信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

信息化時代企業(yè)檔案管理

創(chuàng)新性研究

畢?然?嚴(yán)梓侃?譚小勤?著

編?委?黃嘉穎?胡偉航

新華出版社

圖書在版編目（CIP）數(shù)據(jù)

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究/畢然,嚴(yán)梓侃,譚小勤著.

北京:新華出版社,2022.2

ISBN978-7-5166-6200-7

Ⅰ.①信…Ⅱ.①畢…②嚴(yán)…③譚…Ⅲ.①企業(yè)管

理－檔案管理－研究Ⅳ.①G275.9

中國版本圖書館CIP數(shù)據(jù)核字(2022)第033684號

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

作者：畢?然?嚴(yán)梓侃?譚小勤

責(zé)任編輯：董朝合封面設(shè)計：優(yōu)盛文化

出版發(fā)行：新華出版社

地址：北京石景山區(qū)京原路8號郵編：100040

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照排：優(yōu)盛文化

印刷：石家莊匯展印刷有限公司

成品尺寸：170mm×240mm

印張：12.5字?jǐn)?shù)：218千字

版次：2022年2月第一版印次：2022年2月第一次印刷

書號：ISBN978-7-5166-6200-7

定價：65.00元

版權(quán)專有，侵權(quán)必究。

preface

前?言

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑

證和無形資產(chǎn)的組成要素，是企業(yè)重要的信息資源，為企業(yè)提供所需要的信息

資源，具有信息參考價值和信息支撐作用。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組

成部分，是規(guī)范企業(yè)管理、積累各項管理經(jīng)驗、全面準(zhǔn)確反映企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過

程和歷史的系統(tǒng)，是維護(hù)企業(yè)利益的有效手段。

隨著信息技術(shù)的成熟，計算機(jī)以及計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)中被廣泛應(yīng)用，企業(yè)

可以借此提升經(jīng)營管理效率，創(chuàng)造更大的企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

在信息化時代，企業(yè)該如何利用計算機(jī)對檔案信息資源進(jìn)行整理、分類，

從而提高企業(yè)檔案工作的效率呢？又該如何提高企業(yè)檔案利用率，提供具有針

對性的檔案信息服務(wù)呢？企業(yè)應(yīng)該抓住信息化時代帶來的發(fā)展機(jī)遇，積極應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作，為企業(yè)提供高質(zhì)量、高水平的檔案信

息服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

信息化建設(shè)勢必會影響企業(yè)檔案管理的內(nèi)容、方式、手段等，企業(yè)檔案信

息化是企業(yè)檔案管理的必然趨勢，本書將對信息化時代企業(yè)檔案管理進(jìn)行進(jìn)一

步探討和研究。

第1～3章，主要對企業(yè)檔案的基礎(chǔ)知識進(jìn)行簡單介紹，包括企業(yè)檔案工

作的內(nèi)容和原則、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，并闡述了信息化時代企業(yè)檔案管理的

創(chuàng)新方向和信息化建設(shè)對企業(yè)的影響。

第4章，介紹了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和作用，并分析了影響企業(yè)檔

案信息化建設(shè)的因素，提出了企業(yè)檔案信息化發(fā)展的科學(xué)策略。

第5～7章，介紹了基于信息化企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新研究，包括技術(shù)創(chuàng)新、

業(yè)務(wù)創(chuàng)新和管理模式創(chuàng)新，從企業(yè)檔案信息的數(shù)字化到為企業(yè)提供檔案利用服

務(wù)，進(jìn)行了詳細(xì)分析。

第8章，從實踐出發(fā)，以廣州市建筑集團(tuán)有限公司構(gòu)建數(shù)字檔案館室一體

化平臺為例，介紹了項目背景、項目內(nèi)容等，并深入闡述了企業(yè)檔案信息化建

設(shè)的詳細(xì)方案。

1

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

本書結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容層層遞進(jìn)，語言深入淺出，系統(tǒng)地介紹了信息化時代

企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新研究，希望對企業(yè)檔案管理人員有所幫助。由于筆者水平

有限，難免會存在不足之處，敬請廣大讀者批評指正！

2021年8月9日

2

catalogue

目?錄

第1章?企業(yè)檔案管理緒論?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????1

1.1?企業(yè)檔案的概念及特征?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????3

1.2?企業(yè)檔案工作的內(nèi)容及原則?????????????????????????????????????????????????????????????????????6

1.3?企業(yè)檔案工作的組織與管理???????????????????????????????????????????????????????????????????11

1.4?企業(yè)檔案的收集與整理???????????????????????????????????????????????????????????????????????????17

第2章?我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀???????????????????????????????????????????????????????????????????????????25

2.1?企業(yè)檔案管理的發(fā)展歷程???????????????????????????????????????????????????????????????????????27

2.2?企業(yè)檔案管理模式的現(xiàn)狀???????????????????????????????????????????????????????????????????????30

2.3?企業(yè)檔案管理存在的問題???????????????????????????????????????????????????????????????????????38

2.4?企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新要求???????????????????????????????????????????????????????????????????????42

第3章?信息化時代與企業(yè)檔案管理???????????????????????????????????????????????????????????????????47

3.1?信息化時代的企業(yè)發(fā)展???????????????????????????????????????????????????????????????????????????49

3.2?信息化時代企業(yè)思想觀念的變革???????????????????????????????????????????????????????????52

3.3?企業(yè)檔案管理信息化趨勢???????????????????????????????????????????????????????????????????????56

3.4?信息化對企業(yè)檔案工作的影響???????????????????????????????????????????????????????????????61

第4章?企業(yè)檔案信息化建設(shè)???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????67

4.1?企業(yè)檔案信息化內(nèi)涵及內(nèi)容???????????????????????????????????????????????????????????????????69

4.2?企業(yè)檔案信息化的作用???????????????????????????????????????????????????????????????????????????78

4.3?影響企業(yè)檔案信息化的因素???????????????????????????????????????????????????????????????????80

4.4?企業(yè)檔案信息化發(fā)展策略???????????????????????????????????????????????????????????????????????85

I

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

第5章?基于信息化的企業(yè)檔案技術(shù)創(chuàng)新??????????????????????????????????????????????????????????91

5.1?企業(yè)檔案數(shù)字化的概念及應(yīng)用???????????????????????????????????????????????????????????????93

5.2?企業(yè)檔案數(shù)字化的要求???????????????????????????????????????????????????????????????????????????98

5.3?企業(yè)檔案數(shù)字化的內(nèi)容?????????????????????????????????????????????????????????????????????????102

5.4?企業(yè)檔案數(shù)字化的工作流程?????????????????????????????????????????????????????????????????109

第6章?基于信息化的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新????????????????????????????????????????????????????????115

6.1?源頭檔案管理創(chuàng)新?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????117

6.2?項目檔案管理創(chuàng)新?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????122

6.3?文化檔案管理創(chuàng)新?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????125

6.4?建立企業(yè)檔案全過程管理?????????????????????????????????????????????????????????????????????130

第7章?基于信息化的企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新????????????????????????????????????????????????137

7.1?企業(yè)檔案管理模式發(fā)展趨勢?????????????????????????????????????????????????????????????????139

7.2?企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作?????????????????????????????????????????????????????????????????????142

7.3?構(gòu)建企業(yè)檔案信息開放中心?????????????????????????????????????????????????????????????????148

7.4?深層次編研企業(yè)檔案?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????153

第8章?企業(yè)檔案管理實踐案例?????????????????????????????????????????????????????????????????????????159

