行政助理面試

行政助理職位描述：

職位概要:

協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)性工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。

工作內(nèi)容:

協(xié)助上級(jí)制定行政、總務(wù)及安全管理工作發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃；

協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理；

協(xié)助高級(jí)管理人員進(jìn)行財(cái)產(chǎn)、內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門提供及時(shí)有效的行政服務(wù)；

考核和指導(dǎo)行政部工作人員的工作并給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

協(xié)助承辦公司相關(guān)法律事務(wù)；

參與公司經(jīng)營(yíng)事務(wù)的管理和執(zhí)行工作；

會(huì)務(wù)安排。

任職資格:

教育背景:

◆行政管理或相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷。

技能技巧:

◆具有較強(qiáng)的時(shí)間管理能力；

◆優(yōu)秀的外聯(lián)和公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件能力；

◆良好的中英文寫作、口語(yǔ)、閱讀能力；

◆熟練使用辦公軟件；

◆熟練使用操作辦公自動(dòng)化設(shè)備。

態(tài)度:

◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，責(zé)任心強(qiáng)；

◆具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)能力，團(tuán)隊(duì)意識(shí)強(qiáng)。

成功面試必備秘訣:1.周延的計(jì)劃。2.熟悉應(yīng)征企業(yè)現(xiàn)況，及累積相關(guān)行業(yè)的一般知識(shí)。3.檢視自己的優(yōu)缺點(diǎn)。4.練習(xí)處理對(duì)你面試不利的事情。˙原則1：不要把話題放在消極的事情上，不必表示歉意或做過多的解釋。˙原則2：用積極的事情抵銷消極的事情，最好不要說有損自己形象的話。5.建立自信。6.仿真可能的問題并準(zhǔn)備詢問對(duì)象的問題。˙貴公司認(rèn)為這份工作最重要的工作項(xiàng)目有哪些？˙貴公司的考核方式、標(biāo)準(zhǔn)有哪些？˙貴公司未來的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃如何？˙貴公司什么時(shí)候通知錄取與否？7.傳遞具吸引力的訊息?！?qiáng)調(diào)自己是公司未來最具潛力的良性資產(chǎn)·擁有明確的人生目標(biāo)·強(qiáng)烈的工作意愿·與同事團(tuán)隊(duì)合作的能力·掌握誠(chéng)懇原則在錄用標(biāo)準(zhǔn)方面，才能是首要不變的原則，誠(chéng)懇則是重要的機(jī)動(dòng)因素。面試前做好萬(wàn)全準(zhǔn)備，表現(xiàn)整潔的儀容，及充份展現(xiàn)自我，便是誠(chéng)懇的表現(xiàn)。怎樣回答那些無(wú)明確答案的問題？對(duì)于這類問題，我們不應(yīng)該僅僅用"是"或"不是"這類簡(jiǎn)單詞來回答。我們應(yīng)該對(duì)這類問題作一個(gè)仔細(xì)快速的思考，對(duì)下面的內(nèi)容，以適應(yīng)的細(xì)節(jié)作補(bǔ)充，反面的內(nèi)容，承認(rèn)它并以"但是"作一個(gè)轉(zhuǎn)折，然后對(duì)正面方面作一個(gè)補(bǔ)充，總之一句話，我們應(yīng)該以間接的方式來回答，避免處于被動(dòng)狀態(tài)。舉例:A:你的缺點(diǎn)是什么？B:我的缺點(diǎn)是極力嚴(yán)格自己并且沒有脾氣。A:你認(rèn)為工作對(duì)你意味著什么?B:工作是生活的一部分，是謀生的一種手段，也是實(shí)現(xiàn)我們?nèi)松鷥r(jià)值的一個(gè)途徑。A:你認(rèn)為對(duì)你而言，快樂最重要的是什么？B:只爭(zhēng)朝夕。即使當(dāng)時(shí)工作很困難，我也要設(shè)法當(dāng)天完成，而不會(huì)放棄我認(rèn)為幾個(gè)經(jīng)典的回答1.如何理解忠誠(chéng)敬業(yè)

答:所謂的敬業(yè)，就是用認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去做好每一天的每一件事，而且不放過工作中的每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，并能自覺主動(dòng)地處理問題；敬業(yè)，就是不用人監(jiān)督，領(lǐng)導(dǎo)不在比在更富有責(zé)任感，工作做得更好，而且比別人更負(fù)責(zé)、更認(rèn)真。說到底，敬業(yè)是一種責(zé)任的體現(xiàn)，是事業(yè)成功的保障，更是一個(gè)人的思想品質(zhì)、人生觀、價(jià)值觀的具體體現(xiàn)

