第二章 秘書的定義類別和層次

第二章秘書的定義、類別和層次第一節(jié)秘書的含義一、秘書概念的變遷“秘書”一詞最早出現(xiàn)于漢代。根據(jù)古代文獻(xiàn)的記載，“秘書”一詞最初不是指人，而是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。《漢書·敘傳》“游博學(xué)有俊才……與劉向校秘書、每奏章，游以選受詔進(jìn)讀群書。上器之能，賜以秘書之副?！边@些圖書主要有兩類：一類是指封建帝王宮廷內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)。因?yàn)槭菍m廷收藏之書，一般不予公開，故稱為“秘書”?！稌x書·荀勛傳》："及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經(jīng)，列在'秘書'。"另一類是指讖緯圖箓。這類圖書以隱語、咒語預(yù)決吉兇、占卦未來，推算氣數(shù)，帶有濃厚的迷信色彩。當(dāng)時(shí)的封建統(tǒng)治者常常利用這類圖書中的內(nèi)容為自己服務(wù)，如東漢光武帝劉秀，曾“宣布圖讖于天下”。但由于農(nóng)民運(yùn)動(dòng)也往往利用其中的隱語作為口號(hào)，組織發(fā)動(dòng)起義，于是統(tǒng)治者便禁止這類圖書在民間公開流傳，也將其作為“秘書”收為宮藏。漢光武帝（前6—51）東漢建立者。名劉秀，字文叔，南陽蔡陽（今湖北棗陽西南）人。至東漢后期："秘書"不僅指物，也指機(jī)構(gòu)和人員。由于“秘書”一詞原義是指圖書，故后來便將以掌典圖書，著書立說為職責(zé)的官署和官職稱之為“秘書寺”、“秘書省”和“秘書監(jiān)”、“秘書丞”、“秘書郎”、“秘書令”。負(fù)責(zé)收集、校閱、編修、保管圖書。唐代名相魏征曾任秘書監(jiān)“后漢圖書在東觀，桓帝延熹二年，始置秘書監(jiān)一人，掌典籍圖書”。

——《文獻(xiàn)通考》曹操的秘書令秘書令下隸秘書左丞和秘書右丞，負(fù)責(zé)收發(fā)、處理奏章、擬制詔令、傳發(fā)教諭等，成為握有實(shí)權(quán)的中央秘書機(jī)構(gòu)。我國歷史上第一次設(shè)置名實(shí)相符的秘書官職純粹以“秘書”二字(不后加“監(jiān)”、“丞”、“郎”、“令”，)命名秘書工作人員，是從清末開始的。光緒三十三年(公元1907年)，安徽巡撫馮煦上書奏請(qǐng)?jiān)O(shè)置輔助人員，經(jīng)皇帝批準(zhǔn)后，率先在巡撫衙門中設(shè)立秘書、助理秘書等官職，負(fù)責(zé)掌管機(jī)密折電，函牘。接著，各省的總督、巡撫之下都紛紛設(shè)置了秘書一職。這些“秘書”同今天的秘書人員已無多大區(qū)別。光緒皇帝秘書概念真正具有現(xiàn)代意義的開宗，是以孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時(shí)政府的建立為標(biāo)志的。當(dāng)時(shí)的中華民國臨時(shí)政府實(shí)行總統(tǒng)制，下設(shè)秘書處，設(shè)秘書長(zhǎng)一人，秘書若干人。政府各局、部也設(shè)有秘書室、秘書科和秘書官。各省都督府也設(shè)立了秘書員。孫中山臨時(shí)大總統(tǒng)辦公舊址這時(shí)，“秘書”一詞的涵義發(fā)生了以下變化：首先，“秘書”一詞徹底擺脫了與“圖書”這一涵義的聯(lián)系，從指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某種職務(wù)的人。第二，秘書作為一種特定的職務(wù)，不再以較管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)，而真正具有了現(xiàn)代意義的秘書職能。二、國外秘書的含義英語中“秘書”一詞源于拉丁文“secretarius”，意思是“可靠的職員”。在中世紀(jì)，秘書在大不列顛原本是處理國王通信，處理機(jī)密或秘密緊要問題的高級(jí)官階的人。今天西方秘書的種種工作雖有發(fā)展變化，而機(jī)密和通信技能的原始概念卻依然保持，同這種職務(wù)有最基本的傳統(tǒng)關(guān)聯(lián)。

