公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)

公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)

第一章公文寫(xiě)作概述

第一節(jié)公文概述

一、公文及在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的寫(xiě)作意義

公文即公務(wù)文書(shū)，是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在

進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)時(shí)所使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書(shū)面材料。

公文有狹義和廣義之別。狹義的公文是指《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公

文處理辦法》中確定的13類(lèi)14種公文。

廣義的公文，既包括《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中確定

的13類(lèi)14種法定性公文文種，也包括司法、軍事、外交、科技

等部門(mén)專(zhuān)用公文以及機(jī)關(guān)常用應(yīng)用文，諸如倡議書(shū)、請(qǐng)柬等等。

還包括改革開(kāi)放以來(lái)，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的空前活躍，在內(nèi)部經(jīng)

濟(jì)管理運(yùn)作和日常經(jīng)濟(jì)交往中應(yīng)運(yùn)而生的經(jīng)濟(jì)公文寫(xiě)作，例如市

場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、商務(wù)說(shuō)明書(shū)等等。

公文寫(xiě)作在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有特殊的意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)

活動(dòng)的日趨頻繁和信息網(wǎng)絡(luò)的日臻完善，各種信息在整個(gè)經(jīng)濟(jì)活

動(dòng)中的地位和作用越來(lái)越受到人們的重視，而在一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,

任何一個(gè)經(jīng)濟(jì)部門(mén)要實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，都要利用各種實(shí)用文

體負(fù)載經(jīng)濟(jì)及其它信息來(lái)實(shí)現(xiàn)。在這方面，公文寫(xiě)作就是重要的

媒介物，起著紐帶和橋梁的作用。各經(jīng)濟(jì)部門(mén)、企業(yè)在對(duì)內(nèi)對(duì)外

一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，很大程度上需要依靠公文寫(xiě)作來(lái)執(zhí)行政策、

指導(dǎo)工作、溝通關(guān)系，以使整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)像機(jī)器一樣運(yùn)轉(zhuǎn)靈活。

此外，由于公文寫(xiě)作中的各類(lèi)實(shí)用文體，有的是為傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)

意圖和政策界限，使受文單位或其他收受對(duì)象有據(jù)可依、有憑可

查而制發(fā)的，因此它是依照黨和國(guó)家的意志管理和協(xié)調(diào)各部門(mén)的

依據(jù)和憑證，具有重要的價(jià)值。

當(dāng)前隨著企業(yè)信息化工作的重要地位日益突出，無(wú)紙化辦公

的發(fā)展趨勢(shì)也將公文寫(xiě)作推進(jìn)到了一個(gè)新的重要高度。

二、公文的分類(lèi)

明確公文的分類(lèi)，可以使我們更好地掌握和運(yùn)用公文。公文

的分類(lèi)有不同的出發(fā)點(diǎn)和側(cè)重點(diǎn)，公文的類(lèi)別劃分，目前還沒(méi)有

十分統(tǒng)一的方法。

（一）按使用范圍劃分

常規(guī)情況下把公文分為政務(wù)公文、專(zhuān)用公文、經(jīng)濟(jì)公文和日

常事務(wù)類(lèi)公文四類(lèi)。

1、政務(wù)公文：黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位普遍使用的,

用以指導(dǎo)工作、規(guī)范行為、交流信息的有固定體式的公務(wù)文書(shū)。

這種公文是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位辦事的重要依據(jù)，是國(guó)家管

理政務(wù)的重要手段。政務(wù)公文具有通用的性質(zhì)。這種公文一般包

括兩個(gè)要素：內(nèi)容有關(guān)公務(wù)活動(dòng)；形式規(guī)范統(tǒng)一。政務(wù)公文包括

法定文種和非法定文種。

（1）法定文種是指國(guó)務(wù)院辦公廳頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處

理辦法》明文規(guī)定的“十三類(lèi)十四種”公文，即：命令（令）、決定、

公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、

會(huì)議紀(jì)要。

(2)非法定文種一般來(lái)說(shuō)有“九類(lèi)十四種”，即：計(jì)劃、總結(jié)、

調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、講話稿、提案、建議書(shū)、合同、聘書(shū)、章程、

條例、規(guī)定、辦法、電報(bào)。

2、專(zhuān)用公文：在科研、財(cái)經(jīng)、司法、軍事、外交等這類(lèi)具有

專(zhuān)門(mén)職能的部門(mén)在某種專(zhuān)業(yè)活動(dòng)及一定業(yè)務(wù)范圍中使用的文書(shū)文

件。包括科研文書(shū)、財(cái)經(jīng)文書(shū)、司法文書(shū)、軍事文書(shū)、外交文書(shū)

等，如科研報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、設(shè)計(jì)

說(shuō)明書(shū)、起訴書(shū)、公訴書(shū)、法律意見(jiàn)書(shū)、答辯狀、判決書(shū)、審計(jì)

報(bào)告、訓(xùn)令、照會(huì)、條約、聲明等。

3、經(jīng)濟(jì)公文：經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成并使用的文字材料。這類(lèi)公文

雖然也有較為規(guī)范的格式，但因其寫(xiě)作內(nèi)容豐富因而其寫(xiě)作格式

也呈現(xiàn)出一種靈活性，這類(lèi)公文包括經(jīng)濟(jì)合同、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、

市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、產(chǎn)銷(xiāo)分析報(bào)告、質(zhì)量分析報(bào)

告、廣告、意向書(shū)、商務(wù)說(shuō)明書(shū)等。

4、日常事務(wù)公文：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位普遍使用的指導(dǎo)

日常工作、處理日常事務(wù)、交流工作情況、研究工作問(wèn)題時(shí)所使

用的公務(wù)文書(shū)。常見(jiàn)的有規(guī)章制度、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)、演講稿、

述職報(bào)告、倡議書(shū)、建議書(shū)、挑戰(zhàn)書(shū)、表?yè)P(yáng)信、賀信、感謝信、

慰問(wèn)信、聘書(shū)、請(qǐng)柬、證明、介紹信、啟事等。

(二)按行文方向劃分

行文方向即發(fā)文方向，它表示收文單位的地位，反映了機(jī)關(guān)

團(tuán)體、單位之間的關(guān)系，是劃分公文種類(lèi)的重要標(biāo)準(zhǔn)。

1、上行文，指發(fā)往上級(jí)機(jī)關(guān)、單位的公文。

2、平行文，指發(fā)往平行的或不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位之間的公

文。

3、下行文，指發(fā)給下屬機(jī)關(guān)、單位的公文。

（三）按來(lái)源和運(yùn)轉(zhuǎn)方向劃分

1、收進(jìn)公文（收文），指本機(jī)關(guān)收到其他機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體的

公文。

2、外發(fā)公文（發(fā)文），指發(fā)往本機(jī)關(guān)（單位）之外的機(jī)關(guān)、單位、

團(tuán)體的公文。

3、內(nèi)發(fā)公文（內(nèi)發(fā)文），指發(fā)給本機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部相關(guān)部門(mén)、

人員的公文。

（四）按處理時(shí)限劃分

按此劃分表示公文所談事項(xiàng)的緊急程度。

1、緊急公文（特急件），通常當(dāng)日辦復(fù)。

2、急辦公文（急件），通常3日內(nèi)辦復(fù)。

3、常規(guī)公文（平件），通常7—10日內(nèi)辦復(fù)。

（五）按機(jī)密程度劃分

指內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)密，按照密級(jí)的規(guī)定劃分的公文。

1、絕密文件，指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家重要機(jī)密，在一定時(shí)間內(nèi)

需要絕對(duì)保密的公文，為密級(jí)最高的公文。

2、機(jī)密文件，指內(nèi)容雖然不涉及黨和國(guó)家重大核心秘密，但

在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要嚴(yán)格保密的公文。

3、秘密文件，即雖不涉及重大機(jī)密事項(xiàng)，但卻有一定保密要

求的公文。

以上三個(gè)等級(jí)的公文，在擬稿、審核、簽發(fā)、印制、封發(fā)、

傳遞、閱讀、保管、清理、移交、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)必須

按照《保密法》的相關(guān)要求辦理。

4、普通公文，指不涉及機(jī)密事項(xiàng)的公文，即通常所說(shuō)的普發(fā)

