《秘書文檔管理》思考與實(shí)訓(xùn)習(xí)題及答案 - 第9章

《秘書文檔管理》習(xí)題參考答案第九章思考與實(shí)訓(xùn)1.人事檔案有何特點(diǎn)？人事檔案是以人為核心的一種專門性檔案，因此，人事檔案在具有一般檔案屬性和特點(diǎn)的同時(shí)，還具有其自身的屬性及特征。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）專屬性人事檔案是以個(gè)人為單位，按照一定原則和方法組成的文件材料的專卷，卷內(nèi)材料必須反映的是某個(gè)體在不同時(shí)期或不同單位的經(jīng)歷、思想面貌、工作業(yè)績(jī)等情況。每一份材料都具有鮮明的專指性，即反映某個(gè)體的狀況，不得夾雜混入他人的材料。同時(shí)，該份材料只能作為反映此個(gè)體的專屬檔案，不得作為他人檔案材料的替代物。（2）真實(shí)性建立人事檔案的目的就是為了真實(shí)準(zhǔn)確地反映個(gè)人的基本情況。如果違背了真實(shí)性原則就失去了檔案的價(jià)值，甚至造成損失或嚴(yán)重后果。因此，凡歸檔的材料必須實(shí)事求是，如實(shí)反映個(gè)人情況。（3）認(rèn)可性有人認(rèn)為，凡是真實(shí)地記錄一個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的個(gè)人材料都屬于人事檔案的內(nèi)容，其實(shí)這是認(rèn)識(shí)上的一個(gè)誤區(qū)，其忽略了一點(diǎn)，即人事檔案必須是經(jīng)組織、人事部門認(rèn)可的個(gè)人材料。有時(shí)，有些記錄個(gè)人情況的材料還須經(jīng)過鑒別、認(rèn)可后才能成為人事檔案。（4）動(dòng)態(tài)性人事檔案不是一經(jīng)形成就永久不變的材料匯合體，而是隨著人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的調(diào)整、轉(zhuǎn)移而不斷豐富，始終處在“動(dòng)態(tài)”之中。如：隨著工作中調(diào)動(dòng)、晉升、免職、學(xué)習(xí)、出國(guó)（境）等情況的發(fā)生，其人事檔案的內(nèi)容也將不斷得到充實(shí)和豐富。（5）機(jī)密性人事檔案記錄了個(gè)人的自然情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、身體健康、婚姻狀況、工資標(biāo)準(zhǔn)、政治面貌、專業(yè)特長(zhǎng)、獎(jiǎng)懲情況、職務(wù)職稱等多方面內(nèi)容，大多數(shù)信息是無須特別保密的，但有些內(nèi)容涉及到個(gè)人隱私，有些個(gè)人檔案內(nèi)容還涉及單位或國(guó)家的某些敏感問題，在一定時(shí)期內(nèi)是保密的，不能對(duì)外開放，否則侵犯?jìng)€(gè)人權(quán)益或損害國(guó)家利益，就會(huì)構(gòu)成違法或犯罪行為。“凡是真實(shí)地記錄一個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的個(gè)人材料都屬于人事檔案”，這句話對(duì)嗎？請(qǐng)聯(lián)系人事檔案的特點(diǎn)說明理由。人事檔案是在組織、人事工作關(guān)系中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件材料。由于現(xiàn)實(shí)中文件材料復(fù)雜多樣，在收集中須區(qū)分鑒別、去取存毀。人事檔案的鑒別就是檔案管理部門根據(jù)一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集起來的人事檔案材料進(jìn)行審查，以甄別材料的真?zhèn)危袛嗖牧系谋４鎯r(jià)值，確定是否歸入檔案的過程。以干部檔案材料為例，在鑒別中可參照如下原則：（1）判斷是否屬于干部人事檔案材料。其范疇以上文所列收集內(nèi)容為依據(jù)，把非專屬性和不屬于人事檔案的材料挑揀或剔除出去。（2）審查材料是否屬于辦畢材料。歸入干部人事檔案的文件材料必須確保所涉事務(wù)已處理完畢，否則不得歸檔。（3）審查材料是否齊全、完整。一份材料必須有始有終、條理連貫，能夠全面反映事務(wù)的基本過程，既不能略去其中某個(gè)環(huán)節(jié)，也不能缺張少頁。