新編會計電算化課件

第一章會計電算化概述會計電算化的基本知識會計信息系統(tǒng)會計軟件

我國的會計電算化工作始于1979年，其代表項目是1979年財政部支持并直接參與的在長春第一汽車制造廠進行的會計電算化試點工作。1981年8月，在財政部和中國會計學會的支持下，在長春召開了“財務、會計、成本應用電子計算機專題討論會”，這次會議正式把電子計算機在會計工作中的應用，簡稱為會計電算化。由此開始，隨著80年代計算機在全國各個領域的應用推廣和普及，計算機在會計領域的應用也得以迅速發(fā)展。以后逐步發(fā)展和完善，成為會計學的一個分支，叫電算會計學。

一、會計電算化的產(chǎn)生和發(fā)展第一節(jié)會計電算化的基本知識㈠會計電算化的產(chǎn)生

1983年以后，隨著改革的不斷深入，企事業(yè)單位在開始實施現(xiàn)代化管理的同時，對財會工作也提出了新的要求。加上微機在國內市場上大量出現(xiàn)，企業(yè)也有了開展電算化工作的愿望，紛紛組織力量開發(fā)財務軟件。㈡會計電算化的發(fā)展概況⒈起步階段（1983年以前）

1983年以前，只有少數(shù)企事業(yè)單位將計算機應用到會計領域，而且應用的范圍十分狹窄，涉及到的業(yè)務內容十分單一（主要是工資計算）。在這個階段，由于會計電算化人員缺乏，計算機硬件昂貴，會計電算化沒有得到高度重視，只是進行理論研究和實驗準備。⒉自發(fā)緩慢發(fā)展階段（1983年～1987年）

但是這一時期由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和指導，加之我國計算機在經(jīng)濟領域的應用也同樣處于發(fā)展的初級階段，使得會計電算化處于各自為戰(zhàn)、閉門造車的狀態(tài)。財務軟件一家一戶地自己開發(fā)，投資大、周期長、見效慢，造成人力、物力和財力的大量浪費。⒊有組織有計劃的穩(wěn)步發(fā)展階段（1988年～1996年）

這一階段，財政部、各地財政部門以及企業(yè)管理部門逐步開始對會計電算化工作進行組織和管理，使會計電算化工作走上了有組織、有計劃的發(fā)展軌道，并得到了蓬勃發(fā)展。這個階段的主要標志是：①商品化財務軟件市場從幼年已走向成熟，初步形成了財務軟件市場和財務軟件產(chǎn)業(yè)（如到1996年通過財政部鑒定的財務軟件已達30多家，通過各地廳局級鑒定的已達150余家）；②一部分企事業(yè)單位逐步認識到開展會計電算化的重要性，紛紛購買商品化財務軟件或自行開發(fā)財務軟件，建立會計電算化系統(tǒng)；③在會計電算化人才培養(yǎng)方面，許多大中專院校開設了會計電算化專業(yè)，在大學本科教育中，會計學及相關專業(yè)也開設了會計電算化課程，同時也加大了對在職財會人員的培訓力度。⒋競爭提高階段（1996年至今）

隨著會計電算化工作的深入開展，財務軟件市場進一步成熟，并出現(xiàn)激烈競爭的勢態(tài)，各專業(yè)軟件公司在競爭中進一步發(fā)展壯大。這階段的主要標志是：①國外一些優(yōu)秀的財務軟件進入并開始在國內市場立足（如四班軟件、SAP、SSA、CA、PLATIUM、EBP）；②國內老牌會計電算化軟件公司迅速壯大，如用友軟件年銷售額已突破億元，同時迅速發(fā)展壯大一批后起之秀，如深圳金蝶、山東國強、杭州新中大等；③管理型財務軟件成功開發(fā)及推廣應用，進一步拓展了會計電算化軟件的功能；④會計電算化人才的培養(yǎng)進一步加快步伐，特別是中高級人才的培養(yǎng)力度加大，會計電算化方向的研究生數(shù)量增加，并開始在會計電算化方面設立博士生（楊周南是我國第一位會計電算化博士生導師）。⑤另外，部分專業(yè)的會計電算化軟件公司在成功推廣應用管理型財務軟件的基礎上，又成功研制并推廣MRP（ManufacturingResourcePlanning制造資源計劃）和ERP(EnterpriseResourcePlanning企業(yè)資源計劃)軟件。現(xiàn)在雙鶴藥業(yè)和伊利公司都使用了這一軟件。

會計電算化是指電子計算機和網(wǎng)絡通信技術在會計業(yè)務處理工作中的應用。是指編制會計軟件，并利用會計軟件指揮計算機替代手工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和綜合利用的過程。二、會計電算化的涵義⒈核算目標一致：兩者都是通過對發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務的大量原始數(shù)據(jù)進行收集、加工和處理，登記賬簿、編制會計報表，滿足有關各方的需要。三、手工會計與電算會計的聯(lián)系與區(qū)別㈠聯(lián)系⒉遵循相同的會計方法和會計理論：兩者都使用借貸記賬法，成本計算方法、折舊的計算方法都一樣。⒊遵守相同的會計法規(guī)和會計準則：兩者都遵守會計法等有關法規(guī)，都遵守相同的會計準則（會計假設和八項原則）⒋基本工作過程是相同的：都需要采集數(shù)據(jù)，經(jīng)過加工處理，最后輸出憑證、賬簿、報表。⒈計算工具不同：手工會計使用的工具是算盤、計算器，電算會計使用的工具是電子計算機。⒌兩者都必須保存會計檔案：一般15年，憑證、賬簿15年，日記賬25年，月度、季度財務報告3年，年度財務報告永久保存。對賬單、銀行存款余額調節(jié)表5年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年。電算會計在已有書面文件存檔的情況下，可視單位資金及存儲情況自行決定，一般以1～2個會計年度為宜。㈡區(qū)別⒊賬簿的形式和錯賬的更正方法不同：手工賬簿中的日記賬、總賬必須使用訂本式賬冊，且賬頁中有“承前頁”字樣，而電算會計打印輸出的賬頁是折疊或卷帶狀的，與手工賬簿明顯不同。手工會計更正錯賬的方法：劃線更正法、紅字更正法、補充登記法，而電算會計更正錯賬采用負數(shù)沖銷法（亦即紅字更正法）。⒉信息的載體不同（亦即存貯介質不同）：手工會計是將會計信息存貯在憑證、賬簿、報表這些紙介質上，而電算會計是將其存貯在磁盤、光盤上，容量也不同（一張磁盤1.44兆字節(jié)，光盤550兆字節(jié)，硬盤160G字節(jié)或更多）。⒌賬戶的設置方法和賬簿的登記方法不同：手工會計是一個層次一個層次地設賬戶，一筆一筆地登賬；而電算會計設賬戶一次完成，用不同的科目代碼區(qū)分科目及科目級別。記賬由計算機自動完成。⒍會計工作組織體制不同：手工會計一般分為工資、材料、固定資產(chǎn)、成本等崗位，進行專門的業(yè)務核算，同時設專人負責出納、記賬、編制會計報表工作。而電算會計設置了數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)處理、審核和維護等崗位。⒋賬務處理程序不同：手工會計賬務處理程序有多種，而電算會計賬務處理程序只有一種，即科目匯總表賬務處理程序。亦即根據(jù)記賬憑證進行匯總，登記總賬，編制報表。既然數(shù)出一源，所以憑證錄入十分重要，必須把住憑證錄入關。⒎對賬、結賬、期末賬項調整的方式方法不同：手工會計要進行賬證、賬賬、賬實核對，電算會計數(shù)出一源，計算機處理過程中又不會發(fā)生轉抄錯誤，所以無須進行賬證、賬賬核對，對于賬實核對，則是把手工盤點的結果作為原始憑證輸入計算機，和機內的賬存數(shù)據(jù)進行核對，以確定實物的盤盈和盤虧。結賬由計算機自動完成，并自動轉賬。9.內部控制方式不同：手工會計使用賬證核對、賬賬核對、賬表核對以及簽字、蓋章等控制方式。而電算會計采用更加嚴密的輸入控制，同時除保留了簽字、蓋章等控制外，還增加了權限控制、時序控制、操作過程控制、系統(tǒng)運行環(huán)境控制、系統(tǒng)文檔管理控制等。8.人員構成不同：手工系統(tǒng)中的人員均是會計專業(yè)人員，而電算化系統(tǒng)中的人員由會計專業(yè)人員、計算機操作人員和計算機軟硬件維護人員組成。四、會計電算化的基本內容