8.1?企業(yè)檔案管理項目背景及建設(shè)目標(biāo)?????????????????????????????????????????????????????161

8.2?企業(yè)檔案管理項目建設(shè)方案?????????????????????????????????????????????????????????????????165

8.3?企業(yè)檔案管理項目建設(shè)內(nèi)容?????????????????????????????????????????????????????????????????173

8.4?企業(yè)檔案管理項目效益分析?????????????????????????????????????????????????????????????????189

參考目錄??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????192

II

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)管理學(xué)，同時又涉及檔案學(xué)的基礎(chǔ)知識，研究的是

企業(yè)檔案管理的原則和方法，具有較強(qiáng)的實踐性和應(yīng)用性。

本章就企業(yè)檔案管理整體進(jìn)行論述，就企業(yè)檔案管理的內(nèi)容和特征、收集

與整理等工作進(jìn)行闡述，幫助讀者對企業(yè)檔案管理形成初步認(rèn)知。

1.1?企業(yè)檔案的概念及特征

說起企業(yè)檔案管理，就必須涉及企業(yè)檔案，企業(yè)檔案管理是隨著企業(yè)檔案

的發(fā)展而逐漸形成的。企業(yè)不僅是產(chǎn)生企業(yè)檔案的主體，還是發(fā)揮企業(yè)檔案作

用的場所。那么，究竟什么是企業(yè)檔案呢？企業(yè)檔案又具有哪些特征呢？本節(jié)

就這些問題進(jìn)行闡述。

1.1.1?企業(yè)檔案的概念

企業(yè)檔案是檔案的類別之一，和國家機(jī)關(guān)檔案、軍隊檔案等不同，企業(yè)檔

案研究的是在企業(yè)生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的檔案，并對其進(jìn)行管理的原則和方法。隨

著企業(yè)檔案工作的開展，不可避免地出現(xiàn)了很多技術(shù)檔案、科技檔案，對這些

檔案不斷進(jìn)行完善、管理，逐漸產(chǎn)生了企業(yè)檔案的概念。目前，對企業(yè)檔案的

概念主要有兩種觀點(diǎn)。

（1）法規(guī)類文件中企業(yè)檔案的定義

從法律的角度來講，法規(guī)類文件對企業(yè)檔案的概念在不斷改變，最早可追

溯到1987年，這也是我國第一次提出企業(yè)檔案的概念。

1987年，國家經(jīng)委、國家計委、國家檔案局制定的《國營企業(yè)檔案管理暫

行規(guī)定》中，將企業(yè)檔案定義為“企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和”。

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案的概念也有了新的變化，2002年，國家檔案局、

國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委印發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中將企業(yè)檔案界定為“企

業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種形

3

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

式的文件材料”。2009年，國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》指出，“企

業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形

式的文件”。

從上述企業(yè)檔案概念的變遷中，我們不難看出，企業(yè)檔案的定義是由企業(yè)

檔案管理的實際需要決定的，定義通俗易懂，具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性和可操作性。

從單純的企業(yè)檔案，到逐漸開始關(guān)注企業(yè)檔案的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益及企業(yè)所

擔(dān)負(fù)的社會責(zé)任，體現(xiàn)著人們對企業(yè)檔案的認(rèn)識在不斷進(jìn)步。

（2）學(xué)術(shù)著作中企業(yè)檔案的概念

在學(xué)界學(xué)者看來，從學(xué)術(shù)研究的角度探討企業(yè)檔案的概念，其定義簡潔、

抽象，更加深刻。

簡單地說，企業(yè)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理制造以及進(jìn)行科學(xué)研究等活

動中產(chǎn)生的文件和材料，其形式包括文字、圖表、聲像等不同類型。

1.1.2?企業(yè)檔案的特征

（1）記錄企業(yè)的職能活動

企業(yè)的各項職能活動都會產(chǎn)生企業(yè)檔案，與之相對應(yīng)的，企業(yè)檔案記錄著

企業(yè)的各項職能活動，呈現(xiàn)著活動成果，并對職能活動的全過程有所涉及，發(fā)

揮著十分重要的作用，涉及的內(nèi)容更是方方面面，包羅萬象，如財務(wù)、人事、

管理等，十分復(fù)雜，可以說，企業(yè)檔案是對企業(yè)活動的“日記”，反映著已經(jīng)

完成的職能活動或未來即將發(fā)生的活動。

（2）是由企業(yè)直接形成的

在企業(yè)檔案的形成過程中，企業(yè)檔案始終記錄著第一手資料，可以說企業(yè)

檔案是最原始的記錄，直接產(chǎn)生于企業(yè)的各項職能活動。這也是企業(yè)檔案區(qū)別

于其他資料的重要特點(diǎn)，活動之后撰寫的材料就不屬于企業(yè)檔案了。

（3）具有保存?zhèn)洳閮r值

并不是所有的企業(yè)文件都屬于企業(yè)檔案，企業(yè)檔案具有保存?zhèn)洳閮r值，這

是企業(yè)檔案的重要特征之一，可以據(jù)此來區(qū)分企業(yè)檔案和企業(yè)文件，只有具有

保存?zhèn)洳閮r值的文件才能通過歸檔轉(zhuǎn)化，進(jìn)而形成企業(yè)檔案。

（4）載體形式多樣

企業(yè)在進(jìn)行各項職能活動時，總是會產(chǎn)生企業(yè)檔案，其載體形式也是豐富

多樣的，可以是常見的紙質(zhì)檔案，也可以是特殊載體記錄的照片、圖像、音頻

等企業(yè)檔案，特殊的載體有磁性材料、感光材料或其他合成材料。還可以是證

4

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

書、獎杯等形式的實物材料。

企業(yè)檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)有很多，可以按照來源、形式、活動等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃

分，但在實際應(yīng)用中，為了對企業(yè)檔案進(jìn)行更好的管理，一般按照檔案內(nèi)容把

企業(yè)檔案劃分為以下幾種（圖1-1）。

企業(yè)在黨、政、工、團(tuán)以及各項行政活動

管理類檔案

按檔案內(nèi)容劃分中形成的文件材料

企業(yè)在進(jìn)行產(chǎn)品、基建、設(shè)備等方面的研

科技檔案

究中形成的文件材料

有較強(qiáng)的專業(yè)性，反映專業(yè)領(lǐng)域活動的檔

專業(yè)檔案

案，如會計檔案、干部職工檔案等

圖1-1?按內(nèi)容劃分企業(yè)檔案的種類

根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容劃分檔案種類，檔案的類目更加精簡，可以有效指導(dǎo)

企業(yè)活動，然而，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類時，往往會有這樣一個問題，即各類

別的檔案之間有時會有交叉，不能很好地進(jìn)行分類。因此，又出現(xiàn)了“十大類”

劃分法。該方法對應(yīng)企業(yè)不同的職能活動，對企業(yè)檔案進(jìn)行細(xì)分，可分為十種

（圖1-2）。

黨群工作類產(chǎn)品類

經(jīng)營管理類科研技術(shù)研究類

行政管理類按十大類劃分干部職工檔案類

生產(chǎn)技術(shù)管理類基本建設(shè)類

會計檔案類設(shè)備儀器類

圖1-2?“十大類”劃分法企業(yè)檔案種類

“十大類”的劃分方法更加詳盡，幾乎涵蓋了一般企業(yè)的所有檔案種類，

但隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，其職能活動劃分越來越細(xì)，會不斷有新的類別的

