管理電腦中的辦公文件

文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程第2課管理電腦中的辦公文件主講：×××文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握文件與文件夾的根本操作1熟悉搜索、設(shè)置與共享文件和文件夾的方法2掌握移動(dòng)設(shè)備的使用方法4文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程課堂講解選擇、刪除文件和文件夾新建、重命名文件和文件夾設(shè)置文件和文件夾視圖模式文件管理根底知識(shí)移動(dòng)、復(fù)制文件和文件夾使用U盤管理文件搜索、設(shè)置與共享文件和文件夾文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程文件管理根底知識(shí)文件與文件夾磁盤文件路徑文件屬性文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程文件與文件夾文件電腦中各種數(shù)據(jù)的表現(xiàn)方式就是文件。文件的種類很多，但其外觀都是由文件圖標(biāo)和文件名稱組成，其中文件名稱由文件名和擴(kuò)展名〔包括小黑點(diǎn)〕兩局部組成。文件與文件夾文件夾文件夾的作用是存放文件或其他文件夾。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程磁盤電腦中的所有文件和文件夾都保存在磁盤中，磁盤的多少取決于安裝操作系統(tǒng)之前對(duì)硬盤分區(qū)的多少。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程文件路徑文件路徑顯示了文件或文件夾的具體位置，以下圖表示當(dāng)前文件在H盤下名為“會(huì)計(jì)〞的文件夾中。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程文件屬性只讀：表示此文件不能被更改。隱藏：表示將該文件的圖標(biāo)和文件名隱藏在窗口中，呈不可見形式，假設(shè)需對(duì)隱藏文件進(jìn)行操作，那么需通過對(duì)文件夾選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置后才能使其以半透明狀態(tài)重新顯示出來。存檔：指定是否應(yīng)該存檔該文件或文件夾，以便相應(yīng)程序?qū)Υ宋募M(jìn)行備份文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程設(shè)置文件和文件夾視圖模式單擊窗口中工具欄上的按鈕，在彈出的菜單中選擇需要的命令即可改變當(dāng)前窗口中文件的顯示模式。顯示模式一般包括“超大圖標(biāo)〞、“大圖標(biāo)〞、“中等圖標(biāo)〞、“小圖標(biāo)〞、“列表〞、“詳細(xì)信息〞、“平鋪〞和“內(nèi)容〞8種。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程新建、重命名文件和文件夾創(chuàng)立庫新建文件和文件夾重命名文件和文件夾案例——?jiǎng)?chuàng)立“作品〞文件夾文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程創(chuàng)立庫1.選擇【文件】→【新建】→【庫】命令，即可新建庫，在其中輸入庫名稱。2.雙擊創(chuàng)立的庫，在翻開的窗口中單擊按鈕，翻開“將文件夾包含在‘XX’中〞對(duì)話框，在其中選擇需要包含的文件夾。3.單擊按鈕即可將選擇的文件夾包含到庫中文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程新建文件和文件夾在文件夾窗口中選擇【文件】→【新建】命令。在文件夾窗口的空白區(qū)域中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“新建〞命令。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程重命名文件和文件夾1.選擇需重命名的文件或文件夾，在其上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名〞命令，或直接按【F2】鍵。2.此時(shí)文件名稱將呈可編輯狀態(tài)。3.輸入新的名稱后按【Enter】鍵或單擊窗口空白區(qū)域即可確認(rèn)重命名。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程案例——?jiǎng)?chuàng)立“作品〞文件夾本例將在F盤的根目錄下創(chuàng)立文件夾和文件。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程選擇、刪除文件和文件夾選擇文件和文件夾刪除文件和文件夾案例——?jiǎng)h除第1和第5個(gè)以外的文件文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程選擇文件和文件夾直接單擊需選擇的文件或文件夾。在窗口空白區(qū)域按住鼠標(biāo)左鍵不放并進(jìn)行拖動(dòng)，將出現(xiàn)一個(gè)半透明的藍(lán)色矩形框，處于該框范圍內(nèi)的文件和文件夾都將被選擇。選擇一個(gè)文件或文件夾后，按住【Shift】鍵不放選擇另一個(gè)文件或文件夾，此時(shí)將選擇這兩個(gè)文件或文件夾之間的所有文件或文件夾。選擇一個(gè)文件或文件夾，然后按住【Ctrl】鍵不放，依次選擇所需文件或文件夾，可選擇窗口中任意連續(xù)或不連續(xù)的文件或文件夾。選擇【編輯】→【全選】命令或按【Ctrl+A】鍵可選擇當(dāng)前窗口中所有的文件和文件夾。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程刪除文件和文件夾選擇需刪除的文件或文件夾〔可同時(shí)選擇多個(gè)文件和文件夾〕，然后按【Delete】鍵，翻開的提示對(duì)話框，單擊按鈕即。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程案例——?jiǎng)h除第1和第5個(gè)以外的文件本例將通過刪除指定的文件來練習(xí)選擇不相鄰文件和刪除文件的方法。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程移動(dòng)、復(fù)制文件和文件夾移動(dòng)文件和文件夾復(fù)制文件和文件夾案例——調(diào)整“端午活動(dòng)〞文件夾結(jié)構(gòu)電腦入門培訓(xùn)教程移動(dòng)文件和文件夾選擇需移動(dòng)的文件或文件夾，選擇【編輯】→【剪切】命令，切換到目標(biāo)窗口，選擇【編輯】→【粘貼】命令。選擇需移動(dòng)的文件或文件夾，按【Ctrl+X】鍵，切換到目標(biāo)窗口，按【Ctrl+V】鍵。在需移動(dòng)的文件或文件夾上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“剪切〞命令，切換到目標(biāo)窗口，在窗口空白區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼〞命令。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程復(fù)制文件和文件夾選擇需復(fù)制的文件或文件夾，選擇【編輯】→【復(fù)制】命令，切換到目標(biāo)窗口，選擇【編輯】→【粘貼】命令。選擇需復(fù)制的文件或文件夾，按【Ctrl+C】鍵，切換到目標(biāo)窗口，按【Ctrl+V】鍵。在需復(fù)制的文件或文件夾上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制〞命令，切換到目標(biāo)窗口，在窗口空白區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼〞命令。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程案例——調(diào)整“端午活動(dòng)〞文件夾結(jié)構(gòu)本例將通過調(diào)整“端午活動(dòng)〞文件夾的結(jié)構(gòu)練習(xí)移動(dòng)和復(fù)制文件及文件夾的操作。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程搜索、設(shè)置與共享文件和文件夾搜索文件和文件夾設(shè)置文件屬性共享文件和文件夾案例——搜索格式為“.MP3〞的文件文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程搜索文件和文件夾1.在文件夾窗口右上角的“搜索〞文本框中輸入需要查找的文件或文件夾名稱、時(shí)間等關(guān)鍵字。2.單擊“修改日期〞按鈕，在翻開的面板中設(shè)置修改日期。3.Windows7將根據(jù)設(shè)置的條件進(jìn)行搜索，假設(shè)找到符合條件的文件或文件夾，將顯示在窗口右側(cè)。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程設(shè)置文件屬性1.選擇需更改屬性的文件或文件夾，然后選擇【文件】→【屬性】命令，或在需更改屬性的文件或文件夾上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性〞命令。2.翻開“屬性〞對(duì)話框，在下方的“屬性〞欄中選中相應(yīng)的復(fù)選框。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程共享文件和文件夾1.選擇需共享的文件或文件夾，然后選擇【文件】→【屬性】命令，或在需更改屬性的文件或文件夾上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性〞命令。2.翻開“屬性〞對(duì)話框，單擊“共享〞選項(xiàng)卡，單擊按鈕翻開“文件共享〞窗口，在其中直接單擊按鈕。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程案例——搜索格式為“.MP3〞的文件本例將通過搜索功能搜索“.MP3〞格式的文件，并設(shè)置第一個(gè)文件的屬性為“隱藏〞。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程使用U盤管理文件1.將U盤插入電腦主機(jī)的USB接口，稍后任務(wù)欄會(huì)提示“發(fā)現(xiàn)新硬件〞，當(dāng)出現(xiàn)的圖標(biāo)變?yōu)闋顟B(tài)時(shí)，表示U盤順利與電腦連接。2.翻開“計(jì)算機(jī)〞窗口，可看見“可移動(dòng)磁盤〞盤符，雙擊即可翻開，此時(shí)便可將U盤中的文件移動(dòng)或復(fù)制到電腦的某個(gè)文件夾中，或?qū)㈦娔X上的文件復(fù)制到U盤中等.文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程上機(jī)實(shí)戰(zhàn)熟練掌握移動(dòng)和復(fù)制文件和文件夾的方法。

