yè)務(wù)洽談不應(yīng)安排在集團(tuán)例會(huì)同期進(jìn)行；必須堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。六、會(huì)議主持人、與會(huì)單位和人員應(yīng)做好參會(huì)的有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬定會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議、決定草案等）。七、參會(huì)人員應(yīng)保持飽滿的精神狀態(tài)，杜絕出現(xiàn)萎靡不振的情緒。需要發(fā)言時(shí)應(yīng)積極主動(dòng)，嚴(yán)禁沉默不語(yǔ)，發(fā)言應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要，條理清晰。八、會(huì)議期間，與會(huì)人員的手機(jī)應(yīng)關(guān)機(jī)或處于靜音狀態(tài)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩或交頭接耳，禁止中途退場(chǎng)。九、各種會(huì)議組成人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，嚴(yán)禁遲到或缺席。如遇特殊情況不能到會(huì)，須提前1小時(shí)向總裁辦說(shuō)明原因，由總裁辦向會(huì)議主持人報(bào)告，否則，視作無(wú)故缺席；無(wú)故遲到1分鐘扣減考核成績(jī)1分，遲到5分鐘以上扣考核成績(jī)3分。十、本規(guī)定解釋權(quán)歸總裁辦。XXX集團(tuán)管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN008版本號(hào)0頁(yè)次1編制:審核:批準(zhǔn):共1頁(yè)八、請(qǐng)示報(bào)告制度為建立良好的工作秩序，進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)的辦事程序，提高工作和辦事效率，特制定本制度。 一、請(qǐng)示或報(bào)告工作應(yīng)堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)示報(bào)告的原則，非特殊情況，不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告工作。二、請(qǐng)示工作可采取發(fā)送《呈簽表》及口頭請(qǐng)示兩種形式進(jìn)行，重大、重要工作的請(qǐng)示，必須報(bào)送《呈簽表》。三、《呈簽表》的報(bào)送，需經(jīng)本部門及集團(tuán)有關(guān)職能部門審核后，再報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)總裁審批。審批時(shí)間一般不超過(guò)1個(gè)工作日，緊急工作事宜，需及時(shí)簽署審核、審批意見。四、請(qǐng)示的工作事項(xiàng)辦畢后，查辦部門負(fù)責(zé)人（承辦人）應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理情況，便于集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排下一步工作。五、涉及費(fèi)用支出的事項(xiàng)，未經(jīng)請(qǐng)示不得擅自決定，否則，其費(fèi)用由有關(guān)責(zé)任人自理。六、本規(guī)定也適用使用電子辦公系統(tǒng)的請(qǐng)示與報(bào)告。XXX集團(tuán)管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號(hào)AJ/ZCBZDN009版本號(hào)0頁(yè)次1編制:審核:批準(zhǔn):共1頁(yè)九、辦公區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定為創(chuàng)造一個(gè)整潔有序的工作環(huán)境，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，不斷提升企業(yè)整體形象，特制定本規(guī)定。一、CEO室、副總裁室、總裁助理室的衛(wèi)生及花木、魚的養(yǎng)護(hù)由總裁辦負(fù)責(zé)，做到窗明幾凈、花木葉凈、魚水清潔；二、集團(tuán)各部室（公司）的衛(wèi)生各自負(fù)責(zé)。每天早晨員工應(yīng)提前10分鐘到崗搞好衛(wèi)生。辦公桌臺(tái)面擺放要整齊有序，嚴(yán)禁雜亂無(wú)章，與工作無(wú)關(guān)的物品不準(zhǔn)放在辦公桌面上。每天下班前將自己桌面的物品、椅子整理歸位，并切斷電源、關(guān)好門窗后方可離崗。三、辦公區(qū)域內(nèi)的公共部分衛(wèi)生由總裁辦安排值日。每天值日的員工應(yīng)提前20分鐘到崗清理衛(wèi)生，值日范圍包括辦公室走道、接待大廳等。四、每周五下午下班前10分鐘進(jìn)行衛(wèi)生大掃除，各部室統(tǒng)一清理自己辦公室的門窗、臺(tái)面、墻角等處的衛(wèi)生。五、各單位應(yīng)安排每周或每日衛(wèi)生負(fù)責(zé)人，按月排班并報(bào)總裁辦備案。值班人員工應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，切忌流于形式。總裁辦公室對(duì)每天值日情況要進(jìn)行檢查，對(duì)敷衍了事、不負(fù)責(zé)任的人員給予扣考評(píng)分1分的處理，對(duì)衛(wèi)生管理較差的單位和責(zé)任人員將在局域網(wǎng)上給予通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令整改。六、集團(tuán)各部室、公司員工在工作時(shí)間嚴(yán)禁吸煙(業(yè)務(wù)洽談時(shí)除外)，違規(guī)一次，扣考評(píng)分一分。