2.溝通的關(guān)鍵是什么

答:溝通的關(guān)鍵是：真誠(chéng)。

3.有客人從北京來需要接待,其中一位副總經(jīng)理,46歲,偏胖;一位部門經(jīng)理,30多歲,偏瘦,帶一個(gè)6歲的孩子;一位26歲的女士,不胖不瘦.接待經(jīng)費(fèi)150元(中等城市水平),請(qǐng)行政助理的你作一個(gè)晚餐計(jì)劃

答:(150三個(gè)人也差不多,能吃的很好)(詢問客人籍貫)客人來自北京,既然到了貴地,自然最感興趣的還是本地特色,找一家本地特色館.

4.某公司非常注重人才培養(yǎng).該公司從招聘會(huì)上招到了一批非常有潛力的大學(xué)生,老總很重視,并請(qǐng)導(dǎo)師親自對(duì)他們進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn).結(jié)果一年后,大學(xué)生有了工作經(jīng)驗(yàn),但是走的人也不少.老總非常生氣,公司花的心血白白浪費(fèi)了.您怎么看這個(gè)問題?從公司的角度來說,您認(rèn)為應(yīng)該怎么解決.

答:先調(diào)查人員流失的原因,后采取激勵(lì)制度,讓員工感覺成就感.在后續(xù)的招聘中就選擇正確的人才,讓每一個(gè)員工加強(qiáng)對(duì)公司的榮譽(yù)感,增強(qiáng)公司文化;知人善用,無(wú)論怎么說，都與員工建立良好的關(guān)系。雖然有些人才要走是留不住的，但唯有不斷從自身找到不足并加以完善才會(huì)吸引更多的人才加盟。5.怎么把2元的礦泉水賣到50元

答:1)拿到旅游景點(diǎn)區(qū)賣

2)發(fā)酵,把水+葡萄=紅酒(50元)

3)賣給最需要他的人。

6.張某因酗酒鬧事,被記大過一次,請(qǐng)行政助理的你擬一份處罰通知

答:標(biāo)題XX通知

內(nèi)容：張某于X月X日因酗酒鬧事，嚴(yán)重（或者其他等級(jí)）影響公司正常辦公，現(xiàn)公司決定根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰，以XXXXXXX（相關(guān)詞）

具體處罰決定如下：

1、……

2、……

3、……

XX公司行政部

X年X月X日

（反正總歸要改呀什么的，不怕了）

7.如果員工越過他的直接上司向你反映問題,你會(huì)怎么辦

答:既不反駁他的問題也不否認(rèn)他的問題,輕輕的告訴他:這個(gè)問題我先向您上司了解情況再答復(fù)你.一、請(qǐng)寫出企業(yè)常用的公文文種？（5分）

企業(yè)常用的公文文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要

1．條例。條例可用于組織制定規(guī)范的工作、活動(dòng)和行為的規(guī)章制度。

2．規(guī)定?？勺鳛閮?nèi)部規(guī)章制度的名稱。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)作出規(guī)定，如確立活動(dòng)規(guī)則，提出處理問題的準(zhǔn)則與規(guī)程，明確有關(guān)單位或人員的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任，對(duì)其他法律、法規(guī)和規(guī)章的內(nèi)容予以補(bǔ)充等。

3．命令。適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

4．指示。適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。

5．決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

6、決議。用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。

7．意見。用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

8．批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

9．通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。實(shí)踐中常用于：總結(jié)推廣先進(jìn)典型的經(jīng)驗(yàn)；褒揚(yáng)先進(jìn)模范事跡；總結(jié)并要求借鑒吸取具有較普遍借鑒意義的各種教訓(xùn)；批評(píng)具有一定典型性的錯(cuò)誤思想、錯(cuò)誤觀念、錯(cuò)誤做法、錯(cuò)誤行為；告知性質(zhì)重要、涉及面較寬的事物的動(dòng)態(tài)、動(dòng)向。

10．通知。適用于批轉(zhuǎn)有關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文波布規(guī)范性公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。

11．公告。用于地位較高、影響較大的機(jī)關(guān)向國(guó)內(nèi)外公開宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。

