臺(tái)技香港10月份展會(huì)策劃執(zhí)行方案

PAGEPAGE8目錄一、關(guān)于展會(huì) 2二、參展目標(biāo) 3三、參展準(zhǔn)備 3（一）展會(huì)籌備分工 3（二）參展流程 4（三）參展產(chǎn)品 4（四）參展服飾 5（五）宣傳資料 5（六）人員培訓(xùn) 5四、開(kāi)展前期的工作準(zhǔn)備 6（一）展臺(tái)的布置 6（二）前期工作準(zhǔn)備 6（三）客戶(hù)邀請(qǐng)與信息搜集 6五、展期工作安排 6（一）工作內(nèi)容 7六、費(fèi)用預(yù)算 8七、展會(huì)獎(jiǎng)懲 8附一： 9一、每日工作流程 9二、展示會(huì)中的接待步驟 9附二： 9一、展品信息統(tǒng)計(jì)表 10二、會(huì)客登記表 10三、展會(huì)客戶(hù)信息歸納表 10四、每日工作統(tǒng)計(jì)表 10附三： 10一、參加展覽紀(jì)律 11二、參展人員的行為規(guī)范 11三、參展的注意事宜 11一、關(guān)于展會(huì)展會(huì)名稱(chēng)：環(huán)球資源2012香港秋季采購(gòu)展覽會(huì)展會(huì)地點(diǎn)：香港·亞洲國(guó)際博覽館展位面積：9平方展會(huì)時(shí)間：2012年10月12-15日展位號(hào)：1B16展會(huì)主辦方提供的工具及服務(wù)范圍（桌椅板凳水電，用餐茶水電話(huà)等）：二、參展目標(biāo)1、接觸新客戶(hù)；2、提升企業(yè)形象；3、與顧客互動(dòng)；4、促銷(xiāo)現(xiàn)有產(chǎn)品；5、獲取競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情報(bào)；6、獲取銷(xiāo)售訂單；三、參展準(zhǔn)備（一）展會(huì)籌備分工1、展會(huì)籌備項(xiàng)目組展會(huì)籌備項(xiàng)目組組長(zhǎng)：898展會(huì)籌備項(xiàng)目組成員：999、998、996、949、888、885、777、444、333、111、114負(fù)責(zé)整個(gè)展會(huì)的策劃、人員工作的分工、展品的選擇、展位的預(yù)定及酒店的預(yù)訂工作。展會(huì)籌備項(xiàng)目組分為：設(shè)計(jì)組：885（組長(zhǎng)）、886、881物料采購(gòu)組：333（組長(zhǎng)）、336、339物料打包組：930（組長(zhǎng)）、808、990、943后勤組：998（組長(zhǎng)）、111、898、949、777參展組：949（組長(zhǎng)）、931、941、942籌備現(xiàn)狀：海報(bào)、宣傳冊(cè)、名片、8月新品、9月新品、辦理護(hù)照、預(yù)定酒店等工作都未完成。2、設(shè)計(jì)組工作職責(zé)：1）、負(fù)責(zé)展會(huì)宣傳海報(bào)設(shè)計(jì)制作（8月30日完成）2）、負(fù)責(zé)展會(huì)宣傳畫(huà)冊(cè)設(shè)計(jì)制作（8月30日完成）3）、負(fù)責(zé)展會(huì)X展架設(shè)計(jì)制作（8月30日完成）4）、負(fù)責(zé)名片設(shè)計(jì)制作（8月30日完成）5）、負(fù)責(zé)新品圖形設(shè)計(jì)制作（9月08日完成）6）、負(fù)責(zé)新品圖形菲林制作（9月12日完成）備注：a、海報(bào)、畫(huà)冊(cè)的設(shè)計(jì)原則：符合參觀對(duì)象的審美導(dǎo)向；b、海報(bào)設(shè)計(jì)要求1）多數(shù)參觀者來(lái)展會(huì)的目的是為了搜集信息，因此展臺(tái)海報(bào)需要布置得非常醒目，以吸引人們的注意力，還要能傳達(dá)企業(yè)的某些具體信息。2）展會(huì)是展示新產(chǎn)品的好機(jī)會(huì)，企業(yè)的最新產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)在展臺(tái)上有所體現(xiàn)。3）在展會(huì)上劃出一塊遠(yuǎn)離公眾視線的安靜區(qū)域，這樣可以方便潛在顧客同銷(xiāo)售人員私下討論他們的要求，也可用做展臺(tái)工作人員的休息場(chǎng)所。3、物料采購(gòu)組工作職責(zé)：1）、負(fù)責(zé)安排并完成展會(huì)宣傳海報(bào)9PCS的采購(gòu)（9月20日完成）2）、負(fù)責(zé)安排并完成展會(huì)宣傳畫(huà)冊(cè)的采購(gòu)（9月20日完成）3）、負(fù)責(zé)安排并完成展會(huì)X展架的采購(gòu)（9月20日完成）4）、負(fù)責(zé)名片的采購(gòu)（9月20日完成）5）、負(fù)責(zé)參展用的其它物品采購(gòu)（9月30日完成）4、物料打包組工作職責(zé)：負(fù)責(zé)將展會(huì)物料進(jìn)行打包裝箱，并核實(shí)物料是否備齊。