提能增效經(jīng)典實(shí)用課件如何提升工作效率

提能增效經(jīng)典實(shí)用課件如何提升工作效率練習(xí)題：日程排序23A排序B排序C排序D排序E排序F排序12345

一大堆便條，張張都貼著“緊急”；電話鈴響個(gè)不停，差不多個(gè)個(gè)都要馬上處理；報(bào)告、表單和各種資料，堆滿了桌子；再過三分鐘就要開會(huì)了，可還是一點(diǎn)準(zhǔn)備都沒有；越忙越添亂，好多事情手下幫不上忙，早該給他們培訓(xùn)了，可一直找不到時(shí)間……4?一、管理者常見的時(shí)間陷阱二、時(shí)間管理六步三、高效能的九條守則56由于溝通不良或不足，導(dǎo)致走彎路、出錯(cuò)、返工。文件/廢紙/雜物多；文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時(shí)，沒有明確最后期限。不速之客的干擾；常被電話打斷工作?；ㄝ^多時(shí)間替下屬拿主意。長時(shí)間面談。繁多、冗長、低效的會(huì)議。缺乏細(xì)致的實(shí)施計(jì)劃。過多文書記錄。過于注重細(xì)節(jié)；追求完美一、管理者常見的時(shí)間陷阱?二、時(shí)間管理六步三、高效能的九條守則7

一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌

二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣8案例：廣交會(huì)展位的來電9一般情況下，在每年、每月、每周、每天當(dāng)中，較忙的是什么時(shí)間段？有哪些工作可以提前做？10

一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌

二、要事第一

三、化繁為簡四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣1112因?yàn)槲覀儾恢谰烤故裁磳ξ覀冏钪匾?所以每件事好像都很重要；因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾?，所以我們不得不每件事都做；有些人看到我們每件事都?所以，他們期望我們什么都做；每件事都做讓我們非常忙碌,所以我們沒有時(shí)間去考慮：究竟什么對我們最重要？忙人的告白

131、既重要

又緊急2、重要但不緊急3、不重要但緊急4、不重要不緊急

定義

重要：對你的職責(zé)或目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動(dòng)。

緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的活動(dòng)。1415

緊急

不緊急重要限時(shí)完成的重要會(huì)面或工作影響深遠(yuǎn)的事情……做計(jì)劃、中長期規(guī)劃工作溝通與協(xié)調(diào)思考工作方法和流程的改進(jìn)向上司或公司提建議……不重要有些電話有些信函、報(bào)告有些無謂之請托、邀約大部分會(huì)議許多迫在眉睫的小事符合別人期望的事忙碌瑣碎的小事有些文件資料之處理有些交際應(yīng)酬……ABCD16一個(gè)企業(yè)80%的利潤來自其20%的核心業(yè)務(wù)或重要客戶。80%的銷售額來自20%的銷售人員。每個(gè)企業(yè)優(yōu)秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸的占了約80%。在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。分析：正確的日程排序高效時(shí)間管理=在最短的時(shí)間內(nèi)做最多的事×17為什么整天忙個(gè)不停卻得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可？18案例：一個(gè)采購部經(jīng)理問題：“彈鋼琴”跟“要事第一”有沖突嗎？故事：桶、石塊、碎石、沙子、水故事：兩個(gè)撿破爛的人個(gè)案分析：失敗的經(jīng)歷/成功的經(jīng)歷19要追求“利益最大化”，但是對于不重要的事情我們又不能放棄，那我們該怎么辦？20一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一

三、化繁為簡

四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣2122問題1：黃經(jīng)理正在處理三件A類事情，林總又過來安排一件C類工作，王經(jīng)理該怎么說？問題2：黃經(jīng)理整天被領(lǐng)導(dǎo)追問每件工作的進(jìn)度，忙得不亦樂乎，他如何擺脫這種困境？問題3：在每天的工作中，黃經(jīng)理總會(huì)被各種電話、各個(gè)突然而至的人打擾著，無法集中精力做好手上最重要的工作。黃經(jīng)理頭上都冒煙了！黃經(jīng)理該如何應(yīng)付這些打擾？23你在走道上碰到一位部屬，他說：“我能不能和您談一談？我碰到了一個(gè)問題。”于是你便站在走道上專心聽他細(xì)述問題的來龍去脈，一站便是半個(gè)小時(shí)，既耽擱了原先你要做的事，也發(fā)現(xiàn)所獲得的信息并不足以做出任何決策。于是你說：“我現(xiàn)在沒時(shí)間和你討論，讓我考慮一下，回頭再找你談。”