企業(yè)檔案出現(xiàn)，企業(yè)檔案的分類方法也會不斷改進(jìn)和完善。

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的各項職能活動，是企業(yè)活動的“再現(xiàn)”，包含了很

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信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

多方面的內(nèi)容，因此其對企業(yè)的影響是全方位的，還有助于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利

益和合法利益。除此之外，企業(yè)檔案是管理、改善企業(yè)管理的重要工具，企業(yè)

可以根據(jù)企業(yè)檔案資料對企業(yè)的職能活動進(jìn)行創(chuàng)新。同時，企業(yè)還可以根據(jù)檔

案內(nèi)容創(chuàng)建企業(yè)文化，為企業(yè)文化的形成添加養(yǎng)料。

1.2?企業(yè)檔案工作的內(nèi)容及原則

在了解什么是企業(yè)檔案的概念和特點(diǎn)之后，本節(jié)對企業(yè)檔案工作的內(nèi)容

是什么，為什么可以指導(dǎo)企業(yè)的工作等問題進(jìn)行闡述，并介紹企業(yè)檔案工作的

原則。

1.2.1?企業(yè)檔案工作的內(nèi)容

在實際應(yīng)用中，企業(yè)檔案工作的內(nèi)容可以簡單概括為兩部分，即業(yè)務(wù)管理

工作和行政管理工作。

（1）業(yè)務(wù)管理工作

企業(yè)在生產(chǎn)活動中會產(chǎn)生很多文件，其中，可以把基礎(chǔ)管理工作和信息

開發(fā)工作歸納為企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)管理工作，主要負(fù)責(zé)企業(yè)的八大環(huán)節(jié)工作（圖

1-3）。

收集

鑒定

基礎(chǔ)管理工作整理

業(yè)務(wù)管理工作保管

統(tǒng)計

編目和檢索

信息開發(fā)工作編輯和研究

提供利用

圖1-3?業(yè)務(wù)管理工作的內(nèi)容

6

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

在企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)管理工作中，其工作內(nèi)容主要由收集、鑒定、整理、保

管、統(tǒng)計、編目和檢索、編輯和研究、提供利用這八大環(huán)節(jié)組成。其中，基礎(chǔ)

管理工作是基礎(chǔ)和保障，保證后續(xù)的信息開發(fā)工作順利開展。信息開發(fā)工作展

現(xiàn)著基礎(chǔ)工作的成果，是進(jìn)行業(yè)務(wù)管理工作的目標(biāo)。在進(jìn)行企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理

工作時，只有同時兼顧這兩者，才能最大限度地實現(xiàn)其價值。

收集環(huán)節(jié)：是指企業(yè)按照相關(guān)的法律制度，將企業(yè)實踐過程中產(chǎn)生的具有

保存價值的、重要的企業(yè)文件收集起來。為了更好地進(jìn)行收集工作，企業(yè)最好

在企業(yè)文件形成階段進(jìn)行控制，確保收集工作的順利進(jìn)行。

鑒定環(huán)節(jié)：在接收企業(yè)檔案時，往往需要判定企業(yè)檔案的價值，需要經(jīng)歷

初次鑒定和再次鑒定兩個階段，前者是指初次接收檔案時對檔案的價值進(jìn)行判

斷，確定保存期限；后者是指達(dá)到保存期限時，再次做出判斷，是選擇繼續(xù)保

存還是銷毀。

整理環(huán)節(jié)：在經(jīng)過鑒定環(huán)節(jié)之后，需要根據(jù)企業(yè)制定的相關(guān)制度或辦法對

收集的企業(yè)檔案進(jìn)行整理，包括分類、排列和編目等工作。

保管環(huán)節(jié)：在進(jìn)行企業(yè)檔案的整理之后，企業(yè)需要依據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容和

載體形式等，選擇合適的保管辦法，并做好安全防護(hù)工作，確保企業(yè)檔案的信

息安全。

統(tǒng)計環(huán)節(jié)：對企業(yè)檔案工作的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，包括統(tǒng)計調(diào)查、整理、

分析企業(yè)檔案中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計工作有助于企業(yè)了解檔案管理的情況，做好

監(jiān)控工作。同時，當(dāng)企業(yè)制定企業(yè)檔案的管理制度時，統(tǒng)計工作可以為其提供

數(shù)據(jù)支撐。

編目和檢索環(huán)節(jié)：對企業(yè)檔案進(jìn)行編目工作，以方便今后對企業(yè)檔案進(jìn)行

檢索，具體包括著錄、制作目錄以及標(biāo)引和組織工作。

編輯和研究環(huán)節(jié)：是指對企業(yè)庫藏檔案進(jìn)行編輯、研究工作，隨后輸出

有價值的檔案信息，為企業(yè)的管理提供檔案信息服務(wù)，使其更具有科學(xué)性和系

統(tǒng)性。

提供利用環(huán)節(jié)：當(dāng)企業(yè)檔案信息被企業(yè)收藏、整理并保管好之后，就可以

被其他企業(yè)或社會成員利用，創(chuàng)造更大的價值。

隨著信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)檔案的電子文件明顯增多，企業(yè)檔案數(shù)字化

趨勢明顯，檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)成為不可阻擋的潮流和趨勢。

（2）行政管理工作

企業(yè)檔案行政管理工作的主要內(nèi)容是對企業(yè)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，還包括組

7

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度以及監(jiān)督和指導(dǎo)工作（圖1-4），具有管理性、服務(wù)性、專

業(yè)性和保密性的特點(diǎn)。

根據(jù)國家法律、法規(guī)，制定符合企業(yè)情況的方

統(tǒng)籌規(guī)劃

針、規(guī)劃

行政管理工作協(xié)調(diào)企業(yè)檔案工作的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境、全

組織協(xié)調(diào)

局與局部的關(guān)系，保持一致性

對不同類型檔案的操作程序、方法制定統(tǒng)一制

統(tǒng)一制度

度和標(biāo)準(zhǔn)

各級檔案管理部門對企業(yè)的檔案工作相關(guān)的方

監(jiān)督和指導(dǎo)

針政策進(jìn)行監(jiān)督并提供指導(dǎo)

圖1-4?企業(yè)檔案行政管理工作的內(nèi)容

①管理性。

企業(yè)檔案工作是一項基礎(chǔ)性的管理工作。在企業(yè)管理工作功能方面，可以

分為職能性管理工作和基礎(chǔ)性的管理工作，前者包括生產(chǎn)、研發(fā)等管理工作，

后者包括標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理工作，而企業(yè)檔案工作屬于后者，是標(biāo)準(zhǔn)化、

規(guī)范化的工作。

企業(yè)檔案工作是一項信息管理工作。當(dāng)今時代，科技信息已經(jīng)成為發(fā)展的

主旋律，信息資源越來越重要，關(guān)乎企業(yè)的生死存亡和進(jìn)一步發(fā)展。相應(yīng)的，

企業(yè)信息管理工作對企業(yè)的發(fā)展也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，和直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效

益的生產(chǎn)活動一樣重要，企業(yè)檔案工作為企業(yè)提供真實的、原始的、有價值的

記錄，是企業(yè)信息管理工作中重要的部分。當(dāng)企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營決策時，企業(yè)

