項目管理系統(tǒng)管理辦法

衡陽華菱鋼管有限公司衡陽華菱連軋管有限公司湖南衡陽鋼管（集團(tuán)）有限公司1=項目管理系統(tǒng)管理辦法文件編號：G/HG1220-2009版本號:1.0生效日期：2010年1月1日編帀制人郭宜忠編制日期2009.12.12審核人/日期朱紅平/20091222批準(zhǔn)人/日期凌仲秋/20091224修修訂碼生效日期修 訂 內(nèi)容版本號訂02010.01.原本1.0記錄發(fā)放范圍發(fā)：公司各部門送：公司領(lǐng)導(dǎo)項目管理系統(tǒng)管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范項目管理系統(tǒng)（簡稱PM系統(tǒng)）使用流程，提高使用效率，加強技改資金管理，特制定本辦法。第二章項目立項及合同錄入管理第二條投資規(guī)劃部負(fù)責(zé)PM系統(tǒng)中的項目立項，并在PM系統(tǒng)中錄入項目投資總額。需追加項目投資總額的由技改工程部項目負(fù)責(zé)人提出報告、公司主管副總經(jīng)理審核、公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，投資規(guī)劃部按批準(zhǔn)金額在PM系統(tǒng)更改。第三條物資供應(yīng)室負(fù)責(zé)其物資采購合同的編號和錄入。甲供鋼材采購按照分項目的原則實施，不同項目下的鋼材采購分別簽署不同合同，并錄入PM系統(tǒng)對應(yīng)的項目中。第四條綜合計劃室負(fù)責(zé)設(shè)計、建安、監(jiān)理、綠化等除采購合同外其它所有合同的統(tǒng)一編號和錄入。合同簽訂部門必須在合同簽訂后二個工作日內(nèi)將存檔用的合同原件壹份和電子文檔提交給綜合計劃室。第五條對有甲供鋼材計劃的建安合同，在合同錄入時，其合同金額應(yīng)減除甲供鋼材計劃金額。第六條合同錄入時必須將合同文本（含報價清單）準(zhǔn)確無誤錄入，收款單位名稱和賬號必須與合同文本中的保持完全一致。每個項目內(nèi)只能錄入屬于本項目的合同。第七條合同錄入時需同時給合同進(jìn)行編號，編號要求如下：建安合同編號：項目編號+JA+年月日（如：090810）+序號（從01開始）。采購合同編號：項目編號+年月日（如：090810）+序號（從001開始）。其它合同編號：項目編號+QT+年月日（如：090810）+序號（從01開始）。第八條如遇合同總價需要更改時，合同簽訂者須持有效憑證（如合同、工程審計單復(fù)印件等）經(jīng)財務(wù)室財務(wù)主管核對甲購鋼材款、項目部（室）負(fù)責(zé)人審核、綜合計劃室主任核查，加蓋技改工程部公章，投資規(guī)劃部備案后交由管理創(chuàng)新部在PM系統(tǒng)上更改合同總價。如有甲購鋼材，需同時按財務(wù)室已扣鋼材款更改合同已付金額數(shù)量。第三章資金計劃管理第九條計劃流程：1、 采購合同流程：物資供應(yīng)室每月25日前將下月付款計劃在PM系統(tǒng)申報一財務(wù)部一財務(wù)部28日前審核一公司主管副總經(jīng)理29日前審批。2、 建安等其它合同流程：各項目部（室）或公司職能部門每月25日前將下月付款計劃和監(jiān)理公司審核的進(jìn)度月報表以紙質(zhì)形式報綜合計劃室-綜合計劃室27日前在PM系統(tǒng)申報-財務(wù)部-財務(wù)部28日前審核-公司主管副總經(jīng)理29日前審批。第十條計劃申報要求：1、建安工程進(jìn)度款：項目部（室）根據(jù)監(jiān)理公司審核的進(jìn)度月報表或工程實際進(jìn)度申報資金計劃。2、國內(nèi)設(shè)備、材料進(jìn)度款：物資供應(yīng)室根據(jù)合同要求和設(shè)備到貨、安裝調(diào)試情況、財務(wù)有效票據(jù)是否完整等情況申報資金計劃。3、進(jìn)口設(shè)備款：由國貿(mào)公司根據(jù)合同要求和設(shè)備到貨、安裝調(diào)試情況、財務(wù)有效票據(jù)是否完整等情況申報資金計劃。4、項目部（室）簽訂的監(jiān)理、安全環(huán)保等其他類合同由項目部（室）按合同要求申報資金計劃。5、公司職能部門簽訂的設(shè)計、綠化等其它合同，由合同簽訂部門按合同要求和工作進(jìn)展情況申報資金計劃。