會計電算化的內容是比較廣泛的，可從不同的角度進行歸納，從會計電算化發(fā)展過程來看，主要分三個基本的階段：㈠會計核算電算化

會計核算電算化是會計電算化的第一個階段，在這個階段主要完成日常的會計核算業(yè)務，包括賬務處理、工資核算、固定資產(chǎn)核算、材料核算、成本核算、銷售核算、應收應付核算及報表的編制。會計核算電算化主要指在這幾方面運用會計核算軟件，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理電算化。㈡會計管理電算化㈢會計決策電算化

會計管理電算化是在會計核算電算化的基礎上，利用會計核算的數(shù)據(jù)和其他有關數(shù)據(jù)，借助會計管理軟件提供的功能信息，幫助財會人員合理地籌措和運用資金，節(jié)約成本和經(jīng)費開支，提高經(jīng)濟效益。具體包括進行會計預測、編制財務計劃、進行會計控制、開展會計分析。

會計決策電算化是會計電算化的最高階段，在這個階段由會計輔助決策支持軟件來完成決策支持工作。該軟件根據(jù)會計預測的結果，對產(chǎn)品銷售和定價、生產(chǎn)、成本、資金和企業(yè)經(jīng)營方向等內容進行決策，并輸出決策結果。第二節(jié)會計信息系統(tǒng)㈠會計信息⒈數(shù)據(jù)（Data）：是反映客觀事物的性質、形態(tài)、結構和特征的符號，并能對客觀事物的屬性進行描述。如：數(shù)量、單價、厘米等。⒉信息（Information）：是對客觀世界中各種事物特征和變化的反映，是數(shù)據(jù)加工的結果，它可以用文字、數(shù)字、圖形等形式，對客觀事物的性質、形式、結構和特征等方面進行反映，幫助我們了解客觀事物的本質。信息必然是數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)未必是信息，信息是數(shù)據(jù)的一個子集，只有經(jīng)過加工處理后的有用的數(shù)據(jù)才能成為信息。如：銷售數(shù)量×單價＝收入，收入就是信息，它表明企業(yè)的經(jīng)營狀況和業(yè)績。一、會計信息系統(tǒng)的基本概念

⒊會計信息（AccountingInformation）：是指按一定的要求經(jīng)過加工處理后的會計數(shù)據(jù)。只有將會計數(shù)據(jù)通過加工生成會計信息后才能滿足管理的需要，為管理者所用。會計信息按用途不同分為三類：財務信息、管理信息和決策信息。會計信息是公司的經(jīng)營狀況、資產(chǎn)使用狀況、資金周轉情況、盈利情況、利潤分配情況等重要信息的最終反映。據(jù)統(tǒng)計，一個公司的管理數(shù)據(jù)80％都來自于財務信息。因此，對于公司管理者而言，能夠及時了解其公司的財務信息是至關重要的。

會計信息按用途不同分為三類：財務信息、管理信息和決策信息。㈡系統(tǒng)⒈系統(tǒng)（System）：是由一些相互聯(lián)系、相互作用的若干要素為實現(xiàn)某一目標而組成的具有一定功能的有機整體。如報表系統(tǒng)。

會計信息系統(tǒng)（AccountingInformationSystem）：是一種面向價值信息和基于會計管理活動的系統(tǒng)，是在計算機硬件和網(wǎng)絡環(huán)境下，采用現(xiàn)代信息處理技術，對會計信息進行采集、存儲、處理及傳送，完成會計核算、監(jiān)督、管理和輔助決策任務的系統(tǒng)。⒉信息系統(tǒng)（InformationSystem）：是指基于計算機和各種軟件技術并融合了各種關聯(lián)理論和管理方法，以信息為處理對象，進行信息的收集、傳遞、存儲、加工，并在必要時向信息的使用者輸出信息的人—機相結合的系統(tǒng)。㈢會計信息系統(tǒng)二、會計信息系統(tǒng)的結構㈠會計信息系統(tǒng)的構成要素

會計信息系統(tǒng)的構成要素有硬件、軟件、人員、數(shù)據(jù)和規(guī)程，它們是會計信息系統(tǒng)的實體，是系統(tǒng)的物理組成。

硬件是指計算機系統(tǒng)中所有機械、電、光、磁等物理設備，如計算機主機、顯示打印輸出設備、網(wǎng)絡設備等。計算機硬件是會計信息系統(tǒng)運行的物質基礎，計算機硬件設備選擇和配置的好壞直接影響到電算化會計信息系統(tǒng)的運行質量和工作效率。

軟件是指計算機的程序和文檔，包括系統(tǒng)軟件（如Windows操作系統(tǒng)）和應用軟件（如財務軟件、辦公軟件等）。⒈硬件⒉軟件

會計人員是指電算化會計信息系統(tǒng)的操作、維護、管理人員，如系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、憑證錄入員、憑證審核員、系統(tǒng)維護員、會計檔案保管員等。

處理經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)是財會部門的傳統(tǒng)職責，也是會計信息系統(tǒng)處理的對象。在會計信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)量大、面廣、數(shù)據(jù)載體無紙化。

規(guī)程是指各種法令、條例、規(guī)章制度，主要包括兩大類：一類是政府的法令、條例；另一類是基層單位在會計電算化工作中的各項具體規(guī)定，如崗位責任制度、軟件操作管理制度、會計檔案管理制度等。⒊會計人員⒋數(shù)據(jù)⒌規(guī)程㈡會計信息系統(tǒng)的功能結構

會計信息系統(tǒng)為企業(yè)的財務管理提供了一個靈活的、綜合性的管理平臺。按其職能，主要包括總賬系統(tǒng)、應收款管理系統(tǒng)、應付款管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、報表管理系統(tǒng)、財務分析系統(tǒng)等幾大模塊。三、會計信息系統(tǒng)的實施過程1.制定會計信息系統(tǒng)的實施計劃2.配備計算機硬件和系統(tǒng)軟件3.配置會計軟件

會計軟件的取得方式主要有：購買商品化會計軟件、自行開發(fā)會計軟件、委托外單位開發(fā)會計軟件、與外單位合作開發(fā)會計軟件。

商品化會計軟件是指經(jīng)過評審通過的、用于在市場上銷售的通用會計軟件。商品化會計軟件一般具有通用性、合法性、安全性等特點。選擇商品化會計軟件是企業(yè)實現(xiàn)會計電算化的一條捷徑，是采用最多的一種方式。在選購商品化會計軟件時，應注意以下問題：⑴系統(tǒng)環(huán)境。應根據(jù)計算機硬件和系統(tǒng)軟件環(huán)境的要求，購買合適的原版會計軟件。⑵功能規(guī)范。會計軟件要達到財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，并已通過財政部門（國家、?。┑脑u審。⑶功能要求。會計軟件的功能要符合行業(yè)特點，要滿足本單位的具體核算與管理的要求，要適合未來發(fā)展的要求。⑷技術指標。要分析會計軟件的安全可靠性、操作簡便性等技術指標。

⑸售后服務。考查軟件售后服務情況，包括用戶培訓、日常維護、軟件資料、版本升級等方面。⑹軟件價格。軟件價格一般包括常規(guī)的服務費用，但不包括系統(tǒng)實施費和特殊服務費。企業(yè)在選擇會計軟件時應仔細考慮。

綜上所述，企業(yè)在選擇會計軟件時應全面考慮，權衡利弊，既著眼于現(xiàn)在，又要放眼于未來，選擇最適合本企業(yè)要求的商品化會計軟件，促進會計信息系統(tǒng)的實施。4.培訓會計信息系統(tǒng)應用人員5.建立崗位責任制和制定管理制度⑴建立崗位責任制⑵操作管理制度和硬件、軟件維護制度⑶會計檔案管理制度6.實施會計信息系統(tǒng)前的數(shù)據(jù)準備工作8.新舊系統(tǒng)并行9.計算機替代手工記賬7.初始化工作第三節(jié)會計軟件一、會計軟件的概念及分類㈠會計軟件的概念㈡會計軟件的分類⒈按會計信息系統(tǒng)層次劃分，會計軟件分為核算型、管理型、決策型三種。

