期刊系統(tǒng)使用說明書第二版

M8圖書館集成管理系統(tǒng)SerialPublicationManagementSystem期刊系統(tǒng)使用說明書北京創(chuàng)訊未來軟件技術(shù)有限公司

目錄6.1期刊子系統(tǒng)概述 46.1.1基本流程 46.1.2模塊清單 46.1.3通用操作說明 46.2期刊訂購 126.2.1期刊訂購 146.2.2訂購期刊打印 186.3期刊登到 196.3.1期刊登到 196.3.2登到清單查詢 216.3.3現(xiàn)刊標簽打印 216.3.4分配架位 246.4期刊裝訂 266.4.1裝訂前處理 266.4.2裝訂后處理 306.4.3裝訂清單查詢 326.4.4裝訂標簽打印 326.4.5期刊回溯 336.4.6裝訂數(shù)據(jù)維護 346.4.7現(xiàn)刊管理日志 366.4.8回溯日志 366.5統(tǒng)計模塊 366.5.1訂購統(tǒng)計 366.5.2登到統(tǒng)計 366.5.3裝訂統(tǒng)計 376.5.4借還統(tǒng)計 376.5.5罰款統(tǒng)計 376.5.6流通率統(tǒng)計 386.5.7回溯統(tǒng)計 386.5.8附件統(tǒng)計 386.5.9館藏量統(tǒng)計 386.6期刊參數(shù)設(shè)置 38

6.1期刊子系統(tǒng)概述期刊子系統(tǒng)主要用于圖書館的期刊、報紙的訂購、登到、裝訂、閱覽、統(tǒng)計等工作中。M8期刊子系統(tǒng)包括五大功能模塊：期刊訂購、期刊登到、裝訂模塊、統(tǒng)計模塊和期刊參數(shù)設(shè)置。6.1.1基本流程6.1.2模塊清單6.1.3通用操作說明6.2期刊訂購在期刊訂購模塊，可以進行新刊訂購，續(xù)訂、報送轉(zhuǎn)登到。也可以在訂購清單打印中輸出各類訂單信息。數(shù)據(jù)的處理狀態(tài)分為3種：未報送：未報送的數(shù)據(jù)可以進行修改，在處理狀態(tài)為“未報送”的數(shù)據(jù)上點擊右鍵，彈出菜單中的操作包括：刪除、報送轉(zhuǎn)登到、訂前處理、?？?、停訂、修改書商、修改部門。已報送轉(zhuǎn)登到：‘未報送’的數(shù)據(jù)經(jīng)過了‘報送轉(zhuǎn)登到’操作之后，處理狀態(tài)變?yōu)椤褕笏娃D(zhuǎn)登到’。此狀態(tài)代表數(shù)據(jù)已經(jīng)報給書商，并轉(zhuǎn)到登到環(huán)節(jié)，不能隨意修改。如果發(fā)現(xiàn)錯誤，可以通過右鍵菜單中的訂單回退，退回到未報送狀態(tài)再修改。如需將訂單轉(zhuǎn)到下一年，則點擊訂前處理。如果中途該刊?？?，則點擊?？Ｒ艳D(zhuǎn)下一年：該狀態(tài)表示此種刊已經(jīng)被轉(zhuǎn)到下一年了，為了防止反復(fù)操作，此種狀態(tài)下的刊只允許訂單回退?；赝瞬僮魇菍斍澳陻?shù)據(jù)處理狀態(tài)改為‘未報送’，下一年的數(shù)據(jù)則被刪除。如果回退的數(shù)據(jù)已經(jīng)有登到記錄，系統(tǒng)會進行詢問，如果仍然要回退，那么登到記錄將丟失。6.2.1期刊訂購期刊訂購可以分成兩種，一種是新刊訂購，一種是續(xù)訂期刊。新刊是指以前沒有訂購過的刊，可以通過直接錄入，或者采用外部excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式進行訂購。對大多數(shù)往年訂購過的期刊來說，需要走續(xù)訂期刊的流程，即從訂前處理開始，將訂單以復(fù)制的方式，轉(zhuǎn)入到下一年，然后在訂購表維護界面逐條修改，或者利用書商的excel文件進行批量修改。無論是新訂還是續(xù)訂期刊，都需要進行報送轉(zhuǎn)登到，這樣在登到界面才能夠檢索到。下圖顯示了期刊新訂與續(xù)訂流程的詳細流程。新刊訂購——直接錄入在一級菜單中，點擊‘期刊’進入期刊系統(tǒng)，在左側(cè)的二級菜單中選中“期刊訂購”，打開訂購界面，如圖6-2-1-1。點擊窗口上方的按鈕，右側(cè)出現(xiàn)了訂購詳情，如果里面有內(nèi)容，可以點‘清空’，其中紅色字提示內(nèi)容，如刊年、MARC類型、訂購方式、刊名等為必填內(nèi)容。錄入結(jié)束后，要點‘保存’鍵進行保存。圖6-2-1-1