6、對特殊情況（當(dāng)月簽訂當(dāng)月需支付預(yù)付款的合同）必須追加資金計劃，項目部（室）提供紙質(zhì)報告，報公司主管副總經(jīng)理審批并留存公司財務(wù)部和綜合計劃室。7、經(jīng)公司主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后的資金計劃由財務(wù)部按工程項目整理匯總并綜合平衡作為當(dāng)月籌措資金和核付的依據(jù)。8、資金計劃未在當(dāng)月通過審批的，由財務(wù)室退回綜合計劃室，并由綜合計劃室在次月再次申報。9、已審批通過的資金計劃，項目部（室）未在次月10日前申請付款的，按資金計劃流程重新審批。第十一條財務(wù)部對技改工程所需資金實行集中管理，負(fù)責(zé)資金的籌措和資金支付及資金計劃平衡。第十二條每月末財務(wù)部對當(dāng)月各項目資金計劃執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析,并向技改工程部反饋資金計劃執(zhí)行情況。第四章資金支付管理第十三條資金支付嚴(yán)格按計劃執(zhí)行，沒有申報資金計劃且未經(jīng)公司主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)財務(wù)不辦理資金支付。計劃外資金支付比例不得超過總投資額的5%，由各項目部（室）負(fù)責(zé)人控制。第十四條付款流程：1、 建安等其它合同類：按照合同條款和審批的資金計劃，綜合計劃室經(jīng)辦人提出付款申請一綜合計劃室主任批準(zhǔn)一每周星期二財務(wù)部主管會計審核付款條件一每周星期三公司主管副總經(jīng)理審批一財務(wù)部資金管理員編制付款通知單一財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批一財務(wù)部出納付款。2、 采購合同類：按照采購合同條款和審批的資金計劃，物資供應(yīng)室采購員提出付款申請一物資供應(yīng)室主任批準(zhǔn)一每周星期二財務(wù)部主管會計審核一每周星期三公司主管副總經(jīng)理審批一財務(wù)部資金管理員編制付款通知單-財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批-財務(wù)部出納付款。進(jìn)口設(shè)備付款由國貿(mào)公司按采購合同流程操作。第十五條資金支付的財務(wù)手續(xù)與要求1、建安等其它合同類：支付每筆款項時，經(jīng)辦人必須持有甲方項目部（室）負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)的紙質(zhì)報告，同時有乙方單位開具的湖南省衡陽市建筑安裝統(tǒng)一發(fā)票或其它有效票據(jù)。特別情況付款如材料調(diào)價、合同增量部分等付款，必須由乙方單位出具相應(yīng)憑證，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批。2、采購合同類：支付合同總價80%貨款時，采購員必須憑倉庫驗收單、工程領(lǐng)料單、增值稅發(fā)票到財務(wù)部報帳；進(jìn)口設(shè)備款的支付要求國貿(mào)公司辦理具有國貿(mào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、公司主管副總經(jīng)理審批的紙質(zhì)報告。3、其他費用類：與技改工程有關(guān)的差旅費、應(yīng)酬費、辦公費等，憑綜合計劃室主任簽字并附加蓋技改工程部公章的內(nèi)部付委（注明工程項目和費用類別），到公司財務(wù)部辦理報銷，綜合計劃室建立臺賬，并逐筆登記。4、每周五財務(wù)部集中辦理技改工程部各項款項的支付，各項目部（室）在周四前將所有支付手續(xù)辦齊交財務(wù)部，過期則下周辦理。5、付款申請未通過審批的，由流程相關(guān)負(fù)責(zé)人退回綜合計劃刪除，再由項目部（室）按資金計劃和付款申請流程重新辦理。6、PM系統(tǒng)資金付款審批人因公出差在外，如遇急需支付的款項，審批人應(yīng)委托他人代辦，原則上不得影響正常工作。第十六條付款比例規(guī)定1、大型總承包合同：原則上按項目階段期某一類費用的比例支付款項。