檔案工作可提供有效的管理支撐和信息支撐，因此企業(yè)檔案工作不可或缺。

企業(yè)檔案管理工作是一項決策管理工作。企業(yè)檔案往往會對企業(yè)決策產(chǎn)生

影響，企業(yè)檔案工作常常會以各種形式參與企業(yè)的發(fā)展決策，因此企業(yè)應(yīng)該制

定相應(yīng)的措施來保證企業(yè)檔案工作人員有效參與企業(yè)的決策管理。

②服務(wù)性。

在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明確了企業(yè)檔案工作的服務(wù)性，“企業(yè)檔案工

作應(yīng)……，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)”。企業(yè)

檔案工作具有服務(wù)性主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

8

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

第一，企業(yè)檔案工作的性質(zhì)決定了其服務(wù)性。從整體來看，企業(yè)檔案工作

為企業(yè)的各項職能活動和管理工作提供信息支撐和依據(jù)，企業(yè)活力整個過程都

離不開服務(wù)，將服務(wù)寓于管理之中。

第二，企業(yè)檔案工作的方式?jīng)Q定了其服務(wù)性。和其他職能管理工作相比，

企業(yè)檔案工作具有輔助性，幫助企業(yè)進(jìn)行正確的、科學(xué)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。企業(yè)

檔案工作并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的發(fā)展帶來直接影響，而是為各項

職能活動提供信息支撐從而間接使企業(yè)獲得知識成果或經(jīng)濟(jì)效益。

③專業(yè)性。

企業(yè)檔案工作具有專業(yè)性主要體現(xiàn)在以下方面。

第一，企業(yè)檔案工作在管理對象方面具有專業(yè)性。其管理對象是企業(yè)檔

案，同時，管理對象本身，即企業(yè)檔案具有特殊性和專業(yè)性。

第二，企業(yè)檔案工作在管理方法上十分專業(yè)。和其他職能管理工作不同，

企業(yè)檔案工作在內(nèi)容和方法方面具有專業(yè)的管理原則，其方法也有專業(yè)的理論

體系。

從理論和實踐層面來看，企業(yè)檔案工作都可以說是一項專業(yè)的工作，這也

導(dǎo)致了企業(yè)檔案工作的職能性管理工作和基礎(chǔ)性管理工作分離。

④保密性。

企業(yè)檔案中記錄著很多企業(yè)活動的信息，這些信息十分重要。企業(yè)檔案承

載著企業(yè)的商業(yè)秘密，這決定了企業(yè)檔案工作的保密性。例如，有的企業(yè)檔案

中甚至涉及國家機(jī)密事項，這就要求企業(yè)必須做好企業(yè)檔案工作的保密措施，

維護(hù)好企業(yè)和國家的利益。

1.2.2?企業(yè)檔案工作的原則

企業(yè)檔案工作的原則是企業(yè)在長期的實踐工作中不斷完善形成的，各個

企業(yè)應(yīng)該遵循這些原則以實現(xiàn)更好地管理企業(yè)檔案工作，建立企業(yè)檔案工作管

理體制，為各項職能活動提供更好、更有效、更有價值的服務(wù)，其原則有以下

幾種。

（1）集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)

集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)原則是檔案工作的基本原則之一，規(guī)定了企業(yè)檔

案工作的組織原則和基本管理方式，其內(nèi)容有以下三點(diǎn)。

第一，根據(jù)有關(guān)的法律、法規(guī)或政策，各級檔案行政管理部門需要對管轄

范圍內(nèi)的企業(yè)制定企業(yè)檔案工作的方針政策及發(fā)展規(guī)劃，包括對企業(yè)檔案工作

9

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

的標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行規(guī)范，全面規(guī)劃和統(tǒng)籌企業(yè)的企業(yè)檔案工作。

第二，各級專業(yè)主管部門對所屬企業(yè)的企業(yè)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，針

對企業(yè)的實際情況，制定并落實相關(guān)的企業(yè)檔案工作的規(guī)章制度。

第三，對企業(yè)來說，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部明確企業(yè)檔案部門的職責(zé)，對本企業(yè)的

檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)并實行歸口管理。企業(yè)檔案部門建立統(tǒng)一的管理制度、

業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，并對企業(yè)所屬的子公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，使企業(yè)檔案

工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，方便統(tǒng)一管理。

（2）企業(yè)檔案的完整性和安全性

對企業(yè)檔案工作來說，保證企業(yè)檔案的完整性和安全性是基本的要求。該

如何確保企業(yè)檔案的完整性呢？可以從收集齊全、整理系統(tǒng)兩方面入手（圖

1-5）。

盡可能收集具有保存、利用價值的企業(yè)

收集齊全

檔案，完整反映企業(yè)活動的原始面貌

完整性

將企業(yè)檔案按照一定規(guī)律,組成有機(jī)的

整理系統(tǒng)

整體

圖1-5?企業(yè)檔案的完整性

企業(yè)檔案的安全性主要包含兩個方面：一是企業(yè)檔案的實體安全，即采取

相關(guān)的管理或技術(shù)措施，對實體企業(yè)檔案做好保存工作，盡可能延長企業(yè)檔案

的保存壽命；二是保證企業(yè)檔案的信息安全，對企業(yè)檔案中的內(nèi)容信息做好保

密措施，防止泄露，保證企業(yè)檔案不丟失、不泄密。

（3）對企業(yè)檔案進(jìn)行有效利用

企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)是實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效利用，這也是最終目

的。企業(yè)檔案是否得到有效利用，不僅是衡量和檢驗企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，也

是實現(xiàn)企業(yè)檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)。對企業(yè)檔案進(jìn)行有效利用，是企業(yè)檔案工作追求

的目標(biāo)，是企業(yè)檔案部門得以持續(xù)發(fā)展的前提。

1.2.3?企業(yè)檔案工作的目標(biāo)

在企業(yè)實踐活動中，做好企業(yè)檔案工作不僅可以維護(hù)企業(yè)的權(quán)益，增強(qiáng)

企業(yè)的競爭力，讓企業(yè)更好地發(fā)展，還可以維護(hù)國家的權(quán)益，保護(hù)國家檔案資

10

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

源，實現(xiàn)企業(yè)檔案的合理利用。企業(yè)檔案工作的任務(wù)主要包括以下兩個方面。

第一，貫徹落實國家有關(guān)企業(yè)檔案工作的政策和法律、法規(guī)等，實現(xiàn)科學(xué)

管理。

第二，積極開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，做出長遠(yuǎn)的規(guī)劃和統(tǒng)籌，以支持和滿

足黨和國家對企業(yè)檔案的需求，實現(xiàn)對企業(yè)檔案的知識管理。

要想做好企業(yè)檔案工作，就要積極建設(shè)企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和信息服務(wù)工

作，在管理方面，需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層重視并積極支持檔案工作；在制度方面，

設(shè)置專門的企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)，建立相關(guān)的企業(yè)檔案工作的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)；

在人才方面，培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型的企業(yè)檔案工作管理人員，并完善相關(guān)的硬

件設(shè)施等。

現(xiàn)階段，我國的企業(yè)檔案工作相對凌亂，缺乏科學(xué)的管理體制和方式，而

隨著信息化時代的到來，各種先進(jìn)的信息化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，可以為企業(yè)

檔案的收集、整理、保管等工作提供極大便利，因此，需要對企業(yè)檔案進(jìn)行科

學(xué)化、信息化、集約化管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作資源的最大化利用，這也是企