國際秘書聯(lián)合會(huì)秘書應(yīng)是上司的一位特殊助手，他們掌握有關(guān)辦公室事務(wù)的處理技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且能在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。美國著名的梅里姆——韋氏出版公司七十年代出版的《韋氏秘書手冊(cè)》指出：秘書是“作為激烈競(jìng)爭(zhēng)性職業(yè)隊(duì)伍中的成員。今天的秘書決不再是單純的接待員兼打字員。因?yàn)樵絹碓蕉嗟慕?jīng)理指望自己的秘書成為行政管理的助手，以便使自己有可能從繁瑣的日常事務(wù)及專門工作中解脫出來”，“隨著經(jīng)理作用的不斷增強(qiáng)，現(xiàn)在一個(gè)精干而可靠的秘書，不僅是經(jīng)理和工作人員之間的橋梁，而且還應(yīng)當(dāng)是協(xié)助經(jīng)理的左右手?！睔W洲職業(yè)秘書聯(lián)合會(huì)對(duì)其上司的活動(dòng)和工作范圍有足夠的了解，能夠替上司分擔(dān)很多工作，能在一定范圍內(nèi)作出決定和發(fā)出指示，并在做生意的場(chǎng)合代表其上司。全美秘書協(xié)會(huì)高級(jí)官員的助手，掌握機(jī)關(guān)職責(zé)并具有在不同上司直接監(jiān)督下承擔(dān)任務(wù)的才干，發(fā)揮積極主動(dòng)性，運(yùn)用判斷力在其職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)工作作出決定。日本日本學(xué)者認(rèn)為秘書是“幫助與處理各種事務(wù)的工作人員”；還有通俗的說法：“秘書是全能運(yùn)動(dòng)員”。以上定義達(dá)成的共識(shí)：1秘書是一種社會(huì)職業(yè)，而不僅是一種官職名稱

2秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員

三、我國現(xiàn)代通用的“秘書”含義1．最新版本的《辭?！分袑?duì)“秘書”的釋義共有五種：1）指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。2）指官名。中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書主、秘書郎等官職，掌握官員向皇帝奏事的奏章函牘及皇帝宣布命令的宣示及官禁的圖書等工作。3）特指使館的外交人員、分一等秘書，二等秘書和三等秘書。4）指宮禁藏書。5）指讖緯、圖錄。2．毛含德教授在《秘書學(xué)概論》（內(nèi)部版）中說："秘書是一種職務(wù)的名稱……是在國家政權(quán)單位、事業(yè)和企業(yè)單位中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究方針政策，密切各方面的關(guān)系，辦理文書、檔案、人民群眾來信及其他日常行政事務(wù)的人員，也是一種職稱。"3．張金安、常崇宜在《秘書學(xué)概論》中認(rèn)為：“秘書是一種職務(wù)、也應(yīng)當(dāng)是一種職稱"，"是領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀。”4．張家儀在《秘書》雜志上撰文認(rèn)為："秘書是身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或附著個(gè)人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員。"并認(rèn)為"秘書從事的工作也就是秘書職業(yè)，秘書職業(yè)也就是服務(wù)性的，所以秘書決不是一種職務(wù)而是一種職業(yè)。"5．常崇宜在《秘書工作》一書中認(rèn)為，“秘書是一種職務(wù)名稱，也是一種社會(huì)職業(yè)。是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)首腦或特定領(lǐng)導(dǎo)人員的助手。各種秘書的具體助手作用各不相同，但都是通過輔助領(lǐng)導(dǎo)，直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)去體現(xiàn)為人民服務(wù)、為社會(huì)主義服務(wù)的?！?．1997年12月，國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部頒發(fā)《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》，第一次由官方對(duì)什么是秘書作出了解釋：秘書是指專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員，適用一切機(jī)關(guān)團(tuán)體從事以及有志從事秘書的人員。目前普遍比較認(rèn)同的是以下3種：1、秘書是為領(lǐng)導(dǎo)或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。2、秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等。3、秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是主事者的參謀和助手。秘書是指在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或社會(huì)團(tuán)體中為組織或領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人提供輔助決策和綜合服務(wù)的一種職務(wù)或人員。