以干部政審材料為例，一份政審材料一般包括審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、證明材料、個(gè)人陳述等內(nèi)容，構(gòu)成完整、嚴(yán)密的材料鏈條，缺一不可。（4）審查材料是否手續(xù)完備。凡材料中須簽字、蓋章部分要履行相關(guān)手續(xù)。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注日期與文號(hào)。出國(guó)、出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的及去、返日期。凡不符合歸檔要求、手續(xù)不完備的材料須補(bǔ)辦手續(xù)后才能歸檔。3．人事檔案的裝訂可分為幾個(gè)步驟？《干部檔案整理工作細(xì)則》第二十一條規(guī)定：每個(gè)干部的檔案材料必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在前，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用。裝訂人事檔案的步驟如下：一是拆除檔案材料的回形針、大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥?；二是按目錄順序?qū)⒉牧侠睚R，做到四面整齊。如材料實(shí)物形態(tài)存在事實(shí)差異，應(yīng)保證裝訂線一邊和下邊兩面齊整；三是在沿材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔；四是使用標(biāo)準(zhǔn)檔案卷皮，檔案卷皮須填寫人事檔案針對(duì)人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。4.聯(lián)系實(shí)際談?wù)劇皸墮n族”現(xiàn)象。棄檔族是指一些改革開放初期下海經(jīng)商者、跳槽的打工人員和一些非戶口所在地工作的大學(xué)畢業(yè)生們，由于種種原因，使得他們對(duì)自己的檔案未采取檔案移交手續(xù)而導(dǎo)致對(duì)檔案漠視的態(tài)度。對(duì)于這一群人，通常被稱為棄檔族。百度百科關(guān)于棄檔族的解釋，/item/%E5%BC%83%E6%A1%A3%E6%97%8F/1359642?fr=aladdin?！端拇ㄈ?qǐng)?bào)》2014年1月2日在社會(huì)新聞版發(fā)表文章《“棄檔族”請(qǐng)別冷落你的檔案”》對(duì)棄檔族現(xiàn)象進(jìn)行了深入研究。研究結(jié)果顯示，近四成受調(diào)查者對(duì)自己的檔案情況知曉程度較低，個(gè)別人甚至一無所知，長(zhǎng)期對(duì)自己檔案不管不問的“棄檔族”現(xiàn)象依然存在。問卷中“你知道你的個(gè)人檔案存放在哪里嗎？”，回答“知道”的占66.22%，“不清楚”的占27.42%，“完全不知道”的占6.36%。在“如果你的個(gè)人檔案不幸丟失了，你知道怎么辦嗎？”調(diào)查中，回答“知道”的占35.24%，“不清楚”的占43.48%，“完全不知道”的占21.28%。調(diào)查中，不少大學(xué)生對(duì)檔案的存放和去向都是一頭霧水。內(nèi)江人王慶東，2011年大學(xué)畢業(yè)后到重慶萬州工作?！爱?dāng)時(shí)學(xué)校發(fā)了個(gè)檔案領(lǐng)取通知，好像是存放在內(nèi)江市檔案局，時(shí)間長(zhǎng)了也記不清楚了。”現(xiàn)在，王慶東遷戶口需要調(diào)檔案，都不知道怎么能查詢到檔案，怎么領(lǐng)取?！懊恳粋€(gè)高校畢業(yè)生都會(huì)形成屬于自己的一套學(xué)生個(gè)人檔案，并伴隨終身。”參與此次調(diào)查的省檔案局法規(guī)處處長(zhǎng)張曉芳說，學(xué)生們?cè)谛Ｆ陂g對(duì)自己的檔案不關(guān)心，離開學(xué)校后如果不出現(xiàn)需要檔案的情況，也不會(huì)主動(dòng)去關(guān)心。四川日?qǐng)?bào)關(guān)于棄檔族的報(bào)道，/shtml/scrb/20140102/50722.shtml。四川日?qǐng)?bào)關(guān)于棄檔族的報(bào)道，/shtml/scrb/20140102/50722.shtml。分組聯(lián)系參觀某單位人事檔案館，并在管理人員的安排和指導(dǎo)下，了解人事檔案的分類、裝訂、立卷、保管情況。