如前期預(yù)付款按總包合同設(shè)計費的比例支付，主體設(shè)備到貨經(jīng)預(yù)驗收合格后按設(shè)備費的比例支付進(jìn)度款，建筑安裝完畢按建安費的比例支付安裝進(jìn)度款。2、建安工程合同建安工程預(yù)付款不得超過5%。施工單位進(jìn)場后一個月后支付進(jìn)度款，每次支付的進(jìn)度款不得超過應(yīng)付款的75%，工程進(jìn)度款累計支付到工程合同總價款（含主材價款）的80%時，停止撥付。待工程驗收合格、辦理結(jié)算并取得質(zhì)監(jiān)站的驗收備案表后付到不高于合同總價款的85%。質(zhì)量保證金不得低于15%，質(zhì)量保證期限不低于1年，在質(zhì)保期滿后一個月內(nèi)支付。3、供應(yīng)渠道較少的專用設(shè)備招議標(biāo)（競爭性采購）允許采用預(yù)付部分款項，但預(yù)付款比例不得超過25%。貨到現(xiàn)場后再支付合同總額的30%；安裝調(diào)試完畢并驗收合格后一個月,憑乙方開具合同總額100%的增值稅發(fā)票支付合同總額的30%。剩余合同總額的15%在質(zhì)保期滿后一個月內(nèi)支付。質(zhì)量保證期限不低于1年。4、供應(yīng)渠道較多的專用設(shè)備招議標(biāo)（競爭性采購）允許采用預(yù)付部分款項，但預(yù)付款比例不得超過10%。貨到現(xiàn)場后再支付合同總額的30%；安裝調(diào)試完畢并驗收合格后一個月,憑乙方開具合同總額100%的增值稅發(fā)票支付合同總額的45%。質(zhì)量保證金不得低于15%，質(zhì)量保證期限不低于1年，在質(zhì)保期滿后一個月內(nèi)支付。5、通用設(shè)備和材料采購招議標(biāo)（競爭性采購）原則上不允許預(yù)付款。貨到驗收合格后支付30%，半年后支付40%。生產(chǎn)運行經(jīng)驗收合格后憑驗收報告付到合同總價的85%，留15%質(zhì)保金。在質(zhì)保期滿后一個月內(nèi)支付。質(zhì)量保證期限不低于1年。6、配件、輔材采購合同：取消預(yù)付款，貨到驗收合格后憑供方開具的增值稅發(fā)票一次付清。7、設(shè)計、監(jiān)理、環(huán)保等其他類合同：取消預(yù)付款，按實際進(jìn)度付款。8、特殊情況需要改變付款方式的，由項目部（室）負(fù)責(zé)人提出書面報告，公司主管副總經(jīng)理審批。第十七條質(zhì)保金支付1、質(zhì)保金包括設(shè)備類質(zhì)保金、建安類質(zhì)保金或其他類質(zhì)保金。2、設(shè)備類質(zhì)保金到期日是指設(shè)備由需方驗收合格后十二個月或設(shè)備發(fā)貨完畢后十八個月；建安類質(zhì)保金到期日為項目交工驗收后一年。各類質(zhì)保金到期日原則上以合同約定時間為準(zhǔn)。3、原則上設(shè)備采購合同預(yù)留合同總價的15%為質(zhì)保金；建安合同預(yù)留合同總價15%為質(zhì)保金。4、支付質(zhì)保金必須質(zhì)量保證期滿并且質(zhì)量保證期內(nèi)出現(xiàn)的屬于施工單位或供應(yīng)商原因的各種問題得到了徹底解決。5、支付質(zhì)保金須按辦理以下手續(xù)：施工單位或供應(yīng)商提出書面申請一技改工程部項目主管技術(shù)人員和使用部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合簽署具體意見的報告-施工單位或供應(yīng)商與財務(wù)部核對往來帳-技改工程部項目（室）負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可一設(shè)備能源部、財務(wù)部、監(jiān)察審計部審核意見一按PM系統(tǒng)審批流程辦理各類質(zhì)保金的支付。第十八條財務(wù)部資金管理員當(dāng)天領(lǐng)取的銀行承兌匯票必須當(dāng)天處理完畢，杜絕票據(jù)在技改工程部閑置。第十九條技改資金付款原則上應(yīng)盡量使用銀行承兌匯票，以合理利用票據(jù)的流通時間。特殊情況需要現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)帳支付的，報財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或公司主管副總經(jīng)理審批。