當(dāng)前人們對(duì)秘書這一概念的理解還存在著一些差異，社會(huì)上對(duì)秘書人員的稱謂也是多種多樣，如打字員、內(nèi)勤、文書、前臺(tái)、文員、主管、助理、秘書等，它們之間的區(qū)別是什么？第二節(jié)秘書的類別和層次一、秘書的分類秘書是一個(gè)統(tǒng)稱，從不同的角度，可分為不同的類別。

1、從組織形式分（從服務(wù)對(duì)象和經(jīng)濟(jì)來源分）可分為公務(wù)秘書與私人秘書公務(wù)秘書——是指為各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體服務(wù)，由組織與人事部門選調(diào)，從國家集體領(lǐng)薪的人員。私人秘書——指為民辦、集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)產(chǎn)、個(gè)體戶及外資企業(yè)服務(wù)，由它們聘請(qǐng)并支付薪酬的秘書工作人員。古代的私人秘書私人秘書最早出現(xiàn)在春秋末年。周王朝的諸侯、卿大夫家中都有“家臣”,其為首者稱“家宰”,下設(shè)司徒、司馬、工正、馬正等。這些“家臣”都由諸侯、卿大夫自行任免,不世襲。這些家臣中那些善謀略、通文詞的人不僅為主人掌管家政,而且常為主人出謀獻(xiàn)策、處理一些文書事務(wù),他們雖不是秘書,卻帶有私人秘書性質(zhì)。戰(zhàn)國時(shí)期是一個(gè)弱肉強(qiáng)食的時(shí)代,要么稱雄天下,要么失地亡國。因此,各諸侯國都迫切需要有新經(jīng)驗(yàn)、新思想的人為自己出謀劃策,參謀政事。而與此同時(shí),隨著私人辦學(xué)之風(fēng)的盛行,滿腹韜略、善于文章辭令的“士”則成為混亂時(shí)代最受歡迎的一個(gè)群體。他們并無具體職掌,主要是為國君出謀劃策、提供咨詢,起輔助決策的作用。他們“論而不治”,是顧問、謀士,往往還兼起草文書和辦理事務(wù),實(shí)際上相當(dāng)于國君的高級(jí)私人秘書。清代出現(xiàn)了封建社會(huì)中最為完備的私人秘書。清代有一句話,叫“無幕不成衙”。所謂幕,指的是幕友,又稱幕僚、幕賓、幕客、師爺、賓師、西席等等。清朝后期，官場(chǎng)極其腐敗，子襲父職和賣官鬻爵相當(dāng)普遍。不少官員既無德才，又無能力，上任后不得不聘請(qǐng)幕僚幫辦文書及事務(wù)。幕僚中浙江紹興文人甚多，俗稱“紹興師爺”，就屬于私人秘書性質(zhì)。當(dāng)時(shí)情形是；有財(cái)有勢(shì)、無德無才的貴族豪門子弟當(dāng)官，無財(cái)無勢(shì)卻有才能的秀才舉人當(dāng)秘書。清代官場(chǎng)有諺語云：“無紹不成衙?！闭f的是清代衙門中多紹興籍的幕友和書吏。紹興籍(指紹興府，下轄山陰、會(huì)稽、蕭山、諸暨、余姚、上虞、嵊、新昌八縣)的幕友即著名的“紹興師爺”(注：稱“紹興師爺”者并非皆紹興籍人，其他地方的人也有，但以紹興籍人為多，故常以“紹興師爺”作為師爺?shù)姆悍Q)，數(shù)量極多。幕友和書吏所以多紹興人，與紹興人文化素養(yǎng)高、苛細(xì)精干、善治案牘等特點(diǎn)有關(guān)，這些特點(diǎn)皆適宜作幕為胥。紹興人所以不遠(yuǎn)千里入都為胥，又與紹興人不戀鄉(xiāng)土的鄉(xiāng)風(fēng)和當(dāng)?shù)厝硕嗟厣俚慕?jīng)濟(jì)狀況有關(guān)。秘書史專家楊劍宇先生指出,清代的幕僚“是由主官自行聘請(qǐng)來備顧問、當(dāng)參謀和協(xié)助辦理文書事務(wù)的私人秘書?！薄笆欠饨ㄉ鐣?huì)中最為完備的私人秘書”。秘書學(xué)專家劉耀國先生曾撰文指出“從其主流來看,清代的幕僚是一種私人秘書”?！队赫实邸贰w思道鄔先生名思道，字王露，紹興人。自幼好讀書，科舉不得意，家貧，以游幕為生，寓居河南開封。當(dāng)時(shí)的巡撫田文鏡慕名聘請(qǐng)鄔先生入幕，承辦一件棘手的案件。盛名之下，果然與眾不同，案子上報(bào)北京刑部順利通過，不象以往屢遭批駁。這樣漸漸取得田文鏡的信任。一日，鄔先生對(duì)田文鏡說：“君愿為吐氣督撫，抑或庸碌督撫?！碧镂溺R答，當(dāng)然想做吐氣督撫了。鄔先生就說，“既然你想做吐氣督撫，就得聽任我替你辦一件事，此事你卻不可掣肘（che

