酒店行政規(guī)章制度及操作手冊(cè)樣本

酒店行政規(guī)章制度及操作手冊(cè)ExecutiveStandardOperation目錄1、呈文管理制度2、行文管理制度3、收發(fā)文管理制度4、印章管理制度5、檔案文獻(xiàn)借閱管理制度6、簡(jiǎn)介信管理制度7、辦公用品領(lǐng)用管理辦法8、車輛管理辦法9、檔案管理制度10、行政辦公室操作手冊(cè)11、行政辦公室組織架構(gòu)及工作職責(zé)呈文管理規(guī)定為使酒店各部門行文規(guī)范化，提高整體辦公效率，特做如下規(guī)定：一、呈文文字表述應(yīng)精確、簡(jiǎn)潔、通順、標(biāo)點(diǎn)對(duì)的。二、呈文專項(xiàng)專用，一文一事，內(nèi)容明確。開門見山提出本部門對(duì)所請(qǐng)示問題解決意見，請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定。三、呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿。并在部門領(lǐng)導(dǎo)意見一欄，寫出部門詳細(xì)意見。態(tài)度要明朗，簡(jiǎn)要扼要，最后簽名并注明時(shí)間。四、呈文格式涉及：呈文文號(hào)、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。呈文內(nèi)容書寫要符合規(guī)范。文號(hào)不得重復(fù);呈文題目簡(jiǎn)要扼要，高度概括;主管領(lǐng)導(dǎo)名稱不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”簡(jiǎn)稱;在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱后，另起一行書寫請(qǐng)示報(bào)告重要內(nèi)容;末尾訂立呈文部門及時(shí)間。五、各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不但要對(duì)呈文內(nèi)容審核，并且要審查呈文格式與否規(guī)范，對(duì)呈文負(fù)全面責(zé)任。六、各部門呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送。七、各部門送來閱批文獻(xiàn)，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出。八、呈文程序：在呈文本上登記各部門呈文行政辦主管領(lǐng)導(dǎo)在收文本上登記行文管理制度一、以酒店名義行文，先由部門承辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審視后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。二、繕印文獻(xiàn)均由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，重要文獻(xiàn)(以酒店名義行文)均由總經(jīng)理辦公室校對(duì)。打字、校對(duì)人均在原稿上簽注姓名、日期。三、經(jīng)修改后稿件，如筆跡潦草，涂改較多，模糊不清，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。收發(fā)文管理制度一、公文辦理普通涉及登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。二、酒店收文，由檔案秘書簽收登記，總經(jīng)理收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封。三、公文登記后，由行政辦公室依照總經(jīng)理批示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交關(guān)于部門閱辦，應(yīng)由檔案秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。四、閱讀文獻(xiàn)應(yīng)按規(guī)定范疇，秘密級(jí)以上文獻(xiàn)須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文獻(xiàn)應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文獻(xiàn)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及關(guān)于人員均不得攜離辦公室。五、各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文人員，對(duì)自己經(jīng)手解決公文，應(yīng)件件貫徹，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有成果，防止積壓誤事。