辦公用品領(lǐng)用管理規(guī)定

辦公用品管理規(guī)定

一、目的和內(nèi)容

為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品的申請(qǐng)、選購(gòu)、發(fā)放、領(lǐng)用流程，特制定本規(guī)定。

本規(guī)定包括管理職責(zé)與權(quán)限、辦公用品的分類、辦公用品的選購(gòu)、辦公用品的保管和統(tǒng)

計(jì)、辦公用品的配置和領(lǐng)用、辦公用品供應(yīng)商的管理、辦公用品的運(yùn)用要求等。

二、管理職責(zé)與權(quán)限

1.前臺(tái)專員：建立和登記辦公用品手工臺(tái)賬，定期核查領(lǐng)用物品登記，做好辦公用品的發(fā)放

和庫(kù)存管理，防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。

2.行政助理：建立辦公用品庫(kù)臺(tái)賬，負(fù)責(zé)辦公用品的選購(gòu)、支出統(tǒng)計(jì)、幫助入庫(kù)、驗(yàn)收和定

期盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。依據(jù)辦公用品的消耗和領(lǐng)用狀況，確定和保證合理的庫(kù)存種類和

數(shù)量，以削減資金占用和保證正常運(yùn)用。

3.行政經(jīng)理：負(fù)責(zé)部門專用辦公用品選購(gòu)的審批與監(jiān)督。

三、辦公用品的分類

辦公用品按運(yùn)用部門和頻率分成以下兩類：

1消耗品：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、膠水、大頭針、曲別針、筆記本、、名片夾，復(fù)寫紙、訂書釘、

筆芯、修正液、皮筋、雙面膠、商務(wù)貼、收據(jù)、憑證等。

2管理品：剪刀、美工刀、軟盤、白板筆、熒光筆、票據(jù)夾、文件托、文件盒、釘書器、打孔器、

計(jì)算器、打碼機(jī)、打印臺(tái)、文件夾等.

四、辦公用品的選購(gòu)、出入庫(kù)管理流程

一、常用辦公用品：每月月底行政專員和前臺(tái)專員進(jìn)行辦公用品盤庫(kù)，完成《辦公用品統(tǒng)計(jì)表》

（見(jiàn)附件一），依余據(jù)剩庫(kù)存量和最低庫(kù)存量確定下月須要選購(gòu)的辦公用品的品種和數(shù)

量，行政專員制定《辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置支配表》（見(jiàn)附件二）交于行政經(jīng)理審批，選購(gòu)

申請(qǐng)審批通過(guò)后，行政專員向辦公用品供應(yīng)商進(jìn)行購(gòu)買。

二、專用辦公用品：各部門如需選購(gòu)專用辦公用品，需填寫《辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置支配單

》（見(jiàn)附件二）交由前臺(tái)專員。前臺(tái)專員交由行政經(jīng)理審批，行政經(jīng)理審批后支配行政專員進(jìn)

行購(gòu)買。對(duì)專業(yè)性辦公用品的選購(gòu)，由所需部門幫助行政部共同進(jìn)行選購(gòu)。

三、對(duì)任何辦公用品的選購(gòu)，都應(yīng)先進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，方可實(shí)施選購(gòu)任務(wù)。

四、辦公用品選購(gòu)后應(yīng)剛好入庫(kù)，由行政專員依據(jù)實(shí)際送貨的狀況列出清單，與前臺(tái)專員依據(jù)

清單清點(diǎn)物品辦理入庫(kù)并簽字確認(rèn)。

五、實(shí)行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，人事部將于每月的25號(hào)至31號(hào)內(nèi)抽取時(shí)間進(jìn)行

辦公用品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在狀況，問(wèn)題狀況，以便剛好地

發(fā)覺(jué)問(wèn)題，處理問(wèn)題。更新《辦公用品統(tǒng)計(jì)表》。

五、辦公用品的配置和領(lǐng)用

一、辦公用品的領(lǐng)用

（1）公司公用辦公用品：

a）為便利員工辦公，公司配置公用辦公用品（如計(jì)算器、尺、大頭針、膠水、訂書

機(jī)、修正帶等），放置在前臺(tái)處，員工如需運(yùn)用，可到前臺(tái)處取用。

b）公共辦公用品由行辦公用品前臺(tái)專員定期補(bǔ)充和更換，由前臺(tái)在《辦公用品領(lǐng)用

登記表》（見(jiàn)附件三）上簽字，員工運(yùn)用可接受借用的方式。

（2）個(gè)人領(lǐng)用辦公用品

a）公司依據(jù)各職位性質(zhì)設(shè)置了《辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)》，在員工入職時(shí)領(lǐng)用。新員工

入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配置簽字筆一支、皮面筆記本一本、計(jì)算器一個(gè)、文件架二至

