大型活動執(zhí)行手冊

大型活動標準化執(zhí)行手冊流程安排是綱領(lǐng)前期準備是根底合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應變是保障細節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在目錄一、手冊說明…………………2二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通…………………2三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定…………………4四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工…………………6五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備…………………6六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練…………………9七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行…………………9八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進………………11九、工作人員禮儀…………13一、手冊說明本手冊討論對象為接待等工程，由于大型公開性活開工作較為復雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及更多繁雜的現(xiàn)場效勞等事宜，因此，大型公開性活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴謹周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為大型公開性活動提供原那么性指導。 本手冊將活動執(zhí)行分為七個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、全體排練、現(xiàn)場執(zhí)行和會后跟進，以供執(zhí)行負責人把握整個執(zhí)行過程，防止因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實現(xiàn)清晰的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設(shè)計、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的會后跟進，最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程。二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通 信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的根底，也能盡可能防止由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此活動執(zhí)行負責人須在活動正式籌備之前，與領(lǐng)導和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息，填寫以下活動信息溝通表，再籌劃下一步工作。活動信息溝通表活動名稱活動時間活動地點舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負責人活動規(guī)模執(zhí)行單位執(zhí)行單位負責人活動目的活動意義主要領(lǐng)導嘉賓邀請媒體邀請主要流程接待標準其它要求三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定活動方案是活動執(zhí)行的指導性文件。在活動信息溝通完成之后，執(zhí)行負責人填寫活動信息溝通表，自己或執(zhí)行方制定活動方案與活動執(zhí)行方案〔初稿〕，組織各處室討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案〔第二版〕，提交給領(lǐng)導審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導反應意見制定活動執(zhí)行方案〔最終版〕。其整體流程如下：執(zhí)行負責人信息溝通執(zhí)行負責人信息溝通填寫活動信息溝通表與各處室討論〔第二版〕制定活動方案與執(zhí)行方案將活動方案〔第二版〕提交給領(lǐng)導審閱根據(jù)意見確定最終方案一般性活動簡要方案根本要素：1、活動名稱與目的；2、活動時間與地點；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；4、與會領(lǐng)導、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、簡要流程。重大活動精細方案根本要素：1、活動名稱、背景、目的、意義與口號；2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、活動時間地點；4、活動與會領(lǐng)導、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動詳細流程；6、贊助機構(gòu)與合作媒體；7、活動會務效勞；8、其它事項?；顒訄?zhí)行方案的根本要素：活動根本信息活動時間、地點、名稱、規(guī)模、與會領(lǐng)導、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團隊分工A、執(zhí)行總負責人；B、執(zhí)行小組負責人；C、具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事宜列項;B、人員分工安排；C、籌備日程安排。現(xiàn)場執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場布置說明；B、現(xiàn)場活動流程；C、現(xiàn)場任務列項。D、人員分工安排；活動后期工作A、后期事項明細；B、人員分工安排；C、完成時限要求?；顒迂攧疹A算活動合同簽訂活動應急方案其它事項大型公開活動同時需制定招商贊助方案。四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工活動前期，成立活動小組，由小組負責人定期召開活動信息溝通會議，進行初步的工作分工?；顒臃桨复_定后，執(zhí)行負責人召集全體工作人員，舉行活開工作安排會，詳細介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解全體人員時間和工作任務情況，聽取反應建議，及時進行工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工：〔根據(jù)活動的規(guī)模及性質(zhì)，報請領(lǐng)導召開各局部協(xié)調(diào)會，得到更多的局部協(xié)助〕工作安排會三個目的：1、講述活動各項情況；2、明確人員分工安排；3、聽取反應意見。工作安排會環(huán)節(jié)：1、執(zhí)行負責人主持會議，介紹活動根本情況；2、執(zhí)行負責人介紹人員分工安排；3、工作人員重述自身職責與安排；4、聽取反應意見并及時協(xié)調(diào)；5、領(lǐng)導總結(jié)發(fā)言。分工管理方法：由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜。為了提高活動實施階段的管理效率，實施操作程序的管理。由工程負責人制定整體工作分工方案，然后由各項工作的具體負責人再去制定針對自身工作的詳細分工方案，再交于工程負責人進行方案匯總，以此控制整個活動進程。工程負責人制。工程負責人的統(tǒng)一安排，團結(jié)協(xié)作互相配合，所安排的人員，從活動籌備前期到活動現(xiàn)場執(zhí)行，再到活動后期，一直負責到底，從而進一步保證活動的進程速度和效率。