情景化-秘書技能綜合實(shí)訓(xùn) 課件 項(xiàng)目四 秘書會務(wù)管理

秘書技能情景化訓(xùn)練高職高專文秘類十二五規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列秘書會務(wù)管理項(xiàng)目4目錄Contents會前策劃和準(zhǔn)備工作任務(wù)1任務(wù)2會中組織和服務(wù)工作任務(wù)3會后善后和總結(jié)工作項(xiàng)目描述會議的組織與服務(wù)工作既是秘書人員日常工作的重要內(nèi)容，又是文秘工作服務(wù)性的直接體現(xiàn)。加強(qiáng)會議組織和服務(wù)能力的訓(xùn)練是保證會議高質(zhì)、高效的重要因素。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一會前策劃和準(zhǔn)備工作Part01職場故事之峰回路轉(zhuǎn)1副總周桐希讓余安妮起草一份會議通知，聽副總的口氣比較緊急，所以余安妮把會議時間安排在后天上午8點(diǎn)半，地點(diǎn)在公司小會議室，并很快在公司網(wǎng)絡(luò)辦公平臺上發(fā)出了通知。這下可惹了大麻煩……思考會議通知難道不該盡快發(fā)出去嗎？想想你參加過很無語的會議，為什么會辦得很爛？會議真是如想像中是很無聊的事情嗎？會議計(jì)劃一般由負(fù)責(zé)籌備會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人提出基本思路和整體方案，由秘書人員具體落實(shí)，形成文字。制訂會議計(jì)劃時應(yīng)盡量考慮地周密細(xì)致，照顧到各種可能出現(xiàn)的情況，并拿出相應(yīng)的會議方案。Part02必備知識一、制訂會議計(jì)劃Part02必備知識01會議概述02會議主題03會議形式04會議日程安排05會議經(jīng)費(fèi)來源及預(yù)算06會議的準(zhǔn)備工作07其他需要說明的事項(xiàng)二、完成會議方案1.會議方案的內(nèi)容Part02必備知識標(biāo)題01正文02落款或簽署032.會議方案的格式二、完成會議方案Part02必備知識理由充分，意義明確12條理清楚，敘述簡潔3內(nèi)容詳細(xì)，要求具體3.會議方案的寫作要求二、完成會議方案會議議程是對會議順序的總體安排，主要涉及會議所討論的具體事項(xiàng)，需要解決的問題。會議議程不僅能夠規(guī)范會議的內(nèi)容，而且能夠約束溝通的次序與溝通的節(jié)奏，起著固定會議次序的作用。Part02必備知識三、確定會議的議程、日程和程序1.會議議程Part02必備知識在安排會議議程時，應(yīng)遵守以下兩個原則：按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，緊要的事項(xiàng)應(yīng)排在議程的前端處理，不緊要的事項(xiàng)則應(yīng)排在議程的后端處理。01每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并明白地標(biāo)示出來，這樣做可以節(jié)省與會者的時間，提高會議效率。02三、確定會議的議程、日程和程序1.會議議程Part02必備知識[]會議日程是對會議每天活動的具體安排，也可以看作是會議的時間表，應(yīng)具體列出每天每個時間段會議的詳細(xì)內(nèi)容，用以控制會議的進(jìn)程。日程表一般會在會議前發(fā)放到與會代表手中，讓他們根據(jù)會議的安排進(jìn)行準(zhǔn)備。會議日程不僅包括會議的主題活動，還包括會議的各項(xiàng)輔助活動，如聚餐、游覽、參觀、娛樂等。凡是一天以上的會議都要制定會議日程。2.會議日程三、確定會議的議程、日程和程序Part02必備知識日期時間內(nèi)容地點(diǎn)負(fù)責(zé)人備注×月×日（星期×）上午8點(diǎn)～11點(diǎn)開幕式上××同志作報(bào)告大禮堂張平下午2點(diǎn)～6點(diǎn)分組討論，××同志作報(bào)告小會議室徐江晚上7點(diǎn)～9點(diǎn)主席團(tuán)開會，代表看文藝演出小會議室××劇院徐江×月×日（星期×）上午………………下午………………晚上………………×月×日（星期×）上午………………下午………………上午………………2.