（10月5日完成）5、后勤組工作職責(zé)：1）、預(yù)定酒店（9月10日完成）2）、配合物料采購(gòu)組采購(gòu)展會(huì)物料清單的采購(gòu)2）、安排參展人員辦理護(hù)照（9月30日完成）3）、安排司機(jī)接送參展人員（10月05日完成）4）、清點(diǎn)參展物料清單（10月05日完成）5）、對(duì)參展人員進(jìn)行展會(huì)知識(shí)培訓(xùn)（10月05日完成）6、參展組工作職責(zé)：負(fù)責(zé)展會(huì)客戶(hù)的預(yù)約及10月12日-10月15日展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布展、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)撤展，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)參展安全、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)后勤，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)展覽資料的發(fā)放，物品的運(yùn)輸、保管、分類(lèi)、領(lǐng)取、統(tǒng)一回收等工作。展會(huì)流程展會(huì)籌備啟動(dòng)8月24日下午進(jìn)行展會(huì)啟動(dòng)會(huì)議，主要討論籌備組目前的工作進(jìn)展、各項(xiàng)目組的工作職責(zé)，確定相應(yīng)的工作任務(wù)。2、展會(huì)動(dòng)員會(huì)議：10月11日召開(kāi)，由溫總、張總監(jiān)主持，展會(huì)接待組參加。3、展會(huì)會(huì)后總結(jié)展會(huì)的收尾工作內(nèi)容如下：1、總結(jié)意向客戶(hù)量、成交量以及利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)情況。2、會(huì)后搜集到信息的跟蹤處理工作。展會(huì)竣事后，收集到的客戶(hù)資料統(tǒng)一送交陳曼佳經(jīng)理，再由陳曼佳經(jīng)理負(fù)責(zé)跟進(jìn)并安排展會(huì)的后續(xù)行動(dòng)，后續(xù)行動(dòng)可能需要一個(gè)月時(shí)間，如果有香港客戶(hù)也去參展，也可邊續(xù)幾天，去拜訪他們。（三）參展產(chǎn)品1、展品選擇考慮的因素（1）種類(lèi)；（2）數(shù)量；（3）主推產(chǎn)品；（4）銷(xiāo)售價(jià)格；（5）擺放主次位置；（6）樣品的運(yùn)輸；（7）布展及撤展時(shí)間。2、確定展品的選擇在市場(chǎng)部4、5、6、7、8、9月份的新品樣品中收集暢銷(xiāo)新品實(shí)物，新品不求多，但求精。帶不了的新品拍相片，做好樣品的分類(lèi)和編號(hào)，計(jì)下銷(xiāo)售價(jià)格。批量制作所有樣品的貨號(hào)標(biāo)簽，打印到不干膠紙上貼于樣品上。剪下每個(gè)編號(hào)的樣品條碼標(biāo)簽，貼到相關(guān)樣品實(shí)物上。（四）參展服飾直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會(huì)期間統(tǒng)一穿著公司發(fā)放的工裝。（五）宣傳資料宣傳畫(huà)冊(cè)——宣傳畫(huà)冊(cè)反映的是臺(tái)技的綜合實(shí)力和情況，在畫(huà)面上以圖文并茂的形式進(jìn)行介紹，在開(kāi)本、工藝和裝訂方式等方面體現(xiàn)出強(qiáng)烈的臺(tái)技特殊的個(gè)性。（六）人員培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為如下三個(gè)部分：1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使展臺(tái)人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。2、展出介紹，包括展覽會(huì)和展品情況。3、技術(shù)訓(xùn)練。主要訓(xùn)練展臺(tái)的接待和推銷(xiāo)技巧。四、開(kāi)展前期的工作準(zhǔn)備（一）展臺(tái)海報(bào)的布置建議：選用少量、大幅的展示圖片，以創(chuàng)造出強(qiáng)烈的視覺(jué)效果。將圖片在視線以上的地方放置，并且使用大膽而搶眼的顏色，避免使用易融入背景的中性色彩，這樣使展臺(tái)從遠(yuǎn)距離便可突現(xiàn)出來(lái)。