六、公文辦完后，應(yīng)依照文書立卷、歸檔關(guān)于規(guī)定及時(shí)將公文定稿，正本和關(guān)于材料整頓立卷，當(dāng)年文獻(xiàn)應(yīng)于次年第一季度移送完畢。七、各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文獻(xiàn)(含保密記錄本)清理移送，凡參加會(huì)議帶回文獻(xiàn)，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。八、沒有存查必要公文，通過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級(jí)以上文獻(xiàn)，不準(zhǔn)作廢品解決，一律集中按關(guān)于規(guī)定解決。印章管理制度一、印章刻制刻制印章是印章管理工作一種重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn);酒店各部門需刻制新印章，要寫出報(bào)告，并附上新印章名稱、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到本地公安部門申請(qǐng)刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選取好時(shí)間，并提前向關(guān)于單位發(fā)出正式啟用印章告知。二、印章保管酒店行政印章和總經(jīng)理私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專人專管;各部門印章也要指定專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托她人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。三、印章使用印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審視、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必要經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級(jí)掌握。使用部門印章，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);使用酒店印章，須認(rèn)真填寫用印申請(qǐng)表，并附關(guān)于材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必要書面申請(qǐng)并附關(guān)于材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。四、印章停用由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門(單位)撤銷等因素而導(dǎo)致印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同步辦好移送手續(xù)。屬于個(gè)人印章應(yīng)退給本人。經(jīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀。檔案文獻(xiàn)借閱管理制度一.借閱檔案(涉及文獻(xiàn)、資料)，必要先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文獻(xiàn)必要經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。二.案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷文獻(xiàn)及資料可借出。三.文獻(xiàn)、資料借閱期限不得超過兩個(gè)星期，到期必要?dú)w還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。四.借閱檔案人員必要愛護(hù)檔案，要保證檔案安全與完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、照相、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違背《保密法》追究當(dāng)事人責(zé)任。五.借閱檔案交還時(shí)，必要當(dāng)面點(diǎn)交清晰，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。六.外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位簡(jiǎn)介信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。