福建五洲集團行政管理規(guī)定

福建五洲集團行政管理規(guī)定第一章日常辦公行為規(guī)范第一條

愛護辦公區(qū)域及公共場所衛(wèi)生，不在衛(wèi)生間、茶水間、走道等亂扔紙屑、果皮、廢棄物。第二條

保持辦公室桌面整潔，不放與辦公無關的私人用品。第三條

上班時刻應保持良好的精神狀態(tài)，不打瞌睡，不觀看與工作無關的書刊、網(wǎng)絡資訊。第四條

正確使用公司的物品和設備，提高工作效率，不能野蠻對待，挪為私用。借用他人或公司的物品，使用后及時送還或歸原處。第五條公司內與同事相遇應點頭致禮，進入上司辦公室主動敲門示意。相互交談語言文明，嚴禁在辦公區(qū)域內大聲喧嘩或大聲爭吵。第六條撥打應注意操縱語調、語態(tài)，做到語氣親切，通話簡明扼要，不得在中談天。工作時刻內，不打私人。第七條接聽，勿讓鈴聲超過三遍，遲接須表示歉意。使用表達企業(yè)的規(guī)范用語問好，例如：“您好，五洲集團”等。第八條認真、耐心傾聽對方講話，不隨意打斷。準確記錄轉告內容，并及時敦促同事回電。主動和諧配合，及時解決問題。第九條客人來訪時應熱情、主動、有禮貌。若需長時刻交談，應帶到洽談室或接待室，以免阻礙他人辦公。第十一條在公司上班時刻內或參加公司舉行的團體活動時(有要求的)必須統(tǒng)一穿著工作降服，佩戴胸章。

第二章涉外公關事務治理第一條外事接待工作的差不多原則：認真負責、熱情周到、不卑不亢、言行得體、嚴守隱秘。第二條除集團公司領導親自接待的客人以外，其余由辦公室安排接待人員配合有關部門做好接待工作。第三條客人來訪，接待人員要準確把握來賓或領導乘坐的交通工具和抵達時刻，通知相關單位和人員做好接送預備工作。第四條依照來訪者的目的、規(guī)模、愛好、意愿來選擇安排參觀項目，擬定接待方案，報請總裁批準。第五條實施接待方案，填寫《業(yè)務接待申請單》(附件一)報批，合理選擇客人的用餐、住宿標準。第六條在接待客人過程中，要認真做好安全保衛(wèi)工作。