會計軟件：是指專門用于會計核算、管理和決策工作的應用軟件。它是以會計數(shù)據(jù)和會計方法為核心，以會計法規(guī)和會計制度為依據(jù)，以計算機技術和通信技術為技術基礎，以會計數(shù)據(jù)為處理對象，以會計核算、財務管理、為經(jīng)營管理提供信息為目標，用計算機處理會計業(yè)務的應用軟件。用友財務軟件、金蝶財務軟件等都是目前應用較為廣泛的會計軟件。二、組成會計軟件的各個功能模塊及其相互關系

會計軟件要完成各項會計工作，必須具備各種功能。我們把相對獨立地實現(xiàn)某種功能的一組程序，叫做軟件的功能模塊。會計軟件一般由賬務處理模塊、薪資核算模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、采購與應付賬款模塊、存貨核算模塊、成本核算模塊、銷售核算模塊、應收賬款管理模塊、報表處理模塊、財務分析模塊等功能模塊組成。㈠組成會計軟件的各個功能模塊⒊按會計信息共享劃分，會計軟件可分為單用戶會計軟件和網(wǎng)絡與多用戶會計軟件。⒉按使用范圍劃分，會計軟件可分為通用會計軟件和專用會計軟件。三、會計軟件的安裝與啟動㈠會計軟件運行環(huán)境㈡SQLServer2000數(shù)據(jù)庫的安裝㈢會計軟件的安裝㈣會計軟件的啟動

會計軟件各功能模塊之間不是相互獨立的，而是相互作用、相互依賴，共同完成會計信息系統(tǒng)的反映、控制和監(jiān)督職能。其中賬務處理模塊處于核心地位，它與其他各個模塊之間都有十分密切的聯(lián)系，它不僅可以直接接收記賬憑證的輸入，而且可以接收來自各核算子模塊的憑證，進行總分類核算。同時它還為會計報表和財務分析等子模塊提供有關數(shù)據(jù)和信息，以便編制會計報表和進行財務分析，滿足投資者、債權人、管理人員和政府部門等企業(yè)內外各方面對會計信息的需要。㈡會計軟件各個功能模塊之間的關系小結：本章重點：⒈會計電算化的涵義；⒉手工會計和電算會計的區(qū)別和聯(lián)系（難點）；作業(yè)：思考題1、2、3、4上機練習題：會計軟件的安裝與啟動參考資料：《財務軟件實用教程》《會計信息系統(tǒng)實驗教程》⒊會計信息系統(tǒng)的含義及其構成；⒋會計信息系統(tǒng)的實施過程；⒌會計軟件的概念及其分類；⒍組成會計軟件的功能模塊及其相互關系。第二章系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理概述賬套管理設置操作員權限設置用戶第一節(jié)系統(tǒng)管理概述一、系統(tǒng)管理功能簡介

系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理：一是以系統(tǒng)管理員的身份；二是以賬套主管的身份。

系統(tǒng)管理是用友ERP—U8管理系統(tǒng)中一個非常特殊的組成部分。它的主要功能是對用友ERP—U8管理系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護，具體包括賬套管理、年度賬管理、操作員及其權限的集中管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)及運行安全的管理等幾個方面。二、啟動系統(tǒng)管理并注冊1.以系統(tǒng)管理員的身份進入系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理員負責整個應用系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入系統(tǒng)可以對賬套進行管理，設置用戶、角色及其權限；可以設置備份計劃，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程以及清除異常任務等。2.以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理。賬套主管負責所管賬套的維護工作。主要包括對所管理的賬套進行修改，對所選年度內的賬套進行管理（包括賬套的創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結轉），以及設置該賬套操作員的權限。第二節(jié)設置用戶

角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，也可以是由擁有同一類職能的人構成的虛擬組織。在設置了角色之后，可以定義角色的權限。當用戶歸屬某一角色后，就相應地擁有了該角色的權限。設置角色的好處在于既方便控制操作員權限，又可以依據(jù)職能統(tǒng)一進行權限的劃分。請注意：只有系統(tǒng)管理員有權進行角色和用戶的設置。一、角色管理

用戶是指有權登錄系統(tǒng)，對應用系統(tǒng)進行操作的人員，即通常意義上的“操作員”。每次注冊登錄應用系統(tǒng)，都要進行用戶身份的合法性檢查。只有設置了具體的用戶之后，才能進行相關的操作。用戶管理主要完成用戶的增加、刪除、修改等維護工作。設置用戶主要包括如下內容：二、用戶管理●編號：用來標志所設置的用戶的編號，必須輸入且唯一?！裥彰菏侵赣袡噙M入系統(tǒng)的人員名稱?！窨诹睿杭疵艽a，是指設置操作員進行系統(tǒng)登錄時的口令。為了保證系統(tǒng)的安全、保密和分清責任，最好設置口令，并且需要牢記。在第一次進入系統(tǒng)前，可由系統(tǒng)管理員代為建立密碼，并通知操作員本人，進入系統(tǒng)后，再由操作員自行修改?！翊_認口令：輸入與前面完全一致的口令。目的是核對口令并且記住?！袼鶎俨块T：是指設置的操作員屬于哪個部門?？梢詾榭?，但不能輸入非法字符。●所屬角色：是指設置的操作員屬于哪個角色。在此選擇用戶所屬的角色名稱和ID號。第三節(jié)賬套管理一、建立賬套

企業(yè)在使用系統(tǒng)之前，首先需要在系統(tǒng)中建立企業(yè)的基本信息。其中主要包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等，簡稱建賬。然后在此基礎上啟用ERP應用系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)，并進行相應的業(yè)務處理。ERP系統(tǒng)可以為多個企業(yè)（或企業(yè)內部多個核算部門）分別建賬，且各賬套數(shù)據(jù)之間相互獨立，相互影響，使資源得以最大程度的利用。系統(tǒng)最多允許建立999個賬套。二、修改賬套

當賬套建成并啟用后，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改，可以通過“修改賬套”功能來完成。此功能可以幫您查看某個賬套的賬套信息，也可以修改這個賬套的賬套信息。三、輸出賬套

輸出賬套（即會計數(shù)據(jù)備份）：就是將財務軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或可寫光盤上保存起來。其作用：長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞；能夠利用備份數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復以保證業(yè)務正常進行。此外，賬套輸出功能除了可以完成賬套的備份操作外，還可完成賬套的刪除操作，刪除后不能恢復。四、引入賬套

引入賬套（即會計數(shù)據(jù)恢復）：是把軟盤上或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復到硬盤上指定目錄下，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)。其作用：當硬盤數(shù)據(jù)被破壞時，用軟盤、硬盤或光盤上的最新備份數(shù)據(jù)恢復到硬盤；當硬盤上某年數(shù)據(jù)已被刪除，但又需要查詢時，用往年的數(shù)據(jù)恢復到硬盤；將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中；有利于集團公司的操作，如子公司的賬套數(shù)據(jù)可以被定期的引入母公司的系統(tǒng)中以便進行有關賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。五、年度賬管理

在ERP應用系統(tǒng)中，企業(yè)不僅可以建立多個賬套，而且每一個賬套中可以存放不同年度的會計數(shù)據(jù)，稱為年度賬，便于對歷史數(shù)據(jù)進行查詢和比較分析。對年度賬的管理，包括年度賬的建立、引入、輸出、結轉上年數(shù)據(jù)和清空年度數(shù)據(jù)等。

如果是作為集團公司的管理人員應用本系統(tǒng)，最好在建立賬套之前預先為每個子公司分配不同的賬套號，避免引入子公司數(shù)據(jù)時因為賬套號相同而覆蓋其他賬套的數(shù)據(jù)。請注意：第四節(jié)設置操作員權限

設置操作員權限即財務分工，是指對允許使用財務軟件的操作員規(guī)定操作權限。使用系統(tǒng)之前，需對操作員進行崗位分工，對指定的操作員實行使用權限控制，防止與業(yè)務無關的人擅自使用軟件，以保證會計數(shù)據(jù)的安全和保密。一、

增加操作員權限

設置操作員權限的具體操作步驟如下：⑴在“系統(tǒng)管理”窗口下的“權限”菜單中單擊“權限”命令，打開“操作員權限”窗口；⑵從左側的操作員列表框中選擇操作員“馬林”，單擊“修改”按鈕，打開“增加和調整權限—[用戶：002]”一覽表，單擊“總賬”復選框，再單擊“確定”按鈕，該操作員便具有總賬的操作權限。其他操作員權限的設置與此相同。二、修改操作員權限

如果某個操作員的權限需要修改，可以在“操作員權限”窗口中進行操作。具體操作步驟與設置操作員權限基本相同。

系統(tǒng)管理員和賬套主管都有權進行權限設置，但兩者權限又有所區(qū)別。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權限設置，而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權限設置。

