行政前臺(tái)崗位職責(zé)及工作流程1

行政前臺(tái)崗位職責(zé)及工作流程職務(wù)：行政前臺(tái)上級(jí)主管：行政經(jīng)理工作對(duì)象:全司人員主要職責(zé)：日常到訪客人的接待,協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。精品文檔放心下載公司電話的接聽(轉(zhuǎn)接、代接)和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。感謝閱讀公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。對(duì)保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。對(duì)設(shè)備遙控板、個(gè)人辦公區(qū)域的管理。公司辦公用品、日用品的日常管理工作(采購、發(fā)放、管理）。精品文檔放心下載日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查.（日后涉及“使用管理”）精品文檔放心下載公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預(yù)定和行程安排;精品文檔放心下載負(fù)責(zé)員工外出登記;12。公司后勤管理，及各類費(fèi)用的支付工作,包含：物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、家政、保潔等；與對(duì)應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；謝謝閱讀13。庫存管理.每季度末，與行政人事專員共同盤點(diǎn)庫存。精品文檔放心下載14。檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報(bào)目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。精品文檔放心下載負(fù)責(zé)員工保險(xiǎn)每日及時(shí)登記入網(wǎng);16。負(fù)責(zé)員工宿舍的安排協(xié)調(diào)等17。公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：一。接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作.精品文檔放心下載1、工作流程:客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由,登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人；若有事宜,盡量選用轉(zhuǎn)告方式.感謝閱讀如有必要，安排來訪者前往會(huì)客室或等候處稍坐片刻；準(zhǔn)備招待茶水飲料;通知相關(guān)工作人員有人來訪;5）每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時(shí)起身道別；感謝閱讀客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔;謝謝閱讀7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù);若來訪謝謝閱讀者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時(shí)回復(fù)；感謝閱讀及時(shí)將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專員歸檔.2、注意事項(xiàng)：1）接待客戶熱情周到，及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開后及時(shí)整理會(huì)客室；感謝閱讀《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄；并及時(shí)將使用完的記錄歸檔；謝謝閱讀3）及時(shí)通知相關(guān)被訪人員,若被訪人員不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù)；謝謝閱讀不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。謝謝閱讀二.公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作.謝謝閱讀1、工作流程：1）電話響鈴一聲后,立即接聽，“您好，嘉年華信息科技"，同時(shí)注意禮貌和商務(wù)用語；精品文檔放心下載接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量,不應(yīng)影響其他人的正常工作;但同時(shí)體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練、態(tài)度溫和；精品文檔放心下載3）對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼，切忌立即掛斷電話；精品文檔放心下載4）通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話,并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒；謝謝閱讀沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致?再詢問剛才來電的目的；感謝閱讀6）將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在《電話記錄》上；7）記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對(duì)方接收信息正確無誤。感謝閱讀8）及時(shí)將用完的《來電記錄表》歸檔。2、注意事項(xiàng)：1）來電接聽迅速，接聽電話使用普通話,聲音柔和；了解清楚來電人的基本信息以及意圖,及時(shí)在《來電記錄表》上記錄來電時(shí)間、內(nèi)容、信息接收人等,需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員;謝謝閱讀如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通知流程”);精品文檔放心下載3、嚴(yán)禁事項(xiàng)：1）來電接聽不主動(dòng)、不及時(shí)，接聽電話用語粗魯；2）未及時(shí)和詳細(xì)記錄來電信息,忘記轉(zhuǎn)達(dá)、轉(zhuǎn)達(dá)不及時(shí)或傳達(dá)信息錯(cuò)誤；感謝閱讀《來電記錄表》按年度不及時(shí)歸檔。三、公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。1、工作流程(郵件簽發(fā)及費(fèi)用結(jié)算)：1）公司各類郵件、物品寄出前應(yīng)由寄件人自行封好或包裝好，在《郵件發(fā)送登記表》上登記后，交行政前臺(tái)統(tǒng)一寄出。精品文檔放心下載合同、票據(jù)等公司重要文件及各類物品的寄送應(yīng)按《郵件發(fā)送登記表》的備注相關(guān)規(guī)定,填寫詳細(xì)的信息，以備日后跟蹤核查。謝謝閱讀3）需要通過長途汽車托運(yùn)郵件、物品的，寄件人應(yīng)先按要求填寫《郵件發(fā)送登記表》，再自行寄出，并在表格“備注”中注明“托感謝閱讀運(yùn)，自行寄出"。根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費(fèi)用，不得出現(xiàn)付款金額與實(shí)際發(fā)件金額不符的情況。謝謝閱讀5）對(duì)未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過2次事件后應(yīng)匯報(bào)部門經(jīng)理，謝謝閱讀提出解決辦法。2、工作流程（郵件簽收）：公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺(tái)簽收，再分發(fā)至各收件人處。2）收件人在收到行政前臺(tái)分發(fā)的郵件后，應(yīng)在《郵件簽收登記表》上簽字確認(rèn)。感謝閱讀郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對(duì)公司郵件、物品承擔(dān)保管責(zé)任;如因簽收人保管不當(dāng)造成公司文件、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任.