三個(gè)、鉛筆一支、橡皮一個(gè)、便簽一本。

b）個(gè)人辦公用品損耗，每人每三個(gè)月領(lǐng)用不超過(guò)一支筆，3支筆芯，如發(fā)生書寫不

通暢狀況，將舊筆退回領(lǐng)取新筆。計(jì)算器、訂書機(jī)的領(lǐng)用實(shí)行“以舊換新”的

方式，筆記本、文件夾的領(lǐng)取接受“見(jiàn)舊換新”的方式。

c）員工領(lǐng)用辦公用品由本人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字。

d）員工離職時(shí)，非易耗型辦公用品應(yīng)交回前臺(tái)，如有遺失，則應(yīng)由個(gè)人進(jìn)行照價(jià)賠

償。

（3）部門與區(qū)域公用辦公用品：

a）部門辦公用品依據(jù)如下配置：

（1）設(shè)計(jì)部每人增配直尺一把。

（2）財(cái)務(wù)部每?jī)扇嗽雠渲背咭话?、膠水一個(gè)、復(fù)寫紙一盒、信封一打、回形

針一盒、大頭針一盒、橡皮筋一袋、夾子若干。

b）剪刀、膠帶、修正帶、膠水、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀，

按區(qū)域支配，各區(qū)域制定區(qū)域負(fù)責(zé)人。

c）區(qū)域公用辦公用品由區(qū)域負(fù)責(zé)人領(lǐng)用，領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字。

（4）會(huì)議期間辦公用品的領(lǐng)用，由公司指派會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)按部門辦公用品發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定辦理。

會(huì)議結(jié)束后，將領(lǐng)用物品交還前臺(tái)辦理入庫(kù)、移交手續(xù)。

六、借用辦公用品的管理

（-）借用范圍借用辦公用品主要是指公司會(huì)議或活動(dòng)必需的專用設(shè)施設(shè)備，主要包括數(shù)碼相

機(jī)、IPD、攝像機(jī)、擴(kuò)音器、激光筆、會(huì)議專用筆記本電腦等。

（二）借用規(guī)范

1、上述專用設(shè)施設(shè)備僅限本公司員工本人借用，不得代他人借用，不得借用后轉(zhuǎn)借他人。

2、運(yùn)用人對(duì)所借用的上述專用設(shè)施設(shè)備負(fù)有完全保管責(zé)任，如發(fā)生意外丟失或人為破損，均

由運(yùn)用人擔(dān)當(dāng)全部責(zé)任。

（三）借用程序

借用人在前臺(tái)處填寫《專用設(shè)施設(shè)備借用登記表》，借用物品必需當(dāng)日或者次日歸還，借用物

品實(shí)行誰(shuí)借用誰(shuí)負(fù)責(zé)原則。

七、辦公用品的運(yùn)用要求

1、辦公用品只限于在辦公室或外出工作時(shí)運(yùn)用，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借非公司人員或帶回家中。

2、公司每位員工須本著儉樸、節(jié)約、有效的原則領(lǐng)用辦公用品，留意維護(hù)，勤于保管，避開浪

費(fèi)，節(jié)流開源。

3、對(duì)于一些運(yùn)用期限較長(zhǎng)的物品，若在很短的時(shí)間內(nèi)又重復(fù)領(lǐng)用時(shí)，行政部有權(quán)拒絕申領(lǐng)，但

有特殊狀況者除外。

八、附件

一、辦公用品統(tǒng)計(jì)表

二、辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置支配單

三、辦公用品領(lǐng)用登記表

四、專用設(shè)施設(shè)備借用登記表

附件一:

常用辦公文具統(tǒng)計(jì)表

統(tǒng)計(jì)日期:

辦公用品最小單次選本月應(yīng)選選購(gòu)后的本月運(yùn)用本月結(jié)余

品名規(guī)格單位最低庫(kù)存量上月結(jié)余數(shù)量

編碼購(gòu)數(shù)量購(gòu)數(shù)量庫(kù)存數(shù)量數(shù)量數(shù)量

A0001筆記本皮質(zhì)A5201032023203

A0002筆記本塑皮B5

A0003簽字筆k-35黑色

A0004簽字筆紅色

A0005圓珠筆藍(lán)色

A0006鉛筆HB

A0007簽字筆芯k-35黑色

A0008簽字筆芯紅色

A0009膠棒15g

A0010信封大（9號(hào)白）

A0011信封?。?號(hào)/白）

備注：

1、最低庫(kù)存量=月平安運(yùn)用量

2、上月結(jié)余數(shù)量=月盤庫(kù)所得剩余數(shù)量

3、本月應(yīng)選購(gòu)數(shù)量=最低庫(kù)存量-上月結(jié)余數(shù)量（本月應(yīng)選購(gòu)數(shù)量須是最小單次選購(gòu)數(shù)量的倍數(shù)，且大于或等于最低庫(kù)存數(shù)量）

附件二:

辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置支配單

序號(hào)申購(gòu)用品規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備注

行政主管審核

總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批

附件三:

辦公用品領(lǐng)用記錄

領(lǐng)取時(shí)間領(lǐng)用物品