略。6．會(huì)計(jì)檔案是如何進(jìn)行借閱、銷毀的？提供會(huì)計(jì)檔案利用服務(wù)，需建立會(huì)計(jì)檔案借閱制度，明確會(huì)計(jì)檔案的利用范圍、利用方式、批準(zhǔn)手續(xù)以及歸還案卷的檢查。在辦理借閱手續(xù)時(shí)，本單位人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意。外單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案，要有正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上做任何標(biāo)記，不得折疊、涂改和污損，更不能拆毀原卷冊(cè)，抽換會(huì)計(jì)憑證和賬頁，不得造成遺失和泄密事故，違者應(yīng)視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。利用者需要復(fù)印、復(fù)制、摘抄會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需要先征得檔案保管人員審查簽字，并經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后方能交付利用者。會(huì)計(jì)檔案提供利用時(shí)，檔案管理部門與會(huì)計(jì)主管部門須注意收集會(huì)計(jì)檔案提供利用效果，并把利用效果反饋的具體情況，包括利用目錄、利用卷次及人數(shù)、解決問題的程度、經(jīng)濟(jì)效益以及尚待解決問題的難點(diǎn)等，逐一詳細(xì)登記，以便總結(jié)檔案提供利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作。會(huì)計(jì)檔案鑒定須組成檔案鑒定小組，小組成員包含會(huì)計(jì)部門、檔案部門人員參加。會(huì)計(jì)檔案鑒定分為初步鑒定、復(fù)查鑒定、銷毀鑒定。（1）初步鑒定：它是在會(huì)計(jì)核算材料整理過程中由會(huì)計(jì)人員完成，會(huì)計(jì)部門在每年的年度終了時(shí)，要對(duì)需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)材料進(jìn)行整理、編目、裝訂，確定保管期限。（2）復(fù)查鑒定：檔案部門接收會(huì)計(jì)部門移交的檔案后，定期會(huì)同會(huì)計(jì)人員對(duì)在保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)查鑒定，或延長(zhǎng)保管期限，或確定銷毀。（3）銷毀鑒定：對(duì)保管期滿可以銷毀的檔案，由檔案部門提出意見，再由會(huì)計(jì)部門與檔案部門共同鑒定，經(jīng)認(rèn)定，確無繼續(xù)保存價(jià)值時(shí)，造具清冊(cè)，經(jīng)過批準(zhǔn)后銷毀。7.請(qǐng)談?wù)勏旅姘咐龑?duì)你的啟示。某單位辦公室人員李某，在負(fù)責(zé)本局辦公室工作期間，為了騰出空間，在沒有向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的情況下，將1980年至1982年期間形成的檔案從柜中搬出，裝入麻袋堆放在機(jī)要室，后因辦公室調(diào)整又轉(zhuǎn)放到其他地方。此后，李某再未過問此批檔案，致使檔案遺失。后李某作了深刻檢查，并被處分。2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂，自2021年1月1日起施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》第七章第四十八條（八）（十）規(guī)定：“明知存在檔案安全隱患而不采取補(bǔ)救措施，造成檔案損毀、滅失，或者存在檔案安全隱患被責(zé)令限期整改而逾期未整改的；檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損毀、滅失的”，由縣級(jí)以上檔案主管部門、有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分?！稒n案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》第