秘書學概論11會議組織

秘書學概論11會議組織2023/12/22秘書學概論11會議組織

第十一章會議組織

第一節(jié)會議概述第二節(jié)會前準備第三節(jié)會間工作第四節(jié)會后工作第五節(jié)會議組織列舉2023/12/222秘書學概論11會議組織第一節(jié)

會議概述一、

會議的涵義與作用二、

會議的要素1）與會者2）主持人3）議題4）名稱5）時間6）地點2023/12/223秘書學概論11會議組織第二節(jié)

會前準備一、

會議計劃和成本預算二、

文件準備

三、

會場準備四、

會議議程、程序的擬定五、

會議通知的發(fā)送2023/12/224秘書學概論11會議組織第三節(jié)

會間工作一、

會場的組織與服務1、報到與簽到2、材料發(fā)放3、選舉工作4、會場服務5、會場臨時調(diào)動

二、會議信息的收集與編發(fā)1、會議信息的作用2、會議信息工作的程序與方法3、會議信息編發(fā)的形式三、

會議文件的起草閉幕詞、決定、會議紀要、會議總結(jié)2023/12/225秘書學概論11會議組織第四節(jié)

會后工作

一、會后事務二、會議文書立卷三、會議傳達四、會議催辦2023/12/226秘書學概論11會議組織第五節(jié)

會議組織舉例1、

工作會議2、

代表會議3、

聯(lián)席會議4、

學術會議5、

記者招待會6、

報告會7、

座談會8、

國際會議9、

簽約儀式10、

電視、電話會議2023/12/227秘書學概論11會議組織一、周五下午2時，H公司總裁將來你公司就技術合作一事進行商談，請你制訂出接待方案。二、秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？情景題操作訓練2023/12/228秘書學概論11會議組織情景題操作訓練三、×公司將召開一次專業(yè)性會議，參加會議人數(shù)約50人，會期兩天。請按要求寫出如何做好會議服務工作的具體意見。要求：意見應包括：①選擇與布置會場；②發(fā)放會議用品；③簽到工作；④會場設備操作；⑤會場座次安排；⑥會議活動安排。

四、領導安排你負責會議期間會議文件的分發(fā)和會議結(jié)束前文件資料的收集。你將如何去做？

2023/12/229秘書學概論11會議組織情景題操作訓練五、總經(jīng)理外出參加一次交誼活動，按要求草擬一份活動安排方案。六、如果你校請一位科學家給全體師生做一場學術報告，你認為應有哪些議程？會場怎樣確定？需要哪些設備？可以怎樣布置？試擬出你的簡單方案。2023/12/2210秘書學概論11會議組織一、答案要點：

（一）安排好會談等有關事宜：①

搞清楚來賓的情況和來意。②

根據(jù)來賓意圖及本機關實際情況安排好商談日程。③

安排領導會見來賓。④

安排雙方商談。⑤

安排來賓考察、參觀。⑥

做好安全保衛(wèi)工作。⑦

準備好送給來賓的紀念品。⑧

準備好新聞報道工作。（二）安排好生活接待工作：①

安排好食與宿。②

安排好車輛使用。③

辦好返程車、船、機票預定工作。④

安排好就醫(yī)保健工作。⑤

安排好來賓業(yè)余活動。2023/12/2211秘書學概論11會議組織二、答案要點：

①禮貌地與通話人說：“請稍等”，用手蓋住送話器，熱情歡迎來訪者，請客人坐下稍候。②盡快與通話人結(jié)束電話，記錄好電話內(nèi)容。③請客人再稍候，馬上去總經(jīng)理辦公室迅速處理好急件。④辦完急件回來接待來訪者，并做好談話記錄。⑤禮貌地送走客人。⑥整理好電話內(nèi)容和來訪者談話內(nèi)容即電話內(nèi)容和來訪者意見后，向領導者匯報。2023/12/2212秘書學概論11會議組織三、答案要點：

意見應包括：選擇大小適中的會議廳、布局形式選擇“而”字型、倒“山”字型或半圓型，會場裝飾要講求藝術性；會場用品包括文具用品與飲品；會場的音像、音響、燈光、空調(diào)等設備使用；薄式簽到或卡片簽到；標識座次；食宿、娛樂活動安排。2023/12/2213秘書學概論11會議組織四、答案要點：

（一）分發(fā)文件包括會前未發(fā)的文件和會議期間所產(chǎn)生并使用的文件；要進行編號、履行登記手續(xù)和分裝，保密文件要注明密級，征求意見稿或保密文件需退回的應付上清退目錄或清退說明；要求及時分發(fā)，尤其是會議簡報，會議臨時產(chǎn)生的討論稿等文件也應及時分發(fā)；注意分發(fā)不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。（二）收集的八個范圍的文件；三個方面的渠道；四種方法；四條要求；注意收集后清退、立卷和歸檔工作。

2023/12/2214秘書學概論11會議組織五、答案要點：

（一）詳細活動計劃要包括時間、地點、參加人的范圍、人數(shù)等項；活動前與活動中的具體安排；（二）注意協(xié)調(diào)。2023/12/2215秘書學概論11會議組織六、答案要點：簡單方案舉例：（一）議程：可以安排①校領導（主持人）致辭歡迎，介紹科學家情況；②科學家做報告；③師生提問交流（限時）；④校領導（主持人）致辭感謝；⑤歡送科學家離場；⑥散會。（二）會場安排：在校大禮堂（三）設備需要：音響設備，投影設備，黑板粉筆等。（四）會場布置：橫幅寫“歡迎×××科學家來我校做學術報告”或“×××科學家學術報告會”；主席臺上設發(fā)言席，并放置需要的設備；聽眾席前排安排領導和教師就坐，學生按班級安排就坐。