業(yè)檔案工作的目標(biāo)（圖1-6）。

從宏觀角度對企業(yè)檔案工作的管理體制、

實現(xiàn)科學(xué)化規(guī)章制度等進(jìn)行科學(xué)管理，從微觀角度對

企業(yè)檔案工作的目標(biāo)檔案庫房、工具等進(jìn)行管理

應(yīng)用信息化技術(shù)和手段對企業(yè)檔案進(jìn)行管

實現(xiàn)信息化理，建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案室，方便企業(yè)檔案

的管理

考慮企業(yè)檔案的投入和產(chǎn)出比，實現(xiàn)企業(yè)

實現(xiàn)集約化人、財、物的集約化管理，提高企業(yè)檔案

工作的管理效率

圖1-6?企業(yè)檔案工作的目標(biāo)

1.3?企業(yè)檔案工作的組織與管理

我國企業(yè)檔案管理工作體制分為宏觀管理體制和微觀管理體制（圖1-7）。

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信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

宏觀管理體制主要包括對企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌管理、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)等；

微觀管理主要包括企業(yè)檔案管理職能定位、隸屬關(guān)系、組織職能架構(gòu)等。

企業(yè)檔案管理工作體制

以國家、地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)的角度，確立宏

宏觀管理體制觀管理職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制等方面

的內(nèi)容

以企業(yè)自身的角度，確定本單位自身的企

微觀管理體制業(yè)檔案工作的組織體系、運(yùn)行機(jī)制和管理

形式

圖1-7?企業(yè)檔案管理工作體制

1.3.1?國家對企業(yè)檔案工作的管理體制

國家對企業(yè)檔案工作的管理可以分為三個層次進(jìn)行。

第一，國家檔案局對全國企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。通過制定和完

善對企業(yè)檔案工作的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，使

企業(yè)檔案工作符合國家檔案事業(yè)發(fā)展，可以滿足企業(yè)發(fā)展和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的

需要。

第二，各級檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。地方或地

區(qū)的檔案行政管理部門依據(jù)國家檔案局制定的方針和政策，結(jié)合本地區(qū)的實際

情況，對所屬企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，促進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。

第三，各專業(yè)主管部門對本專業(yè)（行業(yè)）的企業(yè)檔案工作進(jìn)行管理。根據(jù)

本專業(yè)（行業(yè)）的特點(diǎn)對本專業(yè)（行業(yè)）的企業(yè)檔案工作進(jìn)行規(guī)劃，制定具有

針對性的具體要求和規(guī)章制度。這樣可以加強(qiáng)本專業(yè)（行業(yè)）的企業(yè)檔案工作，

對其按照專業(yè)（行業(yè)）實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。

在國家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，在各級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)下，

加上各專業(yè)主管機(jī)關(guān)的密切合作，對所屬系統(tǒng)的企業(yè)檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)

的管理體制，可以很好地完成企業(yè)的檔案工作，使其獲得全面、健康的管理和

監(jiān)督，更好地發(fā)展。

1.3.2?企業(yè)自身對企業(yè)檔案工作的管理體制

從微觀角度來講，企業(yè)自身需要對企業(yè)檔案工作進(jìn)行規(guī)劃，包括企業(yè)檔案

12

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

工作領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置和工作職責(zé)等。

（1）企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系，需要從企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)，各職能、承辦、項目工作

負(fù)責(zé)人，檔案部門負(fù)責(zé)人三個層次進(jìn)行設(shè)置（圖1-8），確保企業(yè)檔案工作的

各個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)。

貫徹落實國家檔案工作的相關(guān)政策，建設(shè)

企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)檔案機(jī)構(gòu)及其規(guī)則制度，協(xié)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)和

企業(yè)其他部門之間的工作等

重視并主持本部門的檔案工作，督促本部

各職能、承辦、項目工作負(fù)責(zé)人

門檔案移交工作，協(xié)調(diào)和解決相關(guān)問題

負(fù)責(zé)具體的企業(yè)檔案工作，與上級主管部

檔案部門負(fù)責(zé)人門和各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行交接，完成領(lǐng)導(dǎo)交

辦的相關(guān)工作

圖1-8?企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系

企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)是檔案工作的總負(fù)責(zé)人。檔案工作被納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日

程，往往由企業(yè)分管綜合部門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

各職能、承辦、項目工作負(fù)責(zé)人對部門或項目的文件材料的形成和歸檔等

工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和管理。

檔案部門負(fù)責(zé)人是對檔案工作進(jìn)行組織和落實的領(lǐng)導(dǎo)，如檔案處、檔案館

的負(fù)責(zé)人等。

（2）企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)主要保存企業(yè)檔案，是重要的企業(yè)知識資產(chǎn)、信息資源

部門，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定和保管，為各種企業(yè)活動提供信息

資源。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立單獨(dú)的檔案機(jī)構(gòu)，如檔案室、檔案資料信息中心等，規(guī)模較

小的企業(yè)可以設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu)來承擔(dān)檔案管理職能，設(shè)置企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)主要有

以下幾種形式。

第一，企業(yè)檔案館。對大型企業(yè)來說，特別是資本密集、技術(shù)密集型的

企業(yè)，其企業(yè)建立的時間較長，內(nèi)部職能部門多或有很多子公司，檔案數(shù)量較

多，具有雄厚的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和能力，因此成立檔案館是發(fā)展的客觀要求，不僅有

13

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

助于企業(yè)檔案信息的整合和開發(fā)利用，還可以進(jìn)一步為企業(yè)的各項活動提供信

息支撐。

第二，企業(yè)檔案室。企業(yè)檔案室是最普遍、最常見的企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的形

式，負(fù)責(zé)統(tǒng)一保存和管理本企業(yè)的檔案材料，屬于企業(yè)職能管理系統(tǒng)中的一部

分，只為本企業(yè)內(nèi)部人員提供相應(yīng)服務(wù)。

第三，檔案資料信息中心。對于那些經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)較差、規(guī)模較小的企業(yè)來

說，為了節(jié)約物力和人力，常常將檔案、資料、情報等職能統(tǒng)一起來，整合為

一個機(jī)構(gòu)，成立檔案資料信息中心。這類機(jī)構(gòu)根據(jù)職能的不同，其服務(wù)方向和

工作內(nèi)容往往有所差異，但需要注意，在建立該機(jī)構(gòu)時，要注意保持檔案工作

的獨(dú)立性，不要混淆或削弱檔案工作。

無論企業(yè)選擇設(shè)置哪種形式的檔案工作機(jī)構(gòu)，都必須遵循科學(xué)性原則，將

企業(yè)檔案工作落實到部門和個人，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，確保企業(yè)檔案工作的

順利進(jìn)行。

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)同時是國家檔案機(jī)構(gòu)的組成部分，根據(jù)有關(guān)規(guī)定向國家檔案

館或有關(guān)單位移交檔案，如干部職工檔案。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置關(guān)乎企業(yè)檔案

事業(yè)的發(fā)展，十分重要。

（3）企業(yè)檔案工作人員配置

在進(jìn)行企業(yè)檔案工作時，企業(yè)檔案工作人員才是其中的“關(guān)鍵”，是基本

力量，也是企業(yè)檔案管理工作中最重要、活躍的部分，因此對企業(yè)檔案工作人

員要有一定的要求—具有較高的綜合素質(zhì)。

首先，檔案工作人員直接接觸企業(yè)的檔案資料，需要具有較高的政治覺悟

和道德素質(zhì)，有堅定的、正確的政治方向，政治責(zé)任感強(qiáng)烈，全心全意為黨和

國家事業(yè)服務(wù)，嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密，忠于職守，愛崗敬業(yè)。這是企業(yè)檔案工作人員

