大學(xué)學(xué)生會(huì)辦公室部門-值班制度

值班制度——（僅針對(duì)09級(jí)年級(jí)干部）值班時(shí)應(yīng)完成的事情：1.在簽到本上簽到（簽到本和筆統(tǒng)一放到桌子的右上角，簽到格式為“X月X日第XX節(jié)課XXX”）2.到湖南大學(xué)共青團(tuán)委網(wǎng)站以及湖南大學(xué)——學(xué)工在線（用戶名是xgb,密碼是8823561）上瀏覽，及時(shí)查看通知。并根據(jù)通知的具體內(nèi)容有針對(duì)性地做好通知下達(dá)工作（如通知輔導(dǎo)員開會(huì)的則盡快通知輔導(dǎo)員；如大型活動(dòng)的通知?jiǎng)t先告知年級(jí)長(zhǎng)，再由他下達(dá)；如與獎(jiǎng)、助學(xué)金相關(guān)的通知年級(jí)長(zhǎng)和生活股長(zhǎng)等等）3.及時(shí)做好辦公室的清掃工作（注：需要進(jìn)行衛(wèi)生打掃的僅指每天的末班值班同學(xué)），衛(wèi)生打掃的具體要求請(qǐng)參看《新聞與傳播學(xué)院辦公室文化建設(shè)方案》。4.做好各種資料的整理，進(jìn)行分類、歸檔。5.接聽電話，根據(jù)撥打者的具體要求進(jìn)行轉(zhuǎn)接或者記錄。（電話信息記錄本統(tǒng)一放在桌子的左上角，隨取隨用，電話信息記錄格式為“X月X日XX事/找X人記錄人XXX”）6.接待到辦公室進(jìn)行咨詢和處理各項(xiàng)事宜的同學(xué)和老師，根據(jù)他們的具體要求有針對(duì)性地進(jìn)行聯(lián)系和處理。（如找輔導(dǎo)員而輔導(dǎo)員不在的，可以建議其打輔導(dǎo)員手機(jī)；如找研究生學(xué)姐而研究生學(xué)姐不在的，可以建議其打研究生學(xué)姐手機(jī)等等）備注：在完成上述事件后的空閑時(shí)間里，值班同學(xué)可以自由選擇做其他事情；在需要時(shí)協(xié)助輔導(dǎo)員和研究生學(xué)姐處理其他事宜。值班時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：1.早上和下午的首班值班同學(xué)若碰到辦公室無(wú)人、鎖門的情況可到值班室領(lǐng)取鑰匙，使用好鑰匙好及時(shí)交還給值班室值班人員，并做好登記。（登記格式亦為“X月X日第XX節(jié)課XXX”，若因忘記交還鑰匙而引起下個(gè)半天的首班值班同學(xué)關(guān)在門外則要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.值班同學(xué)一定要明確自己值班的具體時(shí)間，并且上、下班要做好銜接。上一班要及時(shí)通知下一班（而后者早上和下午末班值班同學(xué)不包括在內(nèi)）。若某一班出現(xiàn)沒有人值班的情況，本班以及上一班的值班同學(xué)接受相同的懲罰。3.不能以查看通知及與辦公室工作相關(guān)的之外的目以外的目的使用辦公室電腦，若因使用不當(dāng)而引起電腦中毒、資料丟失則要承擔(dān)全部責(zé)任。4.謹(jǐn)慎對(duì)待辦公室內(nèi)的所有文件、資料。未經(jīng)允許不得翻閱資料，經(jīng)過(guò)允許亦不能將其中涉及隱私的資料向外透露。妥善保管各類資料，不論是在做衛(wèi)生清掃或是在整理資料，在未經(jīng)輔導(dǎo)員老師或研究生學(xué)姐的允許的情況下不能擅自丟棄資料。因各種原因造成資料損壞、丟失、泄露（引起不良后果的）要承擔(dān)全部責(zé)任。5.辦公室人員的聯(lián)系方式及相關(guān)事宜主要負(fù)責(zé)人（1.）輔導(dǎo)員老師：劉佳老德老騫老師劉老師吳老研究生學(xué)姐：學(xué)姐梅娜學(xué)2）劉佳老師主要負(fù)責(zé)新聞與傳播學(xué)系07~09級(jí)相關(guān)事宜。唐德老師主要負(fù)責(zé)新聞與傳播學(xué)系畢業(yè)生（即06級(jí)）和研究生的相關(guān)工作。唐騫老師主要負(fù)責(zé)新聞與傳播學(xué)系10級(jí)新生相關(guān)事宜。劉老師主要負(fù)責(zé)