學(xué)習(xí)商務(wù)信函禮儀中文

項(xiàng)目二學(xué)習(xí)國(guó)際商務(wù)會(huì)務(wù)禮儀3.3

學(xué)習(xí)商務(wù)信函禮儀學(xué)習(xí)目錄學(xué)習(xí)子情景一：商務(wù)信函格式分類(lèi)學(xué)習(xí)子情景二：商務(wù)信函組成認(rèn)知學(xué)習(xí)子情景三：商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知學(xué)習(xí)子情景01商務(wù)信函格式分類(lèi)1、IndentedForm縮格式縮格式特點(diǎn)：1）頁(yè)面日期：靠右

2）標(biāo)題：具體收信人和事由居中3）段首縮格：二個(gè)漢字或字母4）結(jié)束敬語(yǔ)和落款靠右01商務(wù)信函格式分類(lèi)BlockedForm齊頭式齊頭式特點(diǎn)：

除信頭外全左對(duì)齊01商務(wù)信函格式分類(lèi)（三）混合式(Semiblockstylewithindentedparagraphs)混合式信函的特點(diǎn):1）

正文的每一段落的第一行采用縮行式;2）除信頭和日期外，其他部分采用齊頭式。02

商務(wù)信函組成認(rèn)知1、信頭Theheading

信頭就是指書(shū)信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。

通常情況下，公司都會(huì)專(zhuān)門(mén)印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)

我們撰寫(xiě)傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。2、編號(hào)（寫(xiě)信人的名字縮寫(xiě)）和日期Thesendernameandthedate

這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢(xún)信件用的。02

商務(wù)信函組成認(rèn)知3、封內(nèi)地址Theinsideaddress

這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫(xiě)在信箋的左上方。收信人名稱(chēng)地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫(xiě)出。另外，如果不是完全公事化的書(shū)信往來(lái)，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來(lái)，由于稱(chēng)呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說(shuō)明了收信人的身份，所以可以不必填寫(xiě)封內(nèi)地址。02

商務(wù)信函組成認(rèn)知

4、事由Thesubjectheading

事由也就是我們通常說(shuō)的主題，可以直接寫(xiě)明信件的重點(diǎn)，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。

5、稱(chēng)呼Thesalutation

指對(duì)收信人的一種稱(chēng)呼。

較常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。稱(chēng)呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)。稱(chēng)呼里的第一個(gè)字母要大寫(xiě)。02

商務(wù)信函組成認(rèn)知

6、開(kāi)頭語(yǔ)Theopensentences

開(kāi)頭語(yǔ)沒(méi)有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對(duì)方來(lái)信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合敘述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開(kāi)頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并表明目的要求。開(kāi)頭語(yǔ)一般與正文分開(kāi)，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。

7、正文Thebodyoftheletter

信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫(xiě)的好或壞。我們會(huì)在后面繼續(xù)討論寫(xiě)作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。02

商務(wù)信函組成認(rèn)知

8、結(jié)尾語(yǔ)Thecomplimentaryclose

結(jié)尾語(yǔ)一般用來(lái)總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求，如“希望來(lái)信來(lái)函定貨”，“答復(fù)詢(xún)問(wèn)”等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結(jié)束后，另起一段寫(xiě)結(jié)尾語(yǔ)。

9、結(jié)束語(yǔ)Thecomplimentaryclose

結(jié)束語(yǔ)是結(jié)束信函時(shí)的一種客套，應(yīng)該與前面的稱(chēng)呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.結(jié)束語(yǔ)寫(xiě)在結(jié)尾語(yǔ)下隔一行，只有第一個(gè)字母大寫(xiě)，后面加逗號(hào)。

10、簽名Thesignatrue

寫(xiě)在結(jié)束語(yǔ)的下面，簽上寫(xiě)信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫(xiě)信人最好親筆簽上您的名字，因?yàn)橛糜≌碌脑?，說(shuō)明該信件并非本人親自過(guò)目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫(xiě)上發(fā)信人的職位。

11、附件Enclosure

如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。

例如：Encls:2Invoices

Enc.:1B/Lading02

商務(wù)信函組成認(rèn)知1、信頭Theheading

2、編號(hào)（寫(xiě)信人的名字縮寫(xiě)）和日期Thesendernameandthedate3、封內(nèi)地址Theinsideaddress

4、事由Thesubjectheading5、稱(chēng)呼Thesalutation6、開(kāi)頭語(yǔ)Theopensentences

7、正文Thebodyoftheletter

8&9、結(jié)尾語(yǔ)/結(jié)束語(yǔ)Thecomplimentaryclose

10、簽名Thesignatrue02

商務(wù)信函組成認(rèn)知

1、收信人的郵箱2、發(fā)信人的郵箱3、寫(xiě)信日期

寫(xiě)日期時(shí)，請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)：

a.年份要寫(xiě)完整，不能用03代替2003。

b.月份要寫(xiě)英文名稱(chēng)，不能用數(shù)字來(lái)代替，如31/3/03不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可以用英文縮寫(xiě)，比如用Aug.代替August。

4、時(shí)間5、主題6、稱(chēng)呼

7、正文

8、結(jié)束語(yǔ)

9、簽名

10、聯(lián)系方法

這部分內(nèi)容要完整,包括寫(xiě)信人姓名、職位、公司名稱(chēng)以及聯(lián)系方法（地址、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址）。寫(xiě)地址時(shí)請(qǐng)注意：一般來(lái)說(shuō)，門(mén)牌號(hào)和街道名稱(chēng)之間不用逗號(hào)點(diǎn)開(kāi)，但城市名稱(chēng)和國(guó)家名稱(chēng)之間一定要用逗號(hào)。您可以在自己的郵箱系統(tǒng)中事先做好一個(gè)模板。每次寫(xiě)信只要選擇這個(gè)模板，信件會(huì)自動(dòng)顯示這些內(nèi)容。03商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知

1、口語(yǔ)化

每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫(xiě)作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來(lái)應(yīng)該是熱情而友好的信函寫(xiě)得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫(xiě)“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。03商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知2、語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)

由于您寫(xiě)的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫(xiě)之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫(xiě)這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說(shuō)性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。03商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知3、真誠(chéng)

不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠(chéng)是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠(chéng)。不管說(shuō)什么，都要帶著您的誠(chéng)意去說(shuō)。把寫(xiě)好的信函拿起來(lái)讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠(chéng)。03商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知4、直接

信函一定要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對(duì)信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請(qǐng)毫不留情的舍棄它們。因?yàn)檫@些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會(huì)混淆視聽(tīng)，非但不能讓讀者感興趣，反而會(huì)讓他們惱火，產(chǎn)生反感。03商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知5、禮貌

我們這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友，不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。03商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知

6、簡(jiǎn)潔

就象前面提到的，要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫(xiě)信函，讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單，清楚，容易理解。用常見(jiàn)的單詞，避免生僻或者拼寫(xiě)復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫?。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如，您前面寫(xiě)了“goodshavebeensent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫(xiě)會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。03商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知

8、精確

當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。

9、針對(duì)性

請(qǐng)?jiān)卩]件中寫(xiě)上對(duì)方公司的名稱(chēng)，或者在信頭直接稱(chēng)呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專(zhuān)門(mén)給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。當(dāng)然，如果您無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱(chēng)呼一欄里寫(xiě)“DearSirs”or“DearSirorMadam”。03商務(wù)信函用語(yǔ)認(rèn)知10、回復(fù)迅速及時(shí)

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