最基本的素質(zhì)。

其次，檔案工作人員要具有扎實的業(yè)務(wù)和知識素質(zhì)。檔案工作人員需要收

集、整理、鑒定企業(yè)檔案，因此需要具備扎實、專業(yè)的檔案管理知識，熟練掌

握相關(guān)的技術(shù)。隨著檔案信息化、智能化的發(fā)展，企業(yè)檔案工作人員需要不斷

提升自身的能力，尤其是信息技術(shù)的掌握能力，有針對性地、主動為企業(yè)的各

項活動提供良好的服務(wù)。

要提高企業(yè)檔案工作人員的素質(zhì)，就要不斷加強(qiáng)教育和培訓(xùn)，這樣才能使

其適應(yīng)企業(yè)不斷深化發(fā)展的工作需求。首先，需要從多層次、利用多種方式進(jìn)

行教育和培訓(xùn)。例如，對不同知識水平、不同年齡階段的工作人員進(jìn)行分層培

14

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

訓(xùn)，對從事不同檔案工作的人員進(jìn)行定向培訓(xùn)，通過具有針對性的培訓(xùn)方式來

提高檔案工作人員的工作能力。其次，注重企業(yè)檔案工作人員的合理配置，將

專業(yè)人才放到合適的崗位，使其可以發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢，根據(jù)不同檔案工作

的要求，結(jié)合檔案工作人員的專業(yè)技能，做到知人善任，合理配置崗位職責(zé)。

最后，企業(yè)需要保持企業(yè)檔案工作人員的穩(wěn)定。對于企業(yè)來說，企業(yè)檔案完

整、連續(xù)地記錄了企業(yè)活動的過程，只有企業(yè)檔案工作人員相對穩(wěn)定，才能保

證企業(yè)檔案工作具有連續(xù)性，實現(xiàn)其穩(wěn)定發(fā)展。

（4）企業(yè)檔案工作職責(zé)

為了更好地保障企業(yè)檔案工作的順利進(jìn)行及發(fā)展，企業(yè)應(yīng)明確企業(yè)檔案工

作職責(zé)，需要做好以下幾個方面。

第一，根據(jù)國家對企業(yè)檔案的相關(guān)法律和政策的規(guī)定，將檔案工作納入企

業(yè)的工作計劃之中，建立、健全企業(yè)檔案工作的規(guī)章制度。

第二，對文件的形成、積累、歸檔做出明確規(guī)定，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、部門等

相關(guān)人員的崗位職責(zé)，并對其職責(zé)履行情況進(jìn)行分析考核。

第三，采取相對應(yīng)的措施，確保做好企業(yè)檔案的管理和維護(hù)工作，保證檔

案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性。

第四，在企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動時，做好企業(yè)檔案的處置、交接工作。

第五，表彰或獎勵企業(yè)檔案工作中有突出成績的集體或個人，處分因違反

相關(guān)規(guī)定對企業(yè)檔案造成損失的人員和集體。

（5）企業(yè)檔案管理模式

隨著信息化時代的到來，企業(yè)數(shù)量的不斷增加，現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作顯然

不再適合現(xiàn)在的形勢，不能機(jī)械地使用統(tǒng)一的標(biāo)志，企業(yè)需要根據(jù)自己的經(jīng)營

模式，靈活制定適合自身發(fā)展的管理體制。

企業(yè)要建立并不斷完善企業(yè)內(nèi)部的檔案工作體系，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、

負(fù)責(zé)人和各個工作環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展和現(xiàn)狀建設(shè)合理的檔案機(jī)

構(gòu)。例如，民營企業(yè)檔案管理往往出于經(jīng)濟(jì)效益的考慮，其機(jī)構(gòu)設(shè)置比較精干

高效。但無論采取何種形式，都必須符合國家的法律法規(guī)，保證企業(yè)檔案的

安全。

在建設(shè)企業(yè)檔案工作的內(nèi)部管理體制時，要注意統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)

一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。不僅可以自身設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，也可以選擇檔案寄存中

心等社會服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行有償式檔案管理。

15

信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

1.3.3?企業(yè)檔案工作的管理制度

企業(yè)檔案工作的管理制度可以維護(hù)企業(yè)檔案工作的正常開展，維護(hù)其工作

秩序，具有指導(dǎo)性和約束力，主要由企業(yè)檔案工作規(guī)章、管理制度以及業(yè)務(wù)規(guī)

范組成。

（1）工作規(guī)章

企業(yè)檔案工作規(guī)章明確了檔案工作在企業(yè)中的地位和作用，是檔案工作的

基本法，主要依據(jù)國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)制定，主要包括制定企業(yè)檔案工作

規(guī)定（辦法）、建立檔案工作責(zé)任追究制度、制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案三個部分

的內(nèi)容（圖1-9）。

檔案工作的原則和管理體制，收集、鑒

制定企業(yè)檔案工作規(guī)定（辦法)定、整理、統(tǒng)計檔案等的要求，資產(chǎn)和產(chǎn)

企業(yè)檔案工作規(guī)章

權(quán)變動的處置原則等

對檔案工作人員泄密等行為提出責(zé)任追究

建立檔案工作責(zé)任追究制度

和懲罰措施，將相關(guān)要求納入管理制度

針對突發(fā)事件或自然災(zāi)害制定應(yīng)急措施，

制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案如搶救方法、轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等；對檔案信息化

軟件、系統(tǒng)制定應(yīng)急預(yù)案

圖1-9?企業(yè)檔案工作規(guī)章的內(nèi)容

（2）管理制度

管理制度是針對企業(yè)的工作環(huán)節(jié)制定的檔案管理規(guī)定，由企業(yè)主管檔案工

作的部門制定，涵蓋整個管理流程，主要包括以下方面的內(nèi)容。

文件歸檔制度：包括文件歸檔范圍、時間、程序、質(zhì)量要求，確定保管期

限，并制定相應(yīng)的控制措施。

檔案保管制度：對各門類檔案的保管條件和載體形式等做出規(guī)范，制定受

損檔案處理辦法、檔案進(jìn)出庫要求、庫房管理要求等。

檔案鑒定銷毀制度：對銷毀或鑒定企業(yè)檔案的組織、職責(zé)、要求和方法等

做出規(guī)定。

檔案統(tǒng)計制度：對企業(yè)檔案的統(tǒng)計內(nèi)容和要求以及統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析做出

規(guī)定。

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第1章?企業(yè)檔案管理緒論

檔案利用制度：對企業(yè)檔案利用的方式、方法做出規(guī)定，明確查閱企業(yè)檔

案的權(quán)限和審批手續(xù)。

檔案保密制度：對檔案形成者、管理者以及利用者做出保密職責(zé)的規(guī)定。

電子檔案管理制度：隨著企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程，應(yīng)對信息系統(tǒng)中的電子

文件加強(qiáng)管理，對電子文件的歸檔、管理和利用做出明確規(guī)定。

檔案管理系統(tǒng)操作制度：明確檔案管理系統(tǒng)的操作人員的職責(zé)，加強(qiáng)對檔

案管理的相關(guān)系統(tǒng)軟件、硬件的操作管理。

（3）業(yè)務(wù)規(guī)范

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范是對具體的檔案工作的規(guī)范性要求，是操作指南，具體