zhou）?！碧镂溺R就問是什么事，鄔先生就說：“我替你準(zhǔn)備了一篇上皇上的奏章，如果這道奏章送上去，君的大業(yè)便可成。只是此奏章內(nèi)容你一字也不能看，不知你能不能信任我”。田文鏡與鄔先生相處了一段較長(zhǎng)的時(shí)間，深知鄔先生有膽有謀，于是慨然答應(yīng)了。原來這篇奏章的內(nèi)容是彈劾隆科多的，隆科多是雍正的娘舅，官居大學(xué)士，隆科多倚擁戴之功，常做越禮違法之事，雍正這時(shí)已對(duì)他非常厭惡，正想清除他而苦于無從下手，因滿朝文武雖知隆科多不法，但懾于其權(quán)勢(shì)，無人敢揭發(fā)。鄔先生摩透了雍正的心理，所以敢做這件人家不敢做的事。雍正看了奏節(jié)，正求之不得，立即將奏節(jié)發(fā)交六部核議，辦了他的罪。從此，雍正對(duì)田文鏡寵遇日隆，而鄔先生也聲名遠(yuǎn)播了。2.從工作性質(zhì)、擔(dān)任的角色分，即不同領(lǐng)域的秘書：政治生活中的秘書；經(jīng)濟(jì)生活中的秘書；科技文化領(lǐng)域的秘書。（1）政治生活中的秘書

