會議管理 會議記錄 會議總結(jié) 會議文件全套

會議管理：會議記錄、會議總結(jié)、會議文件01會議記錄02會議總結(jié)03會議文件一、會議記錄在會議召開過程中，綜合部需指派專人將會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，形成會議記錄。為真實(shí)反映會議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后工作開展提供客觀依據(jù)，企業(yè)的一般會議都要有會議記錄。1．會議記錄方法會議記錄一般有兩種方法：一種是摘要記錄，一種是詳細(xì)記錄。詳情如下。會議記錄方法記錄方法詳細(xì)說明摘要記錄◆摘要記錄是抓住重點(diǎn)，摘錄要義，如發(fā)言要點(diǎn)、會議的決定等。摘要記錄多適用于企業(yè)內(nèi)部的日常性工作會議◆摘要記錄需要記錄人員在會議召開過程中，迅速做出分析概括，抓住要點(diǎn)、明白缺失，因此對記錄人員的素質(zhì)要求較高詳細(xì)記錄◆詳細(xì)記錄是有言必錄，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細(xì)記錄在案。詳細(xì)記錄一般適用于特點(diǎn)重要的會議◆詳細(xì)記錄要求速度快，記錄人精神集中；為保證記錄信息全面、準(zhǔn)確，可采取符號速記或借助錄音機(jī)，然后在會后進(jìn)行整理無論是摘要記錄還是詳細(xì)記錄，均應(yīng)在記錄過程中，著重做好以下內(nèi)容的記錄。①會議開始前的定調(diào)性言論。②圍繞會議中心議題展開的活動情況。③會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解。④企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、權(quán)威人士、主要代表的言論。⑤對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。⑥會議通過的決定、決議。⑦會議懸而未決的事項(xiàng)。⑧會議結(jié)束前的總結(jié)性言論。2．會議記錄要求記錄人員在開會前要提前到達(dá)會場，并選擇可能靠近主持人、發(fā)言人或擴(kuò)音設(shè)備等位置，以便于聆聽會議內(nèi)容，做好會議記錄。（1）會議記錄內(nèi)容要求一份完整的會議記錄至少應(yīng)符合以下內(nèi)容要求，如下。準(zhǔn)確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點(diǎn)，會議性質(zhì)詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名；如是全體員工大會，則只需記錄總?cè)藬?shù)、重要領(lǐng)導(dǎo)即可忠實(shí)記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)，會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)；發(fā)言中的插話、掌聲、臨時中斷、以及其他重要會議動態(tài)也應(yīng)予以記錄記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況（2）會議記錄規(guī)范要求對于企業(yè)而言，一份合格的會議記錄除符合以上內(nèi)容要求外，還必須滿足以下規(guī)范要求，如下。記錄內(nèi)容要忠實(shí)于原意，不得添加記錄人的觀點(diǎn)、主張，不得斷章取義；尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入無論是詳細(xì)記錄還是摘要記錄，會議要點(diǎn)的記錄都應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確會議記錄的書寫要清楚規(guī)范，記錄的內(nèi)容條理清晰、重點(diǎn)突出符合會議記錄的格式要求4．