文。

（六）按傳閱對(duì)象和范圍劃分

1、內(nèi)部公文。內(nèi)部公文又分為一般內(nèi)部公文和指定傳閱對(duì)象

的內(nèi)部公文。

2、公開(kāi)公文。一般指通過(guò)張貼或新聞媒體公布的公文。

三、公文的特點(diǎn)

（一）公文的特點(diǎn)

1、法定性

公文是由依法存在的機(jī)構(gòu)、組織或其領(lǐng)導(dǎo)人，根據(jù)自己的職

能和權(quán)限制發(fā)的公務(wù)文書(shū)，具有法定性。

2、權(quán)威性

公文一經(jīng)簽發(fā)公布，在它所涉及的范圍內(nèi)就具有很強(qiáng)的權(quán)威

性和行政約束力。所謂“令出必行，禁之必從”，就是指公文特有的

行政約束力和強(qiáng)制性。

3、實(shí)用性

制發(fā)公文是為解決公務(wù)活動(dòng)中的實(shí)際問(wèn)題，或者是為完成某

項(xiàng)工作，具有明顯的業(yè)務(wù)性和實(shí)用性。

4、規(guī)范性

為維護(hù)公文的權(quán)威性及其法定效用，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)、處理的

有序、便捷和嚴(yán)密，國(guó)家統(tǒng)一了公文格式。公文的制作及生效必

須符合規(guī)范和法定程序。

5、時(shí)效性

公文的時(shí)效性體現(xiàn)在它對(duì)時(shí)間的要求上，公文要在特定的時(shí)

間發(fā)生特定的作用，因此具有很強(qiáng)的時(shí)效性。

第二節(jié)提高公文寫(xiě)作能力的方法

一、參與實(shí)踐，增強(qiáng)整體素質(zhì)

古人學(xué)文、為文，強(qiáng)調(diào)才、膽、識(shí)、力、學(xué)。

寫(xiě)作能力是一種綜合能力。尤其是公文寫(xiě)作因其文體特殊的

作用和其法定性、權(quán)威性、實(shí)用性、規(guī)范性和時(shí)效性的特點(diǎn)，對(duì)

寫(xiě)作者更是提出了較為嚴(yán)格的素質(zhì)要求。

1、政治素質(zhì)

公文代表的不是作者個(gè)人的觀點(diǎn)和意志，而是代表整個(gè)制發(fā)

機(jī)關(guān)的觀點(diǎn)和意志，體現(xiàn)上級(jí)機(jī)關(guān)的意圖，因此要求寫(xiě)作者具有

較高的政治素質(zhì)和超前的思想意識(shí),，重視理論學(xué)習(xí)，熟悉、領(lǐng)會(huì)

黨和國(guó)家的有關(guān)政策，提高政策水平，隨時(shí)把握社會(huì)發(fā)展中出現(xiàn)

的新形勢(shì)、新變化，了解出臺(tái)的新政策。有了這種政治素質(zhì)，寫(xiě)

作中才會(huì)胸有成竹、高屋建飄。

2、經(jīng)濟(jì)意識(shí)

公文寫(xiě)作不僅要求作者具有政治素質(zhì)及嚴(yán)密的邏輯思維能

力，而且要求作者具備較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)意識(shí)。對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)尤其是行業(yè)

的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及反映經(jīng)濟(jì)事物的各種術(shù)語(yǔ)熟悉和了解，這樣，才能

使公文寫(xiě)作內(nèi)容準(zhǔn)確、豐富。

3、業(yè)務(wù)素質(zhì)

這是對(duì)寫(xiě)作者的基本要求。只有熟悉本部門(mén)業(yè)務(wù)，才能對(duì)工

作提出有價(jià)值的建議，提出切實(shí)可行的措施。業(yè)務(wù)生疏或?qū)I(yè)務(wù)

一知半解，寫(xiě)出來(lái)的文件很容易出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題，不僅影

響辦文效率，也會(huì)影響制作部門(mén)的權(quán)威，甚至給工作帶來(lái)意想不

到的損失。因此公文寫(xiě)作必須學(xué)好業(yè)務(wù)。

二、學(xué)習(xí)寫(xiě)作知識(shí)，熟悉常用文體

學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作，無(wú)疑是應(yīng)當(dāng)從“寫(xiě)''人手。只學(xué)理論而不寫(xiě)作,

理論只會(huì)是一片飄渺的云霧，或只是一些抽象的概念和知識(shí)。有

寫(xiě)作實(shí)踐而無(wú)理論指導(dǎo)，文章的要領(lǐng)難以領(lǐng)會(huì)，影響公文的質(zhì)量,

工作勢(shì)必受到影響。因此，要寫(xiě)好公文，使公文更好地發(fā)揮作用，

就需要學(xué)習(xí)修辭、邏輯、語(yǔ)法及謀篇布局等寫(xiě)作知識(shí)。

修辭是表述能力的基礎(chǔ)，學(xué)習(xí)修辭尤其要注意掌握修辭方法

中“煉”字的功夫。所謂“煉”字，是指用詞、用字的準(zhǔn)確。在公文寫(xiě)

作中，用詞、用字可以從“粗通”起步，首先保證文從字順，逐步減

少以至消滅語(yǔ)病，提高表達(dá)技巧，最后達(dá)到嫻熟運(yùn)用字詞的“精通”

佳境。

表述能力是思維能力的表現(xiàn)，公文寫(xiě)作特別要重視邏輯性、

條理性的訓(xùn)練，使自己的思路更加清晰，這樣才會(huì)使文章表述得

嚴(yán)謹(jǐn)、縝密。

謀篇布局是表述的框架，在掌握遣詞造句的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)謀

篇布局的技巧，可以使寫(xiě)作結(jié)構(gòu)完整，達(dá)意順暢。

寫(xiě)好公文，除了學(xué)習(xí)和運(yùn)用寫(xiě)作知識(shí)外，由于公文寫(xiě)作大都

有較為固定的寫(xiě)作格式，因此熟悉寫(xiě)作文體也是重要的前提。學(xué)

習(xí)公文寫(xiě)作應(yīng)首先掌握常用的幾種公文文體，然后觸類(lèi)旁通。如

熟悉了“市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告”、“經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告”，那么，若以后遇到

上述類(lèi)型的報(bào)告文體，心中也就有了底。能否舉一反三，觸類(lèi)旁

通，除了要有創(chuàng)造性思維能力、接觸新問(wèn)題要再學(xué)習(xí)外，關(guān)鍵還

在于學(xué)習(xí)常用文體時(shí)，要掌握其基本形態(tài)和規(guī)律。

三、多讀古今中外范文

多讀好文章，會(huì)得到潛移默化的滋養(yǎng)，日久天長(zhǎng)，就能從中

吸取許多有益的東西。古人云：讀書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神，講得

就是這個(gè)道理。

多讀，是指認(rèn)真閱讀古今中外的優(yōu)秀公文。如秦李斯的《諫

逐客書(shū)》、漢劉邦的《人關(guān)告諭》、東漢諸葛亮的《出師表》等都

是言簡(jiǎn)意賅的古代公文代表作。此外，還指多讀古今中外名著，

廣泛涉獵各方面的書(shū)籍。只有博采眾長(zhǎng)，才能厚積薄發(fā)，為公文

寫(xiě)作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

第二章政務(wù)公文寫(xiě)作

第一節(jié)報(bào)告

一、報(bào)告的性質(zhì)及類(lèi)型

報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議

的上行文。

報(bào)告是下情上達(dá)的重要途徑之一。上級(jí)機(jī)關(guān)依據(jù)它來(lái)制定方

針政策，指導(dǎo)下級(jí)工作；下級(jí)機(jī)關(guān)通過(guò)它來(lái)反映情況，取得上級(jí)

