寫字樓保潔服務檔案管理

寫字樓保潔服務檔案管理目錄第一節(jié)檔案管理的重要性 1一、檔案在企業(yè)經營過程中發(fā)揮的作用 1二、做好檔案管理工作 2三、健全制度 3四、與時俱進，實現管理現代化 3五、提高檔案全面質量管理的方法 5六、檔案管理工作重要的意義 6第二節(jié)檔案管理制度 7一、檔案人員崗位責任制 7二、檔案保管制度 9三、檔案復制制度 9四、檔案查借閱制度 10五、檔案庫房管理制度 10六、檔案立卷歸檔制度 11七、文書材料歸檔制度 12八、檔案移交制度 15第三節(jié)檔案管理內容 15一、寫字樓保潔檔案管理制度的制定 16二、檔案資料管理工作內容及要求 17三、檔案資料過程管理 18四、檔案資料管理的要點 20第四節(jié)檔案人員崗位職責 20第五節(jié)檔案安全保密制度 22第一節(jié)檔案管理的重要性隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。檔案工作是在各項工作中形成的，具有保存考究價值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經濟建設服務，這是勿庸置疑的。我們不能狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方便、造福于人類，效益最終大多表現為社會效益。檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用。然而工作需要相應的資料做好整、建立健全、完善檔案基礎設施設備、健全檔案工作制度。我們每個從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。一、檔案在企業(yè)經營過程中發(fā)揮的作用（一）行政方面的作用檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。（二）項目運營方面的作用檔案是公司活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產生相應記錄，公司品質管理，項目的達標創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。（三）文化方面作用檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價值觀，文化氛圍等。（四）法律方面作用檔案室當時、當地和當事人在業(yè)務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護企業(yè)、員工、參會者合法權益不收侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。（五）培訓方面的作用檔案是一種重要的資源，其真實性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高培訓的效率和效果。二、做好檔案管理工作檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整個社會的發(fā)展是不可或缺的，是社會的信啟。首先，要對檔案進行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理系統進行操作、檢索和維護，使得檔案利用工作的需求得以滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進行復印或者微縮，可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時俱進，順應社會的發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎上對檔案利用的水平進行提高，充分的發(fā)揮檔案自身的作用和社會價值。由于檔案室在公司中是比較獨立的一個部門，檔案管理方法的一直比較傳統，使得我們在工作中的視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現思想觀念上的轉變，需要大力倡導開拓創(chuàng)新精神，推進檔案工作創(chuàng)新的氛圍?？偨Y檔案工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規(guī)律，用新觀念新思路做好檔案管理工作。三、健全制度不斷把關，努力把好檔案材料的收集關。要結合公司自身的管理體制、協調各部門，做好檔案收集工作的基礎工作。積極主動、全面、保量、保質、保密。檔案管理人員在收集工作中，還必須針對工作的實際情況，與各部門經常保持聯系，對于收集工作，做到隨時收集和定期收集相結合，防止和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴大了，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的質量。四、與時俱進，實現管理現代化檔案數量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形式下出現的新問題。（一）加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感，要有良好的職業(yè)道德，要有扎實的檔案知識、要有辦事細心的工作態(tài)度以及先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要不斷的拓寬知識層面，不斷的提高綜合素質，才能跟得上現在的檔案管理工作。（二）掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，更是檔案管理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據自己公司的情況結合崗位工作的特點，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，更要注重知識、信息技術的學習和掌握。（三）檔案管理工作對現代公司制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務領導、服務項目使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務。（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務，創(chuàng)新是在基本功扎實的基礎上開辟的道路。檔案管理工作者要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當做天天職。按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。五、提高檔案全面質量管理的方法如何提高檔案全面質量管理就是公司領導和檔案工作人員參加，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，以保證檔案的高質量。