部門職能負責人執(zhí)行方備注總指揮活動的總體籌劃、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副總指揮工程的監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副總指揮會務協(xié)調(diào)各處室協(xié)調(diào)各部門協(xié)調(diào)召開協(xié)調(diào)會組長：組員：領(lǐng)導接待領(lǐng)導邀請〔名單〕領(lǐng)導餐宿、簽到領(lǐng)導用車、禮品領(lǐng)導演講稿領(lǐng)導參會路線檢查組長：組員：對接：后勤嘉賓接待嘉賓邀請〔名單〕嘉賓餐宿嘉賓用車、禮品組長：組員：媒體接待媒體邀請〔名單〕媒體餐宿媒體簽到、禮品組長：組員：舞美設(shè)計舞美催促、檢查證件管理各區(qū)域視覺管理組長：組員：文字資料新聞通稿領(lǐng)導演講稿主持人串詞會務文字資料通訊錄組長：組員：后勤保障生活用水餐宿、用車、禮品其他組長：組員：安保消防證件檢查現(xiàn)場引導現(xiàn)場管理組長：組員：攝影攝像籌備前的影像現(xiàn)場影像活動資料收集信息管理其他志愿者禮儀信息共享、通知五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備在明確活動方案和人員分工，正式進入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：現(xiàn)場勘查、來賓邀請接待、活動進度、物料準備、現(xiàn)場布置、應急預案、公安消防、后勤保障、財務預算與文件管理。1、來賓邀請接待及接待方案：領(lǐng)導邀請和接待嘉賓邀請和接待媒體邀請和接待邀請媒體名單新聞夾內(nèi)容媒體簽到住宿登記表媒介分工〔活動現(xiàn)場位置〕接待物料專訪安排〔名單、Q&A、〕2活動進度制定嚴格的活動籌備各項內(nèi)容的進度表：3物料準備4現(xiàn)場布置5應急預案AV局部現(xiàn)場所有AV設(shè)備〔包括筆記本電腦〕均需在活動進場前、進場后進行屢次檢查，以確保所有設(shè)備的良好運轉(zhuǎn)?；顒舆M行中對所有文件同時在兩臺筆記本上備份，以防現(xiàn)場一部出現(xiàn)問題馬上可切換另一部天氣變化安保事件在活動區(qū)域周圍及主要通道處安排工作人員及保安，防止中途發(fā)生突發(fā)事件，如發(fā)生意外變化及時疏導來賓。如場內(nèi)發(fā)生混亂時由場內(nèi)的工作人員及禮儀迅速引領(lǐng)領(lǐng)導到平安區(qū)域，確保在場領(lǐng)導的平安。同時負責人利用場內(nèi)播送對場內(nèi)的人員進行引導和疏散。6公安消防活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；平安工作人員情況、數(shù)量和任務分配、識別標志；場地建筑和設(shè)施的消防、平安情況；入場票證的管理、查驗措施；場地人員的核定容量；迅速疏散人員的預備措施。7后勤保障安排專門工作人員負責用餐預訂及送達指定工作人員用車和司機文件打印資料裝袋、運輸和存放物品領(lǐng)取登記生活用水、禮品8財務預算9文件管理活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、籌劃方案、工作方案、相關(guān)證件票據(jù)等，需及時整理，讓文件在活動的過程在各個需要文件的工作人員中及時傳遞。讓工作人員能及時了解整個活動過程，從而提高工作效率。10活動相關(guān)物資會議物資工程根本內(nèi)容會務文具打印機、訂書機、紙筆、膠帶等會議電子材料演講PPT、開場背景PPT、背景音樂、視頻會議發(fā)放材料嘉賓簽到簿、活動議程單、會議介紹、會務其它資料六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練針對重大公開活動，或其它有重要領(lǐng)導參加的活動，需提前對重要環(huán)節(jié)進行排練，以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領(lǐng)導接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進行屢次排練。排練人員安排排練總導演：執(zhí)行負責人排練人員：被排練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員；陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員，表演與會嘉賓；問題紀錄人員：七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行1、再次排查： 于活動正式開始前，所有工作人員提前就位，執(zhí)行負責人須結(jié)合排練情況，對現(xiàn)場工作進行全面排查，尤其排查涉及領(lǐng)導安排的重要環(huán)節(jié)。人員分工：工作人員重述自己的工作職責，確保所有人員全部到位；物品擺放：現(xiàn)場桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆是否擺放整齊；房屋擺設(shè)：房屋內(nèi)部擺設(shè)是否美觀、干凈、整潔；電子設(shè)備：電子設(shè)備是否運行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位；領(lǐng)導禮品：檢查禮品是否到位并擺放整齊，工作人員是否清楚不同領(lǐng)導的禮品類別。2、領(lǐng)導接待：設(shè)立活動接待組，分設(shè)多個接待小組，每個小組由兩人組成，由接待組組長負責小組間的協(xié)調(diào)，及時調(diào)配。當領(lǐng)導到場時，小組其中一名接待人員負責引導休息室，另一名于接待處迎接其它領(lǐng)導。重要領(lǐng)導由公關(guān)人員陪同部門領(lǐng)導到門口進行迎接。接待工作的通常流程：聯(lián)系領(lǐng)導或其部門領(lǐng)導，確認活動地址、交通路線圖等信息，預先告訴迎接事宜；領(lǐng)導即到時，接待小組須注意來往車輛，到迎接處準備好，車輛一到即主動上前迎接；對于須由部門領(lǐng)導親自迎接的領(lǐng)導，領(lǐng)導即到時接待小組負責人提前告知部門領(lǐng)導；活動禮儀引導領(lǐng)導入休息室，并馬上安排茶水。活動開始接待人員負責引導至活動現(xiàn)場； 3、現(xiàn)場配合： 活動執(zhí)行負責人根據(jù)活動執(zhí)行方案，列明現(xiàn)場需要執(zhí)行的工作，并進行工作人員細致安排，以配合現(xiàn)場活動流程中的所有工作。 4、活動用餐：提前安排好用餐座次，于餐桌上預先整齊擺放桌牌；及時引導領(lǐng)導至用餐地點，直至每位領(lǐng)導就座完成；在至用餐地點路上，需注意提包、拿衣服和活動材料，并確認是否有領(lǐng)導物品遺落；用餐現(xiàn)場至少有一名工作人員，及時調(diào)配效勞員，效勞現(xiàn)場。5、歡送領(lǐng)導及禮品發(fā)送首先集體歡送國家領(lǐng)導人和省部級重要領(lǐng)導，再歡送其它領(lǐng)導或企業(yè)家；對于有司機或部門領(lǐng)導的領(lǐng)導，提前將禮品給領(lǐng)導司機或部門領(lǐng)導；對于未帶司機的參與領(lǐng)導，活動結(jié)束后由專門工作人員負責跟進發(fā)送禮品。八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進會后跟進工作也是活動的重要環(huán)節(jié)。于活動結(jié)束之后，需及時對活動進行跟進整理，具體包括如下幾個方面： 1、感謝短信發(fā)送于活動結(jié)束后，需及時對與會領(lǐng)導的參會和支持表示感謝。2、會議/活動紀要于活動結(jié)束后，工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀要，針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成果書籍。3、活動新聞稿活動結(jié)束的當天晚上，工作人員整理活動新聞稿，保證第二天及時進行新聞發(fā)布。4、音像資料整理活動結(jié)束后及時對活動圖片、視頻等音像資料進行整理、修飾和剪輯，重要活動的視頻和圖片還須進行刻盤，連同其它活動成果資料、洗印照片等5、活動文件歸檔在會后跟進的根本工作完成之后，對活動文件進行歸檔整理。九、工作人員禮儀1、著裝禮儀：男士著裝禮儀：男士須穿正裝〔深色套裝、領(lǐng)帶、皮鞋〕，佩戴中工作證，于活動前檢查衣著是否整齊；女士著裝禮儀：女士宜穿正裝〔套裝、絲襪、皮鞋〕，佩戴中工作證，于活動前檢查衣著是否整齊；2、儀態(tài)儀容：在整個活動過程中，工作人員都要以最飽滿的精神狀態(tài)提供效勞，注意自己的儀態(tài)儀容。