辦公用品采購管理辦法

辦公用品采購管理辦法

第一章總則第一條辦公用品管理目的：為加強(qiáng)集團(tuán)公

司辦公用品管理合理控制費(fèi)用開支規(guī)范集團(tuán)公司辦公用品的采

購、使用、保管、發(fā)放、費(fèi)用分?jǐn)偧皥?bào)銷等工作本著勤儉節(jié)約

和有利于工作的原則根據(jù)集團(tuán)公司實(shí)際特制定本辦法。

第二條適用范圍：集團(tuán)本部及各分公司子公司可參照執(zhí)

行。

第二章細(xì)則第三條辦公用品范圍本辦法所稱辦公用

品是指300元以下的日常辦公文具打印紙易耗及耐耗材等。分

為一級(jí)消耗品二級(jí)消耗品管理消耗品和管理耐用品四種。

1、一級(jí)消耗品：鉛筆膠水膠帶釘書釘簽字筆圓珠筆筆芯軟

皮筆記本復(fù)寫紙標(biāo)簽橡皮告示貼檔案袋拉桿文件夾修正液熒光

筆等；2、二級(jí)消耗品：名片冊高級(jí)筆記本鋼筆筆筒等；

3、管理消耗品：碳粉墨盒填加墨水硒鼓復(fù)印紙等；4、管理

耐用品：剪刀直尺訂書機(jī)打孔器印泥計(jì)算器等。

第四條辦公用品管理職能1、綜合干事負(fù)責(zé)全所辦公

用品的采購、保管、發(fā)放等管理工作并設(shè)專人負(fù)責(zé)辦公用品的

驗(yàn)收、入庫、發(fā)放與統(tǒng)計(jì)等管理工作。

2、各班組設(shè)專人負(fù)責(zé)辦公用品計(jì)劃申報(bào)、統(tǒng)一領(lǐng)取以及

控制使用管理部門由綜合干事負(fù)責(zé)計(jì)劃申報(bào)、發(fā)放。

3、局辦公用品的管理統(tǒng)一歸局人事行政部人事行政部應(yīng)

當(dāng)于每月月初完成局辦公用品使用計(jì)劃和上月辦公費(fèi)用報(bào)表上

交局總經(jīng)理審核。

4、辦公費(fèi)用報(bào)表分常規(guī)費(fèi)用和非常規(guī)費(fèi)用兩大類其中常

規(guī)費(fèi)用對(duì)應(yīng)日常耗用的低值易耗品的費(fèi)用月初需由各部門負(fù)責(zé)

人（業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人）制定相應(yīng)的月支出計(jì)劃當(dāng)月的支出應(yīng)當(dāng)限定

在月初的計(jì)劃經(jīng)費(fèi)之內(nèi)如有超支的需要列出超值的緣由。超支

巨大的需做當(dāng)面解釋。非常規(guī)費(fèi)用對(duì)應(yīng)高值管理品一項(xiàng)高值管

理品不設(shè)月度計(jì)劃根據(jù)實(shí)際需要情況通過正常審批程序購置人

事行政部需于月初列出各部門的費(fèi)用支出詳細(xì)統(tǒng)計(jì)情況上交局

總經(jīng)理。

第五條辦公物品的申請1、根據(jù)辦公用品庫存量情況

以及消耗水平向行政經(jīng)理通報(bào)確定申購數(shù)量。如果辦公印刷制

品需要調(diào)整格式或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化也

一并向行政主管提出。

2、辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請需要填寫《辦公用品申

請單》。局辦公用品的申請自個(gè)人為主管及以上管理人員各級(jí)

管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要及時(shí)地提出采買申請。

普通員工的辦公用品需要應(yīng)當(dāng)向自己的主管提出由主管統(tǒng)一進(jìn)

行申請。

第六條辦公用品的審批1、在填寫《辦公用品申請單》

后申請人應(yīng)當(dāng)將申請單交有審批權(quán)的部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)審

批人是辦公管理費(fèi)用控制的責(zé)任人其簽署的批準(zhǔn)意見對(duì)辦公費(fèi)

用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

2、局賦予部門管理人及以上管理人員以一定價(jià)值范圍

的辦公用品請購的審批權(quán)根據(jù)不同的層級(jí)劃分出不同類別辦公

用品的審批權(quán)?！?fù)責(zé)審批屬于低值易耗品的辦公用品申請局

副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批局各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品

的申請。

第七條采購管理1、填寫的《辦公用品申請單》在得到

批準(zhǔn)后應(yīng)當(dāng)交到局人事行政部由人事行政部統(tǒng)一采買人事行政

部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作編制出常用品的價(jià)格表把握好辦

公用品的價(jià)格行情做好供應(yīng)商的比較、甄選工作盡最大可能控

制好辦公用品的采購成本。

2、在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情

況下按照成本最小原則選擇直接去商店采購或者訂購的方式。

辦公用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購復(fù)印

紙、大中型設(shè)備器具、批量辦公用品等必須有兩至三人參加洽

談貨比三家務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴(yán)禁收受回

扣、紅包及高額貴重饋贈(zèng)；不得受賄不得索取錢物。

3、訂購單：在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要

訂購的辦公用品則申請部門還必須另填一份訂購單經(jīng)行政部門

確認(rèn)后直接向有關(guān)商店訂購。行政部門必須依據(jù)訂購單填寫

“訂購進(jìn)度控制卡”卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)以

及向哪個(gè)商店訂購等等。4、辦公室所有辦公用品的采購

工作統(tǒng)一在辦公室采購領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。采購領(lǐng)導(dǎo)