小結作業(yè)：

⒈啟動系統(tǒng)管理；⒉設置操作員；⒊新建賬套的步驟；⒋賬套的輸出與引入；⒌設置操作員權限。實訓一系統(tǒng)管理思考題一、二、三、四教學重點與難點：第三章基礎設置企業(yè)門戶概述基本信息基礎檔案數(shù)據(jù)權限控制的設置第一節(jié)企業(yè)門戶概述

企業(yè)門戶是用友ERP-U8管理系統(tǒng)中一個非常特殊的組成部分。通過企業(yè)門戶，系統(tǒng)使用者能夠從單一入口訪問其所需的個性化信息，定義自己的業(yè)務工作，并設計自己的業(yè)務流程。企業(yè)門戶控制臺中的基礎設置包括基本信息、基礎檔案、數(shù)據(jù)權限和單據(jù)設置等幾個方面。一、企業(yè)門戶簡介二、企業(yè)門戶與其他子系統(tǒng)的主要關系

用友ERP-U8應用系統(tǒng)包含眾多子系統(tǒng)，它們之間存在很多共性，如都需要進行登錄注冊，都需要設置系統(tǒng)基礎檔案信息等。企業(yè)門戶集中了用友ERP-U8應用系統(tǒng)的所有功能，為各個子系統(tǒng)提供了一個公共的交流平臺。通過企業(yè)門戶中的“基礎信息”，可以完成各模塊的基礎檔案管理、數(shù)據(jù)權限劃分等設置，系統(tǒng)的基礎檔案信息將集中在企業(yè)門戶中進行維護。通過企業(yè)門戶，可以方便地進入任何一個有權限的模塊。進入用友ERP-U8應用系統(tǒng)時，用戶既可以單獨注冊任何一個子系統(tǒng)，也可以通過“企業(yè)門戶”注冊進入企業(yè)門戶，從而取得無須再次驗證而進入任何一個子系統(tǒng)的“通行證”，這樣既可以避免重復登錄，節(jié)省時間，也可以充分體現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)集成的優(yōu)勢。一、系統(tǒng)啟用

第二節(jié)基本信息二、編碼方案三、數(shù)據(jù)精度

由于各用戶企業(yè)對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應各用戶企業(yè)的不同需求，本系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。在系統(tǒng)管理部分需要設置的數(shù)據(jù)精度主要有：存貨數(shù)量小數(shù)位、存貨單價小數(shù)位、開票單價小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位數(shù)和換算率小數(shù)位數(shù)。用戶可根據(jù)企業(yè)的實際情況來進行設置。

本功能用于系統(tǒng)的啟用，記錄啟用日期和啟用人。要對某個系統(tǒng)操作必須先啟用此系統(tǒng)。請注意：只有系統(tǒng)管理員和賬套主管有系統(tǒng)啟用權限。

為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理，本系統(tǒng)可以對基礎數(shù)據(jù)的編碼進行分級設置，可分級設置的內容有：科目編碼、客戶分類編碼、部門編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、貨位編碼、供應商分類編碼、收發(fā)類別編碼和結算方式編碼。

在會計核算中，往往需要按部門進行分類和匯總，下一級將自動向有隸屬關系的上一級進行匯總，這就需要設置部門檔案。部門檔案包含部門編碼、部門名稱、負責人、部門屬性、電話、地址、備注等信息。其中部門編碼和部門名稱必須錄入，且部門編碼應符合預設的編碼級次，必須唯一。

第三節(jié)基礎檔案

職員檔案主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編碼、職員名稱、所屬部門及職員屬性等信息。其中職員編碼、職員名稱和所屬部門必須錄入。請注意：在進行部門檔案設置時，負責人先不輸入，待職員檔案建完后再補充選入。一、部門檔案請注意：職員檔案輸入完畢，應返回到部門檔案中，通過“修改”功能補充設置負責人資料。二、職員檔案

如果進行往來管理，就必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入在客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理，因此我們必須準確錄入。

四、客戶檔案

若需要進行往來管理，則應將企業(yè)中供應商的詳細信息錄入到供應商檔案中。建立供應商檔案直接關系到對供應商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。供應商檔案的設置方法與客戶檔案相同。五、供應商檔案三、客戶及供應商分類

如果企業(yè)的客戶（供應商）眾多，需要對客戶（供應商）進行分類管理，可以通過客戶（供應商）分類功能將客戶（供應商）進行分類，建立客戶（供應商）分類體系。建立起客戶（供應商）分類后，用戶需將客戶（供應商）設置在最末級的客戶分類之下。

第四節(jié)數(shù)據(jù)權限控制的設置

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理水平的不斷提高，企業(yè)管理層面不斷細化，這就要求權限管理必須向更細、更深的方向發(fā)展。用友ERP-U8管理系統(tǒng)為了適應這一要求，除了提供用戶對各模塊操作權限的管理之外，還相應地提供了金額的權限管理和對于數(shù)據(jù)的字段級和記錄級的控制。權限管理一般包括以下三個層次。

請注意：功能級權限的分配是在系統(tǒng)管理中的“權限”菜單下“權限”命令中設置，數(shù)據(jù)級權限和金額級權限在“企業(yè)門戶”中“基礎信息”下的“數(shù)據(jù)權限”中設置，且必須是在系統(tǒng)管理的功能權限分配之后才能進行。

第一，功能級權限管理。提供了更為細致的功能級權限管理功能，包括各功能模塊相關業(yè)務的查看和分配權限。

第二，數(shù)據(jù)級權限管理。該權限通過兩個方面進行權限控制：一是字段級的權限控制；二是記錄級的權限控制。

第三，金額級權限管理。該權限主要用于完善企業(yè)內部金額控制，實現(xiàn)對具體金額數(shù)量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進行金額級別控制，限制他們在制單時可以使用的金額數(shù)量，不涉及系統(tǒng)內部控制的不能納入其管轄之內。小結本章重點：⒈系統(tǒng)啟用；⒉部門和職員檔案的設置；⒊客戶和供應商檔案的設置。 作業(yè)：實訓二基礎設置第四章總賬管理系統(tǒng)總賬管理系統(tǒng)概述總賬管理系統(tǒng)初始化設置總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理總賬管理系統(tǒng)期末業(yè)務處理

總賬管理系統(tǒng)在整個電算化會計信息系統(tǒng)中處于核心地位，主要有系統(tǒng)初始化設置、日常處理、出納管理、賬簿管理、輔助核算、期末業(yè)務處理等功能。一、總賬管理系統(tǒng)主要功能第一節(jié)總賬管理系統(tǒng)概述

二、總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關系

總賬管理系統(tǒng)是電算化會計信息系統(tǒng)中的一個重要模塊，它與各種應收、應付往來核算、薪資核算、進銷存的材料核算、固定資產(chǎn)核算、銷售核算、會計報表管理等子系統(tǒng)共同組成電算化會計信息系統(tǒng)。由于會計核算工作的特殊性，許多會計核算工作不可能都集中在總賬管理系統(tǒng)完成，而是先由各子系統(tǒng)進行專項核算處理，然后將結果匯總并形成會計憑證，然后送到總賬處理系統(tǒng)進行集中處理。同時，各子系統(tǒng)在核算中也需要從總賬管理系統(tǒng)中提取一些會計數(shù)據(jù)進行專項處理，因此，總賬管理系統(tǒng)是電算化會計信息系統(tǒng)的關鍵和核心部分，各系統(tǒng)之間的關系主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)傳遞關系上。三、總賬管理系統(tǒng)的基本操作流程1.新用戶的操作流程2.老用戶的操作流程第二節(jié)總賬管理系統(tǒng)初始化設置

一、定義總賬系統(tǒng)參數(shù)

1.“憑證”頁簽可查看及修改的選項

2.“賬簿”頁簽可查看及修改的選項

3.“會計日歷”和“其他”頁簽可查看及修改的選項

二、設置會計科目

1．增加會計科目

2．修改會計科目

3．刪除會計科目

4．指定會計科目

！請注意：1．已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再修改。2．非末級會計科目的編碼不能修改或刪除。3．已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后，再修改或刪除。4．被封存的科目在制單時不可以使用。5．只有末級科目才能設置匯總打印，且只能匯總到該科目本身或其上級科目。6．只有處于修改狀態(tài)才能設置匯總打印和封存。三、設置憑證類別！請注意：各限制科目編碼之間的分隔符號“,”為英文標點，如若輸入中文標點逗號，系統(tǒng)會彈出錯誤提示：“科目編碼有誤！”。四、結算方式設置2.收款憑證、付款憑證、轉賬憑證；

