系統(tǒng)人事模塊操作手冊樣本

ABC公司人力資源管理信息系統(tǒng)HR系統(tǒng)操作手冊——人事專人、普通員工類

1 系統(tǒng)登陸初始設立 32 普通員工有關操作 72.1 個人資料查詢與維護 72.1.1 我消息 72.1.2 我職位 82.1.3 我檔案 92.2 個人歷史薪資信息查看 123 人事專人有關操作 133.1 新入職工工添加 133.2 對在職人員人事檔案信息維護 143.3 人事其她方面功能操作簡介 183.3.1 職工信息查詢功能 183.3.2 人事檔案審核 203.3.3 職工信息套打 203.4 離職人員管理 213.4.1 查詢離職人員信息 213.4.2 離職人員重新入職解決 253.5 人事事務解決 253.5.1 轉正事務 253.5.2 異動事務 273.5.3 辭職事務 283.5.4 辭退事務 293.6 合同管理 303.6.1 合同文檔管理 303.6.2 職工合同記錄 323.7 職工管理報表 383.7.1 職工基本狀況登記表 383.7.2 職工明細表 42

系統(tǒng)登陸初始設立ABC公司HR系統(tǒng)訪問地址：:8889/KDHRMS系統(tǒng)登陸后默認如下界面，顧客初次使用HR系統(tǒng)時，需完畢如下工作：環(huán)節(jié)一：登陸密碼修改員工第一次登陸HR系統(tǒng)時，系統(tǒng)初始密碼為空，為保證本人數(shù)據(jù)安全性，不被別人盜用自己賬號查看自己機密信息，請在登陸到HR系統(tǒng)右上角圖標，修改個人密碼后保存即可，如下圖所示。環(huán)節(jié)二、組件安裝如果客戶端是第一次通過IE登錄人力資源系統(tǒng)時，系統(tǒng)會自動提示下載信息，此時，請直接選取“打開”來下載安裝組件。如果初次登錄時沒有下載安裝，也可以從系統(tǒng)中手工下載安裝。第一次登錄進入人力資源系統(tǒng)后，必要下載并安裝如下“報表客戶端組件”在本地電腦上，以保證系統(tǒng)正常使用：環(huán)節(jié)三、IE安全站點設立1、建議在使用金蝶K/3系統(tǒng)人力資源系統(tǒng)時候要客戶端IE版本必要是IE6（并且最佳是6.0.2600.0000）版本，還須進行如下設立或下載安裝或操作，方可可以正常使用金蝶K/3人力資源系統(tǒng)。設立[檢查所存網頁較新版本]為每次訪問此頁時檢查。辦法如下：1、在IE菜單選取〖工具〗→〖internet選項〗→〖常規(guī)〗→〖internet暫時文獻〗→〖設立〗中可完畢此項設立。如下圖所示：

2、設立[安全設立]中為安全級別。辦法如下：在IE菜單：〖工具〗→〖internet選項〗→〖安全〗→〖受信任站點〗→〖站點〗中可完畢此項設立。進入“可信站點”設立后，將“對該區(qū)域中所有站點規(guī)定服務器驗證（https:）”選項去掉，在“將該網站添加到區(qū)域中”輸入框中輸入人力資源WEB服務器IP地址，例如“:8889/KDHRMS”，此處可以設立各種受信任網站，單擊【添加】，將設立可信任站點添加到信任站點列表中。如圖設立：

3、對于“受信任站點”設立其安全級別，在IE菜單：〖工具〗→〖internet選項〗→〖安全〗，選中“受信任站點”，單擊【自定義級別】，彈出“受信任站點”安全設立頁面，將“受信任站點”關于“ActiveX……”選項都設立為“啟用”。如果是Web服務器本機IE，還要對“本地Intranet”【自定義級別】把有關“ActiveX……”選項都設立為“啟用”。普通員工有關操作個人資料查詢與維護通過EHR系統(tǒng)“我工作臺”，可以協(xié)助公司各級管理者和普通員工通過系統(tǒng)平臺來自上而下協(xié)作完畢各項人力資源管理工作任務。