七.外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，對(duì)摘抄材料要進(jìn)行審核、簽章后才干帶出。簡(jiǎn)介信管理制度一.簡(jiǎn)介信種類1.信箋簡(jiǎn)介信：用這種信箋開簡(jiǎn)介信，可以表達(dá)較為復(fù)雜內(nèi)容。2.存根簡(jiǎn)介信：用這種簡(jiǎn)介信重要是用于簡(jiǎn)介某人到何處辦何事一種憑證。這種簡(jiǎn)介信存根要?dú)w檔，保存期五年。3.證明信：以酒店行政名義證明某人身份、經(jīng)歷或者關(guān)于事件真實(shí)狀況專用書信。二.簡(jiǎn)介信保管與使用酒店簡(jiǎn)介信普通由人事部秘書負(fù)責(zé)保管和開具，開具簡(jiǎn)介信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門領(lǐng)導(dǎo)訂立意見后，報(bào)經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批;普通事宜需由部門經(jīng)理簽字，人事部經(jīng)理審批，方可開具簡(jiǎn)介信。禁止開出空白簡(jiǎn)介信。辦公用品(設(shè)備)領(lǐng)用管理辦法為了進(jìn)一步加強(qiáng)酒店辦公用品(設(shè)備)申購(gòu)領(lǐng)用管理，減少辦公成本費(fèi)用，依照關(guān)于財(cái)務(wù)規(guī)定和本酒店當(dāng)前實(shí)際狀況，特制定如下辦法：一、酒店辦公用品(設(shè)備)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購(gòu)買及發(fā)放。二、各部門領(lǐng)用辦公用品(設(shè)備)需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字承認(rèn)后，到人事行政部領(lǐng)取。三、人事部依照各部門領(lǐng)用狀況，對(duì)無(wú)庫(kù)存辦公用品(設(shè)備)進(jìn)行申購(gòu)，填制酒店申購(gòu)單，列明品名、規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，并向供應(yīng)商詢價(jià)。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購(gòu)買。車輛管理規(guī)定(暫行)一、公司辦公用車由總辦統(tǒng)一調(diào)派。二、各部門每日上午9時(shí)，將當(dāng)天用車籌劃填寫“用車申請(qǐng)單”，注明目地、事由等，由部門經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。暫時(shí)用車也應(yīng)填寫“用車申請(qǐng)單”，由總辦視事情緩急另行安排。申請(qǐng)單如無(wú)部門經(jīng)理簽字，總辦有權(quán)不予做派車安排。特殊狀況除外。三、總辦接到申請(qǐng)單后，開具“派車單”給有關(guān)駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車。否則，視為擅自出車，按曠工解決。四、駕駛員完畢出車任務(wù)回到單位后，應(yīng)及時(shí)將派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。五、駕駛員在無(wú)出車任務(wù)時(shí)，應(yīng)在休息室待命，不得擅自外出。否則，視為曠工。檔案管理制度一、酒店檔案酒店檔案是酒店在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成，具備保存價(jià)值，以備查考文字、圖像、聲音及其她各種方式和載體文獻(xiàn)材料。酒店檔案管理機(jī)構(gòu)總經(jīng)理總辦文員各部門兼職檔案管理員文獻(xiàn)立卷1.1文獻(xiàn)立卷即對(duì)酒店在工作中具備存查價(jià)值、解決完畢文獻(xiàn)材料，系統(tǒng)、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時(shí)調(diào)用參照。1.2文獻(xiàn)立卷原則按照文獻(xiàn)形成自然規(guī)律，保持文獻(xiàn)之間歷史聯(lián)系，反映酒店。