第三章文書工作治理第一條集團（含各部門）及各經(jīng)營公司的公文，是傳達貫徹集團的經(jīng)營目標、方針策略的指導性文件，是請示、批復、報告工作、交流體會的重要工具，必須認真做好公文的處理工作。第二條各單位應發(fā)揚實事求是、認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質量。第三條公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室收發(fā)、分辦、文印、立卷。文件資料應及時郵寄或通知相關人員領取，不得延誤。第四條公文處理工作必須實行嚴格的保密制度，確保公司隱秘不外泄。第五條公文種類要緊有：請示、報告、指示、批復、通知、決定（決議）、會議紀要、函、通報、通告等（其用途、格式詳見附件二）。第六條認真做好公文處理程序：1.收文：一樣包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。2.發(fā)文：一樣包括擬稿、審稿、簽發(fā)、校對、文印、封發(fā)等程序（具體詳見附件三：收文處理、發(fā)文處理）。第七條公文簽發(fā)：1.集團公司的文件由集團辦公室（或部門）負責擬稿和審核，董事長或總裁（依照其授權范疇）簽發(fā)。2.經(jīng)營公司的文件由該公司辦公室負責起草和審核，原則上由總經(jīng)理簽發(fā)，但重大經(jīng)營決策、重要人事變動（調動）須呈報集團審批。第八條公文辦理完畢后，要及時送交有關人員整理立卷，任何人不得私自持有應存檔文件。第九條辦公室應定期或不定期對公文進行清理，對沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)鑒別、登記后,報董事長、總裁（依照其授權范疇）批準進行銷毀。第四章文字打印治理第一條凡以集團公司名義上報下發(fā)的文件、報表工作打算、總結、請示、報告、簡報、紀要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及集團領導批準翻印的文件、材料均屬打印范疇。第二條公司的文印工作由辦公室指定人員統(tǒng)一處理，其他人未經(jīng)許可不準私自打印、復印、及使用文印室電腦調閱公司文件資料，否則視為違反工作紀律，損壞上述辦公設備的應照價賠償。第三條集團公司各部門或屬下公司需要打印的公文或資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交辦公室打印。所打印公文或文件須留壹份辦公室存檔。第四條辦公室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。文稿打印完后，要把原稿和打字清樣交給擬稿人校對。擬稿人校對完后應在原稿簽字，同時對各種文稿均在打印完趕忙清理潔凈，以示負責。第六條文件保密等級分為：絕密、隱秘二種，其它為一樣文件。絕密、隱秘文件打印一定要用專用磁盤。文件只能印壹份，由起草人送有閱文資格的人員圈閱，閱后由起草人收回來檔或由閱文人妥善保管。第七條辦公室工作人員要愛護電腦、打印機、復印機、機等辦公設備，按規(guī)定做好愛護保養(yǎng)工作和辦公耗材領用登記工作。第八條辦公室對送來打印、復印、的文件資料，應做好登記，并在月底作統(tǒng)計核算，作為各經(jīng)營公司辦公費用分攤依據(jù)。第五章印章治理第一條公司的印章、法人章由指定專人負責保管，其中財務專用印章由財務部指定專人負責保管。第二條集團部門印章由部門負責人或指定專人負責保管。印章要緊用于部門之間及對集團屬下經(jīng)營公司對口業(yè)務部門的溝通、聯(lián)系。第三條公司所有印章的使用必須填寫《簽章申請單》(附件四)，按規(guī)定的程序報批后再由印章治理人蓋章，如違反此項規(guī)定其造成的后果由直截了當責任人員負責。第四條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明及對外發(fā)出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢和存檔。第五條公司所有人員一樣不承諾開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他專門情形需開具時，必須經(jīng)集團總裁簽字批準后方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向所屬公司匯報其介紹信的使用情形，未使用的須如數(shù)交回。第六條蓋章后若顯現(xiàn)意外情形均由批準人負責。第七條屬專門性質的印章應分開保管。如財務公章與財務在銀行留存的私人印章應分開保管。第八條凡涉及到經(jīng)濟往來的有關協(xié)議及合同簽章，實行相關部門與財務部門會簽制，并依照集團總裁（或經(jīng)營公司總經(jīng)理）的權限報批后方可簽章，超過權限的須經(jīng)集團董事長批準。第六章

辦公用品治理第一條

常用的消耗性辦公用品由辦公室結合庫存及耗用情形制定月度《采購打算單》（附件五）和預算，報集團總裁批準后組織采購。第二條屬專門備辦公用品或貴重（大額）用品由集團部門或經(jīng)營公司填寫《辦公用品（設備）購買申請單》（附件六），經(jīng)集團總裁或公司總經(jīng)理（依權限）審批后，按程序組織采購。第三條負責購買辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種適用、價廉物美、庫存合理、杜絕白費。第四條新聘職員的辦公用品，由辦公室依照部門負責人提供的用品清單負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。其中：專門備辦公用品或貴重用品，須經(jīng)總裁或總經(jīng)理批準后方可領用。第五條辦公用品要建立登記薄，辦理驗收入庫。保管要做到整潔、安全、防火，以防變質或損壞，非保管人員未經(jīng)許可不得隨便進入庫房。第六條集團本部或屬下經(jīng)營公司領用辦公用品，一律實行登記，由領取人員簽字，每月5日前結算上月所領取辦公用品的分攤費用。第七章

財產(chǎn)綜合治理第一條行政財產(chǎn)由辦公室統(tǒng)一設簿、設卡登記治理。其中非易耗品的辦公用具由使用人員簽領后，自行妥善保管。第二條需添置的行政財產(chǎn)由集團部門（或經(jīng)營公司）提出《辦公用品（設備）購買申請單》（附件六）報集團總裁（或經(jīng)營公司總經(jīng)理）核準后，依照《物資采購、工程項目招議標治理規(guī)定》，交由辦公室辦理統(tǒng)一采購。第三條行政財產(chǎn)由辦公室依照經(jīng)審批后的部門及個人的配備需求核發(fā)。領用人應愛惜、愛護、使用得當，不得無故損壞。第四條公司財產(chǎn)未經(jīng)公司領導批準不得外借。職員不得利用公司辦公設備做私事，違者按違反工作紀律處理。第五條職職員作調動或離職，所領用的行政財產(chǎn)應全部交回，不得私自占有或轉借他人，否則應交未交的物品照價賠償。第六條行政財產(chǎn)要定期組織清查盤點，核對賬實。損壞或丟失的要查明緣故并進行處理后，由計財部門依盤虧、盤盈狀況調整財產(chǎn)金額。第七條對無法連續(xù)使用的財產(chǎn)按規(guī)定填寫《資產(chǎn)報廢審批單》（附件七）辦理報廢，或以公布招議標方式出售，并作相應的會計賬務處理。第八條公司財產(chǎn)需要修理的項目由使用部門（或使用人）填寫《設備修理申請單》（附件八）報總裁批準后實施。第八章