不同顧客組顧客登錄時進入不同工作平臺方式：“CEO平臺顧客組”成員登錄時默認進入〖CEO平臺〗；“經理人顧客組”成員登錄時默認進入〖經理人平臺〗；其她顧客都默以為“我工作臺顧客組”成員并默認登錄〖我工作臺〗。我消息人力資源系統(tǒng)人事審批、績效管理、培訓、招聘等和工作流有關任務、消息都會匯總在〖我消息〗中，如果某個〖經理人平臺〗顧客在系統(tǒng)中有未解決任務、未閱讀消息，則該顧客登錄系統(tǒng)時就會默認進入〖我消息〗功能頁面；如果沒有任何消息或任務時，則〖經理人平臺〗顧客登錄時默認進入〖我人力資源〗功能頁面。如下圖所示：我職位系統(tǒng)將員工當前職位及兼職職位有關信息開放給員工本人查看，增長員工可以查看本人所任職位職位闡明書（涉及兼職），使每個員工都明確自己工作職責；同步各級負責人可在〖我職位〗功能中編寫由人力資源管理人員授權各自下屬或熟悉職位職位闡明書，可大大減少人力資源管理人員進行職位分析編寫職位闡明難度。如下圖所示：我檔案系統(tǒng)可以開放某些員工檔案供員工本人來查看、修改，保證員工檔案真實、有效、實時性，提高了人力資源檔案管理效率。員工本人還可在本功能中查看到自己系統(tǒng)權限、權限范疇、修改維護自己密碼。重要操作環(huán)節(jié)如下：（涉及查看檔案和檔案維護）查看檔案選取〖我檔案〗，浮現(xiàn)“個人檔案中心”頁面，個人檔案分為人事檔案、績效考核檔案、人事業(yè)務、系統(tǒng)信息、慣用文檔幾類。在〖人事檔案〗菜單下，分別選用不同人事信息表（如員工基本信息、學歷及學位等信息），即可查看有關人事檔案信息，如下圖：檔案維護如果在〖K/3主控臺人力資源〗→〖人力資源數(shù)據(jù)管理〗→〖數(shù)據(jù)字典〗中設立某些人事信息表內容可以由員工本人修改，那么員工可以在〖個人檔案中心〗修改自己檔案。數(shù)據(jù)字典詳細操作請參見〖K/3主控臺人力資源〗→〖人力資源數(shù)據(jù)管理〗中操作闡明。選取〖我檔案〗，單擊工具欄中【檔案維護】，員工可對顯示各個人事信息表進行維護。環(huán)節(jié)一：點擊“檔案維護”環(huán)節(jié)二：針對單信息表維護（如員工基本信息、執(zhí)業(yè)資格信息表等）操作時選用【員工基本信息】“”，在右界面列表填寫有關字段信息（如籍貫、聯(lián)系地址等），填寫完畢后點擊左上角鈕即可。環(huán)節(jié)三：針對多行表維護（如員工簡歷、語言能力等）操作時選用【員工簡歷】“”，點擊左上角鈕在彈出如下窗口中，維護有關信息（如所在單位、從事工作或擔任職務等），完畢后點擊鈕提交。顧客可以通過點擊鈕返回查看檔案信息界面?zhèn)€人歷史薪資信息查看選取〖我工作臺〗→〖我薪資〗→【我薪資】，在該頁面列出了員工本人所有薪資發(fā)放狀況。如下圖：員工也可使用〖條件過濾〗依照“期間”對薪資進行查詢。在〖我薪資〗頁面，單擊【條件過濾】，在“條件過濾”頁面，輸入薪資記錄會計期間要查詢范疇，單擊【擬定】，即可將所要查詢范疇內薪資狀況列在“我薪資”頁面。人事專人有關操作新入職工工添加環(huán)節(jié)一：選用〖職工管理〗→【在職管理】，選用所新增職工所屬“職位”（如圖例中“主管“），點擊鈕，把新入職工工簡樸基本信息填寫完畢后保存即可。環(huán)節(jié)二：在彈出“新建職工”窗口，分別填寫基本信息、必填選項、任職信息和時間信息，其中帶“*”人事信息項目為必填項，如下圖所示：填寫所有信息，后點擊鈕即可完畢新入職工工簡樸人事信息錄入工作。環(huán)節(jié)三：新入職工工基本信息添加成功后，顧客可通過郵件、電話方式告知OA系統(tǒng)管理員，把最新入職人員有關信息在OA中維護。對在職人員人事檔案信息維護環(huán)節(jié)一：選用〖職工管理〗→【在職管理】，選用需要修改信息職工（如圖例“錢磊“），雙擊該員工列表或選中點擊鈕，如下圖：環(huán)節(jié)二：在彈出員工基本信息表中，分別對籍貫、婚姻狀況等人事信息字段進行維護，完畢后點擊鈕即可，如下圖：也可以點擊，把員工個人照片上傳到系統(tǒng)中。