RBA-01 文件與資料管制程序OK

公司LOGO文件名稱文件與資料管制程序文件編號(hào)WJ_RBA-2-01版本頁次制訂部門文管中心制訂日期20XX.02.01修訂日期1.01/31、目的為了實(shí)施RBA行為守則，對與其有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保公司使用文件為現(xiàn)行有效版本。2、適用范圍適用于與管理體系有關(guān)的所有文件。3.定義3.1管理手冊:RBA社會(huì)責(zé)任管理手冊、RBA道德行為準(zhǔn)則、組織與權(quán)責(zé)等。3.2程序文件:RBA管理體系內(nèi)所含之各項(xiàng)程序、流程。3.3標(biāo)準(zhǔn)文件:管理規(guī)范、管理辦法等。3.4表單記錄:RBA運(yùn)行記錄。3.5外來文件:RBA6.0版責(zé)任商業(yè)聯(lián)盟管理標(biāo)準(zhǔn)文件、國際、國家、地方勞工標(biāo)準(zhǔn)、勞工、道德環(huán)保、職業(yè)健康安全法律法規(guī)及其它要求等文件。4、職責(zé)4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布管理體系文件。4.2管理者代表負(fù)責(zé)組織編制并審核管理體系文件。4.3文管中心負(fù)責(zé)RBA有關(guān)文件的管理。4.4其他部門負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理。5、工作內(nèi)容5.1文件的分類5.1.1管理手冊(包括方針、政策、目標(biāo)和指標(biāo))；5.1.2程序文件；5.1.3為確保公司社會(huì)責(zé)任業(yè)務(wù)過程有效策劃、運(yùn)作和控制所需的工作文件，如程序文件、管理制度、管理規(guī)范、公司有關(guān)環(huán)境及職業(yè)健康安全和社會(huì)責(zé)任有關(guān)的制度、規(guī)定等；5.1.4記錄(一種特殊類型的文件)；5.1.5外來文件(包括法律法規(guī)、RBA標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、顧客提供的文件)。5.2文件的編寫與審批5.2.1本公司RBA管理方針、政策、目標(biāo)指標(biāo)由總經(jīng)理制定并批準(zhǔn)發(fā)布。5.2.2管理手冊、程序文件由管理者代表組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.5其它文件分別由相關(guān)部門編寫，部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3文件的編號(hào)5.3.1管理手冊：WJ_RBA-1—□□1.0(版本號(hào),每次改版由1.0升級為2.0，依次類推)手冊發(fā)布年號(hào)RBA行為守則手冊代號(hào)公司名稱縮寫文件名稱文件與資料管制程序文件編號(hào)WJ_RBA-2-01版本頁次制訂部門文管中心制訂日期20XX.02.01修訂日期1.02/35.3.2程序文件：WJ_RBA-2—□□1.0(版本號(hào),每次改版由1.0升級為2.0，依次類推))文件序列號(hào)01，02程序文件代號(hào)公司名稱縮寫5.3.3作業(yè)文件WJ_RBA–3-□□1.0(版本號(hào),每次改版由1.0升級為2.0，依次類推)文件序列號(hào)01，02管理規(guī)范、制度文件代號(hào)工作文件代號(hào)公司名稱縮寫5.3.4記錄表單WJ_RBA–□□-□□1.0(版本號(hào),每次改版由1.0升級為2.0，依次類推)文件序列號(hào)001，002對應(yīng)相關(guān)文件編碼代號(hào)表單編號(hào)公司名稱縮寫5.3.5與其他管理體系(如質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等)以及產(chǎn)品有關(guān)的支持性文件、技術(shù)資料、圖紙的編號(hào)由文管中心及各主管部門根據(jù)各自體系文件管控及實(shí)際需要自行編號(hào)。5.3.6外來文件編號(hào)按外來文件頒發(fā)部門規(guī)定編號(hào)管理。5.4文件的管理5.4.1文管中心建立全公司RBA關(guān)聯(lián)文件《文件一覽表》，明確文件名稱、編號(hào)、分發(fā)部門、版本號(hào)并經(jīng)管理者代表審批。5.4.2文管中心依據(jù)公司運(yùn)行的需要發(fā)放管理體系文件，并在《文件發(fā)放/回收記錄表》上登記。5.4.3與進(jìn)行中的業(yè)務(wù)有關(guān)的文件，由業(yè)務(wù)主管部門管理，工作完成后由主管部門整理、立卷并歸檔。5.4.4本公司與管理體系有關(guān)的文件和資料均處于受控狀態(tài)，文管中心負(fù)責(zé)將體系文件的有效版本加蓋“受控”印章，并登記在《文件一覽表》上。5.4.5當(dāng)員工調(diào)離工作崗位時(shí)，所持有文件不得私自帶走，應(yīng)按原發(fā)放記錄交回。5.5文件的修改和更新5.5.1管理體系文件需要更改時(shí)，由申請部門/人以《文件更改申請單》的形式報(bào)文管中心，由其組織統(tǒng)一更改。5.5.2文管中心應(yīng)確保文件的更改應(yīng)由原審批部門評審和批準(zhǔn)，若指定部門審批時(shí)，該指定部門應(yīng)能獲取用于做出決定的相關(guān)背景資料。5.5.3文件的更改采用換頁的形式，標(biāo)注更改修訂狀態(tài)(0、1、2)并在修訂記錄上記錄更改情況。文件名稱文件與資料管制程序文件編號(hào)WJ_RBA-2-01版本頁次制訂部門文管中心制訂日期20XX.02.01修訂日期1.03/35.5當(dāng)文件更改次數(shù)較多或進(jìn)行重大更改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版(A、B、C)，原版次文件收回，發(fā)放新版文件。5.5.5管理者代表根據(jù)需要組織有關(guān)部門對體系文件的適宜性、充分性與有效性進(jìn)行評審，必要時(shí)可予更新。5.6文件作廢和留用5.6.1當(dāng)文件不適應(yīng)體系需要時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版與作廢，作廢的管理體系文件由文件發(fā)放部門按發(fā)放記錄統(tǒng)一從使用現(xiàn)場收回。5.6.2為法律或積累知識(shí)的目的保留的已作廢文件應(yīng)加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)，或經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。5.7外來文件的控制5.7.1本公司外來文件包括法律法規(guī)、管理或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及供方或顧客提供的文件。5.7.2公司的各類外來文件由主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，按文件類別列入公司《外來文件一覽表》中，并加蓋“外來文件”章。5.7.3國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家法規(guī)等外來文件要及時(shí)隨其版本的更新進(jìn)行換版。外來文件的有效性由行政部會(huì)同業(yè)務(wù)主管部門定期確認(rèn)，并做好確認(rèn)記錄。5.8電子文檔的管理5.8.1ERP管理人員負(fù)責(zé)公司信息系統(tǒng)管理，通過設(shè)置密碼和規(guī)定訪問權(quán)限，對電子文件進(jìn)行管理。5.8.2各部門采用“專用文件夾”存放經(jīng)批準(zhǔn)的電子文檔最新的有效版本，并確保相關(guān)人員能夠隨時(shí)訪問到最新文件。5.8.3各部門負(fù)責(zé)定期將公司與產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)資料的電子文檔定期備份