會議組織治理第一條公司會議組織分為集團會議、各經(jīng)營公司會議、專題會議、辦公會、部門工作會、上級或外單位在我單位召開的會議或業(yè)務會等。以上會議由行政治理部門和相應職能科室協(xié)作，做好會務工作。第二條所有會議主持人和召集單位與會人員都應做好會議預備，其預備工作包括擬定好會議議程、提案、報告、總結提綱、發(fā)言要點、工作打算、草案、決定決議草案，由辦公室或組織單位落實會場，備好座位、茶具、茶水，并提早通知與會人員等。第三條每場會議，都應指定專人進行會議記錄，會后進行整理，形成完整會議文字資料或會議紀要，并按序編號分發(fā)給有關部門、人員及送檔案室存檔。第四條為幸免會議重復，白費資源，集團及各經(jīng)營公司正常性會議原則上納入例會制，定期召開，依照會議內容，確定參會的人員。第五條對大型會議要提早做出會議策劃、會議籌備，并對會議活動細節(jié)進行全面審核，務必做到井然有序。會議過程還要對阻礙會議成效的重點加強治理，確保會議圓滿成功。第九章

檔案資料治理第一條檔案是指集團公司在創(chuàng)辦、規(guī)劃、開發(fā)、經(jīng)營及其治理工作中形成，并作為歷史記錄儲存，以備查考的文字、圖表、聲像等載體的材料。第二條歸檔范疇要緊有：凡是本集團公司在各項活動中形成的（含上級主管部門下發(fā)、屬下經(jīng)營公司呈送和非隸屬公司抄送）能對企業(yè)進展、工作查考、經(jīng)營治理、體會總結、技術交流具有利用價值的文件材料，均應收集歸檔。第三條歸檔要緊內容包括：重要會議的通知、報告、總結、紀要（記錄）、上級主管部門與本公司有關的決定、決議、條例、規(guī)定；本公司對外的正式發(fā)文與有關公司來往的文書；本公司的請示與上級主管部門的批復；本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書；本公司經(jīng)營治理的工作打算、總結、報告、請示、批復、紀要（記錄）；本公司重大活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第四條本公司所有人員，在經(jīng)營治理活動中形成的各種文件材料，均應依照“歸檔范疇”和“歸檔內容”如數(shù)歸檔，同時要保持文件的系統(tǒng)完整，經(jīng)辦人與檔案保管員進行檔案資料（專門是原件）歸檔交接時，應列清明細，雙方簽字以示負責。結案后或工作變動或因故離（調）職時應將經(jīng)辦的文件資料及時交辦公室或向接辦人員交接清晰，不得據(jù)為己有或擅自帶走或銷毀。第五條歸檔的文件材料要做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，使用高級碳素墨水，用鋼筆或水筆書寫，有破舊的文件資料要通過裱糊。第六條歸檔的文件材料份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整，同時每份文件的正件與附件、印件與定稿、轉發(fā)文件與原件、請示與批復、譯文與原文要一一對應，不得遺失。第七條檔案治理人員必須防備檔案散失、泄密，確保檔案安全無損。第八條因公需借閱檔案必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱。一樣性檔案文件須經(jīng)辦公室主任批準；隱秘級以上的檔案文件須經(jīng)總裁批準后方能借閱。第九條借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批復不得復印檔案。第十二條外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)總裁批準后方能借閱，但不能將檔案帶離辦公室。需要摘抄檔案內容，應經(jīng)總裁同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。第十三條檔案資料治理具體詳見《福建五洲集團檔案治理實施方法》。第十章車輛治理第一條一切車輛由集團總部統(tǒng)一配置，所有權屬于集團公司，列入下屬公司的固定資產(chǎn)。各級辦公室負責所屬機動車輛的治理、監(jiān)督，確保集團經(jīng)營治理的需要。