包括文件、檔案整理規(guī)范，檔案分類方案，歸檔范圍和保管期限表，特殊載體

檔案管理規(guī)范四個方面（圖1-10）。

明確檔案整理原則、方法，對檔號編制和裝具

文件、檔案整理規(guī)范

提出具體要求

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

分類方案包括類目表、標(biāo)記符號、說明注釋和

檔案分類方案

索引，明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍等。

歸檔范圍和保管期限表明確各類文件歸檔的范圍和對應(yīng)的保管期限

對不同載體形式的企業(yè)檔案提出收集、整理和

特殊載體檔案管理規(guī)范

保管的要求

圖1-10?企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的內(nèi)容

1.4?企業(yè)檔案的收集與整理

在企業(yè)檔案管理工作中，比較重要的工作就是收集和整理，這是企業(yè)檔案

管理中最基礎(chǔ)的工作。

收集是指企業(yè)檔案館（室）接收或征集企業(yè)相關(guān)文件資料的活動，整理

則是指按照一定原則對企業(yè)檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目等工

作。以下對幾種常用的不同類型的企業(yè)檔案的收集與整理工作進(jìn)行簡單介紹。

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信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

1.4.1?企業(yè)管理類檔案

企業(yè)管理類的檔案是指企業(yè)在其從事的各種職能活動中形成的、辦理完畢

的、應(yīng)歸檔保存的文件，包括黨群管理、行政管理、生產(chǎn)科技管理等活動中產(chǎn)

生的各種文件。例如，在企業(yè)成立過程中形成的請示、批復(fù)等文件就屬于管理

類檔案。

（1）歸檔范圍

企業(yè)在各項職能活動過程中會形成或使用大量的文件材料，在進(jìn)行企業(yè)

檔案收集工作時，并不需要將所有的文件進(jìn)行歸檔，要正確判斷文件的保存價

值，確定文件的歸檔范圍，做到應(yīng)歸盡歸。其范圍有以下四個方面。

①對本企業(yè)的各項活動、國家建設(shè)等具有利用價值的文件，如企業(yè)在研

發(fā)、生產(chǎn)、管理、服務(wù)等活動中產(chǎn)生的文件。

②對維護(hù)國家、企業(yè)以及職工權(quán)益具有憑證價值的文件。

③和本企業(yè)有關(guān)的機(jī)關(guān)和上級單位的文件材料，包括社會機(jī)構(gòu)出具的和本

企業(yè)有關(guān)的文件材料，所屬企業(yè)報送的重要文件等。

④根據(jù)有關(guān)規(guī)定應(yīng)該歸檔保存的文件材料和其他具有查考價值的文件

材料。

在確定企業(yè)文檔歸檔范圍時，需要從企業(yè)自身形成的文件和企業(yè)外部發(fā)送

的文件兩個方面進(jìn)行綜合考慮，根據(jù)原則性、指導(dǎo)性和宏觀性進(jìn)行收集，從企

業(yè)自身的實際情況出發(fā)，合理、靈活、自主確定文件材料的歸檔范圍。

（2）歸檔期限和時間

對管理類的企業(yè)檔案來說，其歸檔時間一般在辦理完畢后的第二年一季

度。根據(jù)文件性質(zhì)的不同，其歸檔時間也有所變化，如特殊的文件材料可以根

據(jù)具體情況放寬歸檔時間；有關(guān)質(zhì)量認(rèn)證、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、知識產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議等

的文件隨時歸檔；重大活動、會議等形成的文件材料（照片、錄像等）應(yīng)在活

動結(jié)束后歸檔。

（3）歸檔要求

按照“誰形成、誰具體承辦、誰歸檔”的原則，各部門應(yīng)定期整理應(yīng)歸

檔的文件，并且編制文件目錄和移交清冊，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，交給企業(yè)檔案

管理機(jī)構(gòu)。歸檔的文件需要齊全完整、真實準(zhǔn)確、簽章完備，符合檔案保管要

求，一般為原件，如果無原件，需要進(jìn)行備注或說明，字跡清楚、圖樣、圖表

清晰整潔。

18

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

（4）檔案整理步驟

在完成企業(yè)檔案的收集工作之后，接下來需要對歸檔的文件材料進(jìn)行整

理，通常分為以下幾個步驟。

第一，組件。對文件進(jìn)行組織，確定歸檔文件的整理單位，一般以“件”

為單位，為方便對“件”的管理，很多材料可以合為一件。例如，文件的正本

與定稿合為一件，正文與附件合為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件等。

第二，分類。按照企業(yè)文件的來源、時間、形式的不同，分成多個層次和

類別，進(jìn)行科學(xué)分類，保持歸檔文件的內(nèi)在聯(lián)系，構(gòu)成有機(jī)體系。

第三，排列。在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照文件材料歸檔時間并結(jié)

合事由進(jìn)行檔案文件的排列。所謂最低一級類目，是指在類目體系中處在最低

一級的類目，如在“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)”分類方案中，機(jī)構(gòu)就是最低

一級類目。

第四，編號。當(dāng)完成歸檔文件分類和排列的工作之后，需要對歸檔文件進(jìn)

行編號，簡單來說，就是給歸檔文件一個“身份證號”，可以用“身份證號”

反映出歸檔文件的狀況。

第五，編目。編制歸檔文件的目錄，其目的是為了準(zhǔn)確、詳細(xì)、方便檢索

歸檔文件，應(yīng)該以“件”為單位進(jìn)行編制，以條目形式進(jìn)行編制。

第六，整理。對紙質(zhì)歸檔文件和電子歸檔文件進(jìn)行進(jìn)一步整理。對紙質(zhì)歸

檔文件進(jìn)行修整、裝訂、編頁、裝盒和排架，對電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)

據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)組織、存儲等。

1.4.2?企業(yè)科技類檔案

收集企業(yè)科技類檔案，是指將具有保存價值的科技文件資料集中并在檔案

管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。在收集和整理企業(yè)科技類檔案的過程中，需要注意收

集和整理的方法。

（1）收集方法

在收集企業(yè)科技類檔案時，需要做好定向、定內(nèi)容收集，具體包括以下

幾點(diǎn)。

①確定不同類別的科技檔案的責(zé)任人，明確歸檔的責(zé)任單位。將科技文件

材料的形成、積累以及整理歸檔納入相關(guān)的崗位職責(zé)，并對相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、項目

負(fù)責(zé)人和有關(guān)工作人員進(jìn)行考核，確保科技檔案的收集質(zhì)量。

②明確不同類別的科技檔案的收集渠道。在企業(yè)的科技活動中，會產(chǎn)生大

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信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

量由多個部門共同形成的科技文件材料，企業(yè)需要對這些科技文件材料進(jìn)行劃

分，規(guī)定每個部門歸檔的科技文件范圍，收集、整理這些科技文件材料可以反

映出企業(yè)科研、生產(chǎn)、建設(shè)等方面的文件，并及時移交歸檔。

③對那些和主持單位進(jìn)行項目協(xié)作過程中產(chǎn)生的科技文件，需要做好收

集工作。具體做法為：主持單位做好項目中的科技文件的收集工作，并將整個

項目的科技文件按照歸檔要求進(jìn)行整理，統(tǒng)一向檔案部門移交歸檔；參與單

位將自身承擔(dān)的任務(wù)中形成的科技文件收集并整理，按照相關(guān)手續(xù)移交給主持

單位。

④對于零散的科技文件，其他單位移交或轉(zhuǎn)讓時的科技檔案要做好收集

工作。

（2）整理方法

在進(jìn)行企業(yè)科技類檔案整理工作時，要注意科技檔案的形成規(guī)律，令各個

科技文件材料之間保持有機(jī)的聯(lián)系，具有系統(tǒng)性，這樣才能更好地保管和利用

企業(yè)科技檔案，整理時需要注意以下幾點(diǎn)。

①在進(jìn)行分類時，應(yīng)該熟悉并掌握本企業(yè)的科技檔案的內(nèi)容，按照種類進(jìn)