一般稱為黨政秘書，是指在各級(jí)黨委、政府、人大、政協(xié)以及其他機(jī)關(guān)單位擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)的秘書或從事辦公廳工作的人員。我國各級(jí)黨政機(jī)關(guān)都設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)，它起著上傳下達(dá)、溝通左右、協(xié)調(diào)各方、出謀劃策、政務(wù)接洽、活動(dòng)安排、處理文電、承辦會(huì)務(wù)等方面的作用，在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)處于重要地位，其工作是否得力，直接關(guān)系著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指示能否順利貫徹，指揮作用能否充分發(fā)揮，各項(xiàng)任務(wù)能否圓滿完成。秘書腐敗被稱為“河北第一秘”的原河北省國稅局局長(zhǎng)李真，在其擔(dān)任河北省原省委書記程維高的秘書時(shí)，就以“二書記”自居，居間操作，左右河北省官員的升遷。從北京調(diào)至河北的楊益銘（后因受賄而被收審）希望升一級(jí)，但在北京不能如愿，李真通過關(guān)系，使楊益銘以平調(diào)的方式來到石家莊，然后將其在所在單位升級(jí)。熟知內(nèi)情的人士在事后評(píng)價(jià)李真時(shí)這樣說，“他甚至是可以左右河北權(quán)力系統(tǒng)的人，其地位相當(dāng)于‘二書記’，想讓誰上就讓誰上?！蓖鯇毶拿貢Z振利閆振利原是北京市財(cái)政局的干部，曾因偷盜摩托車被拘留、記過，時(shí)任財(cái)政局長(zhǎng)的王寶森對(duì)他并無好感。但閆振利善于鉆營，他“積極報(bào)名支援西藏建設(shè)”，每次回京休假總要帶上土特產(chǎn)去看望王寶森，并幫王寶森家安裝浴盆、買電視機(jī)，還攬下了許多家務(wù)事。王寶森當(dāng)上副市長(zhǎng)，當(dāng)閆振利從西藏回北京后，王寶森就辭去原秘書，點(diǎn)名要閆振利當(dāng)秘書。（2）經(jīng)濟(jì)生活中的秘書一般分為企業(yè)秘書和商務(wù)秘書。企業(yè)秘書也叫公司秘書，是在公司中專門為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者統(tǒng)籌公司的各項(xiàng)事務(wù)而服務(wù)的秘書人員，接受董事長(zhǎng)的指示，監(jiān)督并管理企業(yè)人事、財(cái)務(wù)、對(duì)外事務(wù)，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門之間的關(guān)系，向董事會(huì)或股東大會(huì)匯報(bào)企業(yè)財(cái)務(wù)、人事狀況、答復(fù)董事質(zhì)詢等，其工作內(nèi)容和工作性質(zhì)比商務(wù)秘書重要的多。商務(wù)秘書是指在公司的經(jīng)營活動(dòng)中協(xié)助企業(yè)主管處理各類商業(yè)性事務(wù)的秘書人員，他們既要輔助上司做好組織內(nèi)部的管理和協(xié)調(diào)，又要處理組織在經(jīng)營和外聯(lián)中的事務(wù)，是上司體力和智力的延伸。（3）科技文化生活中的秘書任何國家的科技研究機(jī)構(gòu)和管理機(jī)構(gòu)、文化組織和文化管理組織、教育機(jī)構(gòu)和教育領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等都設(shè)有綜合辦公的秘書部門和秘書，秘書工作是這些機(jī)構(gòu)維系日常公務(wù)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。根據(jù)秘書人員所服務(wù)的機(jī)構(gòu)性質(zhì)不同，一般稱為科技秘書、文化秘書和教育秘書。3.根據(jù)秘書的業(yè)務(wù)內(nèi)容分，可分為行政秘書、機(jī)要秘書、事務(wù)秘書、信訪秘書、外文秘書、會(huì)議秘書等。（1）行政秘書是單位或組織領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，一般指辦公室主任、行政經(jīng)理、行政總監(jiān)、經(jīng)理私人助理等。其工作內(nèi)容主要包括參與決策、監(jiān)督檢查、輔助管理、設(shè)計(jì)工作崗位、制定工作流程和規(guī)章制度、協(xié)調(diào)上下左右和聯(lián)系內(nèi)外等。（2）機(jī)要秘書指在黨政軍機(jī)關(guān)從事機(jī)密文電的翻譯、處理及保管的秘書，可謂領(lǐng)導(dǎo)的“貼身助手”。機(jī)要秘書常包括譯電員、機(jī)要保密員等。工作要穩(wěn)妥,這是做好任何一項(xiàng)工作的基本要求。毛澤東的機(jī)要秘書—

葉子龍

“竊聽器事件”