猴子原本在部屬的背上，談話時(shí)彼此考慮，猴子的兩腳就分別搭在兩人背上，當(dāng)你表示要考慮一下再談時(shí)，猴子便移轉(zhuǎn)到你背上。你接下了部屬的角色，而部屬則變成了監(jiān)督者，他會(huì)三不五時(shí)跑來問你：“那件事辦得怎樣了？”如果你的解決方式他不滿意，他會(huì)強(qiáng)迫你去做這件原本他該做的事。這樣的猴子，你收得愈多，他們給的就愈多。于是你飽受堆積如山、永遠(yuǎn)處理不完的問題所困擾，甚至沒有時(shí)間照顧自己的猴子。24

——摘自《別讓猴子跳回背上》規(guī)則１．猴子要麼被喂養(yǎng)，要麼被處決。否則，他們會(huì)餓死，而管理者則要將大量寶貴時(shí)間浪費(fèi)在尸體解剖或試圖使他們復(fù)活上。

規(guī)則２．要控制猴子的數(shù)量在整個(gè)團(tuán)隊(duì)力所能及的范圍內(nèi)。對來自下屬的猴子，管理者要把處理時(shí)間控制在每次5-15分鐘。

規(guī)則３．猴子只能在約定的時(shí)間喂養(yǎng)。經(jīng)理無須四處尋找饑餓的猴子，抓到一只喂一只。

規(guī)則４．應(yīng)確定每只猴子下次喂養(yǎng)時(shí)間和下屬的主動(dòng)性級(jí)別。這可以由管理者和下屬共同修改并達(dá)成一致，但不要模糊不清。否則，猴子或者會(huì)餓死，或者將最終回到管理者的背上。25一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡

四、學(xué)會(huì)說“NO”

五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣26

英國某家報(bào)紙?jiān)e辦一項(xiàng)高額獎(jiǎng)金的有獎(jiǎng)?wù)鞔鸹顒?dòng)。題目是：在一個(gè)充氣不足的熱氣球上，載著三位關(guān)系世界興亡命運(yùn)的科學(xué)家。第一位是環(huán)保專家，他的研究可拯救無數(shù)人們，免于因環(huán)境污染而面臨死亡的惡運(yùn)。

第二位是核子專家，他有能力防止全球性的核子戰(zhàn)爭，使地球免于遭受滅亡的絕境。第三位是糧食專家，他能在不毛之地，運(yùn)用專業(yè)知識(shí)成功地種植食物，使幾千萬人脫離饑荒而亡的命運(yùn)。此刻熱氣球即將墜毀，必須至少丟出一個(gè)人以減輕載重，使其余的兩人得以活存，請問該丟下哪一位科學(xué)家？27

法國一家報(bào)社進(jìn)行了一個(gè)有獎(jiǎng)智力競賽，其中有這樣一道題目：如果法國最大的博物館盧浮宮失火了，在只能搶救一幅畫的情況下，你會(huì)救哪一幅畫？在該報(bào)收到的成千上萬的答案中，答案最多的是《蒙娜麗莎》，而法國名作家貝爾納以最佳答案獲得了該題的獎(jiǎng)金。28

在工作中，有哪些東西應(yīng)該化繁為簡？29簡化工作是所有優(yōu)秀管理者的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈高效，也愈不會(huì)出問題。所以要善于將復(fù)雜的問題簡單化。30一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會(huì)說“NO”

五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣3132一個(gè)減肥的例子332、與別人約定期限帕金森定律：如果你安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以便用掉所有分配的時(shí)間。343、這個(gè)期限最好是合理而又稍偏緊的。一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限

六、改進(jìn)方法和習(xí)慣35這幾個(gè)故事可以給我們什么啟發(fā)？36一個(gè)企業(yè)的董事長走在他的廠區(qū)里，經(jīng)過一個(gè)正在清掃落葉的保潔員身旁。保潔員拿著一把長長的掃把，費(fèi)力地掃著。而那把掃把實(shí)在太舊了，齒間稀疏，漏掉了許多的葉子。董事長停下來問：“先生，你的工具太不好用了吧，為什么不換一把？”“我只有這一把了?！北崋T頭也不抬地忙乎著他的活?！澳銥槭裁床蝗}庫領(lǐng)一把呢？”“倉庫離我這兒太遠(yuǎn)了，來回要花不少時(shí)間，我還有很多地要掃?！北崋T用手擦拭一下汗水，這才發(fā)現(xiàn)和自己說話的竟是董事長，不禁有些不知所措?！班?，董事長，我不知道是您，我這就去倉庫領(lǐng)一把?！笨粗崋T離去的背影，董事長十分生氣：“這是在工作嗎？真不能理解！要不是看在他從不偷懶的份上，我現(xiàn)在就開除他?！?7