對(duì)工作的支持和指導(dǎo)。

根據(jù)報(bào)告的目的可以將其分為：呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。

呈報(bào)性報(bào)告是指由下級(jí)機(jī)關(guān)把工作情況及意見(jiàn)直接呈報(bào)上級(jí)

機(jī)關(guān)，使其了解的報(bào)告。

呈轉(zhuǎn)性報(bào)告是指由下級(jí)機(jī)關(guān)把某項(xiàng)工作情況和有關(guān)此工作的

意見(jiàn)、措施呈報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，使其了解并要求其批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)參考、

執(zhí)行的報(bào)告。這類(lèi)報(bào)告一經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)，就具有了等同于上級(jí)

機(jī)關(guān)的權(quán)威和效力，其中的意見(jiàn)及措施等就具有了指令性。下級(jí)

機(jī)關(guān)常常用這種方式取得上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)工作的支持和指導(dǎo)，以

此推動(dòng)工作。

二、報(bào)告的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法

（一）報(bào)告在寫(xiě)作格式上主要有標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主報(bào)機(jī)關(guān)、

正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期等項(xiàng)內(nèi)容。如果有附件，則應(yīng)在正文

下面一行空兩格后寫(xiě)明附件的件數(shù)和名稱(chēng)。有抄報(bào)機(jī)關(guān)的，應(yīng)在

末頁(yè)的下半部分寫(xiě)明。報(bào)告的標(biāo)題，一般不寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)，只寫(xiě)事

項(xiàng)和文種。

（二）正文的寫(xiě)法

1、呈報(bào)性報(bào)告

首先寫(xiě)報(bào)告的原因和目的，其次寫(xiě)報(bào)告內(nèi)容，這是行文重點(diǎn),

最后用“以上若有不妥（當(dāng)），請(qǐng)指示?！钡扔谜Z(yǔ)結(jié)尾。報(bào)送、轉(zhuǎn)呈相

關(guān)文件和材料，通常用“如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批復(fù)”，“妥否，請(qǐng)批復(fù)”等常

用語(yǔ)結(jié)尾。

2、呈轉(zhuǎn)性報(bào)告

首先寫(xiě)明報(bào)告的原因，其次具體闡述工作安排的有關(guān)規(guī)定、

措施和方法，最后常用“以上報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)予批轉(zhuǎn)執(zhí)行?！钡冉Y(jié)

束收文。

三、報(bào)告寫(xiě)作時(shí)應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

報(bào)告與請(qǐng)示是兩種文種，所以報(bào)告中不應(yīng)當(dāng)含有請(qǐng)示事項(xiàng)，

以免上級(jí)機(jī)關(guān)只注意情況而忽略請(qǐng)示的內(nèi)容，影響批復(fù)的重點(diǎn)。

［例文］

郵電部人事司關(guān)于郵電部門(mén)調(diào)整出國(guó)人員

審批單位的備案報(bào)告

中央組織部黨政外事干部局：

隨著我國(guó)改革開(kāi)放和郵電通信事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，郵電部門(mén)

對(duì)外交往日益頻繁，近幾年來(lái)出國(guó)（境）人員大量增加，審批工作

日益繁重。根據(jù)中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳中辦發(fā)［1993］23號(hào)

文件規(guī)定，經(jīng)我部黨組研究，擬增加郵電部門(mén)56個(gè)單位為因公臨

時(shí)出國(guó)人員審批單位。為加強(qiáng)對(duì)因公出國(guó)人員審查工作的管理，

我部制定了《郵電部門(mén)出國(guó)（境）人員審查工作暫行規(guī)定》，擬同時(shí)

由部黨組頒布執(zhí)行。

請(qǐng)予審查。

附件：1、郵電部門(mén)增加因公臨時(shí)出國(guó)人員審批單位名單

2、郵電部門(mén)出國(guó)（境）人員審查工作暫行規(guī)定

郵電部人事司

XXXX年X月X日

第二節(jié)請(qǐng)示

一、請(qǐng)示的性質(zhì)

請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某一工作、事項(xiàng)給予指示、

批準(zhǔn)的上行文。

請(qǐng)示中涉及的事情是發(fā)文機(jī)關(guān)在職權(quán)范圍內(nèi)無(wú)法解決的；或

者事關(guān)重大，為防止失誤和慎重起見(jiàn)，需要上級(jí)機(jī)關(guān)了解并給予

指示的；或是因無(wú)明確規(guī)定而難以處理的；或是對(duì)某些方針、政

策、法規(guī)把握不準(zhǔn)或有不同理解，希望上級(jí)給予解釋、指示的等

等。在上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)請(qǐng)示內(nèi)容未做出答復(fù)前，發(fā)文機(jī)關(guān)一般不得擅

自行動(dòng)。因此，請(qǐng)示必須在工作、事情進(jìn)行之前或采取措施之前,

而且請(qǐng)示要求上級(jí)機(jī)關(guān)不管同意與否都必須及時(shí)給予批復(fù)。

二、請(qǐng)示的特點(diǎn)

（一）一文一事。不可以在一個(gè)請(qǐng)示中請(qǐng)示兩個(gè)或兩個(gè)以上的

問(wèn)題或事項(xiàng)。

（二）不能多頭請(qǐng)示，一般只報(bào)一個(gè)上級(jí)主管機(jī)關(guān)。如涉及其

他機(jī)關(guān)，可用抄送的形式。

（三）一般不能越級(jí)，如果情況特殊，必須越級(jí)時(shí)，則應(yīng)同時(shí)

抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。

三、請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法

（一）請(qǐng)示在寫(xiě)作格式上主要包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、

正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期等內(nèi)容。如果有附件，則應(yīng)在正文下

面一行空兩格處寫(xiě)明附件的件數(shù)和名稱(chēng)。有抄報(bào)機(jī)關(guān)的，應(yīng)在末

頁(yè)下半部分寫(xiě)明。

（二）正文的寫(xiě)法

首先交代請(qǐng)示事項(xiàng)或問(wèn)題的背景、原因，然后提出請(qǐng)示的具

體事項(xiàng)，最后用“妥否，請(qǐng)批示”、“當(dāng)否，請(qǐng)批示”等常用語(yǔ)結(jié)束全

文。

四、報(bào)告和請(qǐng)示的區(qū)別

報(bào)告和請(qǐng)示都屬于上行文，都是反映情況，陳述意見(jiàn)。但報(bào)

告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、說(shuō)明情況用的匯報(bào)性文件，目的是讓

上級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)了解情況，因此，報(bào)告不一定需要答復(fù)；請(qǐng)示是

向上級(jí)機(jī)關(guān)說(shuō)明情況、陳述意見(jiàn)、請(qǐng)求批準(zhǔn)、解決某個(gè)問(wèn)題時(shí)用

的請(qǐng)示性文件。由于行文目的不同，所以請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別在于:

（一）內(nèi)容不同

請(qǐng)示必須一文一事，報(bào)告的涉及面可以很廣泛。

（二）對(duì)象不同

請(qǐng)示只主送一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，不能越級(jí)請(qǐng)示，報(bào)告可以多頭主

送。

（三）處理方式不同

請(qǐng)示必須批復(fù)，報(bào)告則一般不用批復(fù)。

（四）行文時(shí)間不同

請(qǐng)示必須事先行文，報(bào)告則既可事前，也可在事情進(jìn)行中或

事后行文。

［例文］

關(guān)于連接集團(tuán)公司0A系統(tǒng)設(shè)備購(gòu)置的請(qǐng)示

XXX主任：

最近集團(tuán)公司已將我中心連接集團(tuán)公司0A系統(tǒng)的程序編制完

備，只因我中心與之連接的三臺(tái)電腦均為奔騰n及賽揚(yáng)機(jī)型，不

能達(dá)到連接0A系統(tǒng)的配置要求（能安裝office2000和window200

等軟件），因而無(wú)法連接集團(tuán)公司的0A系統(tǒng)。為盡快實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)