第二條集團總部及下屬公司必須將車輛所有資料和手續(xù)的復印件報送集團辦公室存檔、備案。車輛保險的認購、年檢及交通規(guī)費交納等原則上按屬地由辦公室統(tǒng)一辦理。第三條車輛治理部門和擁有車輛的下屬公司，應嚴格執(zhí)行集團公司車輛治理規(guī)定，建立和健全車輛治理實施細則，確保車輛和行車安全。妥善保管好車輛的各種證件。第四條集團辦公室有權依照總裁批準和實際需要，臨時調度下屬公司使用的車輛。車輛移交時，必須做到車況良好，手續(xù)齊全，同時交代清晰應注意的事項。第五條因公用車須于事前填寫《派車申請單》（附件九），經(jīng)單位（部門）主管簽字后，交辦公室依照車輛情形及辦事的輕重緩急調派。出車辦事應盡量按時返回，需超時應告知辦公室。未經(jīng)批準不得私自出車、借車、租車，不得私自開車回家過夜。第六條車輛實行定員駕駛，除駕駛員本人配置鑰匙外，其他人不得持有或私自仿制車鑰匙。第七條車輛定期愛護保養(yǎng)、修理須填寫《車輛保養(yǎng)修理申請單》（附件十），經(jīng)辦公室審核及按程序報批后定點實施。車輛行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，無法到定點單位修理的可視實際情形就近修理，事后應及時補辦《申請單》（附件十）并按程序報批。若有更換零配件應將換下的零配件上交辦公室核銷。第八條車輛使用后應及時回場入庫或按指定地點停放，保持車輛整潔，隨時等候調派。不得隨意在外停放車輛，不能在不準停車的路段(地點)停車。第十一章司機治理第一條司機必須遵守《中華人民共和國道路交通治理條例》及有關交通安全治理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車，并應遵守本公司其他相關的規(guī)章制度。第二條司機應愛惜公司車輛，平常要注意車輛的保養(yǎng)，每天抽適當?shù)臅r刻擦洗，經(jīng)常檢查車輛的要緊機件，主動填寫修理、保養(yǎng)申報單，及時進行過程跟蹤，驗收合格后在保養(yǎng)，修理單簽字確認。第三條出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)覺不正常時，要趕忙加補或調整。專門是長途出車，應認真檢查車況，若發(fā)覺機械故障應及時報告辦公室并進行修理，修理合格后方可出車。出車回來，要檢查存油量，發(fā)覺存油不足一格時，應趕忙加油，不得出車時才臨時去加油。第四條出車途中一定要遵守交通規(guī)則、文明開車，不準危險駕車（包括超速、爬坡、緊跟、爭道、賽車等）。第五條出車在外或出車歸來及下班停放車輛，一定要注意選擇停放地點或按規(guī)定回場入庫，不能在不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。第六條司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經(jīng)常檢查，出車時一定保證證照齊全。司機因有意違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷。違章造成后果由當事人負責。第七條晚間司機要注意休息，不準疲勞開車、不準酒后開車、不準私自出車，未經(jīng)領導批準，不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習駕駛，更不得將車輛交給無證人員駕駛，任何人不得利用公司車輛學開車。若有上述行為發(fā)生，須扣發(fā)駕駛員當月工資，若因上述行為發(fā)生事故，由駕駛員和當事人負全部責任和賠償全部經(jīng)濟缺失，并依照情形提交公司嚴肅處理。第八條車輛發(fā)生交通事故、零件失竊或被他人損壞，駕駛員必須趕忙通知保險公司到現(xiàn)場勘查，并及時向公安交通部門報警，認真配合做記錄、跟蹤理賠，回單位后及時向上級匯報。第九條車內不準吸煙。本公司職員在車內吸煙時，應有禮貌地禁止；公司外的客人在車內吸煙時，可婉轉告知本公司陪同人，但不能直截了當禁止。第十條司機對乘車人要熱情、禮貌，說話應文明。車內客人談話時，除非客人主動搭話，不準隨便插嘴。第十一條上班時刻內司機未被派出車的，應隨時在辦公室等候出車。