合同印章和合同文本管理規(guī)定樣本

合同文本和合同印章管理規(guī)定合同文本管理第一節(jié)總則1、建立和完善合同管理制度，是公司規(guī)范公司經(jīng)營行為，保護(hù)公司合法權(quán)益，建立公司良好經(jīng)營管理秩序重要舉措，公司各級(jí)管理人員必要嚴(yán)格遵守本規(guī)定。2、為保證公司經(jīng)營活動(dòng)有序和有效，所有對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同及有關(guān)文獻(xiàn)必要按規(guī)定進(jìn)行分級(jí)審批管理，辦理《合同審批表》。各級(jí)管理人員應(yīng)在其授權(quán)范疇內(nèi)開展對(duì)外談判、訂立合同和審批合同，任何違背授權(quán)范疇審批、簽發(fā)、訂立合同均是無效，負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)由此引起經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。3、公司各級(jí)管理部門，在對(duì)外訂立經(jīng)濟(jì)合同步，應(yīng)遵循如下原則：（1）遵守國家法律法規(guī)和行政法規(guī)；（2）貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償原則；（3）不能超過公司經(jīng)營范疇；（4）必要保障公司合法權(quán)益；（5）不違背公司各項(xiàng)規(guī)章制度和公司利益；（6）禁止重要合同未正式訂立即先行執(zhí)行；（7）材料、設(shè)備采購合同訂立，盡量采用招標(biāo)方式，充分對(duì)比性價(jià)比后擬定合伙方訂立合同。4、公司綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司合同實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，指派專人負(fù)責(zé)合同訂立和執(zhí)行過程審核工作，以及合同履行監(jiān)督檢查、歸檔，糾紛解決等。5、公司法人是我公司訂立各類合同法定代表人，其她人員對(duì)外訂立合同步必要經(jīng)公司法人授權(quán)委托方可訂立合同。6、合同專管人員配合各級(jí)部門必要對(duì)已訂立合同執(zhí)行進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控。合同執(zhí)行過程中發(fā)生變更、合同執(zhí)行狀況評(píng)估等，均應(yīng)按公司合同管理規(guī)定規(guī)定進(jìn)行操作。7、公司合同分為三大類，即：經(jīng)濟(jì)合同（銷售合同、采購合同）、技術(shù)合同、勞動(dòng)合同。8、綜合辦是勞動(dòng)合同專管部門，技術(shù)中心是技術(shù)合同歸口管理部門。經(jīng)濟(jì)合同按業(yè)務(wù)歸口由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理。第二節(jié)合同辦理1、合同起草：（1）凡發(fā)生金額在1萬元以上業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先訂立合同，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)提供書面合同文本。（2）合同文本格式應(yīng)一律參照使用公司有關(guān)原則格式合同范本。合同內(nèi)容無范本，由各部門自行編制，但應(yīng)保證合同內(nèi)容完整、嚴(yán)密和有利，并將自行編制合同文本報(bào)綜合辦備案。（3）合同重要條款和內(nèi)容必要符合法律法規(guī)，當(dāng)事人各方權(quán)利和義務(wù)必要明確，文字表述清晰精確。2、合同談判：（1）合同談判應(yīng)由有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織。經(jīng)招標(biāo)擬定合伙方合同談判，應(yīng)由原招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)。（2）所有經(jīng)濟(jì)合同談判，原則上至少有二名經(jīng)辦人員參加談判。（3）談判前參加談判人員必要做好準(zhǔn)備工作，對(duì)合同涉及內(nèi)容要作出充分理解，核心條款必要做到詳細(xì)調(diào)研分析（規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量等），充分掌握證據(jù)，做到心中完全有數(shù)，寸土必爭(zhēng)。（4）參加人員事前互相做好溝通，統(tǒng)一思想，所故意見分歧必要在談判前得到解決。（5）談判前參加人員不能飲酒，保持頭腦蘇醒思維敏捷。