（3）事務(wù)秘書指在生活方面為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員，所以有時(shí)也稱為“生活秘書”。一般負(fù)責(zé)總務(wù)、后勤等工作，通常是專為較高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人和高層機(jī)關(guān)配備的。（4）信訪秘書是指各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位中專門輔助領(lǐng)導(dǎo)處理和解決人民來信來訪問題的秘書人員。信訪秘書的職責(zé)是通過辦信、接訪加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與人民群眾的溝通聯(lián)系，加速政策的貫徹落實(shí)。（5）外文秘書主要擔(dān)負(fù)為領(lǐng)導(dǎo)做口頭或書面翻譯的工作，與我們通常所說的“翻譯”工作內(nèi)容和工作性質(zhì)相似。他們是領(lǐng)導(dǎo)在外交場(chǎng)合或外事活動(dòng)中重要的輔助人員。（6）會(huì)議秘書是負(fù)責(zé)各級(jí)各類會(huì)議的承辦、組織與協(xié)調(diào)工作的人員。會(huì)議秘書工作是一項(xiàng)綜合性的工作，又是經(jīng)常性的工作，有大量的文字工作、組織協(xié)調(diào)工作和事務(wù)性工作要做，因此會(huì)議秘書要有較強(qiáng)的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平；要正確認(rèn)識(shí)自己在會(huì)議中的角色，擺正自己的位置，樹立牢固的服務(wù)觀念，不厭其煩地為與會(huì)者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；要細(xì)致周密；要注意保密。周恩來的秘書們（部分）趙

煒——周恩來的生活秘書

越茂峰——周恩來的機(jī)要秘書

張永池——周恩來的貼身秘書

趙行杰——周恩來的警衛(wèi)秘書

李越然——周恩來的俄文秘書

雷英夫——周恩來的軍事秘書

馬

列——周恩來的外事秘書

錢嘉東——周恩來的外事秘書

韋

明——周恩來的文教秘書

李

巖——周恩來的經(jīng)濟(jì)秘書

顧明——周恩來的工業(yè)秘書

楊純——周恩來的農(nóng)業(yè)秘書

周研森——周恩來的行政秘書

王伏林——周恩來的秘書

二、秘書的層次系統(tǒng)論認(rèn)為，一切有機(jī)體都是按照嚴(yán)格的等級(jí)層次組織起來的，秘書作為一項(xiàng)職業(yè)種類也不例外。秘書的層次主要指兩方面的內(nèi)容：一方面秘書人員所在的機(jī)關(guān)單位，其級(jí)別的高低，可分為中央、省、市、縣、基層。另一方面，同一機(jī)關(guān)、單位秘書人員的職位也有高低不同，顯現(xiàn)不同的層次和級(jí)別。1.按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)劃分：秘書長(zhǎng)、辦公廳主任、秘書處處長(zhǎng)、科長(zhǎng)（含科級(jí)干事）、股長(zhǎng)（非正式級(jí)別但有實(shí)際職務(wù)）、科員、辦事員七個(gè)層次。

2.按職業(yè)資格等級(jí)可分：高級(jí)秘書；中級(jí)秘書；初級(jí)秘書。初級(jí)秘書

包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。職責(zé)比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。辦公室前臺(tái)接待員（Officereceptionist）的位置中級(jí)秘書

包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。權(quán)力和責(zé)任相對(duì)大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右。

高級(jí)秘書

高級(jí)文秘是隨著市場(chǎng)環(huán)境下企業(yè)橫向聯(lián)系的加強(qiáng)和現(xiàn)代化辦公手段對(duì)企業(yè)的滲透而出現(xiàn)的?，F(xiàn)代高級(jí)文秘特別強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)有：公關(guān)才能、外語水平和辦公自動(dòng)化能力。

職位包括包括跨國公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層的要職，他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和工作閱歷，年齡也偏大，這是秘書職位的頂點(diǎn)。中石化董秘局副主任黃文生常郁青29歲康柏(中國)投資有限公司大中國區(qū)執(zhí)行秘書

第一高：綜合素質(zhì)要求更高第二高：責(zé)權(quán)更重第三高：薪水更高第四高：說服能力要更強(qiáng)第五高：發(fā)展愿望更高第六高：道德水平要求更高第七高：成就感更高

一般的外資企業(yè)需要的高級(jí)秘書是35～45歲的職業(yè)女性，要有長(zhǎng)期的外企工作經(jīng)歷，要有良好的外語條件，良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力和預(yù)見能力……省市政府機(jī)關(guān)秘書層次劃分：

高級(jí)秘書：指秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任。他們可以參改議政，深入到?jīng)Q策全過程，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，大部分是廳處級(jí)干部，有些人本身就是領(lǐng)導(dǎo)成員。