1.3文獻(xiàn)立卷范疇1.3.1重要會(huì)議材料，涉及會(huì)議告知、日程安排、工作報(bào)告、重要發(fā)言、會(huì)議記要或決策、會(huì)議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶、照片等；1.3.2上級(jí)發(fā)來與酒店業(yè)務(wù)關(guān)于決策、決定、批示、條例、辦法、籌劃、規(guī)劃、批復(fù)等；1.3.3酒店向上級(jí)單位正式發(fā)文，涉及請(qǐng)示、報(bào)告、籌劃、各類記錄報(bào)表等；1.3.4酒店及各部門在接待賓客工作中各類重要籌劃、安排、記錄、總結(jié)，以及營(yíng)業(yè)收入、創(chuàng)匯等記錄材料等；1.3.5酒店與關(guān)于單位及不相從屬單位協(xié)商工作往來文書，以及訂立各類契據(jù)，如合同、合同書等；1.3.6酒店各級(jí)管理人員任免書，職工勞動(dòng)、工資、福利、教誨培訓(xùn)、考核及獎(jiǎng)懲等方面材料等；1.3.7酒店財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接憑證等；料等；酒店大事記錄，反映酒店重要活動(dòng)剪報(bào)、錄音、錄像、照片等；社會(huì)關(guān)于部門、單位發(fā)來規(guī)定酒店共同貫徹執(zhí)行和橫向協(xié)作關(guān)于文獻(xiàn)、材料等；重要投訴及其她信訪工作材料等；重要業(yè)務(wù)電報(bào)、電傳、傳真及關(guān)于經(jīng)營(yíng)管理而撰擬各類條據(jù)等；其她與酒店關(guān)于重要書面材料或資料等。2.檔案收集2.1各部門隨時(shí)收集辦理完畢文獻(xiàn)材料，按類別分別存儲(chǔ)。次年經(jīng)檢查齊全后，整頓歸檔。2.2各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文書檔案尋常收集、管理、監(jiān)督及檢查。2.3文字檔案收集使用檔案袋或檔案夾。碼。3.檔案分類3.1按事宜分類：即按文獻(xiàn)內(nèi)容所涉及詳細(xì)事宜或工作進(jìn)行分類。3.2準(zhǔn)時(shí)間分類：即按文獻(xiàn)形成時(shí)間進(jìn)行分類。3.3按收、發(fā)文單位分類。3.4按酒店部門設(shè)立分類。4.檔案編號(hào)4.1文獻(xiàn)編號(hào)碼+文獻(xiàn)類型+日期+序號(hào)進(jìn)行編號(hào)：XXXXXXX。機(jī)密文獻(xiàn)還應(yīng)按密級(jí)標(biāo)明“機(jī)密文獻(xiàn)”、“絕密文獻(xiàn)”。酒店部門設(shè)立及代碼如下：（英文開頭字母）行政辦EO財(cái)務(wù)部FC營(yíng)業(yè)部MS人事部HR工程部EN保安部SE前廳部FO房務(wù)部HK餐飲部FB4.2案卷編號(hào)對(duì)已解決完畢文獻(xiàn)，按照文獻(xiàn)類別及順序進(jìn)行編號(hào)。5.檔案整頓5.1檢查文獻(xiàn)認(rèn)真檢查每一類別中積累文獻(xiàn)與否齊全、與否符合歸類。5.2文獻(xiàn)排序每類文獻(xiàn)可按文獻(xiàn)形成時(shí)間順序、重要限度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁(yè)碼，以固定排列順序，保證材料完整。5.3編寫案卷標(biāo)題5.4案卷標(biāo)題反映該類文獻(xiàn)自然聯(lián)系與共同特性，規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順、扼要。5.5填寫案卷目錄案卷目錄涉及順序號(hào)、文獻(xiàn)標(biāo)題、文獻(xiàn)編號(hào)和日期等。5.6填寫案卷封皮案卷封皮項(xiàng)目涉及單位名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文獻(xiàn)材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。5.7案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文獻(xiàn)材料檢查，如對(duì)破損或褪色材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過窄或有筆跡材料，要用紙加襯邊；紙面過大文獻(xiàn)，要按卷宗大小摺疊整潔。5.8案卷歸檔裝訂后案卷，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號(hào)登記，填寫《歸檔案卷目錄》。檔案保管6.1涉及經(jīng)濟(jì)檔案，如合同、合同書、保證書等（原件）檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用闡明書或操作手冊(cè)（原件）檔案由工程部統(tǒng)一保管，別的檔案由總辦統(tǒng)一管理。6.2檔案室應(yīng)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等辦法。6.3每年對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采用補(bǔ)救辦法，保證檔案安全。