謝謝閱讀4）如行政前臺(tái)無人在公司時(shí),應(yīng)交辦本部門其他人員代做此項(xiàng)工作.精品文檔放心下載如收件人不在公司，行政前臺(tái)應(yīng)將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時(shí),行政人事部應(yīng)電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉(zhuǎn)交他人。精品文檔放心下載6）代收文件后，簽收人應(yīng)第一時(shí)間通知收件人，及時(shí)處理郵件、物品。否則，簽收人應(yīng)承擔(dān)因此延誤的相關(guān)責(zé)任.謝謝閱讀7）對(duì)公司丟失文件情況做以記錄,了解原因，馬上匯報(bào)部門經(jīng)理，提出解決辦法。謝謝閱讀3、嚴(yán)禁事項(xiàng)：1）收件人未在前臺(tái)確認(rèn)，就擅自領(lǐng)走文件.行政前臺(tái)在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。謝謝閱讀3）不得出現(xiàn)付款金額與實(shí)際發(fā)件金額不符的情況。四、公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。1、工作流程：1）每天早上8：50總經(jīng)理辦公室、副總辦公室、接待室、會(huì)議室及公共辦公區(qū)茶桌及地面衛(wèi)生的清理，每日的環(huán)境維護(hù)保持清潔;感謝閱讀下午17：30檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會(huì)議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊,桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷；精品文檔放心下載保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗,以便空氣流動(dòng)；4）廢舊辦公家具及設(shè)備等處理及時(shí)（處理費(fèi)用定期上交財(cái)務(wù)部門）感謝閱讀5）對(duì)保潔、植物做好辦公室全部植物的維護(hù)及澆水、換水工作；精品文檔放心下載6）.對(duì)空調(diào)設(shè)備遙控板、投影遙控板、個(gè)人辦公區(qū)域的管理感謝閱讀2注意事項(xiàng)：遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還；2）人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開；謝謝閱讀人員下班后,圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿.感謝閱讀五、公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購、發(fā)放、管理）感謝閱讀1、工作流程：1）保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙謝謝閱讀張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時(shí)補(bǔ)給;購買物品及時(shí)填寫《入庫單》保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補(bǔ)給，保證正常辦公供應(yīng)；感謝閱讀4）依據(jù)《辦公用品領(lǐng)用表》員工簽字領(lǐng)取辦公用品,每個(gè)月底30日做好成本分?jǐn)偙斫o財(cái)精品文檔放心下載務(wù)。按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存,并簽署庫存盤查單，及時(shí)歸精品文檔放心下載檔.6）嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi).六、日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。1、工作流程:每天早上上班時(shí)間檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、考勤機(jī)、電話機(jī)等設(shè)備，如出現(xiàn)異常,第一時(shí)間要求信息技術(shù)專員予以維修。感謝閱讀保證辦公區(qū)打印紙的及時(shí)補(bǔ)充;做好各類紙張(財(cái)務(wù)單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作;謝謝閱讀4）及時(shí)做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機(jī)銷毀）.精品文檔放心下載2、注意事項(xiàng)：1。熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙；完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修；謝謝閱讀節(jié)約資源，愛惜紙張;七、公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預(yù)定和安排；臨時(shí)性用車的車輛管理和費(fèi)用結(jié)算。感謝閱讀1、工作流程：）A住宿預(yù)定：預(yù)定前,需要了解住宿人員的住房要求,內(nèi)容涉及:酒店星級(jí)、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否24小時(shí)熱水、是否能夠上網(wǎng)、是否配備電腦、是否含早餐;客人是否需要無煙房，床大小的要求等;費(fèi)用支付方式（僅預(yù)定或掛賬或代墊等）；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。謝謝閱讀2)酒店預(yù)定后確認(rèn)：最好有紙質(zhì)（蓋章簽字）的傳真確認(rèn),以保證預(yù)定成功；謝謝閱讀）酒店預(yù)定完畢后，需要短信或郵件告知預(yù)定信息：A內(nèi)容參見第1條；B告知赴前臺(tái)后報(bào)的信息；C如何抵達(dá)酒店路線及酒店電話。精品文檔放心下載）酒店預(yù)訂單應(yīng)及時(shí)歸檔.《酒店預(yù)訂單》文件夾。5)B車輛預(yù)定：預(yù)定前,需要了解:坐車人數(shù)、天數(shù)、車型要求、司機(jī)要求;預(yù)定時(shí)，要保證車況良好、司機(jī)駕駛技術(shù)嫻熟、職業(yè)習(xí)慣良好；精品文檔放心下載6)車輛使用前確認(rèn)：必須拿到租賃公司的《派車單》，方可使用車輛.否則,車輛出現(xiàn)任何事故及引起的一切責(zé)任將無法確保承擔(dān)責(zé)任單位.精品文檔放心下載7)車輛使用后,需要雙方補(bǔ)充《車輛使用費(fèi)用表》。）租賃費(fèi)用結(jié)算以雙方簽字確認(rèn)的《派車單》和《車輛使用費(fèi)用表》感謝閱讀9)C餐廳預(yù)訂.日常中，多了解當(dāng)?shù)靥厣木频旰筒蛷d,按酒店級(jí)別和菜系等進(jìn)行分類.預(yù)定前，需要了解預(yù)訂要求，內(nèi)容涉及：酒店消費(fèi)水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否帶衛(wèi)生間、是否有最低消費(fèi);酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。精品文檔放心下載八、公司后勤管理，及各類費(fèi)用的支付工作，包含:物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)感謝閱讀費(fèi)、家政、保潔等；與對(duì)應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通.精品文檔放心下載1、工作流程：1）了解各類費(fèi)用結(jié)算周期和支付標(biāo)準(zhǔn)；按期支付，不得因延遲支付影響辦公區(qū)的正常辦公；嚴(yán)禁出現(xiàn)因個(gè)人原因，出現(xiàn)公司停水、電，或電話、網(wǎng)絡(luò)無法使用的情況；精品文檔放心下載結(jié)算時(shí)，核對(duì)實(shí)際使用費(fèi)用和結(jié)算費(fèi)用是否相符。九、庫存管理。每季度末，與人事專員共同盤點(diǎn)庫存.1、工作流程:每季度末（月度20日—30日），本人作為盤點(diǎn)人，人事專員作為監(jiān)盤人，進(jìn)行庫存盤點(diǎn),簽署庫存盤點(diǎn)確認(rèn)表，備行政