（6）談判人員至少有一人應(yīng)具備一定談判技巧和有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，原則性強(qiáng)。（7）參加人員至少有一人要做好談判現(xiàn)場(chǎng)筆錄（或采用錄音），不能放過任何核心細(xì)節(jié)，以便不明確、不清晰問題事后得到分析和總結(jié)。（8）無論對(duì)方體現(xiàn)如何，我方工作人員必要做到嚴(yán)格遵守時(shí)間、地點(diǎn)等商定。第三節(jié)合同審批及訂立1、合同經(jīng)辦人員必要按《合同審批表》與權(quán)限規(guī)定執(zhí)行，將草擬合同呈送有關(guān)授權(quán)人員審核訂立關(guān)于方面意見。2、每一項(xiàng)合同訂立，必要按公司《合同審批表》，完畢相應(yīng)“簽字組合”。3、合同評(píng)審人員負(fù)有合同審查責(zé)任，必要就其部門職能范疇對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審查，以保證合同重要條款及內(nèi)容合法性、嚴(yán)密性、可行性。4、經(jīng)濟(jì)類合同，特別是有不能擬定合法性或?qū)贤瑮l款存在疑問時(shí)，須邀請(qǐng)法律顧問予以審核。5、可對(duì)外訂立經(jīng)濟(jì)合同資格人員：公司法定代表人；公司法定代表人授權(quán)代理人（授權(quán)委托書）,在其授權(quán)范疇內(nèi)行使對(duì)外簽約權(quán)。6、合同審批權(quán)限：（1）經(jīng)濟(jì)合同合同金額在5萬元以上由總經(jīng)理審批。（2）技術(shù)合同、勞動(dòng)合同由總經(jīng)理審批。（3）5萬元如下經(jīng)濟(jì)合同及其她合同由業(yè)務(wù)歸口部門申報(bào)，由分管副總或經(jīng)理審批。（4）產(chǎn)品銷售合同金額在5萬元如下由營銷經(jīng)理審批。第四節(jié)合同履行1、訂立合同部門負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行重要負(fù)責(zé)人。合同履行中浮現(xiàn)分歧時(shí)，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，必要時(shí)應(yīng)邀請(qǐng)律師參加，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2、綜合辦負(fù)責(zé)指派專人對(duì)合同進(jìn)行管理，建立各類合同臺(tái)賬，跟蹤監(jiān)督各類合同執(zhí)行狀況，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整頓和及時(shí)提交每項(xiàng)合同執(zhí)行有關(guān)資料。3、各部門建立有關(guān)合同分管臺(tái)帳，竭力保障合同履行。如實(shí)際履行或全面履行的確存在難以克服困難，或履行合同后將給公司導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失而需要變更或解除合同步，經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)在合同有效期限內(nèi)，與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，并及時(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理批示。合同變更或解除手續(xù)應(yīng)依照關(guān)于規(guī)定辦理。變更或解除合同必要采用書面形式，并重新辦理合同審批手續(xù)。4、合同執(zhí)行過程中，以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)定期進(jìn)行合同執(zhí)行狀況評(píng)估，呈報(bào)分管副總或總經(jīng)理懂得，并報(bào)公司綜合辦備案。第五節(jié)合同檔案管理1、合同訂立后，財(cái)務(wù)部留存一份原件、綜合辦合同管理人員留存一份原件，經(jīng)辦部門留存一份原件或復(fù)印件，其她部門需要留存合同，由綜合辦提供復(fù)印件（經(jīng)批準(zhǔn)）。對(duì)于材料設(shè)備合同，合同經(jīng)辦部門附分期付款籌劃，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控階段付款籌劃執(zhí)行，嚴(yán)格掌控付款籌劃執(zhí)行。2、合同檔案涉及合同原件、合同審批記錄、合同簽收記錄、《合同執(zhí)行狀況評(píng)估表》等，由綜合辦負(fù)責(zé)收集、整頓、歸檔。3、當(dāng)合同歸檔后浮現(xiàn)補(bǔ)充或更改時(shí)，經(jīng)補(bǔ)充或更改后合同仍作為有效合同進(jìn)行檔案管理。4、我公司提供合同存檔文本一律原則格式，以其她公司合同文本訂立合同我公司根據(jù)分類及順序重新編號(hào)管理。