工程檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版用戶手冊(cè)

云南電網(wǎng)公司工程檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版文檔工程檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版用戶手冊(cè)云南云電信息通信股份軟件系統(tǒng)事業(yè)部2006－04目錄TOC\o"1-3"\h\z一、概述1二、系統(tǒng)登錄1三、系統(tǒng)管理21用戶管理32系統(tǒng)日志管理43用戶修改密碼4四、工程打印51打印工程案卷目錄52打印竣工檔案移交目錄63打印竣工檔案移交清單封面6四、案卷的管理71案卷的增加，修改，刪除和查看管理72案卷的上移，下移處理83案卷復(fù)制到工程94案卷批量修改95案卷計(jì)算卷內(nèi)信息106編分類小號(hào)107確認(rèn)案卷118案卷拆卷118調(diào)整案卷119案卷打印12五、案卷文件管理131文件的增加，修改，刪除和查看管理132文件的上移、下移處理143文件編號(hào)154拆離文件155拆離文件到其它卷156打印處理16六、未組卷文件管理171文件的增加，修改，刪除和查看管理172文件的上移、下移處理183文件編號(hào)184增加文件到卷195打印處理20七、統(tǒng)計(jì)檢索201案卷檢索212文件檢索213統(tǒng)計(jì)信息22八、數(shù)據(jù)導(dǎo)出221導(dǎo)出工程工程數(shù)據(jù)23九、系統(tǒng)維護(hù)231工程工程信息242工程分類信息243立卷單位信息254歸檔部門信息26概述本系統(tǒng)是工程檔案管理單機(jī)版系統(tǒng)，可為用戶在沒有網(wǎng)絡(luò)連接的場(chǎng)所對(duì)各類工程檔案資料進(jìn)行集中管理，待工程完畢之后，將各種檔案信息導(dǎo)入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中。從而可有效管理及跟蹤其文件、檔案及資料的創(chuàng)立、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)和分發(fā)，并對(duì)檔案資料的集中管理和利用進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。本系統(tǒng)主要是對(duì)工程檔案信息進(jìn)行管理，其管理流程如下列圖所示：未組卷文件管理未組卷文件管理案卷信息管理組卷拆卷上架統(tǒng)計(jì)、打印整理、修正工程檔案信息導(dǎo)出OA檔案管理系統(tǒng)二、系統(tǒng)登錄輸入操作員自己的用戶名帳戶，在密碼項(xiàng)中輸入對(duì)應(yīng)的口令，鼠標(biāo)單擊“確定〞按鈕或在密碼輸入框按回車鍵〔見圖1〕，進(jìn)入選擇系統(tǒng)總界面〔見圖2〕,系統(tǒng)初始用戶為：admin，密碼：0。(圖1登錄界面)3.點(diǎn)擊按鈕操作1.點(diǎn)擊工程、分類信息或案卷3.點(diǎn)擊按鈕操作1.點(diǎn)擊工程、分類信息或案卷2.選擇未組卷的文件的工程或分類(圖2系統(tǒng)主界面)三、系統(tǒng)管理主界面的菜單欄第一項(xiàng)就是系統(tǒng)管理，它包括功能見圖3：(圖3系統(tǒng)管理)1用戶管理主要功能：完成對(duì)系統(tǒng)用戶信息的管理，即增加，修改，刪除和查看系統(tǒng)登錄用戶信息。操作界面見圖4。1.點(diǎn)擊操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)操作2.操作用戶信息的頁面1.點(diǎn)擊操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)操作2.操作用戶信息的頁面(圖4用戶管理界面)2系統(tǒng)日志管理主要功能：完成系統(tǒng)運(yùn)行日志管理，即用戶操作系統(tǒng)的日志管理，查詢用戶對(duì)相應(yīng)子系統(tǒng)功能點(diǎn)的所作所為信息，操作界面見圖5。1.查詢2.選擇日志信息1.查詢2.選擇日志信息3.相應(yīng)操作〔圖5系統(tǒng)操作日志〕3用戶修改密碼主要功能：完成系統(tǒng)登錄用戶修改自己的登錄密碼，首先輸入原密碼進(jìn)行校對(duì)，然后輸入新密碼及確認(rèn)新密碼，點(diǎn)擊“確認(rèn)〞按鈕進(jìn)行修改；操作界面見圖6。1.修改密碼1.修改密碼〔圖6修改密碼〕四、工程打印主界面的菜單欄第二項(xiàng)就是工程打印管理，首先選擇要打印的工程信息，它包括功能見圖7：〔圖7工程打印〕1打印工程案卷目錄主要功能：完成對(duì)選擇工程的案卷目錄的打印。