股份制企業(yè)檔案管理研究

第第頁股份制企業(yè)檔案管理研究摘要：為更好地提高企業(yè)檔案管理水平，本文筆者結(jié)合股份制企業(yè)的特點，提出了搞好檔案建設(shè)和管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：股份制企業(yè)檔案管理研究

隨著企業(yè)改革改制工作的不斷深入以及投資環(huán)境的不斷完善，我國企業(yè)投資渠道和融資方式獲得多元化發(fā)展，各種股份制企業(yè)不斷出現(xiàn)。一方面，企業(yè)集團的投資主體越來越呈現(xiàn)多元化的趨勢；另一方面，社會投資的多元化也加速發(fā)展。這都使得傳統(tǒng)體制下的檔案管理和工作方法已經(jīng)不能適合股份制企業(yè)發(fā)展的需要。因此，企業(yè)檔案管理也應(yīng)與時俱進，順勢而變，不斷轉(zhuǎn)變工作和管理觀念，積極探索社會主義市場經(jīng)濟下的股份制企業(yè)檔案建設(shè)、管理的新型架構(gòu)模式和運行方式，做好企業(yè)檔案管理改革。

一、重視股份制企業(yè)檔案的價值

眾所周知，企業(yè)檔案是企業(yè)非常重要的信息資源，對于企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度至關(guān)重要。企業(yè)需要根據(jù)市場變化不斷調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，不斷創(chuàng)新管理體制，并圍繞核心競爭力，不斷創(chuàng)新發(fā)展，增加研發(fā)能力，不斷開發(fā)出獨具競爭優(yōu)勢的專利技術(shù)，不斷強化商標(biāo)權(quán)的管理和保護等等。因此，企業(yè)的管理者和檔案的管理者必須對檔案重新認識，不斷樹立和增強股份制企業(yè)檔案信息管理的新理念。

企業(yè)檔案是企業(yè)信息最為重要的載體，事關(guān)企業(yè)的經(jīng)濟利益。對于企業(yè)土地、設(shè)備以及各種產(chǎn)品工藝等各種有形資產(chǎn)進行真實記錄，并作為最為有效憑證。同時，每一個企業(yè)都有自己的專利技術(shù)、自有商標(biāo)權(quán)、專利使用和保護權(quán)、適合自己企業(yè)的各種非專利技術(shù)等無形資產(chǎn)，這些也都是由企業(yè)檔案來承載，并時時提供憑證。另外，每一個企業(yè)檔案本身都是一種特殊的無形資產(chǎn)，具有企業(yè)無形資產(chǎn)同等重要、等同性質(zhì)的特征和作用，也是企業(yè)資產(chǎn)的重要構(gòu)成，這些內(nèi)涵和界定在傳統(tǒng)檔案理論中卻未明示。作為股份制企業(yè)，每一個股東在企業(yè)中的資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)需要最為基本的原始憑證，這個憑證就是企業(yè)檔案。企業(yè)檔案又是維護各個股東資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)的最為重要的保障，事關(guān)各個企業(yè)道德商業(yè)機密和知識產(chǎn)權(quán)，甚至關(guān)系行業(yè)乃至國家機密。

二、建立健全政策法規(guī)，實現(xiàn)制度化管理

政策法律法規(guī)是檔案管理的基本依據(jù)，也是保證管理正規(guī)科學(xué)規(guī)范的基本保障。不管是淀粉股份制企業(yè)，還是其他經(jīng)營的股份制企業(yè)，在檔案管理過程中，都應(yīng)嚴格執(zhí)行《檔案法》，并根據(jù)各自企業(yè)經(jīng)營經(jīng)營范圍、經(jīng)營性質(zhì)、經(jīng)營方式等制定《企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動處理制度》《企業(yè)穩(wěn)健材料歸檔辦法》等。此外，企業(yè)還應(yīng)通過制定科學(xué)、合理、完善的制度和管理辦法，依靠政策和法規(guī)讓企業(yè)檔案管理實現(xiàn)依法治檔。檔案管理部門應(yīng)嚴格按照我國檔案管理的各種法律法規(guī)，遵照企業(yè)制定的各種管理辦法和制度，并結(jié)合企業(yè)自身特點逐步探索出符合企業(yè)自身發(fā)展和綜合服務(wù)的有效機制和途徑，做好各個方面的協(xié)調(diào)，把握重點環(huán)節(jié)，逐步使企業(yè)建立起依法治檔的新秩序，更好地為企業(yè)發(fā)展、市場經(jīng)濟服務(wù)。

結(jié)合淀粉股份制企業(yè)實際，我們應(yīng)把企業(yè)檔案管理真正納入到企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和企業(yè)各項工作計劃，制定嚴格的檔案規(guī)章制度，建立并逐步完善“檔案管理辦法”“借閱制度”“文書立卷歸檔制度”“保密制度”“企業(yè)庫房‘八防’措施”“淀粉企業(yè)管理制度”“檔案員崗位責(zé)任制度”等等，同時嚴格執(zhí)行，一絲不茍，堅決落實，并根據(jù)工作實際，不斷修復(fù)漏洞，確保完善。