公司的0A連接，及時(shí)了解集團(tuán)公司的有關(guān)指示精神和最新信息，

實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)公司工作方式改變的銜接，提高工作效率和辦事效率,

特申請(qǐng)購(gòu)置三臺(tái)電腦（方正奔騰W機(jī)型和IBM奔騰IV機(jī)型），費(fèi)用

約為30000元。

可否，請(qǐng)批示。

XX部

2002年10月11日

第三節(jié)通知

一、通知的性質(zhì)

通知是一種使用廣泛的公務(wù)文書(shū)。適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公

文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求

下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和

聘用干部。

二、通知的特點(diǎn)

（一）使用范圍廣泛

任何一級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體都可以發(fā)通知。

（二）使用頻率高

由于通知使用范圍廣，行文簡(jiǎn)便，所以使用頻率高。在公文

中，通知是使用最多的一個(gè)文種。

三、通知的種類(lèi)

根據(jù)通知的性質(zhì)和使用范圍，通知可以分為批轉(zhuǎn)性通知、指

示性通知、告知性通知、會(huì)議通知、任免通知等。

四、通知的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法

（一）通知在寫(xiě)作格式上包括標(biāo)題和正文兩部分內(nèi)容。標(biāo)題由

三部分組成：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種。有的還要根據(jù)具體情

況寫(xiě)明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補(bǔ)充通知”等。在

一定范圍內(nèi)制發(fā)的普遍告知性通知可省略發(fā)文機(jī)關(guān)或事由。

“頒布”、“印發(fā)”、“發(fā)布”、“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”類(lèi)通知，應(yīng)該在標(biāo)

題中把被轉(zhuǎn)發(fā)的文件制發(fā)機(jī)關(guān)寫(xiě)明。

（二）正文的寫(xiě)法

1、轉(zhuǎn)發(fā)性通知

轉(zhuǎn)發(fā)性通知包括印發(fā)性通知和批轉(zhuǎn)性通知，其正文一般比較

簡(jiǎn)單，句式基本固定。要寫(xiě)明對(duì)所批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件的意見(jiàn)或評(píng)

價(jià)，并分別情況表明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)目的，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)“參照?qǐng)?zhí)行”、

“遵照辦理”、“研究執(zhí)行”、“認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等等。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件時(shí)

要避免出現(xiàn)“通知的通知”的形式。

有的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，不僅要表明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)目的和

要求，還要在其中提出具體的指示性意見(jiàn)。

2、指示性通知

首先寫(xiě)出本通知的依據(jù)和目的，其次寫(xiě)通知的具體任務(wù)和要

求。要寫(xiě)清楚處理問(wèn)題的原則、具體措施或辦法。

3、告知性通知

告知性通知的正文需寫(xiě)清楚要告知的事項(xiàng)，即通知的事項(xiàng)、

意義或重要性、希望或要求等。

4、會(huì)議通知

簡(jiǎn)單的會(huì)議通知，只需寫(xiě)明會(huì)議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、

參加者、要求等。

復(fù)雜的會(huì)議通知，一般應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議目的、名稱(chēng)、開(kāi)會(huì)時(shí)間、

會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議題、參加人員范圍、入場(chǎng)憑證、報(bào)道時(shí)間及地

點(diǎn)、與會(huì)人員須攜帶的文件材料或其他要求事項(xiàng)。

5、任免通知

任免通知只需寫(xiě)明任免的依據(jù)和內(nèi)容（時(shí)間、人員、具體職務(wù)

等）即可。

［例文］

關(guān)于企業(yè)信息化建設(shè)臨時(shí)工作組職能的通知

企業(yè)信息化建設(shè)臨時(shí)工作組：

根據(jù)工作需要，經(jīng)研究，企業(yè)信息化建設(shè)臨時(shí)工作組的職能

為：負(fù)責(zé)先期實(shí)施項(xiàng)目前期工作，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)的關(guān)系；與相關(guān)

部門(mén)組成各專(zhuān)業(yè)聯(lián)合小組，負(fù)責(zé)除生產(chǎn)系統(tǒng)之外的企業(yè)信息化網(wǎng)

絡(luò)的建設(shè)、維護(hù)與管理；負(fù)責(zé)研究和制定企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，研究

和制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)企業(yè)信息化網(wǎng)絡(luò)與各生產(chǎn)系

統(tǒng)的接口規(guī)范及銜接；負(fù)責(zé)研究和制定集團(tuán)公司項(xiàng)目實(shí)施總體方

案，并負(fù)責(zé)對(duì)各省公司項(xiàng)目建設(shè)方案進(jìn)行指導(dǎo)；根據(jù)集團(tuán)公司總

體戰(zhàn)略和流程再造要求，負(fù)責(zé)企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的管理和改造。

企業(yè)信息化建設(shè)臨時(shí)工作組內(nèi)設(shè)：綜合技術(shù)組、流程管理組、

工程管理組。

中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)公司委員會(huì)

年月日

第四節(jié)函

一、函的性質(zhì)

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有

關(guān)部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

二、函的特點(diǎn)

（一）行文自由。使用時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格的上下級(jí)級(jí)別約束。

（二）用途廣泛。商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等都可用函。

（三）靈活多樣。寫(xiě)作方式靈活，行文靈活。

三、函的種類(lèi)

（一）商洽函：不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽辦理某一事項(xiàng)，請(qǐng)求

協(xié)助解決某一問(wèn)題。

（二）詢(xún)問(wèn)函：詢(xún)問(wèn)工作情況或某一問(wèn)題。

（三）答復(fù)函：答復(fù)有關(guān)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)的事項(xiàng)。

（四）請(qǐng)示函：向主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)。

（五）周知函：告知一個(gè)單位某些情況，不需回函。

四、函的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法

（一）函的結(jié)構(gòu)一般包括以下幾個(gè)部分：標(biāo)題、公文編號(hào)、主

送機(jī)關(guān)、正文、落款。

（二）函的正文內(nèi)容與寫(xiě)法

1、發(fā)函：首先寫(xiě)明發(fā)函的理由；其次寫(xiě)明需要商洽、詢(xún)問(wèn)、

告知、催辦、請(qǐng)求的具體事項(xiàng)；最后用“特此函詢(xún)，望予函告”，“特

此商洽，望能同意”，“請(qǐng)予研究函復(fù)''等結(jié)尾。

2、復(fù)函：首先概述來(lái)函內(nèi)容作為復(fù)函依據(jù)，其次寫(xiě)明對(duì)來(lái)函

作出回答，最后用“特此函復(fù)”、“謹(jǐn)此函告”等結(jié)尾。

［例文］

關(guān)于敬請(qǐng)配合加快文件處理速度的函

各處室、部門(mén)：

一段時(shí)間以來(lái)，各處室、部門(mén)擬制的文件打字積壓現(xiàn)象嚴(yán)重。

7月20日查看了33份待打的文件材料中，積壓30天的一份（6月

21日簽發(fā)）、積壓1024天的13份（7月10日6月26日簽發(fā)）、積

壓9天以下的19份（7月11日7月19日簽發(fā)）。由于文件的積壓,

影響了我公司通過(guò)文件實(shí)施管理的效率。

為了解決上述問(wèn)題，確保公文的時(shí)效性，促使員工盡快熟練

地操作微機(jī)，經(jīng)研究做出如下規(guī)定：

一、加強(qiáng)辦公室內(nèi)部管理，嚴(yán)格控制發(fā)文。對(duì)可發(fā)可不發(fā)的

文件，堅(jiān)決不發(fā)。

二、整頓各種“信息”。除了“xx信息”外,其他各“信息，,辦公

室不負(fù)責(zé)打字。

三、除省公司文件（含有關(guān)紅頭文件）、省公司領(lǐng)導(dǎo)在專(zhuān)業(yè)工

作會(huì)議上的報(bào)告，全局性工作匯報(bào)材料外，其他文字材料辦公室

不予打字。

四、打字人員打印文件、材料必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室

主任簽字，不得擅自支援。

以上規(guī)定，請(qǐng)惠于諒解、配合和支持。

xx移動(dòng)公司辦公室

XXX年X月X日

第五節(jié)會(huì)議紀(jì)要

一、會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)