操作界面見圖8。2打印竣工檔案移交目錄主要功能：完成對(duì)選擇工程竣工檔案移交目錄的打印。操作界面見圖9。3打印竣工檔案移交清單封面主要功能：完成對(duì)選擇工程竣工檔案移交清單封面的打印。操作界面見圖10。四、案卷的管理案卷管理的主界面見圖11，它包括功能以下功能：1.案卷信息區(qū)，選擇并進(jìn)行相應(yīng)的操作管理1.選擇工程或分類進(jìn)行操作1.案卷信息區(qū)，選擇并進(jìn)行相應(yīng)的操作管理1.選擇工程或分類進(jìn)行操作〔圖11案卷管理主界面〕首先點(diǎn)擊左邊的案卷管理里樹，選擇要管理案卷所對(duì)應(yīng)的工程或工程分類信息，即在右邊案卷信息列表就會(huì)列出對(duì)應(yīng)的案卷信息，然后就可以選擇要操作的案卷，再單擊鼠標(biāo)右鍵，可彈出相應(yīng)的操作菜單，也可以單擊列表頂部的操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)的操作管理。1案卷的增加，修改，刪除和查看管理主要功能：完成對(duì)案卷信息進(jìn)行的管理，即增加，修改，刪除和查看案卷信息。操作界面見圖12。2案卷的上移，下移處理主要功能：完成對(duì)案卷的排序位置信息進(jìn)行的管理，改功能會(huì)自動(dòng)地進(jìn)行案卷號(hào)和分類小號(hào)的自動(dòng)編號(hào)處理。操作界面見圖13。3案卷復(fù)制到工程主要功能：完成對(duì)所選擇案卷的復(fù)制到其他工程的管理，即把所選擇的案卷信息及案卷所包含的文件信息復(fù)制到所指定的工程里面。選擇要復(fù)制到的工程界面見圖14。4案卷批量修改主要功能：完成對(duì)所選擇案卷進(jìn)行批量修改處理，批量修改的信息您可以選擇其中一局部進(jìn)行修改，其批量修改界面見圖15。5案卷計(jì)算卷內(nèi)信息主要功能：完成對(duì)所選擇案卷的卷內(nèi)信息計(jì)算處理，即對(duì)案卷的對(duì)份(冊(cè))數(shù)、文件材料頁數(shù)、圖紙張數(shù)、頁數(shù)信息和編制起止日期〔由其所包含的文件起止日期決定〕，還有計(jì)算卷內(nèi)文件的起止頁信息(根據(jù)案卷的裝訂進(jìn)行計(jì)算)，界面見圖16。1.選擇工程或分類進(jìn)行操作1.選擇工程或分類進(jìn)行操作6編分類小號(hào)主要功能：完成對(duì)所選擇案卷進(jìn)行順序編制分類小號(hào)信息，即選擇要進(jìn)行編分類小號(hào)的案卷信息、輸入分類小號(hào)的起始號(hào)碼，點(diǎn)確定即可進(jìn)行對(duì)其編號(hào)。改功能還會(huì)自動(dòng)對(duì)其案卷號(hào)根據(jù)分類小號(hào)進(jìn)行自動(dòng)編案卷號(hào)。界面見圖17。7確認(rèn)案卷主要功能：完成對(duì)所選擇案卷進(jìn)行確認(rèn)案件處理，即選擇要進(jìn)行確認(rèn)上架的案卷信息、單擊鼠標(biāo)右擊，選擇確認(rèn)案件功能。進(jìn)行案件確認(rèn)上架處理。其界面見圖18。8案卷拆卷主要功能：完成對(duì)所選擇案卷進(jìn)行拆卷處理，即所拆離的案卷包含的文件即歸到未組卷文檔里面進(jìn)行管理。其界面見圖19。8調(diào)整案卷主要功能：完成對(duì)所選擇已經(jīng)上架的案卷進(jìn)行調(diào)整處理，即將已經(jīng)上架的案卷變?yōu)槲瓷霞艿陌妇怼Ｆ浣缑嬉妶D20。9案卷打印主要功能：案件的打印包含以下功能，其界面見圖21。〔1〕打印工程竣工檔案移交目錄;〔2〕打印工程竣工檔案移交清單封面;〔3〕打印案卷正面封面;〔4〕打印案卷全引目錄;〔5〕打印卷內(nèi)備考表;〔6〕打印科技脊背2.0cm封面;〔7〕打印科技脊背3.0cm封面;〔8〕打印科技脊背4.0cm封面;〔9〕打印科技脊背5.0cm封面;〔10〕打印科技脊背6.0cm封面。五、案卷文件管理案卷的文件管理的主界面見圖22，它包括功能以下功能：3.案件包含的文件信息2.案件信息1.選擇案件信息3.案件包含的文件信息2.案件信息1.選擇案件信息首先點(diǎn)擊左邊的案卷管理里樹，選擇要管理案卷信息，即在右邊會(huì)顯示案卷的詳細(xì)信息和所包含的文件列表信息，然后在文件列表里就可以選擇要操作的文件，再單擊鼠標(biāo)右鍵，可彈出相應(yīng)的操作菜單，也可以單擊文件列表上部的操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)的操作管理。1文件的增加，修改，刪除和查看管理主要功能：完成對(duì)所選擇案卷所包含的文件進(jìn)行管理，即增加，修改，刪除和查看文件信息。