2023/12/2216秘書學概論11會議組織情景題練習一、某公司總裁將來我公司就技術合作事項進行商談，請制定接待方案。二、公司要召開經(jīng)理辦公會議，由秘書負責會議文件的準備，秘書應做好哪些工作？三、公司召開科技研討會議，會議結(jié)束后，由秘書負責會議文件和資料的收集工作。請寫出需要收集的文件及資料的范圍。2023/12/2217秘書學概論11會議組織情景題練習四、某公司要召開一次新聞發(fā)布會，作為秘書應該如何準備會議用品？五、一家超市要舉行開業(yè)慶典，請寫出慶典開幕式的操作程序。六、某公司要召開一次大型會議，會期時間為3天，需要安排與會人員的吃、住、行及娛樂活動，請擬制一份后勤保障方案。2023/12/2218秘書學概論11會議組織情景題練習七、兩家公司要進行商務會談，雙方代表各15人，請對會場進行布局。

八、在會議期間，秘書人員要負責會議文件、資料的分發(fā)，在分發(fā)文件時，需要注意哪些方面的問題？2023/12/2219秘書學概論11會議組織情景題練習九、秘書人員在會議召開時，需要負責會議文件工作，請你以自己的認識和了解談談需要做哪些方面的工作。十、公司召開小型座談會，會議結(jié)束后，要求秘書人員做好會議文件的收集工作。請列出收集的渠道和方法。2023/12/2220秘書學概論11會議組織一、答案要點：（一）安排和來賓的有關工作事宜。如：1、查清來賓的基本情況和來意。2、根據(jù)來賓意圖和公司實際情況安排日程。3、安排領導會見來賓。4、安排好雙方商談的會議室。5、做好安全和保密工作，以及禮品、紀念品的準備工作。（二）安排好生活接待工作。如食宿安排及車輛使用安排等。（三）安排好來賓業(yè)余活動。2023/12/2221秘書學概論11會議組織二、答案要點：（一）確定議題（二）做好會議文件的印制或復制工作。包括：會議程序性文件、中心文件、指導性文件、參考性文件、管理性文件。（三）認真校對會議文件。（四）做好會議文件的分發(fā)工作，要注意文件的編號、登記。2023/12/2222秘書學概論11會議組織三、答案要點：1.召開會議的請示和批復；2.提交會議審批的文件；3.會議期間使用的文件；4.會議參考性文件；5.會議管理性文件；6.會議記錄、簡報；7.會議宣傳性文件。2023/12/2223秘書學概論11會議組織四、答案要點：（一）會議必備物品的準備1.文具用品。如紙筆、本冊。2.桌椅、臺布。3.茶具。4.擴音設備、照明設備、空調(diào)設備。（二）會議特殊用品的準備1.錄音、錄像設備。2.會議橫幅、宣傳標語、花卉等。2023/12/2224秘書學概論11會議組織五、答案要點：（一）準備工作1.擬寫邀請賓客名單并呈領導審定。2.擬制并寄送請柬。3.擬定開幕式程序表。4.為主方領導擬好開幕詞、答謝詞。5.布置場地。（二）開幕活動1.賓客簽到2.接待賓客休息，并為記者采訪提供方便。3.剪彩。4.主、賓方致詞。5.安排開幕式攝影、錄像、錄音等。（三）余興節(jié)目。視情況安排文藝演出或引導來賓參觀等活動。2023/12/2225秘書學概論11會議組織六、答案要點：（一）擬制飲食工作方案1.制定伙食費用標準。2.制定衛(wèi)生標準和準備衛(wèi)生用品。3.做好就餐人員的統(tǒng)計，包括少數(shù)民族及不同飲食習慣的情況。（二）擬制住宿安排方案1.統(tǒng)計好住宿人數(shù)、性別、年齡。2.預定客房、檔次和房間數(shù)量。3.擬定房間分配的標準或方法。2023/12/2226秘書學概論11會議組織七、答案要點：1.擺放會議桌。2.選擇布局?？梢赃x用圓型、方型、長方型布局。3.在座位上放置座位名簽。4.在座位中央空心處擺放花木。2023/12/2227秘書學概論11會議組織八、答案要點：1.分發(fā)文件要進行編號、履行登記手續(xù)、分裝。2.分裝文件要認真、細致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。3.分發(fā)文件要及時。4.要注意分發(fā)文件的準確性。5.要注意保密文件的分發(fā)。2023/12/2228秘書學概論11會議組織九、答案要點：（一）負責會議文件的分發(fā)，主要是會議簡報的分發(fā)。1、文件分發(fā)要履行嚴格的登記手續(xù)。2、文件分發(fā)要及時。（二）負責會議文件、資料的收集。1、明確收集文件的種類和范圍。2、掌握收集的渠道和方法。2023/12/2229秘書學概論11會議組織十、答案要點：（一）收集渠道。1、向全體與會人員收集。2、向會議的領導人、發(fā)言人收集。3、向會議的工作人