在填制憑證前，必須進行憑證類別設置。系統(tǒng)準備了五種類型的憑證供預置：1.記賬憑證；3.現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉賬憑證；4.現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉賬憑證；5.自定義憑證類別。

五、輔助核算設置

1.部門目錄設置

2.個人目錄設置

3.項目目錄設置

(1)定義項目核算類會計科目

(2)定義項目大類

(3)指定核算科目

(4)項目分類定義

(5)定義項目目錄！請注意：

必須指定現(xiàn)金科目為現(xiàn)金總賬科目，銀行存款科目為銀行總賬科目，且指定會計科目后,要單擊“確定”按鈕。

六、初始余額錄入

1.總賬期初余額的錄入

2.輔助賬期初余額的錄入

在首次使用總賬系統(tǒng)時，應將經(jīng)過加工整理的手工會計科目的期初余額輸入計算機，此項操作稱之為期初余額的錄入。期初余額的錄入方式有兩種，一種是年初啟用總賬系統(tǒng)，我們直接錄入各賬戶的年初余額即可；另一種方式是年中啟用總賬系統(tǒng)，則應將各賬戶啟用時的余額和年初到啟用時的借方、貸方累計發(fā)生額計算清楚并將其錄入到系統(tǒng)中，若某一會計科目設計輔助核算，還應將輔助核算的期初數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中并使之與總賬賬戶保持一致。

七、其他設置

2.自定義項設置

1.常用摘要設置

在日常會計核算中，由于許多經(jīng)濟業(yè)務是重復性發(fā)生的，因此經(jīng)常會出現(xiàn)所填制的憑證摘要完全相同或大部分相同，如果將這些憑證摘要存儲起來，在填制會計憑證時隨時加以調用，將大大提高憑證錄入的效率。在輸入憑證摘要時，直接輸入摘要的編碼或按“F2”鍵，調用常用摘要，也可以用鼠標單擊參照按鈕。第三節(jié)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理

一、憑證管理

1.填制憑證

2.修改憑證

3.作廢及刪除憑證！請注意：

對已輸入但未審核的錯誤憑證，通過憑證的編輯功能進行直接修改或刪除。對已審核但未記賬的錯誤憑證先取消審核，然后再通過憑證的編輯功能進行修改。對已經(jīng)記賬的憑證有錯誤，不能直接修改，可采用紅字沖銷法或補充登記法進行修改。！請注意：

作廢憑證仍保留憑證內容及編號，只顯示作廢字樣。作廢憑證不能修改，不能審核。只能對未記賬的憑證做憑證整理。已記賬憑證做整理，應先取消記賬，再做憑證整理。

４.審核憑證

(１)出納簽字

(２)審核憑證

５.憑證查詢

６.記賬

７.總賬及明細賬查詢！請注意：

記賬范圍可輸入數(shù)字、“—”、“，”。第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未記賬，本月不能記賬。未審核憑證不能記賬。在期末“對賬”對話框中，按下“Ctrl+H”組合鍵，可激活“恢復記賬前狀態(tài)”功能（再按下一次該組合鍵，系統(tǒng)則隱藏該功能），到“憑證”菜單下可看到該功能，該功能可使操作恢復到記賬前狀態(tài)。！請注意：

涉及指定科目的憑證，需出納簽字。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除。只有取消簽字后，才可以修改或刪除，取消簽字只能由出納人員、審核人員自己進行。在確定憑證無誤時，可以使用成批出納簽字、成批審核憑證功能，以便加快簽字速度，但請慎用。審核人和制單人不能同為一人。

二、出納管理

出納管理是總賬系統(tǒng)為單位出納人員提供的一套管理工具，它包括打印輸出現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，進行銀行對賬及管理支票登記簿，并可對長期未達賬提供審計報告。

1.日記賬與資金日報表

2.支票登記簿

3.銀行對賬

(１)銀行對賬期初錄入

(２)銀行對賬單

(３)銀行對賬

(５)查詢對賬勾對情況

(６)核銷已達賬

(４)編制銀行存款余額調節(jié)表第四節(jié)總賬管理系統(tǒng)期末處理

期末賬務處理工作主要包括定義并生成各類轉賬憑證(主要是各種成本費用的結轉、匯兌損益的轉賬)、對賬、結賬等項工作，其中定義并生成各類轉賬憑證是期末賬務處理的關鍵。

一、定義自動轉賬憑證

1.自定義轉賬設置

2.對應結轉設置

3.銷售成本結轉設置

4.期間損益結轉設置

二、生成轉賬憑證

在定義完轉賬憑證后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可快速生成轉賬憑證，在此生成的轉賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去。由于轉賬是按照已記賬憑證的數(shù)據(jù)進行計算的，所以在進行月末轉賬工作之前，請先將此前的所有未記賬憑證記賬，否則，生成的轉賬憑證數(shù)據(jù)可能有誤。如果使用了應收、應付系統(tǒng)，那么，在總賬系統(tǒng)中，不能按客戶、供應商進行結轉。！請注意：1．轉賬生成之前，注意轉賬月份為當前會計月份。2．進行轉賬生成之前，應將相關經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證登記入賬。3．生成的轉賬憑證，仍須審核后，才能記賬。4．在生成憑證時，必須注意業(yè)務發(fā)生的先后次序，否則計算金額時，就容易出現(xiàn)差錯。

三、對賬和結賬

1.對賬

2.結賬！請注意：1．上月未結賬，則本月不能記賬，但可以填制、復核憑證。2．如本月還有未記賬憑證時，則本月不能結賬。3．已結賬月份不能再填制憑證。4．結賬只能由有結賬權的人進行。5．若總賬與明細賬對賬不符，則不能結賬。6．反結賬操作只能由賬套主管執(zhí)行。7．取消結賬功能鍵為Ctrl+Shift+F6

無論是在手工方式下，還是在賬務處理系統(tǒng)中，在每一個會計期末都要對本會計期間的會計業(yè)務進行期末對賬與結賬，并要求在結賬前進行試算平衡。小結本章重點：⒈設置會計科目⒉項目目錄設置作業(yè)：實訓三總賬管理系統(tǒng)初始設置參考資料：《會計電算化》清華大學出版社《會計電算化》高等教育出版社⒊初始余額錄入實訓四總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理實訓五總賬管理系統(tǒng)期末處理⒋憑證管理⒌出納管理

⒍期末處理第5章

報表管理系統(tǒng)

教學目的與要求：系統(tǒng)學習自定義報表和使用報表模板生成報表的方法。要求掌握報表格式設置和公式設置的方法以及報表數(shù)據(jù)的計算方法。了解計算機環(huán)境下報表系統(tǒng)中有關的基本概念。5.1

報管理系統(tǒng)概述5.2

報表格式設計5.4

報表公式編輯5.4

報表數(shù)據(jù)處理5.5

報表模板5.1

報表管理系統(tǒng)概述5.2

報表格式設計

定義一張報表，首先應該定義報表數(shù)據(jù)的載體——報表格式。不同的報表，格式定義的內容也會有所不同，但一般情況下報表格式應該包括報表表樣、單元類型及單元風格等內容。

5.2.1

啟動UFO表

在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前，應首先啟動UFO系統(tǒng)，并建立一張空白的報表，然后在這張空白報表的基礎之上設計報表的格式。注意:

建立新表后，將得到一張系統(tǒng)默認格式的空表，報表名默認為REPORT1.REP。

空白報表建立起來以后，里面沒有任何內容，所有單元的類型均默認為數(shù)值單元。

新報表建立后，默認的狀態(tài)欄為格式狀態(tài)。5.2.2

設計表樣

設計表樣主要包括設計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格、定義單元屬性。通過設置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。報表表樣設置的具體內容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內容、定義顯示風格、定義單元屬性等。任務1：啟動UFO報表系統(tǒng),進入格式設計狀態(tài)。1.設置報表尺寸

設置報表尺寸是指設置報表的行數(shù)和列數(shù)。注意:

報表的尺寸設置完之后，還可以單擊“格式”菜單中“插入”或“刪除”選項增加或減少行或列來調整報表大小。

2.定義報表的行高和列寬

如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調整該行的行高或列的列寬。注意:

行高和列寬的定義，可以通過菜單操作，也可以直接利用鼠標拖動某行或某列來調整行高和列寬。3.