操作界面見圖23。2文件的上移、下移處理主要功能：完成對(duì)所選擇案卷所包含的文件的卷內(nèi)順序號(hào)即排序位置信息進(jìn)行處理。操作界面見圖24。3文件編號(hào)主要功能：完成對(duì)所選擇案卷所包含的文件的卷內(nèi)順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)處理。即選擇要進(jìn)行編號(hào)的文件信息、輸入起始號(hào)碼，點(diǎn)確定即可進(jìn)行編號(hào)。操作界面見圖25。4拆離文件主要功能：完成對(duì)所選擇文件進(jìn)行拆離處理，即所拆離的文件即歸到未組卷文檔里面進(jìn)行管理。操作界面見圖26。5拆離文件到其它卷主要功能：完成對(duì)所選擇文件進(jìn)行拆離到其它卷的處理，即選擇要拆離的文件，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇拆離到其它卷功能，會(huì)彈出一個(gè)窗口，認(rèn)您選擇要拆離到的目的案卷信息，點(diǎn)擊確定按鈕，即可拆離到所選擇的案卷里面。操作界面見圖27。6打印處理主要功能：完成對(duì)所選擇文件進(jìn)行打印案卷的卷內(nèi)目錄信息，操作界面見圖28。六、未組卷文件管理未組卷文件管理的主界面見圖29，它包括功能以下功能：1.選擇類別信息2.所包含的未組卷文件信息1.選擇類別信息2.所包含的未組卷文件信息首先點(diǎn)擊左邊的未案卷文件管理里樹，選擇要管理未組卷的信息，即在右邊會(huì)顯示所包含的未組卷文件列表信息，然后在文件列表里就可以選擇要操作的文件，再單擊鼠標(biāo)右鍵，可彈出相應(yīng)的操作菜單，也可以單擊文件列表頂部的操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)的操作管理。1文件的增加，修改，刪除和查看管理主要功能：完成對(duì)未組卷文件信息的管理，即增加，修改，刪除和查看未組卷文件信息。操作界面見圖30。2文件的上移、下移處理主要功能：完成對(duì)所選擇的文件的卷內(nèi)順序號(hào)即排序位置信息進(jìn)行處理。操作界面見圖31。3文件編號(hào)主要功能：完成對(duì)所選擇的文件的卷內(nèi)順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)處理。即選擇要進(jìn)行編號(hào)的文件信息、輸入起始號(hào)碼，點(diǎn)確定即可進(jìn)行編號(hào)。操作界面見圖32。4增加文件到卷主要功能：完成對(duì)所選擇文件進(jìn)行添加到案卷的處理，即選擇要添加到卷的文件，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇增加文件到卷功能，會(huì)彈出一個(gè)窗口，認(rèn)您選擇要目的案卷信息，點(diǎn)擊確定按鈕，即可增加到所選擇的案卷里面。操作界面見圖33。5打印處理主要功能：完成對(duì)所選擇文件進(jìn)行打印卷內(nèi)目錄信息，操作界面見圖34。七、統(tǒng)計(jì)檢索主界面的菜單欄第三項(xiàng)就是統(tǒng)計(jì)檢索，它包括功能見圖35：1案卷檢索主要功能：完成用戶對(duì)案卷信息的綜合模糊檢索管理，操作界面見圖36。1.點(diǎn)擊操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)操作2.輸入查詢條件信息進(jìn)行綜合模糊查詢1.點(diǎn)擊操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)操作2.輸入查詢條件信息進(jìn)行綜合模糊查詢2文件檢索主要功能：完成用戶對(duì)文件信息的綜合模糊檢索管理，操作界面見圖37。2.輸入查詢條件信息進(jìn)行綜合模糊查詢1.點(diǎn)擊操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)操作2.輸入查詢條件信息進(jìn)行綜合模糊查詢1.點(diǎn)擊操作按鈕進(jìn)行相應(yīng)操作3統(tǒng)計(jì)信息主要功能：完成用戶對(duì)工程、案件和文件等等信息進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)管理，操作界面見圖38。八、數(shù)據(jù)導(dǎo)出主界面的菜單欄第四項(xiàng)就是數(shù)據(jù)導(dǎo)出，它包括功能見圖35：1導(dǎo)出工程工程數(shù)據(jù)主要功能：完成用戶對(duì)選擇的工程案卷和文件信息導(dǎo)出生成XML文件，用于導(dǎo)入OA檔案管理系統(tǒng)所用。