第五章工程財務(wù)核算第二十條根據(jù)項目情況分項目單獨建帳，各項目按費用性質(zhì)分別記帳。與哪個項目有關(guān)的費用，原則上列入該項目相關(guān)的費用中。第二十一條技改工程部在公司各部門所發(fā)生的費用，如小車費、復(fù)印費、小餐廳餐費等，經(jīng)綜合計劃室審核登記后并開具付款委托書，到財務(wù)部報帳。第二十二條技改工程部在物流中心領(lǐng)用的一切材料，必須開具一式三聯(lián)領(lǐng)料單（其中一聯(lián)到物流中心領(lǐng)料、一聯(lián)留財務(wù)部、一聯(lián)留技改工程部），經(jīng)技改工程部項目主管技術(shù)人員簽字、項目部（室）負(fù)責(zé)人審核簽字（勞保用品和控購物資需經(jīng)綜合計劃室主任簽字）并加蓋技改工程部材料專用章，到倉庫領(lǐng)取，物流中心應(yīng)及時在ERP上直接將工程領(lǐng)用材料記入“技改工程部”項目戶頭，月底財務(wù)部根據(jù)ERP線上總數(shù)計入工程費用。第二十三條根據(jù)合同不應(yīng)由我方供應(yīng)的材料或設(shè)備，原則上不得由我方提供，確因工程急需的外單位（含公司子、分公司）在我公司領(lǐng)用的一切材料，必須由領(lǐng)用單位開具一式三聯(lián)的調(diào)撥單（施工單位自留一聯(lián)、物流中心一聯(lián)、財務(wù)部一聯(lián)），領(lǐng)用單位授權(quán)經(jīng)辦人簽字并加蓋本單位公章，經(jīng)技改工程部項目部（室）負(fù)責(zé)人審核簽字并注明甲方代為乙方提供，加蓋技改工程部材料專用章，才能到物流中心物領(lǐng)料。物流中心必須將領(lǐng)料單分單位歸集，及時在ERP線上直接將工程領(lǐng)用材料記入“技改工程部”項目戶頭，財務(wù)部根據(jù)ERP線上總數(shù)加稅金及有關(guān)費用后計入該單位的往來帳，視同我公司對該單位的工程付款。第二十四條根據(jù)合同分工應(yīng)由我方提供的材料或設(shè)備，由施工單位開具一式三聯(lián)的領(lǐng)料單，由施工單位授權(quán)的經(jīng)辦人簽字并加蓋該單位的圖章（施工單位自留一聯(lián)、物流中心一聯(lián)、財務(wù)部一聯(lián)），經(jīng)技改工程部項目部（室）負(fù)責(zé)人審核簽字加蓋技改工程部材料專用章，到物流中心倉庫領(lǐng)料。第二十五條財務(wù)部每月10日前報出月度報表，報表包括財務(wù)情況說明、工程投資情況、費用明細(xì)表、往來帳明細(xì)表、鋼材收、發(fā)、結(jié)存明細(xì)表。財務(wù)報表報送總經(jīng)理、總會計師、公司主管副總經(jīng)理、財務(wù)部、投資規(guī)劃部和技改工程部項目部（室）負(fù)責(zé)人。第六章自購鋼材管理第二十六條工程鋼材采購的范圍：技改工程項目中構(gòu)成工程實體（不含預(yù)埋件、連接件、地腳螺栓）的鋼材，且在同一合同單品種數(shù)量不小于5噸。第二十七條流程：施工方計劃申請-專業(yè)室技術(shù)人員確認(rèn)-專業(yè)室主任審核-項目部（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)（紙質(zhì)文件）-專業(yè)室技術(shù)人員憑項目部（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的計劃在PM系統(tǒng)編制物資需求-專業(yè)室主任審核-綜合計劃室編制采購委托-綜合計劃室主任審批-物資供應(yīng)室采購-物資供應(yīng)室驗收及發(fā)放-財務(wù)室結(jié)算。第二十八條施工單位根據(jù)工程設(shè)計提出書面計劃申請，計劃分為單項目總計劃及實際采購計劃。專業(yè)室技術(shù)人員在編制物資需求時將項目部（室）負(fù)責(zé)人審批后的紙質(zhì)報告提交綜合計劃室，由綜合計劃室在PM系統(tǒng)下達(dá)采購計劃。第二十九條物資供應(yīng)室根據(jù)采購計劃，邀請合格供應(yīng)商采用書面密封報價方式進(jìn)行競標(biāo)，由紀(jì)委、審計部、市場部、項目部、財務(wù)室等共同開標(biāo)定價確定合同價格，物資供應(yīng)室根據(jù)招標(biāo)或者議標(biāo)結(jié)果簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同的履行。