圖3-2-1注：上圖中紅色字體項目是必填項，其他是選填項。下方選擇訂購部門、份數(shù)和架位號。信息填寫完畢后點“保存”。保存默認值：為了方便錄入，將當前的數(shù)據(jù)項目保存起來，當點擊了新增進入訂購詳情窗口，首先顯示這條默認記錄，可以在這條默認記錄基礎(chǔ)上做修改，減少錄入工作量。

通過左側(cè)的檢索欄，輸入相應(yīng)信息，點擊檢索，檢索出剛剛錄入的期刊。選中檢索出來的期刊，用鼠標右鍵點擊，報送轉(zhuǎn)登到，如圖6-2-1-3。圖6-2-1-3在新出現(xiàn)的彈框中，點擊確認報送。報送完后數(shù)據(jù)處理狀態(tài)改變?yōu)椤畧笏屯贽D(zhuǎn)登到’，可以到登到模塊進行登到處理了！新刊訂購——外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入續(xù)訂期刊——訂前處理逐條修改批量修改數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)登到

6.2.2訂購期刊打印此功能是用來打印訂購期刊清單，分為一下幾種類型零訂報送清單統(tǒng)訂報送清單統(tǒng)訂未報送清單零訂未報送清單統(tǒng)訂未訂清單零訂未訂清單訂購報送清單報刊清單打印使用方法：參考下圖，選擇統(tǒng)計期刊的范圍包括：期刊類型、刊年、書商、刊名。范圍依次縮小，根據(jù)需求調(diào)整選擇的條件，必須至少選擇一個條件進行檢索。最后選擇排序方式，點擊檢索。6.3期刊登到6.3.1期刊登到1、點開期刊導(dǎo)航欄，點擊進入期刊系統(tǒng)，選中“期刊登到”，如圖6-3-1-1圖6-3-1-12、通過左側(cè)的檢索欄將想要登到的期刊檢索出來，并選中該期刊，如圖6-3-1-2圖6-3-1-23、在顯示頁面的右側(cè)會出現(xiàn)登到的頁簽，選中將要登到的期刊頁簽并雙擊，頁簽的狀態(tài)變成到館并且顏色變?yōu)榍嗑G色則登到成功，如圖6-3-1-3圖6-3-1-36.3.2登到清單查詢此功能用來查詢登到過的期刊信息并打印，使用方法：使用左側(cè)的檢索項將想要查詢或打印的期刊檢索出來，右側(cè)會顯示期刊信息，在顯示欄的下方會有期刊的統(tǒng)計信息，如下圖所示6.3.3現(xiàn)刊標簽打印1、首先按照標簽的尺寸設(shè)置頁面的大小等信息，如圖1cm在設(shè)置中等于400，比如高度是1cm，在設(shè)置中就要填寫400。下面解釋一下各個欄目的意義。列數(shù)：期刊標簽有幾列就填幾行數(shù)：期刊標簽有幾行就填幾高度：單個標簽的高度，量好之后按照1cm=400的換算比例填寫長度：單個標簽的長度，其他同上行間距：每個期刊標簽行與行之間的間距，其他同上列間距：每個期刊標簽列與列之間的間距，其他同上上邊距：最上方一行標簽的頂部邊緣距離整個標簽紙最上方邊緣的距離，其他同上左邊距：最左側(cè)一列標簽的左側(cè)邊緣距離整個標簽紙最左側(cè)邊緣的距離，其他同上起始行：打印標簽從第幾行開始打印起始列：打印標簽從第幾列開始打印“頁面設(shè)置”填寫完畢后，可以在“打印頁設(shè)定”中指定打印某一頁的標簽或者全部打印?！白煮w設(shè)置”中還可以設(shè)置字體的長寬比例及是否加粗?！按蛴》輸?shù)”可以設(shè)置打印幾份標簽，全部設(shè)置完畢后點擊“保存設(shè)置”將設(shè)置好的信息保存到系統(tǒng)中。2、在檢索框中，輸入檢索條件，檢索出想要打印的標簽，如圖3、點擊“打印設(shè)置”圖標，進行打印機的一些設(shè)置，設(shè)置完畢后點擊“打印”圖標打印標簽，他們的位置如下圖，用紅框圈出來的地方

點擊“打印設(shè)置”后，界面如下圖，選中要設(shè)置的打印機點擊“setup”。6.3.4分配架位此功能用于給圖書添加架位號信息，操作步驟如下：使用頁面左側(cè)的檢索欄，檢索出想要添加架位信息的期刊，如圖所示選中要添加架位信息的期刊，在最末尾的位置有“架位號”信息列。鼠標點中之后可以進行輸入。如圖之后點擊“保存按鈕”，位置如下圖所示6.4期刊裝訂6.4.1裝訂前處理1、點開期刊導(dǎo)航欄，點擊進入期刊系統(tǒng)，選中“裝訂前處理”，如圖6-4-1-1圖6-4-1-12、通過左側(cè)檢索欄檢索出需要裝訂的期刊，并選中其中一本，從下側(cè)藍條中的選項欄中選擇裝訂的封皮顏色、裝訂方式、裝訂本數(shù)，如圖6-4-1-2圖6-4-1-2