三、完善企業(yè)各類檔案，加強企業(yè)檔案建設(shè)

隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模不斷變化，經(jīng)營方式不斷更新，甚至經(jīng)營業(yè)務(wù)日益多元，即使單一公司，也應(yīng)分工到位，管理細化。作為企業(yè)的重要構(gòu)成和發(fā)展保障，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)股份制公司發(fā)展需要，不斷完善企業(yè)的各類檔案，加強各種檔案建設(shè)，確保檔案系統(tǒng)有機統(tǒng)一。

（一）建立規(guī)范、獨立的檔案全宗

“檔案全宗是指一個國家機構(gòu)、社會組織或者一定的個人建立的具有有機聯(lián)系的檔案整體?！惫煞葜破髽I(yè)一定要注重建立規(guī)范而又獨立的檔案全宗，以便更好地整理、保管、統(tǒng)計及提供利用企業(yè)檔案。如果企業(yè)是由國有企業(yè)改制而來，就要科學(xué)地界定改制后企業(yè)的檔案資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)，由此前的國家所有變?yōu)榛旌纤兄?，檔案資產(chǎn)的所有權(quán)是以國有為主體，形成后檔案必須分別構(gòu)成全宗。如果實現(xiàn)了上市，還要包括原始股東、上市后的股權(quán)歸屬和構(gòu)成比例等，如果企業(yè)是多個投資主體，就要明晰投資主體的股本比例、企業(yè)的產(chǎn)權(quán)分屬等。

（二）強化企業(yè)各類檔案建設(shè)

股份制企業(yè)的檔案建設(shè)主要包括以下兩種類型。

1.資產(chǎn)評估檔案建設(shè)。在資產(chǎn)評估過程中，企業(yè)檔案部門需要提供真實有效的檔案材料，需要建立非常完善的檔案體系，包括固定資產(chǎn)檔案、產(chǎn)品經(jīng)營檔案、財務(wù)檔案等。固定資產(chǎn)檔案主要包括企業(yè)經(jīng)營所需的各種生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)廠房、各種機械和儀器以及基礎(chǔ)建設(shè)項目，這些固定資產(chǎn)想要很好地發(fā)揮其功能并能進行適當(dāng)?shù)木S護，必須有相應(yīng)的檔案材料作保障。企業(yè)的產(chǎn)品經(jīng)營檔案，包括各種產(chǎn)品設(shè)計檔案、各種工藝文件和產(chǎn)品檔案，事關(guān)企業(yè)生產(chǎn)的核心利益，尤其在企業(yè)經(jīng)營機制轉(zhuǎn)換時，必須保證產(chǎn)品繼續(xù)生產(chǎn)的檔案完整無缺。企業(yè)的財務(wù)檔案不可或缺，是企業(yè)資產(chǎn)計算的依據(jù)。在股份制企業(yè)中，財務(wù)檔案必須對企業(yè)法人占有量、企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)界定、出資人及出資比例等提供足夠翔實可靠的檔案材料依據(jù)。

2.產(chǎn)權(quán)變更后的新檔案建設(shè)。由于股份制企業(yè)的股東不是單一的，構(gòu)成數(shù)量較多，且很容易產(chǎn)生數(shù)量和比例的變化，所以，股份制企業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生變革是非常正常的現(xiàn)象。為此，一方面需要為產(chǎn)權(quán)變革提供大量檔案材料；另一方面，還要做好產(chǎn)權(quán)變革后的收集和管理工作，以便更好地管理和經(jīng)營，也為以后的變革提供最具說服力的檔案材料。

四、提高管理人員素質(zhì)，推進管理工作現(xiàn)代化

檔案管理的對象是企業(yè)檔案，而管理的關(guān)鍵是管理人員。人是最為關(guān)鍵的因素，工作人員的綜合素養(yǎng)事關(guān)整個檔案工作的整體質(zhì)量和管理水平。為此，需要不斷提高管理人員的綜合素養(yǎng)。首先要不斷解放思想，更新管理理念，增強社會主義市場經(jīng)濟和競爭意識，樹立全新的服務(wù)理念，不斷增強企業(yè)檔案管理的責(zé)任感和敬業(yè)精神。其次，不斷提高管理人員的知識水平和專業(yè)技能，在大力推進檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的同時，提高管理人員的信息化處理和管理能力，力求檔案管理科學(xué)先進，服務(wù)高質(zhì)量，工作全方位。再次，增強管理人員的協(xié)同理念，提高管理工作的統(tǒng)一性。股份制企業(yè)的檔案事關(guān)各個部分，需要加強協(xié)調(diào)，提高管理人員的整體觀念，發(fā)揮檔案體系的整體功能。

總之，股份制企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，事關(guān)企業(yè)的經(jīng)濟利益、歷史面貌和合法權(quán)益。因此，我們應(yīng)在認真貫徹檔案法的同時，