會議記錄寫作會議記錄包括會議組織情況、會議內(nèi)容兩部分。其中，會議組織情況要求寫明：會議名稱、時間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等信息；會議內(nèi)容需寫明發(fā)言、決議、問題。下表提供一份××公司會議記錄表，供讀者參考?！痢凉緯h記錄表會議名稱會議時間會議地點(diǎn)主吃人記錄人出席人員列席人員缺席人員主要議題發(fā)言記錄主持人簽字記錄人簽字日期日期二、會議總結(jié)會議結(jié)束后，綜合部應(yīng)對整個會議的組織與服務(wù)工作進(jìn)行全面總結(jié)，以積累經(jīng)驗(yàn)，找出不足，以便為今后做好同類會議的組織與服務(wù)工作提供借鑒。1．會議總結(jié)形式會議的類型不同，會議總結(jié)的形式也有所差異。詳情如下所示。（1）小型會議總結(jié)對于小型會議而言，主持人將參會人員的眾多意見加以集中、歸納、概括、總結(jié)，最后形成結(jié)論性意見，就是此次會議總結(jié)。（2）大中型會議總結(jié)對于大中型會議而言，一般都需要專門的會議總結(jié)。會議總結(jié)通常以召開總結(jié)會的形式進(jìn)行，必要時還需要提交書面的會議總結(jié)報告，并交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。大中型會議總結(jié)至少應(yīng)包含下圖所示。對會議組織和服務(wù)中存在的問題進(jìn)行總結(jié)、分析對會議的組織和服務(wù)過程進(jìn)行回顧對會議組織與服務(wù)過程中有關(guān)部門和人員進(jìn)行表彰和獎勵對于會議組織和服務(wù)情況進(jìn)行客觀評價對會議組織與服務(wù)過程中的紕漏與差錯進(jìn)行總結(jié)與檢查2．會議總結(jié)要求綜合部要做好會議總結(jié)，至少要符合以下三項(xiàng)要求。第一，要尊重客觀事實(shí)，嚴(yán)禁隨意編造事實(shí)，欺上瞞下，或者走過場。第二，要客觀總結(jié)、分析會議召開情況，提煉出紀(jì)律性的理論認(rèn)識。第三，要抓住重點(diǎn)，找出最具指導(dǎo)意義的內(nèi)容，如：會議組織和服務(wù)工作中最容易犯的錯誤。三、會議文件在會議管理工作中，會涉及開幕詞、閉幕詞、會議通知、會議總結(jié)、會議紀(jì)要等文件，具體的撰寫要求和操作范例如下所示。1．會議開幕詞（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)開幕詞是大中型會議由主要領(lǐng)導(dǎo)在會議召開時使用的會務(wù)文書，它具有對會議的提示性和指導(dǎo)性的重要作用。開幕詞的內(nèi)容常常對會議中需要探討的問題進(jìn)行概括性的提示，使與會者能夠?qū)h的議題和方向有所準(zhǔn)備，從而達(dá)到會議良好的效果。開幕詞一般字?jǐn)?shù)較少，但內(nèi)容豐富，其結(jié)構(gòu)較為獨(dú)特，具體內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。標(biāo)題一種是直接寫“開幕詞”；另一種是在“開幕詞”前加上會議的名稱；還有一種是將“會議開幕詞”作為副標(biāo)題，在前面加一個能夠反映會議宗旨的題目作為主標(biāo)題時間寫在標(biāo)題下方，并加上括號，表示發(fā)言人致開幕詞的時間稱謂對參會人員的稱呼，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及參會人員的身份確定稱謂，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓”正文具體闡述會議目的、任務(wù)，會議的指導(dǎo)思想，會議的主題，會議的開法等內(nèi)容結(jié)尾可對參會人員提出開好會議的要求，對完成會議任務(wù)提出希望（2）范例展示下表提供××公司年終總結(jié)表彰大會開幕式上的開幕詞，供讀者參考?！痢凉?0