劃表格線

報表的尺寸設置完成之后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報表是沒有任何表格線的，所以為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。注意:

劃好的表格線在格式狀態(tài)下變化并不明顯。操作完以后可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下查看效果。4.

定義組合單元

有些內容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，所以為了實現(xiàn)這些內容的輸入和顯示，需要定義組合單元。注意:

組合單元可以用該區(qū)域名或者區(qū)域中的任一單元名來加以表示。

組合單元實際上就是一個大的單元，所有針對單元的操作對組合單元均有效。

若所定義的組合單元取消，可以在“組合單元”對話框中，單擊“取消組合”按鈕實現(xiàn)。5.

輸入表間項目

報表表間項目指報表的文字內容，主要包括表頭內容、表體項目和表尾項目等。注意:

在輸入報表項目時，編制單位、日期一般不需要輸入，UFO系統(tǒng)將其單獨設置為關鍵字。

項目輸入完之后，默認的格式均為普通宋體12號，居左。

一個表樣單元最多能輸入63個字符或31個漢字，允許換行顯示。

6.定義單元屬性

單元屬性主要指單元類型、數(shù)字格式、邊框樣式等內容的設置。注意:

用同樣的方法可以將G5：H16設置為與C5：D16同樣的單元屬性。而報表的其他單元則應為“字符”型。

報表新建時，所有單元的單元屬性均默認為數(shù)值型

格式狀態(tài)下，輸入的內容均默認為表樣單元。

字符單元和數(shù)值單元輸入后只對本表頁有效，表樣單元輸入以后對所有的表頁有效。

7.

設置單元風格

單元風格主要指的是單元內容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等設置。設置單元風格會使報表更符合閱讀習慣，更加美觀清晰。注意:

設置完之后可以在預覽窗口里查看效果。5.2.3

設置關鍵字

關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關鍵字?？梢愿鶕?jù)自己的需要設置相應的關鍵字。注意:

關鍵字在格式狀態(tài)下定義，關鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。

關鍵字如年、月等會隨同報表數(shù)據(jù)一起顯示，在定義關鍵字時即要考慮編制報表的需要，又要考慮打印的需要。

每張報表可以同時定義多個關鍵字。

如果關鍵字的位置設置錯誤，可以執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“關鍵字”|“取消”命令取消后再重新設置。

關鍵字在一張報表中只能定義一次，即同一張報表中不能有重復的關鍵字。

注意:5.3

報表公式編輯5.3.1

編輯公式

在UFO表中，由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關系，所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式，報表主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。

單元公式在輸入時，凡是涉及到數(shù)學符號的均須輸入英文半角字符。否則系統(tǒng)將認為公式輸入錯誤而不能被保存。

賬套號和會計年度如果選擇默認，以后在選擇取數(shù)的賬套時，需要進行賬套初始工作。如果直接輸入，則不需再進行賬套初始。

如果輸入的會計科目有輔助核算，還可以輸入相關輔助核算內容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可輸入。

審核公式在格式狀態(tài)下編輯，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式。

注意:5.3.2

保存報表

報表的格式設置完成之后，為了確保今后能夠隨時調出使用并生成報表數(shù)據(jù)，應將會計報表的格式保存起來。

注意:

“.REP”為用友報表文件專用擴展名。

如果沒有保存就退出，系統(tǒng)將彈出“是否保存報表？”對話框。

至此，資產(chǎn)負債表設置完畢。格式見下頁：5.4

報表數(shù)據(jù)處理

報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù)、審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等工作，數(shù)據(jù)處理工作必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。處理時，計算機會根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數(shù)、審核及舍位等操作。報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在數(shù)據(jù)處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。

5.4.1

進入報表數(shù)據(jù)狀態(tài)

進入報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進入，也可以直接使用“數(shù)據(jù)/格式”切換按鈕進入。

5.4.2

賬套初始

報表的一些原始數(shù)據(jù)是取自于某個指定的賬套的，如果在定義單元公式時沒有指定某個賬套或會計年度，在生成報表數(shù)據(jù)之前，需要確認單元數(shù)據(jù)是取自于哪一個賬套及會計年度。賬套初始工作既可以在格式狀態(tài)下進行，也可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。注意:

第一次賬套初始后，如果想更換賬套或會計年度，還可以重新進行賬套初始工作。

如果不進行賬套初始，則系統(tǒng)默認為當前年度，999賬套。

5.4.3

錄入關鍵字

關鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態(tài)下設置完成關鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表間的取數(shù)提供依據(jù)。注意:

每一張表頁均對應不同的關鍵字，輸出時隨同單元一起顯示。

日期關鍵字可以確認報表數(shù)據(jù)取數(shù)的時間范圍，即確定數(shù)據(jù)生成的具體日期。5.4.4

整表重算

當完成報表的格式設計并完成賬套初始和關鍵字的錄入之后便可以計算指定賬套并指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的，它既可以在錄入完成報表的關鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。5.5報表模板

利用報表模板可以迅速建立一張符合您需要的財務報表。另外，對于一些本企業(yè)常用但報表模板沒有提供標準格式的報表，在定義完這些報表以后可以將其定制為報表模板，以后使用時可以直接調用這個模板。

5.5.1調用報表模板

系統(tǒng)中提供了多個行業(yè)的標準財務報表模板。報表模板即建立了一張標準格式的會計報表。如果用戶需使用系統(tǒng)內的報表模板，則可以直接調用。注意:

當前打開的報表套用報表模板以后，原有的內容包括格式和數(shù)據(jù)都會丟失。

如果所需要的報表格式或公式與調用的模板有所不同，可以在格式狀態(tài)下直接修改，然后再進行系統(tǒng)初始、錄入關鍵字、計算報表數(shù)據(jù)。5.5.2自定義報表模板

用戶除了使用系統(tǒng)中的會計報表模板外還可以根據(jù)本單位的實際需要定制內部報表模板,并將自定義的模板加入系統(tǒng)提供的模板庫內，也可以根據(jù)本行業(yè)的特征，增加或刪除各個行業(yè)及其內置的模板。自定義報表模板主要需要定義報表的所屬行業(yè)及報表名稱。注意:

如果某張報表不需要了，還可以在此狀態(tài)下刪除。第六章薪資管理系統(tǒng)

⊙工資核算月末處理⊙薪資管理系統(tǒng)概述⊙薪資管理系統(tǒng)初始化設置⊙工資類別管理⊙工資核算日常業(yè)務處理第一節(jié)薪資管理系統(tǒng)概述

二、薪資管理系統(tǒng)的基本操作流程

一、薪資管理系統(tǒng)的主要功能1．初始設置2．工資類別管理

3．工資業(yè)務處理4．期末處理第二節(jié)薪資管理系統(tǒng)初始化設置4．人員編碼一、建立工資賬套1．參數(shù)設置ERP-U8工資賬套參數(shù)設置共有三項內容：(1)選擇本賬套所需處理的工資類別個數(shù)(2)選擇工資賬套的核算幣種(3)是否核算計件工資2．扣稅設置3．扣零設置第二節(jié)薪資管理系統(tǒng)初始化設置(4)輸入銀行賬號長度時不能為空，且不能超過30位。二、設置銀行名稱設置銀行名稱的操作步驟為：

(1)單擊“設置”菜單下的“銀行名稱設置”命令，打開“銀行名稱設置”對話框。(2)單擊“增加”、“減少”按鈕可對銀行名稱進行編輯。(3)輸入銀行名稱，長度不得超過10個漢字即20個字符。第二節(jié)薪資管理系統(tǒng)初始化設置(3)單擊“退回”保存并退出人員類別設置界面。

三、設置人員類別

人員類別的設置還與工資費用的分配、分攤有關，合理設置人員類別，便于按人員類別進行工資的匯總計算，為企業(yè)提供不同人員類別的工資信息。(1)在工資管理系統(tǒng)界面，單擊“設置”菜單下的“人員類別設置”命令，打開“類別設置”對話框。(2)然后單擊“增加”或“刪除”來編輯人員類別。第二節(jié)薪資管理系統(tǒng)初始化設置(6)確定工資項目計算屬性。四、設置工資項目

工資數(shù)據(jù)最終由各個工資項目體現(xiàn)。工資項目設置這一項主要是用來定義工資核算所涉及的項目名稱、類型、長度、小數(shù)、增減項等項目。