行分類；確定分類的標(biāo)準(zhǔn)和方法，確定每大類目下的小類別；制定分類體系，

擬定科技檔案分類表；根據(jù)已經(jīng)確定的排列順序?qū)γ總€類目賦予代號、代字。

②在進(jìn)行組卷工作時，一般以卷、冊、袋等作為最基本的管理單位。需要

遵循科技文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系，確保案卷成套。例

如，對基建類科技文件材料可按照項目組卷，也可按照專業(yè)組卷。

③在進(jìn)行企業(yè)科技類檔案的排列工作時，需要體現(xiàn)分類、組卷的成果，同

時不能破壞科技文件的形成規(guī)律，需要按照系統(tǒng)性、成套性原則進(jìn)行文件排

列，包括案卷內(nèi)的科技文件排列和案卷之間的排列。

④在進(jìn)行企業(yè)科技類檔案編目工作時，其編目需要揭示案卷內(nèi)科技文件

的內(nèi)容和成分，主要包括編寫案卷內(nèi)的文件頁號、填寫卷內(nèi)目錄、編制案卷封

面等。

⑤在進(jìn)行企業(yè)科技類檔案的檔號編制工作時，通常以字符的形式賦予該科

技檔案一組代碼，采用“全宗號—分類號（項目代號或目錄號）—案卷號”

的形式。

⑥在對企業(yè)科技類檔案進(jìn)行裝訂時，既可以整卷裝訂，也可以件為單位進(jìn)

行裝訂。

⑦企業(yè)科技類檔案的目錄通常是以案卷為對象編制的，包括總目錄、分目

20

第1章?企業(yè)檔案管理緒論

錄、全引目錄等，可以打印后裝訂成冊。

1.4.3?企業(yè)會計檔案

在企業(yè)進(jìn)行會計核算等活動的過程中不可避免地會形成和產(chǎn)生企業(yè)會計檔

案，其具有保存價值，反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項，十分重要。

（1）會計檔案的歸檔范圍

會計檔案的具體歸檔范圍包括會計憑證及附件、會計賬簿、財務(wù)報告、其

他會計文件（圖1-11）。

原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、電子憑證以

會計憑證及附件

及附件

會計檔案的歸檔范圍

總賬、明細(xì)賬（明細(xì)分類賬簿)、日記賬、固定

會計賬簿

資產(chǎn)賬、輔助賬簿、其他會計賬簿

反映公司的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量，

財務(wù)報告

包括定期財務(wù)報告和其他財務(wù)報告

銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案

其他會計文件

移交清冊等

圖1-11?會計檔案的歸檔范圍

（2）會計檔案保管時間和期限

會計檔案在原則上可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管1年，但最長不能超過

3年。注意出納人員不能兼管會計檔案。檔案保管到達(dá)期限之后，會計管理機(jī)

構(gòu)需要編制移交清冊，移交給企業(yè)的檔案管理部門。單位在建設(shè)期間形成的會

計文檔要在竣工之后及時移交，并按照相應(yīng)的規(guī)定辦理移交手續(xù)。

（3）歸檔要求

①符合檔案安全保管要求，其數(shù)據(jù)具有原始性、真實性和安全性。

②如果利用計算機(jī)進(jìn)行核算，應(yīng)打印紙質(zhì)檔案，保證文件字跡清晰，有經(jīng)

手人員和會計主管人員的簽字或蓋章。

③記賬憑證需有制單和審核人員，并有記賬、經(jīng)辦人員和主管的簽名或蓋

章，付款或收款憑證需有出納簽名或蓋章。

④原始憑證包括借款單、費(fèi)用報銷單、相關(guān)發(fā)票等，不能使用復(fù)印件，加

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信息化時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新性研究

蓋“附件”印章。

⑤歸檔的會計核算材料確保真實、準(zhǔn)確，會計憑證、賬簿、財務(wù)報告等做

好密封處理，并按規(guī)定簽字蓋章。

⑥在移交檔案部門時，編制清楚會計檔案移交清冊，包括檔案名稱、卷

號、檔案編號等內(nèi)容。

⑦對電子形式的會計檔案來說，需要能夠準(zhǔn)確、完整地接收和讀取相關(guān)的

電子會計材料，符合長期保管的要求，并采取有效措施，保護(hù)電子會計檔案不

被篡改。

（4）會計檔案的整理

在整理會計檔案時，需要注意以下幾個方面，才使會計檔案整理有條理，

方便其他企業(yè)活動利用。

①在企業(yè)會計檔案分類時，應(yīng)在企業(yè)自身內(nèi)部總體分類方案下進(jìn)行，保持

分類的連續(xù)性。常常采用年度—類別或類別—年度的分類方法，如果其核

算單位不同，應(yīng)盡量分成不同的類別；如果核算單位相同，應(yīng)盡量將這些會計

檔案歸為一類。

②在進(jìn)行企業(yè)會計檔案組卷工作時，需要按照形成的規(guī)律，或者按照會計

檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，對不同類型、不同保管期限的會計檔案加以區(qū)分，然后

將會計核算材料進(jìn)行組卷。不同類別的會計檔案有不同的組卷方式，如會計憑

證類可以按照年、月的順序進(jìn)行整理組卷；會計賬簿則以自然形成的一本賬簿

為一卷等，

③在進(jìn)行會計檔案的編目和編號工作時，要注意案卷題名的規(guī)范，其結(jié)構(gòu)

要完整，需具備齊全的要素，利用簡明的文字，如“某某公司某年某月會計憑

證”。為方便后續(xù)的查找和利用，應(yīng)符合本企業(yè)會計檔案的特點(diǎn)，通常采用阿

拉伯?dāng)?shù)字依次進(jìn)行編制。

④對會計電子文檔應(yīng)具有數(shù)據(jù)保密和備份意識。企業(yè)應(yīng)盡量做到將系統(tǒng)

的數(shù)據(jù)每日備份，在年度進(jìn)行會計檔案整理時，需要用一次寫入型光盤進(jìn)行備

份，備份數(shù)據(jù)包括憑證文件、報表、各種賬簿、系統(tǒng)設(shè)置文件等。

1.4.4?企業(yè)干部職工檔案

企業(yè)干部職工檔案是最常見的企業(yè)檔案，是在招聘、調(diào)任、考核和管理干

部職工等工作中產(chǎn)生的，通常由人力資源管理部門進(jìn)行管理。其中記錄著干部

職工的個人經(jīng)歷、政治思想、工作業(yè)績、工作變動等情況，人力資源部門可以

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第1章?企業(yè)檔案管理緒論

通過干部職工檔案全面、科學(xué)地了解員工的基本情況，十分重要，它是企業(yè)和

國家檔案的組成部分。

（1）干部職工檔案的歸檔范圍

人力資源管理部門要不斷完善干部職工檔案材料的歸檔范圍和歸檔要求，

這樣才能讓干部職工檔案變得更加具有完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。其歸檔范圍

包括干部職工的履歷材料，自傳材料，職業(yè)（任職）資格材料，鑒定、考核、

考察材料，學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)材料，政審材料等方面（圖1-12）。

履歷材料表彰獎勵、涉紀(jì)涉法材料

干部職工檔案歸檔范圍

自傳材料