會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的主導(dǎo)思想和會(huì)議記錄，對(duì)會(huì)議的重要

內(nèi)容、決定事項(xiàng)進(jìn)行整理、綜合、摘要、提高而形成的一種具有

記實(shí)性、指導(dǎo)性的公文。它適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事

項(xiàng)。

二、會(huì)議紀(jì)要的使用范圍和作用

（一）會(huì)議紀(jì)要的使用范圍

會(huì)議紀(jì)要適用于有一定規(guī)模的比較重要的會(huì)議，記載、傳達(dá)

會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。這種會(huì)議往往是為了解決當(dāng)前工作中的某

項(xiàng)實(shí)際問(wèn)題而召開(kāi)的，會(huì)上要對(duì)有關(guān)方針政策進(jìn)行研究并作出重

大決策。紀(jì)要的作用是將會(huì)上分析討論的問(wèn)題、形成的決議記錄

下來(lái)，形成正式文件。經(jīng)常的事務(wù)性的會(huì)議，不需要寫(xiě)紀(jì)要。

（二）會(huì)議紀(jì)要的作用

1、向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況，以便得到及時(shí)的指導(dǎo)。

2、向下屬單位傳達(dá)會(huì)議精神和會(huì)議決議，以更好地貫徹會(huì)議

精神，指導(dǎo)具體工作，解決相關(guān)問(wèn)題。會(huì)議紀(jì)要是行政部門(mén)用以

領(lǐng)導(dǎo)和推動(dòng)工作的重要工具。

三、會(huì)議紀(jì)要的類(lèi)型

（一）決議型會(huì)議紀(jì)要

這類(lèi)紀(jì)要都是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)層集體開(kāi)會(huì)決定事項(xiàng)所使

用的一種紀(jì)要。這類(lèi)會(huì)議紀(jì)要主要涉及日常工作，內(nèi)容比較簡(jiǎn)單,

因此可以上報(bào)下發(fā)，以溝通情況。

（二）重要工作會(huì)議紀(jì)要

領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)就某地區(qū)、某部門(mén)的重大工作問(wèn)題召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議，

以后撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要上報(bào)下發(fā)或請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)，又叫部署型的會(huì)議紀(jì)

要。

（三）學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要

這類(lèi)紀(jì)要屬于討論型的會(huì)議紀(jì)要，因此不具有法定的行政權(quán)

威性。

四、會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法

（一）標(biāo)題

一般在“紀(jì)要''之前冠以會(huì)議名稱(chēng)即可，如“培訓(xùn)中心主任辦公

會(huì)會(huì)議紀(jì)要”。

（二）開(kāi)頭

介紹會(huì)議的基本情況，包括開(kāi)會(huì)的根據(jù)和目的、會(huì)議的起止

時(shí)間、參加會(huì)議的人員、會(huì)議的基本議程和主要活動(dòng)以及會(huì)議的

結(jié)果。

（三）寫(xiě)作主體

主要記寫(xiě)會(huì)議主要精神，研究的問(wèn)題，討論的意見(jiàn)，議定的

事項(xiàng)等。

（四）結(jié)尾

一般指明方向，提出希望。也可以將紀(jì)要內(nèi)容寫(xiě)完，即自行

結(jié)束。

五、寫(xiě)作會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）注意記實(shí)性。要真實(shí)地反映會(huì)議的精神、討論的問(wèn)題以

及形成的決議，但也不是有言必錄，記流水帳。在忠實(shí)于會(huì)議主

要精神前提下，可以對(duì)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行分析歸納，取其精華，摘

其要而記之。

（二）突出中心。有時(shí)一個(gè)會(huì)議要涉及許多問(wèn)題，寫(xiě)紀(jì)要時(shí)一

定要抓住這次會(huì)議所集中解決的主要問(wèn)題，形成紀(jì)要的中心。

（三）紀(jì)要涉及的認(rèn)識(shí)和結(jié)論應(yīng)當(dāng)是經(jīng)會(huì)議討論統(tǒng)一通過(guò)了

的，如有保留意見(jiàn)，可另作說(shuō)明。對(duì)于尚未解決的問(wèn)題，也可以

附記于紀(jì)要之后。

［例文］

XXXX公司培訓(xùn)中心主任辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要

培訓(xùn)中心召開(kāi)主任辦公會(huì)議，會(huì)議由主任主持，副主任、財(cái)

務(wù)部、物業(yè)管理公司的負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員參加了會(huì)議。會(huì)上主

任介紹了信息產(chǎn)業(yè)部決定在我培訓(xùn)中心舉辦學(xué)習(xí)貫徹新出臺(tái)的

《中華人民共和國(guó)電信條例》和《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》培

訓(xùn)班的情況，并強(qiáng)調(diào)指出這次部里在我們這里辦班是我們改制后

第一次辦這么高規(guī)格的培訓(xùn)班，加上移動(dòng)中青班等培訓(xùn)班，我們

的培訓(xùn)任務(wù)很重，一定要全力以赴，通力合作，解決好辦班吃、

住、行的問(wèn)題，以高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)圓滿地完成培訓(xùn)任務(wù)。會(huì)議經(jīng)

過(guò)研究議定了如下事項(xiàng)：

一、關(guān)于住宿問(wèn)題。為適應(yīng)辦班需要，會(huì)議決定對(duì)學(xué)5樓進(jìn)

行裝修改造。裝修改造要高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。同時(shí)對(duì)學(xué)2樓的內(nèi)部

設(shè)施進(jìn)行檢修。

二、關(guān)于餐飲問(wèn)題。會(huì)議決定為食堂配齊炊事工具，購(gòu)買(mǎi)2

臺(tái)冷藏柜，為服務(wù)員配齊制服。

三、關(guān)于交通問(wèn)題。會(huì)議同意運(yùn)輸部增加一名駕駛員。并強(qiáng)

調(diào)因辦班較多，一定要合理調(diào)配車(chē)輛，保證辦班用車(chē)。

出席：XXX、XXXo

XXX、XXX、XXX、XXXo

第三章日常事務(wù)公文

第一節(jié)計(jì)劃

一、計(jì)劃的性質(zhì)和作用

計(jì)劃是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或個(gè)人對(duì)將要進(jìn)行的工作、生產(chǎn)與

學(xué)習(xí)提出的預(yù)想目標(biāo)，并制定出實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的具體步驟、方法

和措施所使用的公務(wù)文書(shū)。

計(jì)劃是管理職能實(shí)施的開(kāi)始，是計(jì)劃性文體的統(tǒng)稱(chēng)。常見(jiàn)的

設(shè)想、規(guī)劃、工作要點(diǎn)、工作安排、方案、意見(jiàn)等均屬計(jì)劃范疇。

古人云：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！薄吧钣?jì)遠(yuǎn)慮，所以不窮?！?/p>

意思是無(wú)論做什么事，事先有計(jì)劃才能成功，沒(méi)有計(jì)劃，就易導(dǎo)

致失敗。搞經(jīng)濟(jì)工作也是同樣的道理。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，制定計(jì)劃

作為一種科學(xué)的工作方法，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，對(duì)學(xué)習(xí)、工作和生產(chǎn)有

重要的指導(dǎo)、推動(dòng)和保證作用。

二、計(jì)劃的種類(lèi)

按范圍分，有個(gè)人計(jì)劃、班組計(jì)劃、單位計(jì)劃、國(guó)家計(jì)劃。

按性質(zhì)分，有綜合計(jì)劃、專(zhuān)題計(jì)劃。

按內(nèi)容分，有生產(chǎn)計(jì)劃、工作計(jì)劃、學(xué)習(xí)計(jì)劃等。

按時(shí)間分，有年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃等。

三、計(jì)劃的格式與寫(xiě)法

計(jì)劃一般有三種寫(xiě)作形式：第一種是條文敘述式；第二種是

圖表表述式；第三種是圖表加條文式。

下面僅就普遍使用的條文敘述式的寫(xiě)作做一介紹。

（一）標(biāo)題

計(jì)劃的標(biāo)題通常由單位、時(shí)限、計(jì)劃內(nèi)容和文種組成。如《中

國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)公司培訓(xùn)中心2000年培訓(xùn)計(jì)劃》。有時(shí)可以根據(jù)