12．公報(bào)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。其具體適用范圍與公告基本相同。

13．通告。用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

14．請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。實(shí)踐中主要用于：請(qǐng)求上級(jí)明確有關(guān)方針、政策或要求；請(qǐng)求上級(jí)指示處置重大問題或因無(wú)原則規(guī)定難以處理的問題的原則與方法；請(qǐng)求上級(jí)允許根據(jù)具體情況變通處理有關(guān)問題；請(qǐng)求上級(jí)協(xié)調(diào)與有關(guān)方面的復(fù)雜矛盾關(guān)系；請(qǐng)求上級(jí)分配任務(wù)、布置工作；請(qǐng)求上級(jí)核準(zhǔn)編制、經(jīng)費(fèi)；請(qǐng)求上級(jí)審批工作計(jì)劃和其他方案；請(qǐng)求上級(jí)任免有關(guān)干部；請(qǐng)求上級(jí)審定有關(guān)項(xiàng)目；請(qǐng)求上級(jí)審查批準(zhǔn)本礬關(guān)制定的共需由上級(jí)機(jī)關(guān)審批后方能生效的重要規(guī)范性公文；請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)按規(guī)定必須履行審批程序的其他事項(xiàng)等。

15．報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。實(shí)踐中常具體用于：向上級(jí)反映工作的進(jìn)展情況；反映工作中出現(xiàn)的有關(guān)情況、動(dòng)向或問題；匯報(bào)有關(guān)政策法令或指示的執(zhí)行情況和有關(guān)任務(wù)的完成情況；提出糾正有關(guān)偏向的具體意見和建議；提出轉(zhuǎn)發(fā)公文的建議；答復(fù)上級(jí)的詢問；檢討工作中的錯(cuò)誤；依照?qǐng)?bào)告制度的規(guī)定匯報(bào)各方面的綜合情況及工作計(jì)劃；將有關(guān)事項(xiàng)或公文報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)備案等。

16．函。用于部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

17.會(huì)議紀(jì)要。用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況與議定事項(xiàng)。二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？如何才能做好這項(xiàng)工作？（15分）總的來講主要包括：管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)都說管過行政的人做老板時(shí)有資本，從此話可以看出行政工作的重要性與全面性，行政工作貫穿整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作。

行政部門的特點(diǎn)是服務(wù)，它不同于生產(chǎn)，凡非生產(chǎn)性質(zhì)以外的所有事務(wù)都應(yīng)該屬于行政后勤性質(zhì)，包括：辦公室日常工作（如:檔案管理、資產(chǎn)管理、各類公告發(fā)布、辦公用品的購(gòu)買及成本預(yù)算）、員工勞保與福利、后勤管理（如：食堂、保潔、保安、水電、設(shè)施設(shè)備、辦公車輛管理等）、對(duì)外辦公（政府、公益等等）、總經(jīng)理或部門經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)事務(wù)三、公司將于下個(gè)月十五日召開半年總結(jié)會(huì)，由你來承辦，請(qǐng)制作一份行事歷（即需要做什么，由誰(shuí)來做，何時(shí)完成）。公司組織機(jī)構(gòu)如下：市場(chǎng)營(yíng)銷部、產(chǎn)品研發(fā)部、行政人事部、財(cái)務(wù)部。（15分）各部門需準(zhǔn)備資料

市場(chǎng)營(yíng)銷部年初至今的銷售數(shù)據(jù)、客戶資料、客戶投訴與建議、售出品跟蹤記錄、下半年計(jì)劃

產(chǎn)品研發(fā)部開發(fā)產(chǎn)品的資料、跟蹤報(bào)據(jù)、不良點(diǎn)、不良點(diǎn)改進(jìn)報(bào)告與檔案、下半年計(jì)劃

行政人事部人員流動(dòng)分析與統(tǒng)計(jì)、人力成本報(bào)告、工傷報(bào)告、勞保情況報(bào)告、保安工作、后勤開支及員工建議反饋、合同等財(cái)務(wù)部半年度固定資產(chǎn)、成本核算、工資狀況、盈虧報(bào)告四、請(qǐng)擬一份關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的通知。（5分）通知