（二）前期工作準(zhǔn)備1、前期工作準(zhǔn)備包括工作安排、管理安排和行政安排。（1）工作安排。向展臺(tái)人員布置展臺(tái)工作（包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工），并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，必須使展臺(tái)上的每一個(gè)人知道并理解此次展出的目的。（2）管理安排。包括工作時(shí)間、輪班安排、每日展臺(tái)會(huì)議、記錄管理等。（3）行政安排。包括展臺(tái)人員的宿、膳、行、日程等安排。2、檢查核對(duì)參展的各項(xiàng)內(nèi)容是否到位，包括展品、產(chǎn)品資料、宣傳資料、貿(mào)易條款以及各設(shè)備工具等。3、展會(huì)后勤工作：確保展會(huì)所需的裝備、陳設(shè)、促銷(xiāo)材料以及人員都能夠完好地在正確的時(shí)間到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。（三）客戶(hù)邀請(qǐng)與信息搜集委派1-3名人員負(fù)責(zé)會(huì)前的客戶(hù)邀請(qǐng)與信息搜集工作，職責(zé)如下：到其他公司或同行業(yè)公司收集客戶(hù)和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在客戶(hù)并努力與之成為朋友。五、展期工作（一）工作內(nèi)容1、迎賓：負(fù)責(zé)接待客戶(hù)進(jìn)入展區(qū)，派發(fā)活動(dòng)宣傳冊(cè)，向參會(huì)人員告知本公司展位及產(chǎn)品，負(fù)責(zé)產(chǎn)品的簡(jiǎn)單介紹，讓客戶(hù)明白公司的產(chǎn)品和服務(wù)的范圍。2、產(chǎn)品介紹員：負(fù)責(zé)品牌、產(chǎn)品展示、講解及演示產(chǎn)品的特性和賣(mài)點(diǎn)，將有合作意向的經(jīng)銷(xiāo)商介紹給談判員。3、談判員：重點(diǎn)講解合作優(yōu)勢(shì)，負(fù)責(zé)大客戶(hù)及重點(diǎn)客戶(hù)的深入溝通，統(tǒng)籌并調(diào)整合作方式。4、信息搜集：參加展覽過(guò)程當(dāng)中派遣1名職員到其他公司或同行業(yè)公司收集客戶(hù)和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在客戶(hù)并努力與之成為朋友。信息資料包括：（1）產(chǎn)品信息；（2）市場(chǎng)信息；（3）第三方信息；（4）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息。資料不需見(jiàn)人就發(fā)，可有選擇性地向意圖客戶(hù)發(fā)放資料，包括前來(lái)索要資料的行業(yè)客戶(hù)。對(duì)于認(rèn)真參觀的客戶(hù)，要具體介紹。注意事項(xiàng)：1、專(zhuān)注于潛在客戶(hù)，爭(zhēng)取和潛在客戶(hù)預(yù)約，并在展會(huì)后的4到5天內(nèi)面談或電話(huà)接洽。2、展會(huì)期間，每天工作結(jié)束時(shí)和員工開(kāi)會(huì)，收集整理潛在客戶(hù)的聯(lián)系方式，并立刻跟蹤服務(wù)，確保當(dāng)客戶(hù)回到他們的辦公室時(shí)，已經(jīng)有公司產(chǎn)品的一份樣品在等著他們了。3、保護(hù)好資源：準(zhǔn)備的宣傳資料，量大的，要求人人都有，比如宣傳畫(huà)冊(cè)；重要的，要收好，有選擇性地發(fā)放，否則一窩蜂上來(lái)一下就沒(méi)有了，也來(lái)不及重新制作，等后面幾天的廠商來(lái)了，名片也沒(méi)有了，資料也沒(méi)有了，就不太好了。4、努力結(jié)交朋友，這些朋友可以是行業(yè)里的管理人員，可以是同行，可以是上游供應(yīng)商、或是下游、媒體的朋友，政府的人員等等，同行交幾個(gè)朋友，同類(lèi)交幾個(gè)朋友，政府里面交幾個(gè)朋友等等，多個(gè)朋友多條路。