6.4對(duì)于已失去作用檔案要進(jìn)行銷毀。銷毀檔案要通過認(rèn)真鑒定，擬定銷毀檔案材料必要列冊(cè)登記，送總經(jīng)理審批后銷毀。6.5銷毀檔案材料時(shí)，必要指派專人監(jiān)銷，防止失密。檔案借閱7.1借閱檔案，必要在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；機(jī)密級(jí)以上檔案文獻(xiàn)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。7.2借閱期限不得超過兩周，到期必要?dú)w還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.3借閱檔案人員必要愛護(hù)檔案，要保證檔案安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、照相、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違背保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。7.4借閱檔案交還時(shí)，必要當(dāng)面點(diǎn)交清晰，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人。7.5外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位簡(jiǎn)介信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。7.6外單位摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其摘抄材料進(jìn)行審查、簽章。各辦公室操作手冊(cè)1.圖文傳真、電話和電子郵件解決(商務(wù)中心)1.1.傳真操作1.1.1.打入傳真/電子郵件必要要記錄接受日期及時(shí)間、傳真機(jī)或電子郵件地址，以便收件人直接簽收。1.1.2.因公務(wù)而發(fā)出傳真/電子郵件：1.預(yù)備消息內(nèi)容。2.校對(duì)訊息內(nèi)容及資料，保證以最短時(shí)間發(fā)出精確消息。3.查明對(duì)方(接受者)姓名、職位、機(jī)構(gòu)、地區(qū)(國(guó)家或都市)名稱、傳真機(jī)號(hào)碼或郵件地址。4.待部門經(jīng)理批閱簽字后，方可發(fā)出。5.跟催關(guān)于消息發(fā)出后打印副本，作為存檔之用。1.2.電話操作員工在電話里良好談吐、得體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良好形象重要一環(huán)。1.2.1.接聽外來電話1.聽到電話鈴聲，及時(shí)接聽。說出部門名稱或你名字，再加上禮貌問候，例如“上午好”、“您好”等。2.體現(xiàn)友善及樂于幫忙態(tài)度。3.不可使用俚語(yǔ)，更不可粗言穢語(yǔ)。4.通話內(nèi)容均須保密不可外涉。5.不要讓對(duì)方等待太久，必要時(shí)請(qǐng)她(她)留言以便回答。6.應(yīng)隨時(shí)預(yù)備筆及記事簿。7.當(dāng)你不在辦公室時(shí)，應(yīng)告知總機(jī)或其她同事代為接聽。8.要找尋資料而須對(duì)方等待，應(yīng)告知對(duì)方所需時(shí)間，讓對(duì)方?jīng)Q定繼續(xù)等待抑或稍后再聯(lián)系。9.若對(duì)方因任何理由被轉(zhuǎn)錯(cuò)電話，應(yīng)盡量協(xié)助她(她)轉(zhuǎn)到對(duì)的部門、內(nèi)線，轉(zhuǎn)回總機(jī)。10.若談話中斷，應(yīng)把聽筒放回，等待對(duì)方再來電。11.若對(duì)方要找人不在，應(yīng)詢問對(duì)方：A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其她同事解決;B)記下對(duì)方姓名、電話、公司名稱，有待回答;C)請(qǐng)對(duì)方稍后再來電。12.保證上司不會(huì)被不必要電話騷擾。記錄留言要點(diǎn)：A)接聽日期及時(shí)間B)被電訪人是誰(shuí)C)對(duì)方姓名、電話號(hào)碼(及內(nèi)線)及公司名稱D)留言(消息)內(nèi)容E)復(fù)述一遍關(guān)于資料，讓她(她)懂得你已記下對(duì)的消息F)最后，把留言便條放在被訪者桌上，使她(她)回來后能即時(shí)懂得。1.2.2.打出電話1.認(rèn)定電話號(hào)碼無(wú)誤。2.接不通電話應(yīng)稍后半晌再打。3.對(duì)方接聽后，你應(yīng)說出要找誰(shuí)人或內(nèi)線號(hào)碼。4.