慶國(guó)慶節(jié)，舉國(guó)同歡，公司放假一星期（10月1號(hào)－10月7號(hào)），10月8號(hào)照常上班。

注意事項(xiàng)如下：

1.……

2.……

祝大家國(guó)慶節(jié)愉快周知2方案：公司各部室：根據(jù)青島市人民政府關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假通知精神，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，現(xiàn)就國(guó)慶節(jié)放假等事宜做如下通知：一、放假時(shí)間：10月1日---7日，共七天。9月30日星期六調(diào)休10月8日星期日正式上班。二、公司各部、室要安排好假日期間的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及值班工作，對(duì)本單位及各類設(shè)備、設(shè)施做全面安全檢查，切實(shí)做好安全寶貝工作。三、放假期間所有集團(tuán)共有車輛，必須嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)有關(guān)車輛管理規(guī)定，不按規(guī)定停放、使用車輛，所發(fā)生的責(zé)任、費(fèi)用一律由當(dāng)事人承擔(dān)。四、各部、室可根據(jù)各自實(shí)際生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作需要，自行調(diào)節(jié)假期時(shí)間安排。五、為便于協(xié)調(diào)相關(guān)工作，請(qǐng)各部室務(wù)必在XX日前，將假日值班表電傳至集團(tuán)辦公室。公司值班人:

電話：

值班室電話：五、你認(rèn)為IT行業(yè)的行政工作與其他行業(yè)有何區(qū)別？（5分）六、公司老總在例會(huì)說：“上個(gè)月公司的電費(fèi)開支很大，有一些浪費(fèi)，大家要注意一下。”你對(duì)此種情形如何辦理？（10分）對(duì)進(jìn)幾個(gè)月的用電開支進(jìn)行比較，對(duì)上月用電情況進(jìn)行了解，分析情況，然后根據(jù)相應(yīng)的情況，如果實(shí)在是有浪費(fèi)的情況可以制定一些帶約束條例的通知，制作宣傳等等七、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動(dòng)大家工作熱情，你將如何辦理？（10分）在管理學(xué)來說，員工參與目標(biāo)的制定（即參與活動(dòng)）這樣出來的效果是最好的，因此，我認(rèn)為可以先以征稿的形式在公司內(nèi)發(fā)布，讓員工一起來出謀劃策，讓他們說說，怎樣他們才會(huì)有工作熱情，然后根據(jù)大家交上來的稿子，分析、篩選有用的信息，再根據(jù)大家所提出來的來滿足與要求，這樣子的效果我想會(huì)比較好

八、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個(gè)方面入手？（10分）

1.水電節(jié)約；

2.辦公文具、用品控制，制定相應(yīng)的規(guī)定；

3.請(qǐng)購(gòu)品的審核，有些公司要買些東西根本就不需要考慮什么，想買就這樣，這樣是浪費(fèi)的一種表現(xiàn)；

4.飯?zhí)蔑埐?，員工倒剩菜剩飯過多也是一種浪費(fèi)的表現(xiàn)

5.人員配置，我們可以培養(yǎng)多面手，有些工作一個(gè)人可以完成的沒必要請(qǐng)三個(gè)人，這是從人力成本上節(jié)約；

以上僅是部分產(chǎn)生浪費(fèi)的項(xiàng)目，而我們要控制公司日常的成本，還得依靠強(qiáng)制手段與軟性手段，即制定、規(guī)定與宣傳、情感相結(jié)合。

九、就一般的企業(yè)而言，如何進(jìn)行檔案的分類？（10分）兩大類：內(nèi)部檔案與外部檔案

內(nèi)部檔案有：

一、文書檔案:

（1）黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會(huì)工作等；

（2）行政管理類：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計(jì)工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等

（3）經(jīng)營(yíng)管理類：經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、財(cái)務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等

（4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等

二、科技檔案

（1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告、審查報(bào)告、運(yùn)行報(bào)告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等

（2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務(wù)書、科研報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、開題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、鑒定證書、發(fā)明申請(qǐng)書等

（3）基建文字材料：各種建議書、任務(wù)書、計(jì)算書、開工報(bào)告、概（預(yù)、決）算、檢驗(yàn)分析材料、施工圖樣等

（4）設(shè)備文字材料：各種申請(qǐng)書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等

三、財(cái)務(wù)檔案

會(huì)計(jì)原始憑證和報(bào)表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報(bào)告等。

四、人事檔案

職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等

五、電子檔案

計(jì)算機(jī)磁帶、磁盤和光盤等

六、聲像檔案

照片、