會議日程三、確定會議的議程、日程和程序Part02必備知識會議程序具體規(guī)定了一次會議的詳細(xì)步驟，它既可以讓與會代表了解會議的內(nèi)容和順序，同時也是會議主持人掌控會議的依據(jù)。會議應(yīng)嚴(yán)格按照具體的程序和規(guī)定的時間一項(xiàng)項(xiàng)進(jìn)行?！痢凉句N售會議程序2：00－2：30來賓簽到2：30－2：45開幕致詞2：45－3：25網(wǎng)絡(luò)安全解決方案培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容包括：

網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)及全系列相關(guān)產(chǎn)品基于SSLVPN的遠(yuǎn)程接入方案行業(yè)安全成功應(yīng)用方案3：25－3：35茶歇3：35－4：15××企業(yè)移動解決方案培訓(xùn)

培訓(xùn)內(nèi)容包括：

××移動終端與企業(yè)網(wǎng)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)企業(yè)移動電子郵件4：15－4：35渠道策略與招募計(jì)劃介紹4：35－4：50自由問答4：50－5：00抽獎活動5：00結(jié)束3.會議程序三、確定會議的議程、日程和程序Part02必備知識01020304秘書組：負(fù)責(zé)會議文字工作及領(lǐng)導(dǎo)者期間交辦的各種任務(wù)。材料組：負(fù)責(zé)會議材料的印制、發(fā)放、保管、回收以及會后材料的匯集、歸檔工作。組織組：負(fù)責(zé)會議代表的編組和簽到、代表資料的審查、會議協(xié)調(diào)、會議進(jìn)程的控制等。技術(shù)組：負(fù)責(zé)會議各種設(shè)備的安裝、調(diào)試、維護(hù)等工作。常見的會議機(jī)構(gòu)包括：四、進(jìn)行會議任務(wù)的分工Part02必備知識05060708宣傳組：負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)溝通、宣傳報(bào)道，還負(fù)責(zé)會議的攝影、錄音、錄像等工作。后勤組：負(fù)責(zé)會議期間的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娛樂，各種生活用品的供應(yīng)，各種票證的準(zhǔn)備與制作，返程車船機(jī)票的預(yù)訂工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)會議的安全保衛(wèi)和保密工作。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會議經(jīng)費(fèi)的籌集、預(yù)算、資金管理、收支的控制、會議決算等。常見的會議機(jī)構(gòu)包括：四、進(jìn)行會議任務(wù)的分工Part02必備知識交通費(fèi)用1會場費(fèi)用23住宿費(fèi)用4餐飲費(fèi)用5游覽費(fèi)用6宣傳交際費(fèi)用7各種耗材費(fèi)用8會議紀(jì)念品費(fèi)用910各種臨時費(fèi)用工作人員勞務(wù)費(fèi)用五、完成會議預(yù)算1.會議開支的項(xiàng)目Part02必備知識01會議的基本信息：主題、起止時間、地點(diǎn)、參加人員等02會議的目的和意義03會議的主要經(jīng)費(fèi)開支項(xiàng)目04每個項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)05備用金五、完成會議預(yù)算2.會議預(yù)算的格式Part02必備知識01大小適中02設(shè)施齊全03保密性好04安全性強(qiáng)05避開干擾06經(jīng)濟(jì)實(shí)用07符合規(guī)定六、會議選址和布置1.