保持微笑，熱情大方。3、迎接禮儀：4、現(xiàn)場禮儀：目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一章前言3一、編制目的3二、使用說明3第二章聯(lián)盟活動操作總體標準4一、聯(lián)盟活動4二、主辦方與承辦方職責4三、活動操作總體要求4四、活動會務組織架構(gòu)與職能分工5第三章活動前操作內(nèi)容9一、合作商家選擇9二、酒店9三、旅行社9四、會務公司10五、物料公司10六、合作商尋找及溝通時間節(jié)點控制11七、活動邀約11第四章活動中操作內(nèi)容15一、接待環(huán)節(jié)15二、接機局部16三、簽到局部17四、返程送機19五、課程環(huán)節(jié)19六、工程推介環(huán)節(jié)21七、商務環(huán)節(jié)24八、旅游環(huán)節(jié)25九、晚宴局部26第五章活動后期工作30一、活動清理30二、活動結(jié)算30三、活動總結(jié)30四、下期活動準備31第六章聯(lián)盟主體活動差異化操作說明32第七章附件33第一章前言一、編制目的本手冊為智慧中國企業(yè)開展聯(lián)盟總部編制，旨在為活動的主辦方及承辦方提供聯(lián)盟會務活動操作范本。本手冊制定的聯(lián)盟活動總體會務操作標準適用于各項活動。同時，本手冊亦對各項活動的差異化操作加以說明。由于地域性的差異，本手冊內(nèi)容暫時不適用于海外活動的操作指引，同時根據(jù)境內(nèi)的具體活動開展內(nèi)容情況將在本手冊根底上進行微調(diào)。二、使用說明本手冊作為聯(lián)盟各項會務活動的工具指南，供總部工作人員和城市效勞中心工作人員使用。不能保證在今后的活動中會出現(xiàn)與之相悖的問題，如問題產(chǎn)生時將直接根據(jù)問題現(xiàn)場進行方式方法的改善，本手冊僅作為活動舉辦的參考性文件，此版本為內(nèi)容經(jīng)過深化的最新版本，如發(fā)現(xiàn)問題請與方案制定方聯(lián)系，我們將不斷進行活動內(nèi)容形式的添加、修改以及完善。第二章聯(lián)盟活動操作總體標準“智慧中國企業(yè)開展聯(lián)盟〞總部全年固定舉辦3項活動。每項活動性質(zhì)、舉辦形式及舉辦頻率等雖有不同，但作為“聯(lián)盟〞旗下主體活動，聯(lián)盟總部對每項活動的執(zhí)行與操作均制定了統(tǒng)一標準。一、聯(lián)盟活動●新商界·益友匯●智慧中國·智慧城市●“智慧中國〞頂峰論壇上述3項活動均由聯(lián)盟總部主辦或與政府聯(lián)合主辦；承辦方可由聯(lián)盟總部擔任，或由活動承辦商擔任。二、主辦方與承辦方職責2.1主辦方職責●制定活動籌劃方案及設(shè)計案●全程指揮和指導活動的組織與實施●協(xié)助承辦方邀請參會嘉賓●協(xié)助承辦方邀請參會企業(yè)家●通過聯(lián)盟自身宣傳渠道對活動進行同步及后期宣傳2.2地方主辦方的職責●籌備與組建活動組委會●活動前期籌備活動〔會議會場、住宿、餐飲的預定安排；所有物資的制作〕●當?shù)貐髽I(yè)家組織及邀約●參會嘉賓及企業(yè)家的接待；全體參會人員及會務人員的財務和人身平安保障●活動期間各項活動的全程實施、執(zhí)行●負責地方性媒體聯(lián)系、報道等工作三、活動操作總體要求3.1活動籌劃及設(shè)計要求：●在符合聯(lián)盟理念和精神的前提下，籌劃方案需突出當期活動主題，根據(jù)該主題展開寫作；●將主題與企業(yè)家訴求進行結(jié)合，具備一定的高度和深度；●措詞優(yōu)美，文風精煉，簡要介紹下活動所要參觀的旅游景點；●設(shè)計方案要緊扣籌劃案的思想，并在其形式上做更大的延伸。3.2會務工作人員要求：●服從組織的調(diào)度；●全程保持通訊工具暢通；●明晰任務分工并按質(zhì)按量完成任務，臨時調(diào)度須確保原有職責不受影響；●對待聯(lián)盟會員要熱情耐心，展現(xiàn)活力；●會務期間會務人員統(tǒng)一著正裝，主持人著專業(yè)服裝，禮儀人員著禮儀服裝；●嚴禁活動期間擅自離崗。四、活動會務組織架構(gòu)與職能分工：為保證每次活動順利圓滿完成，聯(lián)盟總部結(jié)合自身活動的需求，特制定會務組織架構(gòu)，同時對組織架構(gòu)中每個崗位分工和職能加以詳細說明。每次活動均可根據(jù)該會務組織架構(gòu)和職能分工，迅速組織會務小組，開展會務工作。4.1活動會務組織架構(gòu)如下圖，會務組織架構(gòu)共分3層11組。聯(lián)盟活動會務組織架構(gòu)圖4.2活動職能部門分工：總指揮：1、負責整個活動內(nèi)容的統(tǒng)籌、規(guī)劃、協(xié)調(diào)、安排、監(jiān)控與執(zhí)行2、負責協(xié)調(diào)、處理活動期間出現(xiàn)的各種應急事項應急處理人：負責處理活動中一切突發(fā)情況總籌劃：1、統(tǒng)籌籌劃組、設(shè)計組、影視制作組工作，協(xié)調(diào)承辦方確定最終活動方案2、負責協(xié)助指揮組的工作，完善、跟進各小組工作方案3、負責配合總指揮在活動期間的工作協(xié)調(diào)與配合活動秘書長：1、接受地方城市效勞中心活動舉辦申請，資質(zhì)審核；2、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公關(guān)、后勤、交通、會務接待等各組工作3、負責活動期間節(jié)目內(nèi)容確實定、節(jié)目資料的收集4、負責活動期間文檔資料〔包括活動文件、講義文件〕的收集、確認5、確定主講嘉賓，保持與主講嘉賓的協(xié)調(diào)溝通6、負責活動期間各種對應資料的傳達、送達會場總監(jiān)：1、負責會場的整體流程統(tǒng)籌、控制、秩序維護2、負責攝影、攝像、音響、場務等人員的管理統(tǒng)籌財務總監(jiān)：1、根據(jù)組委會各小組提供的物料制定會務預算表單2、管理整個會務中的財務支出、財務管理、財務統(tǒng)計主持人：1、負責會務執(zhí)行環(huán)節(jié)全程主持及引薦嘉賓事宜，銜接好會務活動的各個環(huán)節(jié)2、負責晚會現(xiàn)場全程主持，銜接好活動的各個環(huán)節(jié)策劃組：1、負責活動整體創(chuàng)意構(gòu)思2、負責活動簡案、詳案的編寫3、負責活動相關(guān)的文字資料的編寫，表單文檔的制作設(shè)計組：負責活動所需物料的設(shè)計，包括:背景板、易拉寶、宣傳條幅、歡送條幅、參會人員胸牌、工作人員工作證、簽到冊、活動手冊等物料的設(shè)計影視組：1、負責活動宣傳片、影視資料片的制作；2、負責活動現(xiàn)場全程的攝影、攝像工作3、負責后期活動紀錄片的制作網(wǎng)絡推廣組：1、負責活動網(wǎng)絡推廣，即時更新活動相關(guān)信息；2、負責中創(chuàng)聯(lián)官方網(wǎng)站及官方微博的維護客服組：1、負責會前酒店、會場預定事宜；2、聯(lián)系各游玩景點，確定導游；3、負責活動前所有參會嘉賓/聯(lián)盟會員的邀約，告知參會人員活動內(nèi)容、發(fā)送相關(guān)電子文件；4、負責確認參會企業(yè)家人數(shù)〔包括:家屬〕確實認及對個人信息的收集、確認；5、負責提前告知參會嘉賓/企業(yè)家趕往活動報到地點的路線、地址，對前往報到地的指導；6、負責活動相關(guān)演講嘉賓的邀約事宜及到場效勞事宜；7、負責嘉賓/企業(yè)家的回程溝通、提示、指導后勤組：1、負責活動前所需表單、文件打印及物料制作事宜，如:背景板、易拉寶、宣傳條幅、歡送條幅、參會胸牌、工作證、簽到冊、活動手冊等物料的制作。2、負責所有嘉賓、與會人員、會務組工作人員的用餐事項；3、確認用餐時間、餐單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作；4、準備活動所需要的物品,如:礦泉水、水果、筆、紙、投影儀、電源排插等物品；5、提供意外情況下的醫(yī)療保健效勞；6、行李存放、延住房辦理和房間特殊效勞〔鮮花、水果、酒水、網(wǎng)線、筆記本電腦等〕交通組：1、與公關(guān)組對接，負責參會嘉賓的交通接待〔根據(jù)需要接待的嘉賓，安排車輛接待〕；2、負責重要嘉賓/企業(yè)家機場接站；3、負責整個活動過程中的所有車輛租用、調(diào)度等事項等；會務接待組：1、負責對與會人員和重要嘉賓的接送機事項〔與交通組對接〕；2、負責簽到、物品分發(fā)、房間登記等事項；3、負責嘉賓接待和其他禮儀事項；4、配合后勤組對會員退房，行李存放、延長住房辦理的協(xié)調(diào)；招商組：1、活動前贊助支持單位的洽談；2、活動中招商簽約的落單，組織、執(zhí)行。