具體的寫(xiě)作情況省略單位或時(shí)間。如《2003年工作計(jì)劃》。

未定稿的計(jì)劃，可以在標(biāo)題下一行用括號(hào)力口注“草案”、“初稿”、

“討論稿”等。

（二）正文

計(jì)劃的的正文通常有前言、主體、結(jié)語(yǔ)等幾部分。

1、前言

前言主要寫(xiě)制定計(jì)劃的依據(jù)、指導(dǎo)思想，有的也概括前一階

段工作或?qū)懗瞿繕?biāo)要求。

2、主體

主體是計(jì)劃的寫(xiě)作核心部分，一般包括兩部分內(nèi)容。

（1）任務(wù)和要求。主要寫(xiě)在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)要完成的工作及要達(dá)到

的指標(biāo)，要寫(xiě)明完成任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量和程度。

（2）方法和措施。寫(xiě)明完成某項(xiàng)工作采取的方法、措施、具體

步驟、時(shí)間分配、人力、物力、財(cái)力的安排等，這部分應(yīng)寫(xiě)得具

體可行。

3、結(jié)語(yǔ)

可以重申計(jì)劃的意義，也可以提出注意事項(xiàng)或發(fā)出號(hào)召。有

時(shí)不寫(xiě)這部分，主體結(jié)束即結(jié)束。

（三）落款

落款包括制定日期、制定者、附件。

［例文］

XX移動(dòng)公司2001年培訓(xùn)工作計(jì)劃

根據(jù)省公司《2001年員工培訓(xùn)工作要點(diǎn)》，結(jié)合我公司的實(shí)際

情況，現(xiàn)將今年的員工培訓(xùn)工作安排如下：

一、指導(dǎo)思想

今年的員工培訓(xùn)工作本著面向生產(chǎn)、注重實(shí)用、講求實(shí)效的

原則，以崗位培訓(xùn)為重點(diǎn)，采取多渠道、多層次的方式開(kāi)展員工

培訓(xùn)。

二、管理者培訓(xùn)

為提高管理干部的管理水平，今年繼續(xù)選送部分年齡在30歲

以下，參加各類(lèi)管理培訓(xùn)班。

三、員工培訓(xùn)

員工培訓(xùn)仍以崗位培訓(xùn)為重點(diǎn)，生產(chǎn)工種的員工在去年完成

崗位資格培訓(xùn)（即等級(jí)考試）的基礎(chǔ)上，著重抓好上一等級(jí)的培訓(xùn)

和發(fā)展新業(yè)務(wù)的應(yīng)急短期培訓(xùn)。培訓(xùn)中應(yīng)貫徹按需施教、學(xué)用結(jié)

合、講求實(shí)效的原則，既要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，更要突出技能培訓(xùn)，

同時(shí)要加強(qiáng)思想政治教育和職業(yè)道德教育。

四、抓好學(xué)歷教育

函授是培養(yǎng)在職人員適應(yīng)工作需要的主要學(xué)歷教育形式，各

相關(guān)單位應(yīng)給予必要的時(shí)間參加函授站的面授，幫助學(xué)生解決一

些實(shí)際問(wèn)題。參加地方的成人自學(xué)考試和電大也是比較好的學(xué)習(xí)

形式。從往年的情況看，學(xué)文科的多，學(xué)理科的少。我們提倡選

擇與本崗位工作有關(guān)的專(zhuān)業(yè)參加學(xué)習(xí)，有利于學(xué)以致用。

五、認(rèn)真檢查職工培訓(xùn)計(jì)劃執(zhí)行情況，制訂好職工培訓(xùn)規(guī)劃。

各下屬公司應(yīng)認(rèn)真檢查職工教育培訓(xùn)計(jì)劃的執(zhí)行情況，抓好

落實(shí)，爭(zhēng)取完成2001年的培訓(xùn)計(jì)劃。同時(shí)制定符合本企業(yè)實(shí)際的

職工教育培訓(xùn)規(guī)劃。

XXX移動(dòng)公司

2001年x月x日

第二節(jié)總結(jié)

一、總結(jié)的性質(zhì)和作用

總結(jié)是對(duì)已經(jīng)完成的某一時(shí)期內(nèi)或某一專(zhuān)項(xiàng)工作進(jìn)行檢查、

回顧，從中找出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)而形成的一種文字材料。

日常工作中常用的小結(jié)、體會(huì)，實(shí)際上也是總結(jié)，不過(guò)它反

映的內(nèi)容較為單純或經(jīng)驗(yàn)不成熟、時(shí)間較短、范圍較小。

總結(jié)作為一種回顧與思索的手段，不僅是搞好工作的重要環(huán)

節(jié)，而且是培養(yǎng)管理者的好方法。具體地說(shuō)，總結(jié)在經(jīng)濟(jì)工作的

實(shí)踐中有如下作用：

1、有利于提高工作效率。總結(jié)的目的是對(duì)以往的工作進(jìn)行全

面、系統(tǒng)的回顧，找出經(jīng)驗(yàn)和差距，避免在今后的工作中走彎路。

2、有利于避免工作中的盲目性。通過(guò)總結(jié)，可以從過(guò)去的實(shí)

踐中找出規(guī)律性的東西，避免盲目性，提高自覺(jué)性。

二、總結(jié)的種類(lèi)

按內(nèi)容分，有工作總結(jié)、活動(dòng)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、思想總結(jié)等。

按時(shí)間分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)、月份總結(jié)、階段總結(jié)等。

按范圍分，有部門(mén)總結(jié)、單位總結(jié)、班組總結(jié)、個(gè)人總結(jié)等。

按性質(zhì)分，有綜合性總結(jié)、專(zhuān)題總結(jié)等。

三、總結(jié)的基本結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法

總結(jié)因內(nèi)容、對(duì)象的各異，因而在寫(xiě)法上也是多種多樣的。

不過(guò)總結(jié)的內(nèi)容還是有相對(duì)穩(wěn)定的組成部分和結(jié)構(gòu)形式?？偨Y(jié)一

般可分為三部分：標(biāo)題、正文和落款。

（一）標(biāo)題

總結(jié)的標(biāo)題通常有三種寫(xiě)法。一是類(lèi)似公文式的標(biāo)題，一般

由單位名稱(chēng)、期限、總結(jié)對(duì)象和文種組成。如《培訓(xùn)中心2000年

度工作總結(jié)》，有時(shí)也可只寫(xiě)事由和文種。二是概括總結(jié)內(nèi)容或以

觀點(diǎn)來(lái)標(biāo)明，如《多種經(jīng)營(yíng)是致富之路》。三是用一個(gè)生動(dòng)形象的

正標(biāo)題，然后加副標(biāo)題挑明，如《堅(jiān)持責(zé)、權(quán)、利結(jié)合企業(yè)換新

貌——xx市移動(dòng)公司實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新》。

（二）正文

正文通常由前言、主體、結(jié)語(yǔ)等幾部分組成。

1、前言

總結(jié)的前言部分一般交代具體工作的政策依據(jù)、主客觀條件

等背景材料，也概括介紹總結(jié)的對(duì)象、范圍、目的。

2、主體

取得的成績(jī)及經(jīng)驗(yàn)。這部分是總結(jié)的主要內(nèi)容。重點(diǎn)分析取

得的成績(jī)以及取得成績(jī)的原因和作法，總結(jié)出帶有規(guī)律的經(jīng)驗(yàn)。

存在的問(wèn)題和教訓(xùn)。工作中的主要問(wèn)題和教訓(xùn)，要寫(xiě)得具體

真實(shí)，以利于今后工作中的改進(jìn)。

3、結(jié)語(yǔ)