會議場所的選擇Part02必備知識散座式圓桌式主席式會議座次排定的方法：六、會議選址和布置2.會場布置環(huán)繞式Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)由XX商界聯(lián)合會和企業(yè)家協(xié)會主辦，陽光公司承辦的“優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)高層研討會”將于一個月后在廣東省珠海市舉行，會期4天，為此公司給余安妮布置了以下任務(wù)。預(yù)算02撰寫01匯報(bào)04設(shè)計(jì)03案例導(dǎo)入1必備知識2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二會中組織和服務(wù)工作Part01職場故事之峰回路轉(zhuǎn)2陽光公司的產(chǎn)品在一次全國性的中獲獎，公司決定讓何雨竹帶余安妮到S市去參加頒獎典禮及交流大會。沒想到由于會議組織和服務(wù)安排不當(dāng)，整個會議非?；靵y……思考怎樣的會議才能算是成功的會議？會議的一些細(xì)節(jié)真能影響會議的最終結(jié)果嗎？秘書人員在會議準(zhǔn)備工作中怎樣才能做到防患于未然？Part02必備知識接待方案的主要內(nèi)容包括：1接待對象2接待方針3接待規(guī)格4接待內(nèi)容和程序5接待日程6接待部門職責(zé)7接待費(fèi)用一、制訂會議接待方案Part02必備知識會議接待流程表工作順序內(nèi)容責(zé)任部門第一步：準(zhǔn)備工作了解客人的基本情況（姓名、性別、單位、職務(wù)/職稱、民族、所乘車次或航班、到達(dá)時間、聯(lián)系電話等）接待組擬訂接待方案（包括確定接待規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)，擬定用車、食宿、接待人員等）會務(wù)管理組報(bào)審方案（經(jīng)會務(wù)組審核后，報(bào)與會議主辦方最高主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，落實(shí)接待方案等）會務(wù)管理組下單（與后勤組落實(shí)用車、就餐、住宿等事宜；與宣傳組落實(shí)歡迎詞或電子屏幕的歡迎字幕，制作及擺放路牌、路標(biāo)，照相、錄像以及聯(lián)系新聞媒體等事宜；與文秘組落實(shí)歡迎詞、祝酒詞等接待文稿的撰寫等）會務(wù)管理組后勤組宣傳組文秘組預(yù)告（預(yù)告參與接待的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員，做好召開座談會或陪同就餐的準(zhǔn)備等）會務(wù)管理組根據(jù)事先與參會人員溝通的情況，為有需要的參會人員預(yù)訂返程機(jī)票或車票后勤組第二步：接待參會人員接機(jī)或接站（制作好接站牌，到機(jī)場或火車站迎接參會人員，并將接機(jī)或接站動態(tài)及時告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）接待組注冊（接到一定數(shù)量的參會人員后，分批返回會議指定地點(diǎn)，如無特殊情況，先引導(dǎo)參會人員注冊）接待組報(bào)到組財(cái)務(wù)組安排食宿（包括會議期間的日常餐飲與宴會）后勤組第三步：參會人員返程贈送參會人員紀(jì)念品（有必要時，提供具有會議主辦方地域特色或本單位特色的紀(jì)念品，以起到宣傳推廣作用）宣傳組送客人到機(jī)場或車站（將客人具體的離會時間告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）后勤組接待組第四步：善后工作報(bào)帳；保存客人相關(guān)資料；保存接待安排相關(guān)資料；年終統(tǒng)一整理，存檔備查財(cái)務(wù)組文秘組Part02必備知識會議接待流程表Part02必備知識簿式簽到、證卡簽到、會務(wù)人員代簽、座次表簽到、電腦簽到……認(rèn)真準(zhǔn)備有序組織耐心服務(wù)及時統(tǒng)計(jì)匯報(bào)010203041.會議簽到的方式二、會議現(xiàn)場簽到2.會議簽到應(yīng)注意的問題Part02必備知識