協(xié)議組：1、招商方案的編寫、打??；2、簽約合作協(xié)議的編寫、制作打印。安保組：1、確保本期活動〔包括:會議、景點游玩、晚會〕中所有人員平安；2、確認并保障會議期間會場防盜、消防等平安工作，保障所有人員人財物等平安工作場地組：1、與公關(guān)組對接，聯(lián)系酒店相關(guān)人員，負責對會議廳的安排；2、負責活動前調(diào)試會議廳設(shè)備，及會場布置事宜會務執(zhí)行組：1、負責活動現(xiàn)場的電腦、投影儀、電子設(shè)備、燈光和音響等設(shè)備的調(diào)試、銜接與運作，保證設(shè)備的正常使用；2、負責活動期間會場現(xiàn)場的布置，如:背景板、條幅、易拉寶、桌椅、礦泉水擺放、文件擺放等〔協(xié)調(diào)會場方，布置好背景、易拉寶、條幅等〕；3、負責會場PPT\Word文件與設(shè)備的銜接、播放，保證文件的正常使用；4、負責會場音樂、視頻文件的銜接、播放執(zhí)行，負責燈光和音樂的搭配、執(zhí)行等，保證文件的活動現(xiàn)場的正確使用、對接；5、負責會務會場現(xiàn)場秩序的調(diào)控和管理〔包括:主題演講、論壇、洽談簽約等環(huán)節(jié)〕。晚會組：1、配合會務執(zhí)行組對歡送晚宴、會員聯(lián)歡、惜別晚宴整體內(nèi)容、流程的制定、執(zhí)行〔包括:晚會的人員接待、入場安排、簽到、合影、座位安排、節(jié)目表演環(huán)節(jié)的銜接等〕；2、協(xié)助場地組完成晚會現(xiàn)場的布置，確保晚會現(xiàn)場環(huán)境裝飾到位，以及晚會現(xiàn)場的音響、燈光等設(shè)備的調(diào)試、運行，確保現(xiàn)場運行無誤；3、負責晚會中涉及到的道具、服裝的制作，道具的布置擺放、服裝的安排；4、確認節(jié)目表演人員、表演節(jié)目內(nèi)容，保持與節(jié)目表演人員的溝通協(xié)調(diào)；5、負責節(jié)目表演人員、主持人的化裝、催場工作；6、確認晚會主持人，保持與主持人的溝通；7、協(xié)助安保組對晚會現(xiàn)場秩序的維護與管理，確?，F(xiàn)場所有人員的平安，落實安保、消防工作4.3活動各小組工作節(jié)點組別任務流程時間節(jié)點備注籌劃組會務整體流程籌劃，局部物料、表單制作與設(shè)計活動開始前20天前期進行籌劃工作，活動時進行新聞采集新聞采集，活動報道與回憶活動中即時發(fā)布活動組會務各環(huán)節(jié)形式制定、流程指導執(zhí)行提前30天確定主講嘉賓、演講主題，與嘉賓進行溝通提前30天確定之后與籌劃組聯(lián)系，以完成各項手冊聯(lián)系旅行社，確定旅游事宜提前10天客服組邀約聯(lián)盟會員，確認效勞事宜活動開始前10天政府、媒體邀約活動開始前10天聯(lián)系酒店，確定會員住宿事宜提前30天與籌劃組聯(lián)系，提交酒店信息招商組活動前贊助支持的洽談協(xié)商活動方案形成的同時與籌劃組核對招商方案推廣組活動預告，活動新聞造勢宣傳活動開始前2個月全程參與，由新聞采集人員提供新聞稿件，借助官網(wǎng)平臺以及微博平臺宣傳報道活動實時跟蹤報道即時活動回憶性新聞宣傳活動結(jié)束后1天內(nèi)，持續(xù)2周回憶性宣傳交通組負責會務車輛租用、調(diào)度提前7天場地組與酒店方進行聯(lián)系，負責場地布置事宜，包括燈光音響的調(diào)試等工作提前2天完成布置與客服組進行交接，聯(lián)系酒店方后勤組負責會前各小組所需物料統(tǒng)計，后勤組負責發(fā)包制作，到貨確認、保存等提前2天各項物資到位負責會務期間工作人員及聯(lián)盟會員的就餐事宜提前2天會務接待組負責與會人員及嘉賓的接送機事宜提前2天確定聯(lián)盟會員及嘉賓抵達信息，以便安排接機事宜與客服組和交通組進行協(xié)調(diào)第三章活動前操作內(nèi)容一、合作商家選擇合作商家承當活動中重要的后勤工作，應選擇上應當嚴格謹慎。以下各項為合作商家選擇要求及操作標準，其中旅行社為境外活動時使用，境內(nèi)活動用會務公司即可。1.1酒店A、選擇標準第一選擇為五星級酒店，有特殊情況那么選擇其他星級酒店，標準住宿條件為標準雙人間〔酒店可靈活更換房型〕根據(jù)活動預定人數(shù)，酒店能夠有80—100的空余標準間并且在酒店房間調(diào)整調(diào)配上有靈活性方案以方便聯(lián)盟會員對于房間需求的不同酒店地址以交通方便為主要選擇標準，靠近活動所要參觀的旅游景點，離景點車程不超過1小時B.協(xié)調(diào)事宜活動期間，酒店自有物資、媒介的相關(guān)使用權(quán)及各布置地點、內(nèi)容的溝通與支持酒店大堂、會議室外公共區(qū)域的使用區(qū)域及使用范圍溝通聯(lián)盟會員的入住、退房手續(xù)辦理的協(xié)助與流程；叫早效勞及具體時間1.2旅行社A、選擇標準當?shù)芈眯猩缰杏锌诒蛯嵙Φ恼?guī)單位作為首選，以5A、4A級旅行社為首選；旅行社的規(guī)模和經(jīng)營管理模式。核實旅行社的注冊資金及證件是否齊全；在當?shù)鼗蚓皡^(qū)有無一定的出票及提供特殊效勞能力；尤其應當注意旅行社的經(jīng)營管理模式，在管理上實行負責制；商譽。考慮旅行社的商譽對于旅行社而言十分重要。旅行社應當有可靠的償付能力和履行合同的信譽。這方面的情況一般可從有關(guān)的銀行機構(gòu)或通過特別調(diào)查進行了解；B.協(xié)調(diào)事宜接機/送機、接站/送站車輛安排，包括車輛類型、車輛數(shù)量、發(fā)車時間等；旅游景點確實定，旅游路線的制定及時間節(jié)點安排；旅游行程中的用餐方式確定及安排；其他與旅游、交通有關(guān)的應特別考前須知。1.3會務公司A、選擇標準查看會務公司的應用案例，只有經(jīng)常成功的做大型會議籌劃、會議效勞、會議接待的公司，才會得心應手，才更值得信賴；因為會議籌劃的準備，要涉及到很多工程的籌備，看會議公司列出的單子是否清晰明確，報價是否合理，各個工程都要清晰符合標準。擁有高素質(zhì)的禮儀人員，精通禮儀接待效勞能夠提供機動性車輛，以便于不時之需整體收費合理，效勞態(tài)度良好1.4物料公司物料提供方〔易拉寶、橫幅等活動布置宣傳物資制作〕以靠近酒店為第一選擇選擇制作速度快，質(zhì)量優(yōu)異并且具有一定的機動性以備在活動各階段需要臨時添加物資時可以進行緊急周轉(zhuǎn)1.5合作商尋找及溝通時間節(jié)點控制二、活動邀約活動邀約對象主要為參會嘉賓和參會企業(yè)家。參會嘉賓由主辦方負責或協(xié)助承辦方共同邀約。參會嘉賓包括演講講師、社會名士及政府部門領(lǐng)導。參會企業(yè)家由主辦方及承辦方共同負責邀約。2.1活動嘉賓邀約A嘉賓標準該嘉賓的研究領(lǐng)域符合本次活動的主題；能夠給企業(yè)家?guī)硇碌睦砟詈椭R，能夠讓到場企業(yè)家有收益；具備一定的知名度，所講內(nèi)容與企業(yè)開展有關(guān)；在前三項的前提下，根據(jù)活動預算進行邀約。B嘉賓溝通事宜將活動的相關(guān)時間、地點、主題、活動行程以邀請函的形式告知欲邀請嘉賓，與嘉賓確定能否出席；與活動嘉賓溝通宣傳資料：高清晰個人照一張；高清晰工作照/演講活動照2-4張；確切個人職位/身份詳細介紹文字150-300字；上臺發(fā)言或授課的主題；與活動嘉賓溝通相關(guān)行程安排，并溝通是否需要進行針對性的安排，方便組委會進行相應的接待安排；C嘉賓準備物料嘉賓介紹易拉寶/X架；嘉賓介紹PPT〔簡單〕；對于確定嘉賓，如有條件，官方網(wǎng)站進行相應介紹，DM單及活動手冊上給予介紹、宣傳。D活動嘉賓介紹實例樊登著名主持人畢業(yè)于西安交通大學材料系，獲得了西安交通大學材料系獲工學學士學位和西安交通大學管理學院獲管理學碩士學位，在大學期間獲得過全國名校辯論邀請賽冠軍，全國大專辯論會冠軍等榮譽稱號，曾主持過湖北衛(wèi)視《財智時代》，安徽衛(wèi)視《金點子行動》等地方臺欄目，2002年后在央視主持節(jié)目至今，是中央電視臺最優(yōu)秀的節(jié)目主持人之一。E嘉賓邀約稿寫作要求：務必得體大方，言辭懇切，明白清晰交代清楚活動的主題內(nèi)容，及希望嘉賓所演講的主題，會員邀請函需清楚交待課程時間安排、內(nèi)容等活動大致流程說明活動的意義，活動能夠給會員帶來的收獲F邀請函范例：{活動主題}邀請函尊敬的〔先生/女士〕中國先進的企業(yè)家組織——智慧中國企業(yè)開展聯(lián)盟〔以下簡稱聯(lián)盟〕將于20年月日至20年月日期間在舉行第屆大型活動，屆時將有名來自海內(nèi)外的會員參加，集眾思，闊心境，交會員，悟天下。