年度總結(jié)表彰大會上的開幕詞（

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日）尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)，各位來賓，親愛的同事們：大家好！今天，窗外陽光明媚，室內(nèi)暖意融融！在新春佳節(jié)即將到來之際，我們在這里歡聚一堂，召開20年度公司總結(jié)表彰大會，主要目的是為了總結(jié)一年來的工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，共商公司未來發(fā)展大計(jì)，并對為公司各項(xiàng)工作的發(fā)展做出貢獻(xiàn)的部門、員工進(jìn)行表彰和獎勵。首先我代表××公司對××單位對本次會議的大力支持表示感謝！對來自××單位的各位來賓表示熱烈的歡迎。為保證會議的有序進(jìn)行，在會議正式開始之前，我提幾條要求：1．請所有與會人員暫時關(guān)閉手機(jī)，不要接打電話；2．不要在會場內(nèi)、外來回走動，大聲喧嘩，或與人交頭接耳；3．不要隨地吐痰，亂扔廢棄物，不要抽煙；4．會議結(jié)束以后，先歡送領(lǐng)導(dǎo)和來賓退場，然后依次序退場。最后，預(yù)祝“××公司20

年年終總結(jié)表彰大會”圓滿成功！謝謝大家！2．會議閉幕詞（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)閉幕詞是大中型會議在結(jié)束時由主要與會領(lǐng)導(dǎo)向會議做的總結(jié)性文書，它與開幕詞相對應(yīng)，是整個會議的結(jié)束語。閉幕詞的內(nèi)容一般是對會議的進(jìn)程、步驟和取得成果進(jìn)行概括，對會議召開的效果與作用進(jìn)行評價，并對與會者提出期望和鼓勵，從而有利于貫徹會議的主題精神及重要內(nèi)容。閉幕詞的具體內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。標(biāo)題一種是直接寫“閉幕詞”；另一種是在“閉幕詞”前加上會議的名稱；還有一種是將“會議閉幕詞”作為副標(biāo)題，在前面加一個能夠反映會議宗旨的題目作為主標(biāo)題時間寫在標(biāo)題下方，并加上括號，表示發(fā)言人致閉幕詞的時間稱謂對參會人員的稱呼，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及參會人員的身份確定稱謂，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓”正文具體闡述會議結(jié)束語、回顧會議步驟、評價會議成果，最后提出期望和號召結(jié)尾對參會人員表示感謝，并提出祝福（2）范例展示下表提供××公司年終總結(jié)表彰大會開幕式上的閉幕詞，供讀者參考?！痢凉?0

年度總結(jié)表彰大會上的閉幕詞（

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日）尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)，各位來賓，親愛的同事們：今天的表彰大家開得很圓滿，也很成功，王經(jīng)理的總結(jié)報告，既對公司一年來的發(fā)展進(jìn)行了全面、客觀、公正的總結(jié)，也提出了公司第三個五年計(jì)劃的發(fā)展思路，描繪了公司美好的未來。高董事長的講話站得高、看得遠(yuǎn)，使我們每一個人都能感受到公司的前景光明，更加堅(jiān)定了我們每個人的信心，是一個振奮人心、催人奮進(jìn)的大會！會后，我們要深入學(xué)習(xí)、領(lǐng)會這次會議的精神，在××公司領(lǐng)導(dǎo)班子的帶領(lǐng)下，繼續(xù)堅(jiān)持“誠信做人，踏實(shí)干事”的經(jīng)營理念，和“對社會負(fù)責(zé)，讓員工富?！钡陌l(fā)展方針，團(tuán)結(jié)一心，共同努力、務(wù)實(shí)開拓，不斷創(chuàng)新，共同為力大公司的美好未來貢獻(xiàn)我們的力量和智慧！20

年總結(jié)暨表彰大會到此結(jié)束。再次感謝各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓的光臨，祝所有的同事們工作順利！謝謝大家！3．會議通知（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)會議通知是會議組織管理部門向參會單位、參會人員傳達(dá)即將召開會議的基本情況，而使用的文書。一般情況下，會議通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。標(biāo)題既可以寫“發(fā)文部門+事由+文種”（如××部關(guān)于××的通知），也可以省略這種形式，直接寫“通知”兩個字稱呼收文大內(nèi)或個人的名稱正文◆擬召開會議的基本情況◆對通知內(nèi)容的下一步安排或進(jìn)行執(zhí)行方面的指導(dǎo)性語言正文通知發(fā)文單位的名稱和發(fā)文時間（2）范例展示下表提供了一份××公司的開會通知單，供讀者學(xué)習(xí)和參考。開會通知一、會議主旨：關(guān)于××產(chǎn)品后期維修討論會議。二、會議地點(diǎn)：公司一樓會議室。三、會議時間：20

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分。四、主持人：王××。五、參會人員：王××（設(shè)備管理部經(jīng)理）、唐××（維修部組長）、楊××（客服部經(jīng)理）、趙××（財(cái)務(wù)部經(jīng)理）、陶××（綜合部經(jīng)理）。六、會議主旨：1．已維修設(shè)備的使用狀況。2．如何控制維修成本。3．如何安排后期的維修工作。七、會議要求：請參會人員安排好工作，準(zhǔn)時參加會議！聯(lián)系人：賈××聯(lián)系電話：1234567綜合部20個月4．會議紀(jì)要（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)會議紀(jì)要是記錄和傳達(dá)會議的情況、議定的事項(xiàng)、達(dá)成的協(xié)議和明確的安排等，并要求相關(guān)部門和個人了解和執(zhí)行的會務(wù)文書。會議紀(jì)要撰寫時應(yīng)盡力運(yùn)用闡述性文字和具有較強(qiáng)說服力的語言，不可發(fā)表空論使會議成果無法用于實(shí)際工作的具體實(shí)踐過程。會議紀(jì)要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)如標(biāo)題包括會議名稱、主持單位、會議性質(zhì)等，或會議名稱加上文中的形式基本信息包括時間、地點(diǎn)、與會人員、列席人員等，有時也只標(biāo)明時間正文◆起始：具體介紹會議基本情況、議題、議程等◆主題：圍繞會議主題，闡述會議過程◆結(jié)尾：總結(jié)會議結(jié)論和決議，明確工作方向并號召等（2）范例展示下表提供××公司客戶座談會的會議紀(jì)要，供讀者參考?！痢凉究蛻糇剷h紀(jì)要（