第三十條鋼材的入庫驗收管理1、鋼材到達(dá)鋼材庫或現(xiàn)場后，由倉庫管理員組織專業(yè)室、施工方共同依據(jù)采購單和合同對鋼材的名稱、規(guī)格、型號、材質(zhì)、鋼材的制造標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量進(jìn)行認(rèn)真的核對，并對鋼材的產(chǎn)品合格證、質(zhì)量證明書（包括化學(xué)成份含量表及機械性能試驗數(shù)據(jù)）是否齊全、有效進(jìn)行查驗。2、數(shù)量檢查：鋼材入庫應(yīng)分批，分車進(jìn)行過磅計量，合同按理論重量供貨的，須按理論重量進(jìn)行尺檢。3、質(zhì)量驗收：每到一批鋼材應(yīng)及時對產(chǎn)品進(jìn)行外觀檢查，檢查內(nèi)容應(yīng)包括：裂紋、重皮、砂孔、變形、機械損傷和銹蝕程度等，外觀質(zhì)量必須符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。進(jìn)司鋼材的外形尺寸及偏差須符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。需進(jìn)行委托檢驗或復(fù)檢的鋼材，倉庫管理人員應(yīng)及時進(jìn)行委托檢驗或復(fù)檢。4、倉庫管理員填寫《入庫驗收自檢記錄》，檢驗合格的鋼材辦理入庫手續(xù)。物資供應(yīng)室鋼材庫應(yīng)建立技術(shù)資料檔案備查。第三十一條鋼材的發(fā)放管理1、由施工單位開具我公司提供的領(lǐng)料單到甲方倉庫領(lǐng)料，領(lǐng)料單由施工單位授權(quán)的領(lǐng)用人、物資供應(yīng)室倉庫管理員、甲方項目部（室）負(fù)責(zé)人三方簽字并加蓋技改工程部材料專用章及施工單位項目部公章才能有效。施工單位開具的領(lǐng)料單必須在領(lǐng)用后二個工作日內(nèi)交甲方倉庫管理員。領(lǐng)料單一式4聯(lián)，分為倉庫（存根聯(lián)）、財務(wù)室（財務(wù)記賬聯(lián)）、施工單位（領(lǐng)用部門聯(lián)）、物資供應(yīng)室（備查聯(lián)）。供應(yīng)室倉庫管理員在每月25日前將當(dāng)月領(lǐng)用鋼材的財務(wù)記賬聯(lián)送至財務(wù)室，以便及時結(jié)帳。2、倉庫管理人員做好《入庫記錄》《發(fā)放記錄》《定期檢查記錄》。3、原則上直接送貨到工地現(xiàn)場，施工方負(fù)責(zé)及時卸貨。施工方到甲方倉庫領(lǐng)用鋼材的費用20元/噸由甲方承擔(dān)。第三十二條財務(wù)結(jié)算管理1、財務(wù)室由專人負(fù)責(zé)工程材料核算，分項目、分單位建立健全帳務(wù)體系。每月核對一次與各往來單位帳務(wù)，必須做到帳物清楚，帳帳相符。次月五日前編制出工程材料報表，及時反映工程用鋼材的收、發(fā)、結(jié)存情況和鋼材款扣款情況，分別報送各項目部（室）負(fù)責(zé)人、財務(wù)室、物資供應(yīng)室、綜合計劃室相關(guān)人員。2、各施工單位當(dāng)月領(lǐng)用鋼材的金額，作為下月抵扣工程進(jìn)度款的依據(jù)。3、物資供應(yīng)室必須在鋼材到貨后十五個工作日內(nèi)，憑鋼材的有效增值稅發(fā)票和驗收單一并到財務(wù)室報帳，財務(wù)室及時進(jìn)行賬務(wù)處理，以反映鋼材購入情況。4、施工單位按規(guī)定的價格，憑領(lǐng)料單每月28日前與財務(wù)室進(jìn)行結(jié)算；結(jié)算價格定期調(diào)整。5、施工方須嚴(yán)格按計劃領(lǐng)料。工程結(jié)算時多領(lǐng)的，按甲方實際采購價格加20%的費用，少領(lǐng)的按報價清單中的報量和甲方實際采購價格加20%扣回結(jié)算。多出的按3000元/噸送回物資供應(yīng)室鋼材庫。第七章物資采購管理第三十三條流程：專業(yè)室技術(shù)人員按圖紙上的清單（清單上沒有的，由專業(yè)技術(shù)人員提出書面申請，所在室主任審核）在PM系統(tǒng)編制物資需求-專業(yè)室主任審核-綜合計劃室編制采購委托-綜合計劃室主任審批-物