在聯(lián)盟數(shù)千名會員中，眾多會員希望能夠通過您的參加，為所有企業(yè)家?guī)硇碌乃枷牒托碌倪M步。在此，聯(lián)盟特邀請您能夠出席本屆活動，給我們帶來關(guān)于方向的知識與思想的課程/演講，同時對聯(lián)盟的工作進行指導。活動信息：時間：20年月日至20年月日地點：省市酒店主題：{活動主題及完整活動名稱}活動日程：日期時間點活動環(huán)節(jié)活動內(nèi)容{具體日期}{具體時間}{活動環(huán)節(jié)名稱}{對本環(huán)節(jié)的內(nèi)進行相應的簡略介紹}再次誠摯的邀請您能夠擔任活動嘉賓，為我們帶來全新視野、更大進步！智慧中國企業(yè)開展聯(lián)盟XXXX活動組委會2.2媒體選擇以活動舉辦地媒體為主要選擇對象，擴大在當?shù)氐穆?lián)盟品牌知名度；提前聯(lián)系網(wǎng)絡媒體，由聯(lián)盟主辦方提供新聞稿件；對于到場媒體記者按照級別的不同準備好相應的紅包；在時效性上對于電視媒體、報紙媒體以及雜志媒體的選擇比例按照2:2:1的比例進行選擇2.3政府邀約提前與活動舉辦地相關(guān)部門進行聯(lián)系、邀約，確定到場嘉賓具體聯(lián)系可由當?shù)仄髽I(yè)家會員負責出面協(xié)調(diào)及接待由于政府領(lǐng)導出席活動的特殊性，在活動邀約的抬頭上盡量以公益性活動為主2.4會員邀約2.4.1會前通知方式：、郵件或書面通知；內(nèi)容：時間、地點、參加人員范圍、行程內(nèi)容、會期、報到地點、注意事宜等；注意：所發(fā)活動資料需落實有關(guān)負責人是否收到且已閱，并及時跟蹤、記錄進度。統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、企業(yè)、職務，并最后按照其職務統(tǒng)計分類統(tǒng)計交通路線，到達時間與方式，安排接送，詳細寫清楚參會人員所述航班號、姓名、2.4.2包裝文案制作標準邀請函說明活動相關(guān)信息：時間、地點、主題文案簡潔流暢，突出舉辦此次聯(lián)盟的目的與參會價值，照應主題文案與企業(yè)開展相結(jié)合，具有一定的高度與深度適當對活動舉辦地的名勝古跡，進行文案描繪函說明活動相關(guān)信息：時間、地點、主題文字言簡意賅，突出舉辦此次聯(lián)盟的目的與參會價值活動收益告訴聯(lián)盟會員通過聯(lián)盟，能得到的最大收獲是什么，明確收獲的具體指向。根據(jù)當期活動的特點，照應當期活動的主題，對聯(lián)盟會員進行活動受益的闡述。通過聯(lián)盟當期活動設(shè)置的各個環(huán)節(jié)〔如總裁游學團、共享匯、座談會、實地考察等〕說明聯(lián)盟會員從中得到的具體受益。結(jié)合當?shù)靥厣L景名勝，闡述活動受益。2.4.3參會收費明確收費人群及收費標準細化收費用途、收費開支會務費用盡量在活動開始前收取2.4.4參會企業(yè)展示信息采集聯(lián)盟為更好的為企業(yè)宣傳，活動現(xiàn)場設(shè)置企業(yè)展示環(huán)節(jié)，企業(yè)將有時機把公司的企業(yè)文化、最新產(chǎn)品及信息以某種形式展示給大家2.4.5企業(yè)家信息采集：聯(lián)盟為更好的為企業(yè)宣傳，將免費為參會企業(yè)制作一本《企業(yè)家風采展示錄》，企業(yè)將有時機把自身的優(yōu)勢、需求及產(chǎn)品信息免費制作在手冊當中；參會企業(yè)活動前20日將完整的手冊所需信息提交到承辦方；提供企業(yè)家電子版清晰的個人照片，詳細準確的個人文字介紹。電子版照片大小要求2M以上?！秴髽I(yè)家及企業(yè)風采展示手冊》信息統(tǒng)計表企業(yè)家姓名性別企業(yè)家個人介紹〔限定字數(shù)100字以內(nèi)〕辦公手機電子郵箱QQ/MSN企業(yè)名稱所在地址企業(yè)網(wǎng)址所屬行業(yè)企業(yè)簡介〔限定字數(shù)200字以內(nèi)〕重點備注：請?zhí)峁┢髽I(yè)家電子版清晰的個人照片，電子版照片大小要求500K以上。手冊目錄按照交費先后順序排名，印刷精美的手冊將發(fā)給每一位參會企業(yè)家及政府官員，充分宣傳您及您的企業(yè)聯(lián)系人：XXX聯(lián)系：186XXXXXXXXEmail:2.4.6匯款信息開戶名稱開戶銀行2.4.7參會回執(zhí)回執(zhí)表單〔如下為例〕：姓名性別職務郵箱QQ/MSN抵達時間出發(fā)地交通方式離開時間抵達地交通方式單位名稱單位地址住宿要求□雙人標準間□單人房飲食要求代訂返程票務□需要□不需要其他要求明確參加聯(lián)盟活動的方式明確聯(lián)盟外聯(lián)信息〔聯(lián)系、聯(lián)系方式、網(wǎng)址等〕2.5招商洽談2.5.1會前篩選整理自有資源或其他可用資源；從資源中選出適合當次活動的企業(yè)或單位；確認是否認同創(chuàng)新聯(lián)盟平臺且有能力支持。2.5.2洽談方式：、郵件或書面通知；內(nèi)容：時間、地點、招商方案；注意：所洽談事宜必須在活動前5個工作日確認，并及時跟蹤、記錄進度，以免影響到后續(xù)宣傳制作；統(tǒng)計支持單位名冊備案。第四章活動中操作內(nèi)容一、接待環(huán)節(jié)1.1會務接待整體要求A會務人員形象要求妝容男士：利落短發(fā)，發(fā)質(zhì)過軟者須用啫喱定型女士：淡妝、盤發(fā)站姿男士：兩腳翻開與肩同寬，兩手靠背，右手握住左手手腕，左手輕輕握拳。收腹，昂首女士：丁字步，雙手放于肚幾處，右手放于左手上，雙肩翻開，收腹，頷首坐姿男士：坐于椅子2/3處，雙膝并攏〔腳尖不可對著客戶〕，立腰挺胸，上體自然挺直女士：坐于椅子1/2處，雙膝并攏并側(cè)傾〔腳尖不可對著客戶〕，立腰挺胸，上體自然挺直表情保持8顆牙齒的標準式笑臉B會務人員禮貌用語要求問候：即直截了當?shù)南驅(qū)Ψ絾柡?。如：“您好！〞“xxx小姐您好！〞“xxx先生您好！〞歡送：歡送您的到來〞、“見到您很快樂〞、“恭候您的來臨〞等。主動征詢：多用于工作人員主動向賓客提供效勞時。如：“xxx女士您需要幫助么？〞、“xxx先生有什么需要的？〞等?？隙☉穑河脕泶饛皖櫩偷恼埱蟆＠纾骸昂玫?，我知道您的意思〞。C交流：指引：在明確賓客要去的地點后，站在賓客的右前方，以標準的指引手勢為賓客進行指引：右手掌心自然伸直，掌心向上，五指并攏，手腕伸直，使手與小臂連成一直線，肘關(guān)節(jié)自然彎曲，大小臂的彎度以140度為宜。交談：雙方的距離70cm左右為宜，語言準確、精煉、使用禮貌用語，保持微笑。1.2嘉賓接待A接待要求及時確定和落實嘉賓、講師的個人根本信息、出行信息、食宿需求等相關(guān)必要信息；跟蹤、制作歡送牌、胸牌、綬帶，準備接送車輛、鮮花等物資；會程中，指派專人全程貼身效勞；時刻關(guān)注、解決嘉賓提出的合理要求及問題；保持良好的效勞態(tài)度，男女均著職業(yè)裝，女士化淡妝，效勞人員全程微笑效勞；使用統(tǒng)一、標準的禮貌用語B具體效勞確定講師及嘉賓的行程信息：交通工具、出發(fā)時間、抵達時間，出行人數(shù)、特殊需求等；提前安排接機車輛，機動備用車輛〔詳見接機局部〕；提前制作歡送物資：歡送牌、綬帶、鮮花、參會證件等；提前在酒店接待區(qū)布置：拱門、歡送橫幅、嘉賓展示易拉寶等；二、接機局部需提前三天確認聯(lián)盟會員名單及航班信息，確認到達時間：安排接機人員〔2人〕，禮儀人員〔2〕名、準備好接機所用物品如接機牌〔2張〕、指示牌〔2張〕；；在會員所乘航班起飛前，接機人員進行短信/確認，是否出現(xiàn)航班延誤/改簽其他航班等信息；航班抵達后，出站口中間偏左方位〔以會員為基準〕、右方位一人舉接機牌，另一人微笑并拿過行李。嘉賓、講師的接機\迎接注意事宜針對邀約嘉賓〔講師〕進行專人專責，負責嘉賓跟蹤效勞，確保嘉賓及時到場;針對活動邀請嘉賓〔講師〕的接機\迎接工作必須要有鮮花與聯(lián)盟特色禮品奉上，以示尊敬；在嘉賓〔講師〕到達活動酒店后禮貌詢問嘉賓下一步的活動意向，并配合做好安排〔用餐、休息等〕。