操作步驟如下：

(1)單擊“設置”菜單下“工資項目設置”命令。(2)單擊“增加”按鈕。(3)輸入工資項目名稱。(4)確定工資項目類型。(5)確定工資項目長度、小數(shù)。第三節(jié)工資類別管理

(4)選擇新建工資類別所包含的部門。(5)單擊“完成”按鈕，確定工資類別的啟用日期。

操作步驟如下：一、建立工資類別

(1)單擊“工資類別”項目下的“新建工資類別”命令，打開“新建工資類別”對話框。(2)輸入新建工資類別名稱“正式工”，工資類別名稱最長不得超過15個漢字或30個字符。(3)單擊“下一步”按鈕，進行下一步操作。第三節(jié)工資類別管理(1)單擊“工資類別”菜單下的“打開工資類別”命令，打開“打開工資類別”對話框。二、打開工資類別

建立工資類別完成后，系統(tǒng)自動打開新建的工資類別，并在工資管理窗口左邊“系統(tǒng)”菜單下增加一項“工資類別”。在多個工資類別的情況下，以后在進行每一步針對不同的工資類別的操作時，都應首先選擇工資類別，每一項操作都是針對一種工資類別進行的。

打開工資類別的具體操作步驟如下：(2)選擇相應的工資類別，單擊“確認”按鈕。第三節(jié)工資類別管理(3)在左側的“人員類別”列表框中，選擇某一人員類別，所選人員類別下的人員檔案出現(xiàn)在右側列表框中。三、人員檔案管理(1)打開某一工資類別。(2)單擊“設置”菜單下的“人員檔案”命令，打開“人員檔案”窗口。

操作步驟如下：(4)單擊“增加”按鈕，輸入人員的相關信息。

人員檔案的設置用于登記工資發(fā)放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等信息，此外員工的增減變動也必須在本功能中處理。人員檔案的管理包括增加、修改、刪除人員檔案，人員調離與停發(fā)處理，查找人員等。第三節(jié)工資類別管理

工資的各個項目設置完畢后將要設置計算公式，即定義工資項目的數(shù)據(jù)來源及工資項目之間的運算關系，計算公式設置的正確與否關系到工資核算的最終結果。在打開工資類別之前，已在基礎設置中建立了本單位各種工資類別所需要的全部工資項目。不同的工資類別，工資發(fā)放項目不盡相同，計算公式亦不相同，在打開某個工資類別后，應選擇本類別所需要的工資項目，再設置工資項目間的計算公式。四、設置計算公式

在工資項目設置時，對于三項固定的工資項目，即“應發(fā)合計”、“扣款合計”、“實發(fā)合計”，系統(tǒng)根據(jù)工資項目中設置的“增減項”自動給出了計算公式。用戶在此可以增加、修改、刪除其他工資項目的計算公式。第三節(jié)工資類別管理(3)單擊“公式設置”標簽，進入公式設置頁面。操作步驟如下：

(1)單擊系統(tǒng)菜單下的“工資類別”菜單下的“打開工資類別”命令，打開“正式工”工資類別。(2)在工資項目設置界面，將全部工資項目增加到“正式工”工資類別中。(4)單擊“增加”按鈕，從工資項目下拉列表中選擇“缺勤扣款”項。(5)單擊公式定義區(qū)，編輯公式，公式定義完成后，單擊“公式確認”按鈕。(6)所有公式定義完畢，單擊“確認”按鈕。第四節(jié)工資核算日常業(yè)務處理(3)單擊“確認”按鈕，此時，在工資變動窗口只顯示“缺勤天數(shù)”這一項。一、工資變動

（一）篩選和過濾(1)在工資變動窗口中，單擊“過濾器”菜單下的“過濾設置”命令，打開“過濾設置”窗口。(2)選中“缺勤天數(shù)”這一項，單擊“右鍵頭”按鈕，將其移動到“已選區(qū)”(4)單擊“工資變動”菜單下“篩選”命令，打開“數(shù)據(jù)篩選”窗口，進行設置。操作步驟如下：

第四節(jié)工資核算日常業(yè)務處理

定位功能可以根據(jù)用戶在定位器文本框中錄入的數(shù)據(jù)，在選定的列中進行查詢，并將光標定位于滿足條件的第一條記錄。(4)在“替換條件”中分別選擇“人員類別”、“＝”、“管理人員”。（二）定位（三）數(shù)據(jù)替換(1)進入“工資變動”窗口，單擊“替換”菜單，進行設置。(5)單擊“確認”按鈕。(2)在“將工資項目”中選擇“基本工資”。(3)在“替換成”中輸入“基本工資＋100”，表示基本工資上浮100元；或輸入“基本工資*1.1”，表示基本工資上浮10%。第四節(jié)工資核算日常業(yè)務處理五、賬表管理二、扣繳所得稅1．所得稅申報欄目設置2．稅率定義3．所得稅計算三、查看分錢清單四、銀行代發(fā)1．我的賬表2．工資表3．工資分析表第五節(jié)工資核算月末處理(4)單擊“下一步”按鈕，打開“分攤構成設置”對話框，輸入分攤構成設置。

一、工資分攤（一）工資分攤設置(1)在工資管理主界面，單擊“業(yè)務處理”菜單下的“工資分攤”命令。(2)在“工資分攤界面”單擊“工資分攤設置”按鈕，進行設置。(3)單擊“增加”按鈕，打開“分攤計提比例設置”對話框，輸入工資分配計提類型和計提分攤比例。如“應付職工薪酬”、“100%”。操作步驟如下：第五節(jié)工資核算月末處理(4)選擇計提費用的月份和計提分配方式、是否明細到工資項目等項。（二）生成憑證(1)單擊“業(yè)務處理”菜單下的“工資分攤”命令。(2)選擇本次費用分攤計提的類型。(3)選擇參與核算的部門。(5)單擊“制單”按鈕，也可單擊“批制”按鈕，將所有本次參與分攤的“分攤類型”所對應的憑證全部生成。(6)在制單窗口中選擇“憑證字”、確認日期、單擊“保存”按鈕后憑證左上角顯示紅色的“已生成”字樣，表明該憑證已傳遞到總賬系統(tǒng)。第五節(jié)工資核算月末處理

月末處理是將當月數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后結轉至下月。每月工資數(shù)據(jù)處理完畢后均可進行月末結轉。在工資項目中，有的項目是變動的，即每月的數(shù)據(jù)均不相同，在每月工資處理時，均需將其數(shù)據(jù)清零，然后輸入當月的數(shù)據(jù)。例如獎金、缺勤天數(shù)、缺勤扣款等項目。此項操作是通過“業(yè)務處理”菜單中的“月末處理”命令來完成的。在進行本月工資的月末處理后，本月工資將不許變動。

二、月末處理小結：本次課重點：⒈薪資管理系統(tǒng)的主要功能；⒉薪資管理系統(tǒng)初始化；⒊日常薪資管理（難點）；⒋工資分攤（難點）；⒌薪資管理系統(tǒng)月末處理。作業(yè)：實訓七薪資管理參考資料：《會計電算化》高等教育出版社

第七章固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)概述固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始化設置固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)月末處理第一節(jié)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)概述一、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要功能1.初始設置4.月末處理2.日常處理3.賬表管理

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基本操作流程為：系統(tǒng)初始設置、固定資產(chǎn)日常業(yè)務處理、計提固定資產(chǎn)折舊、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)查詢與打印固定資產(chǎn)報表、月末轉賬處理等。二、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基本操作流程第二節(jié)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始設置一、啟動與注冊二、設置賬套參數(shù)三、初始化設置(4)部門設置(1)設置固定資產(chǎn)類別(2)定義固定資產(chǎn)卡片項目(3)卡片樣式定義1.核算規(guī)則設置(5)部門對應折舊科目設置(6)增減方式設置⑺折舊方法設置2.原始卡片錄入

第三節(jié)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理2.資產(chǎn)減少1.原值變動4.資產(chǎn)使用年限的調整

5.資產(chǎn)折舊方法的調整

一、資產(chǎn)增減1.資產(chǎn)增加二、資產(chǎn)變動2.部門轉移3.資產(chǎn)使用狀況的調整6.計提減值準備7.變動單管理三、資產(chǎn)評估