結(jié)語(yǔ)的內(nèi)容主要是對(duì)下一步工作的設(shè)想、安排、意見(jiàn)等。

（三）落款

總結(jié)的落款包括署名和日期。單位總結(jié)的署名，一般不放在

落款處，而寫(xiě)在標(biāo)題中或標(biāo)題下。有的總結(jié)隨文發(fā)送，所以總結(jié)

上不署名。個(gè)人總結(jié)署名，一般寫(xiě)于正文后的右下方。

［例文］

三步曲唱紅“市場(chǎng)”經(jīng)

------山西移動(dòng)通信xxx營(yíng)業(yè)部經(jīng)驗(yàn)介紹

2000年，山西xxx營(yíng)業(yè)部還只是個(gè)僅有6000用戶，年?duì)I業(yè)額

不足800萬(wàn)元，欠費(fèi)率高達(dá)82%的xxx市移動(dòng)分公司的末流企

業(yè)，但現(xiàn)在他們已發(fā)展用戶13萬(wàn)，營(yíng)業(yè)額到8月份突破1000

萬(wàn)元，增幅比例達(dá)到36%,欠費(fèi)率控制在1%,僅用8個(gè)月時(shí)間

就使用戶翻了一番，企業(yè)人均創(chuàng)收達(dá)50萬(wàn)元，各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展都走

在全市同行業(yè)前列，營(yíng)業(yè)廳成為全省的“示范窗口”，公司被省消協(xié)

評(píng)為“誠(chéng)信單位是什么妙方使xxx移動(dòng)通信獨(dú)占鰲頭呢?職工們

異口同聲的說(shuō)：是xxx經(jīng)理調(diào)查、培育、發(fā)展市場(chǎng)的三步曲唱紅了

“市場(chǎng)”經(jīng)。

調(diào)查市場(chǎng)

1990年10月，年僅36歲的xxx剛?cè)蝬xx移動(dòng)通信營(yíng)業(yè)部經(jīng)理,

就針對(duì)全縣欠費(fèi)率高、客戶停機(jī)的多、發(fā)展速度緩慢的狀況，組

織20多名職工深入全縣220個(gè)村莊進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。他親自深入農(nóng)

戶，走訪群眾，了解農(nóng)民對(duì)企業(yè)的意見(jiàn)和要求。不少職工主觀認(rèn)

為，農(nóng)村那么落后，移動(dòng)通信費(fèi)用又高，農(nóng)民誰(shuí)使用手機(jī)呢?但XXX

卻深信自己的判斷，農(nóng)村人口是城市人口的6倍以上，生活條件

又在不斷改善，必然是一個(gè)潛在的大市場(chǎng)。他們從農(nóng)村的基本數(shù)

據(jù)人手，按片區(qū)進(jìn)行了細(xì)劃，通過(guò)一個(gè)半月的時(shí)間，調(diào)查了6萬(wàn)

余戶農(nóng)民家庭的收支和可支配財(cái)力，以及擁有的汽車(chē)、農(nóng)用車(chē)、

摩托車(chē)的使用范圍，固定電話、移動(dòng)電話數(shù)量，為發(fā)展農(nóng)村市場(chǎng)

找準(zhǔn)了方向和切入點(diǎn)。

xxx根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的情況，在全縣建立了13個(gè)合作營(yíng)業(yè)廳，

發(fā)展農(nóng)村移動(dòng)業(yè)務(wù)營(yíng)銷(xiāo)員247個(gè)，使農(nóng)民不出村就可辦理各種業(yè)

務(wù)。他們還利用“村長(zhǎng)工程”，引導(dǎo)農(nóng)村干部使用移動(dòng)電話，發(fā)展農(nóng)

村經(jīng)濟(jì)。目前，全縣220個(gè)行政村的438名書(shū)記、村長(zhǎng)，已有357

人使用了中國(guó)移動(dòng)的手機(jī)。8月份他們開(kāi)展租賃手機(jī)業(yè)務(wù)后，一個(gè)

月凈增用戶3000個(gè)，農(nóng)村的用戶就占到85%以上。

培育市場(chǎng)

xxx為了鞏固老客戶發(fā)展新客戶，及時(shí)扭轉(zhuǎn)宣傳思路，將企業(yè)

的品牌宣傳與業(yè)務(wù)宣傳并重，與縣電視臺(tái)和《xxx報(bào)》報(bào)社聯(lián)合舉

辦專(zhuān)題節(jié)目，每周都有新業(yè)務(wù)宣傳。xxx還把新業(yè)務(wù)制作成版面和

錄音逐村逐鎮(zhèn)進(jìn)行宣傳，在各種會(huì)議上放置宣傳版面，由營(yíng)業(yè)人

員現(xiàn)場(chǎng)演示講解操作，使廣大群眾對(duì)移動(dòng)公司有了更全面的了解。

xxx還發(fā)動(dòng)職工與客戶交朋友，每月定期召開(kāi)大客戶座談會(huì)、

聯(lián)誼會(huì)，認(rèn)真聽(tīng)取客戶的意見(jiàn)。春節(jié)到來(lái)前，XXX通過(guò)郵政禮儀為

49戶大客戶送去鮮花和問(wèn)候。定期對(duì)大客戶進(jìn)行新業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)

全球通簽約客戶，XXX通過(guò)入網(wǎng)資料，查出用戶的生日，為他們送

去一束鮮花、一盒蛋糕。遇有大客戶的紅白喜，XXX都是親自到場(chǎng)

祝賀和表喪，使客戶與中國(guó)移動(dòng)通信形成鐵的關(guān)系。到目前，XXX

移動(dòng)通信的大客戶和集團(tuán)客戶沒(méi)有一戶流失。

發(fā)展市場(chǎng)

失去一個(gè)客戶容易，而得到一個(gè)客戶卻需要周到細(xì)致服務(wù)。

XXX不斷研究客戶的變化情況，針對(duì)性地制定不同政策。他責(zé)成專(zhuān)

人為客戶辦理購(gòu)機(jī)、選號(hào)、維修、繳費(fèi)一條龍服務(wù)，讓所有的客

戶都能享受到XXX移動(dòng)的文明服務(wù)，中心營(yíng)業(yè)廳在省公司暗查明訪

質(zhì)量調(diào)查中成績(jī)名列第一。XXX縣農(nóng)民蔬菜日光溫室大棚達(dá)2萬(wàn)

個(gè)，農(nóng)民們的大棚建到哪里，XXX就把預(yù)約服務(wù)和營(yíng)銷(xiāo)代辦發(fā)展到

哪里。

為了改善XXX移動(dòng)通信的通話質(zhì)量,XXX還千方百計(jì)爭(zhēng)取投資,

在硬件建設(shè)上下功夫。他在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)新紡、白村、劉峪、北蘇

村、水西等地的信號(hào)弱，他多次到分公司爭(zhēng)取網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金和設(shè)

備，在全縣建立13個(gè)基站，使全縣消除了移動(dòng)通信盲點(diǎn)，移動(dòng)信

號(hào)覆蓋了全縣2跖個(gè)村莊，覆蓋率在94%以上。

由于服務(wù)質(zhì)量的改善，xxx移動(dòng)通信的新業(yè)務(wù)收入逐月遞增，

新業(yè)務(wù)收入占到總收入的78%,2000年8個(gè)月的發(fā)展速度等于

前6年的發(fā)展總和。

第三節(jié)值班記錄

、值班記錄的含義

值班記錄是指把工作期間發(fā)生的事情、客戶的意見(jiàn)或建議（客

戶投訴）如實(shí)記錄下來(lái)的書(shū)面材料。它是了解員工工作情況及把握

客戶需求，不斷改進(jìn)工作的有效途徑。

二、值班記錄的特點(diǎn)