會議文件的發(fā)放是會議的一項(xiàng)最基本的工作，許多大型會議要發(fā)送的文件特別多，包括論文集、日程、參會須知、禮品和資料包等。會議文件的發(fā)放主要有三種形式：13會前發(fā)放會中發(fā)放憑票自由領(lǐng)取23三、發(fā)放會議文件Part02必備知識01如實(shí)記錄歸納總結(jié)0203內(nèi)容完整四、做好會議記錄1.會議記錄的要求Part02必備知識1．標(biāo)題。結(jié)構(gòu)是“會議名稱+記錄”。2．基本情況包括：會議的時間、地點(diǎn)、主持者、出席者、缺席者、列席者、記錄者等要素。3．主體包括：議題和發(fā)言記錄。4

．記錄者簽字[]四、做好會議記錄1.會議記錄的基本結(jié)構(gòu)Part02必備知識攝影攝像服務(wù)計(jì)算機(jī)速錄服務(wù)外語翻譯服務(wù)視聽設(shè)備及硬件服務(wù)五、會場服務(wù)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)一模擬02設(shè)計(jì)01討論03經(jīng)過近一個月的籌備，“優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)高層研討會”如期舉行，根據(jù)分工，何雨竹帶著余安妮負(fù)責(zé)會場布置和相關(guān)文件的準(zhǔn)備……案例導(dǎo)入1必備知識2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三會后善后和總結(jié)工作Part01職場故事之峰回路轉(zhuǎn)3陽光公司2015年安全生產(chǎn)工作會議結(jié)束了，余安妮和會務(wù)組的同事們一起，收拾了會場，返還了租用酒店的設(shè)備，和酒店結(jié)清了相關(guān)費(fèi)用。他們想著工作完成可以放松一下了，沒想到麻煩還多著呢……思考會議閉幕了，秘書人員的工作就結(jié)束了嗎？你能想到的會議善后工作有哪些？為什么很多會議文件需要會后清退？Part02必備知識會務(wù)人員應(yīng)打開會議廳（會議室）的所有出口，避免離場時出現(xiàn)擁擠現(xiàn)象。會務(wù)人員應(yīng)該先引導(dǎo)主席臺上或第一排的領(lǐng)導(dǎo)們離開會場。如果會場有多余的退場通道，與會領(lǐng)導(dǎo)和其他人員可以各行其道，同時退場。一、參會人員離場1.引導(dǎo)參會人員退場Part02必備知識會前，會務(wù)人員應(yīng)做好車輛泊位安排，尤其是對使用車輛或與會人員自帶車輛較多的會議，應(yīng)提前劃分好停車區(qū)，如將停車區(qū)劃分為大型車輛、領(lǐng)導(dǎo)專車、與會人員自帶車輛三個區(qū)域，車輛分區(qū)停放；而且，將領(lǐng)導(dǎo)車輛專區(qū)放在容易出車的方位。離場時，讓領(lǐng)導(dǎo)專車先行離開，其他車輛再按順序離開。一、參會人員離場2.引導(dǎo)車輛駛離Part02必備知識離會服務(wù)工作的內(nèi)容及時和與會人員清理結(jié)算賬目。1提醒與會代表歸還借用的文件、物品；不要遺忘自己的物品。2為與會代表預(yù)訂并提前發(fā)放飛機(jī)票、車船票。3了解自帶車輛人員的返回日程、路線及車輛油耗等情況。4安排送行車輛，將外地與會者送至機(jī)場、車站或港口。5請示領(lǐng)導(dǎo)后，為與會人員解決相關(guān)問題。6安排好暫留與會代表的住宿及膳食等工作。7二、離會服務(wù)工作Part02必備知識清理會場用具清理會議文件三、會場清理與會費(fèi)結(jié)算1.會場清理Part02必備知識會務(wù)人員和賓館酒店結(jié)算會議開支費(fèi)用0102會務(wù)組和單位財(cái)務(wù)部門的結(jié)算三、會場清理與會費(fèi)結(jié)算2.會費(fèi)結(jié)算Part02必備知識[]會議文件的清退是指會議結(jié)束后，對一些內(nèi)部文件、機(jī)密文件、重要文件按照“文件清退單”或“文件清退目錄”及時清退回收的工作。秘書人員要做好文