六、展品統(tǒng)計(jì)及費(fèi)用預(yù)算七、展會(huì)獎(jiǎng)懲附一：一、每日工作流程7:30：早飯后，負(fù)責(zé)人安排當(dāng)日工作，各人領(lǐng)取當(dāng)日所用物質(zhì)8:30：準(zhǔn)時(shí)到達(dá)布展地點(diǎn)9:00--11:30：參展現(xiàn)場(chǎng)工作進(jìn)展11:30--13:00：負(fù)責(zé)人安排輪值午餐13:00--17：00：參展現(xiàn)場(chǎng)工作進(jìn)展17:00：清理物資及時(shí)遞交日總結(jié)報(bào)告，填寫(xiě)報(bào)表18:30：自由活動(dòng)，或根據(jù)公司安排其他工作二、展示會(huì)中的接待步驟1、登記（到會(huì)客戶(hù)的姓名、單位部門(mén)、聯(lián)系電話(huà)、落實(shí)責(zé)任人等）2、現(xiàn)場(chǎng)演示3、介紹公司及產(chǎn)品背景4、展示其他樣品5、將意向客戶(hù)請(qǐng)至洽談區(qū)促成成交6、如有客戶(hù)當(dāng)場(chǎng)簽單，盡力渲染，制造高潮7、發(fā)放資料8、禮貌周到地送客戶(hù)出門(mén)，并預(yù)約下次拜訪時(shí)間9、到簽到處記下客戶(hù)意向及責(zé)任人附二：一、展品信息統(tǒng)計(jì)表產(chǎn)品型號(hào)產(chǎn)品名稱(chēng)材料數(shù)量銷(xiāo)售價(jià)格最終價(jià)格備注二、會(huì)客登記表公司名稱(chēng)客戶(hù)姓名單位部門(mén)（職位）電話(huà)/傳真手機(jī)號(hào)碼備注三、展會(huì)客戶(hù)信息歸納表填寫(xiě)人：填寫(xiě)時(shí)間：客戶(hù)名稱(chēng)聯(lián)系人單位部門(mén)（職位）電話(huà)/傳真類(lèi)別（A、B、C）備注備注：A類(lèi)（已經(jīng)交易成功或者下訂單的客戶(hù)）；B類(lèi)（準(zhǔn)客戶(hù)）；C類(lèi)（意圖性客戶(hù)）。四、每日工作統(tǒng)計(jì)表日目項(xiàng)期日目項(xiàng)期10月12日10月13日10月14日10月15日總計(jì)意向客戶(hù)成交量附三：一、參加展覽紀(jì)律1、未經(jīng)允許，不得私自脫離展位，特殊環(huán)境可向負(fù)責(zé)人請(qǐng)假。2、主顧到展位三步間隔，必需微笑相迎。3、有主顧在展位的環(huán)境下，不得占坐主顧歡迎位。二、參展人員的行為規(guī)范1、真誠(chéng)，對(duì)客戶(hù)詢(xún)問(wèn)禮貌相待，不可挑揀，不是目標(biāo)客戶(hù)也要做好宣傳工作。2、耐心，客戶(hù)的提問(wèn)和關(guān)心越多，代表意象越大，但切記因過(guò)于熱情而嚇跑客戶(hù)。3、專(zhuān)業(yè)，對(duì)品牌與產(chǎn)品的定位，市場(chǎng)、消費(fèi)心理分析和見(jiàn)解要專(zhuān)業(yè)客觀，清晰的表達(dá)能力能讓客戶(hù)更好的判斷品牌的市場(chǎng)價(jià)值。三、參展的注意事宜1、預(yù)約客戶(hù)：向公司現(xiàn)有及潛在客戶(hù)發(fā)出邀請(qǐng)，同重要的客戶(hù)約定見(jiàn)面時(shí)間，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，避免了展覽會(huì)上自己的站臺(tái)門(mén)庭冷落的情況，給目標(biāo)買(mǎi)家留下較深的印象。2、資料準(zhǔn)備：資料是企業(yè)和產(chǎn)品形象的重要體現(xiàn)。產(chǎn)品目錄應(yīng)重視，給人以正規(guī)的印象。宣傳材料的紙張及印刷應(yīng)該力求精美，版式設(shè)計(jì)方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。一定要準(zhǔn)備充足的名片（應(yīng)以中英文印制，數(shù)量以每日100-200張準(zhǔn)備）。3、展臺(tái)設(shè)計(jì)：應(yīng)盡量突出本公司的特色，有一個(gè)主題。已經(jīng)要求設(shè)計(jì)王艷文設(shè)計(jì)9個(gè)版的海報(bào)。4、參展人員要求：參展人員應(yīng)該了解公司的本次參展意圖，熟悉本行業(yè)的市場(chǎng)行情及公司產(chǎn)品賣(mài)點(diǎn)。人員著裝要正規(guī)，統(tǒng)一穿工裝。5、保持聯(lián)系人的統(tǒng)一：確保每個(gè)人遞給客戶(hù)的名片都是統(tǒng)一的，以方便潛在客戶(hù)以后的聯(lián)系。6、甄別目標(biāo)客戶(hù)：在展會(huì)上，有些客人只是泛泛地了解一下，并沒(méi)有對(duì)某一產(chǎn)品表現(xiàn)特殊的興趣；但有些則會(huì)仔細(xì)閱讀參展資料，并且會(huì)詳細(xì)詢(xún)問(wèn)展品的性能、規(guī)格、價(jià)格等，這時(shí)，就應(yīng)該對(duì)后者提出的問(wèn)題詳細(xì)回答，并同時(shí)了解他所代表的公司、他的身份，再大力推銷(xiāo)他們感興趣的產(chǎn)品。無(wú)論意向如何，都應(yīng)記錄下對(duì)方的有關(guān)資料，以便