5、綜合辦合同專管人員負(fù)責(zé)建立詳細(xì)合同分類臺(tái)帳和有序合同編號(hào)，便于追蹤和檢索。第六節(jié)訂立合同程序1、由合同歸口業(yè)務(wù)部門分管副總審批《經(jīng)濟(jì)合同訂立申請(qǐng)單》（產(chǎn)品銷售合同除外）。2、業(yè)務(wù)歸口部門組織召開評(píng)審會(huì)議，對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)邀請(qǐng)法律顧問。3、訂立合同，履行合同審批程序。4、公司綜合辦合同管理人員審查所簽合同及簽字程序。5、財(cái)務(wù)部對(duì)付款等事宜進(jìn)行確認(rèn)。6、財(cái)務(wù)部合同印章掌管人確認(rèn)以上流程無誤后蓋章生效。第七節(jié)審查內(nèi)容1、與否有《經(jīng)濟(jì)合同訂立申請(qǐng)單》，填寫內(nèi)容與否按規(guī)定完全、對(duì)的。2、審查合同對(duì)方資質(zhì)與否達(dá)到規(guī)定，硬件與否齊全。3、審查合同評(píng)審記錄（數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、交貨方式、違約責(zé)任等）。4、審查合同條款與否完整合理，與否符合《合同法》關(guān)于規(guī)定。5、審查簽字審批程序與否符合合同管理規(guī)定。第八節(jié)責(zé)任追究：1、除銷售合同外，金額在1萬元以上經(jīng)濟(jì)往來必要訂立書面合同，否則財(cái)務(wù)不予付款，責(zé)任由當(dāng)事人自負(fù)。2、在各類合同訂立、審核、備案、存檔、履行過程中，由于工作失職、玩忽職守、弄虛作假、營私舞弊、期滿詐騙，責(zé)任者要交納50元至200元勉勵(lì)基金，情節(jié)嚴(yán)重及導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失，依照實(shí)際狀況由責(zé)任者要交納200元至1000元勉勵(lì)基金，并可進(jìn)行辭退解決及追究法律責(zé)任。第二章印章管理公司印章重要指如下印章：公司章、部門章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章、鈔票收訖章。公司章、合同章由綜合辦專人保管；財(cái)務(wù)章、法人章、鈔票收訖章由財(cái)務(wù)部專人保管；部門用章由部門專人保管。第一節(jié)公司行政章使用范疇及權(quán)限1、財(cái)務(wù)章、法人章、鈔票收訖章、董事長、總經(jīng)理印鑒須由財(cái)務(wù)專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得任意委托她人代行職權(quán)。2、印章必要放在保密柜或帶鎖抽屜內(nèi)，使用時(shí)必要辦理登記手續(xù)。3、公司內(nèi)發(fā)出一切正式公文，需發(fā)文部門校對(duì)公文材料無誤后方能用印。4、公司對(duì)外文獻(xiàn)或出具證明需蓋公司印章時(shí)，須確認(rèn)有綜合辦審核，總經(jīng)理審批后方能用印。5、禁止在空白簡(jiǎn)介信上用印，如確因工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。6、公司印章原則上不予攜帶外出，嚴(yán)防丟失。確因工作因素需攜帶外出時(shí)，須由使用部門填寫《用印申請(qǐng)單》，交部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，在綜合辦辦理借用手續(xù)后，方可攜帶出公司。非財(cái)務(wù)人員攜帶公章須由綜合辦人員陪伴。第二節(jié)公司合同章使用范疇及權(quán)限合同章是公司對(duì)外訂立合同步使用代表公司履行義務(wù)。1、合同章使用必要在合同審批流程結(jié)束后，確認(rèn)流程無誤方可用印。2、合同章禁止攜帶外出使用，訂立合同盡量在公司履行蓋章行為。3、訂立合同盡量在我公司辦理最后一道手續(xù)（審批程序），特殊狀況需要攜帶帶有印簽合同到對(duì)方辦理手續(xù)時(shí)，領(lǐng)取人需要簽字確認(rèn)加蓋印簽份數(shù)、返回時(shí)間，并將已經(jīng)通過合同審批表暫存于合同管理員處，待手續(xù)所有辦理完畢存檔。4、外出攜帶帶有印簽合同內(nèi)容僅限于對(duì)方最后簽字蓋章內(nèi)容，其她條款一律注明，不能有空白，否則合同印章管理人員有權(quán)回絕蓋章。第三節(jié)財(cái)務(wù)章財(cái)務(wù)章為財(cái)務(wù)部鈔票流轉(zhuǎn)及銀行往來專用章，僅限于票據(jù)和報(bào)表使用，禁止她用或者在空白處使用。第四節(jié)部門印章1、公司各部門需要刻制印章，一律由總經(jīng)理審批，由綜合辦備案，并負(fù)責(zé)外出刻制。2、部門印章啟用前，須向關(guān)于單位、部門發(fā)出