接機信息表樣表：會員接機車輛安排表編號：NO.J00001車號：開車時間：時分機場：司機：：隨車效勞人員：：序號姓名航班號來自起飛時間抵達時間航站樓是否正常備注是否登車1XX1366666666MU6666北京08:0010:30T3是2XXX1355555555MU5789成都08:1510:45T3延誤12點抵達3XXX1322222222MU3456濟南07:3010:00T1是√三、簽到局部嘉賓簽到會員簽到簽到前準備事宜：酒店外圍環(huán)境的渲染和襯托，如條幅、盆景、指引牌等布置需提前一天到位；接待小組就位；提前將需要簽到后發(fā)放給會員的物資進行分揀、分裝；所需物資：會員信息表、簽到表、引導綬帶、鮮花、簽到筆、簽到表、簽到本、給會員的伴手禮；發(fā)放會員物資：歡送信、手提袋〔含活動手冊、宣傳手冊、參會證、日程表、活動須知、聯(lián)盟光盤、餐券等〕、房卡。會員簽到流程：迎賓人員在酒店門口恭候會員的到來接機車輛將聯(lián)盟會員接至酒店門口，由簽到引導人員將聯(lián)盟會員引導至簽到臺聯(lián)盟會員出示邀請函或出示個人信息信息核對人員核對聯(lián)盟會員信息無誤后，進行相應信息登記物資發(fā)放人員根據(jù)聯(lián)盟會員信息進行參會證、房卡、活動手冊、手提袋等物資一并發(fā)放給聯(lián)盟會員簽到后引導人員將報到完畢的會員引導至電梯口，帶著嘉賓去房間，幫助嘉賓提行李〔注：每次活動依據(jù)活動安排對簽到流程進行簡單調(diào)整，保持大致流程，添加特別環(huán)節(jié)〕簽到特別環(huán)節(jié)〔每次活動待定〕該局部依據(jù)每次活動進行創(chuàng)意設(shè)定，本環(huán)節(jié)的制定要求在于能夠讓會員深刻記住本次活動，讓聯(lián)盟會員們感受到聯(lián)盟在精心用心做好本次活動，為聯(lián)盟會員創(chuàng)造溫馨感人的活動氣氛。會員簽到登記表〔附加叫早選項〕序號姓名性別身份證號來自房間是否安排返程簽到是否叫早叫早時間1張三男123456678XX122222222西安86182李四男127672531XX786378585西安86183王五男832748937XX785678556西安8619簽到效勞事項明確各工作人員相關(guān)職責，會程期間，所有工作人員不做與會務無關(guān)的事宜；工作人員與酒店提前進行協(xié)商，在會場附近安排專用嘉賓休息室，請酒店效勞人員協(xié)助，做好嘉賓休息室的茶水等效勞工作；根據(jù)需要，提前布置會場，準備好桌椅、講師臺、音響、電子設(shè)備、嘉賓臺卡、白板等硬件設(shè)施；提前作好會場軟布置：易拉寶、歡送橫幅、鮮花等;提前確定、準備嘉賓發(fā)言所需要的物資，專人負責送遞茶水、紙巾等。嘉賓簽到效勞事宜指定嘉賓效勞人員需做好信息確認工作，確保嘉賓信息的及時準確傳達，以免出現(xiàn)誤機、誤課等情況發(fā)生；提前向嘉賓或嘉賓助理詢問嘉賓對食宿方面的要求，以便于安排嘉賓的用餐與休息事宜；在課程開始之前再次確認嘉賓演講主題，以免主持人信息有誤。四、返程送機工作人員提前與嘉賓或嘉賓助理進行聯(lián)系，詢問返程事宜，確定嘉賓返程時間及班次，以便安排送機事宜；在嘉賓返程后，工作人員發(fā)送感謝短信，對嘉賓的到來與精彩演講表示感謝。A送機注意事宜：提前制定送機車輛時間表，在活動手冊中表達；工作人員在活動結(jié)束前提醒會員返程安排；由一到兩名工作人員在大巴前等候，引導聯(lián)盟會員上車；如有會員在活動結(jié)束當日不離開活動舉辦地，那么由會員自行安排時間，不負責其返程；在會員離開酒店返程后，會員效勞組需給會員發(fā)送短信息，感謝其來參加本次活動，希望我們的活動能夠給他/她帶來更大的收獲。B送機時間安排表車次車號發(fā)車時間地點19：00酒店大堂212：00酒店大堂314：00酒店大堂416：00酒店大堂五、課程環(huán)節(jié)5.1課程現(xiàn)場注意事宜：講師和嘉賓由專人專責，確保及時準確的迎接講師及嘉賓的到來，防止出現(xiàn)無人接待的現(xiàn)象；講師和嘉賓所講內(nèi)容需提前與其進行商定，并約定好大概的課程時間，由講師及嘉賓合理安排；講師和嘉賓在課程準備上如需要運用到現(xiàn)場設(shè)備〔比方視頻、PPT、U盤等〕由指定效勞人員聯(lián)系好設(shè)備技術(shù)支持人員提前進行好設(shè)備調(diào)試，以備出現(xiàn)臨時性狀況；講師和嘉賓可能需要到的現(xiàn)場道具要提前與之溝通并盡快進行相關(guān)采購5.2課程前準備事宜：聯(lián)盟會員到達前工作人員檢查學習教室燈光、音響、麥克風、投影儀、白板等設(shè)備是否有故障、學習當天講臺需布置鮮花，座位需提前布置好方便會員查找，每個學員桌前需備好紙筆以便會員使用貴賓室的準備，需要提前與酒店協(xié)商解決宣傳物料的布置人員安排：現(xiàn)場布置〔1名〕主持人〔1名〕、禮儀人員〔四名〕、助教〔8名〕音響師〔1名〕、、攝影師〔2名〕、攝像師〔2名〕、現(xiàn)場記者〔1-2名〕5.3課程環(huán)節(jié)會務人員職責分工：A場外協(xié)調(diào)：上課前布置教室現(xiàn)場環(huán)境，上課中掌控各個節(jié)點的進度全程隨身攜帶并保持通訊暢通B主持人：課前與講師及會籍經(jīng)理溝通配合事項及節(jié)點，掌控銷售環(huán)節(jié)節(jié)奏；講師上臺前歡送致辭，調(diào)動學員學習氣氛；隨時準備舞臺一切突發(fā)狀況的應急處理。C助教：上課前在教室門口列隊等候?qū)W員到場，引導會員學員入場坐定，回到各自所負責的組中；幫助會員學員在課程中獲得更大的收獲并提供茶水等更換效勞；作為機動人員配合講師現(xiàn)場教學的需求完成課程需要；D音響師：與各講師及嘉賓溝通課程氣氛，課中適時插播音樂襯托；活動前一天調(diào)試教室場地音響設(shè)備，確保零過失；活動當日保證自己的時鐘與會場時間一致，提前十五分鐘入崗；檢查好視頻、音頻，做好電腦調(diào)試。E燈光師：活動前一天與場地管理人員溝通燈光設(shè)備使用方法，以可遞進使用燈光為宜。在上課過程中適當調(diào)整教室的光線襯托現(xiàn)場氣氛；F禮儀：四名：2名在門口候場，2名進行指引；候場禮儀，專業(yè)大方的微笑，保持70分貝的聲音向嘉賓問好；引領(lǐng)嘉賓禮儀，走在嘉賓前方70cm處引領(lǐng)，保證步伐平穩(wěn)；課中為講師展示課件輔助道具；G攝影、攝像師：全程錄制、拍照；簽到頂峰期、授課開始時、視頻中，簽訂合同時重點拍攝；保證出彩的地方有放大記錄。盡可能多的對會場的整理以及細節(jié)都做好素材采集工作以備后期的運用；F現(xiàn)場記者：在課程休息或者結(jié)束階段對講師、嘉賓以及聯(lián)盟會員進行參訪；采訪主題針對聯(lián)盟開展，課程延展等方面，活動前一周內(nèi)由活動小組商討制定。5.4課程所需物資：課程安排表會場設(shè)施：桌椅、電子設(shè)備、音控設(shè)備、標語布料、易拉寶、X展架、紙張、簽字筆、鉛筆等講師授課：白板、白板筆、盒裝紙巾、濕巾、PPT等課程安排表范例序號時間地點講師主題負責人聯(lián)系1X月XX日XX時XXXXXX2X月XX日XX時XXXXXX5.5課程學習流程：《課程工作人員崗位流程表》見附件十一六、工程推介環(huán)節(jié)工程推介是聯(lián)盟活動的固定環(huán)節(jié)，根本設(shè)定為每次活動進行一場半天共享活動，具體時間安排依據(jù)活動而定。本環(huán)節(jié)在設(shè)計初主要是為了給廣闊的會員企業(yè)家提供一個分享、展示與合作的平臺，我們希望通過這個平臺，會員企業(yè)家能夠找到自己感興趣的，或是志同道合的朋友，或者是有前景的工程，或者是融資的時機。在工程推介環(huán)節(jié)中，借助PPT以及視頻等手段企業(yè)家們對自己的企業(yè)或重點工程進行介紹，明晰工程可能會產(chǎn)生的效益前景，感興趣的會員可以對共享會員進行提問或者是在進行相互之間的聯(lián)系，以期達成彼此的合作。6.1工程推介會主題內(nèi)容6.2工程推介具體流程安排流程參與人視頻/ppt物資備注工作人員準備現(xiàn)場/禮儀/助教活動/聯(lián)盟相關(guān)視頻意見單/贈言簿/電子設(shè)備主持人熱場主持人分享人AA時間30分鐘分享人BB時間30分鐘茶歇與酒店溝通分享人DD時間30分鐘主持人結(jié)場〔注：時間點以每次活動具體安排為準進行設(shè)定〕《意見單樣表》〔見附件五〕；《工程推介報名表》〔見附件六〕、《工程推介會安排表》〔見附件七〕；6.3工程推介要求參加工程推介會的企業(yè)家需在活動舉辦前一天提交申請，并提交分享資料；工作人員需提前與酒店方協(xié)調(diào)，提前一天進行會場布置、確認燈光和音響的到位情況提前對助教人員進行培訓，學習配合主持人及宣講人調(diào)動會場氣氛、收集會員意見單及贈言簿，并為聯(lián)盟會員提供會場效勞序號工作人員職務職責分工人數(shù)1主持人負責工程推介的開場暖場，會員上臺，中途茶歇之后的暖場12助教人員助教配合主持人進行暖場活動，調(diào)動會員的興趣；同時對各自負責的會員小組進行學習上的輔助以及會務效勞；負責意見單和贈言簿的發(fā)放與收集整理8〔暫定〕3禮儀人員負責引導會員入場，以及會員達成合作時候的意向簽約效勞等24攝影人員采集工程推介會現(xiàn)場新聞素材，拍攝新聞照片15攝像人員采集工程推介的視頻素材，以留作后期宣傳制作材料26現(xiàn)場控制負責工程推介期間PPT及所需視頻、音樂的播放工作，負責與酒店方協(xié)調(diào)舞臺布置，確認燈光和音響的到位情況。