若屢次接不通，而你電話機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級(jí)員工負(fù)責(zé)，以免揮霍你寶貴時(shí)間。此外，可透過電話房查詢對(duì)方電話與否失靈。5.在打出電話前，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點(diǎn)，以免漏掉某一某些而要重打，對(duì)方也會(huì)欣賞你工作效率。6.談話中斷，應(yīng)由你負(fù)責(zé)重打電話，繼續(xù)通話內(nèi)容。2.辦公室文獻(xiàn)解決2.1.檔案系統(tǒng)、分類、取閱檔案儲(chǔ)存重要因素是保存文獻(xiàn)整潔及在有需要時(shí)第一時(shí)間可找尋得到。2.1.1.設(shè)立檔案系統(tǒng)必須合乎下列七大原則：1.操作簡(jiǎn)樸、快捷2.必要易于翻查3.考慮文獻(xiàn)數(shù)量、大小及性質(zhì)4.只存儲(chǔ)最新資料5.能配合日后擴(kuò)充需要6.所占空間大小適中7.防火及防盜(例如存儲(chǔ)法律文獻(xiàn))2.1.2.分類大體可分為：1.按筆劃、字母來分類(長(zhǎng)處：可作無(wú)限擴(kuò)充)。2.按項(xiàng)目來分類，而項(xiàng)目先后順序也用筆劃來區(qū)別。(長(zhǎng)處：同類型事情集中一起，以便查閱)3.按地區(qū)(國(guó)家、都市)來分類。4.以編號(hào)(代碼)代替名稱存檔。5.采用索引卡可快捷精確地找出資料，以找尋編號(hào)檔案索引卡必要按筆劃排序，放在特別抽屜中。2.1.3.順序存檔合用于每個(gè)檔案之中，按日期先后存檔，把最新(近來期)文獻(xiàn)放在檔案最前或最上面。2.1.4.檔案儲(chǔ)放形式1.直立式2.橫放式3.圖表4.盒裝5.待解決文獻(xiàn)6.微型膠卷2.1.5.取檔記錄卡為省卻追尋被取出或外借檔案時(shí)間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。每次取出文獻(xiàn)后，把該卡放入彌補(bǔ)空位。卡有：借件人姓名、部門、借出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人訂立，以便日后追尋。取檔記錄卡宜用鮮明顏色紙制成(例如紅色)，卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其她檔案，令人一目了然，容易跟催。**每次外借檔案均須獲得直屬上級(jí)批準(zhǔn)才可辦理2.1.6跟催檔案為保證準(zhǔn)時(shí)解決任務(wù)，并且不會(huì)有所漏掉，這個(gè)檔案非常有效。檔案以一年十二個(gè)月份來分隔，與及以三十一天來分隔。把將要做工作寫成字條，放在預(yù)定“月份”或“日期”小格中。只要咱們每天查看這檔案，便可作出當(dāng)天應(yīng)做“跟催”工作。2.1.7存檔普通守則1.按檔案系統(tǒng)把文獻(xiàn)分類、集中。2.把文獻(xiàn)放在對(duì)的檔案內(nèi)。3.存檔時(shí)按日期順序?qū)Φ牡嘏帕?，近來期放在前?.為避免檔案堆積，應(yīng)將過時(shí)或現(xiàn)時(shí)不需要文獻(xiàn)與其她分隔?？紤]將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅。在已抽出舊資料檔案中記下那些文獻(xiàn)所屬舊檔編號(hào)、名稱或存儲(chǔ)位置?！芭f檔案”也須按放妥當(dāng)及分類，以便日后翻查。5.不可隨意把檔案中文獻(xiàn)取去。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在取去文獻(xiàn)位置。甚至整個(gè)檔案亦須使用此卡。6.如無(wú)足夠資料來建立新檔案，應(yīng)把這些文獻(xiàn)集中在“雜項(xiàng)”檔案中。7.找尋某些檔案名稱也許涉及各種途徑，應(yīng)把關(guān)于資料分別記在不同索引卡上，加快翻查速度。例如檔案名稱“CHIEFCONSTABLEOFBLANKSHIREPETERJENKINS”，應(yīng)記在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS(即C，B，及J字)索引卡上。8.每天存檔令你檔案儲(chǔ)有最新資料。9.放置檔案或索引卡應(yīng)遵守下列原則：A)先排姓氏，再排名字。若同姓則以名字筆劃、字母排列。B)若公司名稱包括姓名，例如LEONARDWHITEANDCOMPANY，應(yīng)將此檔案放在“W”(WHITE)檔中。C)若公司名稱包括各種人名，取其第一種。例如：“MESSERSMAY，JONESANDJENKINS”應(yīng)放在“M”檔中。D)若公司名稱包括“THE”字，可省去。例如：“THEHIGHPRESSURETOOLSLTD”應(yīng)放在“H”(HIGH)檔中。