3、選中右側(cè)顯示欄中想要裝訂的期刊所對應(yīng)的頁簽，比如要裝訂第一期就選中期數(shù)是1的頁簽，選中后鼠標右鍵點擊該頁簽，點擊“裝訂”選項，會從下方顯示欄中創(chuàng)建一個裝訂單，如圖6-4-1-3與6-4-1-4圖6-4-1-3圖6-4-1-4

4、如果想將另一期的期刊裝訂到一起，則選中另一期期刊的頁簽，用鼠標右鍵點擊該頁簽，選擇“添加到裝訂單”，如圖6-4-1-5。再點擊下側(cè)顯示欄中的裝訂單，會發(fā)現(xiàn)右下側(cè)的顯示欄中期刊已經(jīng)加入到裝訂信息中了，如圖6-4-1-6。圖6-4-1-5圖6-4-1-65、點擊裝前處理的下拉菜單，選中裝訂清單，并檢索裝訂過的期刊，如圖6-4-1-7圖6-4-1-77、鼠標右鍵點擊下方顯示欄中的信息條目，選擇“數(shù)據(jù)保存”，如圖6-4-1-8圖6-4-1-86.4.2裝訂后處理1、點開期刊導(dǎo)航欄，點擊進入期刊系統(tǒng)，選中“裝訂前處理”，如圖6-4-2-1圖6-4-2-1

2、檢索出要分配的期刊，然后右鍵點擊條目信息，這里如果設(shè)置過分配規(guī)則，可以使用自動分配，否則請使用批量處理或者手工分配（用批量處理做示例），如圖6-4-2-2圖6-4-2-23、在新彈出的框中選中相應(yīng)數(shù)據(jù)，然后點擊“確定”，如圖6-4-2-3圖6-4-2-3

4、選中條目信息，鼠標右鍵點擊，選中保存，如圖6-4-2-4圖6-4-2-46.4.3裝訂清單查詢查詢進行過裝訂操作的期刊，還可以另存為excel文件。步驟如下：使用左側(cè)的檢索欄，輸入對應(yīng)的檢索信息檢索出想查詢的期刊，如圖所示6.4.4裝訂標簽打印參考6.3.3中的內(nèi)容6.4.5期刊回溯1、輸入刊名或issn或索書號點擊“查重”按鈕來進行期刊查重，如果有重書則雙擊右側(cè)信息欄中和期刊信息相符的重書數(shù)據(jù)來套用，否則在“種信息”欄中手動輸入期刊信息。如圖2、輸入完期刊信息后，點擊生成馬克，為該期刊生成一條marc數(shù)據(jù)。在輸入完“分類號”信息后，按ctrl+a鍵會自動生成期刊索書號，如圖。如果在上一步中選擇套用期刊信息，則會直接跳到下一步，此步驟可以忽略。在“冊信息”欄中，輸入每本書的信息，其中紅色表識是必填信息，在填寫完“份數(shù)”信息后，按回車鍵在下方顯示欄中生成條目信息，如圖。在下方的條目信息中，依次輸入“圖書條碼號”、“登錄號”、“典藏部門”、“圖書狀態(tài)”信息，點擊“保存”按鈕，如圖。之后此信息作為過刊信息，可以在流通模塊進行管理。6.4.6裝訂數(shù)據(jù)維護1、使用左側(cè)的檢索欄，將想要維護的期刊檢索出來，如圖所示2、選中想要維護的期刊，點擊右側(cè)顯示欄中的“編輯”按鈕，所有白底框體內(nèi)的數(shù)據(jù)都是可修改的。如圖3、如果想修改裝訂號，則需要點擊“修改裝訂號”按鈕之后才可以對裝訂號進行修改。如果想添加期刊館藏，則點擊“添加館藏”按鈕，信息修改完畢后，點擊“保存”按鈕保存修改過的信息。如圖6.4.7現(xiàn)刊管理日志用于查詢現(xiàn)刊操作記錄，如圖所示6.4.8回溯日志用于查詢期刊回溯操作記錄，如圖所示6.5統(tǒng)計模塊6.5.1訂購統(tǒng)計欄目內(nèi)分為：按分類統(tǒng)計按出版商統(tǒng)計按語種統(tǒng)計按工作人員統(tǒng)計按訂購方式統(tǒng)計按贈送交換刊統(tǒng)計按版本統(tǒng)計按重點級別統(tǒng)計6.5.2登到統(tǒng)計欄目內(nèi)分為：按工作人員統(tǒng)計按館藏部門統(tǒng)計按書商統(tǒng)計6.5.3裝訂統(tǒng)計