中級(jí)秘書：一般指任非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的秘書，例如機(jī)要秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書、文字秘書等正副科級(jí)秘書及秘書科長(zhǎng)等，大部分是科級(jí)以上、處級(jí)以下的干部，處于黨政或企事業(yè)單位辦公室的中層。他們負(fù)責(zé)起草文稿，辦理文書，處理公文，調(diào)查研究，整理信息等工作，其工作成效，以領(lǐng)導(dǎo)決策起重要作用。

初級(jí)秘書：指從事一般日常工作的事務(wù)秘書，如接待、聯(lián)絡(luò)、會(huì)務(wù)、印校、收發(fā)與財(cái)務(wù)等，他與人民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度與作風(fēng)，往往影響整個(gè)機(jī)關(guān)的形象。“秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”把秘書職業(yè)設(shè)為四個(gè)等級(jí)

a.五級(jí)秘書(具備以下條件之一者)：

(1)經(jīng)五級(jí)秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時(shí)數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書；

(2)在本職業(yè)連續(xù)見習(xí)工作2年以上；

b.四級(jí)秘書(具備以下條件之一者)：

(1)取得五級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作2年以上，經(jīng)四級(jí)秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時(shí)數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書；

(2)取得五級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作3年以上；

(3)連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上；

(4)取得經(jīng)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門審核認(rèn)定、以四級(jí)秘書技能為培養(yǎng)目標(biāo)的中等以上職業(yè)學(xué)校本職業(yè)(專業(yè))畢業(yè)證書。

c.三級(jí)秘書(具備以下條件之一者)：

(1)取得四級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上，經(jīng)三級(jí)秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時(shí)數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書；

(2)取得四級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作5年以上；

(3)取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事本職業(yè)工作2年以上。

d.二級(jí)秘書(具備以下條件之一者)：

(1)取得三級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上，經(jīng)二級(jí)秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時(shí)數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書；

(2)取得三級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作6年以上；

(3)取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上?？荚噧?nèi)容秘書職業(yè)考核的內(nèi)容以《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》和《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》為依據(jù)。秘書職業(yè)考核的內(nèi)容包括職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)、案例分析、工作實(shí)務(wù)等四個(gè)基本內(nèi)容。涉外秘書增加外語考核部分，秘書職業(yè)資格二級(jí)增加業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估部分。美國行政管理協(xié)會(huì)（TheAdministrativeManagementSociety）把秘書分成幾類，分別要求：

美國秘書分類和分級(jí)美國行政秘書

處理函件，管理檔案，接待來訪，辦理會(huì)晤，編制工作程序表；管理辦公設(shè)備、器材、用品和小額現(xiàn)金；辦理上司交辦事項(xiàng)，安排會(huì)晤、差旅事宜等等。公司秘書

“董事會(huì)秘書”、“執(zhí)行秘書”，執(zhí)行董事會(huì)決議或指示，監(jiān)督并管理公司財(cái)務(wù)、人事、對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)；與公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理保持公務(wù)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作；組織董事會(huì)，向董事會(huì)匯報(bào)公司財(cái)務(wù)、人事等情況，答復(fù)董事質(zhì)詢等。通訊秘書

服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和大中型企業(yè)。負(fù)責(zé)辦公室電話、電報(bào)、電傳、信件等通訊事務(wù)；文件的起草、打字、謄印、編排、校對(duì)；記錄上司口述或會(huì)議情況，整理錄音，傳遞上司口頭指示和書面指令等等。技術(shù)秘書醫(yī)學(xué)秘書法律秘書A級(jí)秘書

為中級(jí)管理人員，先例職責(zé)范圍不受限制，主要負(fù)責(zé)起草或抄錄內(nèi)容較復(fù)雜的保密信件。這種秘書對(duì)公司的政策、辦理手續(xù)的程序比較了解，并熟練地掌握了一般秘書的管理技能。B級(jí)秘書

其主要任務(wù)是為公司經(jīng)理先例范圍有限的秘書職責(zé)。主要是迅速準(zhǔn)確地從筆記和錄音機(jī)中轉(zhuǎn)抄和聽寫錄音；迎來送往和安排約會(huì)；安排上司旅行事宜；處理日常往來書信；文件歸檔等。分級(jí)：秘書職業(yè)發(fā)展的N種前景