文獻(xiàn)應(yīng)在存檔前作分類，一種分類架(或分類盒)實(shí)在合用。它可以是按筆劃多寡(或英文字母先后)來提成多格，協(xié)助應(yīng)付大量文獻(xiàn)存檔。10.酒店內(nèi)部各部門間溝通，其中一種重要方式為來往之備忘錄，所有經(jīng)行政部發(fā)出之信件，備忘錄應(yīng)有一影印本存儲(chǔ)于獨(dú)立總檔案內(nèi)，此外，亦須影印一份存儲(chǔ)于關(guān)于該事項(xiàng)或該部門檔案內(nèi)。3.解決郵遞文獻(xiàn)3.1.1外來信件解決外來信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中。1.把商業(yè)信件與“私人”信件及“機(jī)密”文獻(xiàn)分開。2.用開信刀或開信機(jī)拆信，并保證文獻(xiàn)完整。3.打開信件，如有附件，將它一并釘裝。4.在信件上蓋收件日期作為記錄。5.到掛號(hào)郵件，須在郵局收據(jù)上蓋印、訂立。6.若信件連同支票、匯票或匯款，應(yīng)把金額寫在信件右上角及訂立，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)一步工作。7.把信件連同信封分發(fā)到各收件人。8.“私人”及“機(jī)密”信件應(yīng)原封送往收件人。9.收到資料不全郵件，例如沒有注明部門，或只寫上人名及地址等，應(yīng)向前廳部或人事部查詢。3.1.2行政辦秘書必要把其上司信件細(xì)閱，然后指出重要部份，節(jié)約其上司閱讀時(shí)間。信件中會(huì)提及幾種關(guān)于事項(xiàng)而需要知會(huì)不同部門，則可如下列辦法解決：1.把文獻(xiàn)傳閱各關(guān)于部門2.把正本交給須解決信件中重要事情部門，再由她們負(fù)責(zé)傳給其她。3.影印該文獻(xiàn)送交各部門3.1.3發(fā)出信件由秘書預(yù)備好發(fā)出信件：1.交給其上司訂立。2.檢查附件與否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)3.核對(duì)信件與信封所寫收件人與否無(wú)誤。4.摺起文獻(xiàn)放入信封內(nèi)并封口。5.由于酒店部門眾多，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫上部門名稱或代號(hào)，以便信差計(jì)算各部門郵費(fèi)及日后退件解決。6.集中所有發(fā)出郵件，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出。7.計(jì)算信件重量，記錄郵費(fèi)。8.將普通信件與掛號(hào)、特快、航空郵件、包裹等分開，并且填妥所需表格或報(bào)關(guān)表等。3.1.4中央信箱1.設(shè)立在各辦公室職工容易到達(dá)地方。2.信箱尺碼宜于可放置原則信件。3.每部門一格，設(shè)一格較大來放置寄出信件。3.1.5內(nèi)部信封使用內(nèi)部信封,可節(jié)約傳送內(nèi)部文獻(xiàn)成本。4.復(fù)印文獻(xiàn)4.1復(fù)印復(fù)印操作要點(diǎn)：1.尺碼合用紙張，以免導(dǎo)致不必要揮霍。2.各部門自帶復(fù)印紙張。3.對(duì)的地?cái)[放正本，使影印之副本(無(wú)論文獻(xiàn)或圖形)合理工整。4.按需要可將文獻(xiàn)縮印，節(jié)約儲(chǔ)存空間。5.操作完畢，牢記帶走所有文獻(xiàn)，特別是正本。6.勿揮霍不合用副本，這些紙張之背面可作草稿。機(jī)密文獻(xiàn)，應(yīng)立即銷毀。5.出外公干安排5.1出外公干重要涉及公干人員交通、住宿安排。1.查詢預(yù)測(cè)出發(fā)、回程日期、目地、公干人員對(duì)的姓名。2.查詢航班時(shí)間表及到達(dá)時(shí)間，以配合預(yù)測(cè)行程。3.把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯(lián)系。4.若不能符合預(yù)測(cè)中安排，應(yīng)盡快知會(huì)公干人員并貫徹修改行程與否。5.當(dāng)所有安排的確后，盡快安排付款及取票。6.準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。5.2.住宿安排在訂房之前，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)與否接近探訪機(jī)構(gòu),交通以便,價(jià)格適中。酒店訂房應(yīng)提供事項(xiàng)：1.入住公干人員姓名2.入住及離店日期3.入住人數(shù)及房間數(shù)量(基本為雙人原則客房)4.到達(dá)及離開時(shí)使用交通工具及詳細(xì)資料5.若正值旅游旺季，應(yīng)在訂房時(shí)保證房間預(yù)定。6.