16.4工程推介環(huán)節(jié)所需物資物資用途數(shù)量使用人意見單收集會員對聯(lián)盟及工程推介的意見和建議，幫助聯(lián)盟改良工作，促進開展200會員贈言簿留下會員對聯(lián)盟的贈言和祝福，增強榮譽感與歸屬感，同時留作宣傳素材30會員工程推介會報名表提交會員的工程推介申請，方便工作人員共享內(nèi)容有一個前期物資準備20會員工程推介會流程表讓工作人員了解工程推介的具體流程，做好各自負責的工作任務，保證共享匯的質(zhì)量13工作人員激光筆會員介紹工程時的PPT指引工具1會員筆記本電腦1播放聯(lián)盟相關(guān)音頻、視頻用1現(xiàn)場控制筆記本電腦2播放會員工程PPT等資料用1會員U盤資料存儲使用1工作人員話筒1主持人使用1主持人話筒2上臺分享的會員使用1會員話筒3臺下提問使用1會員礦泉水200會員七、商務環(huán)節(jié)商務環(huán)節(jié)是聯(lián)盟各項活動的必備環(huán)節(jié)。既是聯(lián)盟活動有別于其他企業(yè)家交流平臺的特色之一，同時也是實現(xiàn)聯(lián)盟平臺核心功能的一種方式。通過在活動中設(shè)立、固化并凸現(xiàn)商務環(huán)節(jié)，直接有效地實現(xiàn)聯(lián)盟為企業(yè)會員搭建資金與工程對接的功能。商務環(huán)節(jié)主要由商務布展和簽約儀式兩個環(huán)節(jié)構(gòu)成。7.1商務布展主辦方免費為參會企業(yè)提供個體宣傳空間，讓會員企業(yè)把產(chǎn)品以實體化的形態(tài)展現(xiàn)給各行業(yè)的企業(yè)家，增進企業(yè)相互溝通。A布展整體要求與活動現(xiàn)場同在一個區(qū)域，屬會場內(nèi)展區(qū)；有充裕的可供多家企業(yè)展示的空間，面積不小于20平方米；具備燈光、電源等布置條件；活動承辦方提供展臺布展企業(yè)自帶產(chǎn)品展示所需物資，承辦方只提供電源；所有展區(qū)應在簽到當天布置完畢；企業(yè)參展期間，自行安排工作人員介紹產(chǎn)品及看管物資B聯(lián)盟總部布展：每次活動布展環(huán)節(jié)均需為聯(lián)盟總部單獨設(shè)立商務展臺，作為聯(lián)盟形象展示暨現(xiàn)場合作咨詢使用。具體布展要求如下：承辦方需安排固定、醒目位置為聯(lián)盟總部展區(qū)；聯(lián)盟總部展區(qū)應比參會會員企業(yè)布展區(qū)域開闊且獨立；總部派專職會籍參謀在展區(qū)提供咨詢效勞；總部自行準備布展物資，所需物資包括〔系統(tǒng)手冊、商業(yè)協(xié)議、商業(yè)方案書、會員禮盒、品牌形象手冊、宣傳DM單、雜志及電腦視頻展示〕。C參會企業(yè)布展：參會企業(yè)必須是經(jīng)國家認證的正規(guī)企業(yè)且可在活動期間提供三證；有具代表性的自有產(chǎn)品，新能源或具地方代表性產(chǎn)品的企業(yè)優(yōu)先。參會企業(yè)的參展流程如下：參展企業(yè)接到通知3個工作日內(nèi)，提交企業(yè)信息、參展產(chǎn)品詳細信息及參展優(yōu)勢；承辦方設(shè)立專門人員以公平、公正的原那么進行審核；承辦方2個工作日內(nèi)將審核結(jié)果公布并歸檔，通知審核通過企業(yè)參展；通過審核參展企業(yè)活動期間提供企業(yè)三證備案；審核通過企業(yè)將參展所需帶入會場物資登記造冊，會議開始一周前上報承辦方備案；活動簽到當天，參展企業(yè)布展，歡送晚宴前布展完畢7.2簽約儀式針對活動中達成合作意向的合作案，聯(lián)盟活動中特設(shè)立簽約環(huán)節(jié)，為合作雙方提供簽約展示及效勞。A簽約合作類型聯(lián)盟總部與城市效勞中心、活動承辦方的簽約；政府與企業(yè)家之間的投資工程意向簽約；會員企業(yè)家之間商務合作意向簽約。B簽約流程C簽約準備物資簽約臺、協(xié)議書、簽約筆、簽約桌花、室內(nèi)禮炮、慶祝用紅酒及酒杯或香檳塔八、旅游環(huán)節(jié)8.1旅游景點的選擇標準：活動當?shù)氐拇硇跃包c；與酒店的距離，乘車時間不超過1小時；在活動中最好能插入可以切入本次活動主題的活動，以保持活動中的意義性；如在條件允許的情況下可以將學習課程搬到景區(qū)場館進行講述。8.2旅游前準備事宜：提前與旅行社進行聯(lián)系，確保在指定時間內(nèi)旅行社大巴到達酒店，提前30分鐘，等待會員上車；提前告知聯(lián)盟會員隨車人員以及導游的聯(lián)系方式，以防止會員在走散后能夠及時與隨車人員及導游進行聯(lián)系，順利歸隊；人員安排：隨車人員〔每車安排2名〕、陪同導游〔每車安排1名〕、攝影師〔1名〕、攝像師〔1名〕；8.3工作流程：隨車人員迎接會員登車，檢查人員是否到齊，出發(fā)前往目的地；在行駛途中，隨車人員/陪同導游向會員介紹本次旅程的目的地及大致情況，并積極調(diào)動氣氛；游覽景點時，全員合照,游學組負責安排好會員與嘉賓的組織工作配合好影相采集工作。8.4人員分工：陪同導游：在旅途途中，陪同導游進行介紹目的地的相關(guān)情況，并積極的調(diào)動車內(nèi)的氣氛，以免旅途太過于枯燥及乏味；隨車人員：協(xié)助導游對聯(lián)盟會員進行秩序維護，提醒聯(lián)盟會員遵從導游安排，防止出現(xiàn)落伍、走散的情況發(fā)生；在旅途途中，可播放聯(lián)盟相關(guān)視頻宣傳片；攝影攝像：做好對素材的收集與整理，以便于后期的新聞宣傳。旅游流程表〔例表〕日期時間團體地點X月XX日會員X月XX日會員《旅游車輛及隨車人員安排表》見附件九九、晚宴局部為更好的為會員們提供更多的溝通交流的時機，聯(lián)盟每項活動安排歡送晚宴和歡送晚宴。歡送晚宴為會員洗去一路奔波的風塵；歡送晚宴為即將分別的會員們提供一個臨別相贈情誼的時機。10.1晚宴準備工作布置晚宴現(xiàn)場，背景板的安裝，燈光與音響的調(diào)試和現(xiàn)場播放音頻、視頻的準備；與酒店方進行溝通，安排晚宴桌椅，確認上菜時間；主持人著正裝上臺，得體大方；能夠帶動全場氣氛，但不要過于跳脫，以穩(wěn)重為大方向；主持稿突出本次活動的主題；不要太長，簡潔但有力度，把更多的時間留給聯(lián)盟會員。10.2歡送晚宴流程流程嘉賓音樂視頻物資備注工作人員進行引導聯(lián)盟會員至相應座位。會員歡快聯(lián)盟宣傳片、聯(lián)盟全年活動片桌牌提前先安排好相應的座位開場節(jié)目節(jié)目表演演員節(jié)目音樂無視節(jié)目而定符合活動主題的節(jié)目活動負責人登場做歡送詞聯(lián)盟會旗落地XX活動負責人持會旗上場，由本次活動負責人為其披上戰(zhàn)袍活動負責人發(fā)言本次活動話筒本次活動負責人做祝酒詞宣布活動正式開始晚宴開始上菜敬酒、留影晚宴結(jié)束10.3惜別晚宴流程：流程嘉賓音樂視頻物資備注工作人員進行引導會員至相應座位。歡快聯(lián)盟宣傳片、聯(lián)盟全年活動片桌牌提前先安排好相應的座位開場節(jié)目節(jié)目表演演員節(jié)目音樂無視節(jié)目而定之前幕后提示辭別晚宴多少時間后正式開始，正式開始后先暗燈主持人登場活動主題對本次活動進行概述節(jié)目待定會旗傳遞至XX活動負責人，助教團隊