猶太人漢弗特在加拿大渥大華開設(shè)了一家豪華賓館。年終時(shí)，他讓賓館分別評選出10名最勤快和10最“懶惰”的員工。漢弗特叫人把10名“懶惰”的員工叫到他的辦公室。這些員工心里七上八下，心想老板肯定會(huì)要我們滾蛋?？墒撬麄?nèi)f萬沒想到，一進(jìn)門，漢弗特就說道：“恭喜各位被評為本賓館最優(yōu)秀的員工。”看著他們一個(gè)個(gè)目瞪口呆的表情，漢弗特接著解釋道：“據(jù)我觀察，你們的‘懶’表現(xiàn)在總是一次就把餐具送到餐桌上，習(xí)慣于一次就把客人的房間收拾干凈，一次就把工作干完，討厭多走半步路，討厭做第二次（返工）。因而在別人眼里你們整天閑著，在偷懶。但依我看，最優(yōu)秀的員工全無例外的都是‘懶漢’，因?yàn)槟銈儭畱小眠B一個(gè)多余的動(dòng)作都懶得去做。而勤快員工的‘勤’，大多表現(xiàn)在他們整天忙忙碌碌，不在乎把力氣花在多余的動(dòng)作上，做一件事不在乎往來多少趟，花多少時(shí)間，而從來不停下來思考一下最便捷的方法，這樣能有效率嗎？”38

甲和乙兩個(gè)學(xué)生，畢業(yè)后一起進(jìn)了一家餐館工作，沒多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙卻仍在廚房干雜活。乙就去找老板理論。老板想了想，說：“你到市場上看還有什么賣的？”乙去了一趟市場回來說：“還有一個(gè)農(nóng)民在賣土豆?！崩习鍐枺骸岸嗌馘X一斤？”乙又趕去市場，回來回答老板：“8毛錢一斤。”老板又問：“總共有多少斤？如果全部要了能便宜多少錢？”乙又急忙來回奔跑。老板說：“好吧，你先坐著?！比缓笥纸衼砑?，對他說：“你去市場看看，看還有什么東西賣？”不一會(huì)甲回來說：“還有一個(gè)賣土豆的，8毛錢一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛錢一斤。過一會(huì)這個(gè)農(nóng)民還要到市場上去賣西紅柿，我們庫里不多了，我?guī)Щ亓艘粋€(gè)樣品，把那個(gè)農(nóng)民也帶來了，你們當(dāng)面談?wù)劙?。”老板對乙說：“這其中的原因你該明白了吧！”乙羞愧地回到廚房干雜活去了。3940

有一次，我要在客廳里掛一副畫，請鄰居來幫忙。畫已經(jīng)在墻上扶好，正準(zhǔn)備砸釘子，他說：“這樣不好，最好釘兩個(gè)木塊，把畫掛上面?！蔽易駨乃囊庖姡屗麕椭フ夷緣K。木塊很快找來了，正要釘，他說：“等一等，木塊有點(diǎn)大，最好能鋸掉點(diǎn)?！庇谑潜闼奶幦フ忆徸?。找來鋸子，還沒有鋸兩下，“不行，這鋸子太鈍了，”他說，“得磨一磨?！彼矣幸话唁S刀，銼刀拿來了，他又發(fā)現(xiàn)銼刀沒有把柄。為了給銼刀安把柄，他又去校園邊上的一個(gè)灌木叢里尋找小樹。要砍下小樹，他又發(fā)現(xiàn)我那把生滿老銹的斧頭實(shí)在是不能用。他又找來磨刀石，可為了固定住磨刀石，必須得制作幾根固定磨刀石的木條。為此他又到校外去找一位木匠，說木匠家有一現(xiàn)成的。然而，這一走，就再也沒見他回來。當(dāng)然，那幅畫，我還是一邊一個(gè)釘子把它釘在墻上。下午再見到他的時(shí)候，是在街上，他正在幫木匠從五交化商店里往外架一臺(tái)笨重的電鋸?！澳阆氚亚驈亩蠢锿诔鰜恚瑓s把洞愈挖愈大?！?/p>

——西方諺語4142第一次就把資料或物品放在正確位置。將各類資料物品歸類擺放，清晰標(biāo)示。這樣做可避免費(fèi)時(shí)間去找東西，更不會(huì)再有在別人面前翻箱倒柜的尷尬。下班前進(jìn)行清理。43

在寫規(guī)劃時(shí)，為了使工作更加直觀，除了阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3、4），還可以用其他符號(hào)表示重要程度：↘緊急

？待重新規(guī)劃的工作

！重要

√

完成任務(wù)○工作往后推移

×放棄的工作ABCD分類法：A：必須要當(dāng)天完成的工作B：可稍