檔案收集管理制度

檔案收集管理制度一、制度目的該制度的目的在于規(guī)范公司檔案收集、存儲(chǔ)、查詢和使用的行為，確保公司檔案的完整性和安全性，便于公司管理并保證公司的正常運(yùn)行。二、適用范圍該制度適用于公司內(nèi)所有員工。三、檔案收集管理規(guī)定1.收集原則按照公司事務(wù)的需要，確定所需檔案種類，確保檔案的全面、及時(shí)、準(zhǔn)確收集。在收集資料前，要對(duì)其進(jìn)行分類、檢查、核實(shí)，嚴(yán)格審查收集的資料的真實(shí)性和可靠性。對(duì)于有涉及到合同、協(xié)議等重要文件的檔案收集，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)部門(mén)確定的流程進(jìn)行審核和管理。2.收集責(zé)任及授權(quán)管理公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)工作需要授權(quán)有關(guān)人員收集檔案，并規(guī)定其收集的種類和要求。各個(gè)部門(mén)應(yīng)明確收集檔案的責(zé)任人和具體任務(wù)，負(fù)責(zé)其部門(mén)對(duì)所需檔案的收集、整理、保存和使用保密。資深檔案管理人員應(yīng)提供檔案整理及相關(guān)管理的咨詢。并向有關(guān)部門(mén)提供檔案咨詢、發(fā)放復(fù)印文件、檢索和調(diào)出檔案等服務(wù)。3.檔案存儲(chǔ)管理將收集來(lái)的檔案資料按照一定的規(guī)范和流程進(jìn)行分類、編碼、裝訂，并標(biāo)注“機(jī)密”、“絕密”、“非密”級(jí)別，并予以密封。要定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的檔案進(jìn)行巡檢和審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)予以處理，并及時(shí)完善檔案存儲(chǔ)安全措施，確保檔案的完整性和安全性。不得私自拿出檔案，也不得隨意移動(dòng)檔案，防止檔案的遺失和損毀。4.檔案查詢使用在查詢和使用檔案時(shí)按照一定的規(guī)范和流程進(jìn)行操作，防止檔案被非授權(quán)人員查詢和使用。不得向無(wú)相關(guān)權(quán)益人員透露和提供檔案中的資料，保護(hù)公司數(shù)據(jù)的安全性。檔案出借需經(jīng)批準(zhǔn)，并采用相應(yīng)的管理制度加以控制。四、制度的執(zhí)行要建立相關(guān)人員的檔案管理檔案，對(duì)檔案的整個(gè)收集、審查、編制、查詢、歸檔的全過(guò)程進(jìn)行記錄。對(duì)于不按照本制度操作的行為，應(yīng)當(dāng)依據(jù)公司相關(guān)管理制度進(jìn)行相應(yīng)的處理。對(duì)于隨意修改、刪除檔案的行為，不但應(yīng)受到行政處罰，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的刑事責(zé)任。五、制度的修訂本制度的修訂應(yīng)當(dāng)由公司領(lǐng)導(dǎo)審議通過(guò)，并由公司法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)。本制度的修訂需進(jìn)行全員公示，并確保說(shuō)明修訂的具體變化和原因。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過(guò)定期或不定期的方式進(jìn)行檔案管理制度的培訓(xùn)和升級(jí)。六、附則本制度自實(shí)施之日起適用。如有需要修改，應(yīng)當(dāng)重新制定并進(jìn)行題名和公示。公司制定的其他管理制度，如與本制度沖突，則以公司領(lǐng)導(dǎo)審議后的為準(zhǔn)。以上就是公司檔案收集管理制度所涉及到