一、行政類

這類秘書可以直接過渡到行政主管、辦公室主任、綜合管理部主任等職位，常見于政府部門、大型企業(yè)等。他們主要負(fù)責(zé)公司工作計(jì)劃的制定、組織實(shí)施及日常工作管理；負(fù)責(zé)辦公室行政管理制度建設(shè)；負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的管理，負(fù)責(zé)重點(diǎn)工作的督辦、檢查、落實(shí)、反饋工作；負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作以及制定并完善公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。二、助理類

可以進(jìn)一步發(fā)展為總經(jīng)理秘書，總經(jīng)理助理。主要工作是協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行日常工作；進(jìn)行日常事務(wù)的聯(lián)系工作；負(fù)責(zé)總經(jīng)理的外聯(lián)事務(wù)工作；組織協(xié)調(diào)各部門之間的工作流程；負(fù)責(zé)總經(jīng)理日常事務(wù)的辦公支持，上傳下達(dá)以及相關(guān)技術(shù)資料的翻譯工作。三、人事類

可以發(fā)展為人力資源主管。主要工作內(nèi)容是按照公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，編制和落實(shí)人力資源戰(zhàn)略；設(shè)計(jì)、整合符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展的組織規(guī)劃和結(jié)構(gòu)；配合公司的快速發(fā)展，制定不同階段的招聘戰(zhàn)略并推行；整合、設(shè)計(jì)、實(shí)施具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的薪資體系以吸引和留住優(yōu)秀的人才；按照公司業(yè)務(wù)的變化需要，設(shè)計(jì)、組織各種類型的培訓(xùn)和各類人員發(fā)展計(jì)劃；整合、設(shè)計(jì)績(jī)效管理體系，對(duì)直線經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)的培訓(xùn)，有效推行以推動(dòng)公司整體業(yè)務(wù)績(jī)效提升；組織滲透與推廣企業(yè)價(jià)值觀和文化以及公司員工關(guān)系的管理。四、公關(guān)類

從接待、協(xié)調(diào)工作過渡到公關(guān)經(jīng)理、客戶經(jīng)理，這種在餐飲業(yè)比較常見。主要工作內(nèi)容是制定出公關(guān)策劃方案并依據(jù)活動(dòng)項(xiàng)目變化及時(shí)調(diào)整策略；監(jiān)督實(shí)施市場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)；負(fù)責(zé)客戶服務(wù)部各項(xiàng)工作的日常運(yùn)作及人員管理，各項(xiàng)收費(fèi)指標(biāo)的完成，重大投訴及遺留問題的處理。與有關(guān)部門進(jìn)行良好的溝通，保持良好的合作關(guān)系，提高公司品牌形象；并協(xié)調(diào)與其他各部門的合作。五、業(yè)務(wù)類

他們平時(shí)跟著老板抓業(yè)務(wù)，可以進(jìn)一步發(fā)展為商務(wù)主管，業(yè)務(wù)經(jīng)理等。主要工作內(nèi)容有完成各業(yè)務(wù)群組的到貨、付款、索賠等方面采購商務(wù)運(yùn)作管理工作。收集、匯總銷售信息，編寫客戶、產(chǎn)品、銷售利潤等各項(xiàng)分析報(bào)表；制定、協(xié)調(diào)產(chǎn)品供貨計(jì)劃；解決客戶投訴、跟蹤產(chǎn)品改進(jìn)進(jìn)度；收集相關(guān)的行業(yè)市場(chǎng)信息，提出市場(chǎng)銷售方案；帶領(lǐng)部門成員達(dá)成業(yè)績(jī)要求。九段秘書的故事九段秘書的提法是源于一個(gè)總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議的一個(gè)案例，總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議。在這件事下，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？通知到所有參會(huì)的人員，想要的結(jié)果是什么呢？針對(duì)同一個(gè)會(huì)議，一段秘書到九段秘書給出了不同的答案。一段秘書的做法：發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。

二段秘書的做法：抓落實(shí)——發(fā)通知后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。

三段秘書的做法：重檢查——發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到