本課上機(jī)實(shí)戰(zhàn)將創(chuàng)立“6月會(huì)議安排〞文件系統(tǒng)和使用U盤傳送文件，綜合練習(xí)本課所學(xué)的知識(shí)點(diǎn)。上機(jī)目標(biāo)掌握使用U盤的方法。

熟練掌握新建、重命名文件和文件夾的方法文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程創(chuàng)立“6月會(huì)議安排〞文件系統(tǒng)操作要求:本例要求在F盤根目錄下創(chuàng)立一個(gè)名為“6月會(huì)議安排〞的文件夾.在該文件夾中創(chuàng)立兩個(gè)名為“月初方案會(huì)議〞和“月底銷售總結(jié)會(huì)議〞的文件夾.分別將會(huì)議文件復(fù)制到對(duì)應(yīng)的文件夾中。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程操作思路根據(jù)上面的操作要求，本例的操作思路如下。①新建文件夾②移動(dòng)文件夾文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程使用U盤傳送文件操作要求:插入U(xiǎn)盤。將“作品〞文件夾復(fù)制到U盤中。拔除U盤。文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程操作思路本例的主要操作步驟如下。將U盤插入電腦主機(jī)的USB接口中。待電腦識(shí)別U盤后，切換到“作品〞文件夾所在的窗口，復(fù)制該文件夾。通過“計(jì)算機(jī)〞窗口雙擊U盤盤符，然后將“作品〞文件夾粘貼到其中。完成后關(guān)閉U盤窗口，單擊圖標(biāo)，然后選擇“彈出移動(dòng)設(shè)備〞選項(xiàng)，最后拔除U盤。

文秘辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程課后練習(xí)〔1〕通過菜單命令在F盤中新建一個(gè)名為“辦公文件管理〞的文件夾?！?〕將電腦中所有關(guān)于辦公的文件和