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日）為了解客戶的真實(shí)需求，提高客戶服務(wù)系統(tǒng)質(zhì)量，交流經(jīng)驗(yàn)，分析并制定改善措施，利用客戶資源達(dá)到提高客戶服務(wù)水平的目標(biāo)。20

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日，公司客戶服務(wù)部張經(jīng)理主持召開客戶座談會，參加會議的有孫××、梁××等28位忠實(shí)客戶，以及公司總經(jīng)理趙××，公司軟件開發(fā)部、市場開發(fā)部、生產(chǎn)部、品質(zhì)管理部、銷售部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，共計(jì)50人?？蛻舴?wù)部經(jīng)理張經(jīng)理在會議上做了題為《創(chuàng)新思路，開拓新市場》的工作報告，介紹了客戶服務(wù)工作的近況和近期的工作成果，并邀請與會的28名客戶參觀了公司新建立的客戶服務(wù)系統(tǒng)，并對系統(tǒng)的開發(fā)、使用等內(nèi)容展開了熱烈的討論。在會議過程中，客戶發(fā)言踴躍，提出了大量改進(jìn)建議和意見，對提高客戶服務(wù)系統(tǒng)的質(zhì)量起到了重要作用。經(jīng)過近2個小時的討論，公司總經(jīng)理趙××為座談會做了總結(jié)發(fā)言。與會人員一致認(rèn)為客戶服務(wù)系統(tǒng)的建立對企業(yè)的客戶服務(wù)水平發(fā)展起到關(guān)鍵性作用，但目前的客戶服務(wù)系統(tǒng)較為初級，應(yīng)深入挖掘內(nèi)在作用，以達(dá)到系統(tǒng)的完善和穩(wěn)定。本次座談會上，總經(jīng)理趙××明確要求落實(shí)以下措施。（具體措施略）5．會議總結(jié)（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)會議總結(jié)的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、正文和落款三個部分。落款即署名和署時，可以寫在標(biāo)題之下，也可以寫在文尾。詳情如下。標(biāo)題◆綜合性總結(jié)一般采用“總結(jié)單位+總結(jié)時限+文種”的形式◆專題性總結(jié)較為靈活，可以直接采用內(nèi)容的概括形式，省略總結(jié)單位和總結(jié)時限◆為使重點(diǎn)突出，也可以采用正副標(biāo)題的寫法，正標(biāo)題用來揭示總結(jié)的主題，副標(biāo)題用來指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時間等正文◆前言：概括地交代總結(jié)的基本內(nèi)容（如：會議內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、背景、事件經(jīng)過等），也可將經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)簡短概括出來◆主體：包括會議取得成績與經(jīng)驗(yàn)◆結(jié)尾：可以是總結(jié)性話語、可以是前景展望，也可以省略此部分內(nèi)容落款總結(jié)的落款要寫明總結(jié)的單位名稱以及成文年月日。如果在標(biāo)題中已標(biāo)明了總結(jié)的單位名稱，落款中這一部分便可以省略。（2）范例展示下表提供××公司秋季銷售會議總結(jié)，供讀者參考。××公司秋季銷售會議總結(jié)會議時間：20

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日會議地點(diǎn)：××省××市××中路

號會議主題：20

年第三季度銷售情況匯報與分析參會人員：集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)，分公司、辦事處相關(guān)工作人員會議回顧：20

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日上午9：00～10：00，公司營銷總監(jiān)陸××就第三季度的銷售情況進(jìn)行總結(jié)與分析，讓各銷售人員能從全局認(rèn)識到公司目前的銷售趨勢及個人對公司的貢獻(xiàn)率。上午10：30～12:00，分公司、