（一）記實(shí)性

值班記錄應(yīng)是反映工作期間的實(shí)際情況，不能主觀臆斷，隨

意刪改。

（二）直接性

值班記錄是作者親自如實(shí)記錄下來(lái)的所聽(tīng)所見(jiàn)，因此記錄的

材料是直接的第一手材料。

（三）原始性

值班記錄不允許加工、整理（可順通語(yǔ)句），因此原始性是值

班記錄最重要的特點(diǎn)。

三、值班記錄的寫(xiě)法

值班記錄的寫(xiě)法一般有二種，表格式和條文式。

一種是表格式，即將寫(xiě)作要素（值班者姓名、值班時(shí)間、崗位、

值班記錄等欄）通過(guò)表格固定下來(lái)。

二種是條文式，即將寫(xiě)作要素通過(guò)文字表述出來(lái)。條文式值

班記錄寫(xiě)作要素應(yīng)包括值班者姓名、值班時(shí)間、崗位、工作中存

在的問(wèn)題、客戶意見(jiàn)或建議（客戶投訴）、客戶姓名等，要求一一

寫(xiě)清。

第四章經(jīng)濟(jì)公文

第一節(jié)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告

一、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告的概念和種類(lèi)

（一）經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告的概念

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告，是根據(jù)計(jì)劃指標(biāo)、會(huì)計(jì)核算、統(tǒng)計(jì)資料

以及調(diào)查研究獲得的其他資料，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況進(jìn)行分析研究，

從而做出分析評(píng)價(jià)之后寫(xiě)成的書(shū)面報(bào)告。

（二）經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告的種類(lèi)

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告，從時(shí)間看，一般的分析報(bào)告多是作為年

度、季度、月份報(bào)表資料的文字說(shuō)明部分，帶有定期性；從內(nèi)容

上看，分析報(bào)告一般是以經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的數(shù)據(jù)為主進(jìn)行分析；從形式

上看，分析報(bào)告一般都與表格相結(jié)合。

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告按目的和內(nèi)容可分為三種。

1、全面分析報(bào)告

它是把某一部門(mén)或某一單位在一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作為一

個(gè)整體，根據(jù)各項(xiàng)主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，進(jìn)行綜合性的分析研究后而寫(xiě)

成的書(shū)面報(bào)告。

2、簡(jiǎn)要分析報(bào)告

這種分析報(bào)告一般是圍繞幾個(gè)財(cái)務(wù)指標(biāo)、計(jì)劃指標(biāo)、或抓住

一兩個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行分析，以觀察經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的趨勢(shì)和工作改進(jìn)的

程度。

3、專(zhuān)題分析報(bào)告

對(duì)工作中的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵問(wèn)題做專(zhuān)門(mén)的重點(diǎn)的分析；總結(jié)

某一方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)或揭露某一方面的問(wèn)題，以便及時(shí)推廣或采

取措施加以改講。

二、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法

一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)是根據(jù)分析的內(nèi)容與目

的而定的。因此一般的分析報(bào)告都要有情況，有數(shù)據(jù)，有分析，

有針對(duì)性意見(jiàn)。它的基本格式是：

（一）標(biāo)題

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告的標(biāo)題，通常有兩種寫(xiě)法。一是公文式標(biāo)

題，即寫(xiě)出單位名稱(chēng)、時(shí)間、內(nèi)容及文種，如《XX市移動(dòng)公司一

年來(lái)全面提高經(jīng)濟(jì)效益的情況分析》；二是用有內(nèi)容概括的省略式

標(biāo)題，如《關(guān)于迅速整頓成品資金的建議》。

（二）正文

正文可以分為開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分

1、開(kāi)頭

開(kāi)頭又叫導(dǎo)語(yǔ)，多數(shù)是概括說(shuō)明生產(chǎn)的形勢(shì)，針對(duì)分析的問(wèn)

題，介紹一些基本情況，提出問(wèn)題，說(shuō)明進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析的目

的。有的分析報(bào)告沒(méi)有開(kāi)頭，把開(kāi)頭的內(nèi)容放在正文分析的說(shuō)明

中。

2、主體

主體的內(nèi)容可以分為兩個(gè)部分：一是介紹情況，主要是數(shù)據(jù),

二是針對(duì)上述部分的數(shù)據(jù)用文字分析論證。

3、結(jié)尾

結(jié)尾主要針對(duì)主體中分析的情況，提出改進(jìn)意見(jiàn)、建議和措

施。有的分析報(bào)告沒(méi)有結(jié)尾部分，在主體部分分析清楚就結(jié)束

［例文］

開(kāi)發(fā)農(nóng)村移動(dòng)通信市場(chǎng)淺析

改革開(kāi)放以來(lái)，大同市把農(nóng)業(yè)放在經(jīng)濟(jì)工作首位來(lái)抓，不斷

增加農(nóng)業(yè)投入，走上市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)性農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)之路，物質(zhì)流的增大，

必將產(chǎn)生對(duì)信息流的需求，農(nóng)村信息的交流傳遞量將會(huì)成倍增加,

農(nóng)村市場(chǎng)不容忽視。據(jù)調(diào)查，截至2000年底，大同市農(nóng)村居民平

均每百戶擁有電冰箱14臺(tái)、摩托車(chē)13輛、大型家具377、彩色電

視機(jī)48臺(tái)、固定電話普及率已達(dá)313%以上。

數(shù)據(jù)表明廣大農(nóng)民物質(zhì)生活已有很大提高，文化生活也日益

豐富，農(nóng)村正在逐漸成為一個(gè)新的投資熱點(diǎn)，企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)

整將會(huì)帶來(lái)農(nóng)村的“二次革命”，這種局面的出現(xiàn)形成了對(duì)移動(dòng)通信

的大量需求。現(xiàn)就此方面的情況進(jìn)行如下分析：

一、農(nóng)村固定電話市場(chǎng)現(xiàn)狀

今年以來(lái)，大同電信分公司集中人力、物力、財(cái)力加大對(duì)重

點(diǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和重點(diǎn)村莊的線路建設(shè)投入，同時(shí)采取“先占市場(chǎng)、后建市

場(chǎng)”的營(yíng)銷(xiāo)策略，不斷擴(kuò)大農(nóng)村固定電話網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面，從而大大

激發(fā)了農(nóng)民安裝電話的熱情，使農(nóng)村固定電話用戶呈現(xiàn)出了前所

未有的增長(zhǎng)勢(shì)頭。大同市農(nóng)村電話人均普及率為313%,戶均普

及率已達(dá)1099%。從整體上考察得知，大同市有近11%的農(nóng)村

家庭已具備了基本通信工具，但作深入分析，不難發(fā)現(xiàn)，安裝固

定電話越多的縣區(qū)，申請(qǐng)辦理移動(dòng)電話的用戶也越多，這充分說(shuō)

明：移動(dòng)電話與固定電話間有著互相依賴(lài)、互相促進(jìn)、互相帶動(dòng)

的關(guān)系，尤其是在電話普及率相對(duì)較高的情況下更是如此，因?yàn)?/p>

農(nóng)民已經(jīng)開(kāi)始嘗試到了通信工具為其生活帶來(lái)的便利，隨之會(huì)產(chǎn)

生擁有更多便利的欲望。

二、開(kāi)發(fā)農(nóng)村市場(chǎng)存在的問(wèn)題分析

問(wèn)題一：受地方經(jīng)濟(jì)疲軟狀況的誤導(dǎo)，主觀斷定，在農(nóng)村根

本就沒(méi)有移動(dòng)通信發(fā)展的空間，因此，克服認(rèn)識(shí)上的障礙，轉(zhuǎn)變

觀念，增強(qiáng)市場(chǎng)意識(shí)，對(duì)開(kāi)發(fā)農(nóng)村市場(chǎng)是至關(guān)重要的。

問(wèn)題二：現(xiàn)有的農(nóng)村代辦經(jīng)理中，大部分是兼職代辦工作，

發(fā)展移動(dòng)業(yè)務(wù)積極性不高，因此，優(yōu)化現(xiàn)有營(yíng)銷(xiāo)體系，及時(shí)兌現(xiàn)

代辦酬金是提高營(yíng)銷(xiāo)質(zhì)量的根本保證。

問(wèn)題三：農(nóng)村代辦經(jīng)理對(duì)移動(dòng)通信業(yè)務(wù)知之甚少，調(diào)查中發(fā)

現(xiàn)，部分代辦經(jīng)理對(duì)一些新業(yè)務(wù)的使用功能