闡明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參照及以便進(jìn)一步聯(lián)系。5.3.行程表行程表是預(yù)先對(duì)公干期間安排及把需確認(rèn)事項(xiàng)列明，使其上司能運(yùn)用有限時(shí)間作出最大利益。當(dāng)編制行程表時(shí)請(qǐng)注意如下各點(diǎn)：1.行程表應(yīng)以便隨身攜帶及翻閱。2.大都市普通有各種火車站(機(jī)場(chǎng)或碼頭)，盡量安排在同一地方進(jìn)出境。3.留意交通工具時(shí)間表，隨時(shí)更新資料。4.留意各地時(shí)差，對(duì)的闡明離境及到達(dá)目地本地時(shí)間。5.在公干期間，應(yīng)花最短時(shí)間在交通上。5.4.籌劃海外公干收集目地普通資料，例如面積、人口、重要都市、氣候、服飾、工作時(shí)間等。入境方面則查詢關(guān)于護(hù)照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習(xí)慣等;酒店及餐廳;郵務(wù)、電話及電訊設(shè)施;經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。1.公干費(fèi)用：按已批準(zhǔn)預(yù)算案向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)公干費(fèi)用，兌換目地流通貨幣。2.其他事項(xiàng)：-預(yù)備本地地圖或交通圖-確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪者約會(huì)詳情-制作行程表，內(nèi)容涉及酒店、約會(huì)、會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話等。-若其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要文獻(xiàn)、文具交付。6.辦公室文儀器材6.1.計(jì)算機(jī)操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法。1.保持機(jī)器清潔，用干抹布擦試。2.清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁。3.將計(jì)算機(jī)移走時(shí)應(yīng)先關(guān)掉電源，并以機(jī)背為重心。4.切勿把計(jì)算機(jī)放近熱源。5.切勿把計(jì)算機(jī)放進(jìn)通道，容易被人碰倒。6.計(jì)算機(jī)操作有偏差，可嘗試找出根源，作恰當(dāng)調(diào)正。若修正無(wú)效或理由不明，應(yīng)停止使用及告知維修人員。6.2.碎紙機(jī)舊檔案或機(jī)密文獻(xiàn)草稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)運(yùn)用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑。6.3.訂裝機(jī)為配合大型工商機(jī)構(gòu)需要，例如內(nèi)部預(yù)算、籌劃書，也許有數(shù)十頁(yè)紙之多，小型訂裝機(jī)便甚為全用。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個(gè)別種類而定。7.輔助記憶材料為求部門運(yùn)作過程中所有工作、資料不致漏掉，文職人員必要采用下列輔助工具作記錄及跟催。7.1.日記使用日記要點(diǎn)：1.不擬定之項(xiàng)目可用鉛筆記下，以便更改。待擬定后可用原子筆、墨水筆記下。2.在關(guān)于日期之欄內(nèi)記下時(shí)間，會(huì)晤者之姓名(及公司名)、地點(diǎn)及話題。3.遇上西式社交場(chǎng)合，應(yīng)記下酒會(huì)時(shí)間及關(guān)于衣著服飾提示之類。4.每天約會(huì)須準(zhǔn)時(shí)間先后(分上、下午)記下。5.一天工作開始，應(yīng)先看日記，預(yù)備其上司約會(huì)、備好會(huì)議所需要文獻(xiàn)。6.一天工作完畢，擬定日記上每一事項(xiàng)都已辦理，沒有漏掉。從日記談到安排約會(huì)應(yīng)注意事項(xiàng)：1.記著其上司尋常工作，避免與會(huì)晤重疊。2.當(dāng)其上司須外出會(huì)客，預(yù)留某些花在交通上時(shí)間。3.若來訪者約會(huì)在其上司參加會(huì)議之后，應(yīng)先向前者解釋有也許延遲散會(huì)。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會(huì)議進(jìn)行。4.約會(huì)普通以電話聯(lián)系，掛線后應(yīng)補(bǔ)發(fā)信確認(rèn)