注明：照片文獻大小不能超過50K，且必要是GIF或JPEG格式類型。以上是針對單行表維護操作，針對多行表（如學歷及學位），在操作時點擊鈕，如下圖所示：在彈出窗口中填寫完畢有關信息即可提交環(huán)節(jié)四：關于職工身兼多職信息維護（非必填項內容）如果某一員工存在身兼多職狀況，則可通過系統(tǒng)中【兼職信息表】來添加，如兼多職則添加多條記錄，如下圖：進入【兼職信息表】列表界面，如下圖：點擊鈕，在彈出窗口選用需要兼職職位和兼職開始時間，如下圖：注：1、與否占兼職職位編制和與否占兼職組織單元人數(shù)，要依照實際停機規(guī)則設立；2、如果顧客兼職是跨出自己查看范疇，則需要聯(lián)系系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員進行維護。添加兼職信息成功后顯示界面，見下圖（圖例中唐琦是兼任“信息維護員”這個職位）：人事其她方面功能操作簡介職工信息查詢功能如選取〖職工管理〗→〖在職管理〗→【財務部】，該頁面是顯示本部門職工列表，如下圖：點擊查詢鈕，彈出如下職工查詢窗口：選用“查詢字段”，如職工姓名，點擊左邊窗口或回車，在查詢界面右邊即可查找到符合條件內容列表?；螯c擊左邊窗口鈕，彈出如下窗口，可以在右邊列表中選用字段進行組合查詢。人事檔案審核職工檔案經審核后，員工在“我工作臺”中只可以查看本人檔案信息，不再可以進行檔案維護操作功能，如需修改，則需要人事專人對該職工檔案進行反審核。環(huán)節(jié)一：選用需要進行檔案審核職工，如下圖：環(huán)節(jié)二：點擊檔案審核即可。離職人員管理查詢離職人員信息環(huán)節(jié)一：選取〖職工管理〗→【離職管理】，選用查詢方案，即進入離職職工列表，如下圖：方案設立步法：【條件】頁簽，可設立離職人員掛靠部門、離職時間【項目】頁簽，在查詢成果中需要顯示哪些字段，如：姓名、職務、職稱、年齡等。選中項目字段可以使用【上移】、【下移】調節(jié)顯示順序。【過濾】頁簽，在<過濾>中，依次選取<字段>、<比較關系>，并填寫<比較值>。如果有各種查詢條件，選取各種條件之間邏輯關系：且、或。【排序】頁簽，在<排序>中，依次填寫<序號>，選取<字段>、<排序方式>，可有各種排序條件，查詢成果按排序字段顯示。【高檔】頁簽，可選取多行表、選取離職職工、選取離職類別和選取離職因素。把上述內容設立完畢后，點擊，則可把所設立內容保存下來，以便下次查詢時直接調用即可。環(huán)節(jié)二：單擊【擬定】后進入“離職職工管理”頁面，查看離職人員詳細內容，如下圖所示：離職人員重新入職解決環(huán)節(jié)一：選用重新入職工工在離職人員列表中，查詢到需要重新入職工工，點擊鈕，如下圖：環(huán)節(jié)二：添加重新入職工工檔案信息在彈出窗口中輸入有關信息確認即可。人事事務解決人事事務操作涉及轉正、異動、辭職和辭退等，如下操作所有人事事務不走工作流審批流程即可生效，自動更新職工有關信息。轉正事務環(huán)節(jié)一：選用需要轉正職工選取〖職工管理〗→〖人事事務〗→【轉正】，在【轉正】頁面，系統(tǒng)默認不列出任何一種待轉正人員，直接彈出“過濾條件”對話框，可以通過轉正日期和職工屬性模糊查詢進行查詢。如下圖所示：在<過濾條件>頁面上方，有一轉正日期條件過濾。顧客可以依照自己需要，在該處設立轉正日期起止時間，單擊【擬定】，可以列出所有轉正日期在該時間段內待轉正人員。列出項目涉及職工姓名、組織單元、職位、職級、入職日期、試用期、轉正日期。環(huán)節(jié)二：提交生效設立即將轉正職工轉正日期并選中即將轉正職工，單擊【提交生效】，可以將設立好轉正日期并且被選中職工轉正。