資產(chǎn)評估功能提供可評估的資產(chǎn)內容包括原值、累計折舊、凈值、使用年限、工作總量、凈殘值率。

自動計提折舊是固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要功能之一。系統(tǒng)每期計提折舊一次，根據(jù)我們所錄入系統(tǒng)的資料自動計算每項資產(chǎn)的折舊額，并自動生成折舊分配表，然后制作記賬憑證，將本期的折舊費用自動登賬。四、折舊處理1.錄入工作量(5)選擇憑證類別、日期，輸入附單據(jù)數(shù)和摘要后，單擊“保存”按鈕，憑證左上角顯示“已生成”字樣。2.計提折舊五、生成憑證(1)單擊“處理”菜單下的“批量制單”命令，打開“批量制單”對話框。操作步驟如下：(2)在“批量制單”對話框中，單擊“全選”按鈕。(3)單擊“制單設置”選項卡，根據(jù)實際情況選擇“科目”和“部門核算”。(4)單擊“制單”按鈕，系統(tǒng)自動進行制單。(6)單擊“下張”按鈕，完成其他業(yè)務的制單。(7)單擊“保存”按鈕。第四節(jié)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)月末處理

固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成憑證后，自動傳遞到總賬系統(tǒng)。在總賬系統(tǒng)經(jīng)出納簽字、審核憑證、科目匯總和記賬后，就可以進行對賬。對賬的目的是保證固定資產(chǎn)系統(tǒng)賬套的固定資產(chǎn)數(shù)值與總賬系統(tǒng)中固定資產(chǎn)科目的數(shù)值相等。

一、對賬(1)單擊“處理”菜單下的“對賬”命令，系統(tǒng)彈出“與賬務對賬結果”信息提示對話框。操作步驟：

當初次啟動固定資產(chǎn)的參數(shù)設置，或選擇了“與賬務系統(tǒng)對賬”功能，才可使用本系統(tǒng)的對賬功能。對賬的操作不限制執(zhí)行時間，任何時候均可對賬。對賬平衡后，才開始本月結賬。系統(tǒng)在執(zhí)行月末結賬時自動對賬一次，并給出對賬結果。(2)單擊“確定”按鈕，即完成本月對賬工作。

二、月末結賬

當固定資產(chǎn)系統(tǒng)完成了本月全部制單業(yè)務，并對賬平衡后，就可以進行月末結賬。月末結賬每月進行一次，結賬后當期的數(shù)據(jù)不能修改。如果有錯必須修改，可通過系統(tǒng)提供的“恢復月末結賬前狀態(tài)”功能反結賬，再進行相應修改。

由于成本系統(tǒng)每月從本系統(tǒng)提取折舊費用數(shù)據(jù)，因此一旦成本系統(tǒng)提取了某期的數(shù)據(jù)，則該期不能反結賬。

本期不結賬，將不能處理下期的數(shù)據(jù)。因此，結賬前一定要進行數(shù)據(jù)備份，否則數(shù)據(jù)一旦丟失，將造成無法挽回的后果。(1)單擊“處理”菜單下的“月末結賬”命令，打開“月末結賬”對話框。操作步驟：（一）月末結賬

月末結賬后，如果有錯必須修改，可通過系統(tǒng)提供的“恢復月末結賬前狀態(tài)”功能反結賬，再進行相應修改。（二）取消結賬(1)在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)窗口中，單擊“處理”菜單下的“恢復月末結賬前狀態(tài)”命令，系統(tǒng)彈出“是否繼續(xù)？”信息提示對話框。操作步驟如下：(2)單擊“是”按鈕，系統(tǒng)彈出“成功恢復月末結賬前狀態(tài)”信息提示對話框。(3)單擊“確定”按鈕，即完成取消結賬工作。(4)單擊“確定”按鈕，即完成月末結賬工作。(3)單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)彈出“月末結賬成功完成！”提示對話框。(2)在“月末結賬”對話框中，單擊“開始結賬”按鈕，系統(tǒng)彈出“與賬務對賬結果”提示對話框。本章重點：小結：⒈固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的操作流程；⒉固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始化；⒊固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理（難點）；⒋固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)月末處理。作業(yè)：實訓八固定資產(chǎn)管理參考資料：《會計信息系統(tǒng)實驗教程》

第八章應收款管理系統(tǒng)應收款管理系統(tǒng)概述應收款管理系統(tǒng)初始化應收款管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理應收款管理系統(tǒng)月末處理第一節(jié)應收款管理系統(tǒng)概述一、應收款管理系統(tǒng)的應用方案1．在應收系統(tǒng)核算客戶往來款項2．在總賬系統(tǒng)核算客戶往來款項4．壞賬處理二、應收款管理系統(tǒng)的主要功能1．單據(jù)管理2．轉賬處理3．票據(jù)管理5．制單

6．查詢統(tǒng)計三、應收款管理系統(tǒng)的操作流程第二節(jié)應收款管理系統(tǒng)初始化一、資料準備二、選項設置三、初始化設置2．結算方式設置1．科目設置3．設置壞賬準備4．設置賬齡區(qū)間5．設置報警級別6．設置單據(jù)類型

單擊應收窗口中左邊的“設置”菜單下的“選項”命令，系統(tǒng)彈出“賬套參數(shù)設置”對話窗口。單擊“編輯”按鈕進行修改設置。四、分類體系和編碼檔案設置五、錄入期初余額1．錄入期初銷售發(fā)票余額操作步驟如下：（1）在應收款系統(tǒng)窗口，單擊“設置”菜單下的“期初余額”命令，系統(tǒng)彈出“期初余額—查詢”窗口。（2）單擊“確認”按鈕，打開“期初余額明細表”窗口。（3）單擊“增加”按鈕，打開“單據(jù)類別”窗口。（5）在“銷售專用發(fā)票”窗口中修改開票日期，錄入發(fā)票號、錄入客戶編碼、稅率、銷售部門、業(yè)務員、貨物編號、數(shù)量、單價等內容。（4）單擊“確認”按鈕，打開“銷售專用發(fā)票”窗口。（6）單擊“保存”按鈕。（7）依此方法繼續(xù)錄入其他銷售專用發(fā)票。（8）單擊“退出”按鈕，退出。2．錄入期初其他應收單余額3．應收款系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)對賬第三節(jié)應收款管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理一、應收單據(jù)處理1．應收單據(jù)錄入操作步驟如下：

（1）單擊“日常處理”菜單下的“應收單處理/應收單據(jù)錄入”命令，打開“單據(jù)類型”窗口。單據(jù)名稱選擇“銷售發(fā)票”，單據(jù)類型選擇“銷售專用發(fā)票”，方向選擇“正向”。

（2）單擊“確認”按鈕，打開“銷售專用發(fā)票”窗口。

（3）在“銷售專用發(fā)票”窗口中修改開票日期，錄入發(fā)票號、客戶簡稱、銷售部門、存貨編碼、數(shù)量欄、無稅單價欄等內容。

（4）單擊“保存”按鈕。操作步驟如下：2．修改應收款單據(jù)

（1）單擊“日常處理”菜單下的“應收單處理/應收單據(jù)錄入”命令，打開“單據(jù)類型”窗口。（1）單擊“日常處理”菜單下的“應收單處理/應收單據(jù)審核”命令，打開“單據(jù)過濾條件”窗口。操作步驟如下：（2）單擊“確認”按鈕，打開“應收單據(jù)列表”窗口。（3）單擊“全選”按鈕。（4）單擊“審核”按鈕。（5）單擊“確認”按鈕，再單擊“退出”按鈕，退出。

只有經(jīng)過審核之后的應收款單據(jù)才可以被系統(tǒng)正式認為該筆應收賬款有效。3．應收單據(jù)審核（2）單擊“確認”按鈕，打開“銷售專用發(fā)票”窗口。（3）單擊“放棄”按鈕，再單擊“上張”按鈕，找到需修改的銷售專用發(fā)票。（4）單擊“修改”按鈕，修改需要修改的地方。（5）單擊“保存”按鈕。（6）單擊“退出”按鈕，退出。二、收款單據(jù)處理1．收款單據(jù)錄入(5)單擊“保存”按鈕。2．收款單據(jù)審核三、核銷處理(1)單擊“日常處理”菜單下的“核銷處理/手工核銷”命令，打開“核銷條件”窗口。操作步驟如下：(2)在“核銷條件”窗口中，在客戶欄錄入要核銷的客戶。(3)單擊“確認”按鈕，打開“單據(jù)核銷”窗口。(4)在“單據(jù)核銷”窗口中，輸入相應內容。(6)單擊“退出”按鈕，退出“單據(jù)核銷”窗口。(2)單擊“增加”按鈕，在結算單錄入窗口中錄入相應內容即可。操作步驟如下：(1)單擊“日常處理