文件的編制與審批全套

[全]文件的編制與審批4.2.1管理手冊(cè)由管代組織編制與審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2程序文件由各部門負(fù)責(zé)人組織編制，管代審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.3技術(shù)文件由生技部組織編制，報(bào)分管管代審批。4.2.4其它管理性文件，由各職能部門負(fù)責(zé)組織編制，部門負(fù)責(zé)人審核，管代批準(zhǔn)。4.3文件的登記、發(fā)放及回收4.3.1文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件作為受控文件，對(duì)這些文件的編制、審批、發(fā)放、使用、更改、標(biāo)識(shí)、回收及作廢均應(yīng)得到控制。需存檔保管的文件，經(jīng)辦公室確定其性質(zhì)后予以標(biāo)識(shí)、編目、分類后，將其原稿連同一份制版文件一起存檔并在《受控文件清單》上登記。4.3.2辦公室負(fù)責(zé)建立公司的《受控文件清單》，明確標(biāo)識(shí)文件最新的版本和修訂狀態(tài)，當(dāng)出現(xiàn)文件修訂或換版時(shí)應(yīng)保持《受控文件清單》的更新。4.3.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)放的受控文件編分發(fā)號(hào)，蓋“受控”印章，應(yīng)保證每份受控文件都有不同的分發(fā)號(hào)（見附《發(fā)放號(hào)一覽表》），便于追溯。4.3.4受控文件發(fā)放時(shí)，接收人應(yīng)在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽名，并由辦公室在文件封面右上角加蓋“受控”印章，注明發(fā)放號(hào)和序列號(hào)。4.3.5各部門轉(zhuǎn)發(fā)受控文件時(shí)，使用區(qū)域的代表或接收人應(yīng)在本部門控制的《文件發(fā)放、回收登記表》上簽名。4.3.6因文件破損和/或污染影響使用時(shí)，使用人應(yīng)到辦公室辦理更換手續(xù)，本公司執(zhí)行“交舊領(lǐng)新”制度，交回破損文件,發(fā)放新文件。由于丟失需補(bǔ)發(fā)的情況,辦公室應(yīng)對(duì)新發(fā)放的文件編制新的分發(fā)號(hào)并注明原發(fā)放號(hào)文件已失效。4.3.7所有文件保管人員或使用人員工作或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)將保管的文件交辦公室并在《文件發(fā)放、回收登記表》中注銷，原文件保管人員應(yīng)對(duì)保管期內(nèi)文件的完整性、有效性承擔(dān)責(zé)任。4.4文件的更改4.4.1需對(duì)文件進(jìn)行更改時(shí)，應(yīng)由原編制人和/或?qū)徟诉M(jìn)行。如原編制和/或?qū)徟斯ぷ髯儎?dòng)時(shí)，應(yīng)由接替其崗位的人員或被授權(quán)的人員更改和/或?qū)徟?，但更改?或?qū)徟诵璜@得原編制和/或?qū)徟撐募璧挠嘘P(guān)背景資料。4.4.2受控文件被更改/審批后，辦公室應(yīng)按《文件發(fā)放、回收登記表》上記載的信息，向原使用區(qū)域、接收人發(fā)放《文件更改通知單》。需在原文件上更改時(shí)，在被取消的文字上劃兩道橫線，然后按通知單上的更改內(nèi)容在原文字的附近予以更改。4.4.3對(duì)非受控文件，更改后不通知。4.5文件的換版與作廢4.5.1文件經(jīng)多次更改（修改次數(shù)超過(guò)10次時(shí)）或大幅度修改后，應(yīng)進(jìn)行換版。作廢原版本，換發(fā)新版本。公司執(zhí)行“交舊領(lǐng)新”制度,需換頁(yè)或換版時(shí)，發(fā)放新的更改頁(yè)或新版文件，同時(shí)收回作廢或失效的文件。4.5.2失效或作廢的文件，及時(shí)從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤銷作廢的文件。文件發(fā)放部門負(fù)責(zé)收回作廢的文件，銷毀時(shí)應(yīng)填寫《文件銷毀（留用）申請(qǐng)》，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施。4.5.3因特殊需要將失效或作廢的文件作為資料保留時(shí)，辦公室應(yīng)在該文件上蓋“作廢保留”印章，登記保留。4.5.4.為防止使用作廢和/或失效的文件，辦公室應(yīng)每季度組織各部門/單位對(duì)文件使用和保管狀態(tài)進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果記錄在《文件（記錄）狀態(tài)檢查表》中。4.6文件的管理與貯存4.6.1任何人不得隨意借用他人的受控文件擅自抄寫或復(fù)印，需要時(shí)申請(qǐng)辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.6.2借閱文件時(shí)，應(yīng)按借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在《文件資料借閱（復(fù)制）登記表》上簽字。為防止文件誤用、丟失、損壞或泄密，對(duì)失效或作廢的文件、重要技術(shù)文件、原版文件資料（含手稿）一律不準(zhǔn)借閱。確需借閱時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.6.3

各部門對(duì)發(fā)放到本公司外部的受控文件（如外協(xié)加工用的產(chǎn)品圖樣、技術(shù)要求等），應(yīng)按本程序?qū)嵤┚幪?hào)、登記、發(fā)放、回收、更改、換版、作廢的控制。4.6.4所有使用文件的部門和人員，應(yīng)對(duì)文件加強(qiáng)保管，嚴(yán)防丟失，應(yīng)對(duì)文件的完整性承擔(dān)責(zé)任。4.6.5文件應(yīng)在合適安全的條件下貯存，應(yīng)防止丟失、蟲蛀、變質(zhì)、發(fā)霉等損壞。貯存地點(diǎn)應(yīng)防水、防火并應(yīng)配備消防滅火器材。4.7為保證文件的適宜性，辦公室通過(guò)日常的文件檢查，結(jié)合每年的內(nèi)審和管理評(píng)審對(duì)文件適宜性和有效性進(jìn)行定期的評(píng)審。如需修訂按4.4條款辦理。4.8外來(lái)文件的控制辦公室負(fù)責(zé)適用外來(lái)文件的識(shí)別及分發(fā)控制。辦公室對(duì)收集的外來(lái)文件登錄在《受控文件清單》中，識(shí)別各部門的需求后發(fā)放，登記《文件發(fā)放、回收登記表》。辦公室負(fù)責(zé)定期組織有關(guān)部門對(duì)其所用的各類外來(lái)文件、資料是否為有效版本進(jìn)行檢查，及時(shí)更換失效和作廢的版本并索取現(xiàn)行版本的文件。4.9文件的銷毀文件（記錄）超出