小組組長由事務(wù)管理長兼任具體采購工作由后勤科組織實(shí)施。

5、嚴(yán)格執(zhí)行采購制度。凡采購物資、商品等必須按局采

購規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、程序進(jìn)行。嚴(yán)格采購審批制度。隨用隨買的個(gè)

別零散性采購一次性采購在在500元以下的由采購領(lǐng)導(dǎo)小組組

長審批；金額在500元以上的由辦辦公室主任審批。

6、采購工作要科學(xué)、合理增強(qiáng)透明度。采購前應(yīng)做好市

場調(diào)查充分掌握欲購物品的性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件。貨比

三家講價(jià)壓價(jià)努力達(dá)到貨真價(jià)實(shí)物美價(jià)廉。

7、辦公用品采購的一般程序?yàn)椋盒栌每剖蚁蚬芾聿块T提

出購物申請一管理部門按照規(guī)定權(quán)限辦理審批一在采購領(lǐng)導(dǎo)小

組的監(jiān)督指導(dǎo)下由后勤科實(shí)施采購一所購物品交保管員驗(yàn)收、

登記入庫；采購人和驗(yàn)收人各自在發(fā)票上簽字一有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)

定批準(zhǔn)權(quán)限審簽一財(cái)務(wù)科核銷。

8、人事行政部要根據(jù)局日常辦公需要對(duì)一些常用的辦公

用品進(jìn)行批量購買字辦公室保持一定庫存以保證正常辦公需要

的及時(shí)滿足提高供給效率。

第八條辦公用品的領(lǐng)用1、各部門憑《辦公用品申請

單》可以領(lǐng)用已采購回單位的辦公用品在領(lǐng)用時(shí)領(lǐng)用人應(yīng)在人

事行政部的《辦公用品發(fā)放表》上簽上領(lǐng)取人的姓名和日期領(lǐng)

取人可以是申請人也可以是申請人制定的使用人但涉及高值管

理品的必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字以明確保管責(zé)任。

2、在令傭人簽字領(lǐng)取辦公用品時(shí)人事行政部當(dāng)對(duì)領(lǐng)取人

做好登記。

第九條辦公用品的使用1、使用辦公用品要牢固樹立節(jié)

約光榮、浪費(fèi)可恥的思想在日常工作中處處精打細(xì)算提倡節(jié)省

每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢努力降低辦公成

本。

2、辦公用品應(yīng)為辦公所用不得據(jù)為己有挪作私用；不得

用辦公設(shè)備干私活謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。精

心使用辦公設(shè)備認(rèn)真遵守操作規(guī)程及時(shí)關(guān)閉電源定期維護(hù)保養(yǎng)

最大限度的延長辦公設(shè)備、用品使用壽命。

3、辦公用品使用要物有所值物盡其用不要大材小用貴材

賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲

別針等反復(fù)使用；紙張可雙面利用充分發(fā)揮各種辦公用品的最

大使用效率。

4、對(duì)于高檔耐用辦公用品科室間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用一

般不得重復(fù)購置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障由原采購人員負(fù)責(zé)

協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；故意造成設(shè)備損壞

的直接責(zé)任人應(yīng)賠償。

第十條辦公用品的保管1、對(duì)于大件管理品實(shí)行保管責(zé)

任制實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法對(duì)保管責(zé)

任進(jìn)行歸屬人事行政部根據(jù)不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)情況合理編訂納入

保管責(zé)任制的大件管理品目錄。現(xiàn)階段的大件管理品范圍為：

電腦及其配件、電話機(jī)、電風(fēng)扇、計(jì)算器。

2、因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品造成重大

異常損耗的將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損

失部分的賠償其中責(zé)任認(rèn)定分三等含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕

微責(zé)任分別對(duì)應(yīng)80%、50%、20%的損失賠償比例。損失的計(jì)算

按歷史采購成本計(jì)算根據(jù)人事行政部事先公布的該類辦公用品

的使用年限在計(jì)提折舊后得出賠償費(fèi)用。

第十一條辦公用品的報(bào)廢局對(duì)高值管理品的報(bào)廢實(shí)行審

批管理各部門如有高值管理品順壞不能使用的當(dāng)依據(jù)以下規(guī)定

進(jìn)行處理1、對(duì)簡單問題的可以自行維修處理但對(duì)有保修服

務(wù)品且在保修期內(nèi)的不得擅自自行處理。

2、可維修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品維修申請

單》至人事行政部統(tǒng)一進(jìn)行處理。

對(duì)維修不成的高值管理品實(shí)行報(bào)廢處理報(bào)廢應(yīng)擔(dān)是在對(duì)可

能維修的在提交過維修申請經(jīng)過維修但無法修好的情況下或是

對(duì)無條件維修的經(jīng)過了人事行政部的故障認(rèn)定方可由該管理品

的保管人填寫《辦公用品報(bào)廢申請單》經(jīng)人事行政部簽字確