（一）全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，公司領導、如各組（室）的領導、活動負責人、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統一性、才能保證檔案的高質量。（二）樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，領導必須提高認識，轉變觀念，高度重視本公司檔案管理工作，用較高的工作質量來促進檔案質量。（三）檔案工作者肩負著歷史的職責，提高檔案管理人員的意識，促進檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩(wěn)步提高。六、檔案管理工作重要的意義企業(yè)是否具有業(yè)績或者是否具有一定的管理水準的重要體現是檔案管理工作是否科學規(guī)范。一個企業(yè)在發(fā)展過程中會有很多優(yōu)秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，而要想了解企業(yè)的歷史經營業(yè)績就必須通過檔案來查詢，所以企業(yè)的科學發(fā)展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理和經營管理結合，這樣就把企業(yè)的資源配置制定了，從而就體現出了企業(yè)在未來的發(fā)展情況，這對公司的經營和管理都具有非常重要的意義。企業(yè)的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去工作的真實記錄和公司歷史發(fā)展情況的客觀反映，對公司的經營管理和領導決策具有重要的輔助作用。企業(yè)工作人員可以通過分析檔案資料，對過去的工作進行總結，吸取前人的經驗教訓，并根據現階段事業(yè)公司的發(fā)展現狀制定科學合理的發(fā)展規(guī)劃和管理決策?？梢詾橄嚓P部門和人員提供信息資料的查找等服務，一旦事業(yè)公司涉及到司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好的發(fā)揮作用，從而確保公司的合法權益不受侵害，實現持續(xù)發(fā)展?？偠灾?，檔案管理在事業(yè)公司的工作中具有舉足輕重的作用。事業(yè)公司對檔案管理工作的認識是否到位是能否對員工保障的重要體現。檔案管理工作中主要是指統一管理和標準化管理，將這兩部分做好，然后再解決編研和現代化管理上的問題，制定一個標準比較高的規(guī)劃，將管理工作做到最好。事業(yè)公司必須認識到檔案管理工作的重要性，用嚴謹和認真的態(tài)度去對到管理工作，使檔案管理工作的意義和價值能夠最大的體現出來。第二節(jié)檔案管理制度一、檔案人員崗位責任制（一）努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經考核取得崗位資格證書。（二）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《XX省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統（行業(yè)）有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本公司各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。（三）熟悉本公司和本系統業(yè)務工作，了解本公司各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。（四）切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。（五）同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。（七）編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。（九）積極參加本公司組織的科研課題鑒定會、公司工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。（十）做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。（十一）在做好公司內部檔案管理的同時，還要對公司內部各科室和所屬公司的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。二、檔案保管制度（一）收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。（二）熱保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（三）檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。（四）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。（五）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。（六）庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。、（七）必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。（八）檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續(xù)。三、檔案復制制度（一）要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。（二）復制檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。（三）破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。（四）對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。四、檔案查借閱制度（一）本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。（二）本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱，確實要借出的檔案，必須經分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。（三）外公司來查找利用檔案者，一律憑公司介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。（四）借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。