XX活動負責人永遠是朋友回憶視頻會旗向全場展示會旗，助教團隊將會旗傳遞至本次活動總指揮，并發(fā)表簡短講話，活動總指揮將會旗傳遞至聯(lián)盟代表，XX活動的負責人上場，從聯(lián)盟代表手上接過會旗正式開席輕快音樂XX活動主題定格畫面上菜迅速會員間的互相合影10.4特色版塊本局部依據(jù)每次活動具體情況制定，要求能夠打動聯(lián)盟會員，給他們打來驚喜與感動。10.5用餐局部注意事宜除會員家宴、惜別晚宴以及旅游用餐外的活動用餐均為自助餐，就餐方式采用餐券發(fā)放的形式，餐券需標明用餐日期并加蓋公章，餐券過期作廢；如有會員選擇外出就餐，一律自理，組委會不負責其外出局部；自助餐需提前與酒店方聯(lián)系，確定餐券的使用方式、結(jié)算事宜；旅游餐局部與旅游社進行協(xié)商。附：活動流程列表〔時間點根據(jù)具體情形待定〕：時間內(nèi)容地點參加人員物料DAY1〔X月XX日〕接機、簽到、歡送晚宴全天報到接機人員接機；全天酒店大堂等候，效勞聯(lián)盟會員簽到〔收費〕，發(fā)送會議資料、日程表、房卡、紀念品等。XX機場〔屆時視實際情況而定〕XX酒店與會人員、會務組接機牌、簽到表、簽到本、會議資料、日程表、房卡、POS機、紀念品等19：00—21：00在酒店內(nèi)舉行會員家宴酒店宴會廳與會人員、會務組宴廳布置用品其他用品21：00—22：00會務組準備情況碰頭會，會務人員為確保整個行程順暢進行，作再次梳理和確認。地點需確認會務領(lǐng)導、會務組DAY2〔X月XX日〕8：00叫早聯(lián)系酒店安排叫早效勞按照聯(lián)盟會員要求進行叫早，簽到時登計8：00—9：00早餐酒店自助餐全體與會人員、會務組9:00—10:30資源整合會議廳主持人：主講嘉賓：主席臺鮮花、臺卡、指示牌、會議紙筆、音響系統(tǒng)、投影儀、茶水效勞、歡送布標、會議錄音及備份、會議攝像攝影等10：30—10：45茶歇，攝影留念，交流攝影留念自由安排全體與會人員茶歇，攝影10：45—12：00課程會議廳主持人：主講嘉賓：12：00—13：00午餐酒店宴席13：00—14：00午休客房14：00—15：30課程會議廳主持人：主講嘉賓：主席臺鮮花、臺卡、指示牌、會議紙筆、音響系統(tǒng)、投影儀、茶水效勞、歡送布標、會議錄音及備份、會議攝像攝影等15：30—15：45茶歇，攝影留念，交流茶歇，攝影15：45—17：00課程主持人：主講嘉賓17：00—18：30晚餐18：30—21：00工程推介環(huán)節(jié)會議廳主持人：共享嘉賓DAY3〔X月XX日〕8：00叫早聯(lián)系酒店安排叫早效勞按照聯(lián)盟會員要求進行叫早，簽到時登計9:00—10：30課程會議廳主持人：主講嘉賓：10：30—10：45茶歇，攝影留念，交流攝影留念自由安排全體與會人員、會務組茶歇，攝影10：45—12：00課程會議廳主持人：主講嘉賓：12：00—13：00午餐酒店自助餐與會人員13:00—17：30課程會議廳主持人：主講嘉賓：18：00—20：00工程推介或資源對接會議廳主持人：主講嘉賓：DAY4〔X月XX日〕7：30叫早與會人員、會務組統(tǒng)一叫早7：30—8：30早餐酒店自助餐與會人員、會務組白天游覽景點與會人員、會務組攝影、攝像12：00—13：00午餐旅行社旅游餐與會人員、會務組19：30-22:00辭別晚宴會議廳與會人員、會務組20：00-20:30傳旗儀式會議廳與會人員、會務組攝影、攝像DAY5〔X月XX日〕當日不叫早7：30—8：30早餐12：00之前散團，會員們踏上歸途。第五章活動后期工作一、活動清理1.1會場清理收好所有會議用物資，假設(shè)發(fā)現(xiàn)會員遺漏東西應及時送還；對現(xiàn)場辦公點的物品仔細檢查并逐件核對確保沒有任何損壞、喪失，假設(shè)出現(xiàn)損壞或喪失等現(xiàn)象做好相應記錄并及時追究責任，待檢查完物品后將物品收好放回原來位置。1.2舞臺清理相關(guān)工作人員在會議結(jié)束后應關(guān)閉并收拾好電腦、音響、話筒、激光筆等設(shè)施，保證所有設(shè)備平安完好，不出現(xiàn)破損等現(xiàn)象，對舞臺布置工程中需要付費的那么對其合格程度進行檢查假設(shè)完全合格那么按事先商量好的價格付費假設(shè)效果不是很好那么可跟供給商商量適當降低價格；如活動仍需要該會議廳，那么設(shè)備在檢查無誤后，留人看守。二、活動結(jié)算2.1物資回收及交接在活動結(jié)束后，將活動中各類物資進行匯總，將可利用物資進行回收，按照物資清單進行分類、帶回公司存放，以備下次活動重復使用，降低活動本錢。2.2財務結(jié)算活動結(jié)束后，由財務人員對當期活動中的收支進行結(jié)算，制定財務報表，留作下期活動參考，同時作為數(shù)據(jù)幫助活動成果分析。2.3新聞發(fā)布活動結(jié)束后，相關(guān)工作人員立即對當期活動進行回憶式新聞報道，分別就活動全程、工程推介、總裁游學團、晚宴進行板塊性報道，深層次挖掘聯(lián)盟的實力與魅力，同時，影視人員制作活動回憶視頻，及時上傳官方網(wǎng)站進行進一步的傳播發(fā)布。三、活動總結(jié)例會總結(jié)，每期活動結(jié)束后，所有工作人員須參加例會，由各小組主管人員對活動中各塊分工事宜進行總結(jié)性發(fā)言，提出缺乏，例會做好會議記錄，以便于活動完善。個人總結(jié)，活動結(jié)束后，每位工作人員均須提交一份工作總結(jié)，針對本次活動中的工作，作一定的梳理性報告，進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價、總分析、總研究，認真分析成績與缺乏，提交活動建議和意見，彌補活動中存在的缺乏之處，促進活動的完善。為方便活動總結(jié)，歸納工作人員意見，特制作活動總結(jié)表單，讓活動總結(jié)更為清晰的表現(xiàn)出來。聯(lián)盟活動總結(jié)月日姓名活動小組活動職務自我總結(jié)對活動的建議一句話總結(jié)四、下期活動準備在完成當期活動總結(jié)之后，在活動總結(jié)的根底上，對活動內(nèi)容及形式進行合理規(guī)劃調(diào)整，由籌劃部開始進行下期活動準備工作，大致準備流程如下：第六章聯(lián)盟主體活動差異化操作說明6.1新商界·益友匯“新商界·益友匯〞活動是智慧中國企業(yè)開展聯(lián)盟旗下運作的工程之一，主要以聯(lián)動中國企業(yè)家為目的，致力于搭建企業(yè)家之間的交流學習平臺，活動的主要開展方式以當前主流的游學模式為主，并在其根底上進行創(chuàng)新。與智慧中國·智慧城市活動的區(qū)別在于，新商界·益友匯更多的是為中國企業(yè)家提供效勞和幫助，以學習交流為主，在會務操作時更側(cè)重于活動本身的學習與放松特性。6.2智慧中國·智慧城市“智慧中國·智慧城市〞活動是智慧中國企業(yè)開展聯(lián)盟旗下的另一大工程，本工程與新商界·益友匯的區(qū)別在于它是面向政府的一項商務型活動，是政企聯(lián)開工程，通過為政府和企業(yè)搭建溝通平臺，來實現(xiàn)政企雙向交流，實現(xiàn)政府、企業(yè)家、中創(chuàng)聯(lián)三者之間的共贏。同時，本項活動也是變相的地方政府工程招商會，但同樣在活動中我們會安排有企業(yè)家的學習、考察活動，在商務活動中插入學習元素。本項活動在會務操作中應注意的是政府規(guī)格的嚴謹性、會務執(zhí)行標準的嚴格化，能夠與政府級別的活動想對應。第七章附件附件一：活動現(xiàn)場工作人員聯(lián)系表序號大組小組姓名職責聯(lián)系1指揮中心總指揮2會務秘書3會場總監(jiān)4應急處理5財務組財務負責6籌劃組〔活動前期進行籌劃，活動進行時主要為新聞采集、影像采集〕攝像師7攝像師8攝像師9攝像師10照片拍攝11照片拍攝12客服組嘉賓邀約13嘉賓邀約14嘉賓邀約15推廣組活動推廣16會務接待組接機組機場引導17機場引導18簽到組會員簽到19費用收取20物資發(fā)放21禮儀組禮儀接待22禮儀接待23交通組車輛調(diào)度24場地組場地布置25活動組會員游學組主持人26助教27助教28講師效勞29現(xiàn)場控制會務效勞30會務效勞31音響控制32后勤保障組餐飲協(xié)調(diào)33安保組說明XX地區(qū)工作人員：共X人XX地區(qū)工作人員：共X人總計XX人注：具體人員職能依據(jù)活動節(jié)點分工可身兼多職。附件二：物資詳單序號物資名稱物資運用數(shù)量提供方到位時間準備地備注1接機牌接機2昆山設(shè)計，XX制作2緊急支援車輛接機/送機2追蹤車輛到位情況3送機車輛時間表送機1電子表格，XX打印4黑色水筆接機2XX采購，接到后打勾5會員接機信息表接機2電子表格，XX打印6禮儀人員服裝接機/送機1〔自帶/租用〕7引導人員綬帶簽到48會員信息統(tǒng)計表簽到1電子表格，電腦上9簽到表簽到1電子表格，XX打印10會員房間統(tǒng)計表簽到1電子表格，XX打印11房卡簽到提前與酒店進行溝通，拿到房卡12會員參會證簽到200參會證打印及封套購置13餐券簽到昆山設(shè)計，XX打印14手提袋簽到200XX制作15移動POS機簽到1北京帶至XX16打印機簽到1租/借，用于打印各種表格