在此頁面支持同步選取各種職工轉正。異動事務環(huán)節(jié)一：選取職工選取〖職工管理〗→〖人事事務〗→【異動】，單擊【選取職工】，在彈出“職工查詢”通用頁面中選取需要異動員工，可以多選，并可以選取各種職位異動到同一種職位職工。選取好需要異動職工后單擊【擬定】，頁面上列出異動職工姓名、異動前公司/部門、異動前職位、異動前職務、異動前職級和異動前職稱信息。環(huán)節(jié)二：提交生效選取好異動對象后，選取異動類型，設立異動對象異動后職位、申請日期、生效日期、詳細因素等職工異動有關資料，單擊【提交生效】，可以將當前人員列表中職工異動到選定職位?？膳刻峤簧?。普通異動：高檔異動（批量異動）：辭職事務環(huán)節(jié)一：選取職工選取〖職工管理〗→〖人事事務〗→【辭職】，單擊【選取職工】，在彈出“職工查詢”通用頁面中選取需要辭職工工，可以多選。選取好需要辭職職工后單擊【擬定】，頁面上列出辭職職工姓名、組織單元、職位、職稱、入司日期、入職日期，以及需要選取辭職類別和必要填寫辭職日期和辭職因素。如下圖所示：環(huán)節(jié)二：提交生效選取好需要作辭職解決員工后，填入辭職因素，單擊【提交生效】，提交成功后當前頁面設立辭職信息職工辭職成功。可批量提交生效。如下圖所示：辭退事務環(huán)節(jié)一：選取職工選取〖職工管理〗→〖人事事務〗→【辭退】，單擊【選取職工】，在彈出“職工查詢”通用頁面中選取需要辭退員工，可以多選。選取好需要辭退職工后單擊【擬定】，頁面上列出辭退職工姓名、組織單元、職位、職稱、入司日期、入職日期，以及需要選取辭退類別和必要填寫辭退日期和辭退因素。環(huán)節(jié)二：提交生效選取好要辭退員工后，填入辭退因素，單擊【提交生效】。提交成功后當前頁面設立辭退信息職工辭職成功?？梢酝竭x取各種員工提交生效。合同管理合同管理是針對職工合同分類管理。合同管理模塊突破了僅僅實現(xiàn)存檔備查功能，與職工維護、事務預警、我工作臺等模塊結合，實現(xiàn)信息活躍狀態(tài)。重要涉及合同文檔管理和職工合同記錄兩大細項模塊：合同管理中合同類別增長權限控制，可以設立某個合同類別類別擁有者，類別擁有者可為組織單元、職位或職工。合同文檔管理系統(tǒng)提供對合同文檔管理功能，可對合同類別進行添加、修改、刪除操作，也可以對合同文獻進行添加、修改、刪除操作，還可以依照合同名稱模糊查詢合同文獻。環(huán)節(jié)一：添加合同類別在〖職工管理〗→〖合同管理〗→〖合同文檔管理〗“合同管理”頁面，在左側<合同類別>樹中，選中需要添加合同類別父類別，單擊頁面上方【添加合同類別】按鈕，在彈出“添加合同類別”網頁對話框中，輸入類別名稱，如果需要持續(xù)添加合同類別，選中<持續(xù)添加>，單擊【擬定】保存輸入內容，單擊【取消】則放棄保存輸入內容。環(huán)節(jié)二：設立類別擁有者在〖職工管理〗→〖合同管理〗→〖合同文檔管理〗“合同管理”頁面，在左側<合同類別>樹中，選中需要設立類別擁有者合同類別，單擊頁面上方【設立類別擁有者】按鈕，在彈出“設立合同類別擁有者”網頁對話框中，可通過“添加職工”、“添加職位”、“添加職務”、“添加組織單元”等方式添加合同類別擁有者，單擊【刪除】刪除合同類別擁有者。環(huán)節(jié)三：添加合同文獻在〖職工管理〗→〖合同管理〗→〖合同文檔管理〗“合同管理”頁面，在左側<合同類別>樹中，選中任意合同類別，右側列表中將列出該類別下已經存在合同文獻。在“合同文獻管理”頁面，單擊【添加合同文獻】按鈕，彈出添加合同文獻網頁對話框。職工合同記錄設立好合同文檔管理模塊合同類別、合同名稱等之后，可以在職工合同記錄里，對不同職工訂立各種合同進行統(tǒng)一管理。選取〖職工管理〗→〖合同管理〗→〖職工合同記錄〗，進入職工合同記錄“條件查詢”頁面。