（五）查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

（六）借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現有撕毀、涂改和損壞現象，按照檔案法規(guī)有關條款及追究責任。五、檔案庫房管理制度為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

（一）保持庫房內清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。（二）注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。

（三）定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。（四）搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

（五）遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。六、檔案立卷歸檔制度（一）歸檔范圍凡是本公司在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本公司長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

（二）歸檔時間

1.各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。

2.堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

3.財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

（三）歸檔要求

1.歸檔的文件材料一般一式一份，本公司發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數。

2.自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。

3.歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

4.歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

5.歸檔的文件材料必須完整、系統、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。

（四）歸檔手續(xù)

移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。七、文書材料歸檔制度（一）本公司形成的各種專業(yè)內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。（二）凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

（三）歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。

（四）凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管公司（案卷）編目歸檔。

（五）歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

（六）按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。（七）卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。

（八）卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

（九）凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。1.填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；

2.對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬制；

3.對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內；

4.會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；

5.填寫卷內文件目錄的字跡要工整；

6.填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；

7.卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

（十）聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。

（十一）凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。

（十二）凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。

（十三）歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

（十四）歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。八、檔案移交制度（一）國家規(guī)定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。

（二）檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調離手續(xù)。

（三）對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。

（四）移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

第三節(jié)檔案管理內容根據XX項目服務要求，我司將管理與寫字樓保潔服務相關的各種資料復印件并實施管理和服務工作中的各種制度、規(guī)程、流程、記錄、圖表、函件等進行歸檔管理保存。檔案資料的建立與管理是XX項目服務的重要組成部分。科學、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的服務提供有力的支持。針對XX項目的實際情況，我們擬采取系統化、電腦化的管理手段，對保潔檔案進行全面的收集和管理。在信息的收取時廣開信息渠道，存儲時做到內容全面、豐富，收集時盡可能地完整。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務觀，使檔案管理真正為管理服務。一、寫字樓保潔檔案管理制度的制定為了加強寫字樓保潔檔案科學化、規(guī)范化、標準化的管理，充分發(fā)揮寫字樓保潔檔案在寫字樓保潔管理活動中的作用，更好地為寫字樓保潔管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。1.公司應加強對所轄寫字樓保潔檔案管理工作的領導，把寫字樓保潔檔案管理工作列入寫字樓保潔管理工作的重要內容。2.設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對寫字樓保潔檔案實行集中統一管理。3.按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的寫字樓保潔檔案及有關資料，并做好提供利用。4.凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯系，并做到完整、準確、系統。5.歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。6.形成寫字樓保潔檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。7.寫字樓保潔檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。8.寫字樓保潔檔案管理部門要進行寫字樓保潔檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統計。9.凡需銷毀的檔案，必須經過寫字樓保潔檔案所有權人，寫字樓保潔檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。10.寫字樓保潔檔案的保管要符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保寫字樓保潔檔案的完整與安全。11.任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞寫字樓保潔檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀寫字樓保潔檔案。12.借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。二、檔案資料管理工作內容及要求（一）工作內容1.建立資料的收集、分類整理、歸檔管理和保密制度。2.建立一套完整的檔案管理制度。3.保管好其它與檔案資料管理有關的事項資料。（二）工作要求1.必須保證甲方交給的檔案資料（包括設備維修、改造的案資料）的完整性、完好性。2.合同期滿我司應及時將整理好的新檔案資料原件統一移交給采購人的綜合檔案室進行分類、立卷、編號、歸檔，輸入計算機便于更科學的管理。3.充分利用現代化科學技術，提供檔案管理工作效率。4.利用已有檔案資料進行總結，規(guī)劃。三、檔案資料過程管理檔案資料的管理流程：收集管理分類編號登記電腦錄入歸檔應用。1.資料的收集（1）設立檔案室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。（2）資料的收集堅持內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道。2.資料分類整理收集后的所有信息，統一由項目部檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。3.資料歸檔管理（1）歸檔就是按照資料本身的內在規(guī)律、聯系進行科學的分類與保存。根據實際需要，XX項目的資料管理擬采用原始檔案和電腦雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務性質編號、造刪、編輯，并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。（2）檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定：出室必須經服務中心經理同意經登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失；檔案管理員定期檢查資料保管情況，并及時補充相關技術資料歸檔保存。（3）檔案的管理環(huán)境必須做到“四防”，即：防火、防潮、防發(fā)霉變質、防蛀。4.檔案的借閱管理（1）保潔項目服務中心所有工作人員都有保護檔案、保守秘密的權利和義務。（2）查閱檔案，須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還。（3）要愛護檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改，涂寫。（4）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚。（5）檔案如有丟失、損壞或泄密，追究當事者責任。（6）借閱者在歸還檔案時須填寫檔案利用效果記錄。（7）調離保潔項目服務中心的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。四、檔案資料管理的要點1.重要的檔案資料的交接必須經過項目經理或其指定責任人驗收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。2.檔案資料實行專人專職管理。3.檔案資料實行嚴格的借閱登記制度，歸還入檔時，必須經過審核檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致文件流失。4.檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由服務中心經理或其指定的責任人負責，對檔案是否有效、作廢以及保存數量等做出決定。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數據，以保證查閱者及時找到有效文件。5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。第四節(jié)檔案人員崗位職責一、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級主管部門有關檔案管理的方針、政策和部署安排。二、制訂本公司檔案工作的規(guī)劃計劃、規(guī)章制度和管理細則，并組織實施。三、全面掌握本公司的工作情況，組織全室人員做好檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產、經營管理和兩個文明建設服務。四、安排本公司所屬職工的政治教育、業(yè)務技術學習及工作考核，提高檔案