不準隨便亂竄其他部門，按時打卡，若因出車等專門情形無法按時打卡應及時填寫《無刷卡證明單》。司機出車前、出車回來應及時在“車輛運行表”上變更標識，以便需要用車的人員了解車輛情形。第十二條不論什么時刻，司機必須保證手機等通訊工具正常使用，對公司領導或辦公室的來電，應盡快接聽。第十二章職員降服治理為營造企業(yè)良好的形象，表達寬敞職員的精神面貌，提高職員的福利待遇，實行統(tǒng)一發(fā)放（訂做）降服，職員統(tǒng)一著裝。現(xiàn)將職員降服的治理規(guī)定如下：第一條發(fā)放對象：為集團（或經(jīng)營公司）已辦理轉正手續(xù)的職員，并按其所從事的工作配發(fā)。第二條發(fā)放標準：首期發(fā)放原則上為夏裝兩套、冬裝兩套。以后每年依照實際情形加發(fā)夏裝、冬裝各一套。第三條使用年限：二年。第四條穿著要求：1、上每年夏秋季（5月1日---9月30日）穿著夏裝；冬春季（10月1日---次年4月30日）穿著冬裝。2、在公司上班時刻內及公司舉行團體活動時(有要求的)必須穿著降服，并保持降服整潔、挺括。未按規(guī)定穿著降服的，每次扣發(fā)工資50元。部門工作人員有兩次及以上未按規(guī)定穿著降服，從第二次起每次加扣部門負責人工資50元。外出辦事、出差、下班時刻、休假不強調穿著降服。3、職員應妥善保管、注意愛護，若遺失或損壞自行負責。第五條職員降服統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定標準購買（訂做）、發(fā)放，費用先由公司墊付（超標準的由個人支付），然后以在本公司服務的實際工作年限折舊報銷。第六條使用年限內離開公司的折舊運算標準如下：1.使用3個月內，應交工作服總價的85%；2.使用3個月以上至6個月內，應交降服總價的75%；3.使用6個月以上至12個月內，應交降服總價的50%；4.使用12個月以上至18個月內，應交降服總價的25%；5.使用18個月以上至24個月內，應交降服總價的10%。第七條上述治理辦理實施后，必要時可由辦公室做出修正。第十三章職員宿舍治理第一條經(jīng)批準進住公司宿舍的職員要愛護室內設施，注意節(jié)約用水、用電及防火、防盜、用電安全，搞好內務衛(wèi)生，保持室內外衛(wèi)生清潔。第二條宿舍配置的財產(chǎn)不得隨意搬出，丟失的照價賠償。第三條住宿職員未經(jīng)批準不得私自將宿舍讓給他人住宿。第四條嚴格遵守戶口、計生治理規(guī)定，住宿職員不得隨意接納外人入住過夜。如需接待親友住宿過夜，應及時向辦公室申請，必要時向公安機關登記后方可入住。第五條宿舍由住宿職員負責治理，如因回家過節(jié)或出差在外，應把個人物品收拾好，關水、關電、鎖好門戶。第六條不準在宿舍私設用電設施，亂拉電線。行政部門要定期進行檢查監(jiān)督，一經(jīng)發(fā)覺按違反紀律處理，多次不改責其搬出宿舍，不予安排住宿。第七條宿舍為租賃時，房租和物業(yè)治理費由公司負擔，水費、電費、數(shù)字電視月租費由住宿人員分攤，從月薪中扣交，職員調動或離職時，上述費用的扣交金額可參照上月繳納標準運算。第十四章安全與衛(wèi)生綠化治理

第一條公司安全人人有責，全體職員要樹立“安全第一”的觀念。第二條職員上班前要檢查公司內外門外是否完整，發(fā)覺專門情形要及時報告并采取應急措施。第三條來訪人員既要耐心、熱情接待，又要提高小心，認真詢問其姓名、單位、來訪目的，做好記錄并與被訪人員聯(lián)系許可后方讓其進入公司。成事實第四條節(jié)假日值班人員要堅守崗位，并做好交接班工作。第五條加強公司重要資料及各類檔案的治理，節(jié)日期間采取加貼封條。第六條每月應檢查一次各種防盜、消防、供水、供電設備，重點愛護，確保其完好的運行狀態(tài)。第七條保持與當?shù)毓才沙鏊⒙?lián)防隊的聯(lián)系，及時防患安全事故的發(fā)生。第八條在辦公場所區(qū)域內，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。原則上每天必須清理衛(wèi)生一次。第九條嚴禁隨地吐痰、亂丟煙頭、煙灰、紙屑。第十條飲水機必須經(jīng)常換水、清