條件查詢方案：【條件】在條件查詢條件頁面，可以選取如下信息【項目】在查詢成果中需要顯示哪些內容，例如部門、職位、職工等，選中項目還可以使用【上移】、【下移】調節(jié)顯示順序?！具^濾】過濾中可以選取并設立查詢條件，在過濾頁面空白表格出雙擊，可以浮現(xiàn)選取過濾列表內容。在字段列雙擊，則浮現(xiàn)可供選取字段列表，在比較列雙擊，可以浮現(xiàn)比較條件。例如可以設立條件：（部門等于人力資源部）且（職位等于人事經理），查詢內容就是信息部部門經理擁有合同列表?！九判颉靠梢园凑者x定字段排序，例如選取部門按照升序方式排列，在查詢出成果中就是按照部門名稱升序方式排列。條件查詢高檔、條件、排序、項目頁面條件都選定后，可以單擊【另存方案】，輸入方案名稱，將固定條件保存下來以便后來使用。條件選取好之后單擊【擬定】，可以查詢出條件范疇內職工合同列表。在條件查詢頁面，不輸入任何條件單擊【擬定】，會查詢出當前登錄顧客權限數(shù)據(jù)范疇內所有職工合同明細狀況。1、新增、批新增職工合同在〖職工管理〗→〖合同管理〗→〖職工合同記錄〗頁面，通過條件過濾，進入“職工合同管理列表”之后，單擊【新增】、【批新增】按鈕，可以進行職工合同添加和職工合同批量添加。單個職工合同新增界面：員工合同批量新增界面：2、員工合同續(xù)簽在“職工合同管理列表”頁面，選中需要續(xù)簽職工合同，單擊【續(xù)簽】按鈕，打開“員工合同續(xù)簽”對話框，進行該職工合同續(xù)簽。3、員工合同變更在“職工合同管理列表”頁面，選中需要變更職工合同，單擊【變更】按鈕，打開“員工合同變更”對話框，進行該職工合同變更。4、員工合同終結在“職工合同管理列表”頁面，選中需要終結職工合同，單擊【終結】按鈕，打開“員工合同終結”對話框，進行該職工合同終結。5、員工合同解除在“職工合同管理列表”頁面，選中需要解除職工合同，單擊【解除】按鈕，打開“員工合同解除”對話框，進行該職工合同解除。

職工管理報表針對職工查詢分析報表（如圖所示）重要分為管理記錄分析類和職工明細分析類，管理分析類報表重要通過不同緯度對職工信息進行分析；職工明細分析類報表重要展示職工明細信息。 如下通過職工基本狀況登記表和職工明細表分別對管理分析類和職工明細分析表做以簡介。職工基本狀況登記表選取〖查詢報表〗→〖職工管理報表〗，進入“職工管理報表”頁面，雙擊〖職工基本狀況登記表〗，進入“職工基本狀況登記表”條件查詢頁面。在此頁面，顧客一方面需要擬定查看方案。查看數(shù)據(jù)是在顧客權限范疇內數(shù)據(jù)。顧客可以查看到其權限范疇內所有組織單元及各級組織單元職工基本狀況記錄數(shù)據(jù)。環(huán)節(jié)一：條件查詢與方案選取在此頁面中，顧客可依照需要選取查詢范疇及顯示項目；還可以選取不同顯示方式、年齡段劃分方式、人數(shù)記錄方式；顧客還可以對條件查詢方案進行維護。〖條件〗頁簽：〖選取職務體系〗：選取需要查詢職務體系?！歼x取組織單元〗：選取需要查詢組織單元范疇，單擊“啟用已選列表”，可進行多選?！歼x取顯示項目〗：職務類型、職務、教誨水平、工作年限、職稱類別、集團服務年限、我司服務年限、性別狀況、婚姻狀況、年齡狀況、職稱、職稱類別、職稱級別、專業(yè)類別?！歼^濾〗頁簽：〖高檔〗頁簽：〖選取職工類別〗：選取需要查詢職工類別。在“職工類型查詢”頁面中單擊“啟用已選列表”，可進行多選。〖選取顯示方式〗：不顯示下級組織單元、顯示直接下級組織單元、顯示所有下級組織單元?！歼x取年齡段劃分方式〗：選取不同年齡段劃分方式。〖選取人數(shù)記錄方式〗：實際人數(shù)、占組織單元人數(shù)。環(huán)節(jié)二：另存方案把設立好條件等內容保存下來，以供下次調出來查詢。環(huán)節(jié)